SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER PROYEK MADYA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER PROYEK MADYA Oleh: Nama : Citra Yuridiwira NIM : Program : SI (Strata Satu) Program Studi : Sistem Informasi PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA 2011

2 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER PROYEK MADYA Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer Oleh: Nama : Citra Yuridiwira NIM : Program Program Studi : SI (Strata Satu) : Sistem Informasi PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA 2011

3 Di mana ada kemauan, di situ ada jalan

4 Laporan ini saya persembahkan untuk orang tua, istri, keluarga, dan teman-teman saya tercinta.

5 PROYEK MADYA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER Disusun Oleh : CITRA YURIDIWIRA NIM : Dipertahankan di depan Penguji Proyek Madya Prodi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya Tanggal : 23 Juli 2011 Penguji 1 Penguji 2 Awalludiyah Ambarwati, S.Kom., M.M. Didik Tristianto, S.Kom., M.Kom.

6 PROYEK MADYA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER Disusun Oleh : CITRA YURIDIWIRA NIM : Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer (S.Kom) Pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya Surabaya, 23 Juli 2011 Mengetahui/Menyetujui Kaprodi Sistem Informasi Dosen Pembimbing Cahyo Darujati, S.T, M.T. Awalludiyah Ambarwati, S.Kom., M.M.

7 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK BUSINESS TRAINING CENTER Penyusun: Citra Yuridiwira ABSTRAKSI Akhir-akhir ini perkembangan teknologi komputer dirasakan sangat pesat. Dengan adanya kenyataan tersebut maka Business Training Center mengembangkan fungsi sistem informasi yang efektif dan efisien dalam mengolah data serta dapat mengangkat profesionalisme kerja sehingga lebih siap menghadapi tantangan di masa mendatang. Sistem yang dibuat mencakup semua kegiatan administrasi dan akademik di Business Training Center. Sistem informasi ini merupakan solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada di Business Training Center. Sistem ini akan memberi banyak manfaat, baik bagi kinerja tiap-tiap departemen yang bersangkutan, maupun bagi para pengguna lainnya seperti trainee, instruktur, orang tua/wali trainee, dan pimpinan. Kata Kunci: sistem informasi administrasi akademik, BTC, microsoft visual basic 6.0, sistem flow manual, flow komputerisasi, context diagram, desain I/O.

8 KATA PENGANTAR Atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa serta dukungan dari berbagai pihak, maka selesai sudah penyusunan laporan proyek madya ini. Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Sarjana pada jurusan Sistem Informasi di Universitas Narotama. Dalam penyelesaian proyek ini, ada banyak pihak yang telah memberikan kontribusi baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis akan memberikan ucapan terima kasih kepada beberapa pihak yang telah membantu selama proses pembuatan proyek madya ini sampai pembuatan laporan, di antaranya sebagai berikut: 1. Bpk. Cahyo Darujati, S.T, M.T selaku Ketua Prodi Sistem Informasi Universitas Narotama. 2. Ibu Awalludiyah Ambarwati, S.Kom, M.M selaku Dosen Pembimbing Proyek Madya S1 Sistem Informasi yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dalam pembuatan proyek sekaligus dalam penyusunan laporan ini sampai selesai. 3. Bpk. H. M. Tofan, S.E, MM selaku pimpinan BTC. 4. Bpk. Arsa selaku Ketua Jurusan Informatika dan Komputer BTC sekaligus penyelia. 5. Segenap orang tua, istri tercinta, kakak, adik dan keluarga saya yang selalu memberi dukungan semangat, nasehat, doa dan kasih sayang.

9 6. Rekan-rekan mahasiswa dan alumni S1 Sistem Informasi Universitas Narotama angkatan 2008 yang selalu setia memberikan dukungan baik material maupun spiritual. 7. Teman-teman mahasiswa alumni DIII Manajemen Informatika STIKOM angkatan 2002 yang selalu setia memberikan dukungan dan membantu menyelesaikan tugas proma dengan baik. Sebagai manusia biasa, penulis menyadari tidak bisa terhindar dari berbagai kesalahan. Dalam penyusunan laporan ini, masih banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang nantinya dapat digunakan untuk perbaikan dan pengembangan laporan ini. Semoga laporan ini dapat mencapai tujuannya yaitu bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan menjadi wacana untuk semua pembacanya. Surabaya, Juli 2011 Penulis

10 DAFTAR ISI Halaman ABSTRAKSI... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... vi vii ix xi xii xvi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Perumusan Masalah Pembatasan Masalah Tujuan Manfaat Sistematika Penulisan... 6 BAB II LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Sistem Informasi Sistem Administrasi Sistem Akademik (Pendidikan) Microsoft Visual Basic Seagate Crystal Report Microsoft Access

11 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Gambaran Umum BTC Struktur Organisasi BTC Diskripsi Tugas Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Dokumen I/O Analisis Sistem Desain Sistem BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Sistem yang Digunakan Cara Setup Program Penjelasan Pemakaian Program BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN... 87

12 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Tabel File Jurusan Tabel 3.2 Tabel File Mata Kuliah Tabel 3.3 Tabel File Ruangan Tabel 3.4 Tabel File Instruktur Tabel 3.5 Tabel File SPSPP Tabel 3.6 Tabel File Trainee Tabel 3.7 Tabel File Jadwal Kuliah Tabel 3.8 Tabel File Kapasitas Kelas Tabel 3.9 Tabel File Detil Bayar Tabel 3.10 Tabel File Presensi Tabel 3.11 Tabel File Nilai... 58

13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi... 9 Gambar 3.1 Struktur Organisasi BTC Gambar 3.2 Sistem Flow Manual Penerimaan Trainee Baru Gambar 3.3 Sistem Flow Manual Penilaian Trainee Gambar 3.4 Sistem Flow Manual Pembayaran SP dan SPP Trainee Gambar 3.5 Dokumen Formulir Pendaftaran Gambar 3.6 Dokumen Transkrip Gambar 3.7 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance Jurusan Gambar 3.8 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance Mata Kuliah Gambar 3.9 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance Ruangan Gambar 3.10 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance Instruktur Gambar 3.11 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance Trainee Gambar 3.12 Sistem Flow Komputerisasi Maintenance SP dan SPP Gambar 3.13 Sistem Flow Komputerisasi Penjadwalan Kuliah Gambar 3.14 Sistem Flow Komputerisasi Penjadwalan Instruktur Gambar 3.15 Sistem Flow Komputerisasi Penerimaan Trainee Baru Gambar 3.16 Sistem Flow Komputerisasi Pembayaran SP dan SPP Trainee Gambar 3.17 Sistem Flow Komputerisasi Presensi Trainee Gambar 3.18 Sistem Flow Komputerisasi Penilaian Trainee Gambar 3.19 Context Diagram Gambar 3.20 HIPO Level

14 Gambar 3.21 HIPO Level 1 dan 2 Proses dan Subproses Maintenance Gambar 3.22 HIPO Level 1 Proses Transaksi Gambar 3.23 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Jadwal Kuliah Gambar 3.24 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Jadwal Instruktur Gambar 3.25 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Penerimaan Trainee Baru Gambar 3.26 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Pembayaran SP dan SPP Gambar 3.27 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Presensi Trainee Gambar 3.28 HIPO Level 2 Subproses Transaksi Penilaian Trainee Gambar 3.29 HIPO Level 1 Proses Laporan Gambar 3.30 DFD Level 0 Proses Maintenance dan Transaksi Gambar 3.31 DFD Level 1 Proses Maintenance Gambar 3.32 DFD Level 2 Subproses Maintenance Jurusan Gambar 3.33 DFD Level 2 Subproses Maintenance Mata Kuliah Gambar 3.34 DFD Level 2 Subproses Maintenance Ruangan Gambar 3.35 DFD Level 2 Subproses Maintenance Instruktur Gambar 3.36 DFD Level 2 Subproses Maintenance Trainee Gambar 3.37 DFD Level 2 Subproses Maintenance SP dan SPP Gambar 3.38 DFD Level 1 Proses Transaksi Gambar 3.39 DFD Level 2 Subproses Transaksi Jadwal Kuliah Gambar 3.40 DFD Level 2 Subproses Transaksi Jadwal Instruktur Gambar 3.41 DFD Level 2 Subproses Transaksi Penerimaan Trainee Baru Gambar 3.42 DFD Level 2 Subproses Transaksi Pembayaran SP dan SPP Gambar 3.43 DFD Level 2 Subproses Transaksi Presensi Trainee... 50

15 Gambar 3.44 DFD Level 2 Subproses Transaksi Penilaian Trainee Gambar 3.45 DFD Level 1 Proses Laporan Gambar 3.46 DFD Level 2 Subproses Laporan Gambar 3.47 ERD CDM Gambar 3.48 ERD PDM Gambar 3.49 Desain Form Maintenance Jurusan Gambar 3.50 Desain Form Maintenance Mata Kuliah Gambar 3.51 Desain Form Maintenance Ruangan Gambar 3.52 Desain Form Maintenance Instruktur Gambar 3.53 Desain Form Maintenance SP dan SPP Gambar 3.54 Desain Form Maintenance Trainee Gambar 3.55 Desain Form Penjadwalan Kuliah Gambar 3.56 Desain Form Penerimaan Trainee Baru Gambar 3.57 Desain Form Pembayaran SP dan SPP Gambar 3.58 Desain Form Presensi Gambar 3.59 Desain Form Penilaian Trainee Gambar 4.1 Form Login Gambar 4.2 Form Utama Gambar 4.3 Form Maintenance Jurusan Gambar 4.4 Form Maintenance Mata Kuliah Gambar 4.5 Form Maintenance Ruangan Gambar 4.6 Form Maintenance Instruktur Gambar 4.7 Form Maintenance Trainee... 71

16 Gambar 4.8 Form Maintenance SP dan SPP Gambar 4.9 Form Penjadwalan Kuliah Gambar 4.10 Form Penerimaan Trainee Baru Gambar 4.11 Form Pembayaran SP dan SPP Gambar 4.12 Form Presensi Trainee Gambar 4.13 Form Penilaian Trainee Gambar 4.14 Form Laporan Jadwal Kuliah Gambar 4.15 Laporan Jadwal Kuliah Gambar 4.16 Form Laporan Trainee Gambar 4.17 Laporan Trainee Gambar 4.18 Form Laporan Pembayaran SP dan SPP Gambar 4.19 Laporan Pembayaran SP dan SPP Gambar 4.20 Form Laporan Penilaian Gambar 4.21 Laporan Penilaian Gambar 4.22 Grafik IP lulusan BTC... 82

17 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Hasil Wawancara Lampiran 2. Kuitansi Lampiran 3. Transkrip nilai trainee Lampiran 4. Form presensi Lampiran 5. Grafik IP lulusan BTC... 91

18 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem informasi yang cepat dan akurat dewasa ini telah merupakan suatu kebutuhan yang mutlak dalam setiap aspek kehidupan. Informasi yang aktual, cepat, dan akurat dapat diperoleh asalkan ditunjang oleh sarana dan prasarana yang serba modern dan canggih. Mengingat kebutuhan informasi yang demikian pentingnya dalam menunjang kegiatan usaha, semakin mendorong orang untuk meninggalkan sistem dan cara konvensional. Memang masih banyak perusahaan/lembaga yang mempertahankan cara konvensional dan mungkin sudah optimal saat ini. Salah satunya adalah lembaga pendidikan Business Training Center (BTC). Ada banyak kesulitan yang terjadi belakangan ini di Business Training Center, misalnya kehilangan arsip dokumen-dokumen yang masih dalam bentuk kertas dan ketidakefektifan kinerja pada bagian administrasi dan akademik di mana tugas kedua bagian/departemen tersebut dijadikan satu. Pengintegrasian tugas ini menyebabkan kerumitan kerja di bagian tersebut. Tugas kedua bagian tersebut mencakup menyusun jadwal kuliah, melayani prosedur penerimaan trainee baru, serta mengolah nilai dan data administrasi keuangan mahasiswa/trainee. Akibatnya, banyak form tidak berurutan dan sulit bila ingin melakukan pencarian data trainee baru maupun lama. Data trainee sulit diakses dengan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pimpinan atau bagian administrasi dan akademik karena memakan cukup waktu untuk mencari di tumpukan arsip yang masih dalam bentuk kertas. Hal ini juga membuat bagian administrasi menjadi sibuk saat akan melakukan pemeliharaan (maintenance) data dan membuat laporan untuk pimpinan. Banyak trainee juga mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi kegiatan studinya seperti nilai, jadwal kuliah, dan administrasi keuangan. Trainee seringkali harus menunggu lama hanya untuk mendapat informasi kegiatan studinya. Menyadari hal ini, maka perlu diadakan perbaikan sistem manajemen serta implementasi sistem berbasis komputer di Business Training Center (BTC). Salah satu caranya adalah dengan memisahkan

19 tugas bagian administrasi dan bagian akademik sehingga kinerja tiap bagian dapat lebih optimal dan sistem bisa terbentuk dengan baik dan mantap. Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka perlu dibuat suatu desain sistem informasi administrasi akademik yang baru yang dapat meningkatkan kinerja pada tiap-tiap bagian/departemen dan lebih baik dari sistem sebelumnya. Para pengguna sistem informasi ini juga tidak akan pernah lagi ketinggalan untuk mendapatkan informasi yang sedang dan akan terjadi sehingga para pengambil keputusan tidak akan pernah ragu dan salah dalam mengambil keputusan dan menentukan langkah selanjutnya. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan hal-hal yang dipaparkan di atas, dapat dirumuskan beberapa permasalahan, yakni: 1. Bagaimana mendesain sistem informasi administrasi akademik yang efektif, sehingga trainee dapat dengan cepat mengakses informasi kegiatan studinya? 2. Bagaimana cara menyusun jadwal perkuliahan dengan akurat? 3. Bagaimana cara memproses atau mengolah nilai-nilai trainee agar cepat dan akurat? 4. Bagaimana cara agar bagian administrasi dapat melakukan pemeliharaan (maintenance) dan pencarian (searching) data dengan efektif dan efisien? 5. Bagaimana solusi untuk meminimalisasi kehilangan arsip/dokumen penting yang sewaktu-waktu diperlukan oleh pimpinan, trainee atau bagian administrasi dan akademik? 6. Bagaimana membuat laporan untuk pimpinan/pengelola dengan cepat, tepat, dan akurat? 1.3 Pembatasan Masalah

20 Pada desain sistem informasi administrasi akademik Business Training Center, masalah dibatasi sebagai berikut: 1. Sistem ini mencakup pencatatan proses penerimaan trainee baru sampai pembuatan laporan data trainee, tetapi tidak mencatat perekrutan instruktur atau karyawan baru. 2. Sistem ini mengolah data keuangan trainee sampai menerbitkan laporan keuangan trainee untuk pimpinan. 3. Sistem ini tidak mencakup pengolahan data administrasi keuangan instruktur seperti proses penggajian. 4. Sistem ini memproses pengolahan nilai-nilai trainee secara efektif, detail, dan akurat. Sistem ini juga mencakup pembuatan laporan penilaian akhir kepada pimpinan. 5. Sistem ini memproses penyusunan jadwal perkuliahan yang akurat sampai pembuatan laporan jadwal perkuliahan untuk pimpinan. 1.4 Tujuan Dengan memperhatikan permasalahan yang ada, dapat ditarik beberapa tujuan, yaitu: 1. Untuk membuat suatu sistem informasi akademik yang dapat terbukti lebih baik saat trainee ingin mengakses informasi kegiatan studinya. 2. Untuk mengelola jadwal perkuliahan secara efektif. 3. Untuk membuat sistem informasi administrasi keuangan trainee yang akurat. 4. Untuk mendesain sistem informasi yang bisa mengefektifkan kinerja bagian administrasi dan akademik, sehingga tidak lagi terjadi keterlambatan dalam memperoleh informasi. 1.5 Manfaat Beberapa manfaat dari sistem informasi administrasi akademik di Business Training Center bagi beberapa pihak, yakni: 1. Trainee

21 a. Mempermudah trainee mengetahui informasi nilai. b. Mempermudah trainee mengetahui data administrasi keuangan, seperti pembayaran Sumbangan Pembangunan (SP), Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP), histori angsuran, dan tunggakan. c. 2. Mempermudah trainee untuk mengakses jadwal kuliah sewaktu-waktu. Bagian akademik a. Mengefektifkan proses penyusunan jadwal perkuliahan. b. Mempercepat proses pencarian (searching) data bila bagian akademik ingin melakukan revisi atau update data nilai trainee. c. Mempercepat proses penerbitan transkrip nilai trainee. d. Bagian akademik dapat dengan cepat memberikan informasi yang tepat sewaktu-waktu dan membuat laporan akademik kepada pimpinan. 3. Bagian administrasi a. Mengefisiensikan waktu dalam proses penerimaan trainee baru. b. Bagian administrasi dapat memberikan informasi data administrasi keuangan trainee seperti pembayaran Sumbangan Pembangunan (SP), Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP), histori angsuran, dan tunggakan secara langsung kepada trainee atau orang tua trainee. c. Bagian administrasi dapat dengan cepat memberikan informasi yang sewaktu-waktu diperlukan oleh pimpinan sehubungan dengan data administrasi keuangan trainee. d. Bagian administrasi dapat membuat laporan data keuangan yang lebih autentik dan akurat karena semua data tersimpan rapi dalam database. 1.6 Sistematika Penulisan

22 Berikut ini akan dijelaskan sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi ini. Laporan ini terdiri dari lima bab. BAB I : PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, dan manfaat sistem informasi administrasi akademik Business Training Center (BTC). Bab II : LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang teori-teori yang mendukung terciptanya sistem informasi administrasi akademik BTC ini. Beberapa di antaranya adalah konsep dasar sistem, sistem informasi, sistem administrasi, sistem akademik, dan teori perangkat lunak seperti Microsoft Visual Basic 6.0, Seagate Crystal Report, serta Microsoft Access Bab III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Bab ini membahas tentang gambaran umum, struktur organisasi, deskripsi tugas tiap-tiap departemen yang ada di Business Training Center (BTC), analisis sistem yang sedang berjalan, dan beberapa dokumen I/O yang digunakan di Business Training Center (BTC) serta membahas tentang kekurangan sistem lama yang sedang berjalan dan menguraikan kelebihan sistem informasi baru yang dibangun untuk BTC serta desain sistem informasi baru tersebut. Tahap desain akan menjelaskan perincian tentang sistem baru yang sudah terkomputerisasi dilengkapi dengan gambar sistem Flow komputerisasinya serta menjelaskan

23 Context Diagram, Hierarchy Input Proses Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), desain database sampai desain I/O. Bab IV : IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan untuk sistem informasi ini, cara setup program, serta penjelasan dari implementasi program berdasarkan desain sistem yang dibuat. Bab ini juga mencakup gambaran semua form dan laporan. Bab V : PENUTUP Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diambil sebagai hasil dari implementasi sistem informasi administrasi akademik BTC. Bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk pengembangan sistem ini selanjutnya.

24 DAFTAR PUSTAKA Herlambang, Soendoro, 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi, dan Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta Idris, Zahara, 1992, Pengantar Pendidikan I, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Indrajit, Richardus Eko, 2000, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Jogiyanto, 1998, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta Kadir, Abdul, 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta Karuniawan, Bagus, 2002, Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic 6, Andi, Yogyakarta Ladjamudin, Al-Bahra, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta

25 McLeod, Raymond, 1995, Management Information System, Prentice-Hall, London Siagian, S. P., 1984, Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan, PT Gunung Agung, Jakarta Soenarya, Endang, 2000, Pengantar Teori Perencanaan Pendidikan Berdasarkan Pendekatan Sistem, Adicita Karya Nusa, Yogyakarta Yuswanto, 2001, Panduan Belajar SQL Microsoft Access 2002, Prestasi Pustaka, Surabaya Yuswanto, 2003, Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic 6.0, Prestasi Pustaka, Surabaya