ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA DEALER TOYOTA ASRI MOTOR DI SIDOARJO

Transkripsi

1 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) NLISIS PENERPN SISTEM INFORMSI KUNTNSI PENJULN KREDIT DLM RNGK MENINGKTKN PENGENDLIN INTERN PD DELER TOYOT SRI MOTOR DI SIDORJO Elisabeth Priscilia Ilonawati Ina Tokan, Tri Lestari, Mashina Prodi kutansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya BSTRK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dalam rangka meningkatkan pengendalian Intern Dealer Toyota sri Motor. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melakukan wawancara kepada pihak perusahaan, studi kepustakaan dan dokumentasi data yang didapat dari internal perusahaan.hasil penelitian diperoleh bahwa sistem akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Dealer sebenarnya masih kurang memadai. Hal ini perlu dilakukan perbaikan sistem agar tidak ada piutang yang tidak tertagih pada bagian penagihan. Kata Kunci : Sistem Informasi kuntansi, Penjualan Kredit, Pengendalian Intern. BSTRCT This study aims to find out the application of credit sales accounting information system in order to improve the internal control of Toyota motorcycle Dealer. Research method used in this research is descriptive qualitative method is a method in the form of description. While the data collection technique used is to conduct interviews to the dealer, literatur study and documentation of data obtained from internal dealers. The result obtained that the credit sales accounting system applied by the dealer is actually still inadequate. It is necessary to repair the system so that there is no bad debts in the collection. Keywords : ccounting Information System, Credit Sales, Internal Control. PENDHULUN Penjualan merupakan nyawa dari suatu perusahaan, karena tanpa adanya penjualan, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan dengan baik. Dengan adanya aktivitas penjualan, perusahaan akan mendapat income yang selanjutnya akan diputar kembali untuk modal. Begitu seterusnya sehingga keteraturan sistem

2 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) penjualan sangat perlu diperhatikan. Perusahaan harus dapat mengoptimalkan penjualan dengan menggunakan sistem dan prosedur penjualan yang baik sekalipun tidak terlepas dari pengawasan manajemen. kan tetapi dengan sistem penjualan yang kurang baik akan sangat berpengaruh pada kegiatan-kegiatan lain yang ada dalam perusahaan. Dalam melakukan penjualan, perusahaan menggunakan penjualan secara tunai dan kredit. gar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sarana pembantu. Salah satu diantaranya adalah dengan adanya suatu sistem informasi yang lengkap, cepat antara departemen atau bagian dalam perusahaan. Mengingat pentingnya sistem penjualan bagi perusahaan maka perlu dilihat kembali sistem yang telah ditetapkan. Sistem penjualan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu kebutuhan informasi penjualan. Struktur sistem dan prosedur penjualan mencangkup semua kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen guna pengendalian terhadap penjualan. Sistem Informasi kuntansi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (00:8) adalah sebagai berikut: setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Secara umum perusahaan harus memiliki sistem yang tepat dalam semua aspek yang dijalankan. Sistem yang baik ini merupakan salah satu kunci dalam pengendalian intern. Pemahaman terhadap pengendalian intern merupakan unsur yang penting, sebab dengan peemahaman tersebut aplikasi kunci-kunci pengendalian intern dapat diuraikan dalam melaksanakan transaksi penjualan supaya tujuan penjualan terpenuhi. Pengendalian intern ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi dan medorong dipatuhinya kebijaksanaan akuntasi pada penjualan untuk meningkatkan sistem pengendalian intern perusahaan. Unsur pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit meliputi organisasi yaang menjelaskan adanya pemisahan fungsi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. dapun

3 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) permasalahan yang dihadapi oleh Dealer Toyota sri Motor adalah belum diterapkannya sistem penjualan yang memadai, hal ini disebabkan adanya perangkapan fungsi bagian-bagian yang terkait proses penjualan. Dalam proses penjualan belum adanya pembagian tugas yang jelas sehingga target penjualan tidak bisa tercapai secara optimal. Mengingat pentingnya keteraturan suatu sistem dalam kegiatan penjualan, maka penulis memilih judul skripsi nalisis Penerapan Sistem Informasi kuntansi Penjualan Kredit Dalam Rangka Meningkatkan Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada Dealer Toyota sri Motor di Sidoarjo). METODE PENELITIN Sistem Informasi kuntansi Sistem Informasi kuntansi Penjualan Sistem Informasi kuntansi Penjualan Tunai Sistem Informasi kuntansi Penjualan Kredit Peningkatan Pengendalian Intern Sumber: Penulis (07) Gambar Kerangka Konseptual Penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif, dengan cara melakukan pengumpulan data dan informasi melalui obyek penelitian secara langsung melalui wawancara, dokumentasi perusahaan dan analisa data perusahaan. Dalam 7

4 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) penyusunan skripsi ini tidak memerlukan teknik pengambilan sampel, karena data yang diperoleh adalah data primer dan data sekunder. a. Data Primer merupakan data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung yang berupa hasil observasi dan wawancara dengan pihak perusahaan, mengenai : gambaran umum perusahaan, tujuan organisasi perusahaan dan yang berhubungan dengan data tentang pemberian kredit. Data primer adalah data yang diterima langsung dari sumbernya dalam hal ini Bank Pengkreditan Rakyat (BPR) Central Niaga berdasarkan hasil observasi. b. Data Sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara yang berisi dokumen-dokumen yang memberi informasi tentang BPR Cetral Niaga secara keseluruhan, sistem pengendakian intern dan prosedur pemberian kredit, serta dokumen-dokumen lain terkait dengan penerapan system pengendalian intern atas prosedur pemberian kredit. Teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian ini menggunkan pendekatan kualitatif yaitu dengan cara membandingkan antara teori-teori akuntansi penjualan dengan prosedur penjualan kredit pada perusahaan. Data yang diperoleh kemudian dianalisis, analisis dilakukan berdasarkan pengamatan terhadap data yang diajukan perusahaan untuk diteliti dengan langkah-langkah sebagai berikut:. Mengidentifikasi data sistem informasi akuntasi yang diterapkan Dealer Toyota sri Motor. Menganalisis sistem pengendalian intern penjualan kredit pada Dealer Toyota sri Motor. Mengevaluasi kelemahan atas sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ada pada perusahaan.. Memberikan rekomendasi usulan penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dari masalah yang dihadapi perusahaan.. Kesimpulan dan Saran. 8

5 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) HSIL PENELITIN DN PEMBHSN Hasil penelitian menemukan beberapa data dan temuan yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Data dan penemuan yang dimaksud diatas adalah berupa gambaran sistem informasi akuntansi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dealer Toyota sri Motor. Berikut adalah tahapan hasil analisi penelitian ini. Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh Dealer Toyota sri Motor adalah:. Surat Pesanan Kendaraan (SPK) Surat pesanan kendaraan untuk mencatat mengenai pesanan kendaraan dari pelanggan. Tanda Terima Jaminan Pembelian Tanda terima jaminan pembelian merupakan tanda terima sementara yang diberikan oleh bagian penjualan kepada pelanggan. Surat jalan sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengirim barang sesuai dengan permintaan pembeli. Faktur Faktur sebagai bukti perhitungan penjualan kredit yang diberikan untuk pelanggannya. dapun bagian atau fungsi yang terdapat pada Dealer Toyota sri Motor adalah:. Bagian Penjualan Dalam pengiriman barang, bagian penjualan mempunyai tugas menerima pesanan atau order barang dari customer baik melalui telepon, faximile, maupun dari sales.. Bagian Gudang Dalam pengiriman barang, bagian gudang bertugas menyiapkan barang.. Bagian Pengiriman Dalam pengiriman barang, bagian pengiriman bertugas mengirimkan barang kepada customer. Bagian dminitrasi Dalam pengiriman barang, bagian adminitrasi bertugas laporan penjualan perusahaan 9

6 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) dapun bagan alur (flowchart) dari sistem informasi penjulan kredit pada dealer Toyota sri Motor adalah: Bagian Penjualan Daftar Pesanan Data persediaan kendaraan yang diterima Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) dan Tanda Terima Jaminan Pembelian Membuat S P K Tanda terima jaminan Pembelian customer Sumber: Peneliti (07) Gambar lur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota sri Motor 70

7 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Gudang Surat Pemesanan Kendaraan Mengecek persediaan barang Menyiapkan kendaraan dan mengeluarkan kendaraan Data persediaan kendaraan yang dipesan Bersama Barang Sumber: Peneliti (07) Gambar lur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota sri Motor 7

8 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Pengiriman Surat Pesanan Kendaraan Mengirim kendaraan kepada coustemer Meminta tanda tangan coustemer Surat Pesanan Kendaraan customer Sumber: DealerToyota sri Motor (07) Gambar lur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota sri Motor 7

9 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian dminitrasi S P K Tanda terima jaminan Pembelian Faktur S P K Tanda terima jaminan Pembelian Membuat Faktur Input penjualan barang Data tersimpan Menginput data penjualan kredit ke file transaksi penjualan secara komputerisasi Faktur customer Data tersimpan Selesai Sumber : Dealer Toyota sri Motor (07) Gambar lur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota sri Motor Berdasarkan hasil penelitian pada sistem akuntansi penjualan kredit Dealer Toyota sri Motor, Dealer tersebut mempunyai kekurangan dalam menjalankan usahanya, maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelemahan yang terdapat pada Dealer Toyota sri Motor. Kelemahan dan potensi penyimpangan yang terjadi pada sistem akuntansi penjualan kredit yang terjadi pada Dealer Toyota sri Motor adalah:. Gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang 7

10 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) yang dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi ccounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan. Dengan melihat kelemahan yang ada pada sistem akuntansi penjualan kredit, maka peneliti dapat memberikan beberapa usulan rekomendasi untuk perbaikan sistem penjualan kredit pada Dealer Toyota sri Motor. Gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang yang dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat. Sehingga solusinya adalah bagian gudang membuat Laporan Muatan Harian yang harus ditandatangani oleh bagian pengiriman sebagai tanda realisasi keluarnya barang kebagian pengiriman.. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi ccounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan. Sehingga solusinya adalah menambah sumber daya manusia dibagian penagihan dan accounting agar proses penagihan dapat berjalan baik, sehingga pembayaran dari pelanggan bisa tepat waktu dan tidak ada piutang yang tidak tertagih. dapun usulan alur flowchart Sistem Informasi kuntansi Penjualan Kredit adalah sebagai berikut : 7

11 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Penjualan Daftar Pesanan Data persediaan kendaraan yang diterima Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) dan Tanda Terima Jaminan Pembelian Membuat S P K Tanda terima jaminan Pembelian 7 customer = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor Sumber: Peneliti (07) Gambar Usulan lur SI Penjualan Kredit 7

12 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Gudang Surat Pemesanan Kendaraan Mengecek persediaan barang Menyiapkan kendaraan dan mengeluarkan kendaraan Menginput pengurangan stok secara komputerisasi Data persediaan kendaraan yang dipesan Membuat laporan muatan harian sebagai bukti pengeluaran LMH Bersama Barang LMH = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor Sumber: Peneliti (07) Gambar 7 Usulan lur SI Penjualan Kredit (Lanjutan) 7

13 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Pengiriman Surat Pesanan Kendaraan LMH Menandatangani Laporan muatan harian LMH Diserahkan ke gudang ditandatangani Mengirim kendaraan kepada customer dan meminta tandatangan Surat Pesanan Kendaraan customer = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor Sumber : Peneliti (07) Gambar 8 Usulan lur SI Penjualan Kredit (Lanjutan) 77

14 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian dminitrasi S P K Tanda terima jaminan Pembelian Input penjualan secara komputerisasi Membuat Faktur Faktur = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor Sumber : Peneliti (07) Gambar 9 Usulan lur SI Penjualan Kredit (Lanjutan) 78

15 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Bagian Penagihan Faktur Membuat Surat Penagihan dan melakukan Penagihan Surat Penagihan coustemer = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor Sumber : Peneliti (07) Gambar 0 Usulan lur SI Penjualan Kredit (Lanjutan) 79

16 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) ccounting SPK faktur Menginput data penjualan kredit pada file transaksi penjualan secara komputerisasi Menginput pelunasan piutang secara komputerisasi Data tersimpan selesai = Usulan Peneliti = Dealer Toyota sri Motor INTERPRESTSI Sumber : Peneliti (07) Gambar Usulan lur SI Penjualan Kredit (Lanjutan) Pengendalian intern merupakan bagian tak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa didukung adanya pengendalian intern yang memadai, sistem informasi akuntansi tidak dapat menghasilkan informasi yang handal sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dengan kata lain, sistem informasi akuntansi yang baik adalah sistem informasi akuntansi yang didalam struktur bagiannya tertata dan terkendali dengan baik sesuai dengan prosedur sehingga menghasilkan laporan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. 80

17 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Dalam hal penjualan kredit, diperlukan penerapan sistem informasi akuntansi yang baik sehingga akan diperoleh data yang handal, berguna untuk memberikan informasi kepada perusahaan dalam membuat kebijakan sehingga dapat meningkatkan efektifitas pengendalian intern. Dengan demikian dapat dilihat bahwa sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan sangatlah erat kaitannya dengan peningkatan efektifitas pengendalian intern perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Dealer Toyota sri Motor tidak cukup memadai, dan tidak memenuhi unsur-unsur pengendalian intern yang efisien. Hal ini dapat dilihat dengan adanya perangkapan fungsi bagian adminitrasi yang merangkap fungsi bagian penagihan dan accounting dan bagian gudang yang tidak memiliki realisasi pengeluaran barang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya masalah tersebut, peneliti memberikan usulan perbaikan yang dapat diberikan setelah menganalisa dari data-data yang diperoleh adalah: Memperbaiki sistem penjualan kredit dengan menambah fungsi penagihan dan fungsi accounting.fungsi adminitrasi, fungsi penagihan, dan fungsi accounting merupakan bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit. Fungsi tersebut harus terpisah, sehingga hasil kerja dapat dioptimalkan. Dengan diadakannya fungsi penagihan dan fungsi accounting, peneliti berharap hal tersebut dapat memperbaiki sistem penjualan pada dealer tersebut :Penggunaan dokumen Laporan Muatan Harian. Laporan muatan harian dibuat oleh bagian gudang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya laporan muatan harian ini, peneliti berharap keluar masuknya barang mudah diawasi oleh managemen sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan. SIMPULN Berdasarkan hasil pengamatan dan analisi pembahasan terhadap penerapan sistem penjualan kredit pada Dealer Toyota sri Motor dapat diambil kesimpulan. Pengendalian intern pada bagian gudang belum cukup baik, karena gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang yang 8

18 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi ccounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan. SRN Dari kondisi diatas mengenai analisis penerapan penjualan kredit pada Dealer Toyota sri Motor, maka saran yang diberikan adalah :. Penggunaan dokumen Laporan Muatan Harian Laporan muatan harian dibuat oleh bagian gudang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya laporan muatan harian ini, peneliti berharap keluar masuknya barang mudah diawasi oleh managemen sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan.. Menambah sumber daya manusia dibagian penagihan dan accounting agar proses penagihan dapat berjalan baik, sehingga pembayaran dari pelanggan bisa tepat waktu dan tidak ada piutang yang tidak tertagih. DFTR PUSTK ssauri, Sofjan 00, Manajemen Produksi Dan Operasi, Lembaga Penerbit FEUI, Jakarta Bodnar, George H Dan Hopwood,William S 000, Sistem Informasi kuntansi, ndi, Yogyakarta Hall, James 00, Sistem Informasi kuntansi, Salemba Empat, Jakarta Hartono, Jogiyanto 009, nalisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta Krismiaji 0, Sistem Informasi kuntansi, UPP STM YKPN, Yogyakarta Lukman,Hendro Dan Drs. I Cenik rdana 0, Sistem Informasi kuntansi, Mitra Wacana Media, Jakarta Mulyadi 00, Sistem kuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta 8

19 Jurnal Ekonomi kuntansi Vol.. Issue. (07) Mulyadi 008, Sistem kuntansi, Salemba Empat, Jakarta Mulyadi 00, Sistem kuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta Nitisemito, lex S 998, Manajemen Personalia, Ghalia Indonesia, Jakarta Nurwathony, Cholid 00, Evaluasi Dan Desain Sistem Informasi kuntansi Perusahaan Dagang, Skripsi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta Romney,Marshall B Dan Paul Jhon Steinbart 00, Sistem Informasi kuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta Rahayu,Siwi Dharmi 007, Peranan Sistem kuntansi Penjualan Terhadap Pelaksanaan Pengendalian Intern PT. PNC TRDI SIDORJO, Skripsi, Universitas Bhayangkara Surabaya Susanto, zhar 0, Sistem Informasi kuntansi, Linggar Jaya, Bandung Sutarman 009, Pengantar Teknologi kuntansi, Bumi ksara, Jakarta Sujarweni, V. Wiratna 0, Sistem kuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta Suhayati, Eli Dan Sri Dewi nggadini 009, kuntansi Keuangan, Graha Ilmu, Yogyakarta Swastha, Basu 00, Manajemen Penjualan, BPFE, Yogyakarta 8