BAB I PENDAHULUAN SISTEM, PENDEKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN SISTEM, PENDEKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN A. Latar Belakang Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Beberapa orang melihatnya (dengan definisi) sebagai konseptualisasi modern akhir (late modern conceptualization). Dalam istilah tersebut manajemen tidak memiliki sejarah pra-modern, hanya merupakan pertanda. Beberapa orang lainnya, mendeteksi aktivitas mirip-manajemen di masa pra-modern. Beberapa penulis melacak perkembangan pemikiran manajemen pada pedagang-pedangan Sumeria dan pembangun piramid Mesir. Para pemilik budak selama berabad-abad menghadapi permasalahan eksploitasi/memotivasi budak yang bergantung namun terkadang suka melawan (memaksa otoritas), namun banyak perusahaan pra-industri, dengan skala mereka yang kecil, tidak merasa terdorong ungtuk menghadapi permasalahan manajemen secara sistematis. namun, inovasi seperti penyebaran sistem angka Hindu-Arab (abad ke-5 hingga ke15) dan kodifikasi kesekretariatan entri-ganda (1494) menyediakan perangkat untuk penilaian, perencanaan dan kendali manajemen. Manajemen merupakan sebuah kegiatan; pelaksanaannya disebut manajing dan orang yang melakukannya disebut manajer. Individu yang menjadi manajer menangani tugas-tugas baru yang seluruhya bersifat manajerial, yang penting diantaranya ialah menghentikan kecenderungan untuk melaksanakan segala sesuatu seorang diri. B. Pengertian Manajemen Arti manajemen Manajemen dalam bahasa Inggris berasal dari kata to manage. Kata manage berasal dari bahasa Italia managgio dari kata managgiare yang selanjutnya kata ini berasal dari bahasa latin manus yang berarti tangan (hand). Kata manage dalam bahasa Perancis berarti housekeeping (rumah tangga). Dalam kamus Webster s New Collegiate Dictionary, kata management diberikan penjelasan sebagai : the act or art of managing, conduct, direction, and controll. Kata manage bisa juga berarti : a. to direct and control (membimbing dan mengawasi) b. to treat with care (memperlakukan dengan seksama) c. to carry on business or affairs (mengurus perniagaan, atau persoalan-persoalan) d. to achieve one purpose (mencapai tujuan tertentu) Selanjutnya manajemen diberi arti : 1. Act or art or managing; conduct; control; direction (tindakan atau seni mengurus; memperlakukan; pengawasan; pembimbingan) 2. The collective body of those who manage any enterprise or interest (badan kolektif yang mengurus sesuatu perusahaan atau kepentingan) Sedangkan Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari. 1

2 Manajemen terbagi atas tiga bagian yaitu Sistem, Pendekatan dan Fungsi manajemen. Pengertian dan definisi sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan bahasa Latin (systēma). Berikut ini ada beberapa pengertian sistem yang diambil dari berbagai sumber. 1. Pengertian dan definisi sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks. 2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama lain. 3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis. 4. Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur. Dalam definisi yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan objek/benda yang memiliki hubungan diantara mereka. Biar lebih jelas, mari kita lihat contoh berikut ini. Contoh konkret dari sebuah sistem diantaranya: Organ tubuh manusia yang membentuk beragam sistem. Sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem eksresi, sistem saraf, sistem kerangka, dll. Komponen elektronik komputer yang membentuk sistem komunikasi, sistem perangkat lunak, sistem perangkat keras, sistem jaringan, dll. Rakyat Indonesia yang membentuk beragam sistem di Negara kita. Sistem pemerintahan, sistem keamanan, sistem hukum, sistem kebudayaan, dll. 2

3 Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan, yaitu sebagai berikut : a. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. b. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. c. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha. 1. Sistem System Manajemen a. Manajemen Bapak Artinya bahwa setiap usaha dan aktivitas organisasi para bawahan selalu mengikuti pimpinannya. Apa yang dikatakan pimpinan itulah yang benar, tidak ada alternative lain kecuali mengikuti pimpinannya. Pimpinan telah mendapat kharisma dari bawahan atau pengikutnya, sehingga para pengikut menganggap pemimpinnya itulah yang paling baik, paling pintar, dan paling benar. Dampak Positifnya : Jika pemimpin tetap pada proporsi yang benar, pekerjaan dapat dengan cepat dikerjakan, sehingga tujuan tercapai dengan baik. Dampak Negatif : Jika pemimpin tidak benar, perusahaan akan hancur karena bawahannya akan turut menyeleweng. Kemajuan hanya bergantung kepada kecakapan pemimpin, bawahan hanya robot saja. Jika terjadi pergantian pemimpin akan susah kaderisasi nya karena bawahan terlanjur percaya/respek pada pimpinan yang lama. Bawahan menjadi tidak kreatif. b. Manajemen Tertutup Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya. Dampak Positif : Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin. Pengambilan keputusan cepat karena tidak melibatkan partisipasi bawahannya. 3

4 Dampak Negatif : Bawahan tidak mengetahui keadaan perusahaan. Pemecahan masalah hanya akan diatnggung oleh manajer. Terhambatnya regenerasi jabatan. Menimbulkan sikap apatis para bawahan thd masalah yang dihadapi oleh perusahaan. c. Manajemen Terbuka Manajer menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan. Dan semakin tinggi kedudukan bawahan maka semakin banyak ia mengetahui rahasia perusahaan, manajer mengajak bawahan untuk berpartisipasi dalam memecahkan masalah. Dampak Positif : Bawahan ikut serta memikirkan problem yang dihadapi perusahaan. Bawahan tahu arah yang diambil organisasi, sehingga mereka tidak raguragu lagi untuk melaksanakannya. Bawahan lebih termotivasi kerjanya dalam pekerjaannya. Bawahan terbina dan terlatih sehingga regenerasi dapat berjalan dengan baik. Adanya kompetisi yang sehat dari para bawahan sehingga kecakapan serta kemampuan mereka berkembang. Kerja sama akan semakin baik dan hubungan antar personal semakin akrab/harmonis. Menjadi tim yang solid. Dampak Negatif : Pengambilan keputusan lama, bertele-tele, dan biaya semakin banyak. Rahasia perusahaan kurang terjamin. Kedekatan pimpinan dan bawahan akan menimbulkan berkurangnya wibawa pimpinan. d. Manajemen Demokrasi Hampir sama dengan manajemen terbuka, hanya pada manajemen demokrasi hanya dapat dilakukan dalam suatu organisasi yang setiap anggotanya hanya mempunyai hak suaru yang sama (DPR, MPR). Dalam manajemen demokrasi setiap anggota ikut menetapkan keputusan berdasarkan suara terbanyak, sedangkan dalam manajemen terbuka keputusan tetap dipegang oleh manajer (pimpinan). Dampak Positif : Keputusan yang diambil relative lebih baik, karena dipikirkan dan diputuskan oleh orang banyak. 4

5 Kecenderungan untuk bertindak otoriter dapat dihindarkan. Keputusan yang diambil dipertanggungjawabkan oleh para anggota. Ruang lingkup dan arah keputusan diketahui oleh masyarakat. Dampak Negatif : Biaya, pengambilan keputusan lama, bertele-tele sebab pemikiran sering tidak sama dan sering berargumentasi. Adanya kelompok yang tersisih Adanya ambisi pribadi dari para anggota agar pendapat atau idenya disetujui menjadi suatu keputusan. 5

6 2. Pendekatan Pendekatan Manajemen a. Pendekatan Berdasarkan Kebiasaan Berdasarkan sejarah, asal usulnya, dan berdasarkan pengalaman nyata di masa lalu. b. Pendekatan Berdasarkan Kelakuan Antarindividu Berdasarkan hubungan antar manusia yakni tingkah laku hubungan manajer dengan bawahan dan tingkah laku hubungan bawahan dengan bawahan sebagai manusia. c. Pendekatan Berdasarkan Kelakuan Kelompok Berdasarkan psikologi social suatu studi pola budaya mengenai susunan tingkah laku kelompok manusia yang diartikan sebagai system, pola hubungan antar manusia di antara kelompok. d. Pendekatan Sistem Kerja Sama Sosial Manajer memimpin suatu organisasi berdasarkan kerja sama manusia. Kerja sama ini dipengaruhi oleh : Batasan Alam, untuk memenuhi kebutuhan makanan, manusia harus menanam dan dilakukan bersama-sama dengan orang lain, jadi alam bermanfaat bagi manusia jika manusia tersebut bekerja sama dengan manusia lain. Batasan Psikologi, rasa ingin dihargai, dipuji, dihormati, perasaan inilah yang mendorong manusia untuk bekerja sama atau hidup berkelompok. Batasan Sosial, manusia adalah mahluk social yang tidak bisa hidup sendiri. Batasan Biologi, secara fisik manusia relatif lebih lemah dibandingkan dengan mahluk lain, untuk memperkuat dirinya manusia harus bekerja sama, bersatu, dan mengadakan ikatan dengan manusia lainnya. e. Pendekatan Sistem Sosio Teknik Pendekatan ini menyangkut masalah teknis yaitu methods, machines, dan equipment. Meskipun kerja sama baik, tetapi jika methods, machines, dan equipment nya tidak sesuai maka produktivitas kerja tidak akan meningkat. f. Pendekatan Teori Keputusan Merupakan pemilihan secara rasional yang dititikberatkan pada keputusan rasional, logis, dan ilmiah. Keputusan rasional harus didasari oleh alternatif-alternatif kegiatan yang dievaluasi, baru kemudian dipilih. 6

7 g. Pendekatan Pusat Komunikasi h. Pendekatan Matematis i. Pendekatan Situasional Keputusan ditetapkan oleh manajer lalu dikomunikasikan kepada para bawahan untuk dilaksanakan dan hasil pelaksanaannya dikomunikasikan lagi kepada manajer Jadi, manajer berperan sebagai penyebar, penerima, penyimpan, dan memproses informasi untuk dasar pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan selalu dengan bantuan operation research yang merupakan penerapan dari metode ilmiah terhadap masalah-masalah manajemen yang dikemukakan secara kuantitatif. Metode Menurut pendekatan ini, mempelajari manajemen didasarkan pada sifat situasional (sikon) internal atau eksternal organisasi pada saat tersebut. Masalah masalah yang dihadapi diselesaikan dan diatasi berdasarkan situasional (sikon), sehingga pemecahan masalah yang berbeda-beda dilakukan dengan cara yang berbeda-beda pula. j. Pendekatan Sumber Daya Manusia 3. Fungsi Manajemen Manajemen dipelajari dengan sumber daya manusia sebagai dasar kajian atau tinjauan. Pendekatan sumber daya manusia mempelajari mengenai masalahmasalah individu, kelompok kerja, lingkungan kerja, dan motivasi-motivasi apa yang dapat meningkatkan produktivitas kerja dari sumber daya manusia itu Manajemen berfungsi sebagai Manajemen beroperasi melalui bermacam fungsi, biasanya digolongkan pada perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan/motivasi dan pengaturan. 7

8 BAB II PEMBAHASAN PLANING ( PERENCANAAN ) 1. Pengertian Planing (Perencanaan) Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Perencanaan: memutuskan apa yang harus terjadi di masa depan (hari ini, minggu depan, bulan depan, tahun depan, setelah lima tahun, dsb.) dan membuat rencana untuk dilaksanakan Pengorganisasian: membuat penggunaan maksimal dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana dnegan baik Leading/Kepemimpinan dan motivasi: memakai kemampuan di area ini untuk membuat yang lain mengambil peran dengan efektif dalam mencapai suatu rencana. Kadang bagian ini sering disebut Penggerakan (Actuating). Pengendalian: monitoting/controlling - memantau kemajuan rencana, yang mungkin membutuhkan perubahan tergantung apa yang terjadi. 2. Unsur Unsur Perencanaan Unsur - unsur dari perencanaan : hasil akhir karena hasil akhir merupakan tujuan atau sasaran yang akan dicapai dalam suatu perencanaan,alat - alat sebagai pemilihan dari kebjaksanaan strategis prosedur dan prakteknya,sumber mencakup kwantitas mendapatkan dan mengalokasiakan bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan,pelaksanaan,pengawasan. 3. Sasaran Dan Tujuan Perencanaan Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). 8

9 Sasaran Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. [2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya. Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya: a. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar). b. Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri. 9

10 Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi. Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame. Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain. Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain. Tujuan Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. a. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. b. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. c. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. d. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. 10

11 Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. 4. Sifat Sifat Perencanaan Sifat-sifat Perencanaan : a. Menyangkut kurun waktu yang panjang b. Menyangkut persoalan dasar organisasi c. Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari d. Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan e. Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak 5. Bagaimana Menyusun Perencanaan Perencanaan membutuhkan pemkiran yang mendalam dengan pemikiran yang mendalam akan membantu proses perencanaan yang akan buat. Pemikiran tersebut dilandasi dengan keikhlasan dan keinginan untuk merencanakan suatu sebuah perencanaan bersama. Lebih dari dalam proses perencanaan hendaknya memperhatikan pendapat dan aspirasi bersama, Islam menurut Asnawir dalam bukunya Manajemen Pendidikan, paling tidak dalam menyusun perencanaan pendidikan, termasuk perencanaan pendidikan Islam, perlu memperhatikan empat unsure: Pertama tujuan hendaknya jelas, yang tercakup perumusan sasaran untuk mencari solusi dari problem yang ada. Kedua, menetapkan teknik pengumpulan dan pengolahan data. Ketiga, berorentasi ke masa depan yang bersifat prediksi. Keempat, adanya kegiatan yang tersusun, terangkai untuk mencapai tujuan. Keempat unsur tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi manajer sebelum menyusun perencanaan. Hal ini perlu karena berhubungan dengan kualitas, efektifitas dan efesiensi dalam isi kebijakan yang tersusun dalam perencanaan. 11

12 6. Langkah Langkah Perencanaan a. Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. b. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. c. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. d. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinankemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinankemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan 7. Prinsip Prinsip Perencanaan Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O'Donnell[10] dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut : Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan. Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing, staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan. 12

13 8. Fungsi Fungsi Perencanaan Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. adapun fungsi-fungsi manajemen adalah; Perencanaan (Planning) Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya Pengorganisian (Organizing) Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Menggerakkan (Actuating) Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership). Pengawasan (Controling) Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. 13

14 9. Sumber Sumber Perencanaan Peningkatan perubahan teknologi Semakin rumitnya tugas manajerial Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya dimasa yang akan datang 10. Keuntungan Perencanaan Pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What, When, Why, Who, Where + How). Adapun keuntungan-keuntungan dari perencanaan menurut G. R. Terry diantaranya: Pertama-tama perencanaan menyebabkan bahwa kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan (Planning makes for the utilization of purposeful and orderly activities) Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance) Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance). 11. Hambatan Perencanaan Hambatan dari pihak manajer i. Takut menghadapi resiko/kegagalan ii. Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi Kurang memahami tentang lingkungan Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran Hambatan dari pihak pelaksana o o o o o Keterikatan pada program Penetapan sasaran tingkat puncak Sasaran-sasaran individu Peran serta dari karyawan dan manajer Pengkajian kembali hasil pelaksanaan 14

15 BAB VI PENUTUP Sekian hasil makalah dari kelompok kami, bila ada salah atau kejanggalan, kami meminta maaf. Terima Kasih 15

16 DAFTAR PUSTAKA 16