BAB I PENDAHULUAN. efektif dan ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan.

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Setiap kegiatan usaha pada umumnya mempunyai tujuan tertentu dalam menjalankan usahanya. Di era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk lebih efisien, efektif dan ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan. Sumber daya manusia memiliki faktor penting dalam menjalankan aktivitas-aktivitas perusahaan. Sumber daya manusia tersebut dapat diartikan sebagai karyawan dan tenaga kerja membantu tercapainya tujuan perusahaan. Perusahaan akan memiliki kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju apabila memiliki tenaga kerja yang tepat dan berkompeten. Begitu juga sebaliknya, karyawan membutuhkan perusahaan sebagai tempat bekerja untuk mencari nafkah. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan menjanjikan suatu kontra-prestasi yang berupa gaji (Hartadi, 2008). Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya bulanan atau mingguan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan, serta pembayarannya. Sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian. Pengendalian intern diperlukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan dalam pemberian gaji dan upah. Adanya suatu pengendalian internal yang baik

2 2 dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan, akan tetapi pengendalian intern yang baik belumlah cukup. Melainkan diperlukannya staf audit internal yang dalam pelaksanaannya nanti dapat mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan (Hartadi, 2008). Untuk mengatasi kekeliruan akibat ketidaktelitian dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Terlepas dari itu semua harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti sistem pengendalian intern itu lemah, tetapi merupakan pertanda bahwa terdapat kekurangan dalam pengendalian intern tersebut, yang harus diselidiki adalah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik, tetapi diantara staf atau karyawan, mengadakan kolusi untuk melakukan kecurangan maka pengendalian intern itu akan sia-sia (Novarita, 2006). Sistem pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam perusahaan, salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia perhatian yang serius, karena akan mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan. Gaji dan upah adalah balas jasa atau pendapatan yang dinyatakan dalam bentuk uang dan ditetapkan oleh perjanjian timbal balik atau oleh perundangundangan atau peraturan. Pembayaran dilaksanakan berdasarkan perjanjian tertulis oleh perusahaan kepada tenaga kerja yang diperkerjakan untuk pekerjaan yang sudah atau akan diperkerjakan atau jasa-jasa yang sudah atau akan diberikan (Mulyadi, 2010).

3 3 Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan (Mulyadi, 2010). Penelitian terkait dengan pentingnya sistem pengendalian bagi sistem penggajian telah dilakukan sebelumnya. Beberapa diantaranya Nurharibnu (2013) melakukan penelitian tentang penerapan pengendalian internal atas gaji karyawan pada perusahaan daerah bank perkreditan rakyat kabupaten Madiun. Penelitian ini menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan, karena sistem yang baik juga akan mendorong produktivitas yang tinggi dan memberikan kontribusi atas tercapainya tujuan prusahaan. Dari hasil penelitiannya dengan memeriksa keberadaan dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian maka proses penggajian kemungkinan kecil mengalami kekeliruan, dengan begitu disimpulkan bahwa penerapan pengendalian intern pada BPR di Kabupaten Madiun sudah berjalan baik meskipun masih ada beberapa hal yang perlu diperbaiki. Penelitian lain oleh Rendy dan Dwiatmanto (2014) yang meneliti tentang analisis sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam upaya meningkatkan efektivitas pengendalian internal perusahaan pada PT Duta Paper Prigen Pasuruan yang menyebutkan bahwa penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sudah cukup baik dan mendukung pengendalian intern, dengan ditunjukkan dari

4 4 adanya pemisahan fungsi antara pembuat daftar gaji dan fungsi pembayaran gaji. Dengan adanya pemisahan fungsi ini dapat mencegah adanya kecurangan. Hastoni dan Suryadinata (2011) meneliti evaluasi atas sistem penggajian dalam kaitannya dengan pengendalian intern pada PT Dae Kwang. PT Dae Kwang adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang industri pengolahan kulit. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Dae Kwang, sistem penggajian telah dilaksanakan dengan cukup baik. Hal ini ditunjukkan dengan adanya prosedur, dokumen dan catatan dalam sistem penggajian yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan menemukan karyawan yang melakukan penipuan dan mengantisipasi risiko yang mungkin terjadi. Laporan yang dihasilkan oleh sistem penggajian, khususnya mengenai perhitungan kehadiran dan gaji biaya, yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan sebagai dasar untuk menghitung pembayaran gaji, selain itu akurasi sistem penggajian dalam pencatatan, perhitungan dan pembayaran gaji yang digunakan sebagai dasar pengendalian internal atas gaji. Penambahan karyawan dalam pengawasan keuangan dan internal dalam struktur organisasi serta kejujuran, loyalitas dan tanggung jawab karyawan untuk menjadi penentu keberhasilan pengendalian internal perusahaan atas gaji. Taufiq (2013) dengan penelitiannya yang berjudul analisis Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern (Studi Kasus pada PT Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan), meneliti pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan di PT Cahaya Marta Perkasa dan juga untuk mengetahui pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang digunakan. Penelitian ini dilaksanakan di PT Cahaya Marta

5 5 Perkasa Pamekasan yang mempunyai karyawan yang berstatus karyawan tetap, borongan, dan harian yang perlakuan dalam proses pemberian gaji dan upah berbedabeda. Hasil dari penelitian ini menunjukan penerapan pengendalian intern sudah cukup baik meskipun terdapat beberapa kelemahan, yaitu terdapat kerangkapan tugas pada bagian administrasi keuangan sehingga memungkinkan adanya penyelewengan, pada bagian administrasi keuangan masih merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar upah, dan juga melaksanakan pembayaran upah karyawan, tidak ada bagian khusus yang mengawasi proses absensi karyawan menggunakan check clock. Wuri (2011) meneliti dengan judul Analisis Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem dan Prosedur Penggajian Karyawan pada PT Kedaung Indah Can, Tbk Surabaya, bertujuan untuk mengetahui sistem dan prosedur penggajian serta pelaksanaan pengendalian intern atas sistem dan prosedur penggajian pada PT Kedaung Indah Can, Tbk surabaya. Hasil dari penelitian ini yaitu PT Kedaung Indah Can pada sistem penggajian masih menggunakan sistem manual, sedangkan sistem pengendalian intern penggajian sudah dikatakan cukup baik sesuai dengan unsurunsur sistem pengendalian intern. Berdasarkan hasil-hasil penelitian sebelumnya, penelitian ini ingin melihat bagaimana pengendalian internal berkaitan dengan gaji. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan objek penelitian pada CV Genta Shamballa. Dimana perusahaan ini memiliki karakteristik yang berbeda dengan penelitian sebelumnya. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa konsultan tekhnik, yang proses pekerjaannya berfokus pada kerja lapangan dengan pekerja yang banyak dan bekerja sesuai dengan kontrak

6 6 kerja. Kontrak selalu berubah sesuai dengan masa kontrak kerja, kecuali pada karyawan tetap. Konsultan design interior umumnya adalah sebuah lembaga perusahaan yang berdedikasi dalam menyediakan jasa design interior. Salah satu perusahaan yang bergerak dalam konsultan design interior itu adalah CV Genta Shamballa. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta nasional yang berlokasi di Bali. CV Genta Shamballa memiliki karyawan yang beragam. Secara garis besar ada dua jenis, pertama karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. Karyawan tetap merupakan karyawan yang mengurusi administrasi dan lainnya yang berada di lokasi kantor perusahaan. Sedangkan karyawan tidak tetap merupakan karyawan pelaksana yang bagian kerjanya berada di lapangan. CV Genta Shamballa mempunyai 9 orang karyawan tetap, dan kurang lebih 100 tenaga lapangan. Karyawan tetap gaji diberikan langsung oleh pimpinan. Sedangkan pegawai tidak tetap gaji ditangani oleh bagian administrasi dan diotorisasi oleh pimpinan. Dalam pemberian gaji dan upah karyawan pada CV Genta Shamballa masih manual dan dilakukan oleh bagian administrasi dalam penghitungan gaji untuk pegawai tetap dan tidak tetap. Setelah perhitungan gaji selesai diserahkan kepada pimpinan untuk di cek ulang yang nantinya akan diserahkan kepada karyawan. Namun pimpinan hanya menerima hasil akhir saja tanpa mengotorisasi kembali daftar dan jumlah gaji, sehingga dapat terjadi kecurangan. Dalam pemberian gaji dan upah pada CV Genta Shamballa masih terdapat kendala, yaitu membedakan karyawan yang berhak untuk menerima gaji dan upah yang sesuai. Ini mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan dan pemberian gaji karyawan.

7 7 Dikarenakan sistem pembedaan karyawan yang belum dapat dikelola dengan baik, sehingga masih sulit untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Diperlukan kerjasama antar karyawan agar masalah ini dapat diatasi. Pemisahan tugas yang baik di perusahaan juga akan membantu menjalankan proses pengendalian intern di perusahaan. Penelitian ini merupakan replikasi dari penelitian sebelumnya Kurniawati (2009), dimana penelitiannya ini menitik beratkan pada evaluasi sistem pengendalian intern terhadap penggajian. Artinya bahwa penelitiannya sudah ada sistem pengendalian intern terhadap penggajian.jadi dapat disimpulkan bahwa perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan peneliti sebelumnya adalah bahwa sistem pengendalian internal terhadap penggajian di CV Genta Shamballa masih menggunakan sistem manual. Sistem pengendalian intern terhadap penggajian pada perusahaan ini bergerak pada bidang jasa konsultan teknik, khususnya design interior. Menyadari pentingnya penerapan sistem pengendalian intern dalam setiap kegiatan perusahaan maka penulis tertarik melakukan penelitian tentang sistem pengendalian internal dengan judul ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PADA PROSES PENGGAJIAN STUDI PADA CV GENTA SHAMBALLA. 1.2 Rumusan Masalah berikut: Berdasarkan uraian pada latar belakang dapat dirumuskan masalah sebagai

8 8 1. Bagaimana proses penggajian yang ada di CV Genta Shamballa? 2. Bagaimana pengendalian intern atas proses penggajian yang ada di CV Genta Shamballa? 3. Apakah pengendalian intern terhadap proses penggajian di CV Genta Shamballa sudah cukup baik dan rekomendasi apakah yang dapat diberikan kepada CV Genta Shamballa? 1.3 Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui proses penggajian yang ada di CV Genta Shamballa. 2. Untuk mengetahui pengendalian internal pada proses penggajianyang ada di CV Genta Shamballa. 3. Untuk mengetahui pengendalian internal terhadap proses penggajian di CV Genta Shamballa sudah cukup baik dan rekomendasi yang dapat diberikan kepada CV Genta Shamballa. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian dari hasil penelitian ini yaitu: 1. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengalaman berharga dalam membandingkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah maupun secara mandiri dengan penerapannya di masyarakat. 2. Bagi perusahaan, memberi masukan kepada CV Genta Shamballa mengenai pentingnya struktur pengendalian internal atas penggajian dan pengupahan.

9 9 3. Bagi akademisi, penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan ilmu pengetahuan khususnya wacana tentang sistem pengendalian internal dalam penggajian karyawan. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari lima bagian yang akan diuraikan secara ringkas, sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini berisi landasan teori yang menjelaskan tentang pengertian pengendalian internal, tujuan pengendalian internal, prinsip-prinsip pengendalian internal, unsur-unsur pengendalian internal, karakteristik dan keterbatasan pengendalian internal, proses penggajian, prosedur penggajian, pengendalian internal pada proses penggajian. BAB III : Metode Penelitian Bab ini menjelaskan objek penelitian, jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian serta metode pengumpulan data yang dilengkapi dengan wawancara dan dokumentasi.

10 10 BAB IV : Analisis dan Pembahasan Bab ini berisi analisis data untuk mengetahui aktivitas perusahaan dan struktur organisasi perusahaan pada proses penggajian sudah sesuai dengan pengendalian internal yang baik dengan memberikan rekomendasi sesuai SPI. BAB V : Penutup Bab ini berisi simpulan hasil penelitian dan saran-saran, baik untuk kepentingan manajerial maupun bagi penelitian berikutnya.

11 11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Telaah Teori Pengertian Pengendalian Internal Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan pada umumnya menggunakan sistem pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan mencegah terjadinya penyalahgunaan sistem (Nainggolan, 2006). Ada beberapa pendapat mengenai pengertian Sistem Pengendalian Internal, antara lain: 1) MenurutMulyadi (2010), menyatakan bahwa, sistem pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu kendala pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas, dan efisiensi operasi. 2) Menurut Niswonger (2000), pengendalian internal (Internal Control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

12 12 3) Pengendalian internal menurut Arens et al.(1996) adalah sebagai berikut: pengendalian internal adalah proses, dipengaruhi oleh dewan entitas direksi, manajemen, dan personil lain yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian sasaran dalam kategori beriku: a) efektifitas dan efisiensi operasi, b) tingkat keandalan laporan keuangan, c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berdasarkan pengertian-pengertian pengendalian internal di atas, kita dapat memahami bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang-orang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan-tujuan tertentu yang saling berkaitan. Dengan adanya penerapan pengendalian intern dalam setiap kegiatan operasi perusahaan, maka diharapkan tidak akan terjadi tindakan-tindakan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya kecurangan (fraud) baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja Tujuan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2010) pengendalian internal terbagi atas dua yaitu: 1. Menjaga kekayaan perusahaan a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya.

13 13 2. Anggaran Modal a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, b. Pencatatan transaksi yang terjadi tercatat dengan benar di dalam catatan akuntansi perusahaan Tujuan pengendalian internal lebih lanjut sebagai berikut: 1) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: a. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan, b. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan. 2) Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada: a. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada, b. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan. 3) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan: a. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang b. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang. 4) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi : a. Pencatatan semua transaksi yang terjadi b. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi c. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar d. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya

14 14 e. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya f. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi: 1. Pemisahan fungsi Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. 2. Prosedur pemberian wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir 3. Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi 4. Proedur dan catatan akuntansi Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. 5. Pengawasan fisik Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.

15 15 6. Pemeriksaan intern secara bebas Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data Unsur-Unsur Pengendalian Internal Suatu pengendalian internal yang baik perlu adanya unsur-unsur yang berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat tercapai. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Menurut Mulyadi (2010), untuk menciptakan sistem pengendalian internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain: 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing

16 16 perusahaan.dalam artian tidak ada pengendalian intern yang bersifat universal yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan Karakteristik dan Keterbatasan Pengendalian Internal 1) Karakteristik pengendalian internal Pengendalian Internal yang baik memiliki karakteristik yang meliputi hal-hal sebagai berikut (Mulyadi, 2010): a. suatu rencana organisasi yang memungkinkan adanya pemisahan pertanggungjawaban fungsi secara tepat, b. suatu sistem otoritas dan prosedur pencatatan yang tepat untuk memungkinkan pengendalian akuntansi, yang memadai terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya, c. praktek yang sehat diikuti dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi, dan kualitas pengamat yang cocok dengan tanggung jawabnya. Karakteristik yang baik akan mendukung terciptanya pengendalian internal yang efektif. Rencana organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan yang tepat, praktek yang sehat serta kualitas pengamat yang cocok harus terintegrasi dengan baik dalam pelaksanaan tugasnya. Kelancaran pekerjaan akan memudahkan pengendalian internal terlaksana dalam mencapai tujuan. 2) Keterbatasan pengendalian internal

17 17 Keterbatasan yang terdapat dalam pengendalian internal dapat mengakibatkan tujuan dari pengendalian internal tidak akan tercapai. Keterbatasan-keterbatasan tersebut menurut Mulyadi (2010) adalah: a. Kesalahan dalam pertimbangan Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin yang biasanya dilakukan oleh manajemen atau personel lain. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh tidak memadainya informasi yang diterima, keterbatasan waktu, dan tekanan lain. b. Gangguan Adanya kekeliruan dalam memahami perintah, terjadinya kesalahan karena kelalaian dan perubahan yang bersifat sementara atau permanent dalam personil atau dalam sistem dan prosedur yang diterapkan. c. Kolusi Kerja sama antara pihak-pihak yang terkait, yang mana seharusnya antara pihak-pihak tersebut saling mengawasi, tetapi malah saling bekerja sama untuk menutupi kesalahan-kesalahan yang dibuat baik secara sengaja maupun tidak sengaja. d. Pengabaian oleh manajemen Manajemen mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan semata-mata untuk kepentingan pribadinya sehingga pengendalian internal tidak berfungsi secara baik. e. Biaya lawan manfaat

18 18 Biaya yang telah dikeluarkan untuk penerapan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari adanya penerapan pengendalian internal tersebut Proses Penggajian Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan secara berkala tiap bulan (Mulyadi, 2010). Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayarkan tetap bulanan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2010): 1) Dokumen pendukung perubahan gaji 2) Kartu jam hadir 3) Kartu jam kerja 4) Daftar gaji 5) Rekap daftar gaji 6) Surat pernyataan gaji dan upah 7) Amplop gaji 8) Bukti kas keluar

19 Prosedur Penggajian Pemberian gaji dan upah pada karyawan merupakan salah satu bentuk pengeluaran yang tidak sedikit bagi perusahaan. Mengingat banyaknya beban perusahaan yang digunakan sebagai biaya gaji dan upah, maka pengendalian internal atas siklus penggajian dan pengupahan sangatlah penting diterapkan bagi setiap perusahaan. Perusahaan perlu menggunakan suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan persetujuan penggajian yang tepat agar perusahaan dan pihak terkait tidak mengalami kerugian. Adapun jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian meliputi : a. Prosedur pencatatan waktu hadir. Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu adalah sebagai berikut: 1. Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang. 2. Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir. 3. Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji dan upah. b. Prosedur pembuatan daftar gaji. Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji dan upah adalah sebagai berikut: 1. Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal.

20 20 2. Membuat daftar gaji (DG) rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir. 3. Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji. 4. Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan surat pernyataan gaji. 5. Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. 6. Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar (BKK) lembar ke-3, daftar gaji (DG) lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. 7. Mengarsipkan BKK lembar ke-3 dan DG lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad. c. Prosedur bukti kas keluar. Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1. Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, SPG dan KPK dari bagian gaji dan upah. 2. Membuat bukti kas keluar rangkap Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar (BKK) lembar ke Menyerahkan bukti kas keluar (BKK) lembar ke-2 dan rekap daftar gaji (RDG) lembar ke-1 ke bagian jurnal.

21 21 5. Menyerahkan BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke- 1 ke bagian jurnal. 6. Bagian utang menerima BKK lembar ke-1, DG lembar ke-1, dan RDG lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. 7. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke- 1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal. d. Prosedur pembayaran gaji. Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasa dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1. Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian utang. 2. Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala bagian keuangan. 3. Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. 4. Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan. 5. Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya. 6. Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian utang.

22 22 7. Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian gaji dan upah. 8. Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji. e. Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal dan bagian kartu biaya dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1. Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang. 2. Bagian jurnal membuat bukti memorial. 3. Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 4. Bagian kartu biaya menerima dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal. 5. Bagian kartu biaya mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam kartu biaya berdasarkan dokumen bukti memorial yang dilampiri rekap daftar gaji lembar ke Bagian kartu biaya mengarsipkan dokumen dari bagian jurnal berdasarkan nomor urut. 7. Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2.

23 23 8. Mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek berdasarkan bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah dicap lunas oleh bagian kasa. 9. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke- 1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut. Selesai Pengendalian Internal pada Proses Penggajian 1) Aspek Organisasi. a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2) Aspek Sistem Otorisasi. a. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi.

24 24 c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. 3) Aspek Prosedur Pencatatan. a. Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi. 4) Aspek Praktik Yang Sehat. a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran.

25 25 d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. e. Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2.2 Penelitian Terdahulu Tabel 1.1 Penelitian Terdahulu No Peneliti Judul Penelitian Hasil dan Kesimpulan 1. Tine Novarita (2006) 2. Erna Kurniawati (2009) 3. Hastoni dan Suryadinata (2011) 4. Reni Wuri (2011) 5. Taufiq (2013) Manfaat Audit Internal Dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian Studi Kasus pada PT Bank Mega Tbk Bandung Evaluasi Pengendalian Intern Sistem Penggajian Pada Dinas Perdagangan Pengelolaan Pasar Kabupaten Ngawi Evaluasi Atas Sistem Penggajian Dalam Kaitannya Dengan Pengendalian Intern Pada PT Dae Kwang. Analisis Sistem Pengendalian Intern atas Sistem dan Prosedur Penggajian Karyawan pada PT Kedaung Indah Can, Tbk Surabaya. Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Penyelewengan dan pemborosan bukan berarti sistem pengendalian intern itu lemah, tetapi merupakan pertanda bahwa terdapat kekurangan dalam pengendalian intern. Apabila struktur pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik, tetapi diantara staf atau karyawan, mengadakan kolusi untuk melakukan kecurangan maka pengendalian intern akan sia-sia Sistem Pengendalian Intern pada Dinas Perdagangan dan Pengelolaan Pasar Kabupaten Ngawi sudah cukup baik, hal ini dibuktikan dengan adanya otorisasi dan prosedur pencatatan pada dokumendokumen penggajian. Laporan yang dihasilkan oleh sistem penggajian, khususnya mengenai perhitungan kehadiran dan gaji biaya, yang digunakan oleh perusahaan- perusahaan sebagai dasar untuk menghitung pembayaran gaji, akurasi sistem penggajian dalam pencatatan, perhitungan dan pembayaran gaji yang digunakan sebagai dasar pengendalian internal atas gaji. Hasil dari penelitian ini yaitu PT Kedaung Indah Can pada sistem penggajian masih menggunakan sistem manual, sedangkan sistem pengendalian intern penggajian sudah dikatakan cukup baik sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern. Menunjukan penerapan pengendalian intern sudah cukup baik meskipun terdapat

26 26 Dalam Menukung Pengendalian Intern beberapa kelemahan, yaitu terdapat kerangkapan tugas pada bagian administrasi keuangan sehingga memungkinkan adanya penyelewengan. 2.3 Kerangka Pemikiran Berdasarkan penelitian-penelitian sebelumnya, dapat disimpulkan analisis penelitian dengan kerangka pemikiran sebagai berikut : Mendeskripsikan gambaran umum objek melalui data-data yang diperoleh dan jenisjenis karyawan yang ada -lampiran -dokumen -wawancara Memahami pengendalian internal pada proses penggajian pada CV Genta Shamballa Melakukan analisis dengan membandingkan pengendalian internal pada proses penggajian pada CV Genta Shamballa penelitian terdahulu Menentukan kelemahan dari pengendalian internalpada proses penggajian yang sudah berjalan selama ini Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi

27 27 Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran analisis data yang digunakan dalam penelitian BAB III METODE PENELITIAN Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik yang berupa data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan diperoleh. (Sugiyono, 2009) 3.1 Objek Penelitian Objek penelitian merupakan sasaran untuk mendapatkan suatu data. Sesuai dengan pendapat Sugiyono (2009) mendefinisikan objek penelitian sebagai berikut: objek penelitian adalah sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu tentang sesuatu hal objektif, valid dan reliable tentang suatu hal (variabel tertentu). Pada penelitian ini, peneliti melakukan penelitian di perusahaan swasta yaitu CV Genta Shamballa yang beralamatkan di Jl.ByPass Ngurah Rai No. 125X Sanur, Denpasar, Bali. 3.2 Jenis Dan Sumber Data

28 28 Penelitian ini menggunakan pendekatan berparadigma deskriptif kualitatif, data yang dikumpulkan adalah berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka. Hal ini disebabkan oleh adanya penerapan metode kualitatif. Selain itu semua yang dikumpulkan berkemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang diteliti. Adapun jenis penelitian ini adalah penelitian studi kasus, menurut Suharsimi (2002) penelitian studi kasus adalah suatu penelitian yang dilakukan secara intensif, terinci dan mendalam terhadap suatu organisasi, lembaga atau gejala tertentu. Sumber data yang menjadi bahan analisis dalam penelitian ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu (Umar, 2004): 1. Data primer yaitu data yang didapat dari sumber pertama seperti hasil wawancara dan hasil observasi mengenai prosedur penggajian dan sistem pengendalian internal pada CV Genta Shamballa. 2. Data sekunder yaitu data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pengumpul data primer maupun pihak lain. Data sekunder ini berupa formulir, bukti catatan, maupun dokumen-dokumen perusahaan lainnya. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan gambaran umum CV Genta Shamballa, struktur organisasi, dokumendokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan. 3.3 Metode Pengumpulan Data Menurut Mardalis (2010), metode deskriptif adalah upaya pendiskripsian kondisi-kondisi yang sekarang ini terjadi atau ada. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan realitas empiris sesuai fenomena secara rinci dan tuntas, serta untuk mengungkapkan gejala secara holistic kontekstual melalui pengumpulan data dari

29 29 latar alami dengan memanfaatkan diri peneliti sebagai instrumen kunci. Untuk memperoleh data yang menyeluruh metode pengumpulan data yang dilakukan dengan metode: 1. Wawancara Melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyediaan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini yaitu karyawan pada bagian penggajian, bagian akuntansi. 2. Dokumentasi Mengambil data yang diperoleh dari dokumen-dokumen di CV Genta Shamballa.Meliputi catatan, prosedur, dan pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan. 3.4 Teknik Dan Langkah-Langkah Penelitian Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif deskriptif. Dengan menguraikan hasil penelitian yang kemudian dideskripsikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun. Hal ini digunakan untuk mengetahui penerapan pengendalian internal dalam proses pengendalian penggajian yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga dapat diketahui kelemahan dalam pengendalian internal pada proses penggajian. Teknik analisis kualitatif yang dilakukan dengan menggambarkan pengendalian internal yang ada dalam proses penggajian pada objek penelitian (Guritnaningsih,2009). Langkah-langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah (Sugiyono:2009):

30 30 1. Mendeskripsikan gambaran umum objek melalui data-data yang diperoleh dan jenis-jenis karyawan yang ada. 2. Memahami pengendalian internal pada proses penggajian pada CV Genta Shamballa dengan wawancara dan observasi. Hal ini untuk memberikan pengetahuan yang memadai mengenai kebijakan, prosedur, dan dokumen. 3. Melakukan analisis dengan membandingkan pengendalian internalproses penggajian pada CV Genta Shamballa yang berjalan selama ini dengan unsur-unsur pengendalian internal yang baik menurut definisi konseppengendalian internal untuk menentukan apakah pengendalian internal pada proses penggajian pada CV Genta Shamballa sudah memadai atau belum. 4. Menentukan kelemahan dari pengendalian internal pada proses penggajian yang sudah berjalan selama ini. 5. Menarik kesimpulan dari pengendalian internalpada proses penggajian apakah pengendaliannya sesuai dengan unsur-unsur pengendalian yang baik. 6. Memberikan rekomendasi bagicv Genta Shamballa bagaimana struktur pengendalian internal pada proses penggajian dengan lebih baik lagi.

31 31 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Prosedur Penggajian di CV Genta Shamballa Nama perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah CV Genta Shamballa yang merupakan salah satu perusahaan konsultan teknik. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta nasional yang berlokasi di Jl.ByPass Ngurah Rai No. 125X Sanur, Denpasar, Bali Aktivitas Perusahaan di CV Genta Shamballa Aktivitas utama yang dilakukan CV Genta Shamballa meliputi jasa layanan teknik sipil, interior dan pengadaan barang. Jasa layanan teknik sipil meliputi jasa nasehat/pra-desain teknik bangunan, jasa nasehat/pra-desain interior, jasa pengadaan barang. Jasa teknik bangunan meliputi jasa survey permukaan tanah, jasa pembuatan peta, jasa pembuatan gambar pada bangunan dan prospek lainnya. Jasa interior meliputi jasa pembuatan gambar interior dan prospek lainnya. Jasa pengadaan barang meliputi jasa pencarian dan pengiriman barang, dsb. Visi CV Genta Shamballa sebagai perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang konsultan teknik, yaitu : 1. Menyajikan yang terbaik dalam karya desain arsitek dan interior dengan mengandalkan kerja sama tim yang solid. 2. Berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis teknik sipil maupun usaha lainnya sehingga perusahaan

32 32 mampu bersaing dalam era pasar global dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder. Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi CV Genta Shamballa adalah memantapkan perusahaan dengan mengelola secara profesional dan kerja sama tim yang lebih solid guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder Struktur Organisasi di CV Genta Shamballa Sruktur organisasi yang diterapkan oleh CV Genta Shamballa dalam mengatur manajemennya adalah struktur organisasi garis yang menunjukkan suatu kekuasaan yang tertinggi terletak pada pimpinan perusahaan, yang mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan, menentukan kebijaksanaan perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan adanya staff yang berkewajiban memberi usulan, saran dan masukan kepada pimpinan. Bentuk organisasi adalah commanditaire vennootschap atau sering disebut sebagai persekutuan komanditer dan memiliki direktur yang berwenang menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan. CV Genta Shamballa merupakan perusahaan berskala kecil sehingga struktur organisasi termasuk sederhana. Perusahaan memiliki staff engineering profesional, staff interior, keuangan dan akuntansi. Untuk lebih jelasnya maka peneliti akan menggambarkan dalam bagan struktur organisasi sebagai berikut :

33 33 Direktur utama Anita Indra Dewi PA Rosdiana Peregrin Pane Staff administrasi, Staff akunting, Staff penggajian, Staff kasir, Staff personalia Staff engineering Cokorda Rai Widyadharma Tiksna Santi Andrianti Arsitek Pengadaan barang Interior Gambar 4.1 Struktur Organisasi CV Genta Shamballa Karyawan pada CV Genta Shamballa merupakan perusahaan yang mobilitas kinerjanya bergantung pada software yang digunakan. CV Genta Shamballa memiliki karyawan yang beragam. Secara garis besar ada dua jenis, pertama karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. Secara lebih terinci status tenaga kerja karyawan CV Genta Shamballa terdiri dari : 1. Karyawan staff Karyawan staff merupakan karyawan yang bekerja dalam kantor yang mengurusi segala urusan administrasi dan segala urusan tentang kontrol seluruh pekerjaan yang berlangsung. Pengangkatan dan pemberhentian karyawan staff dilakukan oleh direktur. 2. Karyawan pelaksana

34 34 Karyawan pelaksana dibagi atas : a. Pekerja tetap Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa bekerja. Pekerja tetap di CV Genta Shamballa dibagi menjadi 2, yaitu : konstruksi dan arsitek interior. b. Pekerja tidak tetap Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap ini bekerja sesuai dengan gambar yang dibutuhkan arsitek dan interior. Jika proyek gambar sudah selesai maka pekerjaan pun berhenti. 4.2 Proses Penggajian di CV Genta Shamballa Adapun proses penggajian dari CV. Genta Sambala dapat diuraikan sebagai berikut : a. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian 1. Fungsi pencatatan presensi Fungsi ini bertanggungjawab atas penyelenggaraan catatan waktu hadir bagi semua karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan dengan menggunakan sistem software yang ditangani oleh bagian akunting, berisi catatan hari, tanggal, waktukedatangan, waktu kepulangan, dan menit kerja. Penyelenggaraan pencatatan

35 35 waktu hadir ini untuk menentukan gaji karyawan, apakah karyawan berhak mendapatkan gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. 2. Fungsi administrasi personalia Fungsi ini bertanggungjawab membuat rekap catatan presensi karyawan dari masing-masing kantor cabang, sehubungan dengan catatan karyawan masuk, karyawan ijin, cuti dan sebagainya. Fungsi administrasi personalia ini berada di kantor pusat dan fungsi ini dihandle langsung oleh manajemen pusat. 3. Fungsi penggajian (Manajer SDM) Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji kotor yang menjadi hak masing-masing karyawan serta potongan yang dibebankan pada setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Data yang dipakai sebagai dasaruntuk pembuatan daftar gaji karyawan adalah Surat Keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar presensi karyawan, masa kerja karyawan, jabatan karyawan, level karyawan. Selanjutnya hasil rekap struktur gaji karyawan didistribusikan ke bagian keuangan dan kasir. 4. Fungsi kasir Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji. Kasirmelakukan entry gaji ke rekening tabungan masing-masing karyawan. b. Jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian karyawan CV. Genta Sambala 1. Prosedur pencatatan presensi Prosedur ini dilakukan dengan sistem software yang dipegang oleh bagian akunting dengan uraian kegiatannya sebagai berikut :

36 36 a. Bagian akunting mengawasi setiap karyawan yang mengisi presensi yang dicatat menggunakan sistem software pada waktu datang dan pulang. b. Membuat presensi karyawan bedasarkan catatan yang ada di software c. Menyerahkan daftar presensi karyawan ke bagian administrasi personalia 2. Prosedur administrasi personalia Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia kantor dengan uraian kegiatannya sebagai berikut : a. Bagian administrasi personalia kantor pusat menerima daftar presensi karyawan. b. Membuat rekap daftar presensi berdasarkan catatan presensi karyawan dari masing-masing kantor cabang dan diarsipkan. c. Menyerahkan rekap daftar presensi karyawan ke bagian penggajian (Manajer SDM). 3. Prosedur penggajian (Manajer SDM) Prosedur ini dilakukan oleh Manajer SDM pusat dengan uraian kegiatannya sebagai berikut: a. Manajer SDM menerima rekap daftar presensi karyawan dari bagian administrasi personalia. b. Membuat daftar gaji berdasarkan dokumen SK pengangkatan karyawan, masa kerja karyawan, jabatan karyawan, level karyawan.

37 37 c. Membuat daftar gaji d. Mencatat penghasilan karyawan ke dalam struktur gaji karyawan. e. Bagian akunting mencatat biaya gaji. f. Membuat bukti kas keluar. g. Menyerahkan hasil rekap struktur gaji karyawan ke masing-masing manajer kantor cabang. 4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian keuangan dan kasirdengan uraian kegiatannya sebagai berikut : a. Menerima hasil rekap struktur gaji karyawan dari manajer. b. Bagian keuangan mengeluarkan gaji karyawan. c. Entry gaji ke rekening masing-masing karyawan. d. Stroock gaji diserahkan ke karyawan sebagai bukti bahwa gaji telah masuk ke rekening tabungan masing-masing karyawan.

38 38 Gambar 4.2 Proses Penggajian Karyawan di CV Genta Shamballa <Function> Stroock/ KJH 1 2 Biaya gaji 1 Input di komputer Membuat bukti kas keluar 2 DHK 1 KJH Stroock/ KJH Pemeriksaan KJH dan pencatatan absen KJH Z F Rekap presensi Menyerahkan rekap absen gaji Rekap absen gaji Rekap presensi Membuat daftar gaji Rekap presensi Biaya gaji Z Z Biaya gaji KK Menyerahkan rekap struktur gaji KK Rekap 1 Menerima rekap Z Gaji karyawan Transfer gaji ke rekening 2 Rekap transfer 1 1 Z Sumber : CV Genta Shamballa

39 Pengendalian Internal pada Proses Penggajian Karyawan Unsur-unsur pengendalian internal penggajian karyawan CV Genta Shamballa meliputi : a. Aspek organisasi Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggungjawab secara tegas merupakan bagian penting perusahaan untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan fungsi yang jelas pada masing-masing bagian bertujuan untuk mengetahui secara jelas dan pasti sesuai dengan kedudukannya di dalam struktur organisasi. Organisasi yang telah memisahkan tanggungjawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pelaksanaan prosedur penggajian pada CV Genta Shamballa ditunjukkan dengan adanya : 1. Pemisahan fungsi pembuat daftar gaji dari fungsi keuangan. 2. Pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh bagian penggajian yaitu manajer SDM pusat, fungsi keuangan dipegang oleh bagian keuangan, fungsi pencatatan waktu hadir yang menggunakan sistem software dipegang oleh bagian akunting. b. Aspek sistem otorisasi Sistem otorisasi yang berlaku pada CV Genta Shamballa adalah : 1. Presensi sebagai pedoman pembuatan daftar gaji diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu yang dipegang oleh bagian akunting.

40 40 2. Dalam daftar gaji karyawan harus memiliki SK pengangkatan sebagai karyawan SBAC, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini ketua pengurus CV Genta Shamballa. 3. Setiap perubahan gaji karyawan atau perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan diotorisasioleh yang berwenang dalam hal ini manajer SDM pusat. 4. Setiap potongan gaji selain dari pajak penghasilan karyawan didasarkan atas surat potongan gaji dan diotorisasi oleh fungsi keuangan. 5. Daftar gaji tidak diotorisasi oleh fungsi personalia. 6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Aspek prosedur pencatatan Prosedur pencatatan yang berlaku pada CV Genta Shamballa adalah : 1. Adanya perubahan data yang tercantum dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. 2. Tarif gaji yang tercantum dalam kartu penghasilan diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. d. Aspek praktik yang sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada CV Genta Shamballa ditunjukkan dengan : 1. Fungsi pencatatan waktu yang dipegang oleh bagian akunting mengawasi sistem software pencatatan presensi karyawan.

41 41 2. Pembuatan daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 3. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji yang dipegang oleh manajer SDM pusat. 4.4 Pengendalian Internal pada Proses Penggajian dan Rekomendasi yang dapat Diberikan Kelemahan Pengendalian Internal pada Proses Penggajian CV Genta Shamballa 1. Penilaian terhadap fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian karyawan CV Genta Shamballa Fungsi-fungsi yang terkait dengan proses penggajian karyawan di CV Genta Shamballa antara lain fungsi pencatatan presensi, fungsi administrasi personalia, fungsi penggajian, dan fungsi kasir. Hasil analisis yang didapat menunjukkan bahwa CV Genta Shamballa telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian. Secara sistem pengembangan, fungsi personalia di handle langsung oleh manajemen. Fungsi penggajian dipegang langsung oleh manajer SDM mengingat bentuk struktur organisasi CV Genta Shamballa yang sederhana. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing-masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.

42 42 a. Fungsi pencatatan presensi Pencatatan atas kehadiran semua karyawan di CV Genta Shamballa dilakukan dengan menggunakan sistem software. Pencatatan ini meliputi hari, tanggal, waktu kedatangan, waktu kepulangan, menit kerja. Fungsi pencatatan presensi ini terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi pencatatan presensi yang ada di CV Genta Shamballa dinilai belum optimal dan belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur. Sistem software yang digunakan dalam pencatatan presensi sangat penting karena dapat mempermudah bagian penggajian untuk melakukan pemantauan kehadiran yang akan mempermudah dalam menentukan perhitungan gaji karyawan yang akan diberikan. Sistem software yang ada diawasi oleh bagian akunting. Fungsi pencatatan presensi merupakan kunci dari fungsi-fungsi selanjutnya karena dari fungsi ini akan menentukan berapa gaji yang seharusnya diperoleh karyawan,dan dari pencatatan presensi ini akan diketahui catatan atas karyawan yang tidak hadir yang nantinya akan mempengaruhi potongan gaji karyawan. b. Fungsi administrasi personalia Fungsi administrasi personalia CV Genta Shamballa di handle langsung oleh pimpinan utama. Setelah presensi karyawan yangtercatat dalam sistem software diketahui, tugas fungsi administrasipersonalia adalah membuat rekap daftar presensi seluruh karyawan, melakukan pencatatan yang antaralain berkaitan dengan catatan karyawan masuk, adanya karyawanyang ijin, karyawan yang cuti dan sebagainya yang dicatat untuk tiap-tiapkaryawan kantor. Secara prosedur, fungsi inisudah baik, artinya fungsi administrasi personalia ini terpisah darifungsi-fungsi pencatatan presensi dan fungsi penggajian yang ada, namun belum terstruktur dengan optimal karena fungsi ini hanya berjalan ditempat dan menjadi subjektif.