PROYEK MADYA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG (Studi Kasus : PT. Sarah Ratu Samudera)

Transkripsi

1 PROYEK MADYA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG (Studi Kasus : PT. Sarah Ratu Samudera) Di Ajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Penyusunan Tugas Akhir (SKRIPSI) Oleh Nama : Ibrahim Latupono NIM : Program Studi : Sistem Informasi FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA 2011

2 HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG (Studi Kasus : PT. Sarah Ratu Samudera) Disusun Oleh : Ibrahim Latupono Di Ajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi (S.SI) Menyetujui, Dosen Pembimbing TUBAGUS PURWO R, S.Kom

3 HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG (Studi Kasus : PT. Sarah Ratu Samudera) Ibrahim Latupono Dipertahankan Didepan Penguji PROYEK MADIA Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya Penguji, Ketua Ambarwati Awalludiyah.S.kom.MM Program Studi Sistem Informasi Anggota Ketua Tubagus Purwo R, S.Kom Cahyo Darujati, ST.MT

4 ABSTRAK PT. Sarah Ratu Samudera merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan jasa pengiriman barang dan paket. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui standar operasi kerja pengiriman barang yang saat ini berjalan dan selanjutnya merancang dan membuat aplikasi sistem informasi pengiriman barang pada PT. Sarah Ratu Samudera dengan terkomputerisasi. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kasus pada PT. Sarah Ratu Samudera dan untuk Metode perancangan program menggunakan pendekatan terstruktur, dengan menggunakan alat bantu pengembangan sistem berupa flowchart, diagram konteks, DFD, dan alat perancangan database yang diusulkan berupa Relasi tabel, ERD, Struktur file, adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, observasi dan wawancara. Hasil penelitian menunujukan bahwa sistem informasi pengiriman barang di sesuaikan dengan fasilitas dan kemampuan perusahaan untuk mempermudah penyelesaian masalah yang dihadapi dengan demikian penyelesaian pengembangan sistem pengiriman barang yang disesuaikan dengan fasilitas dan kemampuan di PT. Sarah Ratu Samudera untuk mempermudah menyelesaikan masalah yang dihadapi, dengan harapan dapat menciptakan peningkatan kinerja serta operasional yang ada pada PT. Sarah Ratu Samudera. Kata kunci : Sistem Informasi, Pengiriman Barang dan paket, terkomputerisasi. ABSTRACT

5 PT. Sarah Ratu Samudera is a company engaged in the sale of goods and package delivery services. The purpose of this study was to determine the operating standards of delivery of work that is currently running and then design and create an application delivery system information on the PT. Sarah Ratu Samudera with computerized. The research method used is descriptive approach in the case of PT. Sarah Ratu Samudera and for the method of program design using a structured approach, using tools in the form of a flowchart of system development, context diagram, DFD, and database design tool which proposed a relation table, ERD, file structure, as for data collecting technique used is the documentation, observation and interviews. The results menunujukan that information systems are customized delivery of goods to the facilities and the company's ability to facilitate the settlement of the problems encountered with the completion of the development of such delivery systems are tailored to the facilities and capabilities in the PT. Sarah Ratu Samudera to facilitate solving problems encountered, hoping to create improved performance and operations that exist in PT. Sarah Ratu Samudera. Keywords : Information Systems, Shipping and packages, computerized.

6 KATA PENGANTAR Tiada kata yang indah untuk diucapkan pada kesempatan ini selain puji syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya, khususnya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Proyek Madya yang penulis kerjakan, sebagai salah satu syarat untuk menyusun Tugas Akhir (SKRIPSI). Penyusunan Laporan Proyek Madya ini tidak terlepas juga dari keterlibatan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu serta mendorong penulis untuk menyelesaikan Laporan Proyek Madya ini. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada : 1. Kedua orang tua tercinta (Ayahanda Thaib Latupono dan Ibunda Bokisane Tuasikal) yang telah melahirkan dan membesarkan saya. Dan atas berkat kasih sayang serta dukungan moril dan materil mereka-lah hingga saya bisa selesaikan Laporan Proyek Madya ini. 2. Bapak Tubagus Purworusmiardi, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang penuh kesabaran meluangkan waktu memberikan bimbingan yang sangat dibutuhkan penulis. 3. Bapak Cahyo Darujati, ST.MT, selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi yang telah memberi ijin untuk melaksanakan Riset Pengambilan Data hingga penyusunan Laporan Proyek Madya. 4. Bapak. Saldi Nurdin, selaku Direktur Utama PT. Sarah Ratu Samudera yang telah memberikan ijin untuk Riset Pengambilan Data oleh Penulis. 5. Ibu Nurmala, selaku Staff Accounting PT. Sarah Ratu Samudera yang telah membantu penulis selama Riset Pengambilan Data.

7 6. Kakak kakakku yang tercinta dan adikku (Phya Latupono) yang tersayang, yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta doa, hingga penulis bisa selesaikan Laporan Proyek Madya ini. 7. Keluarga Besar Barisan Muda Matasiry Surabaya (BAMMT s) yang telah memberikan dukungan moril, hingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Madya ini. 8. Semua Civitas Akademik Narotama yang telah membantu penulis selama masa perkuliahan. 9. Serta semua pihak (yang tidak disebutkan satu per satu) yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Proyek Madya ini. Semoga Laporan Proyek Madya ini dapat bermanfaat bagi pembaca, dan penulis menyadari bahwa pembuatan Laporan Proyek Madya ini masih banyak kekurangan dan kesalahan-kesalahan. Oleh karenanya kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak sangat penulis harapkan, guna menghindari kesalahan yang serupa dalam pembuatan Laporan Laporan Proyek Madya berikutnya, dan sebelumnya penulis ucapkan terima kasih. Surabaya, 28 Agustus 2011

8 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN PENGESAHAN... i KATA PENGANTAR... iii ABSTRAK... v DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR ix... xi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Manfaat Metode Penelitian Sistematika Penulisan BAB II LANDASAN TEORI Basis Data Konsep Basis Data DFD (Data Flow Diagram) ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Information Managemen (SIM).. 18

9 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis Sistem Lama Proses Pengiriman Desain Sistem Baru Flowchart Data Flow Diagram (DFD) Entity Relational Diagram (ERD) Conceptual Data Model (CDM) Physical Data Model (PDM) Desain Tabel Dalam Database Tampilan Perancangan BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran.. 55 DAFTAR PUSTAKA

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Tabel Relasi Antar Entitas Tabel 3.2 Tabel Login Tabel 3.3 Tabel Customer Tabel 3.4 Tabel Ekspedisi Tabel 3.5 Tabel Shipper Tabel 3.6 Tabel Dooring Tabel 3.7 Tabel Biaya Ekspedisi Tabel 3.8 Tabel Biaya Shipper Tabel 3.9 Tabel Biaya Dooring Tabel 3.10 Tabel Transaksi kirim.. 48 Tabel 3.11 Tabel Transaksi Tagih Tabel 3.12 Tabel Detail Transaksi Kirim.. 50 Tabel 3.13 Tabel Pembayaran Tabel 3.14 Tabel Detail Tagih

11 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Proses Gambar 2.2 Arus Data Gambar 2.3 Simpan Data Gambar 2.4 Kesatuan Luar Gambar 2.5 Entity Relationship Diagram Gambar 2.6 Entity Gambar 2.7 Atribut Gambar 2.8 Relationship Gambar 2.9 Konsep SIM Dasar Gambar 3.1 Flowchart Proses Pengiriman Barang.. 25 Gambar 3.2 Flowchart Laporan Pengiriman.. 26 Gambar 3.3 DFD Contecx Diagram Gambar 3.4 DFD Level Gambar 3.5 DFD Level 1 (Master Data) Gambar 3.6 DFD Level 1 (Transaksi) Gambar 3.7 DFD Level 1 (Laporan Pengiriman) Gambar 3.8 Diagram Berjenjang Gambar 3.9 Conceptual Data Model Gambar 3.10 Physical Data Model Gambar 3.11 Perancangan Form Login.. 53

12 Gambar 3.12 Perancangan Form Pengecekan Data Pelanggan. 53 Gambar 3.13 Perancangan Form Input Data Pelanggan.. 54 Gambar 3.14 Perancangan Form Ganti Password.. 54

13 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di masa perkembangan teknologi komputer saat ini, komputer sangat diperlukan sebagai salah satu alat penunjang dalam sistem informasi, termasuk di PT. Sarah Ratu Samudera. Saat ini jasa pengiriman barang mempunyai peranan yang sama dengan jasa angkutan. PT. Sarah Ratu Samudera merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang pengiriman paket yang berbentuk barang maupun dokumen-dokumen, yang terdapat di kota Surabaya yang dapat dipercaya sehingga menjadikan perusahaan ini banyak dijadikan pilihan oleh para konsumen saat ini, akan tetapi pengolahan data seperti pencatatan pengiriman barang, dan data barang di perusahaan ini masih belum ditunjang dengan fasilitas yang baik. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di perusahaan tersebut yang diwakili oleh Ibu Nurmala selaku Staff Accounting, sistem informasi pengolahan data perusahaan masih menggunakan cara-cara yang manual yaitu ditulis tangan ataupun di implementasikan dalam bentuk file excel maupun file word. Sistem informasi pengolahan data perusahaan yang masih manual atau ditulis tangan diantaranya yaitu dalam hal pencatatan pengiriman barang dan pencatatan data barang sehingga sering terjadinya penumpukan data barang. Pencatatan pengiriman barang dan pencatatan data barang di PT. Sarah Ratu Samudera dilakukan para karyawan dengan buku yang telah di sediakan oleh perusahaan yang

14 kemudian buku akan dibuat menjadi arsip. Hal tersebut menyebabkan waktu yang cukup lama dalam pengolahan data pengiriman barang dan pencatatan data barang. Hal tersebut mengakibatkan terjadinya kemungkinan kesalahan data, penumpukan arsip-arsip di perusahaan. Melihat hal tersebut PT. Sarah Ratu Samudera berupaya untuk meningkatkan sistem informasi sesuai dengan perkembangan yang sedang berjalan yang menjadikan sistem informasi kebutuhan yang mutlak bagi pengguna dan dapat memberikan keunggulan yang kompetitif. Pemanfaatan perkembangan tersebut dapat diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut dengan Sistem informasi jasa pengiriman barang berbasis MySQL dan Visual Basic 6. Berdasarkan latar belakang yang mengacu pada permasalahan di atas PT. Sarah Ratu Samudera memerlukan pembangunan dan perancangan Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang menggunakan MySQL dan Visual Basic 6 yang dapat menyimpan dan mengolah data pengiriman barang dan data barang yang diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang sering muncul pada PT. Sarah Ratu Samudera. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang tersebut diatas maka masalah dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Membuat suatu aplikasi pengolahan data pengiriman barang yang nantinya dapat memudahkan dalam pencarian data dan laporan, agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

15 2. Membuat suatu basis data yang dapat menyimpan data pengiriman barang dalam waktu yang lama. 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dari sistem ini adalah untuk mendapatkan informasi mengenai : 1. Proses input data pengiriman barang oleh user (Admin). 2. Laporan data pengiriman barang sebagai hasil report. 3. Bahasa Pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 6 dengan menggunakan database MySQL, dan hasil report laporan dengan menggunakan Crystal Report Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah : 1. Membuat suatu aplikasi pengolahan data pengiriman barang yang nantinya dapat memudahkan dalam pencarian data dan laporan, agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. 2. Membuat suatu basis data yang dapat menyimpan data pengiriman barang dalam waktu yang lama. 1.5 Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan dalam penyusunan Skripsi ini adalah : 1. Mendapatkan kemudahan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan pengiriman barang.

16 2. Diharapkan dapat menjadi masukan bagi instansi tersebut untuk mengubah sistem yang ada sekarang menjadi sistem informasi yang berbasis komputer. 1.6 Metode Penelitian 1. Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil survei secara langsung dan wawancara dengan pengelola data pengiriman barang yang ada di PT. Sarah Ratu Samudera. Data sekunder didapatkan dari kantor PT. Sarah Ratu Samudera. a. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung. Data primer yang dibutuhkan dalam kajian ini adalah pengolahan data, laporan pengiriman barang. Data primer diperoleh dengan cara : Wawancara (Interview) Teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara langsung dengan pegawai PT. Sarah Ratu Samudera. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung, yaitu dengan laporan atau catatan yang ada, sehingga penelitian tinggal memanfaatkan data tersebut. Data sekunder diperoleh dengan cara : Studi Literatur Yaitu studi untuk mendapatkan materi yang berkaitan dengan penelitian. 2. Analisis

17 Pengumpulan data dengan menganalisis permasalahan yang terdapat di PT. Sarah Ratu Samudera. 3. Perancangan Merancang sistem baru untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang lama. 4. Pemrograman a. Mengembangkan bagan alur b. Menulis instruksi Program c. Merakit Program 5. Uji coba a. Mempersiapkan data untuk tes b. Melakukan pengetesan c. Mengecek hasil 6. Implementasi Merupakan tahap penerapan sistem yang telah dibuat untuk mengetahui apakah sistem dapat mengatasi permasalahan yang ada. 1.7 Sistematika Penulisan berikut : Dalam menyusun Laporan Proyek Madya ini akan disusun 4 ( empat ) bab sebagai BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang permasalahan, batasan masalah, tujuan, metodologi dan sistematika penulisan.

18 BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini dikemukakan sebagai penjelasan tentang teori teori yang berkaitan dengan sistem informasi ini seperti Visual Basic 6, MS.Acces 2007, dan konsep konsep database. BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Membahas landasan teori permasalahan yang diangkat dari hasil penelitian dan survey lapangan untuk pembuatan sistem informasi ini. Perancangan sistem informasi yang dibuat yaitu mengenai data flow diagram dan spesifikasi basis data serta relasi relasinya. BAB IV: PENUTUP Dalam bab ini dikemukakan mengenai kesimpulan dari seluruh pembahasan yang dilakukan dan saran saran yang memungkinkan diperlukan agar sistem ini lebih sempurna untuk kemajuan

19 DAFTAR PUSTAKA Adi Kurniadi : Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, Elex Media Computindo, Jakarta, Harpiandi : Pemrograman Database dengan ADO Menggunakan Visual Basic 6.0, Elex Media Computindo, Jakarta, M. Agus J. Alam : Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic versi 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta, Michael Halvorson : Step by Step Microsoft Visual Basic 6.0 Porfesional, Elex Media Komputindo, Jakarta, Searching Internet