BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN. tekad untuk menumbuhkan ekonomi jutaan rakyat Indonesia sehingga memiliki

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Umum Bank BTPN Syariah adalah bank umum syariah ke 12 di Indonesia, memiliki tekad untuk menumbuhkan ekonomi jutaan rakyat Indonesia sehingga memiliki kehidupan yang lebih baik, konsisten dalam berkomitmen mensejahterakan berjuta rakyat Indonesia. Pada tahun 2015, BTPN Syariah melanjutkan strateginya untuk memberdayakan komunitas keluarga Pra-sejahtera dan cukup sejahtera Pada saat ini BTPN Syariah cabang Pontianak timur masih menggunakan pembukuan dana kas kecilnya yang di catat melalu media kertas, sehingga pada pencatatan manual ini memungkinkan sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan kehilangan bon. Di zaman perkembangan teknologi yang sudah berkembang ini kita bisa memanfaatkan nya dengan mengenunakan media komputer dan media scanner, sesuai dengan masalah yang sering terjadi pada pembukuan kas kecil pada bank btpn syariah ini, penulis dapat memberikan sebuah solusi untuk pembukuan kas kecil pada bank btpn syariah ini. Solusi yang penulis tawarkan adalah dengan merubah pencatatan kas kecil bank btpn syariah dari media kertas ke media komputer di sini penulis memberikan suatu rancangan program dari pembukuan kas kecil ini secara terkomputerisasi, sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam pencatatan kas kecil ini, dan untuk permasalaahan yang terjadi pada bon, penulis dapat memberikan sebuah solusi untuk mengalih media kan bon yang awal berbentuk fisik ke bentuk digital yang 23

2 24 kemudian disimpan di dalam database dengan aman, agar suatu hari jika di perlukan maka data bon tersebut dapat di ambil lagi di dalam database tersebut. 3.2.Tinjauan Perusahaan Tinjauan Perusahaan Bank BTPN Syariah, dengan ini menjelaskan sejarah berdirinya BTPN Syariah Dan juga struktur organisasi yang ada di instansi tersebut Sejarah Perusahaan BTPN Syariah lahir dari perpaduan dua kekuatan yaitu, PT Bank Sahabat Purbadanarta dan Unit Usaha Syariah BTPN. Bank Sahabat Purbadanarta yang berdiri sejak Maret 1991 di Semarang, merupakan bank umum non devisa yang 70% sahamnya diakusisi oleh PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional, Tbk (BTPN), pada 20 Januari 2014, dan kemudian dikonversi menjadi BTPN Syariah berdasarkan Surat Keputusan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) tanggal 22 Mei Unit Usaha Syariah BTPN yang difokuskan melayani dan memberdayakan keluarga pra sejahtera di seluruh Indonesia adalah salah satu segmen bisnis di PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk sejak Maret 2008, kemudian di spin off dan bergabung ke BTPN Syariah pada Juli Visi Menjadi Bank Syariah Terbaik, untuk Keuangan Inklusif, Mengubah Hidup Berjuta Rakyat Indonesia 2.Misi Bersama Kita Ciptakan Kesempatan Tumbuh dan Hidup yang Lebih Berarti.

3 25 Pada tahun 2015, BTPN Syariah melanjutkan strateginya untuk memberdayakan komunitas keluarga pra-sejahtera, dengan cara memberikan program yang terintegrasi antara program pembiayaan dan tabungan dengan program pemberdayaan. Berkat program ini, BTPN Syariah berhasil memberikan lebih banyak kesempatan kepada kelompok nasabah pra-sejahtera untuk mendapatkan akses pasar dan dukungan berupa latihan berusaha bersama dengan layanan pembiayaan dan tabungan perbankan. BTPN Syariah menawarkan Program Pembiayaan Paket Masa Depan Program ini bertujuan membangun empat perilaku unggul, yakni: Berani Berusaha, Disiplin, Kerja Keras dan Saling Bantu (BDKS). Program Pemberdayaan ini menjadi salah satu keunikan BTPN Syariah agar dapat mencapai visi nya untuk Menjadi Bank Syariah terbaik, untuk keuangan inklusif, mengubah hidup berjuta rakyat Indonesia. Program pemberdayaan Daya adalah wujud konkrit BTPN Syariah dalam melaksanakan tanggung jawab sosial perusahaan. Salah satu yang tercakup dalam program Daya adalah program edukasi literasi keuangan yang mensosialisasikan berbagai jasa keuangan umum kepada nasabah berupa informasi produk pembiayaan dan tabungan serta pelatihan dasar keuangan yang sederhana. Keunikan strategi bisnis BTPN Syariah telah terbukti meningkatkan kesejahteraan segmen pra-sejahtera. Bank BTPN Syariah sadar ini memerlukan komitmen kuat karena membutuhkan standarisasi untuk mencapai cakupan yang luas, tapi juga dilakukan bersama dengan pendekatan yang cukup spesifik.

4 26 Memang upaya peningkatan kesejahteraan masyarakat yang bersifat masal ini memerlukan waktu yang cukup panjang dan membutuhkan pendekatan individu yang harus diterapkan bertahap dimulai dengan pendekatan kelompok-kelompok kecil hingga menjadi pendekatan komunitas. Dengan demikian peningkatan kesejahteraan dari kelompok masyarakat nasabah BTPN Syariah dapat tercapai dengan baik, yang nanti akan tercermin dari perubahan perilaku baik juga. Sebagai bentuk pelaksanaan tanggung jawab sosial perusahaan Bank BTPN Syariah terus menjalankan program binaan Daya bersama dengan layanan pembiayaan dan tabungan untuk nasabah, yang saat ini kebanyakan berada di segmen masyarakat berpenghasilan rendah atau pra-sejahtera. Program binaan Daya dari BTPN Syariah terus berlanjut dan akan terus dikembangkan. Program ini meliputi pelatihan keuangan sederhana serta program binaan agar terbentuk empat perilaku yang mendukung keberhasilan usaha, yaitu Berani Berusaha, Disiplin, Kerja Keras dan Saling Bantu (BDKS). Bank BTPN Syariah Memiliki keunikian dan keunggulan sendiri dibanding Bank Konvensional atau Bank Syariah lainya berikut keunggulan dan keunikan Bank BTPN Syariah antara lain 1. Satu-satunya bank syariah di Indonesia yang focus melayani segmen keluarga pra-sejahtera produktif (financial inclusion). 2. Satu-satunya bank yang memprioritaskan pada pemberdayaan wanita. 3. Satu-satunya bank yang lebih dari 90% karyawannya adalah perempuan.

5 27 4. Satu-satunya bank yang memberikan kesempatan kepada ribuan tamatan SMA untuk membangun karir di bank. Bank yang mampu melahirkan generasi bangsa baru yang melayani golongan pra-sejahtera produktif Agar usaha-usaha dan kegiatan berjalan dengan lancar maka seluruh pegawai Bank BTPN Syariah harus memiliki PRISMA Yaitu Profesional, Integritas, Saling Menghargai Dan Kerjasama. 1.Profesional Diwujudkan dengan cara meningkatkan keahlian sesuai profesi kita. Perilaku yang diharapkan muncul adalah seluruh karyawan berkeinginan kuat untuk mengembangkan diri ke arah yang lebih baik, mematuhi kode etik perusahaan, tidak bekerja berdasar imbalan, menyelesaikan tugas dengan baik sesuai target. 2.Integritas Identik dengan citra positif seseorang, menyangkut komitmen, kejujuran, dan keadilan. Perilaku yang diharapkan muncul adalah jujur, bertindak sesuai norma, dan tidak mengingkari janji. 3.Saling Menghargai Bersikap hormat, menghargai pendapat, dan kontribusi rekan kerja yang lain sesuai dengan tugas, tanggung jawab, dan kompetensinya.perilaku yang diharapkan muncul adalah bisa mendengarkan pendapat dan menghargai hasil karya orang lain.

6 Struktur Organisasi dan Fungsi Berikut pada gambar III.6 penulis tampilkan struktur organsisasi dan fungsi dari Bank BTPN Syariah Cabang Pontianak Timur Approvol Center Branch Operation Branch Manager Branch Operation Pembina MMS WMS Coordinator Manager Sentra Wakil Manager Sentra Pembina Sentra Sumber :Profil Bank BTPN Syariah 2017 Gambar III.6 Struktur Organisasi Bank BTPN Syariah

7 29 2. Fungsi Fungsi dan tugas setiap bagian di Bank BTPN Syariah di bagi menjadi dua sub bagian yaitu Business dan Operation, bagian Business bertemu langsung kepada nasabah dan bertugas untuk melakukan pencapaian target perusahaan, sedangkan bagian Operation betugas mencatat segala keperluan transaksi dan administrasi kantor. 1. Approvol Center bertugas sebagai Pemimpin utama dalam bisnis yang berperan sangat penting untuk memberikan persetujuan pembiayaan, masukan,pembinaan,dan mengontrol pencapaian target di seluruh wilayah di Indonesia. 2. Branch Manager bertugas Menyusun Rencana Bisnis Bank (RBB),memonitor pencapaian RBB oleh setiap bawahannya, melakukan observasi langsung atas kinerja bawahan dan mengontrol pencapaian target. 3. Pembina MMS bertugas memberikan solusi terhadap semua masalah yang terjadi, memimpin kegiatan pemasaran produk dalam perbankan dan memastikan pencapaian target setiap cabang MMS. 4. Manager Sentra bertugas mengirim rekap nasabah yang akan menjadin calon nasabah membuat plan harian (survey dan monitoring), membuat laporan karyawan. 5. Pembina Sentra bertugas penginputan data nasabah baru, melakukan marketing, memonitor usaha nasabah,dan memastikan pencapaian yang menjadi tangung jawabnya.

8 Proses Bisnis Sistem Berjalan Berikut Penjelasan tentang sistem berjalan kas kecil pada bank BTPN syariah cabang Pontianak Timur. 1. Proses pengajuan dana kas kecil Tahapan ini kantor cabang mendapatkan dari kantor pusat limit biaya rutin wisma (BRW) dapat di cairkan, limit BRW ini akan dicetak oleh manager sentra dan admin kas kecil selanjutnya mengajukan pencairan dana biaya rutin wisma (BRW) kepada teller kantor cabang pembantu (KCP) menyerahkan berkas surat penyerahan pengambilan uang (SPPU) form pencairan dana (FPCD), dan limit biaya rutinitas wisma (RBW) Setelah uang dicairkan, teller KCP menyerahkan uang dan kertas laporan BRW ke admin kas kecil. 2. Proses pegambilan dana kas kecil Pada proses ini pegawai akan menemui admin kas kecil untuk meminta dana kas kecil, admin mencatat jenis pengerluaran dan biaya yang di ajukan oleh pegawai. Setelah itu admin memberikan dana yang di ajukan oleh pegawai. 3. Proses penyerahan bon pengeluaran dana kas kecil Pegawai wajib memberikan bon (tanda terima) kepada admin kas kecil sebagai bukti pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil selanjutnya dicatat ke dalam laporan bulanan kas kecil, Admin kas kecil juga akan mencatat bon kepeluaran kantor. 4. Proses Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan admin kas kecil merekap semua total pengeluaran yang ada pada kas kecil baik pegeluaran kebutuhan pegawai mau pun kebutuhan kantor dan

9 31 membuat pembukuan yang lengkap disertai dengan bukti bon, untuk selanjutnya dikirim kepada kantor cabang pembantu (KCP) BTPN syariah Unified Modelling Language (UML) Dalam merancang Sistem Pembukuan Kas Kecil ini, penulis perlu membuat Suatu UML yang dapat menjelaskan informasi dari sistem yang ada pada Bank Tabungan Pensiun Nasional Cabang Pontianak Timur yang dimana saat ini sistem pembukuan laporan Kas Kecilnya masih menggunakan sistem manual, dengan sistem pencatatan dan penyimpanan menggunakan media berkas. Karena belum tersedianya Rancangan pengelolaan pembukuan kas kecil dari kantor pusat maka Bank Tabungan Pensiun Nasional Cabang Pontianak Timur kantor masih tetap menggunakan sistem manual Activity Diagram Rancangan proses Sistem Berjalan pada pembukuan kas kecil dapat digambarkan sesuai dengan Activity Diagram yang penulis buat sebagai berikut : 1. Activity Diagram Proses Pengajuan Dana Kas Kecil Activity diagram dibawah ini mengambarkan bagaimana pengajuan dana kas kecil beraktifitas sesuai dengan apa yang penulis analisa di Bank BTPN Syariah, berikut penulis tampilkan pada gambar III.7

10 32 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III. 7 Activity Diagram Proses Pengajuan Dana Kas Kecil Bank BTPN Syariah Pontianak

11 33 2. Activity Diagram Proses Pegambilan Dana Kas Kecil Activity diagram dibawah ini mengambarkan bagaimana pengambilan dana kas kecil beraktifitas sesuai dengan apa yang penulis analisa di Bank BTPN Syariah, berikut penulis tampilkan pada gambar III.8 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.8 Activity Diagram Proses Pengambilan Dana Kas Kecil Bank BTPN Syariah Pontianak

12 34 3. Activity Diagram Proses Penyerahan Bon Pengeluaran Dana Kas Kecil Activity diagram dibawah ini mengambarkan bagaimana penyerahan bon pengeluaran dana kas kecil beraktifitas sesuai dengan apa yang penulis analisa di Bank BTPN Syariah, berikut penulis tampilkan pada gambar III.9 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.9 Activity Diagram Proses Penyerahan Bon Pengeluaran Dana Kas Kecil Bank BTPN Syariah Pontianak

13 35 4. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Activity diagram dibawah ini mengambarkan bagaimana pembuatan laporan kas kecil beraktifitas sesuai dengan apa yang penulis analisa di Bank BTPN Syariah, berikut penulis tampilkan pada gambar III.10 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III. 10 Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Bank BTPN Syariah Pontianak 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan adalah suatu pembahasan yang digunakan untuk lebih merincikan dokumen dokumen yang masuk maupun yang keluar agar lebih jelas dan mudah di pahami, berikut penulis tampilkan: Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai Bukti pembukuan yang nantinya akan ditujukan untuk Admin Kas Kecil. dokumen masukkan sebagai berikut: 1.Nama Dokumen : Bukti bon Pembelian

14 36 Fungsi : Sebagai Bukti Pembelian Sumber : Pegawai Tujuan : Admin Kas Keil Frekuensi : Setiap pembelian dengan dana Kas Kecil Media : Kertas Jumlah : Satu lembar 2.Nama Dokumen : Limit Biaya Rutin Wisma (BRW) Fungsi : Sebagai Bukti Pengajuan Dana Kas Kecil Sumber : Admin Kas Kecil Tujuan : Teller Kantor Cabang Pembantu (KCP) Frekuensi : Setiap Pencairan Dana Kas Kecil Media : Kertas Jumlah : Satu lembar 3.Nama Dokumen : Form Laporan Biaya Rutin Wisma (BRW) Fungsi : Sebagai Pencatatan Dana Kas Kecil Sumber : Admin Kas Kecil Tujuan : Teller Kantor Cabang Pembantu (KCP)

15 37 Frekuensi : Setiap Akhir Bulan Media : Kertas Jumlah : Sepuluh lembar Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah semua dokumen yang digunakan sebagai Bukti pembukuan yang nantinya akan ditujukan untuk Kepala kantor Pusat. sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : SPPU (surat penyerahan pengambilan uang) Fungsi : Sebagai Pencairan dana kas kecil Sumber : Admin Kas Kecil Tujuan : Kantor Cabang Pembantu Frekuensi : Setiap pengambilan dana Kas Kecil Media : Kertas Jumlah : Satu lembar 2. Nama Dokumen : FPCD (Form pencairan dana) Fungsi : Sebagai Pencairan dana kas kecil Sumber : Admin Kas Kecil Tujuan : Kantor Cabang Pembantu Frekuensi : Setiap pengambilan dana Kas Kecil

16 38 Media : Kertas Jumlah : Satu lembar 3. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran Kas Kecil Fungsi : Sebagai Bukti Pelaporan pengeluaran kas kecil Sumber : Admin Kas Kecil Tujuan : Kepala Kantor Pusat Frekuensi : Setiap Bulan Media : Kertas Jumlah : Lima Belas Halaman 3.6. Permasalahan Pokok Masalah utama yang sering terjadi pada penggunaan pembukan kas kecil yang masih menggunakan pencatatan secara manual pada bank btpn syariah ini adalah: 1. kesalahan dalam pencatatan kas kecil oleh admin kas kecil sehingga dalam pembukuannya, harus di ulang dari awal sehingga, dapat memakan waktu lama dalam proses pembukuan nya di laporan bulanan. 2. Mudahnya hilang sebuah bon sebagai bukti pengeluaran kas kecil menjadi suatu masalah yang signifikan bagi admin kas kecil, jika suatu bon hilang, dapat dikatakan bahwa kesalahan terjadi oleh pegawai yang mengambil dana kas kecil, sehingga bon berperan penting dalam pencatatan pembukuan dana kas kecil,

17 39 sebagai bukti utama jika dana yang keluar adalah benar sesuai dengan kebutuhan yang di perlukan pegawai dan kantor Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan pokok diatas dapat penulis mengusulkan beberapa alternative pemecahan masalah yaitu: 1. Mengembangkan pencatatan pembukuan kas kecil pada BTPN Syariah dalam bentuk sistem berbasis komputerisasi, dengan harapan dapat mengurangi kesalahan pada pencatatan kas kecil, Aplikasi yang diusulkan berbasis desktop dapat mempercepat proses pengolahan data pembukuan dan proses pembuatan laporan dana kas kecil 2. Pemindahan media kertas menjadi media digital dengan cara scanning data untuk menyimpan dokumen (bon) sehingga permasalahaan akan kehilangan bon dapat di minimalisir dan terorganisasi dengan baik, sehingga tidak membutuhkan media penyimpanan yang luas.