ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA DI BAGIAN ASSEMBLING BERDASARKAN METODE WISN DI RSUD AMBARAWA KABUPATEN SEMARANG PADA TAHUN 2016

Transkripsi

1 ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA DI BAGIAN ASSEMBLING BERDASARKAN METODE WISN DI RSUD AMBARAWA KABUPATEN SEMARANG PADA TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun untuk salah satu syarat mencapai gelar Diploma III (A.md.RMIK) pada Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Oleh : BAYU FAUZAN D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Peneliti ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya tulis ilmiah ini saya persembakan khususnya kepada : 1. Allah SWT yang selalu memberikan kemudahan untuk saya dalam mengerjakan karya tulis ilmiah ini, yang senantiasa memberikan kesehatan untuk saya sehingga saya dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah ini. 2. Kedua orang tua saya Bapak dan Ibu yang selalu mendoakan saya disetiap saat selalu mendukung hingga saya dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah ini. 3. Untuk kakak saya Mbak Budi & Mbak Siti yang selalu mendukung, mendengarkan segala keluh kesah saya dan memberikan perhatian kepada saya. 4. Dosen pembimbing KTI Bu Maryani Setyowati SKM, M.Kes yang tanpa lelah dan sabar membimbing sampai saya dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah ini. 5. Sahabatku M Ashim, Setro, Budi dll yang selalu kerja bareng, berjuang bareng sampai saat ini saling mendukung serta teman-teman satu kelas kelompok D22.61 RMIK angkatan 2013 yang telah memberi dukungan dan semangat kepada saya. 6. Universitas Dian Nuswanto Semarang almamater tercinta dan fakultas kesehatan yang telah menjadi penampung untuk saya belajar banyak hal, terimakasih banyak. vii

8 A. DATA PRIBADI Nama : Bayu Fauzan Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 24 September 1995 Jenis Kelamin Agama Alamat : Laki - laki : Islam : Setro Gondoriyo rt 04 rw 10 Kec. Bergas Kab. Semarang Nomor telepon : Status Belum Menikah : bayusetro909@gmail.com B. DATA PENDIDIKAN SDN Gondoriyo 02 tahun SMP Islam Terpadu Miftahul Ulum tahun SMK NU Ungaran tahun Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun viii

9 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat Nya sehingga Penyusun dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Di Bagian Assembling Berdasarkan Metode WISN di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang Pada Tahun Karya Tulis Ilmiah ini disusun salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Peneliti tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini, peneliti mengucapkan terimakasih kepada : 1. Prof. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. Guruh Fajar Shidik, S.Kom, M.Cs, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan pembimbing tugas akhir KTI Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Dr. Rini Susilowati, M.kes., MM selaku direktur RSUD Ambarawa. 5. Sri Heri Ambarwati, S.KM selaku kepala unit rekam medis RSUD Ambarawa. 6. Maryani setyowati, S.KM., M.kes. selaku pembimbing karya tulis ilmiah. 7. Segenap staf rekam medis RSUD Ambarawa dan seluruh pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini. Dalam penyusun Karya Tulis Ilmiah ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, penulis berharap pembaca dapat memberi kritik dan saran yang bersifat membangun. Semarang, 17 November 2016 Penulis ix

10 PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 ABSTRAK BAYU FAUZAN ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA DI BAGIAN ASSEMBLING BERDASARKAN METODE WISN DI RSUD AMBARAWA KABUPATEN SEMARANG PADA TAHUN 2016 xix + 86 halaman + 18 tabel + 4 gambar + 12 lampiran Bagian assembling di RSUD Ambarawa mempunyai 2 petugas assembling dengan kegiatan pokok meregister DRM masuk dari bangsal, merakit formulir formulir pada DRM, meneliti kelengkapan data pada DRM dan menginput kelengkapan data ke komputer. Berdasarkan survei awal di bagian assembling RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang masih ditemukan banyaknya dokumen yang masuk dan belum dirakit serta diteliti kelengkapannya dan ada tugas tambahan diluar tugas pokoknya sehingga tugas pokoknya tidak diselesaikan dengan baik. Adapun tujuan penelitian ini yaitu mengetahui kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling berdasarkan metode WISN di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang tahun Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, metode pengumpulan data yaitu dengan observasi dan wawancara. Subjek penelitian adalah 3 orang. objek penelitian adalah DRM pasien yang telah diserahkan ke petugas assembling. metode pengolahan data melalui tahap editing, tabulating dan analisis data secara deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan petugas assembling mengerjakan tugas pokoknya yaitu meregister DRM masuk, merakit DRM, meneliti kelengkapan data DRM dan menginput hasil kelengkapan data ke komputer, waktu kerja tersedia pada tahun 2016 adalah petugas A sebanyak menit/tahun dan petugas B sebanyak menit/tahun. Jumlah standar beban kerja petugas A dalam 1 tahun adalah ,5 DRM dan standar beban kerja petugas B dalam 1 tahun adalah ,3 DRM. Kuantitas kegiatan petugas assembling RSUD Ambarawa tahun 2016 diperoleh dalam 1 tahun untuk petugas A sebanyak DRM/tahun dan petugas B sebanyak DRM/tahun. Dengan perhitungan WISN diketahui jumlah kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling tahun 2016 sebanyak 3 petugas sedangkan saat ini terdapat 2 petugas, sehingga perlu penambahan 1 petugas assembling. Sebaiknya petugas tidak melaksanakan tugas diluar tugas pokoknya agar kegiatan atau tugas pokoknya dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan SOP. Kata kunci : beban kerja, tenaga kerja, assembling, WISN Kepustakaan : 19 ( ) x

11 Diploma Degree (D-3) of Medical Records and Health Information Faculty of Health Science, Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT Assembler Manpower Needs Analysis Based on Workload Indicator Staff Needs in Regional Public Hospital Ambarawa Semarang, 2016 xix + 86 pages + 18 tables + 4 figures + 12 appendixs Assembling section in Regional Public Hospital Ambarawa has two officers. Based on the initial survey, many entry documents were unassembled and documents completeness have not been checked. Officers have additional duties beyond the main tasks so that the officer could not complete their basic tasks properly. The purpose of this research was to know manpower needs at assembling section based on WISN methods in Regional Public Hospital Ambarawa Semarang This research used descriptive study. Data collection method used observation and interviews. Subjects research were 3 people. Object research were patients medical records document that have been submitted to assembling officer. Data were analyzed on descriptive. The results showed assembling officer available working time in 2016 was minutes / year on officer A and minutes / year on officer B. Service standard officer A was medical records and service standard officer B was ,3 medical records. Quantity of work Assembling officers in Ambarawa regional public hospital on year 2016 was medical records for officer A and medical records for officer B. Based on WISN the number of staff needs in assembling section ambarawa regional public hospital year 2016 was 3 officers. Officers should not have another task, so that the main tasks can be done well in consistence with SOP. Key words : Workload, Employee, Assembling, WISN Bibliography : 19 ( ) xi

12 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR... iii PENGESAHAN PENGUJI... iv HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... v HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii HALAMAN RIWAYAT HIDUP... viii KATA PENGANTAR... ix ABSTRAK INDONESIA... x ABSTRAK INGGRIS... xi DAFTAR ISI... xii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii DAFTAR SINGKATAN... xix BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Lingkup Penelitian... 6 F. Keaslian Penelitian... 6 xii

13 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 8 A. Rumah Sakit Pengertian Rumah Sakit Jenis Pelayanan Rumah Sakit... 8 B. Rekam Medis Pengertian Rekam Medis Tujuan Rekam Medis Kegunaan Rekam Medis C. Assembling Pengertian Assembling Fungsi Assembling Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis Di Assembling Fungsi Yang Terkait Dengan Bagian Assembling D. Mutu Pelayanan Kesehatan E. Ergonomi Pengertian Ergonomi Tujuan Ergonomi Produktivitas Kerja Kapasitas Kerja Beban Kerja Waktu Kerja Kelelahan F. Cara Pengukuran Dan Pencatatan Waktu Kerja G. Metode Sederhana Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan xiii

14 H. Penetapan Waktu Longgar Dan Waktu Baku I. Prosedur Perhitungan Kebutuhan SDM Kesehatan Dengan Menggunakan Metode WISN J. Analisa Deret Berkala K. Mutu Pelayanan L. Kerangka Teori BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep B. Jenis Penelitian C. Variabel Penelitian D. Definisi Operasional E. Populasi Dan Sampel F. Cara Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rsud Ambarawa B. Gambaran Umum Rekam Medis Rsud Ambarawa C. Uraian Tugas Instalasi Rekam Medis Bagian Assembling D. Hasil Pengamatan Deskripsi Pekerjaan Bagian Assembling Kapasitas Kerja Petugas Assembling Rata Rata Waktu Per Kegiatan E. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Di Bagian Assembling Dengan Metode Wisn xiv

15 1. Hari Dan Jam Kerja Efektif Per Tahun Kuantitas Kegiatan Pokok Pertahun Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja Perhitungan Standar Tenaga Kerja F. Analisa Data BAB V PEMBAHASAN A. Pembahasan BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 keaslian penelitian... 6 Tabel 2.1 jumlah pengamatan yang diperlukan (N ) untuk 95% convidance level dan 5% degree of accuracy (percision) Tabel 2.2 jumlah kemungkinan hari kerja dalam 1 tahun Tabel 3.1 definisi operasional Tabel 3.2 pencatatan DRM masuk pada buku register petugas A Tabel 3.3 perhitungan sampel perakitan petugas A Tabel 3.4 perhitungan sampel kelengkapan DRM petugas A Tabel 3.5 perhitungan sampel input laporan kelengkapan DRM Tabel 3.6 pencatatan DRM masuk pada buku register petugas B Tabel 3.7 perhitungan sampel perakitan petugas B Tabel 3.8 perhitungan sampel kelengkapan DRM petugas B Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Assembling Tabel 4.2 Hasil Pengamatan Tabel 4.3 jumlah pasien rawat inap berdasarkan RL Tabel 4.4 perhitungan trend dengan metode kuadrat kecil Tabel 4.5 faktor kelonggaran kategori petugas A dan B Tabel 4.6 faktor kelonggaran individu petugas assembling Tabel 4.7 perbandingan kebutuhan tenaga kerja xvi

17 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 kerangka teori Gambar 3.1 kerangka konsep Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSUD Ambarawa Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSUD Ambarawa xvii

18 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1 Surat Penelitian LAMPIRAN 2 Surat Balasan Penelitian LAMPIRAN 3 Pedoman Wawancara Petugas Assembling LAMPIRAN 4 Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis LAMPIRAN 5 Hasil Wawancara Petugas Assembling LAMPIRAN 6 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medis LAMPIRAN 7 Pedoman Observasi LAMPIRAN 8 hasil Pedoman Observasi LAMPIRAN 9 SOP Penyusunan Berkas Rekam Medis LAMPIRAN 10 Pengamatan Rata Rata Waktu Kegiatan Petugas A LAMPIRAN 11 Pengamatan Rata Rata Waktu Kegiatan Petugas B LAMPIRAN 12 Dokumentasi xviii

19 DRM : Dokumen Rekam Medis DAFTAR SINGKATAN SOP SDM : Standar Operasional Prosedur : Sumber Daya Manusia WISN : Work Load Indicator Staff Need FKK FKI : Faktor Kelonggaran Kategori : Faktor Kelonggaran Individu RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah SHRI : Sensus Harian Rawat Inap DHF : Dengue Haemorraghic Fever xix

20 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah suatu unit pelayanan kesehatan yang sangat kompleks dalam berbagai jenis pelayanan di bidang kesehatan demi mewujudkan tingkat kesehatan masyarakat yang optimal, Sehingga rumah sakit dituntut untuk professional dalam melaksanakan berbagai jenis pelayanan kesehatan terhadap pasien sehingga pasien mendapatkan pelayanan yang memuaskan dirumah sakit tersebut. Salah satu unit yang harus ada di rumah sakit yaitu unit rekam medis (1) Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Bab 1, pasal 1, menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan dan tindakan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien (2). Karena begitu besar peranan rekam medis dalam mendukung kegiatan pelayanan di rumah sakit maka perlu penyesuaian kebutuhan tenaga kerja dengan beban kerja petugasnya, tenaga kerja yang sesuai dengan beban kerja sangat mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktifitas kerja. Jika jumlah tenaga kerja sedikit sedangkan beban kerja semakin meningkat, mengakibatkan produktivitas kerja rendah dan akan mempengaruhi mutu pelayanan rumah sakit terhadap pasien, begitu pula sebaliknya apabila jumlah petugas lebih banyak 1

21 2 dibandingkan dengan beban kerjanya maka akan banyak waktu luang yang tersisa sehingga mengakibatkan kurangnya keefektifan dalam bekerja (3). Salah satunya adalah peran dari petugas assembling yang sangat dibutuhkan demi kelancaran dalam suatu pelayanan kesehatan. Tugas pokok dan fungsi assembling adalah merakit kembali formulir - formulir DRM menjadi urut atau runtut sesuai kronologi penyakit pasien, meneliti kelengkapan data yang tertera didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakit pasiennya, mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis dan mengendalikan penggunaan nomor rekam medis. Kegiatan assembling dapat berjalan dengan baik dan mencapai pelayanan yang berkualitas maka diperlukan tenaga kerja yang berkompeten dan berkualitas. serta menunjang ketepatan pelepasan informasi maka diperlukan jumlah tenaga assembling yang sesuai dengan beban kerja yang ada (4). Berdasarkan survei awal yang telah dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah Ambarawa Kabupaten Semarang yang merupakan rumah sakit tipe C dengan bagian assembling rawat inap yang hanya memiliki 2 (dua) petugas assembling dengan kapasitas kerja yang berbeda, untuk hari kerja yaitu Senin Sabtu dan jam kerja mulai pukul untuk hari senin kamis, sedangkan pada hari jum at dan sabtu mulai pukul , menurut hasil wawancara pada salah satu petugas assembling, petugas mampu menyelesaikan kurang lebih

22 3 40 dokumen rekam medis dalam satu hari, dan hasil dari pengamatan yang telah dilakukan terhadap 10 (sepuluh) DRM setiap petugasnya dapat menyelesaikan untuk 1 (satu) DRM yang meliputi kegiatan yaitu mencatat DRM yang masuk dari bangsal pada buku register, merakit formulir DRM, meneliti kelengkapan data pada DRM dan menginput hasil kelengkapan data ke dalam komputer, dengan rata rata waktu 16,38 menit, sedangkan jumlah DRM yang masuk ke bagian assembling dari bangsal rawat inap lebih dari 60 dokumen perhari. Masalah yang terjadi di bagian assembling di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang adalah banyaknya dokumen yang masuk dari bangsal yang belum dirakit dan diteliti kelengkapannya serta keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis dari bangsal yang mengakibatkan penumpukan dan keterlambatan dalam pencatatan DRM masuk pada buku register, perakitan, pengecekan kelengkapan data dan penginputan data kedalam komputer, yang akan berdampak pada bagian koding yaitu DRM tidak bisa segera di kode, dan berdampak pada bagian analising reporting yaitu terlambat dalam pelaporannya sehingga tidak tepat waktu, hal ini berdampak pula pada bagian filing yaitu terlambatnya DRM masuk ke dalam rak dan terlambat dalam menyediakan DRM untuk kebutuhan pelayanan rekam medis. Adanya tugas tambahan yang terkadang diberikan kepada petugas assembling sehingga petugas mengalami jam kerja yang berlebih atau lembur, serta petugas memiliki kepentingan diluar rumah

23 4 sakit seperti diklat, rapat dan lain lain serta adanya perangkapan tugas di bagian assembling yang menambah tingginya beban kerja. Deskripsi pokok kegiatan di bagian assembling begitu besar, metode yang tepat digunakan untuk penelitian ini adalah menggunakan metode WISN ( Work Load Indicator Staff Need ) karena metode ini digunakan berdasarkan pada beban kerja nyata pada tingginya beban kerja di unit assembling dengan metode WISN peneliti dapat mudah mengoprasikan data secara komprehensif dan realistis. Berdasarkan masalah-masalah tersebut, Maka saya bermaksud untuk melakukan penelitian dengan mengambil judul Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Di Bagian Assembling Berdasarkan Metode WISN di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang Pada Tahun B. Rumusan Masalah Banyaknya DRM yang dikembalikan dari bangsal ke bagian assembling yang belum dirakit dan diteliti kelengkapannya serta tugas tambahan yang terkadang diberikan kepada petugas assembling. Dari masalah tersebut dapat dimunculkan pertanyaan penelitian. Berapa kebutuhan petugas di bagian assembling RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang pada tahun 2016 berdasarkan metode WISN? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling berdasarkan metode WISN di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang tahun 2016.

24 5 2. Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi fungsi dan tugas pokok bagian assembling di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang. b. Mendeskripsikan kapasitas kerja petugas meliputi umur, pendidikan dan jenis kelamin. c. Menghitung volume kegiatan di bagian assembling RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang. d. Menghitung jam kerja efektif per kegiatan, waktu per kegiatan dan waktu longgar untuk menghitung standar beban kerja di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang. e. Menghitung hari kerja dalam satu tahun untuk menghitung waktu kerja efektif di bagian assembling RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang tahun f. Menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus metode WISN di bagian assembling RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang tahun D. Manfaat Penelitian Dalam menjalankan proses dan memperoleh hasil penelitian sesuai dengan tujuan diatas, maka diharapkan dapat bermanfaat bagi: 1. Bagi rumah sakit Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi bahan masukan dan pertimbangan mengenai perencanaan kebutuhan tenaga kerja.

25 6 2. Bagi peneliti Menambah pengetahuan, pengalaman, dan ketrampilan dalam ilmu ergonomi, terutama tentang analisa kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode WISN. 3. Bagi akademik Sebagai bahan masukan untuk referensi sebagai pengembangan di bidang rekam medis khususnya mengenai perhitungan kebutuhan tenaga kerja. E. Lingkup Penelitian 1. Lingkup keilmuan Penelitian ini termasuk dalam bidang ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup materi Materi penelitian ini termasuk materi ergonomi khususnya tentang kebutuhan tenaga kerja dengan metode WISN. 3. Lingkup lokasi Lingkup lokasi penelitian ini dilakukan di bagian assembling unit rekam medis RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang. 4. Lingkup metode Metode yang digunakan yaitu observasi dan wawancara. 5. Lingkup objek Objek penelitian ini adalah kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling. 6. Lingkup waktu Penelitian ini dilaksanakan sampai bulan september 2016.

26 7 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Nama Judul Metode Hasil 1 Febrina Hapsari Setyanin grum 2 Lavenia Fiscal Alicia Rianti 3 Fatimah Alifah Analisa kebutuhan tenaga kerja berdasarkan teori WISN dibagian assembling RSUD Kota Semarang Analisis beban kerja berdasarkan metode WISN petugas assembling di RSUD tugurejo semarang tahun Analisis beban kerja petugas assembling dengan metode WISN di RSUD Dr. Amino Gondohutomo provinsi jawa tengah periode tahun 2013 Observasi a. Terdapat penumpukan DRM dibagian assembling yang disebabkan oleh faktor lain diluar job description. b. Tidak diperlukan penambahan petugas karena sudah terdapat 3 petugas. Observasi Kebutuhan tenaga kerja dan dengan kuantitas kegiatan wawancar pokok tahun 2015 yaitu a DRM, dan berdasarkan standar beban kerjanya dibutuhkan penambahan 1 petugas. Observasi dan wawancar a Jumlah standart beban kerja petugas assembling selama satu tahun adalah 14797, Kuantitas kegiatan petugas assembling adalah Dengan metode perhitungan WISN diketahui jumlah kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling tahun 2014 adalah 4 petugas Perbedaan penelitian dari ketiga karya tulis ilmiah tersebut dengan penelitian yang akan dilakukan ini adalah lokasi dan waktu penelitian yang berbeda, penelitiain ini dilakukan di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang pada tahun 2016, metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode observasi dan wawancara serta objek yang akan diteliti

27 8 dalam penelitian ini adalah kebutuhan tenaga kerja dibagian assembling, dengan teori yang sama yaitu teori WISN. BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 159b/Menkes/Per/II/1988 tentang Rumah Sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara merata, dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan, yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan dan pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan, serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga dan penelitian. (4) 2. Jenis Pelayanan Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis pelayanan dan pengelolaannya: a. Berdasarkan jenis pelayanan 1) Rumah Sakit Umum Memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit. Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara berjenjang dan fungsi rujukan, rumah sakit umum diklasifikasikan berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan rumah sakit:

28 9 a) rumah sakit umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan subspesialistik luas. b) rumah sakit umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas 8 dan kemampuan pelayanan medik sekurang - kurangnya sebelas spesialistik dan subspesialistik luas. c) rumah sakit umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar. d) rumah sakit umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar. 2) Rumah Sakit Khusus Memberikan pelayanan utama pada satu bidang atau satu jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit, atau kekhususan lainnya, rumah sakit khusus memberi pelayanan pengobatan khusus untuk pasien dengan kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah. Contoh: rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin. b. berdasarkan pengelolaan 1) Rumah Sakit Publik Dapat dikelola oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan badan hukum yang bersifat nirlaba. Rumah sakit publik yang dikelola pemerintah dan pemerintah daerah diselenggarakan berdasarkan pengelolaan Badan Layanan Umum atau Badan

29 10 Layanan Umum Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2) Rumah Sakit Privat Dikelola oleh badan hukum dengan tujuan profit yang berbentuk Perseroan Terbatas atau Persero. (5) B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam medis Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (2). Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (5). 2. Tujuan Rekam Medis Rekam medis bertujuan untuk menyediakan informasi guna memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan memudahkan pengambilan keputusan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, dan

30 11 pengendalian). Oleh pemberi pelayanan klinis dan administrasi pada sarana pelayanan kesehatan (1). 3. Kegunaan Rekam medis Kegunaan rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 yang disingkat menjadi ALFRED yaitu : a. Administration Menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Legal Berisikan tentang adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha penegakan hukum serta menyediakan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. c. Financial Menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan untuk menilai biaya yang dikeluarkan. d. Research Menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. e. Education Menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medic yang diberikan kepada pasien.

31 12 f. Documentation Menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan. (2) C. Assembling 1. Pengertian assembling Assembling adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai fungsi dan tugas pokok : a. Menerima pengembalian dokumen dari URJ, URI, dan UGD. b. Merakit dokumen rekam medis rawat inap. c. Meneliti kelengkapan data yang harus ada dalam dokumen rekam medis pasien. d. Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis. e. Mengendalikan pengembalian DRM yang belum lengkap ke unit pencatat data untuk dilengkapi kembali. f. Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. (1) 2. Fungsi Assembling Peran dan fungsi Assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu : a. Perakit formulir rekam medis. b. Peneliti kelengkapan data rekam medis. c. Pengendali DRM yang tidak lengkap. d. Pengendalian penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis (1). 3. Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di Assembling

32 13 a. Terhadap sesnsus harian yang diterima. 1) Menerima SHRI, SHRJ, SHGD, beserta DRM rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat setiap hari. 2) Mencocokan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian masing-masing. 3) Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM. 4) Mengirimkan sensus harian tersebut kebagian analising reporting. b. Terhadap DRM yang diterima 1) Merakit kembali formulir rekam medis secara urut dan runtut sesuai dengan kronologi riwayat kesehatan pasien, melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data medis sesuai dengan kasusnya 2) Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir : a) Formulir KLPCM untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian di letakkan pada halaman depan pada dokumen rekam medis. b) Kartu kendali 3) Bila DRM sudah lengkap a) Menyerahkan DRM kebagian koding/indeksing. b) Menyerahkan sensus harian ke bagian analising/reporting. 4) Bila DRM tidak lengkap a) Menempelkan kartu kendali pada halaman depan DRM b) Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM yang tidak lengkap kepada unit pencatat data untuk di serahkan kepada tenaga kesehatan yang bertanggung jawab terhadap

33 14 kelengkapan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapi kembali. c) Mengambil kembali DRM yang tidak lengkap pada kurun waktu 2 x 24 jam setelah waktu penyerahannya. c. Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis. 1) Mengalokasikan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis. 2) Mengendalikan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis. 3) Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unitunit yang memerlukan untuk proses pelaporan rekam medis. 4) Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan pelaporan tersebut dengan menggunakan buku pengendalian formulir rekam medis. 4. Fungsi Yang Terkait Dengan Bagian Assembling a. Fungsi pencatat data dirawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap : 1) Pencatatan kelengkapan isi data rekam medis pada setiap formulir dalam folder DRM 2) Penggunaan formulir yang digunakan untuk pelayanan klinis. 3) Penggunaan nomor rekam medis dikamar bersalin (VK) untuk bayi baru lahir. b. Fungsi pencatat data pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap : 1) Penggunaan formulir rekam medis untuk pelayanan pasien.

34 15 2) Penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi. c. Fungsi koding dan indeksing yang bertanggung jawab terhadap pengkodean dan pengindeksan penyakit, operasi, sebab kematian, dan indeks dokter. d. Fungsi analising dan reporting yang bertanggung jawab terhadap pengumpulan dan pengolahan data rekam medis untuk disusun laporan kegiatan pelayanan. e. Formulir-formulir yang digunakan diassembling 1) Kertas atau form KLPCM untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada halaman depan DRM. 2) Kartu kendali (KK) untuk : a) Pencatatan data rekam medis guna pengendalian DRM tidak lengkap dan pengkodean penyakit, operasi, sebab kematian, dan kode dokter. b) Mengendalikan DRM yang tidak lengkap untuk dikembalikan ke unit pencatat data. c) Melacak keberadaan DRM yang sedang dilengkapi. d) Menghitung angka IMR. e) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis (3). D. Mutu Pelayanan Kesehatan Mutu pelayanan kesehatan adalah penampilan yang pantas atau sesuai ( yang berhubungan dengan standar - standar ) dari suatu intervensi yang di ketahui aman, yang dapat memberikan hasil kepada masyarakat yang bersangkutan dan yang telah mempunyai kemampuan untuk menghasilkan

35 16 dampak pada kematian, kesakitan, ketidakmampuan, dan kekurangan gizi (Milton I Roemer dan C Montoya Agular, WHO, 1998) (5). Penelitian yang dilakukan oleh Roberts dan Prevost (1987) membuktikan adanya perbedaan dimensi mutu yaitu : 1. Bagi pemakai jasa pelayanan kesehatan (health consumer), mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi ketanggapan petugas memenuhi kebutuhan pasien, kelancaran komunikasi antar petugas dengan pasien, keprihatinan serta keramah-tamahan petugas dalam melayani pasien, atau kesembuhan penyakit yang sedang diderita oleh pasien. 2. Bagi penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider). Mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi kesesuaian pelayanan yang diselenggarakan dengan perkembangan ilmu dan teknologi kedokteran mutakhir atau adanya otonomi profesi pada waktu menyelenggarakan pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan pasien. 3. Bagi penyandang dana pelayanan kesehatan (health financing), mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi efisiensi pemakaian sumber dana, kewajaran pembiayaan kesehatan, dan kemampuan pelayanan kesehatan mengurangi kerugian menyandang dana pelayanan kesehatan (6). E. Ergonomi 1. Pengertian ergonomi Ergonomi berasal dari bahasa yunani yaitu ergon berarti kerja dan nomos berarti aturan atau hukum. Jadi secara ringkas ergonomi adalah

36 17 suatu aturan atau norma dalam sistem kerja, sedangkan definisi ergonomi secara luas adalah ilmu, seni dan penerapan teknologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktifitas maupun istirahat dengan kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik. (8) 2. Tujuan ergonomi Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah : a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cedera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik dan mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja. b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial, mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif. c. Menciptakan keseimbangan rasional antara berbagai aspek yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis, dan budaya dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi. (9) 3. Produktivitas kerja Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja secara umum yaitu : a. Motivasi Motivasi adalah kekuatan atau pendorong kegiatan seseorang ke arah tujuan tertentu dan memberikan segala kemampuan yang dimiliki untuk mencapainya.

37 18 b. Kedisiplinan Disiplin merupakan sikap mental yang tercermin dalam perbuatan tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku. c. Etos kerja Etos kerja merupakan pandangan untuk menilai sejauh mana kita melakukan suatu pekerjaan dan terus berupaya untuk mencapai hasil yang terbaik dalam setiap pekerjaan yang kita lakukan. d. Ketrampilan Faktor ketrampilan baik ketrampilan teknis maupun manajerial sangat menentukan tingkat pencapaian produktivitas. Setiap individu selalu dituntut untuk terampil dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi ( IPTEK ) terutama dalam perubahan teknologi mutakhir. e. Pendidikan Diambil tingkat pendidikannya harus selalu dikembangkan baik melalui jalur pendidikan formal maupun informal karena setiap penggunaan teknologinya hanya akan dapat kita kuasai dengan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang handal. (10) 4. Kapasitas kerja Untuk mencapai tujuan ergonomi, perlu adanya keserasian antara pekerja dan pekerjaannya, sehingga pekerja dapat bekerja sesuai dengan kemampuan, kebolehan dan keterbatasannya. Secara umum kemampuan, kebolehan dan keterbatasan manusia ditentukan oleh berbagai faktor antara lain umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, pengetahuan,

38 19 antopometri, status kesehatan dan nutrisi, kesegaran jasmani, kemampuan kerja fisik, kapasitas kerja dapat mempengaruhi beban kerja petugas berdasarkan umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, dan lain - lain. (9) 5. Beban kerja Menurut Rodahl, Adiputra dan Manuaba bahwa secara umum hubungan antara beban kerja dan kapasitas kerja dipengaruhi oleh berbagai faktor yang sangat komplek, baik faktor internal maupun eksternal. a. Faktor eksternal Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja. 1) Tugas-tugas (task) yang dilakukan baik bersifat fisik seperti stasiun kerja, tata ruang tempat kerja, alat dan sarana kerja, kondisi atau medan kerja, sikap kerja, cara angkut-angkut, dan lain - lain. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat mental seperti kompleksitas pekerjaan atau tingkat kesulitan pekerjaan yang mempengaruhi tingkat emosi pekerja, tanggung jawab pekerjaan, dan lain - lain. 2) Oragnisasi kerja yang dapat mempengaruhi beban kerja seperti, lamanya waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, sistem pengupahan, dan lain - lain. 3) Lingkungan kerja yang dapat memberikan beban tambahan kepada pekerjaannya adalah :

39 20 a) Lingkungan kerja fisik seperti : mikroklimat intensitas penerangan, intensitas kebisingan, vibrasi mekanis dan tekanan udara. b) Lingkungan kerja kimiawi seperti : debu, gas-gas pencemar udara, uap logam, fume dalam udara, dan lain - lain. c) Lingkungan kerja biologis seperti : bakteri, virus dan parasit, jamur, serangga, dan lain - lain. d) Lingkungan kerja psikologis seperti : pemilihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan antara pekerja dan pekerja, pekerja dengan atasan, pekerja dan keluarga dan pekerja dengan lingkungan sosial yang berdampak kepada performansi kerja ditempat kerja. (9) b. Faktor internal Faktor internal beban kerja adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Secara lebih ringkas faktor internal meliputi : a) Faktor somatik meliputi : jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, kondisi tubuh, status gizi. (9) b) Faktor psikis meliputi : motivasi, presepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dan lain - lain. (9) 6. Waktu Kerja Waktu kerja dan istirahat bagi tenaga kerja harus dilakukan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku karena memiliki peran penting dalam menentukan kemampuan produktivitas dan efisiensi kerja seseorang.

40 21 Segi penting dalam persoalan waktu meliputi : a. Lamanya seseorang dapat bekerja dengan baik. b. Hubungan antara waktu kerja dengan waktu istirahat. c. Waktu kerja sehari menurut periode yang meliputi pagi, siang, sore dan malam. Jadi kerja tanpa istirahat untuk waktu kebutuhan Personal Fatique and Delay (PFD) adalah 15% dari waktu normal. Rata-rata lamanya seseorang bekerja secara baik pada umumnya adalah 6-8 jam dan sisanya untuk istirahat atau kegiatan sosial di masyarakat. Maka dalam seminggu seseorang dapat bekerja dengan baik selama jam. (11) 7. Kelelahan Kelelahan adalah suatu mekanisme perlindungan tubuh agar tubuh terhindar dari kerusakan lebih lanjut, sehingga terjadi pemulihan setelah istirahat. Kelelahan diatur secara sentral oleh otak. Pada susunan syaraf pusat terdapat sistem aktivasi (bersifat simpatis) dan inhibisi (bersifat para simpatis), istilah kelelahan biasanya menunjukan kondisi yang berbedabeda pada setiap individu tapi semuanya bermuara kepada kehilangan efisiensi dan penurunan kapasitas kerja serta ketahanan tubuh tanpa pandang apapun sebabnya, seperti kelelahan yang sumber utamanya adalah mata (kelelahan visual), kelelahan fisik umum, kelemahan mental, kelelahan syaraf, kelelahan oleh lingkungan yang monoton, dan kelelahan kronis yang terus menerus sebagai pengaruh berbagai macam faktor secara menetap. (11) Sebab-sebab kelelahan : a. Intensitas dan lamanya kerja fisik dan mental

41 22 b. Problem fisik : tanggung jawab, kekhawatiran konflik c. Lingkungan : iklim,penerangan, kebisingan, getaran, dll. d. Kenyerian dan kondisi kesehatan e. Circadian Rhythm f. Nutrisi. (9) F. Cara pengukuran dan pencatatan waktu kerja Ada tiga metode yang umum digunakan untuk mengukur elemen-elemen kerja dengan menggunakan jam henti (stopwatch), yaitu : 1. Pengukuran waktu secara terus,menerus (continous timing). Pada pengukuran waktu terus menerus pengamat kerja akan menekan tombol stopwatch pada saat elemen kerja pertama kali dimula dan membiarkan jarum penunjuk stopwatch berjalan secara terus menerus sampai periode waktu atau siklus kerja selesai berlangsung. 2. Pengukuran waktu secara berulang-ulang (repetive timing). Pengukuran waktu berulang-ulang disebut juga sebagai sanp-back method disini jarum petunjuk stopwatch akan selalu dikembalikan (snapback) lagi keposisi nol pada setiap akhir elemen kerja yang diukur 3. Pengukuran waktu secara penjumlahan (accumulative timing). Pada pengukuran waktu secara penjumlahan menggunakan dua atau lebih stopwatch. Apabila stopwatch pertama dijalankan, maka stopwatch nomor dua berhenti, apabila elemen kerja sudah berakhir maka tombol ditekan agar menghentikan gerakan jarum dari stopwatch pertama dan menggerakan stopwatch yang kedua untuk mengukur elemen kerja yang berikutnya, selanjutnya pengamat bisa mencatat data waktu yang diukur oleh stopwatch pertama. (10)

42 23 G. Metode Sederhana Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan Untuk membuat estimasi mengenai jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan, the maytag company telah mencoba memperkenalkan prosedur sebagai berikut : 1. Laksanakan pengamatan / pengukuran awal dari elemen kegiatan yang ingin diukur waktunya dengan ketentuan sebagai berikut : a. 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus sekitar 2 menit atau kurang. b. 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu yang lebih besar dari 2 menit. 2. Tentukan nilai range (R), yaitu perbedaan nilai terbesar (H) dari nilai terkecil (L) dari hasil pengamatan yang diperoleh. 3. Tentukan harga rata-rata (average) yaitu X yang merupakan jumlah hasil waktu (data) pengamatan yang diperoleh dibagi dengan banyaknya pengamatan (N) yang telah dilaksanakan. Nilai N disini seperti yang telah ditetapkan, berkisar antara 1 / 10 kali pengamatan. Harga rata-rata tersebut secara kasar bisa didekati dengan cara menjumlahkan nilai data yang tertinggi dan terendah dan dibagi dengan 2 atau dengan formulasi (H/L) / 2 4. Tentukan nilai dari range dibagi dengan nilai rata-rata. Nilai tersebut bisa diformulasikan sebagai (R/K). 5. Tentukan jumlah pengamatan yang diperlukan atau seharusnya dilaksanakan dengan menggunakan tabel berikut (95% convidence level & 5% degree accuracy untuk 90% convidence level & 10% degree accuracy, maka ditemukan dibagian 4).

43 24 6. Apabila harga (R/X) tidak bisa dijumpai persis sama seperti yang tertera didalam tabel, maka diambil data yang paling mendekati. (10) Tabel 2.1 jumlah pengamatan yang diperlukan (N ) untuk 95% convidance level dan 5% degree of accuracy (precision) R/X Data Sampel Dari 5 10 R/X Data Sampel Dari 5 10 R/X Data Sampel Dari

44 25 H. Penetapan Waktu Longgar Dan Waktu Baku Waktu normal semata-mata menunjukan bahwa seorang operator yang berkualifikasi baik akan bekerja menyelesaikan pekerjaan pada kecepatan / tempo kerja yang normal. Tapi kenyataanya operator akan sering menghentikan kerja dan membutuhkan waktu khusus untuk keperluan seperti, personal need, istirahat melepas lelah dan alasan - alasan lain yang diluar kontrolnya. Waktu baku adalah sama dengan waktu normal kerja dengan waktu longgar. Waktu longgar yang dibutuhkan bisa diklasifikasikan menjadi : 1. Kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal (personal allowance). Jumlah waktu longgar untuk kebutuhan personal dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh atau dengan metode sampling kerja. Personal allowance untuk pekerjaan yang yang relatif ringan berkisar 2% - 5%, sedangkan untuk pekerjaan yang berat dan kondisi kerja yang tidak enak Personal allowancenya lebih dari 5%. 2. Kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah (Fatique Allowance). Kelelahan fisik manusia bisa disebabkan oleh beberapa penyebab diantaranya adalah kerja yang membutuhkan pikiran banyak dan kerja fisik. Waktu yang diperlukan untuk keperluan istirahat akan sangat tergantung pada individu yang bersangkutan, internal waktu dan siklus kerja dimana pekerja akan memikul beban kerja secara penuh, kondisi

45 26 lingkungan fisik pekerjaan dan faktor-faktor lainnya. Yang sering dilakukan adalah memberikan satu kali periode istirahat pada pagi hari dan sekali lagi pada saat siang menjelang sore hari, lama waktu berkisar antara 5 sampai 15 menit. 3. Kelonggaran waktu karena keterlambatan keterlambatan (Delay Allowance) Keterlambatan keterlambatan yang terjadi dari saat ke saat umumnya disebabkan oleh mesin, operator ataupun hal-hal lain yang diluar kontrol. Macam dan lamanya keterlambatan untuk suatu aktivitas kerja dapat ditetapkan dengan teliti yaitu dengan melaksanakan aktivitas time study secara penuh ataupun bisa juga dengan kegiatan sampling kerja. Dengan demikian waktu kerja tersebut dapat diperoleh dengan mengaplikasikan rumus sebagai berikut : (10) Standart Time = normal time + (normal time x % allowance) Atau Standart Time = normal time x 100% 100% - % allowance I. Prosedur Perhitungan Kebutuhan SDM Kesehatan Dengan Menggunakan Metode WISN (Work Load Indicator Staff Need) Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. kelebihan

46 27 metode ini adalah mudah digunakan secara teknis mudah diterapkan komprehensif dan realistis. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini, yaitu : 1. Memilih kategori staf untuk pengembangan WISN Metode WISN dapat digunakan untuk menghitung susunan kepegawaian yang dibutuhkan bagi seluruh kategori staf disemua jenis fasilitas kesehatan, tetapi perlu detetapkan prioritas bagian mana yang akan digunakan dalam pengembangan WISN. Setiap kategori staf memiliki kegiatan pokok dimana kegiatan pokok adalah kumpulan jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan / medis yang dilaksanakan dengan kompetensi tertentu. (12) 2. Menghitung waktu kerja tersedia Menghitung waktu kerja tersedia adalah menentukan banyaknya waktu yang dimiliki seorang tenaga kesehatan dalan suatu kategori staf tertentu untuk melaksanakan tugasnya. Petugas berhak atas cuti tahunan, libur nasional dan izin untuk keperluan pribadi termasuk izin sakit. Waktu kerja yang tersedia dapat dinyatakan sebagai hari atau jam dalam setahun. Untuk menghitung WKT (waktu kerja tersedia) berikut adalah rumus yang memperlihatkan perhitungan matematisnya : WKT = { K - ( L + M P )} x R Keterangan :

47 28 WKT K L M P R = waktu kerja tersedia = hari kerja setahun = libur nasional = cuti tahunan = personal (ketidak hadiran sebab tertentu) = jumlah jam kerja sehari Jumlah hari kerja yang tersedia dalam satu tahun (K) dapat diperoleh dengan menghitung jumlah minggu dalam setahun dikalikan jumlah hari kerja. Terdapat 2 kategori kemungkinan hari kerja dalam setahun yaitu : (12) Tabel 2.2 jumlah kemungkinan hari kerja dalam 1 tahun Kategori tenaga kesehatan Jumlah minggu dalam 1 tahun Jumlah hari kerja dalam 1 minggu Jumlah hari kerja yang mungkin dalam 1 tahun A x 6 = 312 B x 5 = Menetapkan komponen beban kerja Komponen komponen beban kerja dibagi menjadi 3 kelompok yaitu : a. Kegiatan pelayanan kesehatan utama yang dilaksanakan oleh semua anggota kategori tenaga kesehatan tersebut. b. Kegiatan penunjang penting yang dilakukan oleh semua anggota kategori tenaga kesehatan tersebut. c. Kegiatan lain yang dikerjakan oleh anggota anggota tertentu dalam kategori tenaga kesehatan ini. (12)

48 29 4. Menetapkan standar kegiatan Standar kegiatan adalah waktu yang dibutuhkan oleh seseorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan berdedikasi untuk melaksanakan waktu kegiatan sesuai dengan standar professional dalam keadaan setempat ( Indonesia dan provinsi daerah ). Ada dua jenis standar kegiatan yang berbeda yaitu : a. Standar pelayanan Standar pelayanan diukur sebagai rata rata waktu yang dibutuhkan seorang tenaga kesehatan untuk melaksanakan kegiatan tersebut dan tersedia catatan statistik tahunannya. Dalam menetapkan standar pelayanan, perhitungan, waktunya dimulai dari saat suatu kegiatan mulai dilaksanakan hingga kegiatan yang sma berikutnya dimulai. b. Standar kelonggaran Standar kelonggaran adalah untuk kegiatan kegiatan dimana tidak dilakukan pencatatan statistik tahunannya secara teratur. Standar kelonggaran ditulis sebagai persentase dari waktu kerja atau waktu kerja sesungguhnya dan bagi kegiatan penunjang dapat dinyatakan sebagai lima persen dari waktu kerja atau sebagai satu jam setiap hari kerja (dimana rata rata waktu kerja harian adalah 7,2 jam). (11) 5. Menyusun standar beban kerja Standar beban kerja adalah banyaknya kerja (dalam satu kegiatan pelayanan utama) yang dapat dilaksanakan oleh petugas dalam satu tahun. Standar beban kerja ditetapkan untuk semua kegiatan pelayanan kesehatan yang utama dan mengasumsikan bahwa tenaga kesehatan

49 30 tersebut hanya mengerjakan kegiatan yang sedang dibuatkan beban kerja standarnya selama setahun itu. Di dunia nyata, para tenaga kesehatan tentunya melaksanakan berbagai macam kegiatan sepanjang hari atau tahun kerja. Rumus perhitungan standar beban kerja dibagi menjadi 2, yaitu : (12) Apabila standar pelayanan dinyatakan dalam unit waktu : Standar beban kerja = WKT setahun : unit untuk waktu kegiatan Apabila standar pelayanan dinyatakan dalam kecepatan kerja : Standar beban kerja = WKT setahun : kecepatan keja 6. Menghitung faktor faktor kelonggaran Menghitung faktor kelonggaran bertujuan untuk memberikan kesempatan pada petugas untuk memulihkan diri dari kelelahan fisik dan psikologis dalam melaksanakan kegiatan tertentu, berikut perhitungannya : a. Mengubah standar kelonggaran kategori dari setiap kegiatan penunjang yang penting menjadi presentase waktu kerja. b. Mengalikan masing masing standar kelonggaran individu dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut. c. Menjumlahkan semua hasil yang diperoleh diatas kemudian membagi hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia, maka faktor kelonggaran kategori : FKK = 1 : ( 1 - (total SKK : 100) )

50 31 Faktor kelonggaran individu memperhitungkan waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan kegiatan tambahan. FKI menghitung beberapa petugas yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kegiatan ini secara setara purna waktu (whole time equivalent, WTE), FKI baru ditambahkan dalam perhitungan akhir dari keseluruhan kebutuhan staff. Berikut perhitungannya : a. Kalikan masing masing standar kelonggaran individu dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut. b. Jumlahkan semua hasil yang diperoleh diatas. c. Bagilah hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia (WKT). (11) FKK = 1 : ( 1 - (total FKI : 100) ) 7. Menentukan kebutuhan staf berdasarkan WISN Data untuk menentukan kebutuhan total staf untuk 3 jenis kegiatan yang berbeda yaitu : a. Kegiatan pelayanan utama : bagilah beban kerja setahun dari setiap kegiatan dengan beban kerja standar yang bersangkutan. Anda akan mendapatkan jumlah tenaga kesehatan yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut. Jumlahkan semua kebutuhan bagi setiap kegaiatan untuk mendapatkan jumlah total kebutuhan staf utnuk semua kegiatan pelayanan utama. b. Kegiatan penunjang penting yang dilakukan setiap orang : kalikan kebutuhan staf bagi kegiatan kegiatan pelayanan utama dengan faktor kelonggaran kategori. Anda akan memperoleh jumlah tenaga

51 32 kesehatan yang dibutuhkan bagi semua kegiatan pelayanan utama dan penunjang penting. c. Kegiatan tambahan beberapa anggota staf : tambahkan faktor kelonggaran individu kepada kebutuhan staf diatas. Maka akan mendapatkan jumlah total kebutuhan staf berdasarkan WISN. Disini telah ikut diperhitungkan keseluruhan satf yang dibutuhkan untuk melaksanakan ketiga jenis kegiatan. (12) Kebutuhan Staff = kuantitas kegiatan FKK Standar beban kerja x J. Analisa Deret Berkala Adalah analisa variasi variabel dari waktu ke waktu dalam bentuk betuk angka indeks. Analisa trend penelitian ini menggunakan metode kuadrat terkecil (least square) dan merupakan hasil perpaduan antara kekuatan kekuatan yang beraneka ragam. Dalam analisa deret berkala, metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil. Persamaan garis yang dicari berbentuk Y = a + bx, dimana : Y = nilai variabel Y pada suatu waktu tertentu a = pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak ( Y ) a = nilai Y, jika X = 0 b = kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel Y yang terjadi pada setiap perubahan suatu unit variabel X. X = periode waktu deret berkala pada metode kuadrat terkecil langkah langkah yang digunakan adalah :

52 33 1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya 2. Menentukan tahun yang terletak ditengah tengah tahun 3. Hitung nilai xy dan X 2 kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan jumlah X 2 4. Mencari harga a dan b dengan rumus a = Y n b = XY X 2 5. Memasukan nilai a dan b kepersamaan trend Y = a + bx 6. Untuk meramaikan pada tahun yang akan datang maka lanjutkan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat, sampai pada kode tahun yang akan diramaikan. (13) K. Mutu pelayanan 1. Mutu pelayanan Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karaktristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan, kesehatan, kemajuan teknologi, kehidupan sosial, ekonomi masyarakat, dan harus tetap mampu meningkatkan meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terjadi derajat kesehatan yang setinggi tingginya. Mutu dapat diartikan sebagai tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atas tingkat keunggulan untuk memenuhi keinginan pelanggan. Baik tidaknya mutu tergantung pada kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara konsisten. (15)

53 34 Parasuraman, Zeithmal dan Berry mengidentifikasi sepuluh faktor utama dalam menentukan kualitas pelayanan yaitu : 1) Nyata atau berwujud (Tangible) meliputi penampillan fisik dan fasilitas, peralatan, karyawan dan alat-alat komunikasi. 2) Keandalan (Reliability) kemampuan untuk melaksanakan jasa yang telah dijanjikan secara konsisten dan dapat di andalkan (akurat). 3) Cepat tanggap (Responsiveness) kemauan untuk membantu pelanggan (konsumen) dan menyediakan jasa atau pelayanan yang tepat dan cepat. 4) Kompetensi (Competence) setiap pegawai memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan tertentu. 5) Kemudahan (Access) kemudahan untuk dihubungi atau ditemui yang berarti lokasi fasilitas mudah dijangkau, waktu menunggu tidak terlalu lama, saluran komunikasi mudah dihubungi. 6) Keramahan (Courtesy) sikap sopan santun, respek, perhatian dan keramahan dari para kontak personal. 7) Komunikasi (Communication) memberikan informasi yang dapat dipahami pelanggan serta selalu mendengarkan saran dan keluhan pelanggan. 8) Kepercayaan (Credibility) jujur dan dapat dipercaya. 9) Keamanan (Security) aman (secara fisik, finansial dan kerahasiaan) dari bahaya, resiko atau keragu-raguan. 10) Understanding / knowing the customer upaya untuk memahami kebutuhan pelanggan. (16)

54 35 Kemudian berkembangnya pada kesimpulan oleh Parasuraman, Zeithaml dan Berry menganalisis dimensi kualitas jasa berdasarkan lima aspek komponen. Kelima komponen mutu pelayanan tersebut dikenal dengan nama ServQual.(17) 2. Dimensi mutu pelayanan a. Cepat Tanggap (Responsiveness) Pelayanan kesehatan yang responsif terhadap kebutuhan pelanggan kebanyakan ditentukan oleh sikap yang secara langsung berhubugan dengan para pengguna jasa dan keluarganya, baik melalui tatap muka, komunikasi non-verbal atau langsung. b. Kemampuan (Reliability) Kemampuan yang diberikan harus sesuai dengan tepat waktu dan akurat. Untuk meningkatkan kemampuan perlu ditingkat kinerja dokter dalam pemberian layanan yang diberikan kepada pasien. c. Jaminan (Assurance) Pemenuhan terhadap pelayanan yang diberikan mengakibatkan pengguna jasa merasa terbebas dari risiko dan dapat memberikan jaminan bagi pasien. d. Perhatian(Empaty) Rasa kepedulian dan perhatian terhadap pasien yang dimana memahami kebutuhan mereka dan memberikan kemudahan. Untuk menentukan mutu pekayanan dan dapat langsung memenuhi kepuasan pasien. e. Secara langsung (Tamgiable)

55 36 Mutu jasa pelayanan dapat dirasakan secara langsung oleh pasien denga adanya fasilitas fisik dan perlengkapan yang memadai. Mampu bekerja secara optimal sesuai keterampilan. 3. Mutu Rekam Medis Rekam medis yang baik mampu mencerminkan mutu pelayanan yang diberikan, rekam medis yang bermutu juga digunakan untuk keperluan evaluasi dan audit medik terhadap pelayanan rekam medis secara retrospektif terhadap rekam medis. Tanpa dipenuhinya syarat-syarat dari mutu tersebut, maka tenaga medis maupun pihak rumah sakit akan sukar membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan malpraktik oleh pihak pasien. Menurut huffman (1990) dan soejaga (1996), mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi indikator - indikator mutu rekam medis sebagai berikut: a. Kelengkapan isi resume medis b. Keakuratan c. Tepat waktu d. Pemenuhan persyaratan hukum. (18)

56 37 L. Kerangka Teori Assembling : a. Job description b. Kapasitas kerja c. Standar beban kerja d. SOP Beban kerja Kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode WISN produktivitas Mutu pelayanan Gambar 2.1 kerangka teori Sumber :15,17,22

57 38 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Kuantitas kegiatan pertahun: a. Job description b. Volume kegiatan c. Jumlah hari kerja per tahun kapasitas kerja : a. Umur b. Jenis kelamin c. Tingkat pendidikan Kebutuhan tenaga kerja d. Lama kerja Standar beban kerja : a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per kegiatan c. PFD

58 39 Gambar 3.1 kerangka konsep B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, yaitu 38 penelitian yang dilakukan untuk menjelaskan hasil penelitian, tentang kebutuhan tenaga kerja. Proses pengambilan data dilakukan melalui observasi dan wawancara, yaitu peneliti mengamati secara langsung keadaan masalah yang akan diteliti tentang kebutuhan tenaga kerja dan mengajukan pertanyaan pada petugas yang bersangkutan. C. Variabel Penelitian 1. Kapasitas kerja 2. kuantitas kegiatan pokok 3. standar beban kerja 4. kebutuhan tenaga kerja D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional 1. Kapasitas kerja Kemampuan kerja petugas assembling di RSUD Ambarawa yang meliputi : a. Umur, yaitu rentang kehidupan dengan satuan tahun yang dihitung dari sejak dilahirkan sampai dengan hari ini.

59 40 b. Tingkat pendidikan, yaitu pendidikan terakhir yang ditempuh seseorang dengan ukuran tingkat pendidikan meliputi : SD, SMP, SMA, Diploma, Sarjana, dst. c. Jenis kelamin, yaitu yang membedakan seseorang secara biologis yang terdiri dari lakilaki dan perempuan. d. Lama kerja, yaitu berapa lama seseorang telah bekerja dihitung dari mulai bekerja sampai dengan saat ini dengan satuan tahun. 2. Kuantitas kegiatan pokok per tahun. Jumlah kegiatan pokok yang dilakukan oleh petugas assembling di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang pada tahun 2016 dengan perhitungan sebagai berikut : Volume kegiatan x hari efektif per tahun a. Volume kegiatan, yaitu beban kerja di bagian assembling. b. Hari kerja efektif per tahun, jumlah hari kerja selama satu tahun dikurangi dengan cuti pertahun, pendidikan dan pelatihan, hari libur nasional, dan ketidakhadiran kerja. c. Jumlah hari, Jumlah hari kerja yang tersedia dalam satu tahun (K) dapat diperoleh dengan menghitung jumlah minggu dalam setahun dikalikan jumlah hari kerja.

60 41 3. Standar beban kerja Standar pelayanan petugas assembling di RSUD Ambarawa pada tahun 2016 dengan menggunakan rumus : Jumlah jam kerja efektif pertahun x 60menit Waktu kerja perkegiatan a. Jam kerja efektif pertahun, yaitu hari kerja efektif dalam satu tahun dikali dengan jam kerja per hari. b. Waktu kerja per kegiatan, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. c. PFD, yaitu kelonggaran waktu untuk kebututhan personal untuk melepas lelah dan keterlambatan keterlambatan. 4. Kebutuhan tenaga petugas assembling kerja Diperoleh dari kuantitas kegiatan pokok per tahun dibagi dengan standar beban kerja per tahun. Kuantiitas kegiatan pokok per tahun Standar beban kerja per tahun a. Kuantitas kegiatan pokok per tahun, yaitu beban kerja petugas assembling dalam satu tahun. b. Standar beban kerja per tahun, yaitu beban kerja dalam satu tahun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di bagian assembling RSUD

61 42 Ambarawa pada tahun E. Populasi dan Sampel 1. Populasi Populasi dalam penelitian ini terdiri dari subjek atau pelaku yang terkait dalam beban kerja petugas assembling, yaitu 2 (dua) orang petugas dalam pencatatan DRM masuk pada buku register, perakitan, pengecekan dan penginputan kelengkapan DRM. Serta kepala rekam medis yaitu 1 (satu) orang, sehingga subjeknya sebanyak tiga orang. Sedangkan objek dalam penelitian ini yaitu DRM pasien rawat inap yang sudah pulang dan telah diserahkan ke petugas assembling. 2. Sampel Berikut adalah hasil penentuan jumlah sampel dari masing masing petugas A dan B dengan tugas pokok yang sama untuk pencatatan DRM masuk pada buku register, perakitan DRM dan pengecekan kelengkapan DRM, sedangkan penginputan kelengkapan data hanya dikerjakan oleh petugas A, yang dikenalkan oleh the maytag company : a. Sampel petugas A Tabel 3.2 pencatatan DRM masuk pada buku register No Waktu yang diperlukan (menit) 2,06 1,31 1,49 2,03 1,21

62 ,41 1,17 2,07 1,43 2,02 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil =2,07 1,17 = 0,9 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = 16,2 / 10 = 1,62 (R / X) = 0,9 / 1,62 = 0,55 Didapatkan hasil R/X = 0,55 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 49 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ). Tabel 3.3 perhitungan sampel perakitan : No Waktu yang diperlukan (menit) 11,39 10,57 10,55 12,28 08,45 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil =12,28 08,45 = 03,83

63 44 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = / 5 = 10,648 (R / X) = 03,83 / 10,648 = 0,359 0,36 Didapatkan hasil R/X = 0,36 maka dari data sampel 5 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 38 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ). Tabel 3.4 perhitungan sampel kelengkapan DRM No Waktu yang diperlukan (menit) ,58 3,53 4,43 5,16 4,57 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = 5,16 3,53 = 1,63 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = 21,27/ 5 = 4,25 (R / X) = 1,63 / 4,25 = 0,38 Didapatkan hasil R/X = 0,38 maka dari data sampel 5 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 43 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ).

64 45 Tabel 3.5 perhitungan sampel input laporan kelengkapan No Waktu yang diperlukan (menit) 01,01 01,15 01,13 01,26 01,37 00,97 01,46 00,92 01,50 01,21 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = 01,46 00,92 = 0,54 Rata - rata (X) = Σ waktu (R / X) = 0,54 / 1,2 = 0,45 Σ pengamatan = 11,98 / 10 = 1,198 1,2 Didapatkan hasil R/X = 0,45 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 33 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ).

65 46 b. Sampel petugas B Tabel 3.6 pencatatan DRM masuk pada buku register No Waktu yang diperlukan (menit) 1,02 1,48 1,19 1,11 1,30 1,24 0,97 1,21 1,35 1,17 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil =1,48 0,97 = 0,51 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = 12,04 / 10 = 1,204 (R / X) = 0,51 / 1,204 = 0,42 Didapatkan hasil R/X = 0,42 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus

66 47 dilakukan sebanyak 30 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ). Tabel 3.7 perhitungan sampel perakitan : No Waktu yang diperlukan (menit) 14,13 15,23 11,09 10,54 12,18 Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = 15,23 10,54 = 4,69 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = 63,47 / 5 = 12,694 (R / X) = 4,69 / 12,694 = 0,369 0,37 Didapatkan hasil R/X = 0,37 maka dari data sampel 5 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 38 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ). Tabel 3.8 perhitungan sampel kelengkapan DRM No Waktu yang diperlukan (menit) ,53 5,19 4,37 4,42 5,06

67 48 5. Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = 5,19 3,53 = 1,66 Rata - rata (X) = Σ waktu Σ pengamatan = 22,57 / 5 = 4,51 (R/ X) = 1,66 / 4,51 = 0,36 Didapatkan hasil R/X = 0,36 maka dari data sampel 5 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 38 sampel ( dengan 95% convidence level dan 5% degree of accurancy ). F. Cara Pengumpulan Data 1. Jenis dan sumber data a. Data Primer Data primer dapat dikumpulkan dengan cara : 1) Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan oleh petugas assembling, kegiatan tersebut meliputi kegiatan pokok petugas dan kegiatan tambahan. Data kegiatan tambahan akan digunakan sebagai data faktor kelonggaran. 2) Observasi Observasi dilakukan untuk mendapatkan data waktu yang dibutuhkan oleh petugas assembling dalam melaksanakan

68 49 kegiatan kerja dengan alat bantu stopwatch kemudian data tersebut dicatat dalam tabel hasil pengamatan. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh lewat pihak lain, tidak langsung diperoleh melalui pihak penelitian dari subjek penelitian. Dalam penelitian ini adalah laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap tahun 2016 dan kebijakan rumah sakit tentang jam kerja, hari kerja, dan cuti pertahun. 2. Metode Pengumpulan Data a. Metode observasi Dalam penelitian ini secara langsung mengamati pekerjaan yang dilakukan oleh 2 (dua) petugas assembling, yang meliputi kegiatan yaitu mencatat DRM yang masuk dari bangsal pada buku register, merakit formulir formulir DRM menjadi urut, meneliti kelengkapan data pada formulir DRM dan menginput hasil kelengkapan DRM ke dalam komputer. b. Metode wawancara Pada penelitian ini peneliti melakukan wawancara secara langsung dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap 2 (dua) petugas assembling tentang karakteristik petugas seperti umur, jenis kelamin, lama kerja, pendidikan terakhir, jam kerja, tugas pokok, hambatan kerja dan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP). 3. Instrumen Penelitian Dalam penelitian ini insterumen yang digunakan adalah :

69 50 a. Pedoman observasi Digunakan sebagai pedoman yang dalam melaksanakan pengumpulan data yang digunakan dalam perhitungan WISN bagian assembling di rumah sakit. b. Pedoman wawancara Digunakan untuk mengumpulkan data primer dengan wawancara langsung dengan petugas assembling. c. Tabel hasil pengamatan Digunakan untuk mencatat data hasil pengamatan waktu yang digunakan untuk melakukan setiap kegiatan oleh petugas assembling. d. Tabel hasil wawancara Digunakan untuk mencatat hasil wawancara terhadap petugas assembling. e. Stopwatch Sebagai alat untuk menghitung waktu lamanya petugas dalam menyelesaikan pekerjaannya. f. Kalkulator Sebagai alat untuk menghitung perhitungan penentuan sampel dan beban kerja. G. Pengolahan Data 1. Editing

70 51 Suatu cara pengolahan data yang dilakukan dengan cara meneliti atau mengoreksi data dan memperbaikinya jika terdapat kesalahan, pengisian tidak lengkap, dan sehingga data yang dihasilkan dapat memberi informasi yang dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan kebutuhan. 2. Tabulating Memasukan dan menyusun hasil penelitian kedalam bentuk table supaya lebih mudah dalam penyajiannya. Sehingga nantinya dapat diperoleh gambaran yang jelas mana yang lebih efektif. 3. Perhitungan dengan WISN Metode untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus : Jumlah kebutuhan SDM = kuantitas kegiatan pokok per tahun standar beban kerja pertahun Adapun kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran diperoleh dari rumus : a. Waktu kerja tersedia Waktu kerja tersedia = {K (L+M+P)} x R Keterangan : WKT K L M P R = waktu kerja tersedia = hari kerja setahun = libur nasional = cuti tahunan = personal (ketidak hadiran sebab tertentu) = jumlah jam kerja sehari b. Menetapkan kuantitas kegiatan

71 52 Menetapkan kuantitas kegiatan pertahun menggunakan rumus analisa trend untuk perhitungan DRM tahun 2016 dengan rumus : Kuantitas kegiatan per tahun = volume kegiatan x hari kerja c. Menyusun standar beban kerja Adapun rumus standar beban kerja : Standar beban kerja = Jumlah waktu kerja tersedia x 60 menit Jumlah waktu per kegiatan d. Menyusun standar kelonggaran Standar kelonggaran diperoleh dari faktor kelonggaran yang ada meliputi : 1) Rapat 2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan. 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegitan FKK = 1 : ( 1 - (total SKK : 100) ) e. Menetapkan kebutuhan jumlah tenaga per unit berdasarkan kegiatan pelayanan dikali dengan faktor kelonggaran kategori (FKK), dengan rumus : Kuantitas kegiatan pokok x FKK Standar beban kerja H. Analisis Data Dalam penelitian ini analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu menganalisa hasil penelitian berdasarkan teori yang dikemukakan dalam

72 53 tinjauan pustaka, agar diperoleh suatu gambaran yang jelas tentang kebutuhan tenaga kerja berdasarkan teori WISN. BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Ambarawa 1. Sejarah RSUD Ambarawa RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang berdiri sejak tahun 1930, milik yayasan Katholik pada masa pemerintah Hindia Belanda kemudian pada tahun 1945 sebagian pengelolaan diserahkan kepada pemerintah kabupaten daerah tingkat II dan pada tahun 1956 secara keseluruhan rumah sakit diserahkan kepada pemerintah daerah tingkat II Kabupaten Semarang. Sesuai dengan surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor. 203 / MenKes/SK/II/1993 tanggal 23 Februari 1993 dan keputusan Bupati Kepala Daerah Tingkat II Kabupaten Semarang No: 203/2017/1993. RSUD Ambarawa adalah rumah sakit type C dengan luas lahan m 2. Berdasarkan letak geografis di atas maupun faktor lainnya, RSUD Ambarawa berada dalam posisi yang strategis sehingga kepercayaan

73 54 terhadap RSUD Ambarawa dari masyarakat sebagai pelanggan terus meningkat. Susunan organisasi dan tata kerja RSUD Ambarawa pertama kali diperoleh pada tahun 1995 yaitu berdasarkan peraturan daerah kabupaten daerah tingkat II Semarang nomor 28 tahun 1995 tentang pedoman susunan organisasi dan tata kerja rumah sakit umum daerah tingkat II Semarang. RSUD Ambarawa mengalami perubahan struktur organisasi dan tata kerja pada tahun 2011, berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Semarang nomor 3 tanggal 4 januari 2011 tentang struktur organisasi dan tata kerja RSUD Ambarawa. RSUD Ambarawa menjadi PPK-BLUD tahun dengan status penuh berdasarkan Keputusan Bupati Semarang Nomor 445/0529/2011 tanggal 27 Oktober 2011, tentang Penetapan Penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) dengan status penuh. RSUD Ambarawa memperoleh prestasi lulus Akreditas 16 pelayanan pada tanggal 3 Januari 2012 dengan Nomor Sertifikat : KARS SERT/271/I/2012. Juara 1 Lomba Citra Pelayanan Prima Tingkat Kabupaten Semarang serta sertifikasi ISO 9001:2008 pada bulan Juli Pembangunan dan perbaikan sarana pasarana di berbagai bidang secara menyeluruh disesuaikan dengan standar yang disyaratkan oleh Tim Akreditasi. Ditahun 2013 RSUD Ambarawa telah berhasil dalam penambahan sarana dan prasarana pelayanan antara lain :

74 55 a. RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang saat ini mempunyai kapasitas 250 tempat tidur terdiri atas : 1) VIP : 18 tempat tidur 2) Kelas 1 : 50 tempat tidur 3) Kelas 2 : 59 tempat tidur 4) Kelas 3 : 103 tempat tidur 5) ICU : 4 tempat tidur 6) Peristi : 16 tempat tidur b. Ruang perawatan terdiri atas : 1) Ruang Cempaka 2) Ruang Dahlia 3) Ruang Mawar 4) Ruang Seruni 5) Ruang Bougenvile 6) Ruang Melati 7) Ruang Flamboyan 8) Ruang Teratai 9) Ruang Anyelir 10) Ruang Anggrek 11) Ruang Intensiv Care Unit (ICU) c. Pelayanan rawat jalan terdiri atas: 1) Poliklinik spesialis penyakit bedah 1

75 56 2) Poliklinik spesialis penyakit bedah 2 3) Poliklinik spesialis penyakit anak 1 4) Poliklinik spesialis penyakit anak 2 5) Poliklinik spesialis penyakit kandungan 1 6) Poliklinik spesialis penyakit kandungan 2 7) Poliklinik spesialis penyakit dalam 1 8) Poliklinik spesialis penyakit dalam 2 9) Poliklinik THT 10) Poliklinik spesialis penyakit mata 11) Poliklinik spesialis penyakit syaraf 12) Poliklinik spesialis penyakit kulit kelamin 13) Poliklinik spesialis penyakit gigi konservasi 14) Poliklinik penyakit gigi umum 15) Poliklinik penyakit umum 16) Poliklinik spesialis penyakit konsultasi gizi 17) Unit Hemodialisa 18) Klinik VCT 19) Klinik TB DOTS 20) Klinik spesialis Jiwa d. Instalasi rumah sakit terdiri atas : 1) Instalasi Gawat Darurat ( IGD ) 2) Instalasi Bedah Sentral ( IBS ) 3) Instalasi Care Unit ( ICU )

76 57 4) Instalasi Farmasi 5) Instalasi Laboratorium 6) Instalasi Rehabilitasi Medik 7) Instalasi Radiologi 8) Instalasi Gizi 9) Instalasi Pumulasaran Jenazah e. Jenis pelayanan lain terdiri atas : 1) Endoscopy 2) Treadmill 3) Electro Encephalografi ( EEG ) 4) Spirometri 5) USG 4D 6) Bank Darah 2. Visi, Misi dan Motto RSUD Ambarawa a. Visi Menjadi Rumah Sakit yang Berkualitas, Terpercaya dan Kebanggaan Bagi Masyarakat. b. Misi 1) Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang berkompeten. 2) Menyediakan peralatan, fasilitas, sarana dan prasarana pendukung yang memadai. 3) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang menyeluruh, bermutu, bertanggungjawab dan bermanfaat bagi masyarakat.

77 58 c. Motto Kepuasan Anda Adalah Kebahagiaan Kami. 3. Struktur Organisasi RSUD Ambarawa

78 59 Sumber : Data sekunder dari buku Pedoman Profil Rumah Sakit Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSUD Ambarawa B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Ambarawa 1. Visi, Misi dan Motto Instalasi Rekam Medis a. Visi Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) berbasis data yang lengkap, tepat dan berkelanjutan. b. Misi Pelayanan Rekam Medis diselenggarakan dengan pendekatan sistem yaitu : 1) Mengorganisasikan formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan akurat sehingga memudahkan pengelolaan pasien dan rumah sakit.

79 60 2) Dilaksanakan untuk melayani, dengan memandang pasien sebagai manusia seutuhnya sehingga informasi dapat berkesinambungan. 3) Menyimpan dan menyediakan dokumen rekam medis sebagai bukti proses pelayanan di rumah sakit. c. Motto 1) Tulis yang anda kerjakan, kerjakan yang anda tulis. 2) Data lengkap dan akurat, informasipun jadi tepat dan cepat. 2. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Sumber : Data sekunder dari buku Pedoman Profil Rumah Sakit

80 61 Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSUD Ambarawa

81 62 C. Uraian Tugas Instalasi Rekam Medis Bagian Assembling 1. Koordinator/Pelaksana Assembling Rekam Medis Uraian tugas : a. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku pengembalian. b. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku pengembalian (sesuai/tidak). c. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan rontgennya. d. Petugas memeriksa kebenaran nomor RM diberkas RM, sampul, dan rontgen pasien. e. Lembaran - lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling. f. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan keruangan perawatan untuk dilengkapi. g. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer. h. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis. 2. Pelaksana Pelaporan Data Rekam Medis Uraian tugas : a. Sensus harian 1) Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS. 2) Melaksanakan sensus harian rawat inap di setiap ruang rawat inap setiap hari. 3) Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan.

82 63 4) Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas konfirmasi ke ruangan rawat inap. 5) Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan. 6) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis. b. Pelaporan rekam medis Internal : 1) Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 diawal bulan berikutnya. 2) Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait). 3) Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan) rawat jalan, IGD, rawat inap, diagnosa, rujukan,kematian melalui program excel. 4) Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan diinput dikomputer. 5) Data sensus dibuat rekapan per ruangan dan keseluruhan. Eksternal : 1) Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS. 2) Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS. 3) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis. (19) D. Hasil Pengamatan 1. Deskripsi Pekerjaan Bagian Assembling Bagian assembling di RSUD Ambarawa mempunyai 2 (dua) petugas assembling yaitu petugas A dan petugas B dengan tugas pokok yaitu dokumen yang diserahkan dari bagian bangsal rawat

83 64 inap ditulis di buku register pengembalian per ruang yang mencakup nama pasien, nomor RM, tanggal masuk dan keluar, diagnosa, bangsal dan kelas perawatan. Setelah diteliti kelengkapan dan jumlahnya, berkas dirakit atau disusun urut sesuai nomor RMnya, berkas rekam medis yang sudah lengkap dan yang kurang lengkap kemudian akan diinput ke dalam komputer yang dilakukan oleh petugas A, setelah DRM diinput DRM yang belum lengkap akan dikembalikan ke bagian pencatatan data yang bersangkutan dan DRM yang sudah lengkap akan diberikan kepada bagian koding/indexing. Selain itu petugas assembling juga mendapatkan tugas tambahan seperti merekap Sensus Harian Rawat Inap (SHRI), melaporkan kasus penyakit pasien DHF dan mengikuti rapat/diklat setiap bulannya. 2. Kapasitas Kerja Petugas Assembling Berdasarkan hasil wawancara didapatkan hasil karakteristik responden sebagai berikut : Tabel 4.1 karakteristik petugas assembling Petugas Kapasitas kerja Umur (tahun) Pendidikan terakhir Jenis kelamin Lama kerja (tahun) Petugas A 23 D4 rekam medis perempuan 1 tahun Petugas B 44 S1 ekonomi perempuan 17 tahun Sumber data : primer

84 65 Dari tabel 4.1 dapat dilihat petugas A dan petugas B semua berjenis kelamin perempuan dengan usia yang berbeda petugas A berusia 23 tahun dengan lama kerja yaitu 1 tahun dan pendidikan terakhir yaitu D4 rekam medis, sedangkan petugas B berusia 44 tahun dengan lama kerja yaitu 17 tahun dan pendidikan terakhir yaitu S1 ekonomi. Berdasarkan tabel 4.1 dapat dilihat dari pengalaman lama kerja petugas B yang sudah 17 tahun meskipun pendidikan terakhirnya bukan rekam medis namun berdasarkan pengalaman lama kerja dan pelatihan petugas dapat menyelesaikan kurang lebih 35 DRM per hari. Sedangkan petugas A dengan tingkat pendidikan terakhirnya yaitu D4 rekam medis dan pengalaman lama kerjanya yaitu baru 1 tahun namun berdasarkan tingkat pendidikan terakhirnya D4 rekam medis petugas mampu menyelesaikan kurang lebih 30 DRM per hari. Dan terkadang petugas mendapatkan tugas tambahan diluar tugas pokoknya sebagai petugas assembling, seperti merekap Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) setiap bulannya dan membuat laporan DHF selain itu petugas mengikuti rapat rutin bulanan, diklat, seminar dan pelatihan pelatihan lainnya. 3. Rata rata Waktu per kegiatan Setelah melakukan pengamatan terhadap kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh petugas berdasarkan metode yang sederhana diperoleh rata rata waktu yang diperlukan dalam penyelesaian masing masing kegiatan yaitu :

85 66 Tabel 4.2 hasil pengamatan No Kegiatan Waktu (menit) Meregister DRM yang masuk dari bangsal a. Petugas A b. Petugas B Merakit dokumen rekam medis a. Petugas A b. Petugas B Meneliti kelengkapan data dokumen rekam medis a. Petugas A b. Petugas B Menginput hasil kelengkapan data ke komputer a. Petugas A Sumber data : primer 1,06 1,20 9,42 10,33 4,03 3,37 1,17 Dari tabel 4.2 dapat dilihat bahwa dalam meregister DRM masuk petugas A dapat menyelesaikan dengan rata rata waktu 1,06 menit dan untuk petugas B dengan rata rata waktu 1,20 menit untuk menyelesaikan satu DRM. Dalam kegiatan merakit dokumen rekam medis petugas A dapat menyelesaikan dengan rata rata waktu 9,42 menit dan untuk petugas B dengan rata rata waktu 10,33 menit untuk menyelesaikan satu DRM. Sedangkan dalam kegiatan meneliti kelengkapan data pada DRM petugas A dapat menyelesaikan dengan rata rata waktu 4,03 menit dan untuk petugas B dengan rata rata waktu 3,37 menit untuk menyelesaikan satu DRM. Dan dalam kegiatan menginput hasil kelengkapan data kedalam komputer yang hanya dilakukan oleh petugas A dapat diselesaikan dengan rata rata waktu 1,17 menit untuk menyelesaikan satu DRM.

86 67 E. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling dengan metode WISN 1. Hari dan jam kerja efektif per tahun Tugas pokok petugas di bagian assembling adalah mergister DRM yang masuk dari bangsal, merakit formulir formulir DRM menjadi urut dan runtut, meneliti kelengkapan data pada DRM, menginput hasil kelengkapan data DRM ke komputer. Jam kerja efektif petugas assembling dalam satu tahun (tahun 2015) adalah : Jumlah hari kerja dalam satu tahun = 6 x 52 minggu = 312 (K) Cuti tahunan Libur nasional = 12 hari/tahun (L) = 15 hari (M) Ketidakhadiran (personal) Petugas A Petugas B Waktu kerja = 6 hari (P) = 5 hari (P) = 5,5 jam/hari (R) Rumus mencari Waktu Kerja Tersedia : a) Hari kerja tersedia 1) Petugas A K (L+M+P) = 312 ( ) = {312 (33)} = 279 hari 2) Petugas B K (L+M+P) = 312 ( ) = {312 (32)} = 280 hari

87 68 b) Waktu kerja tersedia 1) Petugas A K (L+M+P) x R = 312 ( ) x 5,5 = {312 (33)} x 5,5 = 1534,5 jam {K (L+M+P) x R} x 60 = {312 ( ) x 5,5} x 60 = menit 2) Petugas B K (L+M+P) x R = 312 ( ) x 5,5 = {312 (32)} x 5,5 = 1540 jam {K (L+M+P) x R} x 60 = {312 ( ) x 5,5} x 60 = menit 2. Kuantitas kegiatan pokok per tahun Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksankan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun. Kuantitas kegiatan pokok per tahun untuk kegiatan meregister DRM masuk dari bangsal, merakit formulir formulir pada DRM, meneliti kelengkapan data pada DRM dan menginput kelengkapan data ke komputer berdasarkan perhitungan menggunakan Time Series Data / Trend Data untuk menentukan prediksi jumlah DRM tahun 2016 yang merupakan beban kerja petugas.

88 69 a) Analisa Deret Berkala ( Time Series Data / Trend Data ) Tabel 4.3 jumlah pasien rawat inap berdasarkan RL.3 Tahun Jumlah Sumber data : primer Tabel 4.4 perhitungan trend dengan metode kuadrat terkecil Tahun Y X XY X total Sumber data : primer Langkah langkah untuk mencari prediksi beban kerja per tahun adalah sebagai berikut : 1) Mencari a dan b

89 70 2) Masukkan ke rumus kuadrat terkecil Y = a + bx = 12956,4 + (534,2 x 3) = Berdasarkan perhitungan diatas dapat diketahui perdiksi beban kerja petugas pada tahun 2016 adalah DRM. b) Volume kegiatan per hari 1) Petugas A Volume kegiatan = 2) Petugas B = 52,18 = 53 DRM Volume kegiatan = = 51,99 = 52 DRM Berdasarkan perhitungan diatas diperoleh volume kegiatan atau beban kerja yang harus diselesaikan oleh petugas A sebanyak 53 DRM dan petugas B sebanyak 52 DRM.

90 71 c) Kuantitas kegiatan pokok per tahun 1) Petugas A Kuantitas kegiatan pokok per tahun = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 53 x 279 = DRM/tahun 2) Petugas B Kuantitas kegiatan pokok per tahun = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 52 x 280 = DRM/tahun Berdasarkan perhitungan diperoleh kuantitas kegiatan pokok per tahun petugas A yaitu DRM/tahun dan petugas B yaitu DRM/tahun. 3. Standar Kelonggaran a) Faktor kelonggaran kategori (FKK) Disusun untuk menentukan faktor kelonggaran kategori yang dilakukan oleh petugas assembling RSUD Ambarawa : Tabel 4.5 faktor kelonggaran kategori petugas A dan B Kegiatan Rata rata Rata rata WKT Standar waktu waktu/tahun (jam) Kelonggaran Rapat 2 jam/bulan ,5 24 : 1534,5 = 0,015 Seminar/Pe ,5 14 : 1534,5 = latihan jam/tahun 0,009

91 72 Total standar kelonggaran = 0,024 x 100 = 2,4 Sumber data : primer Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas assembling FKK = 1 : {1 (1 (total SKK : 100)} = 1 : {1 (1 (2,4 : 100)} = 1 : (1 0,024) = 1 : 0,976 = 1,024 Berdasarkan tabel 4.5 perhitungan faktor kelonggaran kategori petugas A dan petugas B terdapat berbagai kegiatan dan diperoleh FKK petugas A dan petugas B sebesar 1,024 tenaga. b) Faktor kelonggaran individu (FKI) Tabel 4.6 faktor kelonggaran individu petugas assembling Kegiatan tambahan Petugas A Rekap SHRI Standar kelonggaran 12 kali 6 jam/bulan 72 jam/tahun Presentase standar kelonggaran Total presentase 4,69% Petugas B Laporan DHF 52 kali 5 jam/minggu Total FKI = 21,57 : 2 = 10,785 Sumber data : primer 260 jam/tahun % 16,88% Faktor kelonggaran individu (FKI) petugas assembling FKI = 1 : {1 (1 (total FKI : 100)}

92 73 = 1 : {1 (1 (10,785 : 100)} = 1 : (1 0,10785) = 1 : 0,89215 = 1,12 Berdasarkan tabel 4.6 perhitungan faktor kelonggaran individu petugas A dan petugas B terdapat kegiatan rekap SHRI dan laporan DHF dari berbagai kegiatan tersebut menghasilkan FKI sebesar 1,12 tenaga. 4. Standar beban kerja Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama satu tahun untuk menghitung standar beban kerja dibutuhkan rata rata waktu per kegiatan masing masing petugas dalam mengerjakan tugas pokoknya. a) Petugas A Standar beban kerja untuk meregister, merakit, meneliti kelengkapan data dan menginput hasil kelengkapan data pada DRM rawat inap dengan rata rata waktu yaitu 4,44 menit maka perhitungannya : Standar beban kerja = = = ,5 DRM b) Petugas B Standar beban kerja untuk meregister, merakit dan meneliti kelengkapan data pada DRM rawat inap dengan rata rata waktu yaitu 5,44 menit maka perhitungannya :

93 74 Standar beban kerja = = = ,3 DRM Berdasarkan perhitungan diperoleh standar beban kerja masing masing petugas adalah petugas A yaitu ,5 DRM dan petugas B yaitu ,3 DRM. 5. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja Perhitungan kebutuhan tenaga kerja bertujuan untuk mengetahui jumlah petugas asembling yang diperlukan sesuai beban kerja selama 1 tahun dan sebagai penunjang analisa beban kerja, Kebutuhan tenaga kerja bagian assembling : a) Kegiatan pelayanan utama Petugas A Kebutuhan petugas = = Petugas B = 0,71 Kebutuhan petugas = = = 0,86 Jumlah kegiatan pelayanan utama = 1,57 b) Kegiatan penunjang penting yang dilakukan setiap petugas

94 75 = kegiatan staf pelayanan utama x FKK = 1,57 x 1,024 = 1,61 c) Kegiatan tambahan beberapa staf = kegiatan penunjang penting setiap petugas + FKI = 1,61 + 1,12 = 2,73 = 3 petugas Dari perhitungan diketahui kebutuhan tenaga kerja assembling sebanyak 3 petugas. Kategori Tabel 4.7 perbandingan kebutuhan tenaga kerja Staf Kebutuhan Kurang/Lebi WISN Keadaan SDM yang staf (b) h ratio masalah ada (a-b) a/b tenaga (a) Petugas assemblin 2 2,73-0,73 0,73 Kurang petugas g Dari tabel 4.7 terdapat perbandingan antara jumlah nyata dan kebutuhan tenaga didapatkan WISN ratio 0,73 petugas assembling yang berarti keadaan tenaga kurang petugas F..Analisa Data Kebutuhan perhitungan kebutuhan tenaga kerja dengan menggunakan metode WISN memerlukan beberapa data untuk menghasilkan perhitungan yang tepat. Data data yang diperlukan yaitu

95 76 waktu kerja tersedia meliputi jumlah hari kerja, cuti tahunan, libur nasional, ketidakhadiran (personal) dan jam kerja petugas. Dan dibutuhkan jumlah pasien keluar rawat inap berdasarkan RL.3 untuk menentukan prediksi jumlah DRM pasien rawat inap pada tahun Hasil perhitungan prediksi jumlah DRM akan digunakan untuk menghitung volume kegiatan petugas dan kuantitas kegiatan pokok. Waktu kelonggaran juga dibutuhkan dalam perhitungan yaitu meliputi rapat, seminar/pelatihan, dan lain-lain diluar tugas pokok petugas. Juga diperlukan waktu petugas dalam menyelesaikan tugasnya yang digunakan untuk menghitung standar beban kerja petugas. Setelah semua data diperoleh selanjutnya menghitung kebutuhan tenaga kerja. Dari hasil perhitungan WISN diperoleh hasil perhitungan kebutuhan petugas assembling 3 petugas assembling, sedangkan pada kenyataanya saat ini di RSUD Ambarawa hanya terdapat 2 petugas assembling.

96 77 BAB V PEMBAHASAN A. Pembahasan Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang dibagian assembling memiliki petugas assembling berjumlah 2 orang yang mempunyai tugas pokok yaitu meregister DRM yang masuk dari bangsal rawat inap sesuai tanggal pulang pasien, merakit formulir formulir rekam medis rawat inap menjadi urut/runtut sesuai kronologi penyakit, meneliti kelengkapan data pada formulir DRM sesuai kasus penyakit pasien yang bersangkutan dan untuk menginput hasil kelengkapan data DRM ke dalam komputer hanya dikerjakan oleh satu petugas yaitu petugas A. Petugas assembling juga mempunyai tugas lain diluar tugas pokoknya yaitu merekap sensus harian rawat inap dan melaporkan kasus penyakit pasien DHF. Hal itu yang menambah beban kerja petugas assembling. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas tentang tugas pokok pada bagian assembling sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan yaitu menerima dan mencatat pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal rawat inap pada buku register, merakit dokumen rekam medis, meneliti kelengkapan formulir dokumen rekam medis dan menginput dokumen yang telah diteliti kelengkapannya ke dalam komputer. Bagian assembling memiliki 2

97 78 petugas dengan kapasitas kerja yang berbeda yaitu petugas A dengan jenis kelamin perempuan yang berusia 23 tahun, dengan pendidikan terakhir D4 RMIK dan lama kerja petugas baru 1 tahun. Sedangkan petugas B dengan jenis kelamin perempuan yang berusia 44 tahun dengan pendidikan terakhir S1 ekonomi dan lama kerja petugas sudah 17 tahun, dapat dilihat dari pendidikan terakhir dan pengalaman lama kerjanya dapat membantu menentukan kecepatan dan ketepatan dalam mengerjakan tugas pokoknya. Dan mempengaruhi kuantitas kegiatan pokok petugas dalam meregister DRM masuk, merakit DRM, meneliti kelengkapan data DRM dan menginput hasil kelengkapan data ke komputer. Produktifitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu motivasi, kedisiplinan, etos kerja, ketrampilan dan pendidikan (9). Berdasarkan hasil pengamatan faktor yang dapat mempengaruhi yaitu pendidikan, umur dan lama kerja petugas yang mempengaruhi kinerja petugas dalam menyelesaikkan tugasnya. Tenaga kerja Indonesia yang usianya lebih dari usia produktif atau manula pada umumnya kemampuan bekerjanya kurang, menghasilkan kualitas kerja yang rendah. Usia yang lebih baik dan cocok untuk menjadi tenaga kerja adalah usia produktif yakni dari 15 sampai 44 tahun agar hasil kerjanya lebih baik (14). Selain hal tersebut perlu diperhatikan pula hal hal yang menyangkut dengan kegiatan selain job description atau tugas pokoknya dan faktor faktor lain seperti waktu kerja, Dimana waktu kerja sangat menentukan efisiensi dan produktivitas seseorang. Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukaan. Jam kerja petugas assembling adalah 5,5 jam per harinya, petugas mendapatkan cuti tahunan 12 hari dan pada

98 79 tahun 2015 ketidakhadiran petugas A sebanyak 6 hari dan ketidakhadiran petugas sebanyak 5 hari termasuk izin unuk keperluan pribadi. Faktor kelonggaran petugas assembling meliputi rapat bulanan sebanyak 2 jam per bulan dan seminar / pelatihan sebanyak 14 jam per tahun, juga mempunyai tugas lain diluar tugas pokoknya yaitu merekap sensus harian rawat inap yang dilakukan setiap satu bulan sekali yang membutuhkan waktu 6 jam/bulan dan melaporkan kasus penyakit pasien DHF yang dilakukan setiap satu kali dalam seminggu yang membutuhkan waktu 5 jam/minggu. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam waktu kerja adalah : (a) Lamanya seseorang dapat bekerja dengan baik (b) hubungan waktu kerja dengan istirahat dan (c) waktu kerja sehari menurut periode yang meliputi pagi, siang, dan malam, jam kerja tanpa istirahat untuk waktu kebutuhan personal, fatique and Delay (PFD) adalah 15% dari waktu normal. Rata rata lama bekerja sesorang dalam sehari adalah 6 8 jam dan selebihnya adalah istirahat ataupun dipergunakan untuk kehidupan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi dalam seminggu seseorang dapat bekerja dengan baik selama jam (10). Menurut Rodahl, Adiputra dan Manuaba bahwa secara umum hubungan antara beban kerja dan kapasitas kerja dipengaruhi oleh berbagai faktor yang sangat komplek, baik faktor internal maupun eksternal. Faktor internal beban kerja adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal, meliputi faktor somatik yaitu jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, kondisi tubuh, status gizi. (9) dan faktor psikis yaitu motivasi,

99 80 presepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dan lain - lain. (9) sedangkan faktor external beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja, meliputi tugas tugas (task) yang dilakukan baik bersifat fisik seperti stasiun kerja, tata ruang tempat kerja, alat dan sarana kerja, kondisi atau medan kerja, sikap kerja, cara angkut-angkut, dan lain - lain. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat mental seperti kompleksitas pekerjaan atau tingkat kesulitan pekerjaan yang mempengaruhi tingkat emosi pekerja, tanggung jawab pekerjaan, dan lain - lain, organisasi kerja yang dapat mempengaruhi beban kerja seperti, lamanya waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, sistem pengupahan, dan lain - lain dan lingkungan kerja yang dapat memberikan beban tambahan kepada pekerjaannya adalah lingkungan kerja fisik seperti mikroklimat intensitas penerangan, intensitas kebisingan, vibrasi mekanis dan tekanan udara. lingkungan kerja kimiawi seperti : debu, gas-gas pencemar udara, uap logam, fume dalam udara, dan lain - lain. lingkungan kerja biologis seperti : bakteri, virus dan parasit, jamur, serangga, dan lain - lain. lingkungan kerja psikologis seperti : pemilihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan antara pekerja dan pekerja, pekerja dengan atasan, pekerja dan keluarga dan pekerja dengan lingkungan sosial yang berdampak kepada performansi kerja ditempat kerja. (9)

100 81 Petugas A dalam kegiatannya memiliki waktu yang berbeda dengan petugas B, petugas A memiliki kegiatan yang lebih banyak karena disamping usia petugas yang masih muda, pendidikan terakhir petugas A adalah D4 rekam medis. Rata rata waktu per kegiatan petugas A dalam meregister DRM masuk, merakit DRM, meneliti kelengkapan data DRM dan menginput hasil kelengkapan data ke komputer adalah 4,44 menit, sedangkan rata rata waktu per kegiatan petugas B dalam meregister DRM masuk, merakit DRM, meneliti kelengkapan data DRM adalah 5,44 menit dan didapatkan volume kegiatan petugas A per hari sebanyak 53 DRM sedangkan volume kegiatan petugas B sebanyak 52 DRM kemudian diperoleh kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 yang dilakukan oleh petugas A sebanyak DRM dengan hari kerja 279 hari dan kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 yang dilakukan oleh petugas B sebanyak 14,560 DRM dengan hari kerja 280 hari dan diperoleh standar beban kerja petugas A dalam satu tahun adalah ,5 DRM dan standar beban kerja petugas B dalam satu tahun adalah ,3 DRM. Berdasarkan hasil perhitungan dengan menggunakan metode WISN didapatkan kebutuhan tenaga kerja sebanyak 3 petugas. Pada kenyataanya dibagian assembling saat ini terdapat 2 petugas assembling sehingga perlu untuk adanya penambahan 1 petugas assembling. Jika jumlah tenaga kerja sedikit sedangkan beban kerjanya tinggi akan mengakibatkan produktivitas kerja rendah dan akan memperburuk mutu pelayanan rumah sakit terhadap pasien. Meskipun terkadang petugas bekerja melebihi jam kerja tetapi dokumen tetap menumpuk, karena adanya tugas tambahan yang dilakukan petugas assembling. Sehingga

101 82 mengakibatkan penurunan tingkat konsentrasi dan kelelahan petugas assembling. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Bagian assembling RSUD Ambarawa memiliki 2 (dua) petugas assembling yang memiliki tugas pokok menerima dan mencatat pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal rawat inap pada buku register, merakit dokumen rekam medis, meneliti kelengkapan formulir dokumen rekam medis dan menginput dokumen yang telah diteliti kelengkapannya ke dalam komputer, kegiatan tambahan petugas assembling diantaranya merekap sensus harian rawat inap per bulan dan melaporkan kasus penyakit pasien DHF. 2. Kapasitas petugas assembling RSUD Ambarawa yaitu petugas A dengan jenis kelamin perempuan yang berusia 23 tahun, dengan pendidikan terakhir D4 RMIK dan lama kerja petugas baru 1 tahun. Sedangkan petugas B dengan jenis kelamin perempuan yang berusia 44 tahun dengan pendidikan terakhir S1 ekonomi dan lama kerja petugas sudah 17 tahun. 3. Rata rata waktu per kegiatan petugas A adalah 4,44 menit, sedangkan rata rata waktu per kegiatan petugas B adalah 5,44 menit

102 83 4. Waktu kerja tersedia pada tahun 2016 di RSUD Ambarawa adalah petugas A sebanyak1534,5 jam dan petugas B sebanyak 1540 jam. 5. Standar kelonggaran (PFD) petugas assembling dibagi menjadi 2 yaitu standar kelonggaran kategori (FKK) dari kedua petugas assembling sebanyak 1,024 tenaga dan standar kelonggaran individu (FKI) dari kedua petugas assembling sebanyak 1,12 tenaga 6. Volume kegiatan per hari didapat dari prediksi kunjungan tahun dibagi jumlah hari efektif satu tahun diperoleh petugas A sebanyak 53 DRM dan petugas B sebanyak 52 DRM 7. Kuantitas kegiatan petugas assembling RSUD Ambarawa untuk tahun 2016 diperoleh dalam satu tahun untuk petugas A sebanyak DRM/tahun dan petugas B sebanyak Standar beban kerja petugas A dalam satu tahun adalah ,5 DRM dan standar beban kerja petugas B dalam satu tahun adalah ,3 DRM. 9. Total kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling RSUD Ambarawa pada tahun 2016 didapatkan kebutuhan tenaga kerja sebanyak 3 petugas. B. Saran 1. Sebaiknya petugas assembling tidak melaksanakan tugas yang diluar job describtion atau tugas pokoknya, agar kegiatan atau tugas pokoknya dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). 2. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja menggunakan metode WISN di bagian assembling RSUD Ambarawa pada tahun

103 adalah 3 petugas, sedangkan saat ini di RSUD Ambarawa hanya terdapat 2 petugas yang artinya perlu menambahkan 1 petugas assembling agar sesuai dengan beban kerja yang ada di unit rekam medis RSUD Ambarawa Kabupaten Semarang. DAFTAR PUSTAKA 1. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia.Revis.1. Jakarta Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 Tentang Rekam Medis. 3. Direktorat Jendral pelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik, Jakarta, Desember, Hartono, Bambang. Manajemen Pemasaran Untuk Rumah Sakit. Jakarta: PT Rineka Cipta Rustyanto, Ery. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Graha Ilmu. Yogyakarta Wijoni, Djoko. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya Azwar, Azrul. Menjaga mutu pelayanan kesehatan. pustaka sinar harapan. Jakarta

104 85 8. Nurmianto, Eko. Ergonomi : Konsep Dasar Dan Aplikasinya. Prima Printing. Surabaya. Edisi Pertama Cetakan Kedua. Oktober Tarwaka, Solikhul HA. Bakri, Lilik Sudiajeng. Ergonomi Untuk Keselamatan Kesehatan Kerja Dan Produktivitas. UNIBA PRESS. Surakarta Wignyo, Soebrata, Sritomo. Ergonomi Studi Gerak Dan Waktu. PT. 83 Guna Widya. Jakarta Suma mur, P.K. Hygine Perusahaan Dan Keselamatan Kerja. CV. Haji Massaging. Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Perlengkapan Kerja WISN / WISN TOOLKIT Indonesia.Pdf ( TOOLKIT Indonesia.pdf diakses pada tanggal 2 Mei 2016, pukul WIB) 13. Saleh, sasumbar. Statistic deskriptif. Unit penerbit dan percetakan AMP YKPN. Yogyakarta Notoatmodjo, Soekidjo. Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta Saragih Rosita, dkk. Pengaruh Mutu Pelayanan Kesehatan Terhadap Loyalitas Pasien Rumah Sakit Umum Hema Medan. diakses 20/06/ :00 pm.

105 Tjiptono, Fandy. Prinsip Prinsip Total Quality Service. Andi Offset, Yogyakarta Muninjaya, A. A. Gde. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Buku Kedokteran, EGC. Jakarta Lubis, Anggina Nita. Analisis Pengetahuan Tenaga Kesehatan Dengan Ketidak Lengkapan Isian Resume Medis Di RS Hospital Cinere Tahun Gambaran%20pengetahuan-Literatur.pdf diakses 21/06/ :00 pm. 19. Buku pedoman profil RSUD Ambarawa

106 LAMPIRAN 87

107 88

108 89

109 90

110 91

111 92

112 93