Yogyakarta, Wakil Rektor I, Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D. NIP

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan pada Allah Swt., yang telah melimpahkan nikmat dan karunia-nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Pengelolaan Produk Hukum dan Arsip Universitas Negeri Yogyakarta ini dapat diselesaikan penyusunannya. Buku Panduan ini dimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuan dan petunjuk teknis bagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya, sehingga dapat memudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya. Pengembangan sistem informasi di Universitas Negeri Yogyakarta dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan manajemen dan tuntutan pengembangan di era keterbukaan informasi dan perkembangan teknologi yang semakin kompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyak kekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat kami harapkan. Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinya dalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi dan akademik di Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta, Wakil Rektor I, Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D. NIP i

3 DAFTAR ISI Halaman Sampul Pengantar... i Daftar Isi.... ii Daftar Gambar... iv I. Pendahuluan... 1 II. Cara Pengoperasian 1. Level Umum/Publik Halaman utama Level Admin Kumtala a. Halaman Utama Admin Kumtala... 5 b. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama... 5 c. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah)... 6 d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah)... 7 e. Halaman Master Jenis Arsip (tambah, hapus dan ubah)... 7 f. Halaman Master edit manual/bantuan front user... 8 g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit... 9 h. Halaman Inbox Tembusan... 9 i. j. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran Halaman Angket Kepuasan Master Kategori k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub l. Halaman Angket m. Halaman Pengisian Angket Kepuasan n. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum. 12 o. Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi p. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi q. Halaman Upload Surat Asli/Disposisi r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum s. Halaman Contoh Hasil Pencarian Produk Hukum t. Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum, dengan klik act. u. Dokumen v. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK ii

4 w. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan x. Hak Aksesnya y. Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen z. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode aa. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja bb. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan cc. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan dd. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan ee. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ff. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download gg. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download hh. Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip Level Admin Unit Kerja a. Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja b. Halaman Profil User c. Halaman Edit Profil User d. Halaman Pencarian Proses Produk Hukum yang Diajukan e. Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum f. Halaman Detail Proses Produk Hukum g. Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran h. Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim i. j. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori k. Halaman Angket Kepuasan l. Halaman Pengisian Angket Kepuasan m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya n. Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload o. Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain yang menjadi hak aksesnya p. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan unit q. r. s. t. kerja per periode Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip Halaman Detail Download iii

5 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 : Halaman Utama... 3 Gambar 3 : Halaman Bantuan... 4 Gambar 2 Gambar 4 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7 Gambar 8 Gambar 9 : Halaman Pencarian... 3 : Halaman Info Aplikasi... 4 : Halaman Statistik... 4 : Halaman Hari... 5 : Halaman Utama Admin Kumtala... 5 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama : Halaman Master Unit Kerja... 6 Gambar 10 : Halaman Master Manajemen User... 7 Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsip... 8 Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user... 8 Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unit... 9 Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan... 9 Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran Gambar 16 : Halaman Master Kategori Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategori Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisi Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisi Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukum Gambar 25 : Halaman Hasil Pencarian Judul Produk Hukum Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen Gambar 29 : Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar periode tertentu iv

6 Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan berdasar tahun Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat KeputusanPeriode Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip Gambar 39 : Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja Gambar 40 : Halaman Profil User Gambar 41 : Halaman Edit Profil User Gambar 42 : Halaman Pencarian Proses Produk Hukum Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukum Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim Gambar 47 : Halaman Master Kategori Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasan Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen Gambar 52 : Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload Gambar 53 : Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Unit Kerja berdasar periode tertentu Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip Gambar 58 : Halaman Detail Download v

7 PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI PENGELOLAAN PRODUK HUKUM KUMTALA V.01 I. Pendahuluan Aplikasi Pengelolaan Produk Hukum dan Pengelolaan arsip di Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana meliputi : A. Pencatatan proses pembuatan produk hukum, yang berguna bagi bagian kumtala maupun unit kerja pemohon/pengusul untuk mempermudah pelacakan/ mengetahui sudah sampai sejauh mana proses pengajuan produk hukum (penelusuran). B. Pengiriman Lampiran Surat Tembusan Pengajuan Produk Hukum ke Kumtala, sehingga mempercepat proses pembuatan produk hokum sebelum Surat Asli C. sampai ke Kumtala. Pengelolaan arsip/dokumen. Semua unit kerja bisa memanfaatkan fitur ini dalam pengelolaan arsip di unit kerja dan bisa mengatur hak aksesnya. Hak akses diatur sebagai berikut : Umum, Semua orang bisa akses kases (melalui login) Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih D. Kuisioner Kepuasan Pelayanan antar unit kerja di lingkungan UNY, dengan pengaturan sebagai berikut : Semua unit kerja bisa mengatur sendiri kategori dan sub kategori yang akan dinilai di unitnya bulan Satu unit kerja hanya bisa menilai unit kerja yang sama satu kali dalam satu Ada laporan skor hasil kuisioner Ada laporan kritik dan saran yang masuk E. Pengembangan sesuai kebutuhan. 1

8 Adapun pembagian pengguna aplikasi ini berdasarkan level user, terdiri dari 3 (tiga) tingkatan, yaitu : 1. Level Umum/Publik, semua orang bisa akses asal terkoneksi dengan internet. a. Akses/download dokumen/arsip yang mempunyai hak akses umum. b. Informasi lainnya 2. Level Admin Unit kerja (dengan kewenangan terbatas) a. Melacak proses pembuatan Produk Hukum b. Mengirim surat tembusan ke kumtala c. Mengisi kuisioner dan kritik saran ke unit kerja di lingkungan UNY d. Mengatur kategori dan subkategori yang akan dinilai di unit kerjanya e. Download SK yang pernah diajukan f. Download surat asli g. Download dokumen/arsip yang menjadi hak aksesnya h. Upload dokumen/arsip dan mengatur hak aksesnya. i. Laporan skor hasil kuisioner j. Laporan daftar kritik dan saran yang masuk ke unitnya k. Laporan daftar SK yang pernah diajukannya berdasarkan periode tertentu l. Melihat statistic upload/download dokumen/arsip yang diupload. 3. Level Admin Kumtala (dengan kewenangan penuh) a. Pengelolaan user b. Pengelolaan master aplikasi c. Transaksi proses pembuatan Produk Hukum d. Pengelolaan Kuisioner e. Pengelolaan laporan-laporan proses pembuatan produk hukum f. Laporan-laporan hasil kuisioner g. Data statistik II. h. Semua kewenangan lainnya. Cara Pengoperasian Untuk lebih mudah penggunaan, dibawah ini adalah screenshot dan penjelasan aplikasi dimaksud berdasarkan level pengguna. 2

9 1. Level Umum/Publik Halaman utama Gambar 1 : Halaman Utama Pada halaman utama ini meliputi informasi : Menu sebelah kiri : o Daftar produk hukum o Pintu login o Kalender Menu sebelah kanan o Pencarian Produk Hukum yang mempunyai hak akses umum Kategori/jenis arsip/jenis dokumen Deskripsi arsip/dokumen yang dicari, tidak harus lengkap dan bisa hanya sebagian teks Berdasarkan bulan dan tahun arsip (tidak harus diisi) Gambar 2 : Halaman Pencarian 3

10 o Cara cari, berisi tata cara pencarian produk hukum Gambar 3 : Halaman Bantuan o Seputar Aplikasi Gambar 4 : Halaman Info Aplikasi o Statistik dokumen keseluruhan (termasuk yang mempunyai hak akses privat) Gambar 5 : Halaman Statistik 4 4

11 o Hari Libur, menampilkan data hari libur dan cuti bersama Gambar 6 : Halaman Hari Libur 2. Level Admin Kumtala a. Halaman Utama Admin Kumtala Adalah halaman utama yang muncul saat admin kumtala melakukan login. Gambar 7 : Halaman Utama Admin Kumtala b. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Halaman ini bermanfaat untuk melakukan penambahan/penghapusan dan perubahan hali libur dan atau cuti bersama. Tujuan memasukkan hari libur nasional dan cuti bersama adalah untuk pengurang lamanya proses pembuatan produk hukum di Sub Bagian Kumtala. 5

12 Gambar 8 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasio nal dan Cuti Bersama c. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : Tambah Unit, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombol simpan tekan tombol ubah Ubah Unit, k lik gambar ubah (bagian kiri), ketik peru bahannya dan Hapus Unit, klik gambar silang pesan tekan Cancel Gambar 9 : Halaman Master Unit Kerja 6 (bagiankanan), kemu dian muncul kalau yakin tekan O K, kalau tidak

13 d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : Tambah User, langsung ketik biodata user dari baris atas dan tekan tombol simpan tekan tombol ubah Ubah User, klik gambar ubah (bagian kiri), ketik peru bahannya dan Hapus User, klik gambar silang pesan tekan Cancel (bagiankanan), kemuudian muncul kalau yakin tekan O K, kalau tidak Gambar 10 : Halaman Master Manajemen User e. Halaman Master Jen is Arsip (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian: Tambah Jenis Arsip, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombol simpan dan tekan tom bol ubah Ubah Jenis A rsip, klik gambar ubah (bagian kiri), ketik perubahannya Hapus Jenis Arsip, klik gambar silang muncul pesan tekan Cancel (bagiankana n), kemudian kalau yakin tekan OK, kalau tidak 7

14 Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsip f. Halaman Master edit manual/bantuan front user Cara pengoperasian : Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi Tekan tombol simpan Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user 8

15 g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit Cara pengoperasian : Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi Tekan tombol simpan Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unit h. Halaman Inbox Tembusan Cara pengoperasian : Gambar Gambar, tembusan belum dibuka, tembusan sudah dibuka Buka tembusan tinggal klik gambar atau gambar Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan 9

16 i. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran Cara pengoperasian : Klik gambar atau gambar untuk membuka tembusan Setelah terbuka, download file tembusan dengan meng-klik link download yang tertera. Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran j. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angket kepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan SK di Kumtala? Gambar 16 : Halaman Master Kategori 10

17 k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategori yang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan SK di Kumtala?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5 Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategori l. Halaman Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerja lainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan 11 11

18 m. Halaman Pengisian Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isian kritik dan saran Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepasan n. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum Cara pengoperasian : Masukkan no. agenda atau nota atau kalau tidak ada bisa pakai no. surat gambar tanggal dan tinggal pilih tanggalnya. digunakan untuk mempermudah pencarian) Isi tanggal agenda, sesuai yang di agenda surat,dengan cara meng-klik Isi Perihal surat (kalau permohonan SK, tulis SK tentang apa, nantinya Pilih jumlah judul SK yang diminta sejumlah yang dipilih. tanggal dan tinggal pilih tanggalnya. Dari jumlah judul SK yang diminta, maka di bawahnya ada isian judul SK Isi tanggal surat, sesuai yang di surat,dengan cara meng-klik gambar Isi nomor surat, sesuai yang di surat aslinya. Isi alamat tujuan surat, Isi jumlah lamp. surat, sesuai yang di surat aslinya. Isi nomor/nama rak tempat penyimpanan Upload file dari surat asli yang sudah discan 12

19 Tekan tombol simpan Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisi o. Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi Cara pengoperasian : Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan perihal atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan tanggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan tahun surat kalau kosong berarti semua akan ditampilkan Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, Klik proses 13

20 Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi p. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi Cara pengoperasian : Dari hasil pe ncarian,muncul daftar file yang dicari. Hapus file S urat Asli/Disposisi, klik gambar silang dikolom del), kemudian muncul pesan yakin tekan O K, kalau tidak tekan Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisi q. Halaman Upload Surat Asli/Disposisi Halaman ini berfungsi untuk upload surat asli/disposisi Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi 14 (bagian kanan kalau Cancel

21 r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum Cara pengoperasian : Masukkan no. agenda ataukosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ju dul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diing at) Masukkan ta nggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ta hun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang di ingat) kalau kosong berar ti semua akan ditampilkan Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci, Klik proses Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukum s. Halaman Contoh Ha sil Pencarian Produk Hukum Cara pengoperasian : Dari hasil pencarian muncul daftar proses Produk Hukum ya ng dicari. Untuk merub ah proses Produk Hukum tinggal klik gam bar pada kolom act. 15

22 Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum t. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK Cara pengoperasian : Masukkan No. SK, untuk pemberian No. SK Perbaikan atau kosongkan untuk penomoran SK baru. yang sudah digunakan. Masukkan bulan dan tahun untuk memudahkan melihat urutan nomor Klik proses Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK 16

23 u. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. Cara pengoperasian : Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan Tulis deskripsi arsip yang disimpan Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.uu dll.) dokumen/arsip dll) Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar sesuai yang tertera di Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintah Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.) Masukkan nomor/nama rak penyimpanan Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan : o Umum, Semua orang bisa akses o Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa kases (melalui login) o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah o Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih Masukkan file dengan mengklik browse Klik tombol upload Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen 17

24 v. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK All untuk periode tertentu. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan) Klik lihat, Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak. Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar periode tertentu w. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK Unit Kerja. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan unit kerja, periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan) Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak. 18

25 Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasar Unit Kerja tertentu x. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih Rekap SK Bulan. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun SK Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak. Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan berdasar tahun 19

26 y. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik pilih Rekap Lama Proses SK Selanjutnya muncul jendela baru, dan pilih periode yang diinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahun akhir yang diinginkan) Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan Periode z. Halaman Laporan pengoperasian : Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Cara Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angket kuisioner Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan 20

27 aa. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik & saran. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran bb. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Unit Kerja Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download cc. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Jenis Arsip Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya 21

28 Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download dd. Halaman Pelacakan pengoperasian : Detail Download Dari menu sebelah kiri klik Downloader downloadernya. Selanjutnya muncul pilihan arsip yang Dokumen/Arsip akan dilihat Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses. Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download. Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip 22 Cara detail

29 3. Level Admin Unit Kerja a.halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja Gambar 39: Halaman M enu dan Bantuan Unit Kerja b. Halaman Profil User Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik manajemen user Selanjutnya muncul biodata user. Klik gambar diubah) untuk merubah profil (khusus user nam e tidak bisa 23

30 Gambar 40 : Halaman P rofil User c. Halaman Edit Profil User Cara pengoperasian : Setelah klik g ambar muncul isian form edit user Setelah diubah sesuai kebutuhan, selanjutnya klik tombol edit Gambar 41 : Halaman Edit Profil User 24

31 d. Halaman Pencarian roses Produk Hukum yang Diajukan Cara pengoperasian: Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ju dul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) diingat) Masukkan tanggal dan tahun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang Klik proses Gambar 42 : Halam an Pencarian Proses Produk Hukum e. Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum Cara pengoperasian : Proses pemb atan produk hukum bisa dilihat dari tanggal ya ng tampil Untuk meliha t detail, klik gambar 25

32 Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum f. Halaman Detail Proses Produk Hukum Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukum g. Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran Cara pengoperasian : Masukkan perihal tembusan Masukkan nomor surat tembusan Masukkan tanggal surat dengan klik gambar Ambil file lampiran surat (apabila lebih dari 1 file,kompres dengan zip atau rar. 26

33 Isikan isi surat atau tinggal copy paste dari surat tembusan. Klik simpan Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran h. Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim Cara pengoperasian : Klik daftar tembusan Gambar, tembusan belum dibuka Gambar, tembusan sudah dibuka Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim 27

34 i. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angket kepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan Surat di TU dan Kearsipan? Gambar 47 : Halaman Master Kategori j. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori Halaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategori yang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan Surat di TU dan Kearsipan?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5 Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori 28

35 k. Halaman Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerja lainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasan l. Halaman Pengisian Angket Kepuasan Halaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isian kritik dan saran Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan 29 31

36 m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. Cara pengoperasian : Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan Tulis deskripsi arsip yang disimpan Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.uu dll.) dokumen/arsip dll) Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar sesuai yang tertera di Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintah Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.) Masukkan nomor/nama rak penyimpanan Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan : o Umum, Semua orang bisa akses o Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisa kases (melalui login) o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah o Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih Masukkan file dengan mengklik browse Klik tombol upload Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen 30

37 Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Unit Kerja berdasar periode tertentu n. Halaman Laporan pengoperasian : Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Cara Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angket kuisioner Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan o. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik & saran. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran 31

38 p. Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip Unit Kerja Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik statistik Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip q. Halaman Detail Download, untuk mengetahui waktu dan siapa saja yang sudah download arsip yang diupload Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Downloader downloadernya. Selanjutnya muncul pilihan arsip yang akan dilihat Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses. Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download. 32 detail

39 Gambar 58 : Halaman Detail Download 36 33

40 34