TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014 KARYA TULIS ILMIAH NETI PRIMASTUTI D

Transkripsi

1 TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma (Amd,PK) dari program studi DIII RMIK Oleh : NETI PRIMASTUTI D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2014

2 HALAMAN HAK CIPTA 2014 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti viii

3 HALAMAN PERSETUJUAN TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014 Disusun oleh : NETI PRIMASTUTI D Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : September 2014 Pembimbing ( Retno Astuti. S, SS, MM ) viii

4 HALAMAN PENGESAHAN TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014 KARYA TULIS ILMIAH TAHUN 2014 Disusun Oleh : NETI PRIMASTUTI D Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Semarang, September 2014 Tim Penguji Ketua : Retno Astuti. S, SS, MM ( ) Anggota : Arif Kurniadi, M.Kom ( ) Maryani Setyowati Mkes ( ) Mengetahui, Dekan Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, Mkes. viii

5 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya Tulis Ilmiah ini kupersembahkan kepada : Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah dan petunjuk-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini Ibu dan Bapak tercinta yang tak lelah memberikan do a serta dukungannya kepada putrinya ini untuk terus maju dan berjuang, betapa diri ini ingin melihat kalian bangga kepadaku kakakku tercinta yang selalu mendukung serta memberikan nasihat kepada adikmu ini teman temanku tercinta terimakasih kalian selalu mensupport dan menemaniku disaat susah maupun senang. Love you wanita wanitaku Special thanks to Achmad Ardy Sudrajad yang tak pernah lelah mendengarkan keluh kesahku selama ini, terimakasih untuk semangatnya dear Sahabatku ifah, dita, Iis, tika, cipit, apip, dina terimakasih untuk dukungannya Teman teman seperjuangan RMIK 2011, sukses buat kita semua Almamaterku tercinta, Universitas Dian Nuswantoro Semarang viii

6 RIWAYAT HIDUP Nama : Neti Primastuti Tempat, tanggal lahir : Wonosobo, 28 Desember!993 Jenis Kelamin Agama Alamat : Perempuan : Islam : Sawangan Rt 01 Rw 01 Leksono Wonosobo Riwayat Pendidikan : 1. SD Negeri 1 Sawangan Wonosobo tahun SMP Negeri 2 Selomerto Wonosobo tahun SMA Negeri 1 Sigaluh Banjarnegara tahun Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun viii

7 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmatnya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan judul Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo Tahun Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik moril maupun materiil. Oleh sebab itu pada kesempatan yang berbahagia ini penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada : 1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro 3. Retno Astuti S, SS, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini. 4. Arif Kurniadi, M.Kom selaku dosen pembimbing kedua 5. Maryani Setyowati Mkes selaku pembimbing ketiga dan dosen wali. 6. Hery Setyawan, Amd.PK selaku kepala Instalasi Rekam Medis 7. Segenap staf Rekam Medis RSUD Setjonegoro Wonosobo 8. Untuk keluarga dan tema-teman semua, terimakasih dukungan dan perhatian serta doanya. 9. Semua pihak yang terkait yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian KTI ini. viii

8 Akhirnya penyusun berharap semoga karya tulis ini bermanfaat bagi semua walapun penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran sangat diharapkan guna kesempurnaannya. Semarang, September 2014 viii

9 Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang ABSTRAK TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014 NETI PRIMASTUTI Untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam satu rumah sakit tidak terlepas dari sistem yang di berlakukan. Salah satunya adalah sistem pengelolaan rekam medis dan pelayanan pendaftaran. Berdasarkan survei awal di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo dalam penamaan, penomoran, penyimpanan dan penjajaran masih ditemukan terjadi kesalahan nama, adanya duplikasi nomor rekam medis, tidak adanya kode warna dan masih manual dan waktu pelayanan pendaftaran untuk pasien baru dibutuhkan waktu 12 menit 12 detik dan untuk pasien lama 9 menit 27 detik. Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross-sectional. Total sampel sebanyak 6 petugas pendaftaran dan petugas filing rawat jalan metode analisis data menggunakan panduan wawancara. Berdasarkan hasil penelitian didapatkan waktu pelayanan pendaftaran pasien baru 12 menit 04 detik sedangkat untuk pasien lama 9 menit 01detik, hal ini terkait dengan sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan dan sistem penjajaran yang belum optimal dalam pelaksanaanya karena kurangnya tingkat pendidikan petugas dan semuanya masih menggunakan manual. Kesimpulan dan saran dari penelitian ini adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien dan efisien waktu menggunakan sistem komputerisasi, tingkat pendidikan yang memadai dan memperbaiki sistem penamaan, penomoran, penyimpanan dan penjajaran yang sudah ada. Kata Kunci : waktu pendaftaran, filing rawat jalan kepustakaan : 15 ( ) x

10 D-III Study Program Medical Records and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang ABSTRACT REVIER FILING OUTPATIENTE MANAGEMENT IN RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO 2014 NETI PRIMASTUTI To improve the quality and efficiency of health care in a hospital can not be separated from the system enacted. One is a system of medical record management and registration services. Based on the initial survey in hospitals KRT Setjonegoro Wonosobo in naming, numbering, storage and alignment are still found an error name, medical record number duplication, lack of color coding and still manualy and the service time for a new patient registration takes 12 minutes 12 seconds and for ol old patient 9 minutes 27 seconds. This study used a descriptive research method of observation and interviews with a cross-sectional approach. The total sample size of 6 officers and registration filing officers ambulatory care patient using an interview guide. Based on the results, new patient registration service time 12 minutes 04 seconds long while for 9 minutes 01 second patients, it is associated with a system of naming, numbering systems, storage systems and system alignment is not optimal in its implementation due to lack of education officers and everything is still using manual. The conclusion and suggestion of this study is to provide the best service for patients and efficient time using a computerized system, an adequate level of education and improve the system of naming, numbering, storage and existing alignment. Keywords: time registration, ambulatory care filing literature: 15 ( ) x

11 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul... Halaman Hak Cipta... Halaman Persetujuan... Halaman Pengesahan... Halaman Persembahan... Halaman Riwayat Hidup... Kata Pengantar... Abstrak... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Singkatan... Daftar Lampiran... i ii iii iv v vi vii ix xi xiii xiv xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 6 C. Tujuan Penelitian... 6 D. Manfaat Penelitian... 7 E. Ruang Lingkup... 7 F. Keaslian Penelitian... 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis B. Filing C. Sitem Penamaan Rekam Medis... 15

12 D. Sistem Penomoran Rekam Medis E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis F. Sistem Penjajaran Rekam Medis G. Faktor yang Mempengaruhi Pelayanan H. Kerangka Teori I..Kerangka Konsep BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian B. Variabel Penelitian C. Definisi Operasional D. Subjek dan Objek Penelitian E. Instrumen Penelitian F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisa Data BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo B. Gambaran Khusus Rekam Medis C. Hasil Penelitian D. Pembahasan BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 64

13 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Tabel Data Pengamatan Waktu Pendaftaran RJ... 4 Tabel 1.2 Data Pengamatan Di Filing Rawat Jalan... 5 Tabel 1.3 Tabel Keaslian Penelitian... 8 Tabel 1.4 Tabel Definisi Operasional Tabel 1.5 Hasil Perhitungan Waktu Pendaftaran RJ Tabel 1.6 Hasil Pengukuran Terhadap Faktor SDM... 53

14 DAFTAR SINGKATAN 1. RM : Rekam Medis 2. RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah 3. DRM : Dokumen Rekam Medis 4. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

15 DAFTAR LAMPIRAN 1. Lembar Keterangan Telah Melakukan Penelitian 2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD RSUD KTR Setjonegoro Wonosobo 3. Lembar Wawancara 4. Lembar Observasi 5. Lembar Hasil wawancara 6. Bagian Alur Pendaftaran TPPRJ dan Filing 7. Lembar Perhitungan Rata Rata Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien 8. Protap RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 9. Hasil Pembuatan Protap Prosedur Penamaan Dokumen Rekam Medis 10. foto

16 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut Permenkes no. 29/MenKes/Per/III/2008 bab I pasal 1 rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Hal tersebut sangat penting, mengingat rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan rekaman tentang anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap dengan berkas rekam medis tersebut, diharapkan informasi tentang riwayat kesehatan pasien dapat berkesinambungan. (1) Untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam satu rumah sakit tidak terlepas dari sistem yang di berlakukan. Salah satunya adalah sistem pengelolaan rekam medis. Dokumen rekam medis merupakan alat untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi pelayanan, sehingga isi dokumen rekam medis dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan dalam bentuk yang sesuai dengan keperluan. Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi Menyimpan dokumen rekam medis, Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, Pelindung arsip-arsip dokumen 1

17 2 rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis, Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (2) Sistem pemberian nomor rekam medis adalah tata cara penetapan nomor rekam medis pasien yang mendaftar untuk berobat dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut. RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem penomoran unit numbering sistem yaitu 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di saran kesehatan yang bersangkutan. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu masih sering ada duplikasi nomor rekam medis karena pemberian nomor rekam medis masih secara manual dan sering terjadi pasien yang datang sebagai pasien baru ternyata adalah pasien lama, sehingga ada dua nomor rekam medis untuk satu pasien. Sistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien dalam dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lainnya. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu untuk pasien laki laki ataupun perempuan didepan nama tidak dituliskan Tn, Ny, Nn sehingga kadang untuk nama yang mirip antara perempuan dan laki laki susah membedakan, untuk mengetahuinya harus membuka dokumen rekam medisnya melihat jenis kelamin apakah laki laki atau perempuan, tidak dibedakan antara Ny dan Nn sehingga pasien perempuan dianggan sama tidak atau dia masih muda atau belum menikah dan sudah tua atau sudah menikah. Sering terjadi salah dalam penulisan nama terutama buntu

18 3 pasien anak anak karena belum mempunyai KTP sehingga petugas menuliskan contohnya di pedaftaran ditulis nama Fais padahal nama aslinya faiz. Sistem penyimpanan itu sendiri adalah suatu sistem disimpannya rekam medis di suatu ruangan demi terjaganya keamanan dan kerahasiaannya sehingga dapat digunakan suatu saat nanti. Filing RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem penyimpanan dokumen rekam medis (DRM) secara desentralisasi, desentralisasi ialah suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada asing asing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu tidak ada kode warna untuk membedakan dokumen rekam medis antara satu dengan lainnya sehingga masih sering terjadi salah letak DRM dan dalam mengambilan DRM menjadi lebih lama atau terhambat. Sistem penjajaran adalah dokumen rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem Sistem terminal digit filing (TDF) yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu dalam penyimpan di filing sebagian DRM yang dijajarkan tidak dimasukan ke dalam map hanya isi DRM yang dijajarkan

19 4 waktu pengambilan DRM, yang ada adalah waktu pelayanan dari mulai pendaftaran, pengambilan DRM sampai selesai pelayanan pendaftaran.berdasarkan protap yang berlaku di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo waktu untuk pelayanan pendaftaran adalah untuk pasien baru 10 menit dan untuk pasien lama 5 menit. Akan tetapi berdasarkan survei awal dari pengamatan terhadap 10 pelayanan pendaftaran didapatkan waktu pelayanan pendaftaran didapatkan data sebagai berikut : tabel 1.1 data pengamatan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan No Nomor rekam medis Pasien Waktu pelayanan Umum Baru 11 menit 36 detik Umum Baru 12 menit 22 detik Umum Lama 8 menit 54 detik Umum Lama 9 menit 31 detik Jamkesmas Baru 12 menit 47 detik Jamkesmas Baru 13 menit 9 detik Jamkesmas Lama 9 menit 31 detik Askes Baru 12 menit 58 detik Askes Lama 8 menit 45 detik Askes Lama 9 menit 24 detik Sumber data primer Juni 2014

20 5 Tabel 1.2 Data Pengamatan di Filing Rawat Jalan No Sistem Penjelasan 1. Sistem Penamaan Penulisan nama pasien menggunakan identitas sesuai dengan yang ada pada KTP ( Kartu Tanda Penduduk ), tidak terdapat Nn, Ny, Tn dibelakang nama identitas pasien tersebut dan masih sering terjadi kesalahan dalam penulisan nama. 2. Sistem Penomoran Menggunakan sistem penomoran UNS ( Unit Numbering System ), tetapi masih sering terjadi duplikasi nomor rekam medis karena pasien yang datang mengaku sebagai pasien baru ternyata adalah pasien lama dan petugas tidak mengecek kembali di komputer. 3. Sistem Penyimpanan Menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi, tetapi masih banyak dokumen rekam medis yang belum dimasukan ke dalam map folder, petugas pendaftaran dan petugas filing merangkap menjadi Sistem Penjajaran Menggunakan sistem penjajaran TDF ( Terminal Digit Filing ), belum ada kode warna untuk membedakan antara folder 1 dengan folder yang lain sehingga menghambat waktu

21 6 pencarian dan masih sering terjadi missfile. Data Primer Juni Dengan berbagai masalah tersebut peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo periode tahun B. Rumusan Masalah Bagaimana gambaran pengelolaan Filing Rawat Jalan tentang penamaan, penomoran, penyimpanan, penjajaran terkait dengan keterlambatan waktu pendaftaran di TPPRJ di RSUD KTR Setjonegoro Wonosobo tahun 2014? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mendeskripsikan pengelolaan Filing Rawat Jalan dan keterlambatan waktu pendaftaran di TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo periode tahun Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan sistem penomoran RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo b. Mendeskripsikan sistem penamaan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo c. Mendeskripsikan sistem penyimpanan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo

22 7 d. Mendeskripsikan sistem penjajaran RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo e. Mengetahui rata rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti Menambah wawasan, pengalaman tentang tinjauan pengelolaan dan pelayanan pendaftaran sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam bidang pengelolaan data. 2. Bagi Rumah Sakit Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai pengelolaan filing dan pelayanan pendaftaran. Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 3. Bagi Akademi Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII rekam medis dan Informasi Kesehatan.

23 8 E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Lingkup yang digunakan dalam penelitian ini adalah adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Materi yang digunakan peneliti adalah tentang pengelolaan filing rekam medis dan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan. 3. Lingkup Lokasi Lokasi penelitian adalah bagian Filing rawat jalan dan TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo Lingkup Metode Penelitian ini menggunakan metode observasi, yaitu melihat secara langsung dan membandingkan teori yang ada dan wawancara 5. Lingkup Objek / Sasaran Objek penelitian adalah sistem pengelolaan filing rawat jalan dan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo Lingkup Waktu Waktu yang digunakan dalam penelitian ini adalah bulan Juni tahun 2014 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.3 Keaslian Penelitian No Nama Judul Penelitian Hasil Perbedaan 1. Indra nur tinjauan tata kelola di filing Dari hasil penelitian Perbedaan terletak pada asmayanti rekam medis rawat jalan disimpulkan bahwa tinjauan tempat, tahun dan yang di

24 9 RSUD Sanggul rantau tahun 2011 tata kelola di filing ditinjau dari sistem penjajarannya teliti hanya sistem penjajarannya saja tidak seluruhnya. 2. Septria Tinjauan pelaksanaan Dari hasil penelitian Perbedaan terletak pada werdikesni rekam medis di bagian mengenai sistem tempat, tahun dan sistem asmayanti filing RSI Sultan Agung pengelolaan dan sistem pengelolaan penjajaran Semarang tahun 2010 penjajaran agar sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan sesuai standar operasional prosedur yang telah ditetapkan. Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu berbeda dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti saat ini. Perbedaan tersebut terletak pada variabel yang diteliti yaitu pengelolaan filing rawat jalan dan waktu pelayanan pendaftaran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014 dengan pelaksanaan rekam medis di bagian filing rumah sakit dan tata kelola penjajaran di filing rawat jalan

25 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Pengertian Dalam Peraturan Menteri Kesehatan ( Permenkes ) No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung Catatan adalah tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi tentang tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Sedangkan sedangkan dokumen adalah catatan dokter, dokter gigi, dan / atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan ( imaging ) dan rekaman elektro diagnostik. Tenaga kesehatan tertentu adalah tenaga kesehatan yang ikut memberikan pelayanan kesehatan secara langsung kepada pasien selain dokter dan dokter gigi. Tenaga kesehatan tertentu misalnya apoteker, perawat, bidan, fisioterapis, asisten apoteker, 10

26 11 pengatur gizi klinik, laboran, penata rontgen, penata elektro medik. (3) Batasan rekam medis adalah : rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (4) 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di rumah sakit akan berhasil sesuai yang diharapkan. (5) 3. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat digunakan dilihat pada beberapa aspek yang biasa disingkat ALFRED, antara lain: a. Adminstration (Administrasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang

27 12 dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mecapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Legal (Hukum) berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyedia bahan bukti untuk menegakan keadilan. c. Financial (keuangan) Satu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek Financial. d. Research (penelitian) Isi rekam medis dapat digunakan sebagai aspek bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. e. Education (pendidikan) Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi penjajaran dibidang profesi. f. Documentation (dokumentasi) Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. (6)

28 13 B. Filing 1. Tugas Pokok Karyawan Filing a) Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakkan penyimpanan dokumen rekam medis. b) Mengambil kembali (retrievew) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c) Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d) Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif. e) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f) Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan. g) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. 2. Peran dan Fungsi Karyawan Filing a) Menyimpan dokumen rekam medis b) Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan c) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis d) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi

29 14 3. Ketentuan Pokok Bagian Filing a) Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis. b) Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. c) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan. d) Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. e) Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis. f) Rekam medis yang digunakan oleh beberpa orang perpindahan dari satu orang ke lain orang harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu pindah tangan berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa. (7)

30 15 C. Sistem Penamaan Rekam Medis 1. Pengertiaan Nama Nama adalah suatu identitas individu, yang membedakan antara individu yang satu dengan yang lainnya. 2. Pengertian Sistem Penamaan dalam Dokumen Rekam Medis Sistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien dalam dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lainnya. 3. Tata Cara Pemberian Nama a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh : Nama pada kartu identitas, misal : Anwar Kairo Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP/ secara komputerisasi), menjadi : Anwar Kairo Penulisan nama pada Indeks KIUP, menjadi : ANW b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Aisah Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah Selain penulisan nama di atas juga, biasanya terdapat juga beberapa institusi pelayanan kesehatan yang menerapkan penulisan nama sebagai berikut : a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh : Nama : Ayu Siti, Ditulis : Ayu Siti, Ny/ Ayu Siti, Nn/ Ayu Siti, An Nama : Jajang Bahtiar, Ditulis : Jajang Bahtiar, Tn/ Jajang Bahtiar, An

31 16 b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Julaeha Penulisan nama bayinya, menjadi : Siti Julaeha, By(9) D. Sistem Penomoran Rekam Medis 1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System). Pemberian nomor secara seri adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis, dibuatkan juga dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut. Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis serta dokumen rekam medisnya sehingga petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis lamanya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugiannya : a. Terhadap pasien, untuk pasien lama informasi medis yang tercatat di dalam dokumen rekam medis pada kunjungan sebelumnya tidak dapat terbaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini berakibat tidak ada kesinambungan informasi.

32 17 b. Terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, tempat penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh. 2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System) Pemberian nomor cara unit adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di saran kesehatan yang bersangkutan. Dalam pemberian nomor cara unit KIB dan KIUP sangat berarti. Kelebihannya : bagi pasien yaitu informasi hasil hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan di berikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis. Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama di banding dengan cara SNS. Hal ini di karenakan petugas

33 18 harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apabila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayanannya. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering Sistem) Pemberian nomor cara seri unit adalah satu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut di cari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila di temukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis di cari di filing, setelah di temukan dokumen rekam medis baru dan lama di jadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama. Nomor rekam medis baru atas nama pasien tersebut di coret diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah di jadikan 1 tersebut di kembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lamanya. Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara antara pasien lama dan baru semua pasien yang datang seolah olah dianggap sebagai pasien baru.

34 19 Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan di lakukan tidak berkesinambungan. (8) E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu : 1. Sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir formulir rekam medis seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan gawat darurat dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map). Kebaikannya : a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis. b) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. e) Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

35 20 Kekurangannya : a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam 2. Desentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada asing asing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Kebaikannya : a) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Kekurangannya : a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing masing rumah sakit. Hal hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain:

36 21 a) Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis. b) Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah. Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien. (10) F. Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor 1. Terminal Digit Filing System ( TDF ) Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99. Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka angka pertama yang bersangkuatan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis disimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok

37 22 penyimpanan nomor nomor pada kelompok angka ketiga ( tertiary digits ) yang selalu berlainan. Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif, dan efisien. Lihat contoh berikut ini : Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti: a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok ( bagian atau wilayah ) didalam rak penyimpanan. Petugas petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak desakkan di satu tempat ( bagian atau wilayah ), dimana rekam medis harus disimpan di rak. b. Petugas petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, dan bagian

38 23 c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut. e. Jumlah rekam medis untuk tiap tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak rak kosong. f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan ( jumlah rak ). g. Kekeliruan penyimpanan ( misfile ) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka 2..Sistem Angka Tengah ( Midle Digit Filing System ) Sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder, dan tersier pasangan kanan Misalkan : sekunder primer tersier

39 24 Lihat contoh dibawah ini : Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis ( sampai dengan ) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini : a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem angka langsung kesistem angka akhir. c. Kelompok 100 buah rekammedis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir

40 25 e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat di cegah. Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka. 3. Straight Numerical Filing System (SNF) Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam system angka langsung yaitu sebagai berikut : , , Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas-tugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan (11).

41 26 G. Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan : 1. Man (Manusia) Faktor terpenting dalam pelaksanaan dalam satuatu sistem untuk mencapai pelayanan yang optimal adalah manusia. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis sumber daya manusia merupakan faktor yang penting. Kualitasnya antara lain pendidikan formal atau pelatihan formal. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikutin pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk peningkatan ilmu pengetahuan rekam medis dan agar keterampilannya bertambah. Program orientasi di selenggarakan bagi petugas baru agar mengetahui pekerjaan dan tanggung jawabnya 2. Material (Bahan) Bahan adalah satu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan satu sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit. Yang di sebut dengan bahan misalnya bahan yang di gunakan untuk map folder, bahan yang digunakan untuk Tracer dan bahan pembuatan rak file. 3. Machines (Peralatan) Alat yang digunakan manusia untuk melakukan satu pekerjaan agar lebih cepat, efisien dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit.

42 27 4. Methods (Metode) Metode yang tepat akan banyak membantu tugas tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan di dalam pelaksanaan sistem kesehatan di rumah sakit. Contoh hal yang termasuk metode adalah sistem penyimpanan yang di gunakan sebaiknya sentralisasi, sistem penomoran yang di gunakan sebaiknya UNS. Sistem penjajarannya TDF. Dalam penyimpanan dokumen rekam medisnya menggunakan kode warna atau tidak, digunakan alat bantu dalam pengambilan DRM berupa tracer atau tidak. 5. Money (Dana) Dana adalah yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan satu sistem rumah sakit agar pelayanan rumah sakit dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan seorang pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung, maka pengelolaan filingnya kurang baik. (12) H. Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) TPPRJ atau lebih dikenal dengan sebutan tempat pendaftaran, merupakan tempat dimana antara pasien dengan petugas rumah sakit melakukan kontak yang pertama kali. Diskripsi atau gambaran kegiatan pokok di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

43 28 a. Sebelum tempat pendaftaran dibuka perlu disiapkan : 1) Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) 2) Kartu Identitas Berobat (KIB) 3) Dokumen Rekam Medis 4) Buku register 5) Tracer 6) Buku Ekspedisi b. Setelah tempat pendaftaran dibuka : 1) Petugas pendaftaran menerima pendaftaran pasien dan perlu memastikan terlebih dulu, apakah pasien pernah berobat di rumah sakit ini apa belum. Apabila sudah diminta menunjukkan KIBnya kemudian digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang lama. Apabila KIB pasien tertinggal di rumah, tanyakan nama dan alamatnya untuk dicari nomor rekam medis pada komputer atau KIUP, kemudian dicatat nama dan nomor rekam medis di tracer. Bila belum pernah berobat, tanyakan identitas pasien untuk dibuatkan KIB dan diberi nomor rekam medis. 2) Simpan KIUP secara rapi berdasarkan abjad. 3) Tanyakan keluhan utama pasien, berobat atau ke poliklinik mana. Bila sudah diketahui poliklinik mana yang dituju, pasien membayar jasa pelayanan rawat jalan, kemudian mencari poliklinik yang dituju. 4) Catat identitas pasien di buku register TPPRJ. 5) Berikan tracer pada filing bila kita mengambil dokumen rekam medis.

44 29 6) Menerima dokumen rekam medis lama dari bagian filing, dengan menggunakan tanda penerima. 7) Melayani pengguna ASKES dengan menggunakan sistem yang telah ditetapkan oleh pihak ASKES. 8) Membuat laporan harian yang berisi tentang informasi yang dihasilkan hari ini. (13)

45 30 Kerangka Teori Pengelolaan Unit Rekam Medis Faktor yang mempengaruhi pelayanan - Man - Money - Machines - Material - methods Pelayanan Rekam MEdis Assembling TPPRJ Filing Koding 1. Sistem Penamaan Indeksing TPPRI TPPGD Waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penyimpanan 4. Sistem Penjajaran Gambar 1.1 Kerangka Teori

46 31 Modifikasi antara teori Bambang Shofari (Alur dan Prosedur Rekam Medis Pendaftaran Rawat Jalan) dengan Henry Fayol (Fungsi 5 M Dalam Manajemen Rekam Medis). Kerangka Konsep Pengelolaan Unit Rekam Medis 1. Sistem Penamaan 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penyimpanan Waktu Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan 4. Sistem Penjajaran Gambar 1.2 Kerangka Konsep

47 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu menggambarkan obyek yang diteliti secara langsung dengan menggunakan metode observasi dan metode wawancara. B. Variabel Penelitian 1. Sistem penamaan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 2. Sistem penomoran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 3. Sistem penyimpanan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 4. Sistem penjajaran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 5. Waktu pendaftaran rawat jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo C. Definisi Operasional No Variabel Penelitian Definisi Operasional 1 Sistem Penamaan Tata cara penulisan nama seseorang yang bertujuan satu pasien dengan pasien lain di TPP RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 32

48 33 2 Sistem Penomoran Tata cara pelaksanaan penjajaran berdasarkan nomor rekam medis yang diterapkan kepada pasien di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo untuk membedakan 3 Sistem penyimpanan Tata cara penyimpanan DRM segala sesuatu yang berhubungan dengan proses (kegiatan) penyimpanan dokumen rekam medis di filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 4 Sistem penjajaran Tata cara penjajaran yang digunakan untuk menjajarkan DRM ke dalam rak penyimpanan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 5 Waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan Rata rata waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan (mulai dari pendaftaran, pengambilan DRM sampai selesai pendaftaran) di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo

49 34 D. Subjek dan Objek Penelitian Populasi studi yaitu populasi sasaran wawancara yang diteliti, dalam penelitian populasi studinya meliputi : 1. Subjek, yaitu orang kepala unit rekam medis dan petugas rekam medis khususnya petugas pendaftaran dan filing berjumlah 7 orang. 2. Objek, yaitu sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran, dan waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. E. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Wawancara Yaitu penelitian dengan melakukan tanya jawab secara langsung terhadap petugas pendaftaran dan petugas filing untuk mengetahui sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran yang digunakan di filing dan rata rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo. 2. Pedoman Observasi Yaitu suatu cara untuk memeperoleh data melalui pengamatan langsung di lapangan, melihat langsung bagaimana sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sistem penomoran dan sistem penamaan DRM dan rata rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan di filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo

50 35 F. Pengumpulan Data 1. Primer Data yang diperoleh langsung dari tempat penelitian yaitu observasi dan melakukan wawancara atau tanya jawab secara langsung dengan petugas pendaftaran dan filing 2. Sekunder Data yang diperoleh dengan cara melihat prosedur tetap (protap) mengenai alur prosedur sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran dan lama waktu pelayanan pendafratan. G. Pengolahan Data 1. Editing Melakukan koreksi/memeriksa kembali data yang dihasilkan apakah data sudah benar dan informasi yang dihasilkan dapat dipertanggung jawabkan. 2. Tabulating Menyusun hasil penelitian kedalam tabel yang informatif. 3. Penyajian data Mengelompokkan data data yang telah terkumpul dan menguraikan hasil penelitian menjadi bentuk yang lebih informatif yang dituangkan dalam bentuk kalimat.

51 36 H. Analisa Data Menggunakan analisa deskriptif, yaitu menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang sudah ada dan selanjutnya diambil suatu kesimpulan yang berguna.

52 37

53 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN GAMBARAN UMUM A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit RSUD KRT Setjonegoro didirikan pada tahun 1930 sebagai Zending Zienken Huis dimana dalam kurun waktu 15 tahun sampai dengan tahun 1945 terjadi pergantian pimpinan Zending sebanyak tiga kali. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia tahun 1945 Zending Zienken Huis diserahkan kepada Pemerintah RI melalui Departemen Kesehatan. Sejak tahun 1948 sampai dengan tahun 1987 Rumah Sakit ini ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum dan dikelola oleh Propinsi Jawa Tengah, selama kurun waktu tersebut terjadi enam kali pergantian pimpinan rumah sakit. Pada tahun 1987 RSU Wonosobo diserahkan kepemilikannya kepada Pemerintah Dearah Kabupaten Wonosobo dan ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum Daerah.Penetapan kelas rumah sakit dalam kelas C melalui Keputusan Bupati Kepala Daerah Tk. II Wonosobo nomor 061.1/035/1983.Dengan Peraturan Daerah nomor 13 tahun 2000 RSUD Wonosobo ditetapkan sebagai RSUD Unit Swadana dan selanjutnya ditetapkan sebagai Badan Rumah Sakit Daerah berdasarkan Peraturan Daerah no 26 tahun 2001.Pemberian 38

54 39 nama RSUD KRT Setjonegoro dikukuhkan dengan SK Bupati no. 445/42/2007 tanggal 16 Pebruari 2007 dan masih memerlukan legalitas dalam bentuk PERDA agar nama RSUD Setjonegoro dapat digunakan secara resmi dalam tatanan administrasi rumah sakit. 2. Visi, Misi dan Motto a. Visi Menjadi Rumah Sakit yang Mampu Memberikan Pelayanan Prima, Menyeluruh, dan Terintegrasi sesuai dengan Standar Nasional. b. Misi 1). Mewujudkan Pelayanan Kesehatan yang Menyeluruh secara Profesional, Jujur, Ramah, Ikhlas dan Santun kepada Pasien. 2). Memberdayakan Karyawan sebagai Mitra untuk Kemajuan bagi Semua. 3). Melaksanakan Sistem Pelayanan yang Terintegrasi dengan Mempergunakan Sistem Rujukan agar Berdaya Guna untuk Kepentingan Pasien b. Motto Kesembuhan dan Kepuasan Pasien adalah Tujuan dan Kebahagiaan Kami. Melangkah Maju, Kesejahteraan Meningkat.

55 40 3. Strategi a. Mengupayakan Pelayanan Kesehatan yang mencakup Aspek Tepat Waktu, Tepat sarana dan Tepat Biaya. b. Produk jasa Unggulan RS adalah Pelayanan Kesehatan akibat Trauma, Kesehatan Reproduksi, dan Perinatologi. c. Memberikan Pelayanan Rohani berupa Bantuan dan Bimbingan kepada Pasien untuk Melaksanakan Ibadahnya selama sakit sesuai Agama yang dianutnya. d. Mendekatkan Pelayanan Kesehatan RS kepada Pasien. e. Membangun Budaya Kerja RS yang Komitmen terhadap Kepuasan Pasien dan Tujuan Pengembangan RS. 4. Tugas Pokok Melaksanakan upaya kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. 5. Tujuan a. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sesuai Standar Pelayanan. b. Meningkatkan kemampuan sebagai Pusat Rujukan di wilayah Wonosobo dan sekitarnya. c. Meningkatkan citra rumah sakit berpenampilan prima dan menjadi tujuan pengobatan bagi masyarakat.

56 41 d. Mengembangkan rumah sakit sebagai unit swadana daerah, mandiri dan berprestasi. B. Gambaran Khusus Rekam Medis 1. Struktur Organisasi Rekam Medis (terlampir) 2. Tugas dan Fungsi pokok Rekam Medis a. Setiap petugas yang melakukan tugas jaga pada masing masing pelayanan TPPRJ sesuai dengan jadwal yang disusun pada setiap sebulan sekali b. Sebelum melaksanakan tugas jaga pada masing masing bagian, petugas melakukan cek sarana. c. Melaksanakan Assembling Dokumen Rekam Medis pasien rawat Inap d. Melaksanakan Kodefikasi Diagnosa dan Tindakan pada Dokumen Rekam Medis pasien rawat inap e. Melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap f. Menyusun Pelaporan RL 1, RL 2, RL 3 RL 4 dan RL 5 g. Menyusun Laporan Statistik Rumah Sakit h. Menyusun Laporan Penyakit tidak Menular ( PTM ) i. Menyusun Laporan Kejadian Luar Biasa ( KLB ) j. Melayani pembuatan Visum Et Repertum k. Melayani Pembuatan Surat Keterangan Dokter dan Surat Keterangan Bebas Narkoba l. Membuat Surat Kerangan Kelahiran m. Membuat Surat Kerangan Kematian

57 42 n. Pelayanan kir calon haji o. Melayani permohonan peminjaman dokumen rekam medis p. Melayani permintaan Kir CPNS ke PNS q. Melayani pembuatan surat keterangan dari pihak ketiga (Asuransi) r. Menjaga kerahasiaan data medis pasien. s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan 3. Sistem Pelayanan di TPPRJ Sistem pelayanan di TPPRJ dibagi menjadi 3 bagian yaitu pelayanan pasien Askes (loket A), Jamkesmas / BPJS (loket B) dan pasien Umum (loket C), masing-masing pelayanan memiliki nomor antrian pasien tersendiri, Antrian untuk pasien umum pencet tombol A, Jamkesmas tombol B dan untuk pasien Askes pencet tombol C. Pasien datang mengambil nomor antrian kemudian menyerahkan KIB, Untuk KIB belum menggunakan kartu embosing, Tetapi masih menggunakan kertas manila, Untuk laki laki berwarna merah muda sementara untuk perempuan berwarna hijau dan petugas mencatat nomer RM, Penomorannya masih secara manual dengan menggunakan buku, Sehingga bergantian apabila ada pasien baru antara loket A, B dan C, Sistem penomorannya di bagi menjadi 2, Misalnya untuk penomoran rawat jalan dari nomor dan penomoran rawat inap dari nomor untuk pasien lama mencatat nomor dan poli mana yang akan dituju ke dalam tracer yang telah tersedia, setelah DRM dicari kemudian pasien dipanggil kembali untuk mengambil KIB dan kemudian untuk pasien umum datang ke kasir dan untuk pasien Askes/Jamkes/BPJS