SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS SIKLUS PENDAPATAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT AUTOPRO UTAMA PERKASA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS SIKLUS PENDAPATAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT AUTOPRO UTAMA PERKASA Yekti Indrayani, Syafi i, Enny Istanti Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Metode yang digunakan penulis adalah metode analisis kualitatif deskriptif dengan cara wawancara, observasi dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah melakukan identifikasi dan analisis data, kemudian diolahdan dianalisis menurut apa adanya dengan menghubungkan dan membandingkan antara teori yang sesuai dengan pokok permasalahan penelitian. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa adanya beberapa kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi akuntansi pendapatan yaitu sering terjadi ketidak cocokan antara kwitansi yang dibuat secara manual dengan sistem, sehingga berpengaruh dalam jumlah pedapatan yang diperoleh, acces internet yang diguanakn juga ikut mempengaruhi dalam pembuatan dokumen dalam perusahaan ini. Sehingga perusahaan harus membuat server sendiri agar jaringan sistem berjalan secara maksimal sehingga dokumen kwitansi dapat di buat secara langsung melalui sistem sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan data. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan, Sistem Pengendalian Intern. ABSTRACT The method used by writer is descriptive qualitative analysis method by interview, observation and documentation. While the data analysis technique used is to identify and analyze the data, then processed and analyzed according to what is by connecting and comparing the theory according to the subject matter of research. From the results of research indicate that there are some weaknesses in accounting information system income that is often happened mismatch between receipt made manually by system, so influential in the amount of income obtained, internet acces diguanakn also influence in making of document in this company. So the company must create its own server for the network system running optimally so that the document receipt can be made directly through the system so as to reduce errors in recording data. Keywords: Revenue Accounting Information System, Internal Control System. 647

2 PENDAHULUAN Perkembangan dan kemajuan teknologi saat ini semua perusahaan baik pemerintah atau swasta dituntut dapat menyesuaikan dengan perkembangan teknologi supaya informasi akuntansi dapat diperoleh secara tepat, cepat, dan akurat. Sistem informasi akuntansi dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperoleh dari pemrosesan data dan dikelola perusahaan oleh perusahaan sesuai dengan standar akuntansi. Suatu perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi karena sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang memproses data guna menghasilkan suatu informasi keuangan yang tepat, cepat dan akurat. Salah satu informasi keuangan yaitu sistem informasi akuntansi pendapatan. Dari latar belakang diatas peneliti tertarik untuk menyusun judul skripsi dengan judul SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS SIKLUS PENDAPATAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT AUTOPRO UTAMA PERKASA METODE PENELITIAN Metode penelitian kualitatif menurut Sugiyono (008:43) adalah Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara purposive dan snowball, teknik pengumpulan dengan triagulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif atau kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Jenis Sumber Data Jenis data Jenis data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.. Data primer, berupa data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui wawancara dengan manajer cabang, kepala bagian keuangan, staff administrasi dan karyawan yang terkait langsung dengan objek yang diteliti, dan kegiatan observasi yang kemudian akan diolah peneliti. 648

3 . Data sekunder, berupa data yang dikumpulkan melalui catatan dan dokumentasi resmi perusahaan dan data yang diolah seperti sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi, dan dokumen lainnya. Sumber data Berdasarkan sumbernya, data yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh dari pihak internal perusahaan. Pihak internal perusahaan dalam ini adalah individu-individu yang berada di dalam area atau lingkungan kerja perusahaan yang meliputi kepala cabang, admin dan para karyawan. Batasan dan Asumsi Penelitian Batasan Penelitian Untuk menghindari melebarnya pembahasan yang mengakibatkan kurang tertujunya pada pokok permasalahan, maka dalam hal ini peneliti melakukan pembahasan hanya pada pengendalian intern pada pendapatan usaha yang terjadi pada perusahaan. Asumsi Penelitian Asumsi yang mendasari penelitian ini dirasa kurang optimalnya sistem penerapan pengendalian intern prosedur pendapatan usaha pada PT Autopro Utama Perkasa, untuk itu diperlukan adanya analisis sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan untuk meningkatkan pengendalian intern pada PT Autopro Utama Perkasa. Unit Analisis Unit analisis adalah penentuan apa yang dimaksud dengan kasus dalam penelitian yang bersangkutan, suatu problema yang menggangu banyak peneliti di awal studi kasusnya (Yin, 0). Dalam penelitian ini unit analisis yang diambil adalah Sistem Informasi Akuntasi Atas Siklus Pendapatan Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT Autopro Utama Perkasa.. Teknik Pengumpulan Data. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti yaitu:. Kepustakaan Kepustakaan merupakan pengumpulan data dengan mengarah atau mengacu pada beberapa buku sebagai tinjauan pustaka yang sesuai dengan judul dan pokok pembahasan masalah. 649

4 . Wawancara Informasi dan data yang dikumpulkan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan siklus pendapatan, sebagai pihak-pihak yang mempunyai kaitan cukup erat dengan masalah yang diteliti. 3. Observasi Informasi yang dikumpulkan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktivitas yang ada pada PT Autopro Utama Perkasa baik aktivitas operasional maupun manajemen yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 4. Dokumentasi Informasi dan data yang diperoleh dari dokumen-dokumen yang ada atau catatan-catatan yang berkaitan dengan masalah yang diteliti dalam perusahaan. Teknik Analisis Data Untuk memperoleh pembahasan atas pemecahan yang baik mengenai permasalahan, diperlukan data data yang memadai dan berhubungan dengan permasalahan yang ada pada PT Autopro Utama Perkasa. Setelah semua data yang berhubungan dengan permasalahan terkumpul, dapat dilakukan analisa terhadap data data-data tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini, data-data dan informasi yang di peroleh akan dianalisis dengan analisis deskriptif kualitatif dengan menggambar keadaan atau status fenomena. Kajian diskriptif merupakan kajian non hipotesis sehingga dalam langkah kajian tidak perlu merumuskan hipotesis. Sedangkan data kualitatif, yaitu data yang digambarkan dengan katakata atau kalimat dipisah-pisahkan menurut kategori unutk memperoleh kesimpulan. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dalam analisis yang ditemukan perusahaan mengalami penjualan yang kurang maksimal dibandingkan dengan jumlah bahan-bahan yang sudah keluar untuk pemakaian, hal ini disebabkan dalam pengakseptasian dokumen-dokumen yang telah siap rekap tidak sesuai dengan jumlah dan data-data yang telah siap untuk akseptasi. Jumlah dan data yang tidak sesuai terjadi karena adanya pencatatan kwitansi yang tidak sesuai dibagian servis advisor dengan bagian 650

5 kasir, sehingga akan mengalami kerancauan saat penagihan kepada pihak asuransi. Kwitansi yang seharusnya dilakukan pencetakan secara sistem oleh bagian kasir saat ini dilakuakn secara manual oleh bagian servis advisor, kurangnya ketelitian juga sering menambah kesalahan dalam penulisan jumlah angka, sehingga sering terjadi penumpukan dokumen akibat kesalahan dalam pencatatan tersebut. Hal ini sangat mempengaruhi nilai penjualan yang kurang maksimal disetiap bulannya dibandingkan dengan pemakaian bahan-bahan yang sudah di keluarkan oleh perusahaan. Selain itu acces internet yang sering terputus juga ikut menjadi kendala, sehingga pada saat terjadi trouble pembuatan dokumen-dokumen masih dilakukan secara manual sehingga bagian terkait harus melakukan dua kali pencatatan baik secara manual dan juga sistem. Berikut penjelasan bagan alur sistem penjualan PT Autopro Utama Perkasa yang terjadi saat ini. Servis Advisor Mulai Menerima laporan dari customer Survey Kendaraan Input data pelanggan Menerima pembayaran OR(manual) 3 Input WO Penjualan tunai Sumber : PT Autopro Utama Perkasa (07) Gambar Flowchart Sistem Penjualan Tunai PT. Autoprot Utama Perkasa 65

6 Kasir Menerima pembayaran OR Mencetak kwitansi OR 3 Sumber : PT Autopro Utama Perkasa (07) Gambar Flowchart Sistem Penjualan Tunai PT. Autoprot Utama Perkasa (Lanjutan ) Administrasi WO SPK SPB 3 Closing SPK BPK Surat Keluar Kendaraan Sumber : PT Autopro Utama Perkasa (07) Gambar 3 Flowchart Sistem Penjualan Tunai PT. Autoprot Utama Perkasa (Lanjutan ) 65

7 Gudang Bahan SPB Memeriksa dan mencatat estimasi bahan Mengambil bahan yang dibutuhkan Mencatat bahan keluar dalam kartu Input data Mengupdate master file persedian Sumber : PT Autopro Utama Perkasa (07) Gambar 4 Flowchart Sistem Penjualan Tunai PT. Autoprot Utama Perkasa (Lanjutan 3) Bagian Akuntansi keuangan SPK 3 SPB Kwitansi OR 3 Mencocokkan dengan sistem yang ada Memasukkan data penerimaan kas yang tibul dari penjualan tunai Melakukan pencatatan atau penjurnalan terhadap transaksi penjualan tunai Sumber : PT Autopro Utama Perkasa (07) Mengarsipkan SPK SPB dan Kwitasnsi OR Selesai 653

8 Gambar 5 Flowchart Sistem Penjualan Tunai PT. Autoprot Utama Perkasa (Lanjutan 4) Servis Advisor Mulai Menerima laporan dari customer Survey Kendaraan Input data pelanggan Input WO Menyerahkan kwitansi dan menerima pembayaran Penjualan tunai Sumber : Peneliti (07) Gambar 6 Flowchart Sistem Penjualan Tunai Usulan Peneliti Kasir Mencocokan nilai OR dengan sistem yang ada Mencetak kwitansi OR 3 Menerima pembayaran OR Sumber : Peneiti (07) Gambar 7 Flowchart Sistem Penjualan Tunai Usulan Peneliti (Lanjutan ) 654

9 Administrasi WO SPK SPB 3 Closing SPK BPK Surat Keluar Kendaraan Sumber : Peneliti (07) Gambar 8 Flowchart Sistem Penjualan Tunai Usulan Peneliti (Lanjutan ) Gudang Bahan SPB Memeriksa dan mencatat estimasi bahan Mengambil bahan yang dibutuhkan Mencatat bahan keluar dalam kartu Input data Sumber : Peneliti (07) Mengupdate master file persedian Gambar 9 Flowchart Sistem Penjualan Tunai Usulan Peneliti (Lanjutan 3) 655

10 Bagian Akuntansi keuangan SPK 3 SPB Kwitansi OR 3 Mencocokkan dengan sistem yang ada Memasukkan data penerimaan kas yang tibul dari penjualan tunai Melakukan pencatatan atau penjurnalan terhadap transaksi penjualan tunai Mengarsipkan SPK SPB dan Kwitasnsi OR Selesai Sumber : Peneliti (07) Gambar 0 Flowchart Sistem Penjualan Tunai Usulan Peneliti (Lanjutan 4) SIMPULAN Setelah penelitian tentang situasi dan gambaran umum perusahaan PT Autopro Utama Perkasa, maka peneliti mengemukakan beberapa kesimpulan dari bab-bab terdahulu. Dengan harapan agar kesimpulan yang akan peneliti kemukakan dapat memberi arah yang jelas dalam perkembagan perusahaan, serta saran-saran yang mungkin berguna bagi perusahaan demi kebaikan aktivitas perusahaan dimasa yang akan datang.. Kurangnya pembuatan laporan unit masuk oleh servis advisor, sehingga dapat dilakuan pengecekan ulang terhadap dokumen-dokumen unit masuk. Selain itu kurang adanya pengawasan yang bertanggung jawab dalam bagian ini juga menimbulkan adanya miss-comunication.. Seringnya terjadi kekeliruan dalam pembuatan kwitansi sistem di bagian kasir, hal ini disebabkan kurangnya ketelitian disaat pencatatan dalam pembuatan kwitansi manual oleh pihak servis advisor. 3. Acces internet sering terjadi trouble, perusahaan seharusnya membuat server sendiri agar jaringan sistem dapat berjalan secara maksimal dan memperbaiki koneksi server untuk jaringan internet. Penambahan IT dalam perusahaan 656

11 juga diperlukan hal ini diharapkan dapat mensupport kegiatan perusahaan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble dalam jaringan internet. SARAN Berdasarkan dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba memberikan saransaran dengan harapan dapat bermanfaat dalam menjalankan sistem dalam perusahaan dengan baik:. Diharapkan koordinator servis advisor dapat membantu melakukan pengecekan ulang terhadap dokumen-dokumen yang sudah masuk kedalam perusahaan dengan cara membantu membaut laporan unit masuk perharinya.. Dalam pembuatan kwitansi hendaknya dilakukan langsung oleh bagian kasir secara sistem sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan pemrosesan data. 3. Sebaiknya perusahaan membuat server sendiri agar jaringan sistem dapat berjalan secara maksimal dan dapat diperbaiki koneksi server untuk jaringan. Perusahaan diharapkan untuk menambah SDM yang kompeten di bagian IT untuk bertanggung jawab atas operasional sistem yang ada didalam perusahaan. 4. Memberikan pelatihan tambahan kepada SDM terkait agar bisa membantu dalam jalannya operasional perusahaan sehingga akan lebih baik untuk kedepannya. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, BPFE UGM, Yogyakarta. Bodnar, George H.J. dan Hopwood, William S Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesembilan, Salemba Empat, Yogyakarta. Hall, James A Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama. Jilid Satu. Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto H.M Analisis dan Desain Informasi, Edisi Ketiga, Andi, Yogyakarta. 657

12 Kismiaji Sistem Informasi Akuntansi, UPP.AMP YKPN, Jogjakarta. Kristanto, Andi Perancangan Sistem Informasi, Gava Media, Yogyakarta. Mulyadi. 00. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Romney. Marshall, B dan Paul John steinbart 004. Accounting Information System,9th Edition, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono. 008, Memahami Penelitian Kualitatif, C.V. Alfabeta, Bandung. Susanto, Azhar Sistem Informasi Akuntansi, Gramedia, Jakarta. Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho. 00. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Winarno, W.W Sistem Infomasi Akuntansi, Edisi Kedua, UPP STIM YKPN, Yogyakarta. Yin. 0. Studi Kasus Desain dan Metode, Edisi Keenam, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta. 658