BAB 2 LANDASAN TEORI. 1. Pengertian Sistem Akuntansi secara Umum

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI A. Landasan Teori 1. Pengertian Sistem Akuntansi secara Umum a. Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, dan bekerja sama menuju tujuan tertentu dengan menerima input serta menghasilkan output yang merupakan fungsi dasar dalam proses transformasi yang teratur (O Brian, 2013). Berdasarkan pendapat di atas dapat di simpulkan bahwa sistem merupakan komponen yang saling terkait, yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan dengan menrima masukan dan menghasilkan keluaran dalam suatu proses transformasi yang tersusun secara teratur. b. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang di koordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan (Mulyadi, 2013). Sistem akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alatalat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun 6

2 7 untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Narko, 2007). Dari beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah jaringan ataupun organisasi terdiri dari formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan laporan yang di koordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Jenis Sistem Akuntansi antara lain (Mulyadi, 2013) : 1) Sistem Pengendalian Intern 2) Sistem Penjualan Kredit 3) Sistem Akuntansi Piutang 4) Sistem Akuntansi Pembelian 5) Sistem Akuntansi Utang 6) Sistem Penggajian dan Pengupahan 7) Sistem Akuntansi Biaya 8) Sistem Akuntansi Penerimaan kas 9) Sistem Pengeluaran Kas 10) Sistem Akuntansi Persediaan 11) Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

3 8 2. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian a. Pengertian Gaji Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai (Mardi, 2011). Pengggajian adalah semua gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Para manajer, pegawai administrasi, dan pegawai penjualan, biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang jumlahnya tetap. Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji perbulan (Moch Tofik, 2010). Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan (Mulyadi, 2013). Dari beberapa pengertian tersebut maka disimpulkan gaji adalah bentuk pembayaran yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang umumnya dibayarkan tetap di setiap bulannya. b. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian Sistem Akuntansi Penggajian adalah Fungsi, organisasi, formulir, catatan dan laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayar tiap bulan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

4 9 informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Zaki Baridwan, 2013). Suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan (Neunar, 1997 dalam -serta-fungsinya-menurut-para-ahli/). Maka dari pendapat diatas penulis berkesimpulan bahwa sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, organisasi, formulir, catatan dan laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayar tiap bulan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan. 3. Fungsi-Fungsi Sistem Akuntansi Penggajian Dalam sistem penggajian melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan agar transaksi-transaksi pengggajian tidak terpusat pada satu bagian. Fungsi-fungsi yang terlibat tersebut satu dengan yang lain saling berhubungan. Fungsi-fungsi yang terlibat dalam Sistem Penggajian antara lain (Mulyadi, 2013) :

5 10 a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatat Waktu Hadir Fungsi ini bertanggung jawab atas penyelenggaraan catatan waktu hadir karyawan Perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasional atau fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi ini di bawah Departemen personalia dan umum. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji di serahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan. d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.

6 11 1) Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang, yang bertanggung jawab atas pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji, dan menerbitkan bukti kas keluar atas timbulnya gaji karyawan. 2) Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja. 3) Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji yang menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian di masukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya di bagikan kepada karyawan yang berhak. 4. Dokumen-Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2013) terdiri dari:

7 12 a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Berikut contoh dokemen pendukung daftar gaji karyawan: Gambar 2.1 Daftar Hadir Karyawan Sumber ( Mulyadi, 2013) b. Kartu Jam Hadir Merupakan dokumen yang digunakan oleh oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Contoh kartu jam hadir:

8 13 Gambar 2.2 Kartu Jam Hadir c. Sumber (Mulyadi, 2013) c. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu konsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Contoh kartu jam kerja: Gambar 2.3 Kartu Jam Kerja Sumber (Mulyadi, 2013)

9 14 d. Daftar Gaji Karyawan Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan sebagainya. Contoh daftar gaji karyawan: Gambar 2.4 Daftar Gaji Karyawan Sumber (Erni Chandra, 2013) e. Rekap Daftar Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuat daftar gaji yang berisi rincian besarnya gaji beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Contoh rekap daftar gaji:

10 15 Gambar 2.5 Rekap Daftar Gaji Sumber (Erni Chandra, 2013) f. Bukti Kas Keluar Dokumen sistem akuntansi penggajian menyangkut bukti kas keluar ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang di terima oleh fungsi pembuat daftar gaji. Contoh bukti Kas keluar:

11 16 Gambar 2.6 Bukti Kas Keluar Sumber (Mulyadi,2013) 5. Catatan Akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2013) catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi: a. Jurnal Umum Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. Contoh jurnal umum:

12 17 Gambar 2.7 Jurnal Umum Sumber (Mulyadi, 2013) b. Kartu Harga Pokok Produk Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Contoh kartu harga pokok produk: Gambar 2.8 Kartu Harga Pokok Produk Sumber (Mulyadi, 2013) c. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen

13 18 dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. d. Kartu Penghasilan Karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. 6. Prosedur yang membentuk sistem penggajian Prosedur yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian. Ada beberapa macam sistem prosedur yang dapat digunakan menurut Mulyadi (2013) sebagai berikut: a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir dapat 10 menggunakan daftar hadir biasa yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan.pencatatn kartu jam hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. b. Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan biasanya karyawan bekerja 8 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja

14 19 dalam tiap hari. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja. c. Prosedur pembuatan daftar gaji karyawan Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain. d. Prosedur Distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur biaya daftar gaji, baya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan gaji karyawan. e. Prosedur Pembayaran Gaji Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke dalam amplop gaji. 7. Uraian Bagan Alir Menurut Mulyadi (2013) sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja. Oleh karena itu dalam sistem penggajian

15 20 tidak diperlukan pencatatan waktu kerja. Menurut (Mulyadi,2013) Bagan alir sistem penggajian sebagai berikut: Gambar 2.9 Flowchart Bagian Pencatat Waktu Sumber (Mulyadi, 2013) a. Bagian Pencatat Waktu 1) Mencatat waktu setiap hadir karyawan dalam kartu jam hadir. 2) Membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir. 3) Menyerahkan daftar hadir karyawan dilampiri dengan kartu jam hadir kebagian gaji.

16 21 Gambar 2.10 Flowchart Bagian Gaji Sumber (Mulyadi, 2013)

17 22 b. Bagian Gaji 1) Menerima daftar hadir karyawan yang dilampiri kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu dan mengarsipkan dokumen tersebut menurut tanggal. 2) Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif gaji karyawan dan berbagai surat keputusan lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu Apabila tidak ada perubahan pangkat atau golongan gaji, maka data gaji karyawan yang tercantum dalam daftar gaji bulan lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan ini. 3) Membuat rekapitulasi daftar gaji tiap departemen dan surat pernyataan gaji untuk tiap karyawan. 4) Mencatat penghasilan dalam kartu penghasilan karyawan berdasarkan data dalam daftar gaji. 5) Mengirimkan daftar gaji rangkap 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 1 dan 2, surat pernyataan gaji 1 lembar dan kartu penghasilan karyawan 1 ke bagian utang. 6) Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kassa. 7) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal. 8) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut urutan abjad.

18 23 Gambar 2.11 Flowchart Bagian Utang Sumber (Mulyadi, 2013) c. Bagian Utang 1) Menerima daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 1 dan 2, surat pernyataan gaji 1 lembar, kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji. 2) Membuat bukti kas keluar (3 lembar) atas dasar daftar gaji.

19 24 3) Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar dan dolumen pendukungnya sebagai berikut: a) Lampiran 1 dan 3 diserahkan ke bagian kassa dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan. b) Lampiran 2 diserahkan ke bagian jurnal dan dilampiri dengan Rekap daftar gaji lembar 1. 5) Menerima bukti kas keluar lembar 1, dengan dilampiri daftar gaji lembar 1, rekap daftar gaji lembar 2 dari bagian kassa. Semua dokumen tersebut telah dicap lunas oleh bagian kassa setelah pembayaran gaji kepada karyawan telah selesai dilakukan. 6) Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 dalam register bukti kas keluar. 7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dengan dilampiri daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 ke bagian jurnal.

20 25 Gambar 2.12 Flowchart Bagian Kasir Sumber (Mulyadi, 2013) d. Bagian Kasir 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari bagian utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan.

21 26 2) Mengisi cek sesuai dengan yang tercantum dalam daftar gaji dan memintakan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang. 3) Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang gaji ke dalam amplop gaji karyawan. 4) Membagikan amplop gaji kepada karyawan. 5) Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan. 6) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lemabr 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2. 7) Mendistribusikan bukti kas keluar : a) Lembar 1: Diserahkan kebagian utang dengan dilampiri daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2. b) Lembar 3: Diserahkan ke bagian gaji dengan dilampiri daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.

22 27 Gambar 2.13 Flowchart Bagian Jurnal Sumber (Mulyadi, 2013) e. Bagian jurnal 1) Menerima bukti kas keluar lembar 2 dengan dilampiri rekap daftar gaji lembar 1 dari bagian utang. 2) Membuat bukti memorial. 3) Mencatat bukti kas keluar tersebut kedalam jurnal. 4) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2, rekap daftar gaji lembar 1 dan bukti memorial ke bagian kartu biaya.

23 28 5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dilampiri daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 dari bagian utang dan rekap dalam register cek. 6) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dengan dilampiri daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut. Gambar 2.14 Flowchart Bagian Kartu Biaya Sumber (Mulyadi, 2013) f. Bagian Kartu Biaya 1) Menerima bukti kas keluar lembar 2 dengan dilampiri rekap daftar gaji lembar 1 dan bukti memorial dari bagian jurnal. 2) Mencatat bukti memorial dalam kartu biaya. 3) Mengarsipkan bukti kas keluar dilampiri rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti kas keluar.

24 29 B. Penelitian Terdahulu yang Relevan Berbagai penelitian mengenai sistem akuntansi penggajian telah dilakukan oleh peneliti terdahulu, berikut ini bebrapa penelituian tentang sistem akuntansi penggajian yang dilakukan peneliti terdahulu : 1. Menurut Penelitian dari Adityo (2010) dia mengambil penelitian di UD. Berdijaya menjelaskan bahwa Perusahaan telah melaksanakan pemisahan fungsi yaitu fungsi administrasi dan umum, fungsi penjurnalan, serta fungsi pengeluaran kas untuk penggajian dan pengupahan dalam hal ini dilakukan oleh bendahara. Perusahaan telah menggunakan dokumen bernomor urut tercetak dan telah mendapat otorisasi oleh fungsi yang berwenang, yang dapat mempermudah dalam penelusuran kembali serta membantu untuk mempertanggungjawabkan dokumen yang dikeluarkan tersebut. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas untuk penggajian dan pengupahan, buku besar dan buku pembantu didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Prosedur yang membentuk sistem yang terdiri dari pencatatan waktu hadir karyawan, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, serta prosedur pembayaran gaji dan upah sudah memadai dan bagian-bagiannya telah menjalankan tugasnya dengan benar. 2. Menurut penelitian dari Fadhilah (2015) yang melakukan penelitian di PDAM Kota Kediri bahwa adanya penggunaan sistem akuntansi penggajian antara lain penggunaan dokumen-dokumen akuntansi yang

25 30 memadai, dokumen tersebut seperti daftar gaji, slip gaji, daftar absensi, dan daftar potongan. Terdapat pemisahan tugas dan bagian dalam sistem akuntansi penggajian yang bagian-bagian tersebut antara lain sub bagian administrasi umum dan personalia, kepala sub bagian pembukuan, kepala bagian keuangan, dan kepala sub bagian keuangan. Dan seluruh sistem wewenang dan prosedur yang dilakukan pada PDAM Kota Kediri sudah baik. 3. Menurut penelitian dari Suranti (2011) yang melakukan penelitian di PT. Kusumahadi Santosa bahwa sistem akuntansi penggajian di PT. Kusumahadi Santosa mempunyai kelebihan yaitu: a. Surat perinyah lembur telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sehingga menjamin untuk adanya pembayaran upah lembur karyawan. b. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian sudah bernomor urut tercetak sehingga pengarsipan menjadi lebih mudah untuk pertanggungjawaban. c. Dalam pembuatan struk gaji diberikan ke karyawan yang berisi rincian gaji beserta potongan-potongan yang menjadi tanggungan karyawan. d. Pembuatan daftar gaji telah menggunakan sistem komputerisasi serta adanya pengecekan ulang atas kehadiran karyawan yang sepenuhnya dilakukan oleh bagian personalia dan direktur keuangan, sehingga pembuatan daftar gaji mempunyai keandalan yang tinggi. Juga terdapat kelemahan yaitu:

26 31 a. Tedapat kelemahan pada pengawasan terhadap kartu jam hadir oleh bagian pencatat waktu hadir yang menyebabkan terjadinya kecurangan oleh karyawan. b. Belum adanya pemisahan fungsi secara tegas seperti fungsi kasir yang langsung menyerahkan gaji ke karyawan lepas yang seharusnya menjadi hak bagian personalia.