Microsoft Excel 2013 Basic to Intermediate

Transkripsi

1 Microsoft Excel 2013 Basic to Intermediate

2 2 Memulai Excel 2013 Microsoft Excel merupakan perangkat lunak berupa lembar kerja yang terdiri dari baris dan kolom yang disebut Spreadsheet, berguna untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Excel membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Lembar kerja dalam excel disebut Worksheet yang terdiri dari 256 kolom dan baris. Perpotongan baris dan kolom disebut Cell, yang dapat diisi dengan karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Setiap Cell mempunyai alamat yang disebut Reference, contoh : cell A3, cell D5. Sekelompok cell yang berdekatan disebut Range. Pemberian alamat dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 range mulai dari cell A4 sampai cell D6. Sekumpulan worksheet disebut Workbook, sebuah Workbook palng banyak terdiri dari 256 Worksheet. Sel Reference di Excel sangat penting. Memahami perbedaan antara Relative Reference, Absolute Reference dan Mixed Reference, dan Anda sukses menggunakan Excel. Relative Reference Secara default, Excel menggunakan Relative Reference. Lihat formula di sel D2 di bawah. Pada sel D2 ada formula dengan B2 dan C2 yang keduanya adalah Relative Reference. Karenanya formula pada sel D2 dapat dicopykan dengan benar ke baris-baris dibawahnya,sehingga formula pada sel D4 menjadi =B4*C4

3 3 Absolute Reference Diperlukan jika dalam suatu formula kita bertujuan mengunci alamat baris dan kolom suatu sel agar tetap saat formula tersebut di copy-kan kebaris atau ke kolom lain. Cara menulisnya dengan menyisipkan tanda $ didepan suatu kolom atau baris dengan cara tekan beberapa kali tombol F4, dalam contoh dibawah ini Kurs pada sel B3 akan dibuat tetap, sehingga penulisan formula pada sel F4 menjadi: = E4*$B$4 Mixed Reference Kadang kadang adakalanya diperlukan kombinasi dari Relative Reference dan Absolute Reference atau yang biasa disebut sebagai Mixed Reference. 1. Lihat formula di sel F2 di bawah ini, yaitu =B2*(1-B8) 2. Kita ingin menyalin formula ini ke sel-sel lain dengan cepat. Tarik sel F2 ke kanan satu sel, dan lihat formula di sel G2. Apakah yang anda lihat? Reference ke Price harusnya menjadi Absolute Reference pada kolom B. Solusi: tempatkan simbol $ di depan huruf kolom pada sel B2 sehinga menjadi $B2 dalam rumus sel F2. Dalam cara yang sama, ketika kita tarik sel F2 bawah, Reference pada Discount harusnya menjadi Absolute Referencce pada baris 8. Solusi: Tempatkan simbol $ di depan nomor baris sel B6 sehingga menjadi (B$8) dalam rumus sel F2.

4 4 Named Range Ketika Anda bekerja dengan data yang sangat besar, pasti Anda sering kesulitan mencari dimana letak data tertentu disimpan. Salah satu cara untuk memudahkan Anda ketika bekerja dengan data yang sangat besar adalah dengan menentukan Named Range untuk setiap kelompok cell yang menyimpan informasi tertentu. Setelah Anda menentukan Named Range, Anda bisa menampilkan kontennya, mengubah namanya atau menghapusnya. Cara membuat Named Range: 1. Pilih cell yang ingin Anda beri nama 2. Click Name Box pada Formula Bar, Ketikkan nama yang Anda inginkan lalu [ENTER]. Cara mencari Named Range: 1. Click tanda-panah-kebawah Name Box. 2. Click Named Range yang Anda cari.

5 5 Cara menghapus Named Range: 1. Click Name Manager pada tab Formulas. 2. Click Named Range yang ingin Anda hapus 3. Click Delete. 4. Click OK untuk menutup kotak dialog yang muncul. 5. Click Close. Cara mengubah nama Named Range: 1. Click Name Manager pada tab Formulas. 2. Click Named Range yang ingin anda ubah namanya. 3. Click Edit dan Ketikkan nama baru untuk Named Range. 4. Klik OK, untuk menutup kotak dialog Edit Name. 5. Click Close. Membuat Formula Menggunakan Named Range Ketika Anda telah menentukan Named Range, Anda bisa membuat shortcut yang bisa Anda gunakan untuk mereferensikan ke sekelompok cell. Cara efektif untuk memanfaatkan Named Range adalah dengan menggunakannya di dalam formula. Daripada harus memasukkan referensi setiap cell yang ingin Anda gunakan untuk kalkulasi, Anda bisa

6 6 mengetikkan Named Range saja. Ketika Anda mereferensikan Named Range di formula, formula Anda akan menjadi lebih singkat dan lebih mudah dipahami. Cara membuat formula menggunakan Named Range: 1. Click pada cell yang ingin Anda masukkan formula. 2. Ketikkan = diikuti dengan formula yang Anda inginkan. 3. Ketika Anda ingin menggunakan Named Range, ketikkan namanya (bukan alamat cell). Double Click Named Range pada daftar Formula AutoComplete yang ditampilkan. 4. Tekan [ENTER]. Build in Function Macam-macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Kategori fungsi yang disediakan antara lain : 1. Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuangan 2. Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu. 3. Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri. 4. Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik. 5. Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi. 6. Fungsi Database, untuk mengolah database. 7. Fungsi Text, untuk memanipulasi teks. 8. Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika. 9. Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range. 10. Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik. Cara menggunakan function: 1. Click Insert Function pada tab Formula 2. Pilih category function, misalnya category Statistical 3. Pilih function yang sesuai, misalnya MAX dan Click OK

7 7 4. Masukkan argument yang dibutuhkan lalu enter. 5. Untuk argument yang berupa suatu Range, bisa juga menggunakan Named Range, misalnya : =Average(UTS), =Min(UTS) atau =Max(UTS) yang berturut-turut adalah fungsi untuk mencari nilai rata-rata, nilai minimal dan nilai maksimal. Cara menggunakan Autosum Fungsi SUM adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan data dari beberapa sel yang letaknya berdekatan, baik secara vertical maupun horizontal. Formatnya adalah SUM(number1,number2,...) Untuk menjumlahkan beberapa sel jalankan langkah-langkah berikut: 1. Select sekelompok sel yang mengandung angka yang hendak dijumlahkan. 2. Click tab Home atau tab Formula 3. Click icon Auto Sum (Σ) 4. Perhatikan range sel yang akan dijumlahkan sudah benar, lalu tekan Enter.

8 8 Text Function Pada Excel, ada banyak Function Text yang disediakan, beberapa function Text yang paling umum adalah: Pesan = Jayalah Indonesia Raya Len(Text) : adalah fungsi untuk menghitung jumlah karkter dari Text Len(Pesan) = 22 Left(Text, Num_Char) : adalah fungsi untuk memotong suatu Text dari kiri sebanyak Num Character. Left(Pesan,7) = Jayalah Right(Text, Num_Char) : adalah fungsi untuk memotong suatu Text dari kiri sebanyak Num Character. Right(Pesan,4) = Raya Mid(Text, Start, Num_Char) : adalah fungsi untuk memotong suatu Text dari posisi Start sebanyak Num Character. Mid(Pesan,9,9) = Indonesia Trim(Text) Menghilangkan semua spasi yang ada pada Text kecuali satu spasi antara dua kata. Trim(Pesan) = Jayalah Indonesia Raya Upper(Text) Fungsi untuk merubah semua Text menjadi huruf besar. Upper(Pesan) = JAYALAH INDONESIA RAYA Lower(Text) Fungsi untuk merubah semua Text menjadi huruf kecil. Lower(Pesan) = jayalah indonesia raya Concatenate(Text1, Text2,..) Fungsi untuk menggabungkan Text1 dengan Text2 Concatenate( Semoga,Pesan, Selamanya. ) = Semoga Jayalah Indonesia Raya Selamanya.

9 9 Logical Function IF tunggal dimanfaatkan untuk memecahkan persoalan yang menawarkan dua alternatif pilihan. Format penulisannya adalah sebagai berikut: If(logic-condition, if-true, if-false) Contoh pemakaian: Untuk dapat membuat keterangan LULUS atau GAGAL secara otomatis berdasarkan nilai ujian, dengan kreteria LULUS jika NILAI lebih besar atau sama dengan 60, dengan menggunakan Logical Function IF maka penulisan formulanya adalah sebagai berikut: =IF(C2>=60, LULUS, GAGAL ) Logika bertingkat IF ganda dimanfaatkan untuk memecahkan persoalan yang menawarkan lebih dari dua alternatif. Contoh kasus adalah membuat predikat dari suatu Nilai dengan ketentuan sebagai berikut: Nilai Lebih besar dari 80 predikat Baik sekali Nilai predikat Baik Nilai kurang dari 60 Kurang =IF(C2>80, BAIK SEKALI,IF(C2>=60, BAIK, KURANG ))

10 10 Time Value of Money Satu konsep nilai uang yang sangat penting dalam modern finantial calculation, yaitu Time Value of Money atau konsep Nilai Uang Berdasarkan Waktu. Berikut adalah beberapa contoh transaksi finansial yang melibatkan konsep tersebut dalam kehidupan sehari-hari. Hampir 10 tahun yang lalu dengan uang 20 ribu kita bisa belanja makan siang dengan kenyang di satu rumah makan Padang Jakarta. Namun untuk sekarang ini, dengan menu makan siang yang sama kita harus membelanjakan uang 50 ribu rupiah. Dari contoh tersebut, terlihat nilai uang di masa mendatang menjadi semakin kecil. Atau dengan kata lain, uang Rp 20 ribu yang kita pegang 10 tahun yang lalu nilainya lebih berharga jika dibandingkan sekarang. Konsep inilah yang disebut dengan Time Value of Money, dimana waktu sangat berperan dalam menentukan nilai uang. Pada bagian ini kita akan melihat bagaimana Microsoft Excel dapat membantu untuk mempermudah menghitung prediksi nilai uang kita pada berbagai kondisi waktu dengan contoh-contoh berikut ini. Future Value Future Value adalah nilai uang kita di masa mendatang dibandingkan saat ini. Dihitung dengan skema cicilan pinjaman berdasarkan tingkat suku bunga, lamanya periode yang diamati, nilai uang saat ini serta nilai uang cicilan. Pada Excel, rumus yang digunakan untuk menghitung Future Value ini adalah dengan menggunakan rumus FV dengan syntax berikut. FV(rate, nper, pmt, [pv], [type]) dimana : Rate Nper Pmt Pv Type : adalah tingkat suku bunga per periode. : jumlah periode. : jumlah pembayaran / cicilan yang dilakukan tiap periode. : nilai uang saat ini. Harus dimasukkan jika pmt kita kosongkan. : diisi dengan nilai 0 jika cicilan dibayar di akhir periode, dan diisi 1 jika cicilan dibayar di awal periode. Kasus-1 Budi menyimpan uangnya di bank sebesar Rp 1 juta rupiah. Bunga per tahun adalah 10%, dan dibayarkan pada akhir setiap bulan. Rumus seperti apa yang digunakan? Dan berapa nilai uang Budi di akhir tahun pertama? Jawaban Kasus-1 Rumus Excel yang digunakan adalah = FV(10% / 12, 12,, ) Dan nilai uang Budi pada akhir tahun pertama adalah Rp ,07.

11 11 Kasus-2 Rina menyimpan uangnya di bank sebesar Rp 150 ribu setiap bulan. Bunga per tahun adalah 10%, dan dibayarkan pada akhir setiap bulan. Rumus seperti apa yang digunakan? Dan berapa nilai uang Rina pada akhir tahun pertama? Jawaban Kasus-2 Rumus Excel yang digunakan adalah = FV(10% / 12, 12, ) Dan nilai uang Rina pada akhir tahun pertama adalah Rp ,21. Present Value Present Value adalah nilai uang kita di masa sekarang jika dibandingkan suatu saat di masa mendatang. Dihitung dengan skema investasi berdasarkan tingkat suku bunga, lamanya periode yang diamati, dan nilai uang di masa mendatang. Pada Excel, rumus yang digunakan untuk menghitung Present Value ini adalah dengan menggunakan rumus PV dengan syntax berikut. PV( rate, nper, pmt, [fv], [type]) dimana : rate Nper Pmt Fv Type : adalah tingkat suku bunga per periode. : jumlah periode (dalam satu tahun). : jumlah investasi yang dilakukan tiap periode. : nilai uang di masa mendatang. Harus dimasukkan jika pmt kita kosongkan. : diisi dengan nilai 0 jika cicilan dibayar di akhir periode, dan diisi 1 jika cicilan dibayar di awal periode. Kasus-3 Rudi ingin agar uangnya pada 1 tahun mendatang menjadi 10 juta rupiah. Jika tingkat suku bunga 10% per tahun dan bunganya tersebut setiap bulan dia tabung, berapa nilai uang Rudi saat ini yang harus disetorkan? Jawaban Kasus-3 Rumus Excel yang digunakan adalah = PV(10%/12, 12,, ) Nilai uang Rudi saat ini yang perlu dsetorkan agar menjadi 10 juta rupiah pada akhir tahun pertama adalah Rp ,30.

12 12 Kasus-4 Rani ingin dapat mengambil uangnya setiap bulan sebesar 900 ribu rupiah dari Bank sampai akhir tahun pertama, dengan tingkat suku bunga 10% per tahun. Berapa nilai total uangnya yang harus disetorkan ke Bank saat ini? Jawaban Kasus-4 Rumus Excel yang digunakan adalah = PV(10%/12, 12, ) Nilai total uang yg harus disetorkan Rani ke Bank saat ini adalah Rp ,58. Menyortir Data Anda bisa menyortir beberapa baris pada Worksheet dengan berbagai cara, langkah pertama adalah menentukan terlebih dulu kolom yang memiliki nilai yang akan disortir. Setelah Anda memilih kolom, Anda bisa memilih apakah menampilkan nilainya urut secara naik (Ascending) atau turun (Descending). Jika Anda ingin menyortir berdasarkan konten yang ada di lebih dari satu kolom, Anda bisa membuat penyortiran multi kolom. Cara menyortir data (Ascending atau Descending): 1. Click cell pada kolom yang ingin Anda sortir. 2. Click tab Data. 3. Ikuti langkah berikut: a. Click A-Z untuk Sorting Ascending. b. Click Z-A untuk Sorting Descending. Cara menyortir multi kolom 1. Pilih cell pada daftar data atau tabel Excel yang ingin Anda sortir. 2. Click tab Data. 3. Click Sort.

13 13 4. Click tanda-panah-kebawah Sort By, lalu click kolom pertama yang ingin Anda sortir. 5. Click tanda-panah-kebawah Sort On, lalu click kriteria yang ingin Anda sortir. 6. Click tanda-panah-kebawah Order, lalu pilih item A To Z atau Z To A untuk menentukan Ascending atau Decending 7. Click Add Level, untuk menambahkan kolom lain jika diperlukan lalu ulangi langkah nomor 4 sampai 7 untuk mengatur kolom dan urutan menggunakan aturan penyortiran lainnya. 8. Click OK. Memfilter Data Bagian terpenting ketika bekerja dengan data yang sangat besar adalah kemampuan untuk fokus pada data yang terpenting pada Worksheet. Di Excel 2013, Anda memiliki sejumlah teknik yang powerful dan fleksibel yang bisa Anda gunakan untuk membatasi data yang ditampilkan pada Worksheet Anda. Salah satu teknik tersebut adalah dengan memfilter konten Worksheet. Anda bisa memfilter daftar data dengan memilih nilai individu, membuat rule, atau dengan cara mencari nilai di dalam field.

14 14 Cara membuat filter seleksi 1. Click cell dalam rentang yang ingin Anda filter, termasuk Coulumn-Header 2. Click tab Data, lalu 3. Click Filter. Cara menggunakan filter 1. Click tanda-panah filter untuk kolom yang ingin Anda gunakan untuk memfilter Worksheet Anda. 2. Pilih check box di sebelah nilai yang ingin Anda gunakan untuk memfilter daftar. 3. Click OK. Cara membuat rule pemfilteran 1. Click cell dalam daftar yang ingin Anda filter. 2. Click tab Data. 3. Click Filter untuk menampilkan tanda-panah filter.

15 15 4. Click tanda-panah filter untuk kolom yang ingin Anda buat filter kustom. 5. Arahkan ke Text Filters atau Number Filters. 6. Click Custom Filters. 7. Click tanda-panah Comparison Operator. 8. Click perbandingan yang ingin Anda gunakan. 9. Ketikkan nilai yang ingin Anda bandingkan nilainya pada kolom yang dipilih. 10. Click OK. Cara menghapus filter pada sebuah kolom 1. Click tanda-filter pada kolom yang akan dihapus filternya.

16 16 2. Click Clear Filter from [nama-kolom] Cara menghapus semua filter aktif 1. Click sebuah cell pada rentang data yang difilter. 2. Click tab Data. 3. Clik tombol Clear untuk menghapus semua filter, namun tanda-panah filter tetap ditampilkan. 4. Untuk melepas filter dan menghapus semua tanda-panah filter gunakan kontrol yang diatas Sort & Filter, lalu Click tombol Filter.

17 17 Membuat Chart Untuk menyajikan data dalam bentuk grafik, pilih cell yang ingin Anda ringkas, klik tab Insert, lalu gunakan kontrol yang ada pada galeri Chart untuk memilih tipe grafik yang sesuai dengan data Anda dan pesan yang ingin Anda sampaikan. Anda bisa membuat grafik secara manual, atau Anda bisa membuat sebuah grafik yang sudah direkomendasikan oleh Excel. Cara membuat Chart: 1. Click sebuah cell pada daftar data yang ingin Anda buat Chart. 2. Click tab Insert. 3. Click tipe grafik yang ingin Anda buat. 4. Click subtipe grafik yang ingin Anda gunakan. Recommended Charts Galeri Recommended Charts, yang merupakan hal baru di Excel 2013, menampilkan sekumpulan grafik yang bisa Anda buat berdasarkan data Anda. Yang Anda butuhkan hanya Click grafik yang Anda inginkan dan konfirmasikan pilihan Anda. Anda lalu bisa dengan mudah mengubah tampilan grafik untuk menyesuaikan dengan preferensi Anda. Cara membuat Recommended Chart 1. Click sebuah cell pada daftar data yang ingin Anda buat Chart. 2. Click tab Insert. 3. Click Recommended Charts. 4. Click grafik yang ingin Anda buat. 5. Click OK.

18 18 Cara mengubah layout grafik 1. Click grafik yang ingin Anda ubah layoutnya. 2. Click tab Design 3. Clik Quick Layout. 4. Click layout yang ingin Anda terapkan.

19 19 Recommended PivotTables Pivot Table adalah sebuah table khusus yang merangkum data dari beberapa kolom tertentu dari sebuah tabel. Selanjutnya, hasilnya adalah sebuah table baru yang akan memberikan informasi yang lebih mudah dibaca dan dilihat. Dengan PivotTable memungkinkan anda untuk mengatur, menyortir, dan memfilter data secara dinamis, tanpa mengedit data Anda atau mengubah tiap formula. Cara membuat Recommended PivotTables Click cell di tabel Excel atau tabel data yang yang ingin Anda ringkas. Click tab Insert. Click Recommended PivotTables. Click PivotTable yang ingin Anda buat. Click OK.