ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS ASSEMBLING DAN KODING BERDASARKAN TEORI WISN DI RSUD UNGARAN TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH

Transkripsi

1 ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS ASSEMBLING DAN KODING BERDASARKAN TEORI WISN DI RSUD UNGARAN TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK Oleh : VIVIENE PITALOKA SARI DEWI D PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG TAHUN 2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Peneliti ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN PERSEMBAHAN First of all thanks to God for the blessing and the time for me to finish this scientific work with full of struggle. I present my scientific work to my parents. Big thanks to my parents for supporting me and pray for me to finish scientific work, even I always complaining about my scientific work but you always pray for the best of me. I love you mom and dad. Big thanks to my brother Mas Heri that always there when I needed, especially fot the many that you always give to me. Thanks you too for uncle Sunar and Aunt Jum that give me a place to stay when I get college in Semarang and be my second parents in here. Big thanks to my bestfriend Yenong and Kak zizong. You always accompany me in the last 3 year of my college that make us like a Trio Kwek-kwek. For Yenong who always give me motivation which sometimes doesn t make any sense, which always give me courage but she the one that lazy for finish her text. For Kak izong which oldest between us, the labiles one. That always get bully for her faithfull, hehehe. Thakns to all of you that make me happy and accompany me trough all the thing that happen to me when I finish my scientific work. Thanks for your prayer and motivation, for listening me and give me advice to become a strong women. Thanks for let me stay in your place even I always make noise and messup your place. We always be a bestfriend even with when we do apart in our live. We are BENG-BENG SQUAD! Love you to the moon and back guys :* For all you in class RMIK D22.63, you are the best. My noisy and stubborn class, which always get interrupt by lecture. But that the place our relationship goes till the end. From no one until someone special to me, we do everything together. vii

8 Thanks guys! For all my Team hore alay Aning, Indah, Eby, Uma, Indri, Nurin, Agnes thanks so much for accompany me when I do my session. We upset when fnish our work together. The last but not the last, thanks for my bestfriend from elementary school which completing my life until now. For Rya Febriana Ramadhani the young enterprenour which doesn t want to work under pressure even she was preasure by her mother that make her a strong woman. And for candidate sport teacher, si anak hits Bondhan Pradika. Thanks you so much to both of you for your supporting me. The both of you always support me but also always bullying me but still love you to the moon and back guys! Thanks to my advisor Miss Maryani Setyowati, SKM, M.Kes my lecture which help me to finish it. Thanks to all the lectures of healthty faculty especially for D3 Medical Record lectures which teach and learn me which a big patient even I do something bad. Thanks for all that give me support motivation and their participation in finishing my scientific work its might be not finish on time without your help. Thanks all!! :D viii

9 RIWAYAT HIDUP Nama : Viviene Pitaloka Sari Dewi Tempat & Tanggal Lahir : Wonogiri, 18 Juli 1995 Jenis Kelamin Agama Alamat : Perempuan : Islam : Pelem, RT 01/RW 02, Pelem, Jatisrono, Wonogiri Riwayat Pendidikan 1. SD Negeri 2 Pelem, Jatisrono, Wonogiri tahun SMP Negeri 1 Wonogiri tahun SMA Negeri 1 Wonogiri tahun Program studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun ix

10 KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang btelah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga saya dapat menyusun karya tulis ilmiah ini dengan judul Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Petugas Assembling dan Koding Berdasarkan Teori WISN di RSUD Ungaran Tahun Tidak lupa saya ucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang membantu hingga terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Terimaksih saya ucapkan kepada : 1. Dr.Ir.Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Univerasitas Dian Nuswantoro Semarang 2. Dr.dr.Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro 3. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro 4. Dr.Setya Pinardi, M.Kes selaku Direktur Utama RSUD Ungaran 5. Siti Rahayuningsih,S.Km selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Ungaran 6. Seluruh staf rekam medis di RSUD Ungaran 7. Maryani Setyowati, M.Kes selaku Dosen Pembimbing KTI (Karya Tulis Ilmiah) 8. Seluruh dosen DIII-Rekam medis dan informasi kesehatan Universitas Dian Nuswantoro yang telah memberikan ilmu baik secara formal maupun non formal 9. Teman-teman RMIK 2013 yang saling berkerjasama dan membantu menyusun Karya Tulis Ilmiah ini x

11 Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam karya tulis ilmiah ini. Oleh sebab itu, saya berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran baik dan bersifat membangun agar penelitian ini menjadi lebih baik lagi. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca semuanya khususnya bagi perekam medis. Semarang, Juli 2016 Penyusun xi

12 VIVIENE PITALOKASARI DEWI Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS ASSEMBLING DAN KODING BERDASARKAN TEORI WISN DI RSUD UNGARAN TAHUN 2016 xvi + 54 hal + 14 tabel + 3 gambar + 5 lampiran RSUD Ungaran merupakan rumah sakit tipe C. Berdasarkan survei awal jumlah petugas assembling dan koding rawat inap masing-masing berjumlah 1 petugas. Di bagian assembling terjadi penumpukan dokumen yang berdampak pada pelayanan unit lain seperti kerja petugas koding rawat inap yang juga mengalami penumpukan dokumen. Untuk itu kesesuaian antara beban kerja dengan banyaknya jumlah petugas harus diperhatikan. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui beban kerja dan kebutuhan petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran pada tahun Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dan pendekatan cross sectional. Subjek adalah 1 petugas assembling dan 1 petugas koding rawat inap. Objek penelitian adalah dokumen rawat inap. Analisa data secara deskriptif. Hasil pengamatan di RSUD Ungaran, petugas assembling dan koding rawat inap telah melakukan pekerjaan sesuai dengan deksripsi pekerjaan. Waktu kerja tersedia petugas assembling selama 1 tahun adalah 1813,5 jam/tahun sedangkan petugas koding rawat inap adalah 1794 jam/tahun. Kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 petugas assembling adalah dokumen sedangkan petugas koding rawat inap adalah dokumen. Standar beban kerja selama 1 tahun petugas assembling adalah dokumen sedangkan koding rawat inap adalah 19570,9 dokumen. Dari hasil perhitungan dengan metode WISN didapatkan dibutuhkan 2 petugas koding rawat inap sehingga perlu penambahan 1 petugas. Berdasarkan perhitungan diketahui bahwa penambahan tenaga kerja di bagian koding rawat inap merupakan dampak banyaknya tugas yang harus dikerjakan sehingga perlu adanya keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah petugas agar tidak timbul kelelahan yang akan mempengaruhi produktivitas kerja. Sebaiknya dilakukan penambahan 1 petugas koding rawat inap dan menempatkan petugas khusus koding rawat inap. Kata kunci : petugas assembling, petugas koding rawat inap, beban kerja, WISN Kepustakaan : 14 ( ) xii

13 The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 VIVIENE PITALOKASARI DEWI ABSTRACT ANALYSIS THE NEEDS OF ASSEMBLING AND CODING OFFICER BASED ON WISN THEORY AT RSUD UNGARAN YEAR 2016 xvi + 54 pages + 14 tables + 3 pictures + 5 appendix RSUD Ungaran is a type C hospital. Based on the initial survey the number of assembling and inpatient coding officers each was 1 officer. In assembling, there were accumulation of documents which impact to other units such as accumulation of inpatient coding. Therefore the match between the workload and the number of officers must be considered. The purpose of this study was to determine the workload and needs of assembling and coding personnel in inpatient unit RSUD Ungaran in This was descriptive research with observation and interview methods and cross sectional approach. The subject were one assembling officer and one inpatient coding officer. The research object were inpatient document. Data analyzed descriptively The observation in RSUD Ungaran, assembling officers and inpatient coding has been doing the job according to the job description. Available working time of assembling officer for 1 year was hours / year whereas inpatient coding officer was 1794 hours / year. The quantity of the main activities in 2016 was document of assembling officer while the inpatient coding officer was documents. The standard of workload for 1 year was documents for assembling officers while inpatient coding was document. From the calculation of WISN method takes two officers of inpatient coding so it needs the addition of one officer. Based on the calculation known that the addition of labor at the inpatient coding is the impact of the number of tasks that must be done so that it need for a balance between the workload and the number of officers in order to avoid the fatigue that effects the productivity. Preferably, the addition one officer of inpatient coding and placing specialized staff of inpatient coding. Keywords Bibliography : 14 ( ) : assembling officer, inpatient coding officers, workload, WISN xiii

14 DAFTAR ISI Halaman Judul... Halaman Hak Cipta... Halaman Persetujuan... Halaman Pengesahan... Keaslian KTI... Pernyataan Persetujuan Publikasi KTI... Halaman Persembahan... Halaman Riwayat Hidup... Kata Pengantar... Abstrak..... Abstrack..... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... Daftar Singkatan... i ii iii iv v vi vii ix x xii xiii xiv xvii xviii xix xx BAB I : PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 xiv

15 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Ruang Lingkup... 6 F. Keaslian Penelitian... 7 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Rumah Sakit Rekam Medis Assembling Koding Ergonomi Cara Pengukuran dan Pencatatan Waktu Penetapan Waktu Longgar dan Waktu Baku Metode WISN (Work Load Indikator Staff Need) Time Series Data (Analisa Deret Berkala) Metode Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan Kerangka Teori BAB III : METODE PENELITIAN Kerangka Konsep Jenis Penelitian Variabel Penelitian Definisi Operasional xv

16 5. Populasi dan Sampel Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisis Data BAB IV : HASIL PENGAMATAN Gambaran Umum Rumah Sakit Gambaran Umum Rekam Medis Deskripsi Pekerjaan Kapasitas kerja Hasil Perhitungan dengan Metode WISN BAB V : PEMBAHASAN Petugas Assembling Petugas Koding Rawat Inap BAB VI : KESIMPULAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xvi

17 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 tabel keaslian penelitian... 7 Tabel 2.1 tabel pengamatan The Maytag Company Tabel 3.1 definisi operasional Tabel 3.2 waktu merakit dan meneliti DRM Tabel 3.3 waktu mengkode DRM Tabel 4.1 tugas pokok petugas assembling dan koding RI Tabel 4.2 karakteristik petugas assembling dan koding RI Tabel 4.3 jumlah pasien keluar rawat inap berdasarkan RL Tabel 4.4 perhitungan trend dengan metode kuadrat kecil Tabel 4.5 waktu kelonggaran petugas assembling Tabel 4.6 waktu kelonggaran petugas koding rawat inap Tabel 4.7 tabel perbandingan kebutuhan tenaga xvii

18 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 kerangka teori Gambar 3.1 kerangka konsep Gambar 4.1 struktur organisasi rekam medis RSUD Ungaran xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat izin penelitian 2. Catatan waktu kegiatan petugas assembling 3. Catatan waktu kegiatan petugas koding rawat inap 4. Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis 5. Pedoman Wawancara Petugas assembling 6. Pedoman Wawancara Petugas Koding Rawat Inap 7. Rekapan hasil wawancara 8. Pedoman Observasi 9. Hasil pedoman observasi 10. SOP Assembling 11. SOP koding/indeksing xix

20 DAFTAR SINGKATAN 1. RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah 2. DRM = Dokumen Rekam Medis 3. URM = Unit Rekam Medis 4. SHRI = Sensus Harian Rawat Inap 5. SHRJ = Sensus Harian Rawat Jalan 6. SHGD = Sensus Harian Gawat Darurat 7. WISN = Work Load InddikatorStaff Need 8. SOP = Standar Operasional Prosedur 9. SDM = Sumber Daya Manusia 10. Protap = Prosedur tetap xx

21 xxi

22 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian. [1] Untuk menyelenggarakan pelayanan pada pasien, berdasarkan Permenkes Nomor749a/Menkes/Per/XII/1989 keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan oleh rumah sakit, karena kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk membuat rekam medis, baik pelayanan rawat inap maupun rawat inap, hal ini penting karena rekam medis sebagai sumber informasi medis pasien. [2] Berdasarkan Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab 1 pasal 1 tentang rekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. [3] Setiap proses penyelenggaraan rekam medis dapat terlaksana dengan baik dan dapat memberikan informasi dan data yang lengkap, akurat dan tepat waktu jika didukung sumber daya menusia yang memadai dilihat dari segi kualitas dan kuantitasnya. Kualitas meliputi keterampilan, pengetahuan dan tingkat pendidikan sedangkan kuantitas adalah jumlah tenaga kerja yang ada harus sesuai dengan beban kerja. Tenaga kerja yang sesuai dengan beban kerja sangat mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktivitas kerja. [4] 1

23 2 Unit pelayanan rekam medis terbagi menjadi dua, yaitu : unit pencatatan data rekam medis yang berada di luar unit rekam medis meliputi : TTPRJ, TPPRI, TPPGD, URJ, URI, UGD. Sedangkan unit pengolahan data rekam medis yang berada di dalam unit rekam medis meliputi : assembling, koding indeksing, filing dan analising reporting. [4] Assembling adalah salah satu bagian URM yang sangat penting dan menjadi awal pelayanan di dalam URM. Tugas pokok dan fungsi assembling adalah merakit kembali formulir-formulir DRM menjadi urut/runtut dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti ketidaklengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. [5] Selain petugas assembling, keberadaan petugas koding juga sangatlah penting. Tugas dan fungsi petugas koding adalah mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter. [6] Berdasarkan survey awal di RSUD Ungaran pada bulan Maret 2016 pada bagian assembling terdapat 1 (satu) orang petugas, koding rawat inap terdapat 1 (satu) orang petugas dan koding rawat jalan terdapat 1 (satu) orang petugas. Terlihat terjadi penumpukan DRM di bagian assembling dan koding. Hal itu terjadi karena petugas assembling dan koding mempunyai 2

24 3 beban kerja yang cukup tinggi dan minimnya jumlah petugas. Setiap paginya petugas assembling harus mengambil DRM dan SHRI (Sensus Harian Rawat Inap) ke setiap bangsal untuk kemudian merakit DRM dan meneliti kelengkapan DRM tersebut. Masalah yang terjadi di bagian assembling adalah banyak dokumen yang belum dirakit dan diteliti kelengkapannya, hal itu karena petugas hanya satu yang harus bertugas merakit sekaligus meneliti DRM. Akibatnya akan berdampak pada bagian koding yang DRMnya tidak bisa segera di kode, kemudian berdampak pada bagian analising reporting yang laporannya tidak bisa tepat waktu. Hal ini berdampak pada bagian filing yang terlambat menyediakan DRM untuk kebutuhan pelayanan rekam medis. Adanya tugas tambahan terkadang memiliki kepentingan di luar rumah sakit (diklat, rapat, dsb). Diketahui setiap hari petugas assembling dan koding mengerjakan sebanyak rata-rata 50 DRM pasien rawat inap. Sesuai dengan protap petugas wajib menyelesaikan DRM rawat inap yang harus dikoding agar tidak terjadi keterlambatan apabila pasien akan menggunakan DRM tersebut untuk kontrol rutin setelah melakukan rawat inap. Petugas perlu memperhitungkan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan. Maka dari itu petugas perlu disesuaikan dengan beban kerjanya sehingga produktivitas petugas lebih optimal. Metode yang tepat untuk penelitian ini adalah metode WISN karena dihitung berdasarkan beban kerja. Berdasarkan latar belakang di atas maka peneliti ingin mengetahui banyaknya kebutuhan petugas assembling dan koding rawat inap serta 3

25 4 koding rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran berdasarkan beban kerja sehingga penulis tertarik mengambil judul penelitian tentang : Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Petugas Assembling dan Koding Berdasarkan Teori WISN di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran pada Tahun 2016 B. Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada yaitu beban kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran cukup tinggi dan petugas assembling dan koding yang masing-masing hanya berjumlah 1 (satu) orang dengan banyaknya DRM pasien yang harus dikerjakan setiap harinya maka memunculkan pertanyaan penelitian yaitu: Berapakah jumlah kebutuhan tenaga kerja pada bagian assembling dan koding berdasarkan teori WISN Tahun 2016? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui kebutuhan tenaga kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran berdasarkan teori WISN tahun

26 5 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan pekerjaan (job description) petugas bagian assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran b. Mendeskripsikan kapasitas kerja petugas assembling dan koding rawat inap berdasarkan umur, pendidikan, jenis kelamin, dan lama kerja c. Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas assembling dan koding rawat inap d. Menghitung volume kegiatan dan hari kerja efektif selama satu tahun untuk menghitung kuantitas kegiatan pokok e. Mengetahui standar beban kerja dan standar kelonggaran petugas assembling dan koding rawat inap f. Menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus WISN di bagian assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran tahun 2016 D. Manfaat Penilitian 1. Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan pertimbangan dalam pemenuhan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja di bagian assembling dan koding rawat inap 5

27 6 2. Bagi Institusi Sebagai tambahan refrensi tentang ergonomi khususnya untuk bagian beban kerja di perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro 3. Bagi Peneliti Menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan dalam bidang ergonomi khususnya tentang analisa beban kerja bagian assembling dan koding rawat inap E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan 2. Lingkup Materi Lingkup materi yang digunakan adalah ergonomi, khususnya tentang analisa kebutuhan tenaga kerja 3. Lingkup Lokasi Lokasi penelitian di RSUD Ungaran bagian assembling dan koding 4. Lingkup Metode Metode yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara 6

28 7 5. Lingkup Objek Lingkup objek penelitian ini adalah petugas dan beban kerja di bagian assembling dan koding rawat inap 6. Lingkup Waktu Lingkup waktu penelitian ini dilaksanakan mulai bulan Mei tahun 2016 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Tabel Keaslian Penelitian No Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil Putri Erisda Amalia Mulki Nuzherfi Febrina Hapsari setyaningrum Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan WISN di Bagian Koding Indeksing RSUD Kota Semarang tahun 2013 Analisa Beban Kerja Petugas Koding Rawat Inap di Rumah Sakit Permata Medika Semarang tahun 2014 Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Teori WISN di Bagian Assembling RSUD Kota Semarang tahun 2013 Observasi Kuantitas kegiatan pokok koding RI DRM, RJ DRM dan perlu penambahan 1 petugas koding RJ Observasi Jam kerja efektif per tahun yaitu menit dengan standar beban kerja dalam satu tahun adalah 6779,7 dokumen. Berdasarkan hasil perhitungan perlu penambahan 1 petugas koding Observasi Kuantitas kegiatan pokok petugas assembling dalam 1 tahun adalah sedangkan standar beban kerja setahun adalah 6795,18. Berdasarkan perhitungan WISN Tidak diperlukan tambahan petugas 7

29 8 4 5 Novi Alistantiya Elsa Dita Rusdiana Analisis Beban Kerja Berdasarkan Teori WISN Petugas Koding BPJS Rawat Jalan dan Rawat Inap Tahun 2014 di RSUD Kota Salatiga Analisa Kebutuhan tenaga Kerja Koding/Indeksing BPJS dengan Metode WISN di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang tahun 2015 Observasi Kuantitas kegiatan pokok petugas BPJS rawat jalan DRMdan rawat inap DRM. Berdasarkan perhitungan WISN diperlukan tambahan 1 petugas koding BPJS rawat jalan dan 1 petugas koding BPJS rawat inap. Observasi Standar beban kerja petugas A ,38 DRM, petugas B DRM dan petugas C DRM. Dari hasil perhitungan kebutuhan petugas koding rawat inap 2 petugas dan rawat jalan 3 petugas Persamaan antara penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan teori WISN dan tenaga kerja yang diamati adalah petugas rekam medis. Selain itu persamaan lainnya adalah metode yang digunakan adalah sama-sama menggunakan metode observasi. Sedangkan perbedaan penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya adalah pada lokasi penelitian yaitu penelitian sebelumnya dilakukan di RSUP Dr.Kariadi, RSUD Kota Semarang, RSUD Kota Salatiga, Rumah Sakit Permata Medika Semarang dan RS Panti Wilasa Dr.Cipto sedangkan penelitian sekarang dilakukan di RSUD Ungaran. 8

30 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit mampu melakasanakan tugas profesional yang baik dibidang teknis medis maupun admintrasi kesehatan. Untuk menjaga dan meningkatkan mutu rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu. [1] 2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Misi dari rumah sakit memberi pelayanan kesehatan yang yang bermutu untuk masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tugas dari rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya pelayanan kesehatan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara terpadu dengan peningkatan serta pelaksanaan rujukan. Untuk menyelenggarakan fungsi rumah sakit dengan kegiatan sebagai berikut : a. Pelayanan medis b. Pelayanan dan asuhan keperawatan c. Pelayanan penunjang medis dan non medis 9

31 10 B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab 1 pasal 1 tentang rekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. [3] Sedangkan menurut Huffman EK, 1992 menyampaikan batasan rekam medis adalah : rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang menurut pengetahuan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali atau mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. [7] 2. Tujuan rekam medis Rekam medis bertujuan untuk menyediakan informasi guna memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan memudahkan pengambilan keputusan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, dan pengendalian) oleh pemberi pelayanan klinis dan adminstrasi pada sarana pelayanan kesehatan. [6] 3. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis menurut Gilbony 1991 rekam medis memiliki 6 manfaat yaitu : 10

32 11 a. Admistration Merupakan rekaman data administratif pelayanan kesehatan b. Legal Dapat dijadikan sebagai bahan bukti di pengadilan c. Financial Dapat dijadikan dasar untuuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasien d. Research Data rekam medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan, dan tenaga kesehatan lainnya e. Education Data dalam rekam medis dapat dijadikan sebagai bahan pengajaran dan pendidikan mahasiswa kedokteran, keperawatan dan tenaga kesehatan lainnya f. Documentation Merupakan sarana untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan kesehatan pasien. [6] C. Assembling 1. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling dalam Pelayanan Rekam Medis Bagian assembling adalah salah satu bagian dalam adalah merakit kembali formulir-formulir DRM menjadi urut/runtut dengan 11

33 12 kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti ketidaklengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. [5] 2. Deskripsi Kegiatan Assembling dalam Pelayanan Rekam Medis a. Terhadap sesnsus harian yang diterima 1) Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap setiap hari 2) Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian masing-masing 3) Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM 4) Mengirimkan sesnsus harian tersebut ke fungsi analising dan reporting b. Terhadap DRM yang diterima 1) Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan diterima dengan itu melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis sesuai dengan kasusnya 2) Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir 12

34 13 a) Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada halaman depan folder DRM b) Kartu kendali 3) Bila DRM telah lengkap, selanjutnya : a) Menyerahkan DRM dan KK ke bagian koding/indeksing b) Menyerahkan sensus harian ke bagian analising/reporting 4) Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya : a) Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder DRM b) Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM tidak lengkap kepada unit pencatat untuk diteruskan kepada tenaga kesehatan yang bertanggung jawab terhahap kelengkapan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapinya c) Menyimpan kartu kendali berdasarkan tanggal penyerahan DRM tidak lengkap tersebut d) Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2x24 jam setelah waktu penyerahan 13

35 14 c. Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis 1) Mengalokasikan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis 2) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis 3) Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unit-unit yang memerlukan untuk proses pencatatan dan pelaporan rekam medis 4) Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan tersebut dengan menggunakan buku pengendalian penggunaan formulir rekam medis. [5] D. Koding 1. Pengertian Koding Koding adalah pemberian kode dengan menggunakan huruf atau angka, kombinasi huruf dalam angka mewakili komponen data. [8] Sedangkan pengkodean adalah bagian dari usaha pengorganisasian proses penyimpanan dan pengambilan kembali data yang memberi kemudahan bagi penyajian informasi. 2. Tugas Pokok dan Fungsi Koding dalam Pelayanan Rekam Medis Bagian koding adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, dan 14

36 15 kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter. [6] 3. Deskripsi Kegiatan Koding dalam Pelayanan Rekam Medis a. Menerima DRM yang sudah lengkap dan KK (kartu kendali) dari fungsi assembling b. Meneliti dan mencatat serta menetapkan kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian pada saat KK (kartu kendali) dan lembar formulir rekam medis yag tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau tindakan medis dan sebab kematian utamanya pada formulir RM_1 c. Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantu kode penyakit d. Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter. [5] E. Ergonomi 1. Pengertian Ergonomi Ergonomi berasal dari bahasa latin yaitu ergon (kerja) dan nomos (hukum alam) dan dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engineering, manajemen dan desain atau perancangan. [9] Ergonomi adalah ilmu, seni dan penerapan teknologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktivitas maupun 15

37 16 mental istirahat dengan kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik. [10] 2. Tujuan Ergonomi Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah: a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cidera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik maupun mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja. b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial, mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna serta meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif. c. Menciptakan keseimbangan antara berbagai aspek yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis dan budaya dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi. [10] 3. Produktifitas a. Motivasi Adalah kekuatan atau pendorong kegiatan seseorang kearah tujuan tertentu dan melibatkan segala kemampuan yang dimiliki untuk mencapainya. 16

38 17 b. Kedisiplinan Adalah sikap mental yang tercermin dalam perbuatan tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku. c. Etos Kerja Adalah pandangan untuk menilai sejauh mana kita melakukan suatu pekerjaan dan terus berupaya untuk mencapai hasil yang terbaik dalam setiap pekerjaan yang kita lakukan. d. Keterampilan Faktor keterampilan baik keterampilan teknis maupun manajerial sangat menentukan tingkat percapaian produktivitas. Setiap individu selalu dituntut untuk terampil dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) terutama dalam perubahan teknologi mutakhir. e. Pendidikan Tingkat pendidikan harus selalu dikembangkan baik melalui jalur pendidikan formal maupun informal karena setiap penggunaan teknologi hanya akan dapat kita kuasai dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang handal. [11] 17

39 18 4. Kapasitas Kerja Untuk mencapai tujuan ergonomi, perlu adanya keserasian antara pekerja dan pekerjaannnya, sehingga pekerja dapat bekerja sesuai dengan kemampuan, kebolehan dan keterbatasannya. Secara umum kemampuan, kebolehan dan keterbatasan manusia ditentukan oleh faktor antara lain umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, pengetahuan, antropometri, status kesehatan dan nutrisi, kesegaran jasmani dan kemampuan kerja fisik. [10] 5. Beban kerja Berdasarkan PERMENKES Nomor 81/MENKES/SK/I/2004 beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun di sarana pelayanan kesehatan. Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan proesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin, cuti, dan lainlain. Faktor yang mempengarui beban kerja ada 2 yaitu : a. Beban kerja oleh karena faktor eksternal. Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja. Yang termasuk beban kerja eksternal adalah tugas itu sendiri,organisasai, dan lingkungan kerja. Ketiga aspek ini sering disebut sebagai stressor. b. Beban kerja oleh karena faktor internal. 18

40 19 Faktor internal beban kerja yaitu faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Reaksi tubuh tersebut dikenal sebagai strain. [10] 6. Waktu Kerja Waktu kerja berpengaruh pada efisiensi dan produktivitas seseorang. Semakin lama waktu kerja yang dimilki oleh seseorang tenaga kerja maka akan menambah tinggi beban kerja petugas dan begitu pula sebaliknya. Lamanya waktu kerja seseorang dapat bekerja dengan baik umumnya 6-8 jam perhari. Memperpanjang waktu kerja lebih dari kemapuan dapat terjadi penurunan produktifitas dan memicu timbulnya kelelahan, penyakit, dan kecelakaan. Personal Fatique and Delay (PFD) merupakan kebutuhan personal terbesar yang sebesar 15% dari waktu normal. [11] 7. Kelelahan Kerja Kelelahan adalah suatu mekanisme perlindungan tubuh agar tubuh terhindar dari kerusakan lebih lanjut sehingga terjadi pemulihan setelah istirahat. Penyebab kelelahan antara lain : a. Aktivitas kerja fisik b. Aktivitas kerja mental c. Sikap kerja tidak ergonomis d. Sikap paksa e. Kerja bersifat monoton f. Psikologis 19

41 20 g. Lingkungan kerja h. Waktu kerja sampai istirahat tidak tepat [10] F. Cara Pengukuran dan Pencatatan Waktu Terdapat 3 (tiga) metode yang biasa digunakan untuk mengukur elemen-elemen kerja dengan mengunakan jam henti (stopwatch), yaitu : 1. Pengukuran waktu secara terus menerus (continous timing) Pada pengukuran waktu secara terus menerus pengamat kerja akan menekan tombol stopwatch pada saat elemen kerja pertama kali dimulai dan membiarkan jarum petunjuk stopwatch berjalan secara terus menerus sampai periode atau siklus kerja selesai berlangsung. 2. Pengukuran waktu secara berulang-ulang (repetitive timing) Pada pengukuran waktu secara berulang-ulang jarum stopwatch akan selalu dikembalikan lagi ke posisi nol pada setiap akhir dari elemen kerja yang diukur. Setelah dilihat dan dicatat waktu kerja diukur kemudian tombol ditekan lagi dan segera jarum penunjuk bergerak untuk mengukur elemen kerja berikutnya. 3. Pengukuran waktu secara penjumlahan (accumulative timing) Pada pengukuran waktu secara penjumlahan menggunakan dua atau lebih stopwatch. Apabila stopwatch pertama dijalankan, maka stopwatch nomor dua berhenti, apabila elemen kerja sudah berakhir maka tuas ditekan agar menghentikan gerakan jarum dari stopwatch pertama dan menggerakkan stopwatch kedua untuk 20

42 21 mengukur elemen kerja berikutnya, selanjutnya pengamat bisa mencatat data waku yang diukur oleh stopwatch pertama. [11] G. Penetapan Waktu Longgar dan Waktu Baku Waktu normal semata-mata menunjukan bahwa seorang operator yang berkualifikasi baik akan bekerja menyelesaikan pekerjaan pada kecepatan/tempo kerja yang normal. Tapi kenyataannya operator akan sering menghentikan kerja dan membutuhkan waktu khusus untuk keperluan seperti needs, istirahat melepas lelah dan alasan lain yang diluar kontolnya. Waktu baku adalah sama dengan waktu normal kerja dengan waktu longgar. Waktu longgar yang dibutuhkan bisa diklasifikasi menjadi : a. Kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal (personal allowance) Jumlah waktu longgar untuk kebutuhan personil dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh atau dengan metode sampling kerja. Personal allowance untuk pekerjaan yang berat dan kondisi kerja yang tidak enak personal allowancenya lebih dari 5%. b. Kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah (fatique allowance) Kelelahan fisik manusia bisa disebabkan oleh beberapa penyebab diantaranya adalah kerja yang membutuhkan pikiran banyak dan kerja fisik. Waktu yang diperlukan untuk keperluan istirahat akan sangat tergantung pada individu yang bersangkutan, interval waktu dan siklus kerja dimana pekerja 21

43 22 akan memikul beban kerja secara penuh, kondisi lingkungan fisik pekerjaan, dan faktor-faktor lainnya. Yang sering dilakukan adalah memberikan satu kali periode istirahat pada pagi hari dan sekali lagi ada saat siang menjelang sore hari, lama waktunya berkisar antara 5-15 menit. c. Kelonggaran waktu karena keterlambatan-keterlambatan (delay allowance) Keterlambatan-keterlambatan yang terjadi dari saat ke saat umumnya disebabkan oleh mesin, operator, ataupun hal-hal lain yang diluar kontrol. Macam dan lamanya keterlambatan untuk suatu aktivitas kerja dapat ditetapkan dengan teliti dengan melakasanakan aktivitas time study secara penuh atau pun bisa juga dengan kegiatan sampling kerja. Dengan demikian waktu baku tersebut dapat diperoleh dengan menggunakan rumus [11] : Standar time = normal time + (normal time x % allowance) Atau Standar time = normal time x H. Prosedur Penghitungan Kebutuhan SDM Kesehatan dengan Metode WISN (Work Load Indikator Staff Need) WISN (Work Load Indikator Staff Need) merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional. 22

44 23 Cara perhitungan dengan teori WISN, kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran diperoleh dari rumusan sebagai berikut : 1. Jumlah waktu kerja tersedia Untuk menghitung jumlah waktu yang tersedia diperlukan data sebagai berikut : a. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit yaitu 6 hari kerja (selama seminggu) x 52 minggu b. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memilki hak cuti 12 hari kerja tiap tahun c. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit d. Hari libur nasional berdasarkan keputusan Menteri terkait e. Ketidakhadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan f. Waktu kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku di rumah sakit pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah jam jam sehari dengan jam istirahat selama 1 jam. [12] Waktu kerja tersedia = { K (L+M+P)} x R Keterangan : K : hari kerja L : libur nasional M : cuti tahunan P : personal, ijin, sakit,diklat R : jam kerja dalam satu hari 23

45 24 2. Menetapkan Unit Kerja Menetapkan unit kerja dengan cara merinci pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil sehingga memudahkan pengamatan, pengukuran, dan analisis. Data dan informasi yang dibutuhkan dalam menetapkan unit kerja dan kategori SDM antara lain yaitu mengenai struktur organisasi, uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit. [13] 3. Standar Kegiatan Standar kegiatan adalah waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan standar profesional dalam keadaan setempat (Indonesia dan provinsi/daerah) yang semaksimal mungkin dilakukan petugas suatu unit dalam catatan tahunan. [12] Kuantitas kegiatan per tahun = volume kegiataan x hari kerja 4. Menyusun Standar Beban Kerja Beban kerja standar adalah banyaknya kerja (dalam satu kegiatan pelayanan utama) yang dapat dilakukan oleh seorang tenaga kerja dalam setahun. Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin, cuti, dan lain-lain dalam menyusun standar beban kerja dihitung rata-rata waktu per kegiatan pokok sesuai kegiatan yang dilakukan petugas setiap unit di bagian 24

46 25 rekam medis, sehingga hasilnya akan berbeda-beda sesuai dengan waktu yang dibutuhkan. [12] Standar beban kerja = 5. Menghitung Faktor Kelonggaran Kelonggaran bertujuan untuk memberikan kesempatan pada pekerja untuk memulihkan diri dari kelelahan fisik dan psikologis dalam melakukan pekerjan tertentu, perhitungannnya : a. Mengubah standar kelonggaran kategori dari setiap kegiatan penunjang yang penting menjadi presentase waktu kerja b. Mengalikan masing-masing standar kelonggaran individu dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut c. Menjumlahkan semua hasil yang diperoleh diatas kemudian membagi hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia, maka faktor kelonggaran kategori : FKK = 1 : {1 - (total SKK : 100)} Faktor kelonggaran individu memperhitungkan waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan-kegiatan tambahan. FKI menghitung beberapa petugas yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatankegiatan ini secara setara purna waktu (whole time equivalent, WTE), FKI baru ditambahkan dalam perhitungan akhir dari keseluruhan kebutuhan staf. Perhitungannya sebagai berikut : a. Kalikan masing-masing standar kelonggaran individu dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut 25

47 26 b. Jumlahkan semua hasil yang diperoleh di atas c. Bagilah hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia (WKT) [11] FKK = 1 : {1 - (total FKI : 100)} 6. Menetapkan Kebutuhan Jumlah Tenaga Per Unit Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja bertujuan untuk memperoleh jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama satu tahun. Data-data yang diperlukan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi : waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran dan jumlah kegiatan tiap unit kerja selama satu tahun, rumusnya [12] : a. Menghitung kebutuhan staf pada kegiatan pelayanan utama, rumusnya : b. Kemudian dikalikan dengan faktor kelonggaran sehingga kegiatan penunjang penting yang dilakukan setiap orang rumusnya : = Kebutuhan staf pelayanan utama x FKK I. Time Series Data / Trend Data (Analisa Derat Berkala) Pengertian analisa deret berkala adalah analisa variasi variabel dari waktu ke waktu dalam bentuk-bentuk angka indeks. Schumper merumuskan deret berkala sebagai variabel historis (historical variabel) dan merupakan hasil perpaduan antara kekuatan yang beraneka ragam. 26

48 27 Analisa trend penelitian menggunakan metode kuadrat terkecil (least square). Dalam analisa deret berkala, metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil. Persamaan garis yang kita cari berbentuk Y = a+ bx, dimana : Y : nilai variabel Y pada suatu waktu tertentu a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak (Y) a = nilai Y, jika X = 0 b : keiringan garis trend, besarnya perubahan variabel Y yang terjadi pada setiap perubahan satu unit variabel X X : periode waktu deret berkala Pada metode kuadrat terkecil langkah-langkah yang digunakan adalah : 1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya 2. Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun 3. Hitung nilai XY dan X 2 kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan jumalh X 2 4. Mencari harga a dengan rumus : a = Y n dan harga b dengan rumus : b = XY X 2 5. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend Y = a + bx 27

49 28 6. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang maka lanjutkan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat, sampai pada kode tahun yang akan diramalkan. [11] J. Metode Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan Untuk membuat prediksi jumlah pengamatan, The Maytag Company telah memperkenalkan prosedur sebagai berikut : 1. Melaksanakan pengamatan awal dari kegiatan yang ingin diukur waktunya dengan ketentuan : a. 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus sekitar 2 menit atau kurang b. 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu yang lebih dari 2 menit. 2. Menentukan nilai range ( R ) yaitu perbedaan nilai terbesar (H) dari nilai terkecil (L) dari hasil pengamatan yang diperoleh. 3. Menentukan nilai rata-rata (average) yaitu X yang merupakan jumlah hasil waktu (data) pengamatan yang diperoleh dibagi dengan banyaknya pengamatan (N). nilai N disini seperti yang telah ditetapkan, berkisar antara 1/10 kali pengamatan. Harga rata-rata tersebut secara kasar bisa didekati dengan cara menjumlahkan nilai data yang tertinggi dan terendah dibagi dengan 2 atau dengan formulasi (H/L) / 2 4. Menentukan nilai range dibagi dengan nilai rata-rata (R/X) 5. Menentukan jumlah pengamatan yang perlu dilaksanakan dengan menggunakan tabel berikut (95% convidence) 28

50 29 6. Apabila harga (R/X) tidak didapatkan sama persis seperti tabel maka diambil yang paling mendekati. [11] Jumlah pengamatan yang diperlukan (N) untuk 95% convidence level dan 5% degree of accuracy (precission) Tabel 2.1 Tabel Pengamatan The Maytag Company 29

51 30 K. Kerangka teori Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap Kapasitas kerja : a. Umur b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Antropometri e. Status kesehatan Kuantitas kegiatan pokok : a. Deskripsi pekerjaan b. Volume kegiatan c. Jumlah hari kerja per tahun Standar beban kerja: a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per kegiatan c. Standar kelonggaran Analisa Kebutuhan Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap dengan Metode WISN Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : 11,13 30

52 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Kapasitas kerja : a. Umur b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Lama kerja e. Tugas pokok Kuantitas kegiatan pokok: a. Deskripsi pekerjaan b. Volume kegiatan c. Jumlah hari kerja per Kebutuhan Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap tahun Standar beban kerja: a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per kegiatan c. Standar kelonggaran Gambar 3.1 Kerangka Konsep 73

53 32 B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif yaitu jenis penelitian yang menggambarkan keadaan objek yaitu beban kerja petugas assembling dan koding/indeksing rawat inap. Sedangkan metode yang digunakan adalah observasi yaitu melihat objek secara langsung keadaan masalah yang akan diamati dengan pendekatan cross sectional yaitu rancangan penelitian dengan melakukan pengukuran atau pengamatan pada saat yang bersamaan atau sekali waktu dan wawancara. C. Variabel Penelitian Variabel dalam penelitian ini adalah : 1. Kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling dan koding rawat inap 2. Kapasitas kerja petugas di bagian assembling dan koding rawat inap a. Umur b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Lama kerja e. Tugas pokok 3. Kuantitias kegiatan pokok per tahun a. Deskripsi pekerjaan b. Volume kegiatan c. Jumlah hari kerja per tahun 32

54 33 4. Standar beban kerja per tahun a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per tahun c. PFD / standar kelonggaran D. Definisi Operasional Variabel Tabel 3.1 Definisi Operasional Definisi operasional Kapasitas kerja Kuantitias kegiatan pokok per tahun Standar beban kerja per tahun Karakteristik petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran meliputi : a. Umur, yaitu berapa lama seseorang hidup dalam satuan tahun dihitung dari lahir sampai hari ini. b. Jenis kelamin, yaitu yang membedakan seseorang secara biologis yaitu laki-laki dan perempuan. c. Pendidikan, yaitu pendidikan terakhir yang ditempuh seseorang dengan ukuran tingkat pendidikan meliputi : SD,SMP, SMA, Perguruan Tinggi, dst. d. Lama kerja, yaitu berapa lama seseorang bekerja dihitung dari mulai bekerja sampai hari ini dalam satuan tahun. e. Tugas pokok, yaitu kewajiban utama yang harus dikerjakan seorang petugas Jumlah kegiatan pokok yang dikerjakan oleh petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran dengan rumus : Volume kegiatan x hari kerja efektif per tahun a. Deskripsi kegiatan, yaitu kegiatan yang wajib dikerjakan oleh petugas assembling dan koding rawat inap sesuai dengan Standar Operasional Prosedur/SOP. b. Volume kegiatan, yaitu beban kerja petugas petugas assembling dan koding rawat inap. c. Jumlah hari kerja efektif, yaitu jumlah hari kerja petugas assembling dan koding rawat inap. Standar pelayanan petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran diperoleh dengan rumus : 33

55 34 Kebutuhan kerja tenaga a. Jam kerja efektif per tahun, yaitu hari kerja efektif dalam satu tahun dikali dengan jam kerja per hari. b. Waktu kerja per kegiatan, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. c. PFD, yaitu kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal untuk melepas lelah dan keterlambatan-keterlambatan. Prediksi kebutuhan tenaga kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran diperoleh dengan rumus : a. Kuantitas kegiatan pokok per tahun, yaitu beban kerja petugas assembling dan koding rawat inap dalam satu tahun. b. Standar beban kerja per tahun, yaitu beban kerja dalam satu tahun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di bagian assembling dan koding rawat. E. Populasi dan Sampel 1. Populasi Populasi penelitian ini terdiri dari subyek yaitu kepala rekam medis, petugas assembling, petugas koding rawat inap RSUD Ungaran yang masing-masing berjumlah 1 (satu) orang. Sedangkan objek penelitian yaitu jumlah DRM rawat inap periode bulan Juni. 34

56 35 2. Sampel a. Sampel petugas assembling Sampel penelitian dengan 10 kali pengamatan didapatkan hasil : Tabel 3.2 Waktu merakit dan meneliti DRM No Waktu No Waktu (menit) (menit) Sumber : data primer Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = = 0.98 Rata-rata ( ) = = 2.1 R / = = 0.46 Dengan hasil R / X = 0,46 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 36 DRM (dengan 95% convidence & 5% degree accurancy. 35

57 36 b. Sampel petugas koding rawat inap Sampel penelitian dengan 10 kali pengamatan didapatkan hasil : Tabel 3.3 Waktu mengkode DRM No Waktu No Waktu (menit) (menit) Sumber : data primer Range (R) = nilai terbesar nilai terkecil = = 1.12 Rata-rata ( ) = = 1.87 R / = = 0,59 = 0.6 Dengan hasil R / X = 0,6 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 61 DRM (dengan 95% convidence & 5% degree accurancy) 36

58 37 F. Pengumpulan Data 1. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu meneliti, mengamati, dan mengukur waktu yang digunakan petugas assembling dan koding rawat inap untuk melakukan tugasnya secara langsung menggunakan stopwatch dan melalukan wawancara untuk mengetahui karakteristik petugas assembling dan koding rawat inap. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang telah ada dari rumah sakit yang diperoleh dari bagian rekam medis. Data yang dibutuhkan adalah jumlah kunjungan pasien, jumlah hari kerja, waktu cuti, ketidakhadiran, dan hari libur nasional. Data tersebut akan digunakan untuk menghitung waktu kerja tersedia berdasarkan rumus WISN. 2. Metode Pengumpulan Data a. Observasi Dalam penelitian ini secara langsung mengamati pekerjaan yang dilakukan oleh petugas assembling dan koding rawat inap. 37

59 38 b. Wawancara Pada penelitian ini, peneliti melakukan wawancara secara terstruktur dan secara langsung dengan mengajukan pertanyaan yang ditujukan kepada petugas assembling dan koding rawat inap tentang karakteristik petugas seperti umur, jenis kelamin, lama kerja, pendidikan terakhir, jam kerja, tugas pokok, hambatan kerja serta tentang Standar Operasional Prosedur/SOP. 3. Instrumen Penelitian Data a. Pedoman Observasi Mengamati secara langsung pekerjaan yang dilakukan petugas assembling dan koding rawat inap b. Pedoman Wawancara Yaitu mewawancarai petugas assembling dan koding rawat inap tentang karakteristik petugas c. Tabel Penelitian Digunakan untuk memasukan data pengamatan waktu dan perhitungan beban kerja d. Stopwatch Digunakan untuk menghitung lamanya petugas menyelesaikan kegiatannya 38

60 39 e. Kalkulator Digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan teori WISN G. Pengolahan Data 1. Editing Suatu cara pengolahan data yang dilakukan dengan cara meneliti atau mengoreksi kelengkapan data sehingga didapatkan data yang bisa diolah menjadi informasi. 2. Tabulasi Adalah memasukkan dan menyusun hasil penelitian ke dalam tabel. 3. Perhitungan WISN Rumus umtuk menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan metode WISN : Adapun kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran diperoleh dari rumus : a. Jumlah Waktu Kerja Tersedia Waktukerjatersedia = { K (L+M+P)} x R Keterangan : K :harikerja L :libur nasional M : cuti tahunan R : jam kerja dalam satuhari 39

61 40 P : personal, ijin, sakit,diklat b. Menetapkan Kuantitas Kegiatan Menetapkan kuantitas kegiatan per tahun menggunakan rumus analisa trend untuk perhitungan DRM tahun 2016, menggunakan rumus : Kuantitas kegiatan per tahun = volume kegiataan x hari kerja c. Menyusun standar beban kerja Standar beban kerja = d. Penyusunan standar kelonggaran Standar kelonggaran diperoleh dari faktor kelonggaran yang ada meliputi : 1) Rapat 2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan FKK = 1 : {1 - (total SKK : 100)} e. Menetapkan kebutuhan jumlah tenaga per unit berdasarkan kegiatan pelayanan dikali dengan faktor kelonggaran kategori (FKK), dengan rumus : 40

62 41 H. Analisis Data Digunakan analisa deskriptif untuk menggambarkan keadaan sebenarnya sehingga berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat diambil kesimpulan tentang beban kerja petugas untuk mengetahui kebutuhan jumlah petugas assembling dan koding rawat inap dengan membandingkan menggunakan tabel WISN. 41

63 BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran adalah rumah sakit umum yang dimiliki oleh pemerintah kabupatan Semarang yang mempunyai tugas melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan, yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan dan melaksanakan upaya rujukan. Berdasarkan surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 1152/menkes/SK/XII/1993 tentang peningkatan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran, maka Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran ditetapkan sebagai rumah sakit tipe C, pada tanggal 29 Maret 2010 RSUD Ungaran telah lulus akreditasi penuh tingkat lanjut. Dalam pelaksanan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran diatur dengan peraturan daerah kabupaten Semarang nomor ; 25 tanggal 22 September tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja badan perencanaan pembangunan daerah, inspektorat lembaga teknis daerah dan kantor pelayanan perijinan terpadu kabupaten Semarang. 1. VISI Menjadi pilihan utama masyarakat dalam memperoleh pelayanan rumah sakit. 73

64 43 2. MISI Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan cara a. Mewujudkan pelayanan prima. b. Mewujudkan budaya kerja yang berlandaskan pengabdian, keikhlasan, disiplin serta profesionalisme. c. Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang komprehensif dan terjangkau serta berdaya saing. d. Mewujudkan pelayanan yang bermutu dengan mengikuti perkembagan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan atau kedokteran. 3. Tujuan a. Terwujudnya rumah sakit yang mampu memberi pelayanan medis yang yang bermutu dengan fasilitas yang memadai, memilik sumber daya manusia yang profesional dengan biaya yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. b. Terwujudnya kerjasama yang baik dan harmonis serta meningkatkan kesejahteraan seluruh staf dan karyawan. 4. Motto S - enyum dalam bertegur sapa E - fektif, efesien dan terjangkau R - amah dan profesional melayani pelanggan A - kurat dalam diagnosis dan terapi 43

65 44 S - impati dalam menanggapi keluhan pelanggan I khlas dan berintegritas tinggi dalam melayani pelanggan 5. Filosofi a. Kesembuhan, keselamatan, dan kepuasan adalah kebahagian kami b. Keterbukaan, kerjasama, profesional, dan kesejahteraan sumber daya manusia merupakan modal utama untuk menghasilkan produk jasa yang bermutu c. Pelayanan kesehatan yang spesifik dan menambah daya tarik pelanggan Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran kabupaten Semarang telah memiliki beberapa sarana dan prasarana dalam menunjang kegiatan pelayanan kesehatan terhadap pasien. 1. Jenis pelayanan rumah sakit a. Instalasi Rawat Jalan 1) IGD 2) Spesialis Dalam 3) Spesialis Bedah 4) Spesialis Anak 5) Spesialis Obsgyn 6) Spesialis THT 7) Spesialis Mata 8) Spesialis Saraf 44

66 45 9) Spesialis Kulit 10) Spesialis Jiwa 11) Gigi 12) BP Umum 13) Fisioterapi b. Instalasi Rawat Inap 1) Ruang Melati 2) Ruang Anggrek 3) Ruang Cempaka 4) Ruang Dahlia 5) Ruang Mawar 6) Ruang Flamboyan 7) Ruang Perynatologi 8) ICU c. IPP 1) Laboratorium 2) Rontgen 3) EKG 4) Instalasi Farmasi 5) Instalasi Gizi 6) IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Rumah Sakit) 7) Instalasi Bedah Sentral 8) Instalasi Pemulasaran Jenazah 45

67 46 9) Instalasi Gawat Darurat B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis 1. Struktur organisasi unit rekam medis Kepala RM Koordinator TPP TPP Koordinator asembling Assembling Koordinator Koding/indeksing K/I Koordinator Analising reporting A/R Koordinator filing Filling Pelaksana TPPRJ Pelaksana TTPRI/DG Pelaksana Pelaksana Pelaksana Gambar 4.1 Struktur organisasi rekam medis RSUD Ungaran 2. Visi dan Misi Visi Rekam medis RSUD Ungaran sebagai pusat informasi medis yang dapat digunakan sebagai alat untuk manajemen rumah sakit, bukti proses pelayanan medis, bukti hukum, pengembangan rumah sakit dan penelitian Misi Terselenggaranya pelayanan rekam medis dalam proses pelayanan di RSUD Ungaran yang melihat pasien sebagai manusia seutuhnya 46

68 47 sehingga informasi medis dapat berkesinambungan dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. 3. Tugas pokok dan fungsi unit rekam medis Pelayanan rekam medis juga merupakan hal yang wajib dilakukan dalam suatu rumah sakit sesuai dengan undang-undang dan peraturan pemerintah yang telah ditetapkan. Pelayanan rekam medis ini dibagi berdasarkan tempat kerja dan bagian masing-masing petugas. Uraian tugas rekam medis meliputi : a. Kepala rekam medis 1) Mengordinir, merencanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan rekam medis 2) Mengevaluasi dan memantau kegiatan urusan-urusan yang berada dibawah tanggung jawabnya 3) Membina seluruh petugas yang berada dibawah tanggung jawabnya 4) Mengadakan kordinasi degan unit lain yang terkait dalam rangka penyelengaraan rekam medis 5) Bertanggung jawab masalah administrasi umum, logistik dan kebutan URM sesauai peraturan yang berlaku 6) Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis 7) Menjadi sumber informasi untuk mendukung pelayanan medis b. Urusan penerimaan pasien rawat jalan 1) Mencatat pasien yang akan berobat 47

69 48 2) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru yang dialokasikan no RM-nya 3) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarga tentang pelayanan rumah sakit 4) Mencarikan no. RM lama bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB 5) Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ kemudian ke poli yang di tuju 6) Melakukan registrasi pasien rawat jalan 7) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulanan, tahunan kepada kepala rekam medis 8) Melaksanankan tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan mengenai rawat jalan c. Urusan penerimaan pasien rawat inap 1) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan UDG yang akan dirawat inap 2) Menyediakan dokumen RM pasien yang akan dirawat inap di bangsal yang di tuju atau sesuai dengan admission note (catatan masuk) 3) Menyediakan informasi tentang rawat inap : a) Nama nama pasien yang dirawat inap di rumah sakit tersebut sesuai dengan bangsal atau ruang perawatan b) Tarif rawat inap 48

70 49 c) Pelayanan BPJS,ASKES,ASTEK,Dll d) Informasi lain yang diperlukan berbagai pihak 4) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulanan maupun tahunan kepada atasan atau kepala bagian URM 5) Melaksanankan tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan mengenai rawat inap d. Assembling 1) Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-unit pelayanan 2) Meneliti kelengkapan dokumen rekam medis dan merakit kembali 3) Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap kemudian di kembalikan ke ruangan supaya dilengkapi 4) Mengalokasikan dan mengendalikan no. RM 5) Menyerahkan dokumen yang lengkap kebagian koding e. Koding indeksing 1) Mencatat dan meneliti tulisan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter 2) Mengkode diagnosa penyakit berdasarkan ICD X dan ICD 9 CM 3) Input data pasien RI dan RJ 4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) laporan kematian (mortalitas) 49

71 50 50

72 51 f. Filing 1) Menerima dan mencatat dokumen dari poli dan menerima dokumen dari koding indeksing 2) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap degan metode angka ahir dan di urutkan sesuai nomor urut 3) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya 4) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non aktif 5) Melayani peminjaman dokumen RM 6) Mengusulkan pemusnahan dokumen RM 7) Membuat laporan kegiatan tentang bagian filing setiap bulannya untuk diserahkan kepada kepala unit rekam medis C. Deskripsi Pekerjaan Petugas assembling berjumlah 1 (satu) petugas sedangkan koding rawat inap juga berjumlah 1 (satu) petugas yang memiliki tugas yaitu : Tabel 4.1 Tugas pokok petugas assembling dan koding RI No Kategori SDM Tugas Pokok 1 Petugas Assembling Petugas assembling di RSUD Ungaran bertugas mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM kemudian mendistribusikan DRM lengkap ke petugas koding. Selain itu petugas assembling mempunyai tugas tambahan membantu mengambil DRM ke bangsal rawat inap, melengkapi DRM 51

73 52 No Kategori SDM Tugas Pokok pasien BPJS, mencarikan DRM pasien kontrol. 2 Petugas Koding Rawat Inap Sumber : data primer Petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran bertugas menerima DRM yang sudah di assembling, memberikan kode diagnosa pasien dengan menggunakan ICD-10 dan kode tindakan menggunakan ICD-9, memasukkan data penyakit pasien ke komputer sebagai index penyakit kemudian mendistribusikan DRM yang sudah di kode ke ruang filing. Selain itu petugas koding mempunyai tugas tambahan mengkode DRM BPJS, mengurus DRM pasien BPJS yang naik kelas, mencarikan DRM kontrol. Petugas koding rawat inap juga merangkap sebagi ketua rekam medis. D. Kapasitas Kerja Berdasarkan hasil wawancara didapatkan hasil karakteristik responden sebagai berikut : Tabel 4.2 Karakteristik petugas assembling dan koding RI Petugas Karakteristik Petugas Umur (tahun) Pendidikan Jenis kelamin Lama kerja (tahun) Assembling 43 SMA Perempuan 22 (petugas A) Koding rawat inap 50 S1 Kesmas Perempuan 27 (petugas B) Sumber : data primer Dari tabel 4.2 dapat dilihat petugas assembling yaitu petugas A dan petugas koding rawat inap memiliki satu petugas yaitu petugas B. Semua petugas berjenis kelamin perempuan dengan usia tertinggi yaitu 50 tahun 52

74 53 dengan lama kerja yaitu 27 tahun dan pendidakan terakhir yaitu S1 kesehatan masyarakat. Berdasarkan tabel 4.2 dapat dilihat dari pengalaman lama kerja petugas koding yang sudah 27 tahun meskipun dasar pendidikannya bukan rekam medis namun berdasarkan pengalaman kerja dan pelatihan petugas bisa menyelesaikan tugas pokoknya. Begitu juga dengan petugas assembling yang dasar pendidikannya SMA namun tetap bisa menyelesaikan tugas sesuai dengan tugas pokoknya karena dnegan pengalaman kerjanya selama 22 tahun. Petugas assembling mempunyai tugas tambahan yaitu membantu melengkapi DRM pasien BPJS, mencarikan DRM pasien kontrol. Selain itu petugas juga mengikuti rapat rutin bulanan dan pengajian mingguan. Sedangkan tugas tambahan petugas koding rawat inap yaitu mengkode DRM BPJS, mengurus DRM pasien BPJS yang naik kelas, mencarikan DRM kontrol. Petugas koding rawat inap juga merangkap sebagai ketua rekam medis. Selain itu petugas juga mengikuti rapat rutin bulanan, pengajian mingguan, diklat/ seminar dan pelatihan koding. E. Hasil Perhitungan dan Analisa Beban Kerja dengan Metode WISN 1. Hari dan jam kerja efektif per tahun a) Petugas assembling Tugas pokok di bagian assembling adalah mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM 53

75 54 dan mendistribusikan DRM lengkap ke bagian koding. Jam kerja efektif petugas assembling dalam satu tahun (tahun 2015) adalah : Jumlah hari kerja dalam 1 tahun=6 hari x 52 minggu=312 (A) Cuti tahunan = 12 hari/tahun (B) Libur nasional = 15 hari (D) Ketidakhadiran (personal) = 6 hari (E) Waktu kerja = 5,5 jam/hari (F) Mencari Waktu Kerja Tersedia (WKT) 1) Hari kerja tersedia = [A-(B+D+E)] = [312-( )] = 279 hari 2) Waktu kerja tersedia = [A-(B+D+E)]xF = [312-( )]x5,5 = 1534,5 jam = [A-(B+D+E)xF] x 60 =[312-( )5,5]x60 = menit b) Petugas koding rawat inap Tugas pokok di bagian koding rawat inap adalah menerima berkas dari assembling, memberi kode penyakit dan kode tindakan, memasukkan data ke komputer, dan mengekpedisi DRM ke filing. Jam kerja efektif petugas koding rawat inap dalam satu tahun (tahun 2015) adalah : Jumlah hari kerja dalam 1 tahun=6 hari x 52minggu=312(A) 54

76 55 Cuti tahunan = 12 hari/tahun (B) Libur nasional = 15 hari (D) Ketidakhadiran (personal) = 9 hari (E) Waktu kerja = 5,5 jam/hari (F) Mencari Waktu Kerja Tersedia (WKT) 1) Hari kerja tersedia = [A-(B+D+E)] = [312-( )] = 276 hari 2) Waktu kerja tersedia = [A-(B+D+E)] xf = [312-( )]x5,5 = 1518 jam = [A-(B+D+E)xF] x 60 =[312-( )5,5]x60 = menit 2) Kuantitas Kegiatan Pokok Per Tahun a) Analisa Deret Berkala (Time Series Data/Tend Data) Digunakan untuk menentukan menentukan prediksi jumlah DRM tahun 2016 yang merupakan beban kerja petugas. Tabel 4.3 Jumlah pasien keluar rawat inap berdasarkan RL.3 Tahun Jumlah Sumber : data sekunder 55

77 56 Tabel 4.4 Perhitungan trend dengan metode kuadrat kecil Tahun Y X XY X total Sumber : data primer langkah-langkah untuk mencari prediksi beban kerja per tahun adalah sebagai berikut : 1) Mencari a dan b a = = = 12937,4 b = = 502,7 2) Masukkan ke dalam rumus kuadrat terkecil yaitu : Y = a+bx = 12937,4 + (502,7 x 3) = 14445,5 Berdasarkan perhitungan di atas dapat diketahui prediksi beban kerja petugas pada tahun 2016 adalah 14445,5 DRM. b) Volume kegiatan per hari 1) Petugas assembling Volume kegiatan = = = 51,7 = 52 DRM 56

78 57 2) Petugas koding rawat inap Volume kegiatan = = = 52,4 = 53 DRM Berdasarkan perhitungan diperoleh volume kegiatan atau beban kerja yang harus diselesaikan oleh petugas assembling sebanyak 52 DRM sedangkan petugas koding rawat inap adalah 53 DRM. c) Kuantitas kegiatan pokok per tahun 1) Petugas assembling Kuantitas kegiatan pokok per tahun = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 52 x 279 = DRM/tahun 2) Petugas koding rawat inap Kuantitas kegiatan pokok per tahun = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 53 x 276 = DRM/tahun Berdasarkan perhitungan dapat diketahui kuantitas kegiatan pokok per tahun petugas koding rawat inap yaitu DRM/tahun sedangkan petugas assembling sebanyak DRM/tahun. 57

79 58 2. Standar Kelonggaran a) Petugas assembling Disusun untuk menentukan presentase kelonggaran petugas assembling Tabel 4.5 Daftar standar kelonggaran petugas assembling Kegiatan Rata-rata waktu Rata-rata waktu/tahun WKT (menit) Standar kelonggaran (SKK) Rapat 2 jam/bulan ,5 24 : 1534,5 = 0,01 Pengajian 2 jam/minggu ,5 104 : 1534,5 = 0,06 Pelatihan 48 jam/tahun ,5 48 : 1534,5 = 0,03 0,1 Total standar kelonggaran = 0,1 x 100 = 10 Sumber : data primer Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas koding rawat inap FKK = 1 : {1 (1 (total SKK : 100)} = 1 : {1 (1 (10: 100)} = 1 : (1 0,1) = 1 : 0,9= 1,1 b) Petugas koding rawat inap Disusun untuk menentukan presentase kelonggaran petugas koding rawat inap 58

80 59 Tabel 4.6 Daftar standar kelonggaran petugas koding RI Kegiatan Rata-rata waktu Rata-rata waktu/tahun WKT (menit) Standar kelonggaran (SKK) Rapat 2 jam/minggu : 1518 = 0,06 Pengajian 2 jam/minggu : 1518 = 0,06 Pelatihan 48 jam/tahun : 1518= 0,03 Seminar/diklat 12 jam/tahun : 1518= 0,01 0,16 Total standar kelonggaran = 0,16 x 100 = 16 Sumber : data primer Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas koding rawat inap FKK = 1 : {1 (1 (total SKK : 100)} = 1 : {1 (1 (16: 100)} = 1 : (1 0,16) = 1 : 0,84 = 1,2 3. Standar beban kerja Merupakan kuantitas beban kerja selama 1 (satu) tahun untuk setiap beban kerja per petugas untuk menghitung standar beban kerja dibutuhkan rata-rata waktu per kegiatan masing-masing petugas dalam mengerjakan tugas pokoknya. a. Petugas assembling Standar beban kerja untuk merakit dan meneliti kelengkapan DRM rawat inap berdasarkan pengamatan 10 sampel didapatkan 36 sampel dengan rata-rata waktu 3,9 menit, maka perhitungannya : Standar beban kerja = 59

81 60 = = 23607,7 DRM b. Petugas koding rawat inap Standar beban kerja untuk pemberian kode DRM rawat inap berdasarkan pengamatan 10 sampel didapatkan 61 sampel dengan rata-rata waktu 5,5 menit,maka perhitungannya : Standar beban kerja = = = DRM 4. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah petugas yang dibutuhkan sesuai beban kerja selama 1 tahun dan sebagai penunjang analisa beban kerja a. Kebutuhan petugas assembling Kebutuhan petugas = x FKK = x 1,1 = 0,7 = 1 Jadi kebutuhan petugas assembling sebanyak 1 petugas dan di RSUD Ungaran sudah ada 1 (satu) petugas assembling sehingga tidak membutuhkan tambahan petugas lagi. b. Kebutuhan petugas koding rawat inap Kebutuhan petugas = x FKK 60

82 61 = x 1,2 = 1,06 Jadi kebutuhan petugas koding rawat inap sebanyak 1,06 dan di RSUD Ungaran sudah ada 1 (satu) petugas koding rawat inap sehingga membutuhkan 1 (satu) tambahan petugas lagi. Tabel 4.7 Tabel perbandingan kebutuhan tenaga No Kategori SDM 1 Petugas assembling 2 Petugas koding RI Sumber : data primer Staf yang ada (a) Kebutuhan staf (b) Kurang /Lebih (a-b) WISN ratio Keadaan masalah tenaga Sesuai 1 1,06-0,06 0,94 Kurang petugas Dari tabel 4.7 terdapat dua jenis perbandingan antara jumlah nyata dan kebutuhan petugas koding rawat inap dan petugas assembling. Ratio antara kenyataan dan kebutuhan tenaga didapatkan WISN ratio 0,94 petugas koding rawat inap yang berarti keadaan tenaga tidak sesuai. Sedangkan WISN ratio petugas assembling didapatkan 1 yang artinya sudah sesuai jumlah petugasnya. D. Analisa Data Perhitungan kebutuhan petugas menggunakan metode WISN membutuhkan beberapa data untuk menghasilkan perhitungan yang tepat. Data yang dibutuhkan pertama adalah waktu kerja tersedia petugas meliputi jumlah hari kerja, cuti tahunan, libur nasional, ketidakhadiran (personal), jam kerja dan waktu istirahat petugas. Dibutuhkan perhitungan prediksi 61

83 62 jumlah DRM dengan menggunakan data pasien keluar rawat inap berdasarkan RL.3. Hasil perhitungan prediksi DRM akan digunakan untuk menghitung volume kegiatan petugas. Waktu kelonggaran petugas juga harus diperhatikan, waktu kelonggaran petugas meliputi rapat, pelatihan, seminar/diklat, dan lain-lain yang tidak berkaitan dengan job describtion. Perlu dihitung juga waktu petugas dalam menyelesaikan tugasnya yang nantinya akan digunakan untuk menghitung standar beban kerja petugas. Setelah semua data lengkap kemudian dihitung kebutuhan petugas, Dari hasil perhitungan WISN didapatkan hasil yaitu kebutuhan petugas assembling 1 petugas dan sudah sesuai dengan jumlah petugas saat ini. Sedangkan kebutuhan petugas koding rawat inap yaitu 2 petugas sehingga membutuhkan tambahan petugas karena saat ini petugas hanya berjumlah 1 petugas. 62

84 BAB V PEMBAHASAN A. Assembling Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Ungaran memiliki 1 (satu) orang petugas assembling dengan job description mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM kemudian mendistribusikan DRM lengkap ke petugas koding. Selain itu petugas assembling mempunyai tugas tambahan mengambil DRM ke bangsal setiap harinya membutuhkan waktu 45 menit, membantu melengkapi DRM pasien BPJS dan mencarikan DRM pasien kontrol setiap harinya membutuhkan waktu 1 jam. Petugas assembling seharusnya juga tidak mengambil DRM ke bangsal melainkan petugas bangsal yang mengantarkan DRM ke ruang rekam medis. Hal itu yang menambah beban kerja sebagai petugas assembling. Hal tersebut tidak sesuai dengan teori yang ada yaitu tugas petugas assembling adalah merakit kembali formulir-formulir DRM menjadi urut/runtut dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti ketidaklengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. [5] 73

85 64 Sesuai dengan hasil wawancara yang telah dilakukan, karakteristik petugas assembling dengan umur 43 tahun, jenis kelamin perempuan, pendidikan terakhir SMA dan lama kerja 22 tahun. Dapat dilihat dari lama kerjanya petugas dan pengalaman sesuai usia petugas dapat membantu menentukan kecepatan dan ketepatan mengerjakan tupoksinya dan mempengaruhi kuantitas kegiatan pokok petugas dalam merakit dan meneliti kelengkapan DRM. Produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu motivasi, kedisiplinan, etos kerja, keterampilan dan pendidikan. [10] Dalam hasil pengamatan salah satu faktor yang mempengaruhi adalah pendidikan, umur dan lama kerja petugas yang mempengaruhi kinerja petugas dalam mengerjakan tugasnya. Tenaga kerja Indonesia yang usianya lebih dari usia produktif (manula) biasanya kemampuan bekerjanya kurang, menghasilkan kualitas kerja yang rendah. Usia yang lebih baik dan cocok untuk menjadi tenaga kerja ialah usia produktif, yakni dari tahun agar hasil kerjanya lebih baik. [14] Jam kerja petugas assembling adalah 5,5 jam per harinya. Petugas mendapatkan cuti 12 hari per tahun, dan pada tahun 2015 ketidakhadiran sebanyak 6 hari yang meliputi izin kepeluan pribadi. Faktor kelonggaran petugas meliputi rapat sebanyak 2 jam per bulan, pengajian rutin 2 jam per minggu, pelatihan, mengambil DRM ke bangsal dan mencarikan DRM kontrol. Waktu kerja sangat menentukan efisiensi dan produktivitas seseorang. Semakin lama waktu kerja yang dimilki oleh seseorang tenaga kerja maka akan menambah tinggi beban kerja 64

86 65 petugas dan begitu pula sebaliknya. Lamanya waktu kerja seseorang dapat bekerja dengan baik umumnya 6-8 jam perhari. Memperpanjang waktu kerja lebih dari kemampuan dapat terjadi penurunan produktifitas dan memicu timbulnya kelelahan, penyakit, dan kecelakaan. Personal Fatique and Delay (PFD) merupakan kebutuhan personal terbesar yang sebesar 15% dari waktu normal. [11] Berdasarkan standar operasional prosedur/sop yang berlaku di RSUD Ungaran, berkas rekam medis adalah berkas yang berisikan tentang keterangan tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan selama dalam perawatan. Sedangkan tupoksinya adalah mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM kemudian mendistribusikan DRM lengkap ke petugas koding. Dengan adanya tugas tambahan mengambil DRM ke tiap bangsal tiap paginya dan ditambah dengan adanya tugas tambahan lain yaitu mencarikan DRM pasien kontrol, membantu melengkapi DRM pasien BPJS, hal ini menyebabkan bertambahnya beban kerja petugas dan tingkat kelelahan petugas tinggi yang ditandai dengan penurunan perhatian serta perlambatan dan hambatan persepsi (faktor penyebab kelelahan seperti lelah otot, lelah visual, lelah mental dan monotoris). Bila hal ini terjadi terus-menerus maka akan berdampak pada pekerjaan petugas seperti motivasi kerja menurun dan kualitas 65

87 66 kerja rendah, banyak terjadi masalah dan bisa terjadi kecelakaan kerja. [11] Rata-rata waktu kegiatan petugas dalam melakukan tugasnya yaitu meneliti dan melengkapi DRM adalah 3,9 menit. Volume kegiatan per hari sebesar 52 DRM sedangkan kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 sebanyak DRM dengan hari kerja efektif 279 hari dan standar beban kerja dalam satu tahun yaitu 23607,7 DRM. Standar kegiatan adalah waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan standar profesional dalam keadaan setempat (Indonesia dan provinsi/daerah) yang semaksimal mungkin dilakukan petugas suatu unit dalam catatan tahunan. [12] Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun kerja. [12] Dari hasil perhitungan tersebut dengan metode WISN didapat kebutuhan petugas sebanyak 1 dengan ratio WISN 0 yang artinya kebutuhan petugas sudah sesuai. Dalam perhitungan menunjukkan bahwa tidak perlu adanya tambahan petugas meskipun petugas terkadang bertugas melebihi jam kerja karena adanya tugas tambahan. Terdapat faktor lain yang mengganggu pekerjaan yaitu saat petugas sedang mengerjakan tugasnya terkadang tidak fokus karena petugas melakukan hal diluar SOP seperti bercakap-cakap dengan petugas lain, selain itu petugas juga sering menerima telepon dari bangsal ataupun 66

88 67 dari petugas lain. Terdapat juga hambatan dalam mengerjakan tugas seperti terkadang ada dokter yang tidak mau atau susah untuk mengisi kelengkapan DRM, hal itu juga mempengaruhi beban kerja petugas. Faktor lainnya juga karena adanya tambahan berkas-berkas per DRM pasien sehingga DRM pasien semakin tebal yang mempengaruhi waktu pengerjaan merakit dan meneliti DRM. Bila hal ini terjadi terus-menerus makan akan berdampak pada pekerjaan petugas seperti motivasi kerja menurun dan kualitas kerja rendah, banyak terjadi masalah dan bisa terjadi kecelakaan kerja. [11] Berdasarkan penelitian oleh Febrina Hapsari Setyaningrum tentang tenaga kerja dan beban kerja di RSUD Kota Semarang bahwa untuk dapat menghasilkan kesesuaian antara beban kerja dengan pekerjaannya maka harus diperhatikan faktor penyebabnya. B. Koding rawat inap Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD Ungaran memiliki 1 (satu) orang petugas koding rawat inap dengan job description memberikan kode penyakit dengan ICD-10 dan kode tindakan dengan ICD-9CM, mengindeks penyakit ke komputer, mendistribusikan DRM ke filing. Petugas koding rawat inap juga mempunyai tugas tambahan yaitu membantu mencarikan DRM pasien kontrol, membantu melengkapi DRM pasien BPJS yang naik kelas membutuhkan waktu selama 1 jam setiap harinya. Selain itu petugas koding rawat inap merangkap tugas 67

89 68 sebagai kepala rekam medis di RSUD Ungaran yang akan menambah beban kerja sebagai petugas koding rawat inap. Hal itu sudah sesuai dengan teori bahwa job description petugas koding adalah menerima DRM yang sudah lengkap dan KK (kartu kendali) dari fungsi assembling, meneliti dan mencatat serta menetapkan kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian pada saat KK (kartu kendali) dan lembar formulir rekam medis yang tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau tindakan medis dan sebab kematian utamanya pada formulir RM_1, menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantu kode penyakit, mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter. [5] Sesuai dengan hasil wawancara yang telah dilakukan, karakteristik petugas koding rawat inap dengan umur 50 tahun, jenis kelamin perempuan, pendidikan terakhir S1 kesehatan masyarakat dan lama kerja 27 tahun. Dapat dilihat dari lama kerjanya petugas dan pengalaman sesuai usia petugas dapat membantu menentukan kecepatan dan ketepatan mengerjakan tupoksinya dan mempengaruhi kuantitas kegiatan pokok petugas dalam mengkode DRM. Produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu motivasi, kedisiplinan, etos kerja, keterampilan dan pendidikan. [10] Dalam hasil pengamatan salah satu faktor yang mempengaruhi adalah pendidikan, umur dan lama kerja petugas yang mempengaruhi kinerja petugas dalam mengerjakan 68

90 69 tugasnya. Tenaga kerja Indonesia yang usianya lebih dari usia produktif (manula) biasanya kemampuan bekerjanya kurang, menghasilkan kualitas kerja yang rendah. Usia yang lebih baik dan cocok untuk menjadi tenaga kerja ialah usia produktif, yakni dari tahun agar hasil kerjanya lebih baik. [14] Jam kerja petugas koding rawat inap adalah 5,5 jam per harinya. Petugas mendapatkan cuti 12 hari per tahun, dan pada tahun 2015 ketidakhadiran sebanyak 9 hari yang meliputi izin kepeluan pribadi dan menghadiri bimbingan atau sidang mahasiswa PKL. Faktor kelonggaran petugas meliputi rapat sebanyak 2 jam per minggu, pengajian rutin 2 jam per minggu, pelatihan koding 7 hari, dan seminar/diklat 2 hari. Waktu kerja sangat menentukan efisiensi dan produktivitas seseorang. Semakin lama waktu kerja yang dimilki oleh seseorang tenaga kerja maka akan menambah tinggi beban kerja petugas dan begitu pula sebaliknya. Lamanya waktu kerja seseorang dapat bekerja dengan baik umumnya 6-8 jam perhari. Memperpanjang waktu kerja lebih dari kemampuan dapat terjadi penurunan produktifitas dan memicu timbulnya kelelahan, penyakit, dan kecelakaan. Personal Fatique and Delay (PFD) merupakan kebutuhan personal terbesar yang sebesar 15% dari waktu normal. [11] Berdasarkan standar operasional prosedur/sop yang berlaku di RSUD Ungaran, koding adalah pemberian, penetapan kode dengan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. [14] Sedangkan tupoksinya adalah memberikan kode 69

91 70 penyakit dengan ICD-10 dan kode tindakan dengan ICD-9CM, mengindeks penyakit ke komputer, mendistribusikan DRM ke filing. Dengan merangkapnya petugas koding sebagai kepala rekam medis dan ditambah dengan adanya tugas tambahan yaitu mencarikan DRM pasien kontrol, membantu melengkapi DRM pasien BPJS yang naik kelas, hal ini akan menyebabkan bertambahnya beban kerja petugas. Terdapat faktor lain yang mengganggu pekerjaan yaitu saat petugas sedang mengerjakan tugasnya terkadang tidak fokus karena petugas melakukan hal diluar SOP seperti bercakap-cakap dengan petugas lain, selain itu petugas juga sering menerima telepon dari bangsal ataupun dari petugas lain. Tingkat kelelahan petugas tinggi yang ditandai dengan penurunan perhatian serta perlambatan dan hambatan persepsi (faktor penyebab kelelahan seperti lelah otot, lelah visual, lelah mental dan monotoris). Bila hal ini terjadi terus-menerus makan akan berdampak pada pekerjaan petugas seperti motivasi kerja menurun dan kualitas kerja rendah, banyak terjadi masalah dan bisa terjadi kecelakaan kerja. [11] Rata-rata waktu kegiatan petugas dalam melakukan tugasnya yaitu memberikan kode dan mengindeks penyakit 5,5 menit. Volume kegiatan per hari sebesar 53 DRM sedangkan kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 sebanyak DRM dengan hari kerja efektif 276 hari dan standar beban kerja dalam satu tahun yaitu DRM. Standar kegiatan adalah waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan berdedikasi untuk 70

92 71 melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan standar profesional dalam keadaan setempat (Indonesia dan provinsi/daerah) yang semaksimal mungkin dilakukan petugas suatu unit dalam catatan tahunan. [12] Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun kerja. [12] Dari hasil perhitungan tersebut dengan metode WISN didapat kebutuhan petugas sebanyak 1,06 dengan ratio WISN -0,06 yang artinya kurang petugas. Dalam perhitungan menunjukkan bahwa perlu adanya tambahan petugas meskipun selisih perhitungan hanya kecil namun tetap membutuhkan tambahan petugas. Dalam kenyataan, petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran hanya ada 1 petugas. Petugas koding sering bertugas melebihi jam kerja untuk menyelesaikan tugasnya karena pada saat jam kerja terdapat tugas tambahan dan merangkap sebagai kepala rekam medis. Terdapat juga hambatan dalam mengerjakan tugas seperti tulisan dokter yang sulit dibaca, diagnosa tidak sesuai dengan ICD (diagnosa menggunakan bahasa Indonesia atau bahasa tidak medis), hal itu juga mempengaruhi beban kerja petugas. Faktor lainnya juga karena tidak ada petugas khusus koding rawat inap sehingga petugas koding merangkap sebagai kepala rekam medis. Berdasarkan penelitian oleh Febrina Hapsari Setyaningrum tentang tenaga kerja dan beban kerja di RSUD Kota Semarang bahwa untuk 71

93 72 dapat menghasilkan kesesuaian antara beban kerja dengan pekerjaannya maka harus diperhatikan faktor penyebabnya. 72

94 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Job description petugas assembling adalah mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM kemudian mendistribusikan DRM lengkap ke petugas koding. Sedangkan Job description petugas koding rawat inap adalah menerima DRM yang sudah di assembling, memberikan kode diagnosa pasien dengan menggunakan ICD-10 dan kode tindakan menggunakan ICD-9, memasukkan data penyakit pasien ke komputer sebagai indeks penyakit kemudian mendistribusikan DRM yang sudah di kode ke ruang filing. 2. Petugas assembling mempunyai karakteristik umur 43 tahun, jenis kelamin perempuan, pendidikan terakhir SMA dengan lama kerja selama 22 tahun. Sedangkan petugas koding rawat inap mempunyai karakteristik umur 50 tahun, jenis kelamin perempuan, pendidikan terakhir S1 Kesehatan Masyarakat dengan lama kerja selama 27 tahun. 3. Hari kerja petugas assembling dalam setahun 279 hari per tahun dan 1534,5 jam per tahun dalam menyelesaikan tugas pokoknya. Sedangkan hari kerja petugas koding rawat inap dalam setahun 276 hari per tahun dan 1518 jam per tahun dalam menyelesaikan tugas pokoknya. 73

95 74 4. Volume kegiatan harian petugas assembling adalah 52 DRM sedangkan kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 adalah sebanyak DRM. Volume kegiatan harian petugas koding rawat inap adalah 53 DRM sedangkan kuantitas kegiatan pokok petugas koding rawat inap sebanyak DRM/tahun. 5. Standar beban kerja petugas assembling sebesar 23607,7 DRM dengan standar kelonggaran 10%. Sedangkan standar beban kerja petugas koding rawat inap sebesar DRM dengan standar kelonggaran 26% 6. Rata-rata waktu kegiatan petugas assembling dalam menyelesaikan tugasnya yaitu 3,9 menit sedangkan rata-rata waktu kegiatan petugas koding rawat inap dalam menyelesaikan tugasnya yaitu 5,5 menit. Berdasarkan hasil perhitungan dengan metode WISN didapatkan jumlah kebutuhan petugas assembling sebesar 1 petugas dan kebutuhan petugas koding rawat inap adalah 2 petugas. B. Saran 1. Sebaiknya terdapat petugas khusus koding rawat inap sehingga petugas koding rawat inap tidak merangkap tugas sebagai kepala rekam medis. 2. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja menggunakan metode WISN di bagian koding rawat inap RSUD Ungaran pada tahun 2016 adalah 2 petugas sedangkan pada kenyataannya hanya ada 1 74

96 75 petugas. Sehingga petugas koding rawat inap memerlukan tambahan petugas sebanyak 1 petugas. Atau memperbantukan petugas lain yang memilki waktu kelonggraan cukup banyak untuk membantu petugas koding rawat inap dalam mengerkakan tugas pokoknya. 75

97 76 DAFTAR PUSTAKA 1. Rustiyanto, Ery. Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Graha Ilmu. Yogyakarta: Depkes RI.Permenkes Nomor749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis 3. Depkes RI.Permenkes No.269/MENKES/PER/III.2008 tentang Rekam Medis 4. Putri, Erisda Amalia, Eni Mahawati, SKM, M.Kes Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan WISN di Bagian Koding Indeksing RSUD Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro. Semarang. Vol. 1 No Shofari, Bambang. Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan. DIII RMIK. Universitas Dian Nuswantoro.Semarang (tidak dipublikasikan) 6. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta Huffman, Edna K. Health Information Management. Phisicians Record Compani Berwyn illinous Shofari, Bambang. Pengelolaan Sistem Rekam Medis Kesehatan. Semarang (tidak dipublikasikan) 9. Nurmianto, Eko. Ergonomi Konsep Dasar dan Aplikasinya Edisi Kedua. Guna Widya. Surabaya Tarwaka, Solichul HA, Bakri, LilikSudiajeng. Ergonomi untuk Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Produktivitas. UNIBAPRESS. Surakarta

98 Wignjosoebrata, Sritomo. Ergonomi Studi Gerak dan WaktuEdisi I. PT.Guna Widya. Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Buku Pedoman Pengembangan Indikator Beban Kerja Petugas Workload Indicators of Staffing Need WISN) Untuk Meningkatkan Perencanaan dan Pengelolaan Tenaga Kerja. Jakarta: International Labour Office. Penelitian Kerja dan Pengukuran Kerja. Erlangga: Jakarta Pusat Ervina, Anita. Makalah Kualitas Tenaga Kesehatan Indonesia ( akses tanggal 27 Juni 2016, pukul WIB. 77

99 78 78

100 79 Catatan waktu kegiatan petugas assembling Kategori SDM Petugas assembling Petugas A Kegiatan utama Merakit dan meneliti DRM No Waktu No Waktu 1 2, ,54 2 3, ,46 3 2, ,12 4 4, ,43 5 4, ,52 6 2, ,25 7 3, ,52 8 1, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,56 Total 141,78 Rata-rata waktu kegiatan petugas assembling = = 3,9 menit 79

101 80 Catatan waktu kegiatan petugas koding rawat inap Petugas A No Waktu No Waktu No Waktu 1 5, , ,49 2 3, ,46 3 6, ,12 4 5, ,43 5 5, ,52 6 4, ,25 7 6, ,46 8 7, ,55 9 6, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,45 Total 334,8 Rata-rata waktu kegiatan petugas assembling = = 5,5 menit 80

102 81 PEDOMAN WAWANCARA KEPALA REKAM MEDIS Nama : Umur : tahun Jenis Kelamin : Lama Kerja : tahun Pendidikan : 1. Apakah ada Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas assembling dan koding di RSUD Ungaran? a. Ada b. Tidak ada, sebutkan alasannya! Jawaban : 2. Bagaimana pelaksanaan Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas assembling dan koding yang dilakukan oleh petugas? Jawaban : 3. Apakah jumlah petugas sudah sesuai dengan beban kerja petugas assembling dan koding? Sebutkan alasannya! Jawaban : 81

103 82 PEDOMAN WAWANCARA PETUGAS ASSEMBLING Nama : Umur : tahun Jenis Kelamin : Lama Kerja : tahun Pendidikan : 1. Berapa jumlah petugas assembling di RSUD Ungaran? Jawaban : 2. Berapa lama jam kerja petugas assembling di RSUD Ungaran dalam 1 hari? Jawaban : 3. Berapa rata-rata jumlah DRM rawat inap yang perlu diassembling per harinya? Jawaban : 4. Apa saja tugas pokok petugas assembling di RSUD Ungaran? Jawaban : 5. Adakah keluhan yang dialami oleh petugas assembling di RSUD Ungaran dalam menjalankan tugasnya? a. Ada,sebutkan! b. Tidak ada Jawaban : 82

104 83 6. Apakah ada Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas assembling di RSUD Ungaran? a. Ada b. Tidak ada Jawaban: 7. Apabila ada, apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan SOP assembling di RSUD Ungaran? Jawaban : 8. Menurut Anda, selain faktor kurangnya jumlah petugas faktor apalagi yang membuat beban kerja tinggi dan menumpuknya pekerjaan (DRM)? Jawaban : 83

105 84 PEDOMAN WAWANCARA PETUGAS KODING RAWAT INAP Nama : Umur : tahun Jenis Kelamin : Lama Kerja : tahun Pendidikan : 1. Berapa jumlah petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran? Jawaban : 2. Berapa lama jam kerja petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran dalam 1 hari? Jawaban : 3. Berapa rata-rata jumlah DRM rawat inap yang perlu dikode per harinya? Jawaban : 4. Apa saja tugas pokok petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran? Jawaban : 5. Adakah keluhan yang dialami oleh petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran dalam menjalankan tugasnya? a. Ada,sebutkan! b. Tidak ada Jawaban : 6. Apakah ada Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas koding rawat inap di RSUD Ungaran? 84

106 85 a. Ada b. Tidak ada Jawaban : 7. Apabila ada, apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan SOP koding rawat inap di RSUD Ungaran? Jawaban : 8. Menurut Anda, selain faktor kurangnya jumlah petugas faktor apalagi yang membuat beban kerja tinggi dan menumpuknya pekerjaan (DRM)? Jawaban : 85

107 86 Hasil Wawancara No Jabatan Pertanyaan Jawaban Kepala rekam medis Nama : Ny.B Umur : 50 tahun Jenis Kelamin : 1. Apakah ada Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas assembling 1. Ada 2. Sudah sesuai dengan SOP 3. Belum sesuai, Perempuan dan koding di masih perlu Lama Kerja : 27 tahun RSUD Ungaran? tambahan petugas Pendidikan : S1 Kesmas 2. Bagaimana karena pekerjaan pelaksanaan sering menumpuk Standar Operasional Prosedur/SOP untuk petugas assembling dan koding dilakukan yang oleh petugas? 3. Apakah jumlah petugas sesuai sudah dengan beban kerja petugas assembling dan koding? Sebutkan alasannya! 86

108 87 a) Petugas assembling Nama : Ny.A Umur : 43 tahun Jenis Kelamin : Perempuan Lama Kerja : Berapa jumlah petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran? 2. Berapa lama jam 1. Petugas assembling dan koding rawat inap masing-masing 1 (satu) petugas 2. 6,5 jam dari pukul WIB tahun kerja petugas 3. Lebih dari 50 DRM Pendidikan : SMA assembling dan 4. Tugas pokok koding rawat inap di petugas assembling b) Petugas koding rawat RSUD Ungaran adalah mengambil inap Nama : Ny.B Umur : 50 tahun Jenis Kelamin : dalam 1 hari? 3. Berapa rata-rata jumlah DRM rawat inap yang perlu DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan DRM, Perempuan diassembling dan menyerahkan DRM Lama Kerja : 27 tahun dikoding per lengkap ke koding. Pendidikan : S1 Kesmas harinya? Sedangkan tugas 4. Apa saja tugas pokok petugas pokok assembling petugas dan koding rawat inap adalah mengkoding koding rawat inap di RSUD Ungaran? 5. Adakah keluhan yang dialami oleh DRM mengindeks penyakit komputer, pasien, ke petugas assembling menyerahkan DRM 87

109 88 dan koding rawat inap di RSUD yang sudah dikode ke bagian filing Ungaran menjalankan dalam 5. Keluhan pada petugas assembling tugasnya? adalah terkadang 6. Apakah ada Standar ada dokter yang tidak mau/ susah Operasional untuk mengisi Prosedur/SOP kelengkapan DRM. untuk petugas Sedangkan keluhan assembling di pada petugas RSUD Ungaran? koding adalah 7. Apabila ada, tulisan dokter sulit apakah kegiatan dibaca, diagnose yang dilaksanakan dokter tidak sesuai sudah sesuai dengan ICD dengan SOP (diagnose assembling di menggunakan RSUD Ungaran? bahasa Indonesia 8. Menurut Anda, atau bukan bahasa selain kurangnya faktor jumlah medis) 6. Ada SOP untuk petugas faktor assembling dan apalagi membuat yang beban koding rawat inap 7. Semua kegiatan di 88

110 89 kerja tinggi dan assembling dan menumpuknya pekerjaan (DRM)? koding sudah sesuai SOP 8. Di bagian assembling faktor adanya tambahan pekerjaan seperti membantu melengkapi BPJS, tambahan berkas adanya berkasberkas per DRM pasien, mencarikan DRM pasien kotrol. Sedangkan pada bagian koding faktor karena tidak ada petugas khusus koding rawat inap sehingga petugas koding rawat inap merangkap sebagai kepala rekam medis, selain itu adanya tugas 89

111 90 tambahan mengurus DRM pasien BPJS yang naik kelas 90

112 91 Pedoman observasi Kategori Waktu Kerja Tersedia SDM Minggu Hari kerja Ketidakhadiran Cuti Libur Jam Hari kerja Hari kerja WKT kerja per minggu personal tahunan nasional kerja efektif tersedia (jam/tahun) efektif (hari/minggu) (hari/tahun) (hari/tahun) (hati/tahun) (jam/hari) (hari/tahun) (hari/tahun) (minggu) Petugas , ,5 assembling Petugas , koding rawat inap 91

113 92 Kategori Kegiatan Rata-rata WKT Standar Kuantitas Standar Kebutuhan SDM waktu (jam/tahun) beban kerja kegiatan kelonggaran tenaga (menit) (menit) (DRM) kerja Petugas assembling Petugas koding Merakit dan meneliti DRM Mengkode dan mengindeks penyakit 5,5 1534, , % 1 3, % 2 92

114 73

115 77 77