Hasil Audit UKM BORANG AUDIT INTERNAL BIDANG AKADEMIK AUDIT CHECKLIST. Auditi Tipe Audit Standar

Transkripsi

1 Hasil Audit UKM BORANG AUDIT INTERNAL BIDANG AKADEMIK AUDIT CHECKLIST Auditi Tipe Audit Standar Nama UKM/BEMF: SEMA-FITK Audit Kepatuhan Kemahasiswaan Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit Ruang UKM (SEMA-FITK) Administrasi kegiatan, pengelolaan, evaluasi, sarana prasarana, kerjasama 1 Desember 2015 Wakil Auditi Auditor I Auditor II Nama : DWI RATNASARI Jabatan : Ketua SEMA FITK Edi Sanjaya, M.Si Ramdani Miftah, M.Pd No. HP : No Aspek Nilai Dokumen Keterangan A Visi, Misi, Tujuan dan Rencana Strategis 1. Memiliki Visi dan Misi ad di Web atau di AD/ART

2 2. Memiliki Tujuan 1 Istilah sema baru 1 tahun terakhir 3. Memiliki Rencana strategis 1 A Administrasi Kegiatan Unit. Memiliki database profil anggota/pengurus tetap dan tidak tetap 5. Memiliki database keterlibatan unit dalam kegiatan akademik/sosial/ budaya/agama/teknologi/seni/olahraga yang relevan 6. Memiliki rekaman/bukti prestasi unit pada tingkat nasional 1 Tidak ada prestasi 7. Memiliki rekaman/bukti prestasi unit pada tingkat internasional 1 B Pengelolaan Lembaga 8. Memiliki struktur organisasi yang jelas 9. Struktur organisasi menjelaskan kewenangan dan tanggungjawab dengan jelas 10. Memiliki pemahaman sistem pengelolaan keuangan yang akuntabel dan transparan anggaran sebesar 13jt

3 11. Memiliki dokumen yang menjelaskan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan lembaga 12. Mensosialisasikan setiap hasil kegiatan melalui website atau media sosial resmi C Evaluasi Kegiatan 13. Melakukan evaluasi setiap kegiatan selesai dilaksanakan 1. Melakukan evaluasi reguler setiap semester 15. Memiliki sistem reward dan punishment 16. Melakukan survei kepuasan (mahasiswa, pengguna, stakeholders) Ada 17. Memiliki sistem pembinaan/ pendampingan terhadap anggota Memiliki rencana pengembangan kegiatan unit D Sarana Prasarana 19. Memiliki kantor terpisah dengan unit lain

4 20. Memiliki sistem pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor 21. Memiliki peralatan yang sesuai dengan kegiatan unit dan tercatat 22. Memiliki sistem pemeliharaan inventaris kantor 23. Memiliki akses teknologi informasi (wifi, etc) 1 Sulit karena dipojokan E 2. Memiliki website yang terintegrasi dengan website UIN 2 Kerjasama Lembaga 25. Memiliki jejaring kerjasama pada tingkat nasional 1 Sudah punya domain di FITK tetapi ternyata isinya psikologi (semafitk.blogspot.com) aggota Forum lembagan legslatif indonesia 26. Memiliki jejaring kerjasama pada tingkat internasional Menindaklanjuti MOU tingkat universitas 28. Memiliki laporan hasil kerjasama 1 1

5 29. Melibatkan stakeholders dalam pengelolaan lembaga 1 F SDM 30. Memiliki kompetensi sesuai dengan core business unit Memiliki sistem rekrutmen anggota/pengurus yang jelas 32. Memiliki sistem kaderisasi 33. Memiliki sistem retensi anggota/pengurus 3. Memiliki sistem pengembangan SDM

6 RINGKASAN TEMUAN AUDIT Auditi Tipe Audit Standar Nama UKM/BEMF: SEMA-FITK Audit Kepatuhan Kemahasiswaan Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit Ruang UKM (SEMA-FITK) Nama : DWI RATNASARI Jabatan : Ketua SEMA FITK No. HP : Administrasi kegiatan, pengelolaan, evaluasi, sarana prasarana, kerjasama 1 Desember 2015 Wakil Auditi Auditor I Auditor II Edi Sanjaya, M.Si Ramdani Miftah, M.Pd No Temuan Deskripsi Temuan Kategori Temuan (Sesuai/Tidak Sesuai/Observasi) 1 Tidak memiliki tujuan dan renstra SEMA-FITK Tidak Sesuai 2 Tidak memiliki sistem pembinaan terhadap anggota Tidak Sesuai 3 Tidak memiliki akses WIFI yang baik Observasi

7 Belum memiliki WEB yang terintegrasi dengan WEB UIN Observasi 5 Belum ada kerjasama baik tingkat nasional maupun internasional Observasi 6 Belum memiliki komptensi yang sesuai dengan core busines unit Tidak Sesuai temuan IX 10 temuan X Ciputat, 20 November 2015 Pimpinan Auditi Auditor 1 Nama: DWI RATNASARI Nama Edi Sanjaya, M.Si

8 Tanda Tangan: Tanda Tangan:

9 DESKRIPSI TEMUAN AUDIT Auditi Tipe Audit Standar Nama UKM/BEMF: SEMA-FITK Audit Kepatuhan Kemahasiswaan Masa audit Tanggal Audit Auditor I 2 Minggu 1 Desember 2015 Edi Sanjaya, M.Si Nomor urut temuan Kategori Temuan Auditor II 1 Observasi Ramdani Miftah, M.Pd Deskripsi Kondisi Tidak memiliki tujuan dan renstra SEMA-FITK Kriteria/Persyarata n 1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. SK Menteri Agama RI No. 1 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Laksana UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. SK Menteri Agama RI No. 77 Tahun 2003 tentang Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta;

10 5. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/253/2007 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi Agama Islam; 6. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/255/2007 tentang Tata Tertib Mahasiswa Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. SK Rektor Tahun 2015 tentang Kode Etik Mahasiswa 8. SOP Layanan Pengajuan Proposal/Sponsorship Ke Instansi Luar Kampus Un.01-B.I-KHMS-SUB.KES.MHS-SOP-006 Akar Penyebab 9. SOP Layanan Permohonan Dan Pencairan Dana Lembaga Kemahasiswaan Un.01-B.I-KHMS-SUB.KES.MHS-SOP-007 Program hanya dibuat hanya satu tahun melanjutkan program dari pengurus sebelumnya. Akibat Belum memiliki Tujuan dan Renstra Rekomendasi Segera mendiskusikan tujuan dan renstra SEMA FITK beserta semua pengurus dan Pimpinan terkait Tanggapan Auditi Akan segera menindaklanjuti

11 Rencana Perbaikan Tahun 2016 Jadwal Penyelesaian Tahun 2016 Penanggung Jawab DWI RATNASARI Pimpinan Auditi Nama DWI RATNASARI Nama Auditor 1: Edi Sanjaya, M.Si Auditror Tanda Tangan Tanda Tangan Auditor 2 : Ramdani Miftah, M.Pd Tanda tangan Direview oleh : Salamah Agung

12 DESKRIPSI TEMUAN AUDIT Auditi Tipe Audit Standar Nama UKM/BEMF: SEMA-FITK Audit Kepatuhan Kemahasiswaan Masa audit Tanggal Audit Auditor I 2 Minggu 1 Desember 2015 Edi Sanjaya, M.Si Nomor urut temuan Kategori Temuan Auditor II 2 Tidak Sesuai Ramdani Miftah, M.Pd Deskripsi Kondisi Tidak memiliki sistem pembinaan terhadap anggota Kriteria/Persyarata n 1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. SK Menteri Agama RI No. 1 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Laksana UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. SK Menteri Agama RI No. 77 Tahun 2003 tentang Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta;

13 5. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/253/2007 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi Agama Islam; 6. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/255/2007 tentang Tata Tertib Mahasiswa Perguruan Tinggi Agama Islam; 7. SK Rektor Tahun 2015 tentang Kode Etik Mahasiswa 8. SOP Layanan Pengajuan Proposal/Sponsorship Ke Instansi Luar Kampus Un.01-B.I-KHMS-SUB.KES.MHS-SOP-006 Akar Penyebab 9. SOP Layanan Permohonan Dan Pencairan Dana Lembaga Kemahasiswaan Un.01-B.I-KHMS-SUB.KES.MHS-SOP-007 Tidak ada jadwal pelatihan atau study banding ke SEMA Fakultas di Universitas lain,,,kalaupun ada masih ikut dengan kegiatan SEMA Universitas Akibat Kompetensi dan kreatifitas anggota belum bisa dioptimalkan Rekomendasi Segera membuat program untuk melakukan pelatiha atau study banding ke Universitas lain Tanggapan Auditi Akan segera menindaklanjuti

14 Rencana Perbaikan Tahun 2016 Jadwal Penyelesaian Tahun 2016 Penanggung Jawab DWI RATNASARI Pimpinan Auditi Nama DWI RATNASARI Nama Auditor 1: Edi Sanjaya, M.Si Auditror Tanda Tangan Tanda Tangan Auditor 2 : Ramdani Miftah, M.Pd Tanda tangan Direview oleh : Salamah Agung

15