PT. BUMI LAUT SHIPPING

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi sekarang ini sudah pesat sekali, hal ini terlihat dari penggunaan teknologi informasi yang dahulu digunakan hanya pada perusahaanperusahaan besar sekarang penggunaan teknologi informasi sudah digunakan oleh perusahan-perusahaan kecil dan berbagai sektor kegiatan. Teknologi informasi yang terus berkembang akan memberikan dampak suatu perubahan pada sebuah sistem, dimana suatu sistem dapat dijalankan secara cepat dan dapat diperbarui disaat itu juga. Perusahaan-perusahaan yang ingin terus meningkatkan kualitas, juga sudah mulai menerapkan penggunaan teknologi informasi berbasis mobile untuk kelancaran kegiatan di perusahaan tersebut. Sekarang ini, kita sangat mudah menjumpai pengguna telepon pintar atau yang populer disebut dengan smartphone, yang mana dahulu perangkat tersebut hanya dimiliki oleh kalangan tertentu, dikarenakan harganya yang terlampau mahal. Banyaknya smartphone tersebut, tak lepas dari makin populernya sistem operasi android. Sistem operasi android, adalah jenis sistem operasi yang tak berbayar serta terbuka, dimana ini sangat menguntungkan bagi produsen smartphone dan pengembang aplikasi. Dari kelebihan-kelebihan sistem operasi android tersebut, tak dipungkiri makin banyaknya pengguna smartphone, karena harga smartphone yang terjangkau dan sistem operasi android yang memiliki ekosistem yang luas. Bumi Laut Shipping merupakan perusahaan yang berkantor pusat di Jakarta yang telah berpengalaman dan menjadi salah satu perusahaan pelayaran tertua di Indonesia. Adapun operasi kerja dari perusahaan ini yaitu pelayanan pengiriman, logistik, transportasi, infrastruktur, pertanian dan industri berbasis sumber daya. Bumi Laut Shipping merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pelayaran dan logistik, yang telah lahir sejak tahun 1922 di Indonesia, tepatnya di Belawan, Sumatera Utara. Hingga sekarang Bumi Laut Shipping memiliki cabang diberbagai penjuru Indonesia, antara lain, Tanjung Priok, Surabaya, Medan, Belawan, Padang, Palembang, Semarang, Bandung, Panjang, Batam dan Makassar. 1

2 2 Finance Account Receivable yang dapat disebut FAR adalah divisi kerja dalam kaitannya penagihan kepada pelanggan yang memiliki fasilitas pembayaran secara tunai maupun kredit, yang mana bertugas untuk memastikan piutang tersebut terselesaikan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Dan juga memastikan piutangpiutang tersebut dapat termonitor dengan baik, untuk mencegah terjadinya gagal bayar yang disebabkan dari berbagai hal seperti kurangannya koordinasi internal maupun faktor ekternal yang bersumber dari pelanggan. Cara kerja divisi FAR adalah dengan menerima lembar daily collection yang telah diterbitkan oleh Finance Manager, dimana dilembar laporan yang berbentuk form daftar piutang tersebut didistribusikan oleh Collector Manager ke setiap anggota atau Collector. Setiap Collector diharuskan mengisi kolom yang telah disediakan dengan mencatat berbagai informasi aktifitas tentang daily collection. Kemudian diberikan kepada Collector Manager untuk diketahui dan dilaporkan ke Finance Manager. Permasalahan yang timbul adalah, terkadang Collector yang bertugas lupa membawa daftar piutang tersebut, terselip dikarenakan terlalu banyak dokumen, tulisan tangan yang terkadang sulit dibaca dan permasalahan yang lain adalah ketika Collector Manager, Finance Manager maupun pihak lain yang memiliki otoritas memerlukan laporan tersebut segera mungkin, tapi harus menunggu Collector kembali ke kantor untuk memberikan laporan tersebut, karena pada dasarnya semua transaksi penagihan baru akan diproses di hari berikutnya. Dari permasalahan tersebut diatas, maka akan dibuat analisa dan perancangan dengan menggunakan sistem operasi android sebagai basisnya dan smartphone sebagai medianya. Dan diharapkan permasalahan-permasalahan tersebut dapat diatasi dengan baik, serta meningkatkan tingkat efisiensi waktu dan juga dapat memonitor aktivitas dari daily collection dengan baik bagi pihak yang berkepentingan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka diambil judul Analisa dan Perancangan Sistem Monitoring Daily Collection Piutang Berbasis Android di PT. BUMI LAUT SHIPPING

3 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang, dapat dirumuskan permasalahan yang dapat diuraikan yaitu : 1. Bagaimana mengganti peran berkas penagihan yang terkadang lupa dibawa oleh Collector menjadi sistem yang dapat diakses secara mobile? 2. Bagaimana pihak yang berkepentingan dapat menerima informasi penagihan penagihan tanpa harus menunggu pengumpulan berkas terlebih dahulu oleh Collector? 1.3. Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam analisa dan perancangan ini yaitu: 1. Menampilkan daftar piutang pelanggan, mulai dari total piutang, pembayaran yang telah dilakukan serta sisa piutang pelanggan yang terdapat di divisi FAR. 2. Mengisi aktivitas dari daily collection, seperti mengisi daftar piutang, persetujuan atas data collection, verifikasi pembayaran serta approval daftar piutang Tujuan Tujuan dalam analisa dan perancangan ini yaitu: 1. Agar dapat mengurangi ketergantungan terhadap penggunaan media kertas, yang mana media kertas memiliki banyak kekurangan seperti yang telah diajabarkan sebelumnya. 2. Agar laporan tentang aktivitas daily collection dapat diterima lebih baik dan lebih cepat Manfaat Penelitian Manfaat penelitian adalah : Bagi Penulis a. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh pada waktu perkuliahan. b. Melatih kerja dan mengamati teknik-teknik yang diterapkan di lapangan dalam bidang sistem informasi.

4 Bagi Instansi a. Divisi FAR dapat meminimalisir kesalahan seperti lupa membawa daftar piutang pelanggan dan juga laporan piutang dapat dibaca dengan baik. b. Divisi FAR dapat meminimilasir kesalahan seperti terselipnya daftar piutang pelanggan, karena banyaknya dokumen yang dibawa. c. Collector Manager, Finance Manager dan juga pihak yang berkepentingan akan lebih cepat memperoleh laporan daily collection, karena laporan tersebut dapat diperoleh langsung dari perangkat mobile smartphone. d. Divisi FAR dapat melihat daftar piutang pelanggan dimanapun dan kapanpun ketika melakukan penagihan ke pelanggan dengan lebih sederhana dan mudah. e. Informasi daftar piutang pelanggan lebih sistematis, terstruktur serta penghematan penggunaan kertas Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Metode Pengamatan Langsung (Observasi) Observasi adalah suatu metode pengumpulan data melalui pengamatan secara langsung dilapangan. b. Metode Wawancara (Interview) Interview adalah suatu metode yang menggunakan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber. c. Studi Pustaka Merupakan metode pengambilan data dari buku maupun sumber lain yang telah ada dan memuat data yang dibutuhkan oleh penulis.

5 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode waterfall. Model ini diambil karena merupakan suatu metode pengembangan sistem yang dilakukan secara linear atau berurutan mulai dari planning, analys, design, implementation dan testing. 1. Planning (Perencanaan) Pada tahap ini adalah membuat tujuan dan mengumpulkan data maupun informasi yang dibutuhkan termasuk didalamnya kegunaan software, rencana waktu pengerjaan, perencanaan anggaran biaya pembuatan sistem yang diharapkan pengguna. Informasi atau data biasanya diperoleh melalui wawancara dan observasi. 2. Analys (Analisa) Analisa yang dilakukan menggunakan metode analisis PIECES(Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service). 3. Design (Desain) Desain yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan pemodelan berorientasi objek yaitu menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai tool utamanya, dan digambarkan melalui use case diagram, activity diagram, class diagram, serta sequence diagram. 4. Implementation (Implementasi) Pada tahap ini pembuatan program atau coding yang digunakan adalah dengan memakai bahasa pemrograman Java dan Database Management System (DBMS) adalah MySQL. 5. System (Sistem) Pada tahapan sistem dilakukan pengujian (testing) dengan metode Black Box Testing Rencana Sistematika Penulisan Untuk memudahkan dalam penulisan laporan, penulis menyusunnya ke dalam lima bab. Setiap bab terdiri dari beberapa sub bab tersendiri. Bab tersebut secara keseluruhan saling berkaitan satu sama lain, dimana diawali dengan bab pendahuluan dan diakhiri dengan bab penutup yang berupa kesimpulan dan saran. bawah ini yang terdiri dari : Sebagaimana diuraikan di

6 6 BAB I PENDAHULUAN Bab ini mengemukakan gambaran umum yang berisi mengenai latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan dasar dalam Analisa dan Perancangan Sistem Monitoring Daily Collection Piutang Berbasis Android di PT. BUMI LAUT SHIPPING. BAB III ANALISA SISTEM Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, sejarah perusahaan, struktur organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, di bab ini juga menguraikan tentang alternatif pemecahan masalah dan diagram alir data sistem usulan yang mungkin dapat diterapkan di perusahaan. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini menjelaskan tentang uraian sistem rancangan yang diusulkan kepada perusahaan tersebut sehingga bisa menjadi perbandingan antara satu dan yang lainnya hingga mendapatkan sistem perancangan yang lebih baik. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Tugas Akhir ini, yang mungkin bermanfaat bagi PT. BUMI LAUT SHIPPING dalam memutuskan kebijakan- kebijakan yang akan datang.