Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN

Transkripsi

1

2

3 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk menerangkan kawalan produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan dalam SPK ISO 9001:2008 meliputi : a. Penerangan produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan. b. Identifikasi produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. c. Pengurusan produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan. d. Verifikasi semula produk yang telah dibetulkan. e. Notifikasi produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan kepada semua Pegawai dan Unit yang terlibat. f. Pelupusan produk PBUTM yang tidak memenuhi keperluan. g. Analisis data produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan untuk tindakan pembaikan Sistem Pengurusan Kualiti PBUTM. 2.0 SKOP Prosedur ini melibatkan kawalan produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan dalam skop pendaftaran MS ISO 9001: TERMINOLOGI Produk dan perkhidmatan PBUTM merujuk kepada : a) Produk Cek/EFT, Resit Rasmi, Bil Tuntutan, Surat Tawaran Pinjaman, Lejar Bulanan, Slip Gaji, Penyata Pendapatan, Pesanan Tempatan dan Pelbagai Laporan Kewangan. b) Perkhidmatan Merujuk kepada perkhidmatan kewangan yang ditawarkan oleh PBUTM kepada pelanggan meliputi aktiviti pungutan hasil, pengurusan bajet, perolehan, pembayaran, pelaburan, pengurusan aset, pinjaman dan pengurusan akaun. 1

4 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ c) Pegawai Universiti, pelajar, pembekal dan pihak yang berkepentingan. d) Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Sistem dan proses kerja serta output proses/pengurusan, perkhidmatan dan analisis kewangan yang tidak mematuhi piawaian dan keperluan kualiti yang ditetapkan sama ada dari segi : (i) (ii) Kerosakan Fizikal Kerosakan yang nampak pada produk seperti koyak dan tulisan tidak jelas. Kesilapan Kesalahan pengiraan. 4.0 SINGKATAN PBUTM BABP BEPCB BPP UKP UBA URHP UPPSM KB UPKK - Pejabat Bendahari UTM - Pejabat Bendahari UTM Kuala Lumpur - Bahagian Akaun, Belanjawan & Pelaburan - Bahagian Emolumen, Pinjaman dan Cuti Belajar - Bahagian Pengurusan Perolehan - Unit Kewangan Pelajar - Unit Bayaran & Amanah - Unit Rekod Harta & Pelupusan - Unit Pentadbiran dan PSM - Pembantu Tadbir Kewangan - Ketua Bahagian - Penolong Bendahari - Unit Pengurusan Kawalan Kredit 5.0 DOKUMEN RUJUKAN 5.1 Semua Prosedur Aktiviti 5.2 Semua Arahan Kerja 5.3 Prosedur Tindakan Pencegahan 5.4 Prosedur Tindakan Pembetulan 6.0 KETERANGAN PROSES 6.1 Produk dan perkhidmatan PBUTM tidak memenuhi keperluan Kawalan bagi produk PBUTM tidak memenuhi keperluan dalam sistem kualiti PBUTM dinyatakan seperti dalam Lampiran A. 2

5 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ Perkhidmatan PBUTM yang tidak mengikut standard kualiti yang ditetapkan dari segi masa, kuantiti dan kualiti perkhidmatan sebagaimana dinyatakan dalam objektif kualiti PBUTM. BABP, BEPCB, UKP, UPKK,UBA, URHP, BPP, Setiap Unit hendaklah mengawal produk PBUTM yang tidak memenuhi keperluan daripada diproses selanjutnya atau digunakan oleh pelanggan secara tidak sengaja mengikut prosedur dan arahan kerja yang didokumenkan. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.2 Identifikasi Produk Dan Perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan Produk PBUTM yang tidak memenuhi keperluan dikenalpasti semasa aktiviti semakan atau pemeriksaan kualiti di sepanjang proses menzahirkan produk sehingga produk/perkhidmatan diterima oleh pelanggan. Ia melibatkan tiga peringkat: a. Semasa perolehan maklumat / tuntutan Meliputi dokumen sokongan yang dihantar oleh pelanggan yang tidak lengkap, tepat, jelas atau koyak ketika penerimaan seperti yang didokumenkan dalam Arahan Kerja dan Prosedur Aktiviti. b. Semasa prosesan produk Meliputi produk tidak memenuhi kriteria kualiti (kriteria semakan dan pengesahan) yang ditetapkan dalam Prosedur Aktiviti dan Arahan Kerja. Ini dikenalpasti melalui aktiviti semakan kualiti dan pengesahan KB/ dalam setiap proses kerja perkhidmatan kewangan yang didokumenkan dalam Prosedur Aktiviti dan Arahan Kerja. c. Semasa penerimaan oleh pelanggan Meliputi produk/perkhidmatan yang tidak menepati keperluan berdasarkan aduan atau maklumbalas pelanggan dan semakan produk dari masa ke semasa oleh Pegawai PBUTM serta perkhidmatan PBUTM yang 3

6 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ tidak menepati standard kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.3 Pengurusan produk dan perkhidmatan PBUTM tidak memenuhi keperluan Produk dan perkhidmatan PBUTM yang tidak memenuhi keperluan semasa penerimaan hendaklah diuruskan seperti berikut : a. Maklumat/tuntutan dan lain-lain permohonan/urusan pelanggan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh PBUTM hendaklah DITOLAK dan dihantar kembali kepada pelanggan untuk diperbetulkan. Maklumat/tuntutan ini perlu diasingkan sebelum dikembalikan kepada pelanggan bagi mengelakkan pemprosesan secara tidak sengaja. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, b. Maklumat/tuntutan dan lain-lain permohonan/urusan pelanggan yang tidak lengkap dan tidak dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan akan ditunda pemprosesannya sehingga maklumat lengkap diterima. BABP, BEPCB, UKP,UPKK, UBA, URHP, BPP, c. Pembayaran, pungutan hasil, perolehan dan lain-lain proses perkhidmatan kewangan dan pengurusan akaun yang tidak memenuhi keperluan kualiti semasa pemprosesan (termasuk tersalah pengiraan di PBUTM/ di antara unit-unit hendaklah DITOLAK dan akan dihantar ke Unit/Pegawai terlibat untuk diperbetulkan. Maklumat tidak memenuhi keperluan akan direkod dan difailkan. Dokumen berkaitan hendaklah diasingkan di tempat yang sesuai untuk dikembalikan kepada Bahagian/Unit terlibat bagi mengelakkan pemprosesan secara tidak sengaja. Pegawai terlibat hendaklah mencatitkan butiran pembayaran, pungutan hasil dan perolehan tidak 4

7 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ memenuhi keperluan dalam Laporan Ringkasan Pencapaian Objektif Kualiti bagi mengawal tindakan membetulkan produk tidak memenuhi keperluan dan pengumpulan data bagi tujuan pengukuran/ pemantauan proses/perkhidmatan kewangan dan analisis berkaitan dengannya sebagaimana dinyatakan dalam Manual Kualiti PBUTM klausa dan 8.4. Pembayaran, pungutan hasil, perolehan dan lain-lain permohonan/urusan pelanggan yang tidak memenuhi keperluan yang dinyatakan di atas hendaklah diperbetulkan atau diproses semula oleh staf unit berkaitan. Produk ini adalah tertakluk kepada semakan kualiti dan pengesahan semula seperti yang dinyatakan dalam para 6.4. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, Semua maklumat mengenai produk dan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan pelanggan berdasarkan kepada kegagalan memenuhi tempoh masa memberi perkhidmatan atau aduan pelanggan serta para (a-c) akan digunakan oleh Unit berkaitan untuk analisis tindakan pembaikan SPK ISO 9001:2008 PBUTM. BABP, BEPCB, UKP,UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.4 Pemeriksaan semula produk PBUTM yang diperbetulkan Semua maklumat/tuntutan dan lain-lain permohonan/urusan pelanggan seperti di para (a-c), yang telah diperbetulkan oleh Unit terlibat hendaklah dinilai semula dan disahkan memenuhi keperluan ditetapkan oleh Pegawai yang dipertanggungjawabkan mengikut Prosedur Aktiviti dan Arahan Kerja yang berkaitan bagi memastikan semua maklumat/tuntutan memenuhi keperluan yang ditetapkan sebelum diproses selanjutnya atau diterima oleh pelanggan. Ini bagi menjamin produk mematuhi standard kualiti yang ditetapkan dan tiada kesilapan atau kerosakan dalam proses kerja di dalam setiap Unit untuk memastikan pelanggan berpuashati dengan perkhidmatan PBUTM. 5

8 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.5 Produk Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang DiKesan Selepas Penghantaran Atau Penerimaan Produk yang diterima oleh pelanggan yang didapati tidak memenuhi keperluan seperti kerosakan fizikal dan kesilapan hendaklah direkodkan dalam Borang Tindakan Pembetulan dan diambil tindakan segera mengikut kesan produk terhadap integriti sistem kualiti PBUTM dan kepentingan pelanggan. Bagi produk yang diperlukan segera, Pegawai berkaitan hendaklah membetulkannya segera untuk dikemukakan semula kepada pelanggan. Semua tindakan pembetulan yang diambil ke atas produk yang dilaporkan tidak memenuhi keperluan tersebut hendaklah dicatatkan dalam Borang Tindakan Pembetulan. Pengurusan produk tidak memenuhi keperluan ini dibuat seperti berikut: a. Mendapatkan/menerima semula cek, dokumen perolehan dan bil tuntutan untuk diganti dengan produk yang tepat dan lengkap. b. Membatalkan pembayaran atau membatalkan bil tuntutan. c. Menguruskan tambahan pembayaran sekiranya pembayaran yang dibuat terkurang daripada jumlah yang layak diterima. d. Menuntut semula jumlah wang yang terlebih bayar. e. Mengeluarkan surat tawaran dan perjanjian baru bagi membetulkan kesilapan perihal. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, Bersesuaian dengan sifat perkhidmatan PBUTM, produk yang tidak memenuhi keperluan tidak boleh diluluskan pengedarannya. Hanya produk yang menepati keperluan PBUTM dan pelanggan sahaja diedarkan kepada pelanggan bagi menjamin kualiti produk/perkhidmatan. 6

9 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ Notifikasi maklumat/tuntutan dan perkhidmatan PBUTM tidak memenuhi keperluan kepada Pegawai dan Unit yang terlibat Maklumat/tuntutan yang tidak memenuhi keperluan yang dikemukakan oleh pelanggan seperti mengalami kerosakan fizikal akan dimaklumkan kepada Unit berkaitan. BABP, BEPCB, UKP,UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.7 Pelupusan produk PBUTM tidak memenuhi keperluan Produk yang tidak memenuhi keperluan yang telah ditetapkan mengikut polisi PBUTM akan dilupuskan dengan: (a) (b) Menyediakan jernal pelarasan untuk membatalkan pembayaran dan penerimaan. Mengecop BATAL pada cek, resit, Pesanan Tempatan dan difailkan mengikut peraturan arkib dan audit. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.8 Rekod ketidakpatuhan produk dan perkhidmatan PBUTM dan tindakan pembetulan Semua produk yang tidak memenuhi keperluan direkod ketidakpatuhan dalam Laporan Ringkasan Pencapaian Objektif Kualiti/Laporan Bulanan atau Borang Tindakan Pembetulan dan diselenggara mengikut Prosedur Kawalan Rekod. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 6.9 Analisis ke atas data produk dan perkhidmatan PBUTM tidak memenuhi keperluan Semua Ketua Unit hendaklah menyerahkan data mengenai produk dan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan (laporan tindakan pembetulan) kepada Kumpulan Proses & bagi tujuan analisis dan membuat pembaikan atau tindakan pencegahan terhadap sistem kualiti PBUTM. Kumpulan Proses & hendaklah membuat analisis mendalam terhadap data ini dan mencadangkan pembaikan yang boleh mengekalkan keberkesanan sistem kualiti dan meningkatkan 7

10 Nama Dokumen : PROSEDUR KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : No. Ruj. : PBUTM/PK/ kepuasan pelanggan sebagaimana diterangkan dalam Prosedur Tindakan Pencegahan. BABP, BEPCB, UKP, UPKK, UBA, URHP, BPP, 7.0 DOKUMEN SOKONGAN ISO Borang Analisis Data Laporan Ringkasan Pencapaian Objektif Kualiti 8.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Laporan Pencapaian Objektif Kualiti Pengukuran & Analisis Mengikut Aktiviti Fail Mesyuarat Pengurusan UTM.J.03/10.14/163/14 PK/5/9001 Bilik TWP Bilik KB/, Bilik Wakil PBUTM KL 8

11 UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA LAMPIRAN A KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN

12

13 Lampiran A KAWALAN PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN PBUTM ISO 9001 : 2008 PBUTM Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK 1. Pungutan Hasil Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod a) Pungutan yang tidak tepat dari segi chargeline / perihal resit rasmi dan jumlah. Staf, Resit UPKK P.Bend, UPKK, UPKK Penyediaan resit rasmi baharu dengan perihal tepat atau sedia jernal pelarasan chargeline sahaja. chargeline/ perihal resit. Resit UPKK, UPKK Bagi kesilapan perihal, sediakan jernal pembatalan resit dan hantar resit baharu. Resit Rasmi b) Tuntutan hasil dan amanah yang tidak tepat dari segi jumlah atau perihal bil tuntutan. Staf, Bil UPKK P.Bend, UPKK, UPKK Pembatalan bil tuntutan dan penyediaan bil baharu yang tepat. bil tuntutan. Bil UPKK P.Bend, UPKK, UPKK Menghantar semula bil tuntutan dan memaklumkan pembatalan bil asal. Bil Tuntutan 2. Pelaburan a) Surat penempatan/ pengeluaran pelaburan yang tidak tepat dari segi jumlah atau tempoh pelaburan atau nombor sijil/akaun. Bank KB, BABP Lejar, BABP KB Penyediaan semula surat yang tepat. surat berkaitan. Lejar, BABP KB Menghantar semula surat penempatan/ pengeluaran pelaburan yang baharu. Surat penempatan /pengeluaran pelaburan. b) Laporan Deposit Tetap yang kurang tepat dari segi perihal sijil pelaburan. Juruaudit Luar, Pemeriksa PBUTM KB, BABP Lejar, BABP KB Mendapat sijil bagi pelaburan diperbaharui atau kemaskini laporan berdasarkan perihal sijil sedia ada. Laporan Deposit Tetap dan sijil. Lejar, BABP KB Mendapatkan kembali Laporan daripada Juruaudit dan memindanya. Laporan Deposit Tetap.

14 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod 3. Pengurusan Tunai & Akaun a) Laporan Kewangan, Pelbagai Laporan Kewangan UTMFin, Penyata Kewangan, MJM, Penyata Penyesuaian Bank yang tidak tepat. MOF KPT JAN Juruaudit Luar PHB KB, BABP Lejar Bank Rec., BABP Pembetulan transaksi di lejar, menyediakan jernal pelarasan akhir tahun dan meminda jadual penutupan akaun. Meminda Laporan manual sahaja. Laporan Kedudukan Kewangan & Penyata Pendapatan UTMFin,MJM, Penyata Kewangan dan MJM. KB, BABP, BABP berkaitan transaksi. Meminda Laporan berkaitan dan mengemukakan semula. Laporan Kewangan, Pelbagai Laporan Kewangan UTMFin, Penyata Kewangan, MJM, Penyata Penyesuaian Bank, Jadual Penutupan Akaun. b) Tunai di bank tidak mencukupi untuk menampung operasi atau baki akaun bank di lejar defisit. Bank KB BABP Juruaudit Luar Lejar Bank Rec., BABP Pen.A/KB Pindahan wang antara akaun semasa melalui Biz Channel dan sediakan jernal Float tunai di bank dan baki akaun di lejar positif. KB BABP Lejar, BABP Pen.A/KB Mencairkan pelaburan dengan segera. Surat Pengeluaran Pelaburan. Selaraskan deposit di bank ke Lejar dengan segera melalui resit rasmi atau jernal. Baki akaun bank di lejar positif. Bank Rec., BABP Pen.A/KB Pindahan wang antara akaun semasa. Transaksi Biz Channel online. E-banker BIMB Resit Rasmi /Jernal.

15 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod 4. Pengurusan Aset a) Laporan Harta Tetap Universiti yang disediakan tidak tepat. BABP URHP URHP URHP Pembetulan transaksi di lejar, menyediakan jernal pelarasan dan meminda laporan harta tetap. Laporan Harta Tetap Univer URHP URHP URHP Menghantar semula Laporan tahunan Harta Tetap Universiti yang tepat. Laporan tahunan Harta Tetap Universiti. b) Sijil Pelupusan Harta Tetap & Inventori (KEW.PA-19) yang disediakan tidak tepat URHP P.Bend URHP JPKU URHP URHP, URHP Pembetulan kesilapan laporan dan membuat pengiraan semula pada Sijil Pelupusan. Sijil Pelupusan Harta Tetap & Inventori (KEW.PA-19). URHP URHP URHP Menghantar semula Sijil Pelupusan Harta Tetap & Inventori (KEW.PA-19) yang tepat. Sijil Pelupusan Harta Tetap & Inventori (KEW.PA-19). 5. Pengurusan Bajet a) Kesilapan agihan dari segi chargeline b) Kesilapan agihan dari segi amaun Staf Staf Bajet Bajet Pembatalan transaksi dan membuat agihan semula berdasarkan chargeline yang betul Membuat pindahan SODO amaun yang tepat bagi chargeline berkaitan chargeline amaun yang tepat bagi chargeline yang berkaitan Bajet Bajet Laporan Buku Vot Online Laporan Buku Vot Online Laporan Buku Vot Online Laporan Buku Vot Online

16 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod c) Kesilapan logik Buku Vot Staf 6. Pinjaman Komputer dan Kenderaan Bajet Memaklumkan kepada pihak teknikal untuk semakan & run buku vot jumlah baki pada buku vot Pen.A Laporan Buku Vot Online a) Jumlah nilai dalam surat tawaran yang dikeluarkan tidak sama dengan kelulusan Bendahari atau ejaan nama dalam surat tawaran salah Staf KB, BEPCB Pinjaman Komputer/ Kenderaan P.Bend, BEPCB Pembatalan surat tawaran dan penyediaan surat tawaran baru. nilai jumlah tawaran pinjaman dalam surat tawaran dan ejaan nama Pinjaman komputer/ kenderaan, BEPCB Bagi kesilapan perihal, pembatalan surat tawaran dan keluarkan surat tawaran baru Surat Tawaran b) Perjanjian dikeluarkan tidak tepat atau ejaan nama dalam perjanjian salah Staf KB, BEPCB Pinjaman Komputer/ Kenderaan P.Bend, BEPCB Pembatalan Perjanjian Pinjaman komputer/ kenderaan dan penyediaan perjanjian baru dokumen perjanjian Pinjaman komputer/ kenderaan P.Bend, BEPCB Bagi kesilapan perihal, pembatalan perjanjian pinjaman komputer / kenderaan dan keluarkan perjanjian baru Perjanjian pinjman komputer/ kenderaan 7. Tuntutan Bayaran a) Kesilapan nama/ejaan pada cek (belum tamat tempoh) Staf, Pembatalan bayaran dan Penyediaan Semula cek ganti menerusi baucer bayaran. nama. UBA P.Bend Bagi kesilapan nama, sediakan jernal pembatalan bayaran dan daftar semula bayaran (cek ganti) Baucer Bayaran

17 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod b) Cek bayaran tidak diterima c) Kesilapan kod PTJ/SODO/CHARGELINE /BAJET dalam pendaftaran pembayaran Staf, Mendapatkan maklumat berkaitan dan membatalkan bayaran yang belum ditunaikan di bank. Mendapatkan maklumat PTJ/SODO/CHARGE LINE yang tepat. No baucer bayaran dan status bayaran di bank Draft pendaftaran pembayaran Menghantar semula cek ganti. Jernal pelarasan bagi bayaran yang telah dibuat Baucer Bayaran Jernal Memo/Baucer d) Dokumen tidak disahkan oleh pegawai PTJ sebelum bayaran dibuat. dokumen sokongan sebelum bayaran diterima dalam sistem kewangan Cop dan tandatangan pengesahan bayaran oleh pegawai Kembalikan kepada PTJ untuk pengesahan bayaran Slip Gaji, Penyata Pendapatan Tahunan e) Kesilapan terlebih atau terkurang bayar pada KEW. 8 ( Penyata Perubahan Pendapatan)., Staf, Mendapatkan maklumat KEW. 8 yang baru dari PTJ untuk tujuan bayaran tunggakan atau potongan. jumlah., Pen.A Pelarasan bayaran tunggakan atau potongan di Sistem Maklumat Gaji.

18 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod 8. Perolehan a) Bekalan dan perkhidmatan yang diterima tidak mengikut butiran dalam Surat Setuju Terima/ Pesanan Tempatan dari segi : i) Kuantiti yang diterima tidak sama Staf, KB/KU,, Pengiraan semula dan maklum pada pembekal. Surat Setuju Terima/ Pesanan Tempatan dengan Delivery Order dan Invois. KB/KU,, Minta pembekal hantar kuantiti yang terkurang atau ambil kuantiti yang terlebih. Surat Setuju Terima/ Pesanan Tempatan/ Delivery Order/ Invois ii) Kualiti yang diterima tidak seperti spesifikasi yang dikehendaki Staf KB/KU,, Semak spesifikasi dengan bekalan dan perkhidmatan yang diterima serta maklum pada pembekal. Surat Setuju Terima/ Pesanan Tempatan dengan Delivery Order dan Invois. KB/KU,, Minta pembekal hantar semula bekalan dan perkhidmatan yang memenuhi spesifikasi yang dikehendaki Surat Setuju Terima/ Pesanan Tempatan/ Delivery Order/ Invois b) Surat Niat, Surat Setuju Terima, Pesanan Staf KB/KU,, semula KB/KU, Menghantar semula Surat Niat, Surat

19 Bil Produk Tidak Memenuhi Keperluan (PTMK) Identifikasi Maklumat PTMK Aktiviti Pengendalian Semula Tanggung jawab Pengendalian PTMK yang telah diserah/diguna pelanggan Rekod Tempatan, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan yang disediakan tidak tepat dari segi maklumat dan jumlah. produk dengan tawaran daripada pembekal. maklumat dan jumlah Surat Niat, Surat Setuju Terima, Pesanan Tempatan, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan, produk yang baru serta memaklumkan pembatalan produk asal. Bagi Pesanan Tempatan, pembatalan atau pelarasan dibuat dalam Sistem Kewangan Setuju Terima, Pesanan Tempatan, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan c) Surat Niat, Surat Setuju Terima, Pesanan Tempatan, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan tidak diterima pembekal/ pemohon/ Kementerian Kewangan Malaysia. Staf,, Kementerian Kewangan Malaysia KB/KU,, alamat pembekal/ pemohon/ Kementerian Kewangan Malaysia. Bagi Pesanan Tempatan, cetakan semula akan dilaksanakan. Hantar semula Surat Niat, Surat Setuju Terima, Pesanan Tempatan Cetakan Semula, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan mengikut alamat yang betul. KB/KU,, Surat Niat, Surat Setuju Terima, Pesanan Tempatan Cetakan Semula, Dokumen Perjanjian, Surat Pelantikan Agen Pengangkutan dan Arahan Perkapalan