KATA PENGANTAR. Jakarta, Desember Penyusun

Transkripsi

1 Pengendalaian Biaya Mutu dan Waktu KATA PENGANTAR Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang yang telah berkembang pesat di Indonesia, dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menegah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannnya. Pada kenyataanya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya masih relative masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli / trampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Pelaksanaan konstruksi bendungan yang memerlukan biaya mahal juga mempunyai resiko yang tinggi bila terjadi kegagalan konstruksi. Untuk hal tersebut diperlukan adanya Pelaksana Bendungan yang professional, mampu mewujudkan sasaran dan tujuan tugas pekerjaan (X) sebanyak (Y) kualitas (Z) selesai tempo (T). Materi pelatihan pada jabatan Pelaksana Bendungan ini terdiri dari 10 (sepuluh) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam pelatihan untuk jabatan kerja pelaksana bendungan. Kami sadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangannya khususnya untuk modul Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu, pekerjaan konstruksi SDA. Dengan segala kerendahan hati kami mengharapkan kritik, saran, masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, Desember 2005 Penyusun i

2 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu LEMBAR TUJUAN Judul Pelatihan : Pelaksana Bendungan TUJUAN PELATIHAN A. Tujuan Umum Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan dapat : Melaksanakan konstruksi bendungan sesuai gambar pelaksanaan Rencana Mutu dan Dokumen Kontrak. B.Tujuan Pelatihan Khusus Setelah Modul ini dipelajari peserta diharapkan mampu : 1. Menguasai gambar pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Rencana Mutu, jadwal Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL. 2. Membuat program mingguan berdasarkan jadwal Pelaksanaan Proyek. 3. Membuat Pekerjaan Persiapan Pelaksanaan Konstruksi. 4. Melaksanakan Pekerjaan Konstruksi sesuai Gambar Pelaksanaan, Spesifikasi Teknik, Metode Pelaksanaan, K3, RKL dan RPL 5. Membuat Laporan Harian. 6. Memantau dan mengevaluasi hasil pekerjaan MODUL NOMOR : DCE 07 TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah selesai mengikuti modul ini, peserta diharapkan mampu memahami prinsip pengendalian biaya, mutu dan waktu dalam pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS (TIK) Setelah modul ini diajarkan peserta diharapkan mampu : 1. Menjelaskan prinsip dan alat-alat dalam rangka Pengendalian Mutu, Waktu dan biaya pekerjaan 2. Menguraikan hal-hal yang segera harus dilaksanakan setelah tanda tangan kontrak dan SPMK diterbitkan. 3. Menjelaskan cara pengendalian Waktu Pelaksanaan yaitu dengan adanya Bar Chart, s Curve dan CPM, ii

3 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu 4. Pengendalian Biaya berdasarkan RAP dan Cash Flow. 5. Pengendalian Mutu yaitu dengan Pengawasan yang terus menerus terhadap pemakaian bahan yang dipakai. iii

4 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i LEMBAR TUJUAN...ii NOMOR / JUDUL MODUL...iii DAFTAR ISI...iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL...vi DAFTAR MODUL...vii PANDUAN PEMBELAJARAN... viii MATERI SERAHAN...xi BAB1 PENDAHULUAN Umum Lingkup Pekerjaan Maksud dan Tujuan BAB 2 UMUM BAB 3 KEGIATAN MANAJEMEN PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK BAB 4 PENGENDALIAN BIAYA PELAKSANAAN DI PROYEK UMUM Rentabilitas bagus & Likuiditas bagus Rentabilitas bagus & Likuiditas jelek Rentabilitas jelek & Likuiditas bagus Rentabilitas Jelek & Likuiditas jelek Bidang Modal Kerja Proyek Grafik Penerimaan Grafik Biaya Pengertian & Maksud Pengendalian Biaya Pelaksanaan Proyek Pelaksanaan Pengendalian Biaya Proyek Cara Langsung Cara Tidak Langsung Rencana Anngaran Pelaksanaan Proyek (RAP) Cash Flow Proyek iv

5 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu BAB 5 PENGENDALIAN WAKTU Jadwal Pelaksanaan (Construction Schedule) Bar Charts Basic An Linked (Diagram Balok-Asli dan Terkait) Critical Path Method (CPM) atau Network Planing Prinsip dalam Menentukan Perkiraan / Taksiran Waktu atau durasi dari suatu Kegiatan / Pekerjaan Crash Program atau Percepatan Pelaksanaan Pekerjaan BAB 6 PENGENDALIAN MUTU Prinsip Pengendalian Mutu Prosedur Pengendalian Mutu Kerangka pengendalian mutu Metode Pengawasan Kualitas Pekerjaan Konstruksi Tahap Studi dan Analisis Tahap Pelaksanaan Pengawasan dan Pengambilan Sampel Tahap Pemeriksaan Tahap Tindak Lanjut Penerapan Standar Standar Kualitas Standar Pengujian Standar Pelaksanaan Standar Pengawasan Pemeriksaan Batasan Sifat-sifat Yang Diawasi Hubungan sifat Bahan, Cuaca dan Kualitas Pekerjaan Pengujian Sifat-sifat Bahan RANGKUMAN... DAFTAR PUSTAKA v

6 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN 1. Kompetensi kerja diisyaratkan untuk jabatan kerja Pelaksanan Bendungan dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, elemen kompetensi,dan kriteria unjuk kerja, sehingga dalam Pelatihan Pelaksana Bendungan, unit-unit kompetensi tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, ketrampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Pelaksana Bendungan DAFTAR MODUL NO KODE JUDUL 1. DCE 01 UUJK Profesi dan Etos Kerja 2. DCE 02a Manajemen Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja DCE 02b Manajemen Lingkungan 3. DCE - 03 Dokumen Kontrak 4. DCE 04 Spesifikasi Teknik bidang Sumber Daya Air 5. DCE 05 Manajemen Proyek 6. DCE - 06 Tahapan dan Metode Pelaksanaan. 7. DCE 07 Pengendalian Mutu, Biaya dan Waktu 8. DCE 08 Pengetahuan dan Karakteristik Bahan. 9. DCE 09 Pengukuran Dan Perhitungan Hasil Kerja 10. DCE Sistem Manajemen Mutu vi

7 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu P A N D U A N P E M B E L A J A R A N vii

8 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah Pembukaan - Menjelaskan Tujuan Instruksional (TIU & TIK ) - Merangsang motivasi peserta dengan pertanyaan atau pengalamannya dalam melakukan pengukuran dan hasil pekerjaan dilapangan. Waktu : 5 menit - Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif - Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas. OHT1 2. Ceramah : Pendahuluan - Menjelaskan jenis dan Konstruksi bendungan, lingkup pekerjaan dari jabatan kerja seorang Pelaksana Bendungan, maksud pelatihan modul tersebut Waktu : 10 menit Bahan : Materi serahan Bab 1 Pendahuluan - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya bila perlu OHT2 3. Ceramah : Umum Waktu : 5 menit Bahan : Materi Serahan (Bab 2 Umum) - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya bila perlu OHT3 viii

9 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 4. Ceramah: Kegiatan Manajemen Pengelolaan dan Pengendalian Proyek - Menjelaskan Hal-hal yang perlu dilakukan setelah tanda tangan Kontrak dan surat perintah mulai kerja yang ditrerbitkan oleh pengguna jasa (Pimpro) kepada penyedia jasa (Kontraktor dan Konsultan Pengawas. Waktu : 10 menit Bahan : Materi serahan (Bab 3 Kegiatan Manajemen Pengelolaan dan Pengendalian Proyek). - Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif - Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas. - Bertanya bila perlu O.H.T4 5. Ceramah : Pengendalian Biaya Pelaksanaan di Proyek - Mendengarkan penjelasaninstruktur tekun dan aktif dengan O.H.T2 - Menjelaskan upaya pengendalian biaya proyek Waktu : 20 menit Bahan : Materi serahan (Bab 4 Pengendalian Biaya di Proyek) 6. Ceramah : Pengendalian Waktu - Menguraiakan pembuatan jadwal pelaksanaan S- Curve dan Bar Chart Waktu : 20 menit Bahan : Materi Serahan (Bab 5 Pengendalian Waktu) - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya bila perlu - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya bila perlu O.H.T6 ix

10 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 7.Ceramah: Mutu Pengendalian - Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif O.H.T7 - Menguraikan cara pengendalian mutu yang merupakan upaya pengawasan dan tindakan turun tangan terhadap material yang dipakai dan metode cara pengerjaannya. - Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas. - Bertanya bila perlu Waktu : 20 menit Bahan : Materi serahan (Bab 6 Kegiatan Manajemen Pengelolaan dan Pengendalian Proyek). x

11 Pengendalian Biaya Mutu dan Waktu M A T E R I S E R A H A N xi

12 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Umum. Pengendalian Biaya, mutu dan waktu merupakan bagian yang utama agar suatu proyek dapat diselesaikan dengan waktu yang tepat, biaya yang kompetitif dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan memenuhi persyaratan pelanggan. Badan Usaha harus memiliki mekanisme pengendalian yang efektif hingga level proyek. Tanpa adanya mekanisme pengendalian yang baik, maka tidak akan sehat dalam menjalankan proses pekerjaannya. Proses pengendalian hasil pekerjaan merupakan persyaratan standar yang mencakup : - Uraian karakteristik hasil pekerjaan - Prosedu dan instruksi kerja - Penggunaan peralatan yang sesuai - Peralatan ukur yang dikalibrasi - Pelaksanaan pengukuran dan pemantauan - Penyerahan dan pemeliharaan proyek Maksud persyaratan pengendalian hasil pekerjaan tersebut seperti berikut : Uraian karakteristik hasil pekerjaan berupa daftar dan identifikasi masing-masing mutu pekerjaan yang sudah ditetapkan pada spesifikasi teknis, berikut gambar denah. Dalam proyek jasa konstruksi tidak terlepas dengan adanya gambar teknis, baik berupa gambar konstruksi (Construction drawing) maupun gambar kerja (Shop drawing) yang dapat memberikan informasi karakteristik hasil pekerjaan. Prosedur dan instruksi kerja yang terkait dalam pelaksanaan proyek harus didistribusikan secara terkendali ke proyek. Apabila diperlukan tambahan instruksi kerja, maka proyek dapat menyusun instruksi kerja baru dengan mengikuti aturan pengendalian dokumen. Biasanya pada Rencana Mutu telah tercantum prosedur dan instruksi kerja. Ketersediaan tenaga ahli bagi usaha jasa konstruksi perencanaan atau jasa konstruksi pengawas juga harus dilengkapi dengan catatan-catatan khusus tentang keunggulan tenaga ahli yang dimiliki. Peralatan yang digunakan harus sesuai kebutuhan proyek dan sebelumnya harus ditetapkan terlebih dahulu daya kemampuan optimal peralatan dan sebelum digunakan harus memberikan status kemampuan alat itu sendiri dengan metode yang 1-1

13 sesuai, sehingga dapat ditetapkan kemampuan optimal alat serta harus dibuat daftar kemampuan peralatan yang digunakan. Penggunaan alat ukur sebagai alat kendali proses kerja dan hasil dalam proyek jasa konstruksi guna mencapai kesesuaian yang telah dipersyaratkan dalam gambar kerja maupun spesifikasi teknis. Badan Usaha harus menyediakan alat ukur untuk memastikan bahwa persyaratan ukuran harus memenuhi ukuran hasil yang dikerjakan, disamping itu alat ukur diperlukan dalam proses kerja proyek maupun proses untuk verifikasi, inspeksi, uji dan test Lingkup Pekerjaan Pengendalian biaya, mutu dan waktu merupakan lingkup utama seorang pelaksana dalam menjalankan pelaksanaan pekerjaan, guna diperoleh hasil yang memuaskan bagi pengguna jasa sesuai ketentuan dan persyaratan dalam spesifikasi teknik Maksud dan Tujuan Dalam pelaksanaan pekerjaan Kostruksi Bendungan, seorang pelaksana harus mempunyai standard kompetensi dengan tingkatan tertentu. Untuk itu diperlukan beberapa pengetahuan antara lain pengetahuan tentang pengendalian biaya, mutu dan waktu pada pekerjaan di bidang Sumber Daya Air khususnya Bendungan. 1-2

14 BAB 2 UMUM Pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air, hingga saat ini umumnya di biayai dengan dana Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah. Namun mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi harus dilaksanakan dengan tata cara baku terdiri unsur pelaksana dan unsur pengawas (jika perlu merangkap menangani Review Desain), yang melakukan interaksi untuk menyelenggarakan pekerjaan konstruksi sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing Pekerjaan konstruksi umumnya merupakan satu paket di dalam Proyek pembangunan Sumber Daya Air diberikan kepada kontraktor sebagai penyedia jasa melalui pelelangan atau pemilihan langsung tergantung pada tata cara pengadaan jasa konstruksi yang telah ditetapkan. Kontraktor difungsikan sebagai pelaksana lapangan, diikat oleh Proyek melalui PimPro / PimBagPro fisik dengan surat perjanjian kontrak dan diawasi Proyek sendiri atau oleh Konsultan supervisi. Ikatan kontrak bagi Konsultan Supervisi sabagai penyedia jasa (ditunjuk melalui pelelangan atau pemilihan langsung) dilakukan oleh Proyek sendiri atau Proyek Perencanaan dan pengawasan pekerjaan Sumber Daya Air, tugas utamanya adalah membantu PimBagPro Fisik mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor. Guna mencapai efisiensi penyelengaraan proyek yaitu tepat mutu, biaya dan waktu, kontraktor memerlukan alat kontrol dalam mekanisme pengendalian yaitu antara lain berupa : jadwal pelaksana proyek (dengan Barchart, S Curve),Pengendalian biaya di proyek (rencana anggaran, pelaksanaan dan Cash Flow) serta pengendalian mutu pekerjaan di lapangan. Jika seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan dan pengawasan tersebut telah menghasilkan suatu produk yang memenuhi persyaratan teknis, maupun administrastif, mengawali tahap akhir adalah penyelenggaraan Provisional Hand Over (PHO), dilanjutkan dengan Final Hand Over (FHO) setelah melalui tahap garansi proyek. Dalam hal ini FHO dapat diartikan sebagai batas waktu penyelesaian pekerjaan konstruksi mencakup aspek teknis maupun administrative, disisi lain, FHO tidaklah menghindarkan para pihak terkait baik pengguna jasa (pemberi pekerjaan) maupun penyedia jasa (Kontraktor dan Konsultan) dari sanksi administrasi maupun sanksi pidana yang diatur oleh UU Nomor. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi jika terjadi kegagalan bangunan. Menurut UU tersebut kegagalan bangunan yang menjadi tanggung jawab penyedia jasa ditentukan sejak penyerahan akhir pekerjaan (FHO) dan paling lama 10 tahun. Jika penyedia jasa dinilai telah melakukan tindak pidana dapat 2-1

15 dikenakan sanksi penjara paling lama 5 tahun, sedangkan sanksi denda sebagai Alternative ditetapkan 10% dari nilai kontrak. Untuk menghindari terjadinya kegagalan bangunan dalam melaksanakan Manajemen Proyek, Kontraktor perlu dengan sebaik-baiknya melakukan pengendalian mutu pekerjaan. 2-2

16 BAB 3 KEGIATAN MANAJEMEN PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK Ukuran keberhasilan pelaksanaan proyek ditinjau dari sisi perusahaan konstruksi ialah apabila mutu produk akhir yang dicapai sesuai dengan perencanaan teknis dalam dokumen kontrak, dilaksanakan sesuai koridor waktu yang telah disepakati didalam surat perjanjian kontrak dan mengeluarkan biaya proyek sesuai anggaran yang ditetapkan sejak Commercement of work (SPMK) hingga FHO. Apabila kita melihat bagan alir suatu pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya Air maka kegiatan manajemen pengelolaan dan Pengendalian Proyek dapat dibagi menjadi tahapan berikut : 1. Persiapan dokumen - Surat perintah mulai kerja - Pre Construction Meeting 2. Rencana pelaksanaan proyek - Organisasi proyek - Rencana mutu (Quality Plan) - Metode pelaksanaan pekerjaan - Jadwal Sumber Daya (tenaga kerja, bahan dan peralatan) - Rencana anggaran pelaksanaan (RAP) dan Cash Flow - Rapat koordinasi internal maupun eksternal. 3. Persiapan fisik lapangan - Survai lapangan - Mobilisasi 4. Proses pembayaran - Advance payment - Buku harian dan laporan - Pembayaran prestasi pekerjaan 5. Penyesuaian / perubahan biaya, mutu dan waktu - Pekerjaan tambah / kurang - Review Desain - Perpanjangan waktu - Denda - Eskalasi 3-1

17 6. Perselisihan - Rapat penyelesaian perselisihan 7. Serah terima - PHO - FHO Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian proyek dibahas didalam modul manajemen proyek / konstruksi sedangkan pada modul Pengendalian Biaya, Mutu, dan Waktu akan dibahas pedoman kerja sebagai berikut: Bab 4 Pengendalian Biaya: - Rencana Anggaran Pelaksanaan - Cash Flow - Manajemen Keuangan Bab 5 Pengendalian Waktu - Jadwal Pelaksanaan - Bar chart - Kurva S - Network Planning Bab 6I Pengendalian Mutu - Prinsip Quality Control 3-2

18 BAB 4 PENGENDALIAN BIAYA PELAKSANAAN DI PROYEK 4.1 Umum Pengendalian biaya proyek, pada umumnya terfokus pada kondisi rentabilitas, yaitu mengupayakan agar perimbangan antara pendapatan dan biaya proyek tetap terjaga. Arti rentabilitas adalah kemampuan menghasilkan laba. Jadi dapat diartikan bila proyek dengan rentabilitas yang baik berarti proyek tersebut dapat menghasilkan laba yang baik pula. Didalam sistem akuntasi perusahaan, biasanya perhitungan laba/rugi proyek didasarkan atas asas accrual basis dan cash basis. Sebagian perusahaan lebih memilih asas cash basis karena benar-benar pembayaran ada secara tunai, sehingga lebih bermanfaat secara langsung walaupun terkadang tidak menunjukan keadaan sebenarnya. Asas cash basis tidak dipergunakan dalam perhitungan laba/rugi proyek dan dipergunakan untuk penyusunan cash flow proyek dimana kaitannya adalah uang yang masuk dan keluar secara cash (tunai) Evaluasi biaya, sebagai bagian dari proses pengendalian biaya, biasanya menggunakan data yang berkaitan dengan data pendapatan (termasuk piutang yang belum cair) dan data biaya (termasuk hutang yang belum dibayar). Sedangkan data cash basis yaitu yang berkaitan dengan data penerimaan (cash in) dan data pengeluaran (cash out) sering luput dari perhatian, padahal data tersebut juga ada dan penting sekali untuk mendukung suatu keputusan keuangan. Data cash basis sebenarnya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk dikendalikan agar sasaran proyek terutama laba dapat dicapai. Dengan demikian secara konseptual, pengendalian rentabilitas harus dibarengi dengan pengendalian likuiditas yang umumnya berpendapat bahwa kebutuhan akan uang tunai adalah urusan bagian keuangan atau manajer keuangan. Yang dimaksud dengan pengendalian likuiditas proyek adalah suatu upaya untuk mengatur jadwal penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai, selama proses pelaksanaan suatu proyek, sehingga dana pinjaman dapat dikendalikan dengan selayaknya. Hampir semua usaha dapat dikatakan tidak dapat terbebas dari kebutuhan dana pinjaman, oleh karena itu dana pinjaman yang diperlukan untuk menutup cash flow yang defisit, harus dikendalikan agar bunga pinjaman yang harus dibayar cukup wajar. 4-1

19 Dari cash flow proyek dapat dilihat bahwa besarnya dana pinjaman yang diperlukan adalah akibat dari strategi operasional yang dilakukan oleh para engineer. Dilihat dari sudut rentabilitas dan likuiditas kondisi proyek dapat dibagi dalam 4 (empat) kelompok yaitu : Rentabilitas bagus dan likuiditas bagus Proyek seperti ini yang selalu diharapkan karena labanya cukup besar dan pembayarannya lancar, sehingga labanya berwujud sebagai tunai, seperti proyek yang nilai kontraknya bagus (menguntungkan) dan pembayarannya juga lancar Rentabilitas bagus dan likuiditas jelek Proyek seperti ini memerlukan perbaikan likuiditas yang mendesak. Bila kondisi likuiditas jelek terus dan tidak dapat diperbaiki, dampaknya dapat mengurangi kondisi rentabilitas, seperti proyek yang semula nilai kontraknya bagus tetapi dalam proses pembayarannya sering terhambat (tidak lancar) Rentabilitas jelek dan likuiditas bagus Proyek seperti ini memerlukan strategi pengendalian biaya dengan memanfaatkan likuiditas yang bagus sehingga dapat menolong kondisi rentabilitas menjadi lebih baik, seperti proyek yang nilai kontraknya cukup berat, tetapi semua pembayarannya sangat lancar Rentabilitas jelek dan likuiditas jelek Proyek seperti sedapat mungkin dihindari atau dicegah sejak awal agar tidak terjadi, seperti proyek yang nilai kontraknya berat, ditambah lagi pembayarannya tidak lancar. Oleh karena itu, pengendalian likuiditas proyek perlu menjadi perhatian, terutama bagi para engineer dalam rangka pengendalian proyek. 4.2 Bidang Modal Kerja Proyek Untuk melaksanakan suatu proyek sampai dengan selesai, pasti memerlukan modal kerja. Memang ada kondisi-kondisi khusus yang tidak memerlukan modal kerja bagi pelaksanaan proyek. Besar kecilnya modal yang diperlukan dalam suatu proyek dipengaruhi oleh bebrapa hal, antara lain : - Persyaratan pembayaran yang diatur dalam kontrak (surat perjanjian) Semakin banyak frekuensi pembayaran maka modal kerja yang diperlukan semakin kecil, begitu juga sebaliknya bila frekuensi pembayaran sedikit akan diperlukan modal 4-2

20 kerja yang lebih besar. Sistem pembayaran dalam kontrak turn key (dibayar hanya sekali pada saat proyek sudah diserah terimakan) memerlukan modal sebesar 100 % dari total biaya. - Kebijakan operasional (pelaksanaan kegiatan proyek) Kebijakan operasional yang tidak berorientasi pada penyediaan modal kerja, cenderung memerlukan modal kerja proyek yang lebih besar. Kebijakan operasional disini menyangkut dua aspek, yaitu aspek penerimaan dan aspek pembiayaan. Kebijakan pelaksanaan yang tidak memikirkan aspek penerimaan dan pembiayaan yang terjadwal dengan baik (efisien) akan memerlukan modal kerja proyek yang besar. Dari hal-hal yang mempengaruhi besar kecilnya modal kerja proyek seperti diuraikan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa upaya-upaya pengendalian modal kerja berkaitan dengan dua hal pokok, yaitu : 1. Penerimaan 2. Biaya Secara matematis, modal kerja yang diperlukan adalah besar biaya dikurangi penerimaan, semakin kecil selisih dua hal pokok tersebut menunjukan bahwa modal kerjanya juga kecil, demikian juga sebaliknya. Secara grafis selama masa pelaksanaan, dua hal pokok tersebut akan diwakili oleh dua buah grafik yang dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi tentang kebutuhan modal kerja proyek dengan menggunakan pendekatan campuran antara accrual basis (biaya) dengan cash basis (pengeluaran). 4.3 Grafik Penerimaan Grafik penerimaan berbentuk sebagai garis bertangga yang bergerak dari nol (belum ada penerimaan) sampai dengan total penerimaan. Grafik tangga disini bentuknya sangat dipengaruhi oleh syarat pembayaran dari kontrak dan proses pelaksanaan (progres pekerjaan dan proses pencairan tagihan). Grafik penerimaan dapat ditunjukan pada gambar 4.1 Curva S di atas adalah grafik prestasi pekerjaan 4-3

21 Gambar 4.1 Grafik penerimaan Bila syarat pembayaran sebagai berikut : - Temin I sebesar 20 %, setelah prestasi mencapai 25 % - Termin II sebesar 25 %, setelah prestasi mencapai 50 % - Termin III sebesar 25 %, setelah prestasi mencapai 75 % - Termin IV sebesar 25 %, setelah prestasi mencapai 100 % - Termin V sebesar 5%, setelah selesai masa pemeliharaan 1 bulan Proses pencairan penerimaan memerlukan waktu satu bulan setelah prestasi dicapai (untuk menyelesaikan prosedur penagihan) Dari grafik tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : - Prestasi 25% dicapai pada bulan ke 4 ½, waktu penyelesaian prosedur penagihan selama satu bulan, maka penerimaan I cair pada bulan ke 5 ½, sebesar 20 %. - Prestasi 50% dicapai pada bulan ke 5 ½, (pertengahan bulan enam), maka penerimaan II cair pada bulan ke 6 ½ (pertengahan bulanketujuh), sebesar 25 %. - Prestasi 75% dicapai pada bulan ke 6 ½, maka penerimaan III cair pada bulan ke 7 ½ (pertengahan bulan kedelapan), sebesar 25 %. - Prestasi 100% dicapai pada bulan ke 10 (sepuluh), maka penerimaan IV cair pada bulan ke 11 (sebelas), sebesar 25 %. - Waktu pemeliharaan satu bulan sehingga selesai pemeliharaan pada bulan ke 11 (sebelas), maka penerimaan V cair pada bulan ke 12 (dua belas) sebesar 5%. Tentunya gragik tersebut bentuknya dapat berubah-ubah, tergantung dari variabel yang mempengaruhinya, yaitu : 4-4

22 - Curva S (grafik prestasi) - Cara pembayaran - Proses pencairan tagihan 4.4 Grafik Biaya Grafik biaya terjadi sebagai akibat kebijakan pelaksanaan proyek yang dilakukan di lapangan. Grafik ini berbentuk seperti huruf C sehingga dapat juga disebut curva C yang diperoleh dengan cara menghubungkan titik-titik biaya yang telah terjadi pada tiap bulan secara komulatif. Oleh karena itu bentuknya tergantung biaya yang terjadi pada tiap bulan pelaksanaan. Grafik ini ada hubungannya dengan grafik prestasi, karena atas pembiayaan yang terjadi akan menghasilkan prestasi pekerjaan. Tetapi hubungan kedua grafik ini tidak dapat disimpulkan secara jelas karena disebabkan adanya beberapa kemungkinan yaitu : - Pembiayaan yang seluruhnya dapat dijadikan prestasi pekerjaan, kondisi ini paling ideal sehingga seluruh biaya yang telah terjadi dapat segera menimbulkan penerimaan. - Pembiayaan yang hanya sebagian dapat dijadikan prestasi pekerjaan, kondisi ini adalah umum, tetapi terhadap pembiayaan yang belum dapat diprestasikan, perlu dikendalikan agar tidak menghabiskan modal kerja yang ada. - Pembiayaan yang sama sekali tidak dapat dijadikan prestasi pekerjaan, kondisi ini harus dihindari semaksimal mungkin. Tanpa melihat tiga macam kejadian pembiayaan tersebut di atas, secara umum grafik biaya dapat ditunjukan seperti gambar

23 Gambar 4.2 Grafik biaya 4.5 Pengertian dan maksud pengendalian biaya pelaksanaan proyek Yang dimaksud dengan pengendalian biaya pelaksanaan proyek adalah semua upaya / usaha yang dilakukan oleh seluruh staf proyek (Manajer Proyek dan Staf) dan perusahaan, agar biaya pelaksanaan proyek menjadi wajar, murah dan efisien sesuai dengan rencana dan atau hasil evaluasi yang dilakukan. Pengendalian biaya pelaksanaan proyek terkait erat dan sangat dipengaruhi oleh: - Pengendalian waktu pelaksanaan proyek (efek dari penambahan biaya tidak langsung) - Pengendalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek (efek dari pekerjaan ulang, finishing, pembongkaran, dan lain-lain yang harus menambah biaya lagi, yaitu biaya langsung maupun tidak langsung) - Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan, yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaan / penerapannya (efek penambahan biaya karena in-efisiensi realisasi biaya pekerjaan dari yang seharusnya direncanakan). Pengendalian yang diterapkan dalam operasional pelaksanaan proyek tidak sekedar berarti pengawasan dan atau pemeriksaan obyek dan kejadian, tetapi lebih merupakan tindakan yang sekaligus merupakan aktifitas perencanaan, pengawasan, pemeriksaan, evaluasi dan tindakan pencegahan atau perbaikan. 4-6

24 4.6 Pelaksanaan Pengendalian Biaya di proyek Tindakan pengendalian yang lebih tepat disebut sebagai pengendalian operasional pelaksanan proyek. dilaksanakan sebagai langkah antisipasi dan pencegahan terhadap hal-hal yang secara luas mempengaruhi tercapainya nilai biaya pekerjaan (proyek) yang wajar, murah dan efisien, dilakukan dengan dua cara Cara langsung Dengan melakukan : - Peninjauan - Pengawasan - Pemeriksaan - Audit Sasaran yang dicapai: - Mengetahui dan mendapat informasi - Evaluasi langsung pada obyek (pekerjaan) dan subyek (pelaksana) proyek - Memberikan alternatif tindakan pencegahan dan perbaikanlangsung atas ketidaksesuaian proses hasil kerja dan perkiraan kejadiannegatif yang akan timbul. Memastikan sasaran pengendalian: - Apakah waktu pelaksanaan dan progres fisiknya masih sesuai dengan rencana atau jadwal pelaksanaan proyek? - Apakah mutu hasil pekerjaan dan proses pelaksanaan pekerjaan memenuhi standar spesifikasi teknis dan kontrak? - Apakah ada keluhan dari pemberi kerja atau yang terkait? - Apakah hasil kerja dan proses tersebut bisa diterima dengan baik oleh pemilik proyek? - Apakah biaya proyek sampai waktu itu masih memenuhi batasan Rencana Anggaran Proyek? sebandingkah dengan produksi yang dihasilkan? - Alternatif tindakan apa yang harus dilakukan dengan adanya penyimpangan dan ketidaksesuain yang telah diketahui sebab-sebabnya itu, guna mencapai sasaran seperti yang telah direncanakan sebelumnya? 4-7

25 4.6.2 Cara tidak langsung 1. Dokumen proyek Melalui Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) proyek sebagai pedoman biaya pelaksanaan - Termasuk dalam hal metode pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan efisien - Termasuk dalam hal jadwal pelaksanaan proyek yang sesuai dan efektif - Termasuk dalam hal unit price pekerjaan, material dan alat sesuai rencana yang wajar, murah dan efisien. 2. Melalui Rencana Arus Kas Proyek (Cash Flow) Sebagai pedoman kerja dalam hal kondisi keuangan, agar selalu tercapai likuiditas proyek yang berada dalam kondisi balance positif atau surplus. - Dilakukan penagihan progress fisik (progress billing) yang intensif sesuai denganbatasan periode atau jumlah nilai penagihan tertentu dan ditindak lanjuti secepatnya dengan benar sehingga segera menjadi cash in (cair) - Dilakukan evaluasi dan rencana pembayaran (pembelian) mendesak dan hutang jatuh tempo, sebagai tindakan prioritas pengunaan dana cash pada yang berkepentingan dengan mempertimbangkan batas waktu hutang jatuh tempo dan urgensi obyek yang harus diberikan dana tersebut. 3. Adanya dokumen kontrak dan tehnical specification, yang dalam hal ini menjadi batasan dan aturan pelaksanaan yang harus diikuti / dipenuhi Pelanggaran dan penyimpangan yang terjadi akan menimbulkan biaya tambahan (mungkin pembongkaran, perbaikan atau penalty / klaim dari pemilik proyek), kecuali apabila penyimpangan tersebut sebelumnya telah direkomendasikan oleh pemilik proyek sebagai langkah khusus dan legal 4. Melalui prosedur kerja dan instruksi kerja yang dibuat dan ditetapkan pada proyek (perusahaan) yang bersangkutan. Dan apabila pelaksanaanya tidak konsisten prosesnya pun akan tidak sesuai demikian juga mutunya atau hasil pekerjaanya pun menjadi rentan terhadap penambahan biaya mungkin untuk kerja ulang, pekerjaan finishing, dan lain-lain Kecuali bila hal tersebut sudah melalui perhitungan dan evaluasi bahwa halhal yang dilakukan demikian itu akan menghasilkan kerja dan proses kerja yang baik (keputusan berada pada Manajer Proyek; alasan teknis harus wajar) 4-8

26 5. Laporan-laporan proyek - Melalui laporan harian pelaksanaan proyek yang dibuat oleh para pengawas kepada pelaksana utama atau Site Manajer - Melalui laporan mingguan pelaksanaan proyek yang dibuat oleh para koordiantor pengawas atau pelaksana utama kepada Site Manager atau Project Manager - Melalui laporan bulanan hasil usaha proyek atau operasional pelaksanaan proyek yang dibuat oleh Site Manager atau Manajer Proyek kepada perusahaan / Direksi. Isi laporan mencakup hal-hal sebagai berikut - Realisasi progress fisik terhadap rencananya - rencana diambil dari RAP / Jadwal Pelaksanaan Proyek - Realisasi pendapatan dan biaya proyek terhadap Rencana-nya Rencana diambil dari RAP yang masih valid (RAP yang merupakan edisi / revisi terakhir) - Realisasi penerimaan dan pengeluaran dana proyek terhadap Rencana yang diambil dari RAP / Cash Flow. - Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai dengan yang direncanakan termasuk penjelasan upaya antisipasi pencegahan dan perbaikannya (Preventive Action) untuk hasil usaha bulan berikutnya terhadap rencana sampai bulan depan - Foto-foto dokumentasi beberapa pekerjaan penting atau menonjol Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) Proyek Tools yang paling penting didalam kita melakukan pengendalian biaya diproyek adalah Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) proyek. RAP adalah salah satu dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional pelaksanaan proyek, sebagai acuan / pedoman operasional pelaksanaan proyek. Khususnya dalam pengelolaan yang berhubungan dengan hasil usaha proyek, yaitu sebagai pedoman dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya proyek, agar minimal tercapai seperti yang direncanakan. Rencana Anggaran Pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil estimasi/ perkiraan biaya-biaya proyek, termasuk perkiraan (rencana) pendapatannya. Estimasi / perkiraan tersebut harus mempertimbangkan beberapa hal yaitu: 4-9

27 Pengalaman atau referensi dari realisasi pengelolaan proyek-proyek yang lalu Hasil observasi ulang atas data sumberdaya yang diperlukan (harga, jumlah yang tersedia, proses administrasi sarana perhubungan, dan lain-lain), dan lokasi / medan kerja proyek. Kebijaksanaan perusahaan Kesepakatan atau komitmen manajer proyek dengan direksi perusahaan Dalam kenyataan / aktualisasinya sering kali realisasi pendapatan dan biaya proyek mengalami pergeseran alokasi biaya atas item-item biaya yang direncanakan dalam RAP. Hal ini sangat mungkin terjadi dan wajar. namun, manajer proyek selaku penaggungjawab pengelolaan proyek harus bisa mempertanggung jawabkan sesuai dengan kewajaran teknis dan ekonomis. Dengan demikian bisa dkatakan tolok ukur kesuksesan manajer proyek dalam mengelola operasional pelaksanaan proyek adalah kemampuanya dalam melaksanakan dan mencapai sasaran berdasarkan rencana biaya pelaksanaan proyek tersebut * Tujuan dibuatnya RAP : Sebagai sarana acuan/pedoman dalam pengelolaan hasil usaha proyek sebagai manajer proyek dan staf proyek yang terkait. Sebagai tolok ukur atau sarana penilaian atas kesuksesan para personal yang bertanggungjawab terhadap hasil usaha proyek tersebut, khusunya manajer proyek dalam pengelolaan proyek tersebut Sebagai sarana memonitor dan mengevaluasi pengelolaan operasional dan hasil usaha proyek tersebut. * Prinsip dalam pembuatan RAP 1. RAP hanya memperhitungkan: Pendapatan (Rencana pendapatan yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang diterima. Biaya (rencana biaya yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang dikeluarkan 2. RAP dibuat dengan berorientasi pada profit dan efisiensi. * Kelengkapan dokumen RAP Rekapitulasi RAP rekapitulasi arus kas proyek Jadwal pelaksanaan proyek/barchart dan kurva S 4-10

28 Organisasi proyek Bill of quantity Project plan Metode pelaksanaan pekerjaan (CM) dan perhitungan kebutuhan peralatan proyek Analisis harga satuan pekerjaan (untuk beberapa pekerjaan penting dan bernilai besar) Jadwal kebutuhan tenaga kerja Jadwal kebutuhan peralatan Jadwal kebutuhan material Penjelasan dan asumsi dalam perhitungan RAP atau lampiran yang perlu Form-form bantu perhitungan data RAP dan Cash Flow * Penjelasan mengenai Pendapatan dan biaya a. Pendapatan (Pendapatan Di Pekerjaan = PDP) Pendapatan progress phisik. Hasil pekerjaan phisik yang diakui selesai sampai tahap tertentu dan memenuhi untuk diperhitungkan sebagai progress phisik.sistem akuntansi yang dipakai biasanya Accrual Basis dimana progress phisik termasuk Work in Progress (WIP) yaitu progress phisik yang belum sempat di opname untuk pembayaran tetapi sudah riel selesai dikerjakan. Local Currency Pendapatan yangdiperhitungkan dengan mata uang local (Rp) Foreign currency Pendapatan yang diperhitungkan dengan mata uang asing (US$ dll) Beda kurs Pendapatan (untung atau rugi) kurs yang diperoleh karena terjadi beda kurs yang diperhitungkan dalam penagihan dibandingkan nilai kurs dalam kontrak Lain-lain 4-11

29 Pendapatan yang diperoleh selain pendapatan progress phisik. b. Biaya : (Biaya di pekerjaan ; BDP) A. Biaya bahan: Termasuk biaya langsung, yaitu biaya untuk pengadaan bahan, dirinci volume per item pekerjaan dikalikan harga satuan riel bahan di lapangan. B. Biaya upah Termasuk biaya langsung yaitu biaya upah pekerjaan untuk mengolah bahan mentah menjadi progress phisik lapangan C. Biaya sub kontraktor Termasuk biaya langsung, yaitu biaya apabila suatu item pekerjaan disubkan kepada kontraktor D. Biaya peralatan Termasuk biaya peralatan baik sewa maupun milik sendiri E. Biaya persiapan dan penyelesaian Merupakan biaya tak langsung diproyek dan merupakan biaya pada waktu persiapan maupun penyelesaian proyek misalnya direksi kit, barak kerja, jalan kerja ganti rugi tanaman dll F. Biaya Administrasi Biaya tak langsung untuk keperluan biaya operasional kantor, upah/gaji karyawan kantor proyek, kendaraan proyek dll G. Biaya rupa-rupa diproyek Biaya tak langsung untuk keperluan pemasaran (Marketing Cost) yang dibebankan ke proyek tersebut H. Biaya Bank Merupakan biaya tak langsung untuk pengeluaran biaya bank misal biaya bunga, bank garansi, jaminan uang muka dll. * Efisiensi Biaya Pekerja (BDP) Manajemen Proyek dinilai berhasil apabila tidak melampaui standar efisiensi biaya (biasanya diukur dari BDP / PDP) yang telah ditetapkan pada waktu pembuatan RAP Misalnya = Pendapatan dipekerjaan = 100% Biaya dipekerjaan = 90 % Laba kotor diproyek = 10 % BDP / PDB = 90 / 100 = 90% 4-12

30 Apabila manajemen proyek berhasil mengendalikan biaya tidak lebih dari 90% kali pendapatan maka proyek dianggap sukses. * Evaluasi RAP RAP dievaluasi tiap bulan secara mendetail Dari evaluasi dapat dianalisa hal-hal sebagai berikut : a. Pengendalian volume dan harga satuan serta total harga bahan b. Pengendalian volume, harga satuan serta total harga upah kerja c. Pengendalian volume, harga satuan serta total harga sub kontraktor d. Pengendalian biaya peralatan baik operation maupun Maintenance Cost e. Pengendalian biaya tak langsung di proyek (biaya pada point E,F,G, H) f. Efisiensi biaya = BDP / PDP g. Biasanya ditambahkan catatan khusus apabila ada penyimpanganpenyimpangan kemudian dirinci sebab akibatnya serta dilakukan langkah-langkah perbaikan agar biaya diproyek tetap terkendali Cash Flow Proyek Apa Rencana Arus Kas Proyek Itu? Yang dimaksudkan dengan rencana arus kas pelaksanaan proyek atau rencana Cash Flow pelaksanaan proyek adalah data perkiraan (atau realisasi) penerimaan pembayaran (pembayaran masuk / Cash In) dan pengeluaran pembayaran (pembayaran keluar / Cash Out). Dengan demikian diperoleh data perkiraan, kapan (bulan-bulan apa saja) periode pelaksanaan proyek yang bersangkutan memerlukan dana operasionalnya. Sebab proyek tidak bisa menyediakan dana sendiri dari perkiraan penerimaannya. Dalam hal ini perusahaan dan manajer proyek akan berupaya mendapatkan dana operasional tersebut berdasarkan perkiraan imbangan (Balance) dari arus kas proyek tersebut. Kebutuhan dana harus didapatkan (disediakan) karena perolehan dana masuk atau penerimaan pembayaran di proyek lebih kecil dari pengeluaran pembayarannya.dengan demikian terjadi imbangan / Balance Negative atau disebut Defisit. Melihat pentingnya data tersebut sebagai informasi dan acuan dalam operasional proyek, khususnya dalam pengelolaan keuangan proyek, maka Cash Flow proyek merupakan satu kesatuan dengan RAP. Untuk membuat rencana arus kas proyek yang baik harus dipertimbangkan beberapa hal berikut: 4-13

31 Cash Flow harus mengunakan data informasi yang akurat, valid dan lazim (dokumen kontrak, risalah rapat, kesepakatan atau referensi pengolahan finansial proyek sejenis yang lalu). Cash Flow dibuat dengan mempertimbangkan kebijaksanaan finansial perusahaan Cash flow dibuat oleh tenaga dengan pengalaman memadai. Yang sangat mungkin terjadi adalah adanya ketidaksesuaian antara kenyataan kondisi arus kas proyek dengan yang telah direncanakan dalam cash flow. maupun Manajer Proyek sebagai penanggung jawab dan pelaksana langsung atas aktualisasi rencana arus kas proyek, dituntut selalu cermat dan bijaksana dalam keputusan dan tindakan,dengan demikian sasaran untuk selalu menjaga agar kondisi likuiditas proyek Surplus tercapai. * Tujuan Penyusunan Cash Flow Sebagai sarana acuan / pedoman pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf terkait Sebagai sarana tolok ukur penilaian keberhasilan pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf yang bertanggungjawab dalam pengelolaan likuiditas keuangan proyek Sebagai sarana untuk memonitor dan menggevaluasi pengelolaan proyek dan hasil usaha proyek, khususnya likuiditas keuangan proyek * Prinsip pembuatan Cash Flow Cash Flow hanya memperhitungkan: Penerimaan (rencana penerimaan pembayaran) yang diperhitungkan, bukan pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang) Pengeluaran (rencana pengeluaran pembayaran) yang diperhitungkan bukan biaya, yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa hutang) Cash Flow dibuat dengan berorientasi pada Balance yang positif atau kondisi likuiditas yang Surplus, bukan Deficit Efektif dan efisien, maksudnya agar sasaran likuiditas tercapai dan menjadi surplus, tidak menggangu / menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnis pun tetap memberi manfaat bersama. 4-14

32 Penerimaan uang pembayaran (cash in) meliputi : Pembayaran dari tagihan uang muka.biasanya diterima pada waktu awal pelaksanaan proyek Pembayaran dari tagihan (termijn) progres phisik Sesuai dengan periode waktu tagihan yang diajukan Pembayaran dari tagihan eskalasi harga Sesuai dengan klausul dalam kontrak atau peraturan yang disepakati Pembayaran dari tagihan klaim Pembayaran dari pekerjaan lainnya dan aktivitas lainya, misalnya dari pekerjaan tambah, dari pajak keluaran bagi PKP = Pengusaha kena pajak sebagi WAPU = Wajib Pungut Pembayaran dari piutang usaha. Misalnya pada proyek Multi Years Contract maka pendapatan yang telah ditagihkan pada periode tahun lalu dan belum mendapatkan pembayaran akan merupakan (menjadi) penerimaan (Cash In) pada periode tahun (bulan) berikutnya. Pengeluaran uang pembayaran (Cash Out) meliputi : Pembayaran untuk upah tenaga kerja. Pembayaran untuk biaya material, peralatan, biaya umum proyek, subkontraktor, supplies dan lain-lain Pembayaran untuk uang muka yang diberikan kepada sub kontraktor, biaya investasi, biaya leasing dan lain-lain Pembayaran untuk bunga kredit, biaya bank / keuangan yang lainnya Pembayaran untuk pekerjaan lainnya dan aktivitas lainnya, misalnya untuk pekerjaan tambahan Sub Kontraktor, untuk pajak masukan bagi WAPU pada waktu ada transaksi pembelian barang / jasa, dengan bukti penerimaan faktur pajak kepada WAPU. Pembayaran utang Utang yang belum direalisasi pembayaran pada tahun lalu bisa dilakukan pembayaran pada tahun berikutnya, dan hal ini akan menjadi pengeluaran pembayaran pada arus kas periode tahun realisasi pembayaran dilaksanakan. Pengelolaan keuangan proyek yang baik akan sangat membantu kondisi likuiditas perusahaan karena sebenarnya proyek merupakan miniature dari 4-15

33 perusahaan yang secara langsung mengelola keuangan perusahaan sebagai sentra usaha, guna memperoleh laba (Profit Centre), termasuk menentukan realisasi arus kas keuangan (Cash Flow) proyek. Upaya proyek, bersama manajer proyek dan staff keuangan terkait harus mampu serta maksimal menjadikan kondisi likuiditas proyek selalu surplus. Tindakan yang bisa dilaksanakan antara lain : - Dilakukan skala prioritas penggunaan dana dan / atau pembayaran utang yang tidak bisa ditunda lagi (sesuai kebutuhan) dan utang yang jatuh tempo - Dilakukan tindak lanjut yang aktif agar upaya progress billing (penagihan progress) secepatnya terbayar atau terjadi cash in. - Manajer Proyek bersama tim likuiditas perusahaan dan proyek sangat peduli dan bertanggungjawab atas upaya pelaksanaannya, sehingga arus penerimaan dan kondisi surplus bisa dipertahankan tanpa mengorbankan kelancaran opersional, kelancaran marketing maupun citra perusahaan 4-16

34 BAB 5 PENGENDALIAN WAKTU 5.1 Jadwal Pelaksanaan (Construction Schedule) Construction Schedule dimaksudkan sebagian dasar bagi pemilik proyek, Kontraktor, dan Konsultan untuk - Memantau kemajuan pekerjaan kontraktor di lapangan - Menjadi rujukan pembayaran Eskalasi / De-Eskalasi harga, - mendukung pegalokasian anggaran biaya - Memepertimbangkan permintaan tambahan biaya akibat perubahan pekerjaan - Mendukung permintaan perpanjangan waktu Jadwal pelaksanaan yang dibuat Kontraktor dimaksudkan sebagai bagian dari penawaran pada waktu pelelangan dengan mempertimbangkan aspek perencanaan, analisa dan pemilihan jenis / cara penjadwalan. Pertimbangan aspek perencanaan meliputi: - APA yang harus dikerjakan? - KAPAN harus dikerjakan? - BAGAIMANA cara mengerjakan? - SIAPA yang harus mengerjakan? - BERAPA biaya yang harus dikeluarkan? Analisis dari pertanyaan diatas menghasilkan komponen dan jumlah kegiatan yang berurutan, mudah dikenali sebagi item pekerjaan dan indikasi kesulitan dan resiko dalam menyelesaikannya. analisis juga menghasilkan waktu dan periode pekerjaan, metode pelaksanaan, pelaksanaan pekerjaan dan dana yang harus disiapkan. Langkah dalam menyusun jadwal pelaksanaan dapat dilihat pada tabel 2.2. Tabel 2.2 Tahap dan kendali mutu. No. Tahap Kegiatan 1. Persiapan Kajian dokumen; - dokumen kontrak; -gambar rencana; - daftar kuantitas Persyaratan pekerjaan; - spesifikasi dan syarat; - biaya pekerjaan; - analisis dan urutan pekerjaan. Pengkajian lokasi; - lokasi sumber daya tersedia; - tingkat kesulitan pekerjaan 5-1

35 2. Tahap analisis 3. Penjadwalan pekerjaan Waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan Waktu untuk menyelesaikan seluruh kegiatan Urutan setiap kegiatan Metode kerja untuk menyelesaikan setiap kegiatan Nilai pekerjaan yang diselesaikan Sumber daya yang diperlukan Resiko yang terkait Biaya yang sebenarnya guna menyelesaikan setiap kegiatan Jadwal kegiatan (waktu untuk setiap jenis pekerjaan) Jadwal sumber daya, rencana ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan bahan Jadwal kemajuan keuangan (Kurva S) rencana kemajuan pekerjaan dan keuangan proyek Jadwal Cash Flow keuangan, keadaan pemasukan dan pengeluaran uang Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat jadwal pelaksanaan proyek. Kebutuhan dan fungsi proyek tersebut dengan selesainya proyek tersebut diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan Keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek sebelumnya. Alasan sosial politik lainnya, apabila proyek tersebut milik pemerintah. Kondisi alam dan lokasi proyek Keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya Ketersedian dan keterkaitan sumber daya material, peralatan dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek yang bersangkutan Kapasitas / daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama operasional paelaksanaan berlangsung Produktivitas sumber daya, peralatan proyek, dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis Cuaca, musim, debit banjir, skala gempa tahunan, dan lain-lain 5-2

36 Referensi hari kerja efektif (pekerjaan) dengan mempertimbangkan hari-hari libur resmi nasional, daerah, dan hari-hari keagamaan, serta adat setempat dimana proyek berada. Kesiapan sponsor proyek atau sumber daya finansial proyek atau ketersediaan dana proyek yang bersangkutan. Dengan faktor-faktor yang telah diperhitungkan dan dipertimbangkan sedemikian lengkap, maka jadwal proyek yang diterima kontraktor rpemenang tender yang harus melaksanakan proyek tersebut adalah jadwal proyek yang telah matang. Artinya pemenang tender sangat mungkin untuk memenuhi jadwal penyelesaian tersebut, kecuali proyek-proyek tertentu yang memang kondisi penunjukan kontraktor, persiapan desain, dan perencanaanya sambil jalan. Maka jadwal proyek masih perlu dimatangkan lagi bersama pemilik proyek dan konsultan proyek tersebut. Kalau terjadi ketidak konsistenan waktu penyelesaian atas bagian-bagian pekerjaan proyek, hal ini wajar, yang penting Key Date pekerjaan tetentu harus dipenuhi, termasuk batas waktu penyelesaian akhir proyek tersebut. Dengan demikian bila ada kontraktor yang terlambat menyelesaikan proyek dari jadwal yang telah ditentukan maka ada dua kemungkinan penyebabnya, yaitu: - Adanya halangan atau kejadian yang memang diluar perhitungan dan pertimbangan dalam perencanaan waktu proyek - Program kerja dan pengendalian pelaksanaan proyek oleh kontraktor tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya. Beberapa jenis jadwal dapat dipergunakan, tergantung kepada kebutuhan proyek antara lain adalah: Bar Charts Basic An Linked (Diagram Balok-Asli Dan Terkait) Bar Graph Schedule atau di Indonesia biasa disebut diagram balok atau bar chart adalah jadual yang paling banyak digunakan karena mudah dibuat dan dimengerti oleh pembacanya.masing-masing garis menunjukkan awal sampai dengan akhir waktu penyelesaian suatu pekerjaan dari serangkaian pekerjaan yang ada disuatu proyek. Karena pembuatan dan penampilan informasinya sederhana dan hanya menyampaikan dimensi waktu dari masing-masing kegiatan, maka bar chart lebih tepat menjadi alat komunikasi untuk melukiskan kemajuan proyek kepada manajemen senior. Bar chart pada halaman berikut ini lebih merupakan ikhtisar atas informasi tugas (yang biasa ditulis disebelah kiri) dan informasi waktu (yang digambarkan berupa batangan / balok mendatar 5-3

37 disebelah kanan), kode pekerjaan, bobot / nilai persentase kuantitas serta pertanggungjawabannya. Barchart tidak menginfotrmasikan ketergantungan antar kegiatan dan tidak mengindikasikan kegiatan mana saja yang berada dalam lintasan kritisnya. Gambar Bar Chart Schedule JADWAL PELAKSANAAN PEKERJAAN PROYEK : :. PEKERJAAN : LOKASI : NO /TGL/ KONTRAK : TOTAL BIAYA : CONTOH. KONTRAKTOR BULAN KE No. Item Pekerjaan. Volume Satuan V VI VII VIIII IX X XI XII I II III IV V % keterangan 1 Mobilisasi 1 l.s Dewatering 1 l.s 3 Kosrekan, cabut tunggul 2500 m Galian 250 m grouting 500 m` Perbaikan pondasi 50 m Timbunan lapisan inti 5000 m Timbunan lapisan filter m Timbunan lapian Transisi m Timbunan Batu m Timbinan batu pelindung 1500 m3 ( rip-rap) Instrunmentasi 1 ls Pekejaan beton 25 m Gebalan rumput 750 m Perkerasan jalan 1200 m Demobilisasi 1 ls 0 0 RENCANA PROGRES AKTUAL PROGRES `````` KONSULTAN SUPERVISI DIREKSI LAPANGAN KONTRAKTOR 90 - Pada contoh diatas sekaligus dibuat S Curve nya, baik rencana kerja maupun realisasi pelaksanaannya. - Barchart dalam monitoring dan pembuatan laporan memiliki macam variasi penerapannya. contoh 5-4