TINJAUAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015

Transkripsi

1 TINJAUAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd,RMIK) dari Program Studi DII RMIK Oleh : IMANIAR NURUL IFFAH D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2015 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada Pada Peneliti ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Terima Kasih Kepada Alloh SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah NYA kepada kita semua. Bapak Nuryanto dan Ibu Woro Semi Lestari terima kasih atas dukungan dan doa nya. Kakak dan adek2 ku tersayang terima kasih selalu memberikan doa dan dukungan nya. Keluarga Besar Seomadi terima kasih atas doa dan dukungan nya. Kapan piknik bareng2 lagi hehe Kakak jafna dan dek Qafisha makasih yah sudah menghibur tante dengan cerewetan kalian berdua. Peluk cium dari tante :* Kepada Dosen Pembimbing Bu Retno Astuti S,SS,MM terima kasih telah sabar membimbing dalam pembuatan karya tulis ini. Teman-teman ku yang selalu klowor di manapun Devita, Atika, juti Yay, juti Fita, CS maen GAME ku Tria & Hening (semoga tetep kompak maen GAMEnya),mamas reno dan mamas pa i, Adwin, Nanda, Rani, Mitha, Molek, best partai fangirlku Eonni Eka, the best partner wifian&fangirl ever Tiffany Dea Safira, teman SMP ku yg masih setia mendukungku walau jarang ketemu faiq & novi. terima kasih semua sudah meghibur dan memberi dukungan. Sayang kalian semua :* Almamater tercinta Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Terima Kasih vii

8 RIWAYAT HIDUP Nama : Imaniar Nurul Iffah Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 15 Februari 1994 Jenis Kelamin Agama Alamat : Perempuan : Islam : Jl. Dr Sutomo Kp Wonosari III No 64E RT 08 RW 04 Kel. Randusari Kec. Semarang Selatan Kota Semarang Riwayat Pedidikan : 1. SD Kartika IV I Semarang tahun SDN Barusari 03 Semarang tahun SMPN 40 Semarang tahun SMU Teuku Umar Semarang viii

9 PRAKATA Dengan Mengucap puji syukur Alhamdulillah atas Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul Tinjauan Penglolaan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015 ini tepat pada waktunya. Karya tulis ini merupakan syarat dalam menyelesaiakn pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Peneliti sangat menyadari bahwa selesainya penyususnan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena itu, peneliti mengucapkan terimakasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Arif Kurniadi, M.Kom, Selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Retno Asturi Setijaningsih, SS, MM, Selaku Pembimbing Akademik. 5. Kapten CKM, Bambang Suprapto, selaku Kepala Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang. 6. Letkol CKM (K) dr. Hendratni Dewanti, selaku Wakil Kepala Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang. ix

10 7. Serma Suseno, Amd.PK selaku Ketua Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang. 8. Seluruh Staf Karyawan dan Karyawati Bagian Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang, yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini. Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang membangun diharapkan dari pembaca demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik. Semarang, Januari 2016 Penulis x

11 PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 ABSTRAK IMANIAR NURUL IFFAH TINJAUAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015 XIX Hal + 66 Hal + 6 Tabel + 2 Gambar + 15 Singkatan + 14 Lampiran Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang terhadap pengelolaan dokumen rekam medis pada 10 sub rak secara acak, terdapat 6930 dokumen rekam medis dimana ditemukan 102 dokumen rekam medis yang mengalami misfile. Sering terjadi DRM yang tidak ditemukan, maka untuk mempercepat pelayanan, petugas membuatkan DRM baru untuk pasien lama. Hal ini mengakibatkan tejadinya duplikasi penggunaan nomor rekam medis dan DRM. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi pengelolaan DRM di bagian Filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara. Variabel penelitian adalah sarana pengelolaan dokumen rekam medis di Filling, Standar Operasional Prosedur, pengetahuan petugas Filling, dan pengelolaan dokumen rekam medis di Filling. Subyek ialah 3 orang petugas filing, obyek adalah sarana pengelolaan dokumen rekam medis di Filling, Standar Operasional Prosedur, pengetahuan petugas Filing, dan pengelolaan dokumen rekam medis di Filling. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara. Metode pengolahan data melalui tahap pengumpulan, pemeriksaan, dan penyusunan data. Data dianalisis secara deskriptif dan selanjutnya dibandingkan dengan teori. Berdasarkan hasil penelitian di unit filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama masih sering terjadi misfile. Dalam peminjaman dokumen rekam medis belum menggunakan tracer, bon pinjam dan kode warna. Selama ini hanya menggunakan buku ekspedisi. Penyimpanan DRM menggunakan sistem sentralisasi dan sistem penjajaran yang dipakai adalah TDF (terminal digit filing). RS Bhakti Wira Tamtama belum mempunyai Standar Operasional Prosedur tentang pengelolaan dokumen rekam medis. Terdapat 3 petugas filing dan ada tugas pokok yang masih belum dilaksanakan yaitu dalam hal melacak dokumen rekam medis yang salah letak, melakukan retensi dan memindahkan DRM aktif ke inaktif. Saran bagi RS Bhakti Wira Tamtama Semarang adalah membuat tracer dan bon pinjam, menerapkan kode warna sehingga folder perlu diganti, membuat Standar Operasional Prosedur tentang pengelolaan dokumen rekam medis, melakukan pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak (missfile) di waktu senggang pelayanan pasien atau menugaskan staf shift malam. Kata Kunci : Filing, Sarana Pengelolaan, Standar Operasional Prosedur, Pengetahuan Kepustakaan : 24 ( ) xi

12 THE DIPLOMA PROGRAM ON MEDICAL RECORDS AND HEALTH INFORMATION FACULTY OF HEALTH DIAN NUSWANTORO UNIVERSITY SEMARANG 2016 ABSTRACT IMANIAR NURUL IFFAH REVIEW ON MANAGEMENT OF MEDICAL RECORD DOCUMENT IN FILING BHAKTI WIRA TAMTAMA HOSPITAL SEMARANG IN 2015 XIX Pages +66 Pages + 6 Table + 2 Figure+ 15 Singkatan + 14 Appendicies Based on observations in Tamtama Wira Bhakti Hospital Semarang on the management of medical record documents in 10 sub rack randomly, there are 6930 of medical record documents that was found 102 misfile document. It often happened medical record documents were not found, then to speed up service, the officer made a new medical record documents for old patients. This resulted the duplication of medical record number and medical record documents. The purpose of this study was to identify the management of medical record documents in Filing Bhakti Wira Tamtama Semarang. This type of research was descriptive. Research methods were observation and interviews. Variable research were facility the management of medical records document in Filing, Standard Operating Procedures, knowledge the filing officer, and management of medical records document in Filing. The subject were three filing officer, the object were facility the management of medical records document in filing, Standard Operating Procedures, knowledge the filing officer, and management of medical records document in filing. The research instrument used were observation and interview guidance. Methods of data processing through the stages of collection, collation and compilation of data. Data were analyzed descriptively and then compared with the theory. Based on the research in the filing Bhakti Wira Tamtama hospital, missfile were still common. There was no tracer to borrow the medical records document, borrowing card and color codes. During this time only using books expedition. Storage of medical record documents was centralized and juxtaposition system was TDF (terminal digit filing). Bhakti Wira Tamtama Hospital does not have Standard Operating Procedure on management of medical record documents. There were 3 filing officer that the main duty have not been implemented, in terms of tracking missfile medical records, perform the retention and transfer of medical records document active to inactive. Suggestions for Bhakti Wira Tamtama Hospital Semarang to make tracer and card borrowing, to apply color coded so that the folder needs to be changed, to make Standard Operating Procedures on management medical records, to track missfile medical records in spare time of patient care or assigning a night shift staff. Keywords : Filing, facility the management of medical records document, Standard Operating Procedures, knowledge Bibliography : 24 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR... iii PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... iv KEASLIAN PENELITIAN... v HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii HALAMAN RIWAYAT HIDUP... viii PRAKATA... ix ABSTRAK... xi DAFTAR ISI... xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR SINGKATAN... xviii DAFTAR LAMPIRAN... xix BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 xiii

14 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Keaslian Penelitian... 6 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis... 7 B. Filing... 8 C. Pencegahan Salah Letak DRM... 8 D. Faktor faktor yang Mempengatuhi Pengelolaan DRM... 9 E. Kegunaan Rekam Medis F. Mutu Pelayanan Kesehatan G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis H. Sistem Penjajaran Rekam Medis I. Sistem Penomoran J. Sumber Daya Manusia K. Sarana L. Standar Operasional Prosedur M. Kerangka Teori N. Kerangka Konsep xiv

15 BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian B. Variabel Penelitian C. Definisi Operasional D. Subjek dan Objek E. Instrumen Penelitian F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisis Data BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit B. Hasil Penelitian C. Pembahasan BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL 1.1 Tabel Kejadian Missfile RS Bhakti Wira Tamtama Tahun Tabel Keaslian Penelitian Tabel Kode Warna Tabel Definisi Operasional Tabel Karakteristik Petugas Tabel Kode Warna xvi

17 DAFTAR GAMBAR 2.1 Gambar Kerangka Teori Gambar Kerangka Konsep xvii

18 DAFTAR SINGKATAN 1. RS : Rumah Sakit 2. DRM : Dokumen Rekam Medis 3. SOP : Standar Operasional Prosedur 4. TDF : Terminal Digit Filing 5. MDF : Middle Digit Filing 6. SNF : Straight Numerical Filing 7. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 8. TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap 9. TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat 10. UGD : Unit Gawat Darurat 11. URJ : Unit Rawat Jalan 12. URI : Unit Rawat Inap 13. SNS : Serial Numbering Sistem 14. UNS : Unit Numbering Sistem 15. SUNS : Serial Unit Numbering Sistem xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Izin Survei Awal Penelitian 2. Surat Balasan Izin Survei Awal Penelitian 3. Surat Balasan Izin Penelitian. 4. Pedoman Wawancara. 5. Hasil Wawancara. 6. Pedoman Observasi. 7. Hasil Obsevasi. 8. SOP Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis. 9. SOP Peminjaman Dokumen Rekam Medis. 10. Gambar Buku Ekspedisi 11. Gambar Rak File 12. Usulan Tracer 13. Usulan Bon Pinjam 14. Usulan SOP Pengelolaan Dokumen Rekam Medis. xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara merata, dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemuliahan kesehatan, yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan dan pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan, serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga dan penelitian. (1) Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan, baik secara langsung maupun tidak langsung dari dokter atau dokter gigi dan atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging) dan rekaman elektrodiagnostik. (2) Pelayanan perawatan medis tidak dapat dijalankan dengan efektif bilamana dokumen rekam medis (DRM) rusak atau hilang karena tidak adanya kesinambungan informasi medis. Fungsi dari dokumen bagi 1

21 rumah sakit adalah sebagai sumber ingatan dan sumber informasi dalam rangka melaksanakan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, penilaian dan dipertanggung jawabkan dengan sebaikbaiknya, untuk mendukung terciptanya keberhasilan penyimpanan, pengamanan, dan pemliharaan DRM. (3) Arti penting dari penelitian ini karena 1 DRM missfile berisi riwayat kesehatan pasien yang menjamin keselamatan pasien sebagai tujuan utama pelayanan kesehatan dan dari hasil survei yang menjadi dugaan masalah terkait sarana, SOP penyelolaan dan pengetahuan petugas filing. Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang RS tipe C telah melaksanakan pengelolaan DRM namun sering terjadi DRM yang tidak ditemukan, maka untuk mempercepat pelayanan, petugas membuatkan DRMbaru untuk pasien lama.hal ini mengakibatkan tejadinya duplikasi penggunaan DRM, sedangkan DRM berisi riwayat kesehatan pasien untuk dasar pengobatan selanjutnya dan apabila dibutuhkan sewaktuwaktu bisa di temukan. Hal yang mengakibatkan terjadinya masalah tersebut dari faktor manusia yang dilihat dari keterampilan, pengalaman, beban kerja petugas, faktor kedua yaitu tidak adanya tracer dan kode warna pada map DRM. Dari survei awal yang dilakukan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang saat ini, tidak ada kode warna di folder/map yaitu dari DRM rawat jalan dan rawat inap. Folder/map DRM dibedakan menurut warna yaitu : 1. warna hijau untuk pasien dinas 2

22 2. warna pink untuk pasien BPJS 3. warna biru untuk pasien persalinan dengan jaminan (Jampersal) 4. warna kuning untuk pasien swasta dan pasien jamsostek 5. warna orange untuk pasien inhealt dan jamkesmaskot. Peneliti menemukan tidak adanya traceruntuk DRM yang sedang di pinjam.pendistribusian DRM ke bagian rawat jalan, rawat inap atau UGD sering terlambat hal ini karena ruang filing yang terlalu sempit dan banyaknya dokumen yang salah letak (missfile).di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum terdapar standar operasinal prosedur (SOP) pengelolaan DRM hanya ada SOP penyimpanan, pemusnahan rekam medis, peminjaman DRM dan pengambilan RM. Tabel 1.1 Kejadian Missfile RS Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015 No No Sub Rak Jumlah Missfile Tidak Missfile Prosentase DRM 683 DRM 1,4% DRM 678 DRM 2,1% DRM 687 DRM 0,8% DRM 682 DRM 1,6% DRM 684 DRM 1,4% DRM 678 DRM 2,1% DRM 686 DRM 1,0% DRM 680 DRM 1,4% DRM 688 DRM 0,7% DRM 682 DRM 1,6% Jumlah 102 DRM 6828 DRM 1,4% 3

23 Berdasarkan dari hasil survei awal terdapat dari 100 sub rak file di ambil sebanyak 10 sub rak secara acak terdapat DRM 6930 ditemukan 102DRM yang misfile / salah letak. Atas dasar tersebut, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang Tinjuan Pengelolaan DRM di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun B. Rumusan Masalah Bagaimana pengelolaan DRM di Bagian FilingRS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun 2015? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengidentifikasi pengelolan DRM di bagian Filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi sarana pengelolaan rekam medis di filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. b. Mengidentifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. c. Mengidentifikasi pengetahuan petugas filing tentang pengelolaan DRMdi RS Bhakti Wira Tamatam Semarang. d. Mengidentifikasi pengelolaan rekam medis di filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. 4

24 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti Menambah wawasan, pengalaman tentang penerapan pengelolaan dokumen rekam medis sebagai sarana menerepakan ilmu yang di peroleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya di bagian Filing Unit Rekam Medis. 2. Bagi Rumah Sakit Penelitian ini juga sangat bermanfaat bagi rumah sakit karena penelitian ini bisa di jadikan sumber data atau pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna meningkatkan pelayanan kesehatan yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. 3. Bagi Akademik Penelitian ini bisa digunakan sebagai referensi/bahan bacaan untuk menambah wawasan lagi bagi mahasiswa khususnya masyarakat umum juga sebagai bukti bahwa penulis telahmenyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Perekam Medis. 5

25 E. Keaslian Penelitian Tabel 1.2 Keaslian Penelitian No Penelitian Judul Penelitian Metode Hasil 1 Istiqomah Tinjauan Penelitian Dari hasil penelitian Pengelolaan DRM deskriptif, diketahui bahwa Rawat Inap dengan pelaksanaan retensi Nonaktif Di RSUD DR. M ASHARI Kabupaten Pemalang metode obsevasi dan wawancara pendekatan di RSUD DR. M Ashari tidak terdapat jadwal retensi, tidak menggunakan dokumen cross pendukung, tidak sectional terdapat tata cara 2 Heru Wahyunto Tinjauan Penelitian pelaksanaan. Dari hasil penelitian Pengelolaan deskriptif, diketahui bahwa Dokumen Rekam dengan untuk mendukung Medis (DRM) metode kegiatan pengelolaan Rawat Jalan di observasi DRM di filing BKPM Bagian Filing dan Wilayan BKPM Wilayah wawancara Semarangdibutuhkan Semarang Tahun 2014 pelatihan petugas medis. untuk rekam 6

26 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Menurut Huffman EK menyampaikan batasan rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang di berikan kepada pasien selama masa perawatan yangmemuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang di peroleh serta informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta rekam hasilnya. (5) Rekam medis adalah fakta tentang ciri-ciri dan kondisi pasien, permintaan diagnosis dan pengobatan, hasil pemeriksaan dan kemajuan yang dicapai dan persetujuan pasien atas tindakan-tindakan. (6) 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sesuai yang diharapkan. Tertib administrasi merupakan salah satu factor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. (7-8) 7

27 B. Filing Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok : 1. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan penyimpanan DRM. 2. Mengambil kembali (retrive) DRM untuk berbagai keperluan. 3. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelyanan kesehatan. 4. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari aktif. 5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 6. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan). 7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis. Fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai : 1. Penyimpanan DRM. 2. Penyedia DRM untuk berbagai keperluan. 3. Perlindungan arsip-arsip DRM terhadap kerahasian isi data rekam medis. (4) C. Pencegahan Salah Letak DRM Pencegahan salah letak dapat diminimalisir dengan pemberian kode warna. Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah, dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF (Terminal Digit Filing) dan kelompok tengah untuk MDF (Middle Digit Filing). 8

28 Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda warna tertentu : Tabel 2.1 Kode Warna DRM Angka Warna 1 Ungu 2 Kuning 3 Hijau tua 4 Oranye 5 Biru muda 6 Coklat 7 Kemerahan/magenta 8 Hijau muda 9 Merah 0 Biru tua Sumber dari (Depkes RI, 1991 : 27). D. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan DRM di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Ada enam sumber daya pokok dari manajemen, yaitu : 1. Man (Manusia) Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam pengelolaan DRM sumber daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk 9

29 mengikuti pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis.kejadian missfiledan duplikasi DRM yang dapat terjadi akibat dari faktor manusia diantaranya : a. Tingkat pendidikan petugas, tingkat pendidikan petuga filling di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sangat berpengaruh terhadap tingkat kejadian 2. Money (Uang) Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana di rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya missfile semakin tinggi. Begitu pula sebaliknya. 3. Materials (Materi) Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang di butuhkan rumah sakit. Apabila bahan tidak memnuhi persyaratan maka tingkat kejadian missfile semakin tinggi. 4. Methode (Metode) Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas tugas seorang petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan sistem 10

30 pelayanan yang ada di rumah sakit. Beberapa hal yang ada pada metode adalah : a. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi. b. Sistem penomoran yang digunakan adalah SNF (Serial numberingsystem), UNS (Unit numberingsystem), SUNS (Serial unit numberingsystem). c. Sistem penjajaran yang digunakan adalah SNF (Straight numerical filling), TDF (Terminal digit filling), MDF (middle digit filling). d. Dalam penyimpanan dokumen menggunkan kode warna atau tidak. e. Dalam ruang filling menggunakan tracer apa tidak. 5. Machine (Mesin) Alat yang digunakan manusia untuk melakukan sesuatu pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit yang diantaranya adalah komputer (yang digunakan untuk membantu pencarian dokumen). (13) E. Kegunaan Rekam Medis Untuk lebih memudahkan atau manfaat, dari rekam medis sering disingkat menjadi ALFRED, yaitu : 1. Administrative value (Adminitrasi) : Rekam Medis merupakan rekaman data administrative pelayanan kesehatan. 11

31 2. Legal value (Legal/Hukum): Rekam Medis dapat dijadikan bahan pembukaan di pengadilan. 3. Financial value (Dana/Uang): Rekam Medis dapat dijadikan dasar untuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasien. 4. Research value (Penelitian): Data Rekam Mediis dijadikan bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. Kegunaan Rekam Medis menurut Dirjen Pelayanan Medik Depkes RI No. 78 tahun 1991, dapar digunakan sebagai : a. Sumber informasi dari pasien yang berobat ke rumah sakit untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien. b. Alat komunikasi antar dokter satu dengan yang lain, antara dokter dengan paramedik dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan dan perawatan. c. Bukti tertulis tentang pelayanan yang telah diberikan rumah sakit dan keperluan lain. d. Alat untuk analisis, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit. e. Alat bukti hukum yang dapat melindungi kepentingan hukum bagi pasien, dokumen tenaga kesehatan lainya di rumah sakit. f. Menyediakan data-data khusus untuk penelitian dan pendidikan. g. Perencanaan dan pemanfaatan sumber daya. h. Keperluan lain yang ada kaitanya dengan rekam medis. 12

32 Fungsi rekam medis adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai, beragam metode dikembangkan secara efektif seperti dengan melaksanakan ataupun mengembangkan sejumlah sistem, kebijakan, dan proses pengumpulan termasuk dengan penyimpanan secara mudah diakses disertai dengan keamanan baik. (9) F. Mutu Pelayanan Kesehatan Ketika pihak manajemen suatu organisasi mengerti definesi mutu dari konsumen dan berniat untuk dimengerti sebagai produsen barang atau jasa yang bermutu, semua karyawan harus mengerti dan mengimplementasikan konsep bahwa : 1. Mutu harus direncanakan, dirancang dan dibangun kedalam suatu produk atau jasa yang mana mutu tidak dapat diinspeksikan produk atau jasa. 2. Mutu adalah mengenai pencegahan bukan mendeteksi kesalahan, oleh karena itu harus memulai dengan benar sejak tahapan awal dari suatu operasi bisnis untuk menjamin bahwa proses akan menambah nilai bukan biaya. Pencegahan akan melibatkan perencanaan, training, kalibrasi inspeksi/uji, control terhadap, ketidaksesuaian, audit mutu internal dan tindakan perbaikan. 3. Mutu adalah mengenai peningkatan yang berkelanjutan dan organisasi harus secara konstan menyadari adanya perubahan/ perkembangan baru dan peningkatan secara terus menerus untuk 13

33 memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan yang selalu berubah. 4. Hanya dapat dijamin melalui perencanaan yang matang dan kerja keras dari seluruh staf di dalam organisasi. 5. Adalah tanggung jawab dari semua karyawan, tidak hanya staf mutu dan pimpinan, untuk mutu harus datang dari pihak manajemen puncak. Dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dilakukan dengan pendekatan sistem, artinya memperhatikan proses manajemen mutu sejak input/struktur, prosess, dan outcome. 1. Input atau Struktur Karakteristik yang relative stabil dari penyedia pelayanan kesehatan, alat dan sumber daya yang diperhunakan, fisik dan pengaturan organisasi di lingkungan kerja.konsep struktur termasuk manusia, fisik, dan sumber keuangan yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan medis.struktur digunakan sebagai pengikuran tidak langsung dari kualitas pelayanan.hubungan antara sturuktu dan kualitas pelayanan adalah hal yang penting dalam merencanakan, mendesain, dan melaksanakan sistem yang dikehendaki untuk memberikan pelayanan kesehatan. 2. Prosess Beberapa pengertian tentang proses : interaksi professional antara pemberian pelayanan dengan konsumen (pasien/masyarakat). Suatu bentuk kegiatan yang berjalan dengan antara dokter dan pasien. 14

34 Semua kegiatan dokter dan tenaga profesi lainnya yang mengadakan interaksi secara professional dengan pasienya. Baik tidaknya pelaksanaan proses pelayanan di RS dapat diukur dari tiga aspek, yaitu relevan tidak proses itu bagi pasien, efektivitas prosesnya, dan kualitas transakasi asuhan terhadap pasien. Proses yaitu semua kegiatan sistem. Melalui proses akan mengubah input menjadi output. Pengubahan/Transformasi berbagai masukan oleh kegiatan operasi/produksi menjadi keluaran yang berbentuk produk dan jasa. 3. Output/Outcome Tentang Output/OutcomeI, Donabedian memberikan penjelasan bahwa Outcome secara tidak langsung dapat digunakan sebagai pendekatan untuk menilai pelayanan kesehatan. Dalam menialai apakah hasilnya bermutu atau tidak, diukur dengan standar hasil (yang diharapkan) dari pelayanan medis yang telah ditelah dikerjakan. Mengukur mutu pelayanan kesehatan dimaksudkan untuk dapat menjawab pertanyaan pertanyaan sebagai berikut : 1. Dapatkah mutu jasa pelayanan kesehatan diukur? 2. Apanya yang diukur? 3. Bagaimana mutu jasa pelayanan diukur? Untuk dapat memahami hal tersebut diatas perlu diketahui tentang pengertian indikator, kriteria dan standar. 1. Indikator : Indikator adalah petunjuk atau tolak ukur. Contoh : petunjuk indikatot atau tolak ukur status kesehatan antara lain adalah 15

35 angka kematian ibu, angka kematian bayi, status gizi. Petunjuk atau indicator ini (angka kematian ibu) dapat diukur. Jadi indicator adalah fenomena yang dapat diukur. Indikator mutu asuhan kesehatan atau pelayanan kesehatan dapat mengacu pada indikator yang relevan berkaitan dengan struktur, proses dan outcome. 2. Indikator struktur : Tenaga kesehatan professional (dokter, paramedis, dan sebagainya). Anggaran biaya yang tersedia untuk operasional dan lain lain. Perlengkapan dan peralatan kedokteran termasuk obat obatan. Dan metode (adanya standar opersional prosedur masing masing unit, dan sebagainya). 3. Indikator proses : Memberikan petunjuk tentang pelaksanaan kegiatan pelayanan kesehatan, prosedur asuhan yang ditempuh oleh tenaga kesehatan dalam menjalankan tugasnya. Apakah telah sebagaimana mestinya sesuai dengan prosedur, diagnose, pengobatan dan penanganan seperti yang seharusnya sesuai standar. 4. Indikator outcome : Merupakan indikator hasil daripada keadaan sebelumnya, yaitu Input dan Proses seperti BOR, LOS, TOI dan indikator klinis lain seperti : Angka Kesembuhan Penyakit Angka Kematian 48 jam, Angka Infeksi Nosokomial, Komplikasi Perawatan, dan sebagainya. 16

36 5. Kriteria : Indikator dispesifikasikan dalam berbagai criteria. Sebagai contoh : indikator status gizi dapat lebih dispesifikasikan lagi menjadi kriteria : tinggi badan, berat badan anak. Untuk pelayanan kesehatan kriteria ini adalah fenomena yang dapat dihitung. 6. Standar : Selanjutnya setelah kriteria ditentukan dibuat standar standar yang eksak dan dapat dihitung kuantitatif, yang biasanya mencakup hal - hal yang standar baik. Misalnya : panjang badan bayi baru lahir yang sehat rata rata (standarnya) adalah 50 cm. 7. Berat badan bayi baru lahir yang sehat standar adalah 3kg. Mutu asuhan kesehatan suatu organisasi pelayanan kesehatan dapat diukur dengan memperhatikan atau memantau dan menilai indikator, criteria, dan standar yang diasumsikan relevan dan berlaku sesuai dengan aspek aspek struktur, proses, dan outcome dari organisasi pelayanan kesehatan tersebut. (19) G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Sebelum menentukan sistem penyimpanan yang akan dipakai, perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggrakan di dalam pengelolaan instalasi rekam medis. 17

37 Ada 2 cara penyimpanan berkas di dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu : 1. Sentralisasi Sentralisasi di artikan penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan catatan kunjungan poliklinik maupun catatan catatan selama seorang dirawat. Penggunaan sistem ini memliki kelebihan dan kekurangannya. Kelebihannya : a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan DRM b. Mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan untuk peralatan dan ruangan. c. Tata kerja dan pengaturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record. Kekurangan : a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap. b. Tempat penerimaan pasien harus bertenaga selama 24 jam. 2. Desentralisasi Denan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas rekam 18

38 medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang tepisah. Kelebihan : a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Kekurangan : a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis. b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih panjang. Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing masing rumah sakit. Hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain : a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menagani pengelolaan rekam medis. b. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah. Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien. (18) H. Sistem Penjajaran Rekam Medis 1. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System) Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99.Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit 19

39 utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit. (17) Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka angka pertama yang bersangkutan.pada kelompok angka pertama ini rekam medis rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor nomor pada kelompok angka ketiga (tertiary digits) yang selalu berlainan. Sistem penomoran dengan menggunkan angka kahir lebih banyak dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien. Lihat contoh berikut ini :

40 Banyaknya keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka seperti ini : a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) di dalam rak penyimpanan. Petugas petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak desakan disatu tempat (bagian atau wilayah). Di mana rekam medis harus di simpan di rak. b. Petugas petugas dapat diserahi tanggung jawab unukk sejumlah section tertentu, misalnya ada empat petugas masing masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, bagian c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, dapat saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut. e. Jumlah rekam medis untuk tiap tiap section terkontrol dan bisa di hindarkan timbulnya rak rak kosong. f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). g. Kekeliruan penyimpanan atau (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. 21

41 2. Sistem Angka Tengah (Midle Digit Filing System) Sistem angka tengah menggunakan enam digit, di mana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisiprimer, sekunder, dan tersier.pasangan sistem angka terakhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder dan tersier pasangan kanan. Misalkan : Sekunder primer tersier Lihat contoh di bawah ini : Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis ( sampai dengan ) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini : a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan. 22

42 b. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem angka langsung ke sistem angka akhir. c. Kelompok 10 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor telah merata pasa rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak sama sistem angka akhir. e. Petugas petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk petugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah. Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama. b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor nomor yang lebih dari angka. 3. Sistem Angka Langsung (Straight Numerical Filing System) Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung. Setiap nomor diajuakan berurutan tergantung pada nomor yangditetapkan. (16) Urutan dalam sistem angka langsung yaitu sebagai berikut : , , Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu yang 23

43 diminta untuk keperluan pendidikan, maupun pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas tugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan kelemahan yang tidak dapat dihindarkan. (17) I. Sistem Penomoran Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengelolaan rekam medis yaitu tata cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam medis serta folder rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu: 1. Sebagai pedoman dalam tata cara pendaftaran pasien di admission office. 2. Sebagai petunjuk folder DRM pasien yang bersangkutan. 3. Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) DRM. 4. Sebagai petunjuk dalam pencarian DRM yang telah tersimpan di rak file. Ada 3 sistem pemberian nomor rekam medis pasien untuk penderita masuk : 1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System) Pemberian nomor secara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang 24

44 baru datang maupun berobat ulang. Selain itu pemberian nomor rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut. Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang (kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperileh nomor rekam medis berikut DRMnya dan petugas tidak perlu mencari DRM lamanya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugianya sebagai berikut a. Terhadap Pasien yang pernah datang berobat, informasi medis yang tercatat di dalam dikumen rekam medis pada kunjungan yang lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya. b. Terhadap penyimpanan DRM, sehubungan dengan setiap pasien yang datang berobat memperoleh DRM baru akibatnya tempat penyimpanan DRM akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh. 2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System) Pemberian nomor cara unit atau dkenal dengan Unit Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan DRM 25

45 hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. Kelebihan pada unit numbering system adalah bagi pasien yaitu informasi yang dihasilkan hasil hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan diberikan terdapat dalam satu folder DRM. Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibandingkan dengan cara Serial Numbering System. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit Numbeing System adalah suatu sistem pemberian nomor tengah dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit, yaitu setiap pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan DRM baru. Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekuranganya yaitu : a. Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan. b. Infomasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan (kesinambungannya terjadi pada pelayanan berikutnya lagi. (20) 26

46 J. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah seluruh kemampuan atau potensi penduduk yang berada didalam suatu wilayan tertentu beserta karakteristik ataupun cirri demografis, social maupun ekonominya yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan pembangunan. Jadi membahas sumber daya manusia berarti membahas penduduk dengan segala potensi atau kemampuannya. (10) K. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana juga sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam publik, karena apabila dilakukan tidak tersedia akan mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. (15) L. Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar operasional proseduradalah pedoman standar operasinal dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.monitoring dan evalusai berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. (14) 27

47 M. Kerangka Teori Man Money Matherial Pengelolaan DRM Mutu Pelayanan Rekam Medis Mutu Pelayanan Medis Methods Machines Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : modifikasi antara teori Syahu Sugian O dalam bukunya Kamus Manajemen Mutu dengan teori George R. Terry dalam bukunya Principle of ManagementdanHatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. 28

48 N. Kerangka Konsep Sarana Pengelolaan Rekam Medis di Filing Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Rekam Medis di Filing Pengelolaan DRM di Filing Missfile Retrievable Pengetahuan Petugas Filing Gambar 2.2 Kerangka Konsep Keterangan : : variable yang diteliti :variable yang tidak diteliti 29

49 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan meninjau pengelolaan DRM di bagian filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Metode penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objek. (13-14) B. Variabel Penelitian Variabel adalah suatu yang digunankan sebagai ciri, sifat, atau ukuran yang dimilika atau didapakan oleh satuan penelitian tentang suatu konsep pengertian tertentu. (13-14) Variabel penelitian sebagai berikut : 1. Sarana Pengelolaan DRM di Filing 2. SOP 3. Pengetahuan Petugas Filing 4. Pengelolaan DRM di Filing 30

50 C. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional 1 Sarana Pengelolaan DRM di filing Alat yang digunakan untuk menunjang proses pengelolaan DRM di filing. 2 SOP Standar Operasional Prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pengelolaan DRM di bagian filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang 3 Pengetahuan Petugas Filing Pengetahuan petugas filing tentang pengelolaan DRM di filing 4 Pengelolaan DRM di Filing Tata cara pengelolaan DRM di fiing. 31

51 D. Subjek dan Objek 1. Subjek Subjek pada penelitian ini yaitu 3 petugas filing dan kepala Unit Rekam Medis RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. 2. Objek Objek pada penelitian ini adalah proses pengelolaan DRM difiling RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. E. Instrumen Penelitian 1. Pedoman wawancara Membuat daftar pertanyaan yangakan di ajukan kepada petugas filing agar mengetahui secara detail bagaimana cara pengelolaan dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. 2. Pedoman Observasi Observasi di lakukan secara langsung pada unit filing di RS Bhakti Wira Tamtama dengan objek penelitian pengelolaan dokumen rekam medis, dan hal akan di teliti yaitu sarana pengelolaan DRM, Standar Operasional Prosedur (SOP) penglolaan rekam medis dan pengetahuan petugas filing. 32

52 F. Pengumpulan Data Jenis data dalam penelitian ini adalah : 1. Data Primer Data Primer adalah data yang diperoleh dari hasil obesevasi, dalam penelitian ini data primernya yaitu sarana dan prasaran pengelolaan dokumen rekam medis, SOP dan pengetahuan petugas filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. 2. Data Sekunder Wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung kepada petugas filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang, mengenai pengelolaan DRM. G. Pengolahan Data 1. Editing Editing adalah meneliti atau melakukan pengecekkan tentang kelengkapan data yang telah diperoleh sehingga bisa menjadi informasi yang mempunyai arti. 2. Tabulating Tabulating yaitu mengumpulkan data-data yang telah diperoleh dan di urutkan berdasarkan jenis data agar mempermudah dalam proses penyajian data. 33

53 H. Analisis Data Data yang sudah diperoleh dari penelitian akan dianalisis dengan mengolahnya secara deskriptif yaitu dengan menguraikan data tentang pengelolaan dokumen rekam medis kemudian data tersebut akan di bandingkan dengan teori yang ada untuk didapatkan kesimpulan dari penelitian ini. 34

54 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum RS Bhakti Wira Tamtama Semarang 1. Profil RS Bhakti Wira Tamtama Semarang Pada tanggal 8 Desember 1949 telah tersusun organisasi Divisi III/Gubernur III dengan Panglima Devisi dijabat oleh Kolonel Gatot Subroto Kepala Kesehatan (DK Devisi III) dijabat oleh Letkol. Dr.Suhardi dibantu staf administrasi Lettu Adam Saleh, kantor yang berlokasi di Hotel Dibya Puti Semarang. Mayor Dr. Sumartono diperintahkan oleh Kepala DKT III untuk menerima penyerahan Militer Hospital yang berkedudukan di jalan Bojong 150 Semarang, serah terima dilaksanakan pada tanggal 14 Desember 1949 dimana Mayor Dr.Sumartono didampingi oleh Lettu Adam Saleh dan Lettu Ismaun. Penyerahan dilaksanakan secara bertahap dimana tahap pertama baru diserahkan Territorial Militair Gezondheids Dienst (TMGD). Rumah sakit yang berlokasi di jalan Bojong 150, dan yang dijalan HOS Cokroaminoto 10 masih dipergunakan untuk merawat tentara Belanda yang luka-luka akibat pertempuran sebagai penanggung jawab Rumah Sakit yang terletak di jalan Bojong 150 ditunjuk Lettu Ismaun dibantu Zr. Sumartini serta beberapa orang tenaga tambahan dari DKT Solo. Penyerahan dilaksanakan secara bertahap dimana tahap pertama baru diserahkan Territorial Millitair Gezzondheids Dients 35

55 (TMGD). Rumah sakit yang berlokasi di Jalan Bojong 150, sedang yang di Jalan HOS Cokroaminoto 1 masih dipergunakan untuk merawat tentara Belanda yang luka-luka akibat pertempuran sebagai penanggung jawab Rumah Sakit di Jalan Bojong 150 ditunjuk Lettu Ismaun dibantu Zr. Sumartini serta beberapa orang tenaga tambahan dari DKT Solo. DKT divisi III yang semula berkedudukan di Hotel Puri kemudian bergbaung dengan Rummah Sakit di Jalan Bojong 150. Pada bulan Juni 1950 Mayor Dr. Sumartono ditarik dijakarta dan sebagai penggantinya ditunjuk Letkol. Dr. Suwondo. Pada bulan Agustus 1950 Militer Hospital Yuliana Jalan HOS Cokroaminoto 10 daerah diserah terimakan kepada RI dan di beri nama Rumah Sakit Devisi III / Tentara dan Teritorium Jawa Tengah. Setelah serah terima dilanjutkan pemisahan personil antara yang bergabung dengan APRIS dengan tetep bernaung dibawah KNIL/KL. RS Bhakti Wira Tamtama Semrang merupakan rumah sakit tingkat III atau setara dengan rumah sakit Depkes tipe C. Berdasarkan surat keputusan Pangdam IV/Dipoegoro No. Skep/283.04/X/1993 sejak tanggal 30 Oktober 1993, rumah sakit ini memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien dinas yang terdiri dari TNI (AD, AL, AU), PNS, Askes, Jamsostek beserta keluargnya serta melayani masyarakat umum atau swasta. 36

56 2. Visi, Misi, Motto dan Falsafah RS Bhakti Wira Tamtama a. Visi Menjadi sumber informasi rumah sakit yang akurat. b. Misi Meningkatkan mutu pelayanan dan administrasi kesehatan Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang. c. Motto Cepat, Tepat, Akurat d. Falsafah Rekam Medis bersifat Rahasia, Aman, dan Akurat serta dapat dipertanggung jawabkan. 3. Jenis Pelayanan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Tugas pokok dan fungsi TPPRJ yaitu melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar semua pasien rawat jalan dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan. b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) Tugas pokok dan fungsi TPPRI yaitu agar pasien rawat inap dan petugas TPPRI dapat memahami dan menjaga aturan pendaftaran rawat ina di RS Bhakti Wira Tamtaa Semarang dan menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan menghasilkan data yang akurat. 37

57 c. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) Tugas pokok dan fungsi TPPGD yaitu melayani pasien selama 24 jam dalam keadaan gawat darurat atau darurat dan untuk tertib administrasi pasien yang dirawat di UGD (unit gawat darurat). d. Unit Filing Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima DRM yang sudah lengkap diberi kode dari bagian koding / indeksing. 2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medis. 3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam. 4) Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak. 5) Melakukan retensi DRM. 6) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan jenis penyakitnya. 7) Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan. 8) Setiap bulan melaporkan tingkat ketidaklengkapan DRM pada Sub Komite Rekam Medis untuk ditindaklanjuti. 38

58 e. Unit Gawat Darurat (UGD) Melayani pasien dengan keadaan gawat darurat di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang dilakukan selama 24 Jam. Terdapat beberapa unit medis untuk gawat darurat meliputi : 1) Gawat Darurat Medis Pemeriksaan pasien yang ditangani oleh dokter jaga UGD dalam melakukan tindakan sesuai dengan tingkat keparahan pasien dengan cepat. 2) Gawat Darurat Bedah Pemeriksaan pasien dengan tingkat keparahan perlunya dilakukan tindakan bedah oleh dokter sehingga pasien tidak mengalami pendarahan. 3) Rujukan atau evakuasi pasien Merupakan suatu keputusan akhir pelayanan UGD rumah sakit dalam menindaklanjuti pelayanan dirumah sakit apakah pasien UGD perlu dirujuk ke rumah sakit lain atau dirawat inap. f. Unit Rawat Jalan (URJ) Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat di unit rawat jalan, ataupun sebagai penentu apakah pasien perlu dirawat inap atau perlu dirujuk ke rumah sakit lainnya. Jenis pelayanan rawat jalan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang meliputi : 1) Poliklinik Umum 2) Poliklinik Gigi 3) Poliklinik Anak 39

59 4) Poliklinik THT 5) Poliklinik Obsgyn (Kandungan) 6) Poliklinik Kulit dan Kelamin 7) Poliklinik Penyakit Dalam 8) Poliklinik Syaraf 9) Poliklinik Mata 10) Poliklinik Rehabilitasi Medik / Fisioterapi 11) Kamar Operasi / Poliklinik Bedah 12) Radiologi 13) VK / Kamar Bersalin (dalam tahap pembangunan) g. Unit Rawat inap (URI) Merupakan inti dari kegiatan rumah sakit, sebagai pengobatan pasien rawat inap Unit rawat inap juga dibedakan atas kelas perawatan, seperti sebagai berikut : 1) Paviliun Nusa Indah Digunakan untuk melayani pasien dinas beserta keluarga serta pasien umum yang tersedia dalam fasilitas kelas I dan II dengan kasus penyakit yang kompleks. 2) Bangsal Melati Digunakan untuk melayani pasien dinas terdiri dari Militer golongan pangkat perwira tinggi dan perwira menengah beserta keluarganya, sedangkan PNS (Pegawai Negri Sipil) yang terdiri dari golongan III dan IV beserta keluarganya dan pasien umum. 40

60 3) Bangsal Anggrek Dipergunakan untuk bangsal anak yang terdiri dari anak keluarga pasien dinas (Pegawai Negeri Sipil, Tentara Umum, BPJS, dsb) yang tersedia dalam kelas 1 dan II. 4) Bangsal Bougnville Digunakan untuk perawatan kebidanan dan pasien nifas setelah melahirkan bagi pasien dinas dan umumyang tersedia dalam kelas II. 5) Bangsal Flamboyan Digunakan untuk bangsal spesialis penyakit dalam, untuk melayani pasien dinas beserta keluargannya maupun pasien umum dan BPJS yang tersedia dalam kelas I, II, dan III. 6) Bangsal Dahlia Digunakan untuk bangsal kasus penyakit bedah, untuk melayani pasien dinas bserta keluarganya maumun pasien umum dan BPJS yang tersedia dalam kelas II dan III. 7) ICU Digunakan untuk melayani pasien dinas maupun umum yang membutuhkan perawatan kritis dan pelayanan yang intensif. 41

61 4. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit a. Visi, Misi dan Tujuan Unit Rekam Medis 1) Visi Menjadi sumber informasi rumah sakit yang akurat. 2) Misi Berperan serta dalam peningkatan mutu pelayanan dan administrasi kesehatan Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama. 3) Tujuan Menunjang tercapainya tertip tentang administrasi dan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit. b. Bagian Unit Rekam Medis 1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Pelayanan rekam medis dibagian pendaftaran pasien rawat jalan, yang bertujuan untuk melayani pendaftaran pasin lama maupun baru untuk dilakukan pencatatan identitas pasien yang akan datang berobat. Alur dan Prosedur Pelayanaan di TPPRJ a) Pasien Baru (1) Dibuatkan KIB, KIUP, dan dokumen Rekam Medis Rawat jalan. (2) Pasien dinas menunjukan kartu anggota. (3) Pasien Askes menyerahkan fotocopy Askes. (4) Untuk pasien umum atau swasta menunjukan identitas pasien dan membayar karcis pendaftaran. 42

62 (5) KIB diserahkan kembali ke pasien, dengan berpesan apabila datang berobat kembali kartu harap dibawa, setelah itu pasien dipersilahkan untuk menunggu di poliklinik yang dituju. (6) Kemudian dokumen Rekam Medis dicatat pada buku register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan. (7) Dokumen Rekam Medis dipisahkan sesuai dengan poliklinik yang dituju dan dicatat di buku ekspedisi ke poliklinik. (8) Dokumen Rekam Medis di antar oleh petugas rekam medsi ke poliklinik. b) Pasien Lama (1) Pasien mendaftar, apabila membawa surat rujukan maka surat rujukan bisa ditunjukkan pada petugas pendaftaran. (2) Petugas pendaftaran menanyakan KIB, apabila pasien lupa membawa KIB, maka petugas akan mencari nomor rekam medis berdasarkan nama pasien melalui KIUP. (3) Setelah mencari nomor rekam medis di KIUP, maka kemudian petugas mencarikan dan mengambilkan berkas rekam medis di filing. (4) Pasien dipersilahkan untuk menunggu di poliklinik yang dituju.untuk pasien umum atau swasta dipersilahkan untuk membayar karcis. 43

63 (5) Petugas mencatat tanggal dan poliklinik yang dituju pada dokumen Rekam Medis, apabila lembaran dokumen Rekam Medis habis maka petugas akan menambah lembaran baru. (6) Data dokumen Rekam Medis dicatat di buku register pasien. (7) Dokumen Rekam Medis dipisah-pisahkan sesuai dengan tujuan poliklinik yang dituju dan dicatat di buku ekspedisi pengiriman. 2) Assembling Assembling merupakan bagian pengolahan data di unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut : a) Menerima berkas rekam medis rawat inap dari ruang perawatan. b) Merakit dokumen rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir. c) Mengidentifikasi kelengkapan isi dokumen rekam medis rawat inap. d) Merancang desain formulir. 3) Koding dan Indeksing Koding dan Indeksing merupakan bagian pengolahan data di unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut : a) Menetapkan diagnose penyakit berdsarkan ICD-10. b) Menetapkan diagnose tindakan berdasarkan ICD-9 CM. 44

64 c) Menganalisa dokumen rekam medis untuk menentukan kode penyakit dan kode tindakan yang paling tepat. d) Memasukan kode diagnosa penyakit ke dalam program SIM RS. 4) Analising Reporting Analising Reporting merupakan bagian pengolahan data di unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut : a) Sensus harian rawat jalan, rawat inap dimasukan ke dalam Rekapitulasi 1direkap dan dihitung. b) Data klasifikasi 10 macam penyakit terbanyak rawat jalan dan rawat inap. c) Jumlah kunjungan pasien rawat jalan baru dan lama. d) Jumlah pasien askes dan non askes. e) Jenis-jenis tindakan dan operasi yang dilakukan. f) Sebab-sebab kematian. g) Jumlah hari perawatan. h) Jumlah pasien keluar. i) Tingkat efisien ruang dari Rumah Sakit (berdasarkan BOR, LOS, TOI, dan BTO). j) Gross death Rate (GDR) k) Net Death Rate (NDR) l) Grafik Barber Jonshon 45

65 5) Filing Filing merupakan bagian pengolahan data di unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut : a) Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode pada bagian koding dan indeksing. b) Memasukan dokumen rekam medis yang telah lengkap ke dalam rak. c) Memberi kode warna folder dokumen rekam medis. d) Memasukan atau menyimpan dokumen rekam medis ke ruang penyimpanan dokumen rekam medis. e) Melakukan penyisiran dokumen yang salah letak. f) Melakukan retensi. g) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan tanggal terakhir berobat dan dikelompokan berdasarkan jenis penyakitnya. h) Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan. (21) 46

66 B. Hasil Penelitian 1. Sarana Pengelolaan DRM di Bagian Filing Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di bagian filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan hasil sebagai berikut: a. Tidak menggunakan Tracer b. Buku ekspedisi c. Tidak ada bon peminjaman DRM d. Rak file e. Tidak ada kode warna f. Tidak ada AC tetapi ada kipas angin g. DRM menggunakan map folder Berdasarkan hasil wawancara kepada 3 orang petugas filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sarana pengelolaan DRM yang digunakan sebagai berikut : a. Buku Ekspedisi RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah menggunakan buku ekspedisi untuk distribusi DRM, agar mudah melacak DRM yang belum kembali ke filing setelah digunakan untuk pemeriksaan pasien. b. Rak file RS Bhakti Wira Tamtama Semarang memiliki 13 rak file. Dari 13 rak file 10 diantaranya untuk penyimpanan DRM pasien swasta dan sisa 3 untuk penyimpanan DRM pasien dengan jaminan asuransi kesehatan. 47

67 c. Map folder Map folder digunakan untuk menyimpan formulir formulir berkas pemeriksaan pasien. 2. SOP Pengelolaan DRM di Bagian Filing Berdasarkan hasil wawancara RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum mempunyai SOP yang mengatur tentang pengelolaan. SOP yang digunakan sebagai panduan petugas dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu : a. SOP Penyimpanan dan Pengambilan DRM Penyimpanan : 1) Dilaksanakan hanya oleh petugas rekam medis terutama yang ditugaskan sebagai petugas penyimpanan. 2) Petugas harus mengerti sistem penomoran yang berlaku yaitu terminal digit filing (sistem angka akhir). 3) Berkas yang kembali keruangan rekam medis dipisahkan / disortir sesuai kelompok nomor aktif, masukkan dalam kotak sortir penyimpanan. 4) Petugas menyimpan berkas pada rak penyimpanan sesuai kelompok nomor secara urut. 5) Untuk berkas yang terletak pada rak penjajaran bagian atas penyimpanan dilakukan dengan tangga, tidak diperkanankan menginjak ambalan rak. 48

68 Pengambilan: 1) Untuk keprluan berobat ulang, petugas mencatat bon pinjam dari perawat tentang identitas pasien yang rawat ulang. 2) Cari berkas yang sesuai dengan nomor rekam medis pasien, ambil berkas yang diminta. 3) Berkas ditulis pada bon pinjam oleh petugas yang meminjam pada buku bon pinjam yang telah disediakan. b. SOP Peminjaman DRM 1) Peminjam datang langsung ke ruang rekam medis dengan membawa identitas pasien yang akan dipinjam serta mengisi blanko bon pinjam. 2) Petugas rekam medis urusan filing mencari DRM yang dimaksud. 3) Dokumen diberikan peminjam. 4) Dokumen dibuka diruang urusan rekam medis, tidak boleh dibawa keluar (untuk riset), kecuali untuk follow up atau her opname untuk tindak lanjut perawatan. 5) Peminjaman bertanggung jawab atas keutuhan dan urutan lembar dokumen dan tidak bolek terjadi kerusakan. 49

69 3. Pengetahuan Petugas Filing Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing didapatkan hasil sebagai berikut : a. Karakteristik petugas filing Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Filing No Nama Umur Pendidikan terakhir 1 A 26 DIII RMIK 2 B 26 DIII RMIK 3 C 50 SMA Sumber : hasil wawancara petugas filing b. Pengetahuan sebagai petugas filing Berdasarkan hasil obsevasi yang dilakukan kepada petugas filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan tugas pokok sebagai petugas filing yaitu : 1) Menerima DRM pasien rawat jalan yang sudah selesai berobat dari poliklinik dan menerima DRM dari assembling yang sudah rakit / diurutkan kembali dan di koding indeksing. 2) Mensortir DRM untuk memudahkan petugas saat memasukan DRM ke dalam rak file dengan sistem Terminal Digit Filing. 50

70 3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam. 4) Melakukan penyisiran DRM yang salah letak. 5) Melakukan retensi. 6) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan tanggal terakhir berobat dan dikelompokan berdasarkan jenis penyakit. 7) Melakasanakan pemusahan DRM. 8) Menjaga kerahasiaan DRM. 9) Melakukan pemeliharaan DRM denga baik dan benar. 4. Pengelolaan DRM di Filing Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing. Pengelolaan DRM dapat dilakukan dengan cara berikut : a. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan sentralisasi b. DRM disimpan pada rak file dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing. c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama yang map folder nya sudah rusak. d. Pengendalian DRM yang salah letak dengan menggunakan buku ekspedisi. e. Meretensi DRM sudah mencapai masa penyimpanan 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berdasarkan hasil observasi di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. DRM disimpan dengan cara sentralisasi. 51

71 b. DRM disimpan pada rak dengan metode TDF (terminal digit filing) c. Member map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama yang map foldernya sudah rusak. d. Pengendalian DRM salah letak menggunakan buku ekspedisi. C. Pembahasan 1. Sarana Pengelolaan DRM Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM di bagian filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum sesuai dengan teori, karena hanya ada buku ekspedisi, rak file dan map folder. (15) a. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima DRM, untuk mengetahui unit mana yang meminjam DRM dan untuk mengetahui kapan DRM tersebut akan dikembalikan pada unit filing. (23) Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing bahwa petugas mengetahui fungsi buku ekspedisi.gunanya untuk melacak DRM yang sedang dipinjam untuk keperluan pemeriksaan pasien, DRM tersebut sudah kembali ke filing atau belum. Jadi, pengetahuan petugas filing tentang fungsi buku ekspedisi sama dengan teori tetapi belum diterapkan secara maksimal. Saran dari peneliti agar buku ekspedisi digunakan 52

72 dengan maksimal dan sesuai dengan fungsinya agar dapat memudahkan petugas melacak keberadaan DRM. b. Rak File Rak file adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan file yang disusun secara portrait / landscape. File file yang akan disimpan di dalam rak terlabih dahulu dimasukkan ke dalam map folder yang ukurannya lebih lebar dari ukuran file sehingga tampak punggung map folder dari rak file, yang berguna menempatkan label / judul file yang ada di dalamnya. (24) Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing bahwa petugas mengetahui rak file digunakan untuk menyimpan DRM pasien, agar saat dibutuhkan bisa dicari dengan mudah. Rak file terubat dari besi dengan sekat kayu. DRM di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang di simpan dengan sistem TDF (terminal digit filing). Dari 20 rak file terdapat 100 subrak dengan no sub rak 00 sampai 99. Saran dari peneliti yang menyediakan rak file baru karena rak file sekarang sudah penuh dan tidak cukup menampung DRM dan penataan degan TDF dilakukan secara berkala. c. Map Folder Map folder adalah lipatan yang dibuat dari karton / kertas tebal atau dari plastik yang digunakan untuk menyimpan file / berkas. File yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1 50 lembar. 53

73 Sebaiknya file jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. (24) Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing, petugas mengetahui fungsi map folder untuk meyimpan dan melindungi formulir formulir rekam medis. Map folder disimpan ke dalam rak file dengan posisi portrait. Bahan map folder terbuat dari kertas karton. Map folder dengan bahan kertas rentan sekali dengan kerusakan. Dan di RS Bhakti Wira Tamtama sering ditemukan DRM yang map foldernya sudah rusak atau tidak layak. Peneliti menyarankan map folder diganti dengan bahan kertas yang lebih tebal atau diganti dengan bahan plastik yang lebih tahan lama, dan untuk map folder yang baru sudah diberikan kode warna. d. Tracer Tracer adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk keluarnya DRM dari rak filing. Fungsi tracer yaitu sebagai petunjuk keberdaan DRM, menghitung tingkat penggunaan DRM pada periode waktu dan sebagai pengganti DRM yang keluar.sedangkan manfaat tracer yaitu mengurangi terjadinya missfile dan kemudian dalam pencarian DRM. Setiap DRM yang diambil, pada tracer harus dicatat : 1) Nomor rekam medis. 2) Tanggal pengambilan / peminjaman. 3) Nama penerima / peminjam. 4) Tujuan peminjaman. 54

74 5) Dimana dokumen dipinjam (unit pelayanan apa). 6) Digunakan oleh. 7) No. surat ijin (bila diperlukan). Setelah dilakukan pencatatan pada tracer, tracer diselipkan diantara DRM yang akan diambil dengan nomor rekam medis tampak diluar. Selanjutnya DRM yang diperlukan dapat diambil. Dengan demikian mak DRM yang sedang digunakan (keluar dari rak) dapat diketahui untuk keperluan apa, siapa penggunanya dan mulai kapan digunakan. Tracer juga dapat membantu petugas mempermudah petugas ketika mengembalikan DRM ke dalam rak file. (7) Di unit rekam medis bagian filing rumah sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang belum menggunakan tracer sebagai sarana untuk mencegah terjadinya missfile, membantu petugas dalam mengambil dan mengembalikan dokumen dan melacak keberdaan DRM. Peneliti menyarankan supaya menggunakan tracer agar dapat meminimalisir terjadinya missfile, petugas juga lebih dimudahkan dalam mengambil, mengembalikan DRM dan melacak keberadaan DRM dan tracer supaya tidak manual sehingga dapat mempercepat pelayanan dengan memaksimalkan sistem informasi pendaftaran sehingga tracer bisa langsung di print out nomor rekam medis dan peminjam DRM (unit pelayanan kesehatan), kemudian tracer diselipkan terlebih dahulu baru kemudian DRM diambil. 55

75 e. Bon Pinjam Bon pinjam (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Oleh karena itu bon pinjam harus ditempatkan pada tempat arsip yang dikeluarkan atau dipinjam. (4) Berdasarkan hasil wawancara dan obsevasi di bagian filing tidak menggunakan bon peminjaman DRM dikarenakan tidak waktu untuk menulis data pasien ke dalam bon pinjam karena akan memperlambat proses pelayanan. Peneliti menyarankan untuk menggunakan bon pinjam agar petugas mudah melacak keberadaan dokumen dan supaya tidak manual sehingga dapat mempercepat pelayanan dengan memaksimalkan sistem informasi pendaftaran sehingga bisa langsung di print out nomor rekam medis dan peminjam DRM (unit pelayanan terkait), f. Kode Warna Kode Warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kelliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan. (6) Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah, dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF dan kelompok tengah untuk MDF. 56

76 Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda warna tertentu : Tabel 4.2 Kode Warna DRM Angka Warna 1 Ungu 2 Kuning 3 Hijau tua 4 Oranye 5 Biru muda 6 Coklat 7 Kemerahan/magenta 8 Hijau muda 9 Merah 0 Biru tua Berdasarkan hasil wawancara kode warna belum digunakan pada DRM yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama.Digunakanya kode warna juga sangat berpengaruh untuk mengedalikan kejadian missfile.peneliti memberi saran agar menggunakan kode warna, sehingga dapat meminimalisir kejadian missfile. Misal : Karena di RS Bhakti Wira Tamtama menggunakan sistem penjajaran TDF (terminal digit filing) jadi kode warna terdapat pada 2 (dua) angka terakhir. Yaitu : 57

77 Biru tua / Coklat Biru muda / Kuning Warna warna tersebut akan ditempelkan pada DRM pasien sehingga memudahkan petugas dalam mencari sub rak DRM dengan melihat kode warna. 2. SOP Pengelolaan DRM dibagian Filing SOP dibuat untuk melaksanakan kegiatan pokok yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap kegiatan yang terjadi berulang-ulang. (22) SOP digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dan disesuaikan dengan fungsi dan kerjanya. Berdasarkan hasil wawancara di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum ada SOP yang mengatur tentang pengelolaan DRM dibagian Filing. Adapun beberapa SOP yang digunakan petugas sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu : a. SOP Penyimpanan dan Pengembalian DRM b. SOP Peminjaman DRM Tetapi dalam isi SOP yang digunakan sebagai pedoman terebut terdapat butir yang tidak sesuai dengan kenyataanya yaitu menggunakan blangko bon peminjaman DRM.Sedangkan pada kenyataannya bon peminjaman DRM tidak digunakan. Hal ini membuktikan bahwa SOP yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan pengelolaan DRM masih belum rinci dan masih ada kekurangan. 58

78 Peneliti menyarankan agar RS Bhakti Wira Tamtama mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis agar petugas mengerti akan fungsi dan tugas pokoknya masingmasing, mengadakan briefing dan secara terlulis melalui selabaran foto copian agar isi SOP dilaksanakan oleh petugas. 3. Pengetahuan Petugas Filing Petugas rekam medis adalah orang yang sangat berpengaruh terhadap kegiatan rekam medis disetiap rumah sakit, petugas rekam medis mempunyai tanggung jawab dan tugas besar dalam mejalankan tugas seperti menjaga dan memelihara DRM, agar informasi yang tidak jatuh pada orang banyak serta untuk menjaga mutu pelayanan disetiap rumah sakit, oleh karena itu diharapkan petugas rekam medis harus benar-benar orang yang berkompeten dalam bidang rekam medis. (23) Berdasarkan hasil wawancara terkait tugas pokok di bagian filing sebagai berikut : a. Petugas A dan Petugas B : 1) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF (Terminal Digit Filing). 2) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien. 3) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi. 4) Melacak dokumen yang salah letak (missfile). 5) Melakukan penyusutan DRM. 6) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif. 59

79 7) Melaksanakan pemusnahan DRM. 8) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik. b. Petugas C 1) Menerima DRM rawat inap dari fungsi koding dan DRM rawat jalan dari pelayanan pasien. 2) Mengembalikan DRM ke dalam rak file dengan metode TDF (Terminal Digit Filing). 3) Melacak DRM yang salah letak (missfile). 4) Melakukan retensi. 5) Melaksankan pemusnahan DRM. 6) Menjaga DRM dari kerahasianya maupun dari kerusakan fisik. Ada beberapa tugas pokok yang belum dilaksanakan oleh ke-3 petugas filing yaitu : a. Melacak DRM yang salah letak (missfile). b. Melakukan retensi. c. Memindahkan DRM aktif ke inaktif. Dari salah satu uraian di atas tugas pokok di bagian filing yang belum dilaksanakan oleh petugas filing yaitu karena tidak adanya waktu untuk melaksanakan melacak DRM missfile. Untuk mencegah terjadinya misfile yaitu dengan cara penerapan penggunaan tracer, bon pinjam dan kode warna. Saran dari peneliti seharus nya petugas bisa melakcak DRM yang missfile, melakukan retensi dan memindahkan DRM aktif ke inaktif di 60

80 sela waktu pelayanan pasien, atau bisa dilakukan kepada petugas yang bertugas pada sift malam karena saat sift malam pasien yang datang tidak terlaku banyak jadi petugas bisa melacak DRM missfile dan melakukan retensi secara bergilir. 4. Pengelolaan DRM dibagian Filing Berdasarkan hasil wawancara pada ke 3 petugas filing pengelolaan DRM dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan sentralisasi b. DRM disimpan pada rak file dengan metode penjajaran Terminal Digit Filing. c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama yang map folder nya sudah rusak. d. Pengendalian DRM yang salah letak dengan menggunakan buku ekspedisi. e. Meretensi DRM sudah mencapai masa penyimpanan 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berdasarkan hasil observasi di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. DRM disimpan dengan cara sentralisasi. b. DRM disimpan pada rak dengan metode TDF (terminal digit filing) c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama yang map foldernya sudah rusak. d. Pengendalian DRM salah letak menggunakan buku ekspedisi. 61

81 Dengan menggunakan sistem sentralisasi seharusnya lebih mempermudah petugas dalam melaksanakan pengelolaan karena DRM yang disimpan menjadi satu yaitu DRM rawat inap dan rawat jalan.tetapi masih ada kejadian missfile. Peneliti menyarankan, agar antar per kelompok section diberi skat supaya DRM bisa berdiri, dilakukan retensi periodic dengan cara menyortir dan mengurangi beban rak file dan penataan penjajaran dilakukan secara bertahap, per pasien lama yang datang berobat kembali DRM dijajarkan kembali di rak file yang baru dengan sistem penjajaran TDF dan diberi folder baru dengan kode warna dan nomor rekam medis yang digunakan nomor rekam medis yang lama. 62

82 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengelolaan DRM dan faktor yang menyebabkan kejadian missfile, diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Sarana sarana yang digunakan untuk pengelolaan DRM adalah rak file, map folder dan buku ekspedisi sedangkan bon pinjam, tracer dan kode warna belum digunakan. 2. RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum memiliki SOP tentang pengelolaan DRM, jadi untuk melaksanakan fungsi dan tugas sebagai petugas filing berpedoman pada SOP peminjaman, SOP penyimpanan dan pengembalian. 3. RS Bhakti Wira Tamtama memiliki 3 petugas di bagian filing. 4. Pengelolaan DRM di filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang di mulai dari menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan sentralisasi, sistem penjajaran menggunakan metode TDF (terminal digit filing), mengganti map DRM yang sudah rusak, melacak DRM yang salah tepat (missfile). 63

83 B. Saran 1. Mengganti map folder dengan kertas yang lebih tebal atau dengan bahan plastik yang lebih tahan lama. 2. Menyediakan rak file baru karena rak file yang sekarang sudah penuh dan tidak cukup menampung DRM. 3. Mengganti map folder dengan kertas yang lebih tebal atau dengan bahan plastic yang lebih tahan lama dan untuk map folder yang baru sudah diberikan kode warna. 4. Menggunakan tracer, supaya tidak manual untuk mempercepat pelayanan rekam medis dan dimaksimalkan dari sistem informasi pendaftaran agar bisa di print out nomor rekam medis dan peminjam (unit pelayanan terkait), kemudian tracer diselipkan terlebih dahulu baru kemudian DRM diambil. 5. Menggunakan bon pinjam,, supaya tidak manual untuk mempercepat pelayanan rekam medis dan dimaksimalkan dari sistem informasi pendaftaran agar bisa di print out nomor rekam medis dan peminjam (unit pelayanan terkait). 6. Menerapkan penggunaan kode warna sehingga dapat meminimalisir kejadian missfile. Misal : Karena di RS Bhakti Wira Tamtama menggunakan sistem penjajaran TDF (terminal digit filing) jadi kode warna terdapat pada 2 (dua) angka terakhir. Yaitu : Biru tua / Coklat 64

84 Biru muda / Kuning Warna warna tersebut akan ditempelkan pada DRM pasien sehingga memudahkan petugas dalam mencari sub rak DRM dengan melihat kode warna. 7. Mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis supaya petugas, mengadakan briefing dan secara tertulis selebaran foto copian. 8. Petugas bisa melakcak DRM yang missfile, melakukan retensi dan memindahkan DRM aktif ke inaktif di sela waktu pelayanan pasien, atau bisa dilakukan kepada petugas yang bertugas pada sift malam karena saat sift malam pasien yang datang tidak terlaku banyak jadi petugas bisa melacak DRM missfile dan melakukan retensi secara bergilir. 9. Untuk pengelolaan DRM disarankan agar antar per kelompok section diberi skat supaya DRM bisa berdiri. 10. Dilakukan retensi periodic dengan cara menyortir dan mengurangi beban rak file aktif dan penataan penjajaran dilakukan secara bertahap, per pasien lama yang datang berobat kembali DRM dijajarkan kembali di rak file baru dengan sistem penjajaran TDF dan diberi folder baru dengan kode warna dan nomor rekam medis yang digunakan nomor rekam medis yang lama. 65

85 DAFTAR PUSTAKA 1. Hartono, Bambang. Manajemen Pemasaran Rumah Sakit. Rineka Cipta. Jakarta Permenkes 269/Menkes/III mengenai Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Wursanto, Kearsipan 1 Kanisius, Yogyakarta Basir, Barthos. Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara. Jakarta Huffman, EK, Health Information Management, Physician Record Company, Berwyn, Illions, Huffman, EK, Health Information Management, Physician Record Company, Berwyn, Illions, Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Record Rumah Sakit. Jakarta Hatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. UI. Jakarta Dharmanti, Inge. Analisis Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan (Studi di RM Rawat Jalan di RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Notoatmodjo, S. Metologi Penelitian Kesehatan.Rineka Cipta.Jakarta Notoatmodjo, S. Kesehatan Masyarakat Ilmu & Seni.Rineka Cipta.Jakarta GR Terry & LW Rue, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta Marimin, Tanjung Hendri & Prabowo Haryo, Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Grasindo Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun

86 16. Murdiani, Eti. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSUD Bina Kasih Ambarawa.Tesis. Universitas Diponegoro Semarang Miller, K. Being A Medical Record Clerk. Prentice Hall Health Medical Clerical Series Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta Prosedur di Bagian Rekam Medis September Aldilah, Bagas. Sistem Penomoran. Tugas Praktek PSRM II September Buku Profile Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Standar Operasional Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Wira Tamatama Semarang, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Pelayanan Rekam Medis Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonensia No 269/Menkes/per/III/2008. Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. 24. Daryan, Yayan dkk. Pemeliharaan dan pengamanan arsip. Universitas Terbuka. Jakarta

87 LAMPIRAN 1 68

88 69

89 LAMPIRAN 2 70

90 71

91 LAMPIRAN 3 72

92 73

93 LAMPIRAN 4 74

94 PEDOMAN WAWANCARA KEPADA PETUGAS BAGIAN FILING A. Identifikasi Subjek Penelitian Nama : Umur : Bagian : Pendidikan Terakhir : B. Pertanyaan Penelitian 1. Sarana Pengelolaan DRM a. Apakah petugas mengetahui sarana pengelolaan DRM? b. Jika iya, apasaja yang petugas ketahui. Sebutkan? c. Apa sarana tersebut digunakan dalam melaksanakan tugas di filing? d. Jika iya, apakah petugas dapat memahami? 2. SOP Pengelolaan DRM a. Apa di Rumah Sakit ini terdapat SOP tentang pengelolaan DRM? b. Jika ada, apa isi dari SOP tersebut? c. Apakah sudah di terapkan dalam melaksanakan tugas di bagian filing? d. Jika sudah, apakah petugas dapat memahami? e. Jika paham, apakah dapat mengerjakannya dengan pemahamannya? 75

95 3. Pengetahuan Petugas Filing a. Apakah petugas mengetahui fungsi sebagai petugas filing? b. Jika melakukan, apa saja yang dilakukan petugas dalam pelaksanaan fungsi sebagai petugas filing? 4. Pengelolaan DRM di bagian Filing a. Adakah tatacara pengelolaan DRM di bagian Filing? b. Jika ada, sebutkan tata cara pengelolaan DRM di bagian Filing? c. Apakah sudah diterapkan dalam melaksanakan fungsi filing? d. Jika sudah, apakah petugas dapat memahami? Jika paham, apakah petugas dapat mengerjakanya dengan pemahamanya? 76

96 LAMPIRAN 5 77

97 HASIL WAWANCARA A. Identifikasi Subjek Penelitian Nama Umur : Petugas A : 26 Tahun Pendidikan Terakhir : DIII RMIK B. Jawaban 1. Sarana Pengelolaan DRM a. Iya b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder c. Iya d. Paham 2. SOP Pengelolaan DRM a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM. 3. Pengetahuan Petugas Filing a. Tahu b. Yaitu : 9) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF (Terminal Digit Filing). 10) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien. 11) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi. 12) Melacak dokumen yang salah letak (missfile). 13) Melakukan penyusutan DRM. 14) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif. 78

98 15) Melaksanakan pemusnahan DRM. 16) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik. 4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing a. Ada b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing. HASIL WAWANCARA A. Identifikasi Subjek Penelitian Nama Umur : Petugas B : 26 Tahun Pendidikan Terakhir : DIII RMIK B. Jawaban 1. Sarana Pengelolaan DRM a. Iya b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder c. Iya d. Paham 2. SOP Pengelolaan DRM a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM. 3. Pengetahuan Petugas Filing a. Tahu b. Yaitu : 79

99 1) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF (Terminal Digit Filing). 2) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien. 3) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi. 4) Melacak dokumen yang salah letak (missfile). 5) Melakukan penyusutan DRM. 6) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif. 7) Melaksanakan pemusnahan DRM. 8) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik. 4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing a. Ada b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing. HASIL WAWANCARA A. Identifikasi Subjek Penelitian Nama Umur : Petugas C : 50 Tahun Pendidikan Terakhir : SMA B. Jawaban 1. Sarana Pengelolaan DRM a. Iya b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder c. Iya d. Paham 80

100 2. SOP Pengelolaan DRM a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM. 3. Pengetahuan Petugas Filing c. Tahu d. Yaitu : 1) Menerima DRM rawat inap dari fungsi koding dan DRM rawat jalan dari pelayanan pasien. 2) Mengembalikan DRM ke dalam rak file dengan metode TDF (Terminal Digit Filing). 3) Melacak DRM yang salah letak (missfile). 4) Melakukan retensi. 5) Melaksankan pemusnahan DRM. 6) Menjaga DRM dari kerahasianya maupun dari kerusakan fisik. 4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing a. Ada b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing. 81

101 LAMPIRAN 6 82

102 PEDOMAN OBSERVASI 1. Mengamati ruang penyimpanan DRM Hasil pengamatan : Mengamatialat yang digunakan untuk pengelolaan DRM Hasil pengamatan : Mengamati standar operasional prosedur (SOP) tentang pengelolaan DRM Hasil pengamatan : Mengetahui cara penataan DRM Hasil pengamatan : 83

103 Mengidentifikasi dan mendeskripsikan pengetahuan petugas filing 84

104 LAMPIRAN 7 85

105 HASIL OBSERVASI 1. Ruang Penyimpanan DRM di RS Bhakti Wira Tamtama tidak terlalu luas. Ada 20 rak file yang terbuat dari besi baja dengan sekat dari papan kayu. Belum ada ruang untuk penyimpanan DRM inaktif. 2. Tidak menggunakan tracer, ada buku Ekspedisi, tidak ada bon peminjaman DRM, rak file, tidak ada kode warna, tidak ada ac tetapi ada kipas angin dan DRM menggunakan map folder dari bahan kertas. 3. Belum ada SOP yang mengatur tentang pengelolaan DRM, tetapi petugas perpedoman pada SOP Penyimpanan DRM dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM. 4. DRM disimpan dengan sistem penyimpanan sentralisasi dan sistem penjajarannya TDF (terminal digit filing). 5. Ada 3 orang yang bertugas sebagai petugas filing, 2 diantaranya berumur 26 tahun dan berpendidikan terakhir DIII RMIK, sedangkan 1 petugas berumur 50 Tahun dan pendidikan terakhirnya SMA. 86

106 LAMPIRAN 8 87

107 KESDAM IV/DIPONEGORO PENYIMPANAN / PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS RS BHAKTI WIRA TAMTAMA Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang Telp. (024) , Fax. (024) No. Dokumen RM / No. Revisi 0 Halaman 1 dari 2 PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit 01 Januari 2015 Ditetapkan, Ws. Kepala dr. Hendratni Dewanti Letnan Kolonel Ckm (K) NRP Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Melaksanakan penyimpanan rekam medis dan pengambilan kembali bila dibutuhkan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkian. Rekam medis tersimpan secara aman dalam ruang penyimpanan dan dapat dengan mudah diambil kembali bila dibutuhkan untuk berobat ulang atau riset medis. 1. Penyimpanan dokumen rekam medis aktif rawat jalan dan dokumen rekam medis rawat inap dilakukan secara sentralisasi. 2. Penyimpanan dokumen rekam medis non aktif dilakukan secara terpisah (digudang tersendiri). 3. Penyimpanan dokumen rekam medis sesuai dengan terminal digit filling. 4. Petugas harus memelihara kerapian dan tersusunnya dokumen secara benar. 5. Peminjaman harus dicatat di buku peminjaman. A. PENYIMPANAN 1. Dilaksanakan hanya oleh petugas rekam medis, terutama yang ditugaskan sebagai petugas penyimpanan. 2. Petugas harus mengerti sistem penomoran yang berlaku yaitu terminal digit filling ( sistem angka akhir ). 3. Berkas yang kembali keruangan rekam medis dipisahkan / disortir sesuai kelompok nomor akhir, masukkan dalam kotak sortir penyimpanan. 4. Petugas menyimpan berkas pada rak penyimpanan sesuai kelompok nomor secara urut. 5. Untuk berkas yang terletak pada rak penjajaran begian atas, penyimpanan dilakukan dengan tangga,, tidak diperkenankan menginjak ambalan rak. Catatan : Sistem penomoran angka akhir : Terdiri dari 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok, masing masing terdiri dari 2 angka. Kelompok angka pertama terletak paling kanan, kelompok angka kedua terdapat di tengah, dan kelompok angka ketiga terletak dikiri. 88

108 KESDAM IV/DIPONEGORO PENYIMPANAN / PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS RS BHAKTI WIRA TAMTAMA Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang Telp. (024) , Fax. (024) No. Dokumen RM / No. Revisi Prosedur Contoh : Nomor rekam medis Halaman 2 dari 2 03 = angka ketiga ( tertiary digits ) 04 = angka kedua ( secondary digits ) 05 = angka pertama ( primary digits ) Kelompok angka pertama terdiri dari kelompok nomor 00 sampai 99 Pada saat penyimpanan berkas, yang menjadi pedoman adalah kelompok angka pertama. Berkas dibawa ke rak penyimpanan dari kelompok angka yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama, berkas disesuaikan urutannya dengan kelompok angka kedua dan selanjutnya disesuaikan dengan urutan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan, nomor pada kelompok ketiga ( tersiary digits ) yang selalu berlainan. B. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS 1. Untuk keperluan berobat ulang, petugas mencatat bon pinjam dari bagian perawat tentang identitas pasien yang rawat ulang. 2. Cari berkas yang sesuai dengan nomor rekam medis pasien, ambil berkas yang diminta. 3. Berkas ditulis pada bon pinjam oleh petugas yang meminjam pada buku bon pinjam yang telah disediakan. Unit Terkait 1. Petugas Rekam Medis Urusan Filling 2. Perawat / Petugas Ruangan 89

109 LAMPIRAN 9 90

110 KESDAM IV/DIPONEGORO PEMINJAMAN REKAM MEDIS RS BHAKTI WIRA TAMTAMA Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang Telp. (024) , Fax. (024) PROSEDUR TETAP No. Dokumen RM / Tanggal Terbit 01 Januari 2015 No. Revisi 0 Ditetapkan, Ws. Kepala Halaman 1 dari 1 dr. Hendratni Dewanti Letnan Kolonel Ckm (K) NRP Pengertian Suatu kegiatan peminjaman rekam medis lama yang dilakukan oleh pihak medis atau non medis untuk keperluan tindak lanjut perawatan atau penelitian. Tujuan Agar informasi dalam rekam medis tidak hilang, rusak atau dipergunakan oleh orang yang tidak berhak. Kebijakan Rekam medis hanya boleh dipinjam oleh : 1. Dokter ruangan / dokter poliklinik dan dokter yang merawat pasien. 2. Dokter dari rumah sakit lain yang meminta penjelasan tentang riwayat penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan diagnosa, dari orang pasien yang berobat / dirawat di rumah sakit, dengan menunjukkan surat permohonan dari dokter medis. 3. Para mahasiswa yang sedang mengadakan penelitian, pembuatan makalah dan lain lain yang membutuhkan rekam medis dalam jumlah yang banyak dengan medaftarkan sehari sebelumnya. Prosedur 1. Peminjam datang langsung ke ruang rekam medis dengan membawa identitas pasien yang akan dipinjam serta mengisi blanko bon pinjam. 2. Petugas rekam medis urusan filling mencari dokumen rekam medis yang dimaksud. 3. Dokumen diberikan peminjam. 4. Dokumen dibuka diruang urusan rekam medis, tidak boleh dibawa keluar ( untuk riset ), kecuali untuk follow up atau her opname untuk tindak lanjut perawatan. 5. Peminjam bertanggung jawab atas keutuhan dan urutan lembar dokumen dan tidak boleh terjadi kerusakan. Unit Terkait 1. Petugas Rekam Medis Urusan Filling 2. Perawat 3. Dokter 4. Mahasiswa 91

111 LAMPIRAN 10 92

112 93

113 LAMPIRAN 11 94

114 95