ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT. MUTIARA CAHAYA PLASTINDO

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT. MUTIARA CAHAYA PLASTINDO Anita Rachmawati, Mahsina, Widya Susanti Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Penjualan merupakan kegiatan utama dalam suatu perusahaan. Sehingga penjualan sangatlah memegang peran penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Suatu perusahaan dikatakan tidak akan berjalan dengan baik jika suatu peusahaan tersebut tidak ada transaksi penjualan. Oleh karena itu, dalam hal ini dibutuhkan suatu sistem akuntansi penjualan yang memadai untuk menunjang kegiatan tersebut. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimanakah perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dalam meningkatkan pengendalian intern pada perusahaan berjalan secara efektif dan efisien. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai ABSTRACT Sales is the main activity in a company. So the sale is an important role for the survival of the company. A company is said will not run properly if a company is no sales transaction. Therefore, in this case we need a sales accounting informastion systems adequate to support these activities. The problems studied in this research is how design of accounting information systems in improving cash sales on the company s internal controls operate effectively and effeciently. Keywords : Analysis, Design, Accounting Information Systems, Cash Sales 688

2 PENDAHULUAN Dewasa ini perkembangan perekonomian melaju pesat serta di imbangi dalam industri, menurut perusahaan yang ingin memenangkan persaingan mencari cara-cara yang tepat agar perusahaannya tetap mampu bertahan. Persaingan dalam menjalankan persaingan dunia usaha ini bukan hanya memberikan harga yang murah, tetapi juga menambah pelayanan kepada pembeli, seperti pengiriman barang yang tepat pada waktunya, kualitas barang, dan kepuasan pemesanan. Sehingga perusahaan yang memiliki kemampuan bersaing yang mampu bertahan dan dapat mendapat keuntungan yang maksimum. Hal ini melatar belakangi tentang Analisis System Informasi Penjualan Tunai yang diharapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam menetapkan kebijakan ataupun prosedur kearah yang lebih baik, dan mengetahui sejauh mana ketepatan dan keefisiensi sistem akuntasi yang digunakan. Rumusan Masalah 1. Bagaimana Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dalam meningkatkan Pengendalian Intern pada PT. Mutiaracahaya Plastindo? 2. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sudah diterapkan pada PT. Mutiaracahaya Plastindo? TINJAUAN PUSTAKA Sistem Mulyadi (2014:152), Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Sasaran atau Tujuan (objectives and goals) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran Mulyadi (2014:202) kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Definisi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Wiratna (2015:79) sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sistem yang diberlakukan oleh perusahaan dalam menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan pada pembeli. 689

3 Kerangka Konseptual Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Sumber: Penulis (2017) Gambar 1 Kerangka Konseptual METODE PENELITIAN Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini menurut Sugiyono (2013:40) adalah metode kualitatif deskriptif yaitu, penelitian yang berusaha mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti mencoba untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian serta membandingkan dengan teori yang ada, serta kemudian dianalisis penerapannya dalam praktik. Teknik Analisis Data Tahapan-tahapan analisa data pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Peneliti melakukan observasi, dokumentasi dan wawancara mengenai sistem penjualan tunai. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dalam Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT. Mutiaracahaya Plastindo 2. Analisa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada PT. Mutiaracahaya Plastindo Sistem dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang. Serta Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit, pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan dapat berjalan dengan baik. 3. Mengevaluasi potensi resiko atau kelemahan atas sistem informasi akuntansi penjualan tunai. Setelah data dievaluasi kemudian dibahas berdasarkan teori yang diperoleh dari studi pustaka sehingga memperoleh hasilnya. 690

4 4. Analisis usulan rekomendasi solusi sistem informasi akuntansi penjualan tunai terhadap potensi resiko yang diterapkan pada PT. Mutiaracahaya Plastindo. Hasil analisa akan dapat diketahui penyebab dari masalah yang ada, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan. Jenis dan Sumber Data Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data Primer, adalah data yang diperoleh secara langsung, yaitu dari PT. Mutiaracahaya Plastindo, melalui observasi dan wawancara (interview). 2. Data sekunder, adalah data yang diperoleh secara tak langsung, yaitu melalui buku, jurnal penelitian yang terdahulu yang dianggap menjadi refrensi mendukung, berupa teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian, dan melalui pihak lain seperti instansi yang terkait, perpustakaan arsip perorangan. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Analisis Catatan akuntansi yang membentuk Prosedur Sistem Penjualan Tunai kepada PT. Murtiaracahaya Plastindo sebagai berikut : 1. Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan, kemudian membuat FPT 2. Sales order kemudian menyerahkan lembar ke 1 pada bagian kasa, lembar ke 2 pada bagian pengiriman, dan lembar ke 3 pada bagian gudang 3. Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, bagian kasa menerbitkan pita register sebagai bukti penerimaan kas dan membubuhkan cap lunas dan FPT 4. Berdasarkan FPT yang diterbitkan oleh bagian penjualan pihak gudang mempersiapkan untuk kemudian diserahkan pada bagian pengiriman 5. Selanjutnya pada bagian penggiriman menerima FPT kemudian dibandingkan dengan pita register sebagai bahan pertimbangan untuk kemudian dikirim kepada pelanggan 6. Alat bagian akuntansi kemudian dicatat dan dibukukan setiap hari pada transaksi berdasarkan FPT maupun pita register sebagai dokumen pendukung. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai PT. Mutiaracahaya Plastindo Adapun dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai oleh PT. Mutiaracahaya Plastindo adalah sebagai berikut : 1. Surat Order 691

5 Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian penjualan yang menjelaskan tentang informasi pesanan meliputi, nama, alamat, no telephone, dan pelanggan dan detail pekerjaan yang meliputi jenis pesanan, jenis bahan yang digunakan quantity dan finishing. Dokumen ini diotorisasikan oleh bagian penjualan dan selanjutnya di distribusikan kebagian produksi untuk diproduksi lebih lanjut. 2. Surat Jalan Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan yang ditunjukan ke bagian pengiriman untuk mengirim pesanan barang sesuai dengan alamat yang tertera pada surat jalan tersebut. Dokumen ini dibuat 3 rangkap yang lembar ke-1 dikembalikan ke bagian kas, lembar ke- 2 penagihan, lembar ke-3 diberikan kepada pelanggan beserta surat order. 3. Faktur Dokumen yang di buat oleh bagian kas dan penagihan. Dokumen ini di buat rangkap 3, lembar ke-1 dikirimkan ke pelanggan untuk melakukan penagihan, lembar ke-2 di distribusikan ke bagian akuntansi, lembar ke-3 yang selanjutnya yang digunakan untuk dasar pembuatan jurnal penjualan dan laporan keuangan. INTERPRESTASI Usulan Rekomendasi Perbaikan dan Solusi Kelemahan yang Ditemukan atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT. Mutiaracahaya Plastindo Berikut adalah rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan terhadap struktur organisasi pada sistem informsi akuntansi penjualan tunai PT. Mutiaracahaya Plastindo. 1. Perangkapan Fungsi Berdasarkan struktur organisasi yang terdapat pada PT. Mutiaracahaya Plastindo terlihat pembagian fungsi atas bagian masih kurang efektif dikarenakan masih ada bagian yang memiliki perangkapan tugas. Hal ini terjadi pada bagian kas yang merangkap pada bagian penagihan, dalam hal ini fungsi bagian kas cenderung pada prosedur penjualan tunai. Bagian kas bertugas melakukan pencatatan kas masuk dari penjualan tunai, disini juga bertugas membuat faktur dan melakukan penagihan kepada pelanggan. Dengan adanya perangkapan tugas ini akan menimbulkan keterlambatan saat penagihan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo dikarenakan hanya berfokus pada penjualan tunai yang terjadi setiap harinya. Hal ini sangat merugikan bagi perusahaan karena tagihan yang seharusnya terbayar jadi terlambat dikarenakan perangkapan fungsi tersebut. Maka 692

6 solusi dari pihak perusahaan yaitu menambah karyawan untuk menjalankan fungsi tersebut. 2. Prosedur Penulisan surat Order, Surat Jalan dan Faktur Penulisan surat order, surat jalan dan faktur yang masih dilakukan secara manual dan kesalahan faktur sering terjadi dan sering tidak terbacanya tulisan pada formulir tersebut. Maka dari itu, jika dalam penulisan surat Order, surat jalan dan Faktur dilakukan pengecekan ulang kembali sebelum diberikan ke bagian kas dan penagihan. 3. Acces internet yang digunakan terkadang terputus dan server yang digunakan meng-acces dari holding, sering terjadinya putus sambungan dari server tersebut. Hal ini menyebabkan pembuatan dokumen secara manual bagian yang terkait bekerja sacara dua kali dan sangat tidak efisien bagi perusahaan. Maka dari itu pihak IT diharuskan untuk mengecek kembali sistem apa yang harus diperbarui sehingga mengurangi keterlambatan acces internet. 4. Terjadinya miss-comunication antar bagian pengiriman dengan bagian marketting. Hal ini disebabkan karena bagian tidak mengeluarkan Surat Perintah Kerja ( SPK ) kepada bagian marketting untuk mengecek kembali barang yang akan dikirim, sehingga barang yang seharusnya sudah siap dikirim terjadi pemoloran waktu pengiriman karena barang tersebut belum dilakukan proses oleh pihak marketting. Sehingga kurang efektifnya kinerja dari bagian pengiriman dan tidak sesuai jadwal pengiriman yang dibuat oleh bagian gudang. Solusi dari permasalahan tersebut yaitu pihak marketting harus memberikan informasi yang lebih efektif ke bagian pengiriman, sehingga pada proses pengiriman tidak terjadinya miss-comunication. 5. Ada salahnya pembuatan kwitansi di bagian kasir. Kwitansi dibuat rangkap 3, lembar ke- 1 untuk pelanggan sedangkan lembar ke-2 dan ke-3 di arsip oleh bagian kasir. Hal ini menyebabkan tidak efisiennya dalam penggunaan kertas sehingga membuat pemborosan biaya dalam perusahaan. Solusi dari pembuatan kwitansi yaitu meneliti kembali lampiran yang akan dibuatkan kwitansi dengan teliti sebelum pembuatan kwitansi. Usulan Rekomendasi Solusi atas Perbaikan Struktur Organisasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT. Mutiaracahaya Plastindo Adapun tugas- tugas dan tanggung jawab dari tiap- tiap bagian perusahaan, agar dapat memahami fungsi- fungsi yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Mutiaracahaya Plastindo adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Adapun deskripsi tugas jabatan dari pemimpin yaitu sebagai berikut : 693

7 a. Bertanggung jawab pada semua aktivitas perusahaan. b. Menentukan seluruh garis besar kebijaksanaan perusahaan c. Mengadakan pengawasan secara umum terhadap segala pelaksanaan dari perencanaan yang telah ditetapkan dan menyusun perbaikan yang telah ditentukan 2. Manager Pemasaran Bertanggung jawab atas : a. Bagian penjualan 1. Memasarkan serta menjualkan barang dipasaran 2. Mengirimkan barang kekonsumen 3. Menagih hasil penjualan jika telah jatuh tempo b. Salesman 1. Merencanakan pasar sasaran 2. Mendatangi dan mengolah pasar sasaran 3. Melakukan promosi 4. Mengedarkan brosur-brosur 5. Mencapai target unit jual 6. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan c. Bagian Gudang 1. Bertugas menyediakan semua barang sesuai dengan DO yang dibuat oleh bagian penjualan 2. Melakukan pencatatan terhadap keluar masuknya barang ke dalam kartu stock barang 3. Melaporkan ke bagian penjualan, barang barang yang ada di gudang yang stocknya sudah menipis atau habis agar segera diorderkan ke distributor pusat 4. Memberikan kepada salesman bahwa semua barang pesanan dari pelanngan sudah disiapkan, sehingga sales dapat mengecek barang tersebut 5. Memberitahukan kepada bagian pengiriman agar mengirimkan semua barang yang telah disiapkan dan di cek oleh salesman d. Bagian Pengiriman 1. Bertugas mengirimkan semua barang yang telah disediakan bagian gudang dan di cek oleh sales kepada pelanggan 2. Bertanggung jawab atas ketepatan pengiriman dan keamanan jumlah barang. e. Bagian Administrasi 694

8 1. Menerima order pembelian dan para pelanggan yang biasa melakukan order pesanan melalui telepon 2. Menerima PO (purchase order) dari pelanggan yang dibawah oleh salesman atau melalui faxsimile 3. Membuat faktur penjualan berupa DO (Delivery Order), yang kemudian akan diberikan ke bagian gudang untuk dipersiapkan semua barang yang dipesan oleh para pelanngan 4. Memberikan laporan penjualan 5. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi transaksi keuangan 6. Menyiapkan data-data keuangan secara cepat, akurat, dan tepat. 7. Menerima tagihan semua dari pelanggan 8. Menagih semua tagihan ke pelanggan sesuai tanggal jatuh temponya 9. Menyetorkan semua hasil tagihan sesuai dengan nilai pembayaran tagihan yang dibayarkan oleh pelanggan 10. Bertanggung jawab atas semua tugas pekerjaan yang diterima. 3. Manajer Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab atas : a. Kasir 1) Mengatur keluar masuknya uang perusahaan 2) Membuat laporan pertanggungjawaban kas 3) Menerima pembayaran dari pelanggan 4) Menyetorkan uang ke bank b. Bagian Keuangan 1) Membantu pelaksanaan pelanggan 2) Menyelenggarakan kas kecil 3) Melakukan pembayaran kepada supplier 4) Memeriksa rekening koran dari bank c. Bagian Akuntansi 1) Mengadakan pencatatan dan pembukuan transaksi-transaksi yang terjadi, mengaplikasikan ke masing-masing perkiraan dan mengarsip bukti-buktinya. 2) Membuat laporan keuangan perusahaan 4. Personalia Adapun deskripsi tugas jabatan dari personlia sebagai berikut : a) Menciptakan peraturan dan prosedur dlam usaha untuk memperlancar 695

9 b) pelaksanaan administrasi kepegawaian c) Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah yamh berhubungan dengan masalah kepegawaian d) Menghitung dan membayar gaji serta tunjangan karyawan untuk tingkatan manajer kebawah. SIMPULAN Berdasarkan uraian dan analisis sistem penjualan yang ada pada PT. Mutiaracahaya Plastindo, dapat disimpulkan Kelebihan dari sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang ada pada PT. Mutiaracahaya Plastindo adalah sebagai berikut : 1. Penggunaan password saat mengakses sistem 2. Adanya preformatting sehingga memudahkan dalam pengisian data 3. Adanya echo checks 4. Penggunaan control total check terhadap data yang diperoleh 5. Penggunaan file pelindung ( back up file ) 6. Laporan penjualan yang dihasilkan sudah didistribusikan pada pihak yang tepat 7. Dokumen yang dihasilkan sudah bernomor urut tercetak dan memiliki rangkapan yang cukup memadai Kelemahan dari sistem informasi akutansi penjulan tunai yang ada pada PT. Mutiaracahaya Plastindo adalah sebagai berikut : a) Acces internet yang digunakan terkadang terputus dan server yang digunakan meng-acces dari holding, sehingga sering terjadinya putus sambungan dari server tersebut. Hal ini menyebabkan pembuatan dokumen secara manual sehingga bagian terkait bekerja sacara dua kali dan sangat tidak efisien bagi perusahaan. b) Tidak adanya bagian IT, perusahaan diharapkan menambah SDM di bagian IT untuk meng-support kegiatan perusahaan sewaktu-waktu untuk ditempatkan dikantor pusat cabang Surabaya dengan harapan bisa membantu cabang-cabang yang ada di daerah Surabaya, Sidoarjo dan sekitarnya. c) Kurangnya pembuatan laporan penjualan dan salesman, seharusnya perusahaan laporan penjualan per sales, sehingga penjualan yang terjadi dapat diketahui. Dengan laporan ini perusahaan juga dapat melihat seberapa efektifkah kinerja salesman sehingga apabila mengalami penurunan penjualan, perusahaan dapat cepat mengatasi masalah itu. 696

10 d) Terjadi miss-communication pada bagian pengiriman dan marketting, dalam hal ini seharusnya perusahaan membuat penambahan tugas kepada bagian pengiriman untuk membuat Surat Perintah Kerja ( SPK ) ke bagian marketting dengan tujuan untuk mengecek ulang barang yang akan dikirim ke pelanggan sehingga barang sudah sampai ditangan pelanggan tidak terjadi komplain untuk masalah yang telah dibeli kepada pelanggan. e) Tidak adanya fungsi pengawasan, dalam hal ini seharusnya perusahaan menambah SDM dibagian pengawasan yang bertanggung jawab atas sistem perusahaan, melakukan maintance terhadap sistem untuk menghindari terjadinya kesalahan, dan menangani setiap masalah yang ditimbulkan oleh sistem tersebut. f) Ada salahnya pembuatan kwitansi di bagian kasir. Kwitansi dibuat rangkap 3, lembar ke- 1 untuk pelanggan sedangkan lembar ke-2 dan ke-3 di arsip oleh bagian kasir. Hal ini menyebabkan tidak efisiennya dalam penggunaan kertas sehingga membuat pemborosan biaya dalam perusahaan. SARAN Berdasarkan dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba memberikan saran-saran dengan harapan dapat bermanfaat dalam menjalankan sistem penjualan barang dengan baik : a) Sebaiknya perusahaan membuat server GSL sendiri, agar jaringan sistem dapat berjalan secara maksimal dan memperbaiki koneksi server untuk jaringan internet serta memperbesar atau menambah volumne bandwith ( kecepatan dalam internet ) b) Perusahaan digunakan untuk menambah SDM yang kompeten dibagian IT untuk bertanggung jawab atas operasional ssitem yang ada di dalam perusahaan. c) Dalam pembuatan laporan penjualan harian dan bulanan perushaan seharusnya bagian penjualannya terbagi atas salesman, sehingga dapat diketahui apakah penjualan tersebut dari salesman. d) Memberikan pemahaman tentang sistem yang lebih lengkap pada karyawan-karyawan yang terkait, melalui frekuensi training sehingga tidak terjadi lagi miss-communication atau bagian yang terkait. e) Dengan adanya penambahan SDM dibagian pengawasan diharapkan mempu untuk melakukan evaluiasi atas sistem dan prosedur pengendalian secara berkala, dengan harapan pihak perusahaan dengan menetapkan kebijakan agar tidak terjadi adanya penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan. 697

11 f) Melakukan pengefisienan dokumen dengan cara megurangi pembuatan perangkapan dokumen yang ada seperti kwitansi. DAFTAR PUSTAKA Azhar Susanto, 2013, System Informasi Akuntansi. gramedia Budi, 2013,Merancang Analisis Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Penjualan Surabaya: Airlangga, Deddy,2012, Sistem Informasi Akuntansi, Jilid I. Edisi Keenam, Salemba. Gordon James R., C. Wane Alderman, Leonard A Robinson. Accounting Information System: A cycle Aaproach. Third Edition. New York Wiley & Sons, Jogiyanto HM 2014, Analisis & Desain Sistem Informasi Akuntansi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Bisnis, Andi Yogyakarta. Krismiadji, Sistem Informasi Akuntansi dalam pengendalian intern. Jakarta. Kusrini, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Grasindo, Jakarta. Laudon mike, 2013, Sistem Informasi Akuntansi, edisi lima, Universitas Airlangga. Mc Leod, 2012, Analisis Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 2, Adi, Yoyakarta Mulyadi System Akuntansi, sekolah tinggi ilmu ekonomi, Yogyakarta Mulyadi, 2014, Landasan Teori-SIA Penjualan Tunai, skripsi Universitas Bhayangkara Surabaya Noerlina, 2014, Merancang dan Membuat Sistem Informasi Akuntansi pada Penjualan, Surabaya : Stesia. Prajudi, Zaki.2012.Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kelima. BPFE. Yogyakarta Suhayati,2015, Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Yayasan Pustaka Nusatama, Yogyakarta. Sutarman, Pengertian Informasi.Edisi Keempat. Salemba Empat. Jakarta Swastha, 2012, Definisi Penjualan Tunai, Ghalia Indonesia. Widuri.raharja, 2013 Analisa_Penerapan_Sistem, Surabaya: Airlangga, skripsi Wilkison, 2012 Sistem Informasi Akuntansi dan Metode, Edisi Keenam, Jakarta Wiratna, 2015, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjulan, Amikom, Yogyakarta 698