DASAR DASAR KOMUNIKASI BISNIS

Transkripsi

1 BAB DASAR DASAR KOMUNIKASI BISNIS 1 Capaian Pembelajaran Setelah Mempelajari Materi Ini Mahasiswa Akan Dapat: Menjelaskan Pengertian Komunikasi Dan Komunikasi Dalam Bisnis Menjelaskan Ruang Lingkup Komunikasi Menjelaskan Proses Komunikasi Menjelaskan Bentuk-Bentuk Komunikasi Menjelaskan Tipe Dan Fungsi Komunikasi Menjelaskan Cara Memperbaiki Komunikasi 1.1 Ruang Lingkup Dan Pengertian Komunikasi Komunikasi merupakan hal yang sangat fundamental dalam kehidupan. Peristiwa komunikasi bisa terjadi di mana-mana. Misalnya, menyalakan televisi dengan menekan tombol listrik (engineering communication). Sebagai mahluk sosial, manusia senantiasa ingin berhubungan dengan manusia lainnya. Mereka ingin mengetahui lingkungan sekitarnya, bahkan ingin mengetahui apa yang terjadi dalam dirinya. Rasa ingin tahu itu memaksa manusia untuk berkomunikasi. Profesor Wilbur Schramm dalam cangara (2004;1) menyebutkan bahwa tanpa komunikasi, tidak mungkin terbentuk suatu masyarakat. Sebaliknya tanpa masyarakat, manusia tidak mungkin dapat mengembangkan komunikasinya. Berkomunikasi dengan baik akan memberi pengaruh langsung terhadap struktur keseimbangan seseorang dalam masyarakat, apakah seorang dokter, dosen, manajer, pedagang, pemuka agama, pramuniaga, dan lain sebagainya. Keberhasilan dan kegagalan seseorang dalam mencapai sesuatu yang diinginkan termasuk karier banyak ditentukan oleh kemampuan dalam berkomunikasi. Sebagai ilmu yang diterapkan dalam kehidupan bermasyarakat, komunikasi pada awalnya merupakan proses retorika dan jurnalistik yang banyak berkaitan 1

2 dengan pembentukan pendapat umum (opini publik). Istilah komunikasi sesungguhnya berpangkal pada perkataan latin Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga memiliki akar kata berbahasa Latin Communico yang artinya membagi (Stuart dalam Cangara 2004;18). Ilmu komunikasi merupakan suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan prinsip-prinsip secara tegas, dan atas dasar prinsip-prinsip tersebut disampaikan informasi serta dibentuk pendapat dan sikap (Hovland dalam Cangara 2004;17). Kelompok sarjana komunikasi yang memfokuskan diri pada studi komunikasi antarmanusia menyatakan bahwa Komunikasi adalah suatu pertukaran, proses simbolik yang menghendaki orang-orang agar mengatur lingkungannya (1) dengan membangun hubungan antar sesama manusia, (2) melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, (4) serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu (Book dalam Cangara 2004;18). Everett M.Rogers, seorang pakar Sosiologi Pedesaan Amerika, membuat difinisi, Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian (Rogers dan Kincaid dalam Cangara,2004;19). Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication; Principle and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. 1.2 PROSES KOMUNIKASI Menurut Dewi (2007). Bagaimana pengirim menyampaikan pesan kepada penerima? Komunikasi antar manusia hanya bisa terjadi bila didukung unsurunsur komunikasi, dan komunikasi memerlukan proses. Pembahasan mengenai proses komunikasi akan dijelaskan melalui beberapa model kumunikasi. 2

3 1.2.1 Model Komunikasi Aristoteles Aristoteles dalam bukunya Rhetorica (Cangara,2004;39) berpendapat bahwa setiap komunikasi trdiri atas 3 (tiga) unsur penting,yaitu: 1. Pembicara, yakni sumber komunikasi atau orang yang menyampaikan pesan 2. Apa yang dibicarakan 3. Penerima, yaitu orang yang menerima pesan SUMBER PESAN PENERIMA Gambar 1.1 Model Komunikasi Aristoteles Sumber: Cangara,2004, Pengantar Ilmu Komunikasi Model Komunikasi David K.Berlo Dalam model komunikasi David K.Berlo, unsur-unsur utama komunikasi terdiri atas SMCR, yakni Source (sumber atau pengirim),message (pesan atau informasi), Channel (saluran dan media), dan Receiver (penerima). Di samping itu, terdapat tiga unsur lain, yaitu Feedback (tanggapan balik), efek, dan lingkungan. SUMBER PESAN SALURAN DAN MEDIA PENERIMA EFEK UMPAN BALIK Gambar 1.2 Model Komunikasi Berlo Sumber: Cangara,2004, Pengantar Ilmu Komunikasi 3

4 Sumber Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pengirim informasi. Sumber bisa terdiri dari satu orang atau kelompok, misalnya partai, organisasi, atau lembaga. Sumber sering disebut komunikator, source, sender, atau encoder Pesan Pesan adalah sesuatu (pengetahuan, hiburan, informasi, nasehat, atau propaganda) yang disampaikan kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Pesan sering disebut message, content, atau information Saluran dan Media Saluran komunikasi terdiri atas komunikasi lisan, tertulis, dan elektronik. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima. Medis dalam komunikasi antarpribadi dapat berupa panca indera atau saluran komunikasi berupa telepon, telegram, dan . Sementara dalam komunikasi massa, media, dapat dibedakan atas dua macam yaitu (1) media cetak (surat kabar, majalah, buku, selebaran, brosur) dan (2) media elektronik (radio, film, televisi, komputer, videocassette/tape) Penerima Penerima adalah pihak yang menjadi sasaranpesan yang dikirim oleh pengirim. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau kelompok. Penerima merupakan elemen penting dalam proses komunikasi karena menjadi sasaran dalam suatu komunikasi. Penerima sering disebut dengan berbagai istilah antara lain khalayak, sasarn, komunikasi, audiens, atau receiver Umpan Balik Umpan atau tanggapan balik merupakan responsatau reaksi yang diberikan oleh penerima. Dalam hal pesan belem sampai kepada penerima, tanggapan balik dapat pula berasal dari media. Umpan balik bisa berupa data, pendapat, komentar, atau saran Efek Efek atau pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan, disarankan, dan dilakukan oleh penerimasebelim dan sesudah menerima pesan. Pengaruh bisa 4

5 terjadi dalam bentuk perubahan pengetahuan (knowledge), sikap(attitude), dan perilaku (behavior) Lingkungan Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Lingkungan dapat berupa: Lingkungan Fisik (misalnya letak geografis dan jarak) Lingkungan sosial budaya (misalnya bahasa, adat-istiadat, dan status sosial) Lingkungan Psikologis (pertimbangan kejiwaan) Dimensi waktu (misalnya musim, pagi/siang/malam) Model Komunikasi Bovee dan Thill Bovee dan Thill dalam bukunya Business Communication Today menggambarkan proses komunikasi sebagai berikut: 2. IDE BERUBAH MENJADI PESAN 1. PENGIRIM MEMPUNYAI IDE/GAGASAN 3. PESAN DISAMPAIKAN 5. PENERIMA BEREAKSI DAN MENGIRIM UMPAN BALIK 4. PENERIMA MENDAPAT PESAN Gambar 1.3 Model Komunikasi Bovee dan Thill Sumber: Haryani,2001,Komunikasi Bisnis 5

6 Proses komunikasi tersebut terdiri dari 5 (lima) tahap kegiatan, yakni Pengirim memiliki ide/ gagasan. Komunikasi diawali dengan adanya ide/gagasan dalam pikiran seseorang (pengirim) dan kemudian ingin menyampaikannya kepada orang lain (penerima). 1. Ide diubah menjadi pesan Ide/gagasan yang ada dalam pikiran pengirim tidak mudah dimengerti oleh orang lain. Agar dapat dimengerti atau diterima dengan baik, ide/gagasan yang ada dalam pikiran diubah menjadi pesan. Perubahan ide menjadi pesan sering disebut encoding. 2. Pemindahan Pesan Pemindahan pesan kepada penerima melalui berbagai bentuk komunikasi (verbal, nonverbal, lisan atau tulisan) dan media komunikasi (tatap muka, telepon, surat, laporan, dll). 3. Penerima menerima pesan Penerima mengartikan atau menginterpretasikan pesan yang diterima. 4. Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik Sebagai tanggapan atas pesan yang diterima, penerima akan memberi sinyal (misalnya mengangguk, tersenyum, atau secara tertulis). Umpan balik adalah tanggapan dari penerima pasan dan merupakan elemen kunci dalam rantai komunikasi. Apabila ternyata penerima tidak memahami pesan, maka pesan perlu diperbaiki dan dikirim ulang. 1.3 BENTUK DASAR KOMUNIKASI Komunikasi Nonverbal Bentuk yang paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, geraktubuh, intonasi suara, sikap, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2003;4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengungkapkan bahwa sebelum 6

7 kata-kata ditemukan, komunikasi terjadi melalui gerakan badan atau bahasa tubuh (body language). Studi menarik yang dilakukan oleh Albert Mahrabian pada tahun 1971 menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yang bersumber dari pembicaraan orang hanya7% yang berasal dari bahasa verbal, 38% dari vokal suara, dan 55% dari ekspresi wajah. Ia juga menambahkan bahwa jika terjadipertentangan antara apa yang diucapkan seseorang dengan perbuatannya, maka orang lain cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat non verbal (Cangara, 2004;99). Menurut Mark Knap (dalam Cangara, 2004;100), fungsi komunikasi nonverbal adalah: a. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition) b. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan katakata (Substitusional) c. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya (identity) d. Menambah atau melengkapi ucapan ucapan yang dirasa belum sempurna. Menurut Djoko Purwanto (2006;8), bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh, sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal. Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berfikir keras Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain. 7

8 Menggelengkan kepala untuk menunjukka sikap menolak atau keheranan Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau ok Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu kebohongan Tangan mengepal untuk menunjukkan penuh percaya diri Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci,cinta,rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula secara mendasar, komunikasi nonverbal cukup berbeda dengan komunikasi verbal. Pada umumnya bentuk komunikasi nonverbal mempunyai sifat yang kurang terstruktur, sehingga komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi nonverbal dapat dikelompokkan dalam beberapa bentuk (Cangara,2004;101): a. Kinesics Adalah komunikasi nonverbal yang ditunjukkan dengan gerakan tubuh, yaitu: 1. Emblem, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung pada simbol yang dibuat oleh gerakan badan.misalny, mengangkat jari V artinya victory atau menang, mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang indonesia, tetapi terjelek bagi orang india. 2. Iilustrators, merupakan gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu, Misalnya, besarnya suatu benda atau tinggi rendahnya suatu obyek. 3. Affect Display, merupakan isyarat yang terjadi karena dorongan emosional sehingga berpengaruh terhadap ekspresi muka. Misalkan, tertawa, menangis, tersenyum, sinis, 4. Regulators, merupakan gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala. Misalnya, mengangguk dan menggelengkan kepala 5. Adaptory, merupakan gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan. Misalkan, menggerutu, menarik nafas dalam-dalam, dan mengepalkan tinju. 8

9 b. Gerakan Mata (eye gaze) Mata adalah alat komunikasi yang paling berarti untuk memberi isyarat tanpa kata. Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang. Jika seseorang tertarik pada suatu object tertentu, maka pandangannya akan terarah pada object itu tanpa terputus dalam beberapa saat. c. Sentuhan (touching) Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan. Ada tiga bentuk sentuhan badan: 1. Kinesthetic, merupakan isyarat yang ditujukan dengan bergandengan tangan untuk mengungkapkan keakraban atau kemesraan. 2. Sociofugal, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan berjabatan tangan atau saling merangkul untuk menunjukkan dimulainya perubahan. 3. Thermol, merupakan isyarat yang ditandai dengan sentuhan yang lebih emosional sebagai tanda persahabatan yang intim, misalnya menepuk bahu, adu tinju, dan adu telapak tangan. d. Paralanguage. Ialah isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu di balik apa yang diucapkannya. Misalkan datanglah bisa diartikan betul-betul mengundang atau sekedar basa-basi. e. Diam Diam juga merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti. Sikap diam sangat sulit diterka dan dapat menimbulkan keraguan. Diam dapat mengandung arti positif atau negatif. f. Postur Tubuh Manusia lahir ditakdirkan dengan berbagai bentuk tubuh. Masing-masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan. Ada tiga bentuk tubuh, yaitu (1) ectomoprhy, bentuk tubuh tinggi kurus yang dilambangkan sebagai orang yang memiliki sikap ambisius,pintar,kritis; (2) mesomorphy, bentuk tubuh tegap dan altetis yang dilambangkan sebagai pribadi yang cerdas, bersahabat, dan aktif, dan (3) endomorphy, bentuk tubuh pendek,bulat, dan gemuk yang digambarkan sebagai pribadi yang humoris, santai, dan cerdik. 9

10 g. Warna Warna dapat memberi arti terhadap suatu object. Misalnya, warna merah menunjukkan kemarahan atau semangat. Sementara warna putih menunjukkan kesucian atau kebersihan. Suatu negara atau organisasi dapat dikenal melalui warna. h. Bunyi Jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari mulut, maka bunyi yang dimaksudkan di sini adalah suara yang dikeluarkan dari berbagai benda. Misalnya, lonceng letusan senjata, tepuk tangan, peluit. i. Bau Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa dipergunakan untuk melambangkan status. Misalnya, bau kosmetik dan parfum Pentingnya Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Komunikasi dengan menggunaka kata-kata akan lebih mudah dikendalikan dari pada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan karena sifatnya yang spontan. Ketika mendengarkan berita yang menyenangkan, ekspresi wajah seseorang nampak cerah ceria, bak tanpa beban. Namun bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut dirinya sendiri, keluarga, atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tidak bergairah. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui verbal. Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan,karena sifatnya yang 10

11 efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berfikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat Tujuan Komunikasi Nonverbal Meskipun dapat berdiri sendiri meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Ini sering terjadi penggabungan antara komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dalam suatu situasi. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan hanya membawa sebagian dari suatu pesan, sedangkan bagian yang lain, disampaikan melalui sinyal-sinyal nonverbal. Menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business Communication, komunikasi nonverbal mempunyai 6 (enam) tujuan: 1. Memberikan informasi 2. Mengatur alur suatu percakapan 3. Mengekspresikan emosi 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesanpesan verbal 5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain 6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalkan memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar. Dalam dunia bisnis, kominikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika dapat belajar mengelola kesan yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara, dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer atau pemimpin dalam suatu organisasi bisnis juga harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan bisnis kepada para bawahannya, dan kapan suatu pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan bisnis itu harus disampaikan. 11

12 1.3.2 Komunikasi Verbal Menurut Purwanto (2006;5) komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya: Membuat dan mengirim surat Memberi informasi kepada pelanggan Berdiskusi dalam suatu kerja tim Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja Mengadakan pengarahan untuk staf karyawan Melakukan negoisasi dengan pelaku bisnis Mengadakan pelatihan manajemen untuk para manajer Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, yakni: 1. Berbicara dan menulis (speaking dan writing) Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada umumnya lebih disukai dari pada menulis karena lebih nyaman dan praktis. Namun tidak semua pesan bisa dengan cepat disampaikan secara lisan. Pesan yang kompleks dan sangat penting umumnya disampaikan menggunakan tulisan. Tilisan untuk tujusn bisnis bisa berupa surat dan laporan. 2. Mendengar dan membaca (listening dan reading) Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Namun, orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi dari pada menyampaikannya. Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan. 12

13 1.4 TIPE DAN FUNGSI KOMUNIKASI Menurut Dewi (2007;11). Memperhatikan para pakar ada lima tipe atau tingkatan komunikasi beserta fungsinya masing-masing. 1. Komunikasi dengan Diri Sendiri (Intrapersonal Communication) Komunikasi dengan diri sendiri adalah suatu proses komunikasi dengan diri sendiri. Proses komunikasi terjadi karena seseorang memberi arti terhadap sesuatu object yang diamatinya atau terbesik dalam pikirannyan sendiri. Dalam pengambilan keputusan seseorang seringkali terbawa ke dalam situasi berkomunikasi dengan diri sendiri. Namun, beberapa kalangan menilai bahwa hal tersebut sesungguhnya bukanlah proses komunikasi, melainkan suatu aktivitas internal monolog. Komunikasi dengan diri sendiri berfungsi mengembangkan kreativitas, imajinasi,memahami, dan mengendalikan diri sendiri, sera meningkatkan kematangan berfikir sebelum mengambil keputusan. 2. Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication) Komunikasi antarpribadi adalah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih. Komunikasi antar dua orang dalam situasi tatap muka disebut komunikasi diadik (Dyadic Communication). Fungsi komunikasi ini adalah untuk meningkatkan hubungan insani (human relation), menghindari dan mengatasi konflik-konflik bribadi, mengurangi ketidakpastian, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain. 3. Komunikasi Kelompok Kecil (Small group Communication) Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan sebuah alat untuk membantu interaksi antara satu dengan yang lain. Tipe komunikasi sering juga dikelompokkan sebagai tipe komunikasi antarpribadi. 4. Komunikasi Massa (Mass Communication) Dalam komunikasi massa, pesan dikirim dari sumber lembaga kepada khalayak yang bersifat massal melalui alat-alat mekanis, seperti televisi, radio, surat kabar, atau film 13

14 Ciri-Ciri Komunikasi Massa: Pesan bersifat terbuku Penerima adalah khalayak yang variatif Pengirim dan penerima dihubungkan oleh saluran yang diproses secara mekanik Berlangsung satu arah dan kecepatan umpan balik bergantung pada teknologi Penyabaran melalui media massa berlangsung cepat, serempak, dan luas Biaya produksi cukup mahal dan memerlukan dukungan tenaga yang relatif lebih banyak. Komunikasi massa berfungsi menyebarluaskan informasi, meratakan pendidikan, merangsang pertumbuhan ekonomi, dan menciptakan kegembiraan, 5. Komunikasi Publik (Public Communication) Bisa disebut komunikasi pidato, kolektif, retorika, public speaking, atau audiens communication. Ciri-ciri komunikasi publik: Disampaikan kepada khalayak yang lebih besar dalam situasi tatap muka Penyampaian pesan berlangsung kontinyu Penerima tidak dapat diidentifikasi satu per satu Interaksi antara pengirim dan penerima sangat terbatas Pesan direncanakan atau dipersiapkan terlebih dahulu ( tidak secara spontanitas) Komunikasi publik berfungsi menumbuhkan semangat kebersamaan (solidaritas), memengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik, dan menghibur. Fungsi komunikasi secara menyeluruh dapat dirinci kembali sebagai berikut: 1. Informasi, yakni kegiatan mengumpulkan, menyimpan data, fakta dan pesan, opini dan komentar, sehingga orang bisa mengetahui keadaan yang terjadi di luar dirinya. 14

15 2. Sosialisasi, yakni menyediakan dan mengajarkan ilmu pengetahuan, bagaimana bersikap sesuai nilai-nilai yang ada, serta bertindak sebagai anggota masyarakat secara efektif. 3. Motivasi, yakni mendorong seseorang untuk megikuti kemajuan orang lain melalui apa yang mereka baca, lihat, dan dengar melalui media massa. 4. Bahan diskusi, yakni menyediakan informasi sebagai bahan diskusi untuk mencapai persetujuan dalam hal terjadi perbedaan pendapat mengenai hal-hal yang menyangkut orang banyak. 5. Pendidikan, yakni membuka kesempatan untuk memperoleh pendidikan secara luas, baik untuk pendidikan formal maupun informal. 6. Memajukan kebudayaan; media massa menyebarkan hasil-hasil kebudayaan melalui aneka program siaran atau penerbitan buku. 7. Hiburan, media massa telah menyita banyak waktu luang dari semua golongan usia dengan difungsikannya media komunikasi sebagai alat hiburan dalam rumah tangga. 8. Integrasi, menjembatasi perbedaan antar suku bangsa maupum antar bangsa dalam upaya memperkokoh hubungan dan pemerataan informasi. 1.5 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang fihak lain untuk berfikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi. Komunikasi yang efektif akan membantu mengantisipasi masalahmasalah, membuat keputusan yang tepat, mengordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan. Komunikasi dibedakan menjadi: 1. Komunikasi individu, komunikasi dikatakan efektif apabila komunikasi (audience) mampu memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim atau komunikator. 2. Komunikasi massa, komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan secara lebih luas. 15

16 Faktor- faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efektif adalah: 1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya. Buruknya kredibilitas omunikator bisa menimbulkan ketidakpercayaan sehingga komunikan tidak bersedia melakukan perubahan sikap. Padahal pesan yang disampaikan komunikator sesungguhnya benar. Seseorang komunikator yang memiliki daya tarik akan dikagumi, disenangi dan komunikannya bersedia melakukan upaya perubahan. Contohnya, komunikator yang memiliki daya tarik adalah seorang artis. 2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan. Suatu pesan akan menimbulkan reaksi atau umpan balik apabila menarik perhatian. 3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan. Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingannyadan secara fisik dan mental mampu menerima pesan. 1.6 MUNCULNYA KESAHPAHAMAN KOMUNIKASI Menurut Purwanto (2006;13). Munculnya kesahpahaman dalam komunikasi adalah, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Masalah tersebut masing-masing dapat dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut: 1. Masalah Dalam Mengembangan Pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan. 2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik. Misalnya terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound system, kualitas sound system 16

17 yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, salinan surat yang tak terbaca. Nampaknya sepele, gangguan-gangguan tersebut dapat menghalangi atau mengganggu suatu pesan. 3. Masalah Dalam Menerima Pesan. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Contoh, pada saat anda sedang mengikuti briefing diruang pertemuan, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik, yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat anda melakukan pertemuan. 4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan Suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditaksirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. 1. Perbedaan Latar Belakang Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan, komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan, popularitas, atau agama dapat mempersulit atau paling tidak mengganggu proses komunikasi. 2. Perbedaan Penafsiran Kata Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang yang berbeda, baik itu asul-usul daerah, budaya, pendidikan, dan usia. 17

18 3. Perbadaan Reaksi Emosional. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi akan dapat membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan. 1.7 HAMBATAN KOMUNIKASI Menurut Dewi (2007;16). Untuk berkomunikasi secara efektif tidaklah cukup hanya dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi, tetapi juga disertai dengan pemahaman mengenai hambatanhambatannya. Hambatan komunikasi bisa terjasi diantara individu (antarmanusia) maupun di dalam organisasi Hambatan Komunikasi Antarmanusia. Agar dapat saling memahami, komunikator dan komunikan harus memiliki pengertian yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara, dan simbolsimbol. Hambatan ini isa berupa: 1. Perbedaan persepsi dan bahasa Persepsi merupakan interpretasi pribadi atas sesuatu hal. Definisi seseorang mengenai suatu kata mungkin berbeda dengan orang lain. 2. Pendengaran yang buruk Walaupun sudah mengetahui cara mendengar yang baik, ternyata menjadi pendengar yang baik tidaklah mudah. Dalam keadaan melamun atau lelah memikirkan masalah lain, seseorang cenderung kehilangan minat mendengar. 3. Gangguan emosional Dalam keadaan kecewa, marah, sedih, atau takut, seseorang akan merasa kesulitan saat menyusun pesan atau menerima pesan dengan baik. Kesalahpahaman sering terjadi akibat gangguan emosional. 4. Perbedaan budaya Berkomunikasi dengan orang yang berbeda budaya tidak dapat dihindari, terlebih lagi pada zaman globalisasi. Perbedaan budaya merupakan hambatan yang paling sulit diatasi. 18

19 5. Ganguan fisik Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik, seperti akustik yang jelak, tulisan yang tidak dapat dibaca, cahaya yang redup, atau masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi dalam berkomunikasi Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi dalam organisasi sering terganggu karena materinya lebih rumit, jumlahnya banyak, dan kontroversial. Hambatannya adalah: 1. Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing. Perkembangan teknologi telah menyebabkanjumlah pesan dalam suatu organisasi meningkat tajam hingga kecepatan yang semakin tinggi. Pesan melalui surat-surat dari pos, , telepon dari berbagai sumber telah membanjiri organisasi dan masing-masing bersaing untuk memperoleh perhatian lebih awal. 2. Penyaringan yang tidak tepat Ketika meneruskan suatu pesan kepada orang lain di dalam organisasi, biasanya terjadi penyaringan yang dilakukan dengan memotong atau menyingkat pesan. Misalnya, melewati penjaga pintu terlebih dahulu, karyawan kantor depan, sekretaris, baru kemudian sampai kepada pimpinan. 3. Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai Pertukaran informasi yang bebas dan terbuka merupakan salah satu ciri komuniksi yang efektif. Iklim komunikasi sangat terkait dengan gaya manajemen. Gaya manajemen yang tertutup cenderung menghambat pertukaran informasi. Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan (Cangara 2004;1310, yaitu; 1. Gangguan teknis, misalnyagangguan pada setasiun radio, jaringan telepon, kerusakan [pada alat ekonomi. 2. Gangguan semantik merupakan gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasayang digunakan. 19

20 3. Gangguan psikologis merupakan rintangan yang terjadi karena adanya persoalan dalam diri individu. 4. Rintangan fisik atau organik merupakan rintangan karena letak geografis. Misalnya, jarak yang jauh sehingga sulit dicapai alat transportasi dan komunikasi. 5. Rintangan status merupakan rintangan yang terjadi karena perbedaan status sosial dan senioritas. 6. Rintangan kerangka pikir merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola pikir. 7. Rintangan budaya merupakan rintangan yang disebabkan karena pengalaman dan latar belakang pendidikan yang berbeda norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut Cara Mengatasi Hambatan Dan Memperbaiki Komunikasi Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektif (Bovee dan Thill, 2003;22) adalah: 1. Memelihara iklim komunikasi terbuka Ilkim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi, dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik. 2. Bertekat memegang teguh etika berkomunikasi Etika merupakan prinsip-prinsip yang mengatur seseorang untuk bersikap atau membawa diri. Perbedaan nilai-nilai yang dianut bisa menyebabkan terjadinya dilema etika. Misalnya, mengungkapkan atau merahasiakan kecurangan yang dilakukan organisasi. 3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya. Memahami latar belakang, pengetahuan, kepribadian, dan persepsi antarbudaya akan membantu mengatasi hambatan komunikasi yang terjadi karena perbedaan budaya. 4. Menggunakan pendekatan komunikasi yang berpusat pada penerima. 20

21 Sikap empati, peduli, atau peka terhadap perasaan dan kepentingan orang lain bisa menjadi kunci keberhasilan dalam berkomunikasi. 5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi. Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun, merevisi, dan mendistribusikan pesan. 6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara: Memahami penerima pesan Menyesuaikan pesan dengan penerima Mengembangkan dan menghubungkan gagasan Mengurangi jumlah pesan Memilih saluran atau media yang tepat Meningkatkan keterampilan berkomunikasi PERTANYAAN: 1. Jelaskan pengertian komunikasi dari berbagai dimensi 2. Jelaskan dan gambarkan proses komunikasi melalui berbagai model 3. Jelaskan pengertian komunikasi verbal dan nonverbal dan apa perbedaan antara keduanya. 4. Jelaskan lebih penting manakah antara komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal 5. Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif dan berikan contohnya 6. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi 7. Jelaskan tipe atau tingkatan komunikasi beserta fungsinya. 8. Sebutkan dan jelaskan beberapa masalah yang berkaitan dengan munculnya kesalahpahaman dalam komunikasi 9. Bagaimanakah cara untuk memperbaiki komunikasi, 21