PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017

Transkripsi

1 PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd.PK) dari Program Studi DIII RMIK Oleh : DHITA SETYANINGRUM D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2017 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2017 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya tulis ilmiah ini secara khusus dipersembahkan kepada : 1. Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan hidayah-nya kepada kita semua. 2. Junjungan alam Nabi Besar Muhammad SAW yang dinantikan syafaatnya di hari akhir kelak. 3. Bapak SUGIONO, Ibu RUKIMAH yang tak henti-hentinya memberikan doa dan dukungan untuk saya. 4. Anak perempuan ku yang cantik MEISYA AMELIA DEWI KIRANA kesayangan mama. Love you sayang. 5. Adik ku AKBAR DWI FEBRIANSYAH yang rela laptop saya pakai sampai dengan akhir KTI. 6. Mas ku ROHMANI yang senantiasa mendukung dan mensuport selama ini. 7. Ibu dosen MARYANI SETYOWATI yang tanpa lelah sebagai dosen pembimbing KTI dengan sabar membimbing KTI saya. 8. Teman-teman saya EYIE, MAMIEH, MBAK EVY, MBAK RINA yang senantiasa memberi dukungan dan semangat. 9. Seluruh dosen program studi RMIK dan teman-teman kuliah yang membantu selama kuliah. vii

8 RIWAYAT HIDUP Nama : DHITA SETYANINGRUM Tempat & Tanggal Lahir : Semarang, 8 Agustus 1995 Jenis Kelamin : Perempuan Alamat : Jl. Borobudur Selatan I RT 05 / RW 13, Semarang Agama : Islam Riwayat Pendidikan : 1. TK PGRI 11 Semarang SD N Lebdosari Semarang SMP N 19 Semarang SMA N 7 Semarang Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Tahun Riwayat Pekerjaan : 1. RSUP Dr. Kariadi Semarang (Security) sekarang viii

9 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan hidayah-nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan judul : PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017 Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Karya Tulis Ilmiah ini bertujuan memberikan bekal pengalaman bekerja dan rasa tanggung jawab serta lebih memahami semua tugas profesinya bagi peserta didik Program Studi Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, serta bekal pemahaman dan pengalaman khususnya dalam semua alur pelayanan bagi peserta BPJS di RSUP Dr. Kariadi Semarang. Dalam penyusunan laporan Karya Tulis Ilmiah ini tidak lepas dari bimbingan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu kami ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Dr. Guruh Fajar Shidik, S.Kom, M.Cs, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Maryani Setyowati S.KM, M.Kes selaku Dosen Pembimbing Karya Tulis Ilmiah. 4. Dr. Agus Suryanto, Sp.PD.KP, MARS selaku Direktur Utama RSUP Dr. Kariadi Semarang. ix

10 5. Dr. Fatimah Dyah, N, SpM, MARS selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Kariadi Semarang. 6. Segenap staf dan karyawan RSUP Dr.Kariadi Semarang. 7. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Kami menyadari masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan agar kedepannya dapat menjadi lebih baik lagi. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya serta bagi perekam medis pada khususnya. Penulis x

11 Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2017 DHITA SETYANINGRUM ABSTRAK PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017 Tempat pendaftaran rawat jalan poli radioterapi di RSUP dr. Kariadi Semarang memiliki 5 orang petugas. Loket pendaftaran pasien hanya ada 2 buah loket, kurangnya loket pendaftaran memicu terjadinya komplain karena waktu tunggu pendaftaran pasien lama. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja petugas pendaftaran poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun Jenis penelitianadalah penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara. Subyek penelitian ini adalah petugas pendaftaran poli radioterapi sebanyak 5 orang dan obyek penelitian ini adalah beban kerja. Hasil penelitian menunjukkan, rata-rata jumlah kunjungan pasien per hari adalah 220 pasien. Rata-rata jumlah pasien yang dapat dilayani petugas yaitu 15 pasien per jam. Waktu kerja tersedia yaitu jam per tahun. Standar kelonggaran petugas yaitu 1,00.kuantitas kegiatan pokok yaitu ,28 pasien per tahun. Jumlah kebutuhan petugas pendaftaran yaitu 9 orang. Saran, Perlu ada SOP yang jelas untuk petugas pendaftaran Poli Radioterapi, perlu penambahan petugas filing, menerapkan sistem pendaftaran elektronik saja, dan perlu petugas dengan kriteria lulusan DIII RMIK. Kata Kunci : Pendaftaran Rawat Jalan, Beban Kerja, Kebutuhan Tenaga Kerja, WISN Daftar Pustaka : 22 ( ) xi

12 DIPLOMA DEGREE (D-3) OF MEDICAL RECORDS AND HEALTH INFORMATION FACULTY OF HEALTH DIAN NUSWANTORO UNIVERSITY SEMARANG 2017 DHITA SETYANINGRUM ABSTRACT MANPOWER NEEDS PREDICTION BASED ON WORKLOAD IN OUTPATIENT ADMISSION CENTER RADIOTHERAPY RSUP DR KARIADI SEMARANG 2017 Outpatient admissions center of radiotherapy clinic in Central Public Hospital dr. Kariadi Semarang had 5 officers. Patient admissions center only had 2 counters. Lack of admission centers triggered complaints due to long waiting period for patient admission. This study aimed to determine officers need based on admission officers workload in radiotherapy Clinic Central Public Hospital Dr. Kariadi Semarang This study was a descriptive study with observation and interview method. Study subjects were admission officer in radiotherapy clinic was 5 officers and study object was workload. Results showed that, average number of patient visits per day was 220 patients. Average number of patients served by officerswas 15 patients per hour. Available working time was 1,848 hours per year. Officers allowance standard was Quantity of work was ,28 patients per year.the number of registration officer needs was 9 officers. Suggestion, There should be a clear SOPs for admission officers Radiotherapy Clinic, need additional filing officer, applied an electronic admission system only, and need an officer with criteria diploma degree of medical record graduates. Keywords: Outpatient Admissions, Workload, Manpower Needs, WISN Literature: 22 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL.. HALAMAN HAK CIPTA PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR PENGESAHAN PENGUJI KEASLIAN PENELITIAN.. PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS. HALAMAN PERSEMBAHAN RIWAYAT HIDUP KATA PENGANTAR... ABSTRAK. DAFTAR ISI. DAFTAR TABEL.. DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN.. BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Rumusan Masalah. C. Tujuan Penelitian D. Manfaat Penelitian. E. Ruang Lingkup F. Keaslian Penelitian BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Rumah Sakit. 2. Fungsi Rumah Sakit B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis.. i ii iii iv v vi vii viii ix xi xiii xiii

14 2. Tujuan Rekam Medis.. 3. Fungsi Rekam Medis.. 4. Kegunaan Rekam Medis C. Mutu Pelayanan Kesehatan 1. Pengertian. 2. Kriteria Pelayanan... D. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan (TPPRJ) 1. Tugas Pokok TPPRJ.. 2. Fungsi TPPRJ.. 3. Peran TPPRJ 4. Kegiatan Pokok di TPPRJ.. 5. Alur Pelayanan TPPRJ... E. Ergonomi 1. Pengertian Ergonomi.. 2. Tujuan Ergonomi. 3. Perencanaan Sumber Daya Manusia. 4. Metode Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja.. F. Metode Penetapan Jumlah Pengamatan G. Kerangka Teori... BAB III : METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep.. B. Jenis Penelitian.. C. Variabel Penelitian. D. Definisi Operasional.. E. Subyek dan Obyek Penelitian F. Populasi dan Sampel G. Instrumen Penelitian.. H. Pengumpulan Data I. Pengolahan Data J. Analisis Data xiv

15 BAB IV : HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum RSUP Dr. Kariadi 1. Sejarah Singkat RSUP Dr. Kariadi 2. Visi. 3. Misi. 4. Struktur Organisasi Rumah Sakit.. 5. Jenis Pelayanan di Rumah Sakit. B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis 1. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis 2. Visi IRM. 3. Misi IRM C. Hasil Pengamatan 1. Karakteristik Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun Mendeskripsikan Tugas Pokok Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun Melakukan Perhitungan Rata-rata Waktu Kerja Tiap Tugas Pokok dan Tugas Tambahan Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun Mengidentifikasi Standar Beban Kerja Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun Mengidentifikasi Standar Kelonggaran Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun Menghitung Kuantitas Kegiatan Tugas Pokok dan Tugas Tambahan per Tahun. 7. Menghitung Waktu Kerja Tersedia Tiap Petugas Menghitung Jumlah Kebutuhan Tenaga Pendaftaran Berdasarkan Beban Kerja Petugas Pendaftaran rawat Jalan Poli Radioterapi Tahun 2017 Dengan Menggunakan Metode WISN. D. Analisa Data xv

16 BAB V : PEMBAHASAN. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran.. DAFTAR PUSTAKA DAFTAR TABEL.. DAFTAR GAMBAR. DAFTAR LAMPIRAN xvii xviii xix xvi

17 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian Tabel 2.1 Perhitungan Metode The Maytag Company Tabel 3.1 Definisi Operasional.. Tabel 3.2 Perhitungan Sampel Verifikasi Berkas Pendaftaran.. Tabel 3.3 Perhitungan Sampel Kegiatan Cetak SEP dan Form Kendali. Tabel 3.4 Perhitungan Sampel Melakukan Pencarian DRM Tabel 3.5 Perhitungan Sampel Membuat Buku DRM Pasien Baru Tabel 3.6 Perhitungan Sampel Melakukan Biling Keuangan.. Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Tabel 4.2 Waktu Penyelesaian Tugas per Tahun. Tabel 4.3 Daftar Standar Kelonggaran Petugas A Pendaftaran Rawat Jalan.. Tabel 4.4 Daftar Standar Kelonggaran Petugas B Pendaftaran Rawat Jalan.. Tabel 4.5 Daftar Standar Kelonggaran Petugas C Pendaftaran Rawat Jalan.. Tabel 4.6 Daftar Standar Kelonggaran Petugas D Pendaftaran Rawat Jalan.. Tabel 4.7 Daftar Standar Kelonggaran Petugas E Pendaftaran Rawat Jalan.. Tabel 4.8 Jumlah Kunjungan Pasien per Tahun.. Tabel 4.9 Perhitungan Trend Dengan Metode Kuadrat Kecil.. Tabel 4.10 Perbandingan Kebutuhan Tenaga.. Tabel 4.11 Tabel Perbandingan Kebutuhan Tenaga xvii

18 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Teori.. Gambar 3.1 Kerangka Konsep. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit... Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Ijin Pengambilan Data 2. Pedoman Observasi 3. Pedoman Wawancara Petugas Pendaftaran 4. Informed Consent 5. Tabel Observasi xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Rumah Sakit merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang didalam manajerialnya memiliki 2 jenis pelayanan yakni pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan di rumah sakit termasuk didalamnya pelayanan medis, penunjang medis, rehabilitasi medis, dan pelayanan perawatan. Pelayanan tersebut dilaksanakan melalui URJ (Unit Rawat Jalan), URI (Unit Rawat Inap), dan UGD (Unit Gawat Darurat). [1] Pelayanan kesehatan adalah kebutuhan wajib bagi setiap orang. Seorang pasien yang sedang sakit pasti memerlukan pertolongan dan pengobatan. Semakin bertambahnya ilmu pengetahuan dan teknologi, dan dengan semakin berkembangnya suatu penyakit, maka semakin banyak pula kebutuhan akan suatu pelayanan kesehatan yang baik, berkualitas, lengkap, juga memadai. [2] Rumah sakit adalah suatu industri jasa kesehatan. Sebagai industri jasa maka rumah sakit harus menjalankan fungsi yang optimal dalam manajerialnya. Dalam upaya peningkatan dan untuk menentukan keberhasilan suatu pelayanan kesehatan di rumah sakit, maka rumah sakit harus memperhatikan mutu pelayanan. Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) merupakan pelayanan pertama sebagai pintu 1

21 2 gerbang rumah sakit, serta memiliki peran sangat penting dalam memberikan kesan pertama bagi pasien sebagai konsumen. [3] Tempat pendaftaran pasien atau yang sering disebut loket pendaftaran pasien adalah bagian penting dari pelayanan kesehatan di rumah sakit, dimana pelayanan diberikan serta pencatatan identitas pasien. Tempat pendaftaran dibagi menjadi tiga bagian yaitu: TPPRJ, TPPRI, dan TPPGD. Tempat pendaftaran pasien adalah tempat pelayanan dimana seorang pasien mendaftarkan dirinya sehingga butuh petugas yang ramah dan teliti. Dikarenakan di tempat ini dapat dilihat baik atau buruk pelayanan di suatu rumah sakit. [4] Pada survei awal di TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang didapatkan hasil yaitu banyaknya komplain dari pasien yang disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya adalah antrian pasien yang panjang dikarenakan loket pendaftaran hanya ada 2 (dua). Faktor lama tunggu pasien dipengaruhi oleh petugas pendaftaran yang mendaftar pasien dengan 2 (dua) cara, yaitu cara elektronik dan manual. Sedangkan untuk pasien baru yang belum pernah sama sekali mendaftar atau berobat ke RSUP Dr. Kariadi pendaftaran pasien baru tersebut tidak dapat dilakukan di Poli Radioterapi meskipun rujukan pasien tersebut tertuju ke Poli Radioterapi, pendaftaran pasien baru tersebut dilakukan dengan 2 (dua) langkah yaitu pasien baru harus mendaftar di Poli Merpati dulu untuk dicetakkan buku DRM, lalu pasien baru dikirim ke bagian Poli Radioterapi. Dilakukan hal ini dikarenakan Poli Radioterapi tidak dapat mencetak buku DRM untuk pasien baru. Sedangkan untuk pasien rawat jalan dari Poli Merpati yang datang untuk dikonsulkan ke Poli Radioterapi harus dibuatkan buku DRM baru oleh pihak

22 3 administrasi poli Radioterapi, hal ini dikarenakan buku DRM yang digunakan antara Poli Merpati dengan Poli Radioterapi berbeda. Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang memiliki 2 buah loket pendaftaran dan 5 orang petugas administrasi pendaftaran yang di shift dalam melaksanakan tugasnya. Loket pendaftaran Poli Radioterapi sendiri setiap harinya melakukan pendaftaran pasien rata-rata sejumlah 198 pasien BPJS yang terdiri dari pasien sinar, kontrol, simulator, TPS (Treatment Planning System), moulding, dan lain-lain. Sedangkan rata-rata kecepatan petugas pendaftaran untuk mendaftar 1 orang pasien dengan 2 cara yaitu manual dan elektronik adalah 3.47 menit. Berdasarkan masalah tersebut, maka peneliti tertarik untuk meneliti mengenai jumlah kebutuhan petugas pendaftaran Poli Radioterapi di RSUP Dr. Kariadi Semarang dengan judul Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Bagian Loket Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang Tahun 2017 dengan menggunakan metode WISN. B. RUMUSAN MASALAH Dengan adanya masalah antrian yang panjang dan lama di poli radioterapi dikarenakan hanya ada 2 loket pendaftaran, menyebabkan banyaknya komplain dari pasien radioterapi. Sehingga menemukan pertanyaan penelitian yaitu Berapakah prediksi jumlah kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di bagian loket pendaftaran rawat jalan poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun 2017?

23 4 C. TUJUAN PENELITIAN 1. Tujuan Umum : Melakukan perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di bagian loket pendaftaran rawat jalan poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang tahun Tujuan Khusus : a) Mengidentifikasi karakteristik petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun b) Mendeskripsikan tugas pokok petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun c) Melakukan perhitungan rata-rata waktu kerja setiap tugas pokok dan tugas tambahan petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun d) Mengidentifikasi standar beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun e) Mengidentifikasi PFD atau standar kelonggaran petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun f) Menghitung kuantitas kegiatan tugas pokok dan tugas tambahan per tahun. g) Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas. h) Menghitung jumlah kebutuhan tenaga pendaftaran berdasarkan beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun 2017 dengan menggunakan metode WISN.

24 5 D. MANFAAT PENELITIAN Dalam pelaksanaan penelitian ini, diharapkan memberi manfaat bagi : 1. Peneliti Menambah pengetahuan dibidang rekam medis khususnya ilmu ergonomi yang salah satunya mempelajari kebutuhan tenaga kerja dan perhitungan beban kerja. 2. Rumah sakit Sebagai masukan bagi rumah sakit dalam penyelenggaraan rekam medis khususnya mengenai kebutuhan tenaga kerja di bagian rawat jalan poli radioterapi tahun Akademik Menjadi referensi bagi pihak akademik terutama bagi mahasiswa yang ingin melakukan penelitian sejenis. E. RUANG LINGKUP 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan ini termasuk pada ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi penelitian ini adalah materi ergonomi mengenai kebutuhan tenaga kerja di URM khususnya di bagian pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun 2017.

25 6 3. Lingkup Lokasi Lingkup lokasi pada penelitian ini di rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. 4. Lingkup Subyek dan Obyek Subyek penelitian yaitu petugas pendaftaran dan obyek penelitian yaitu beban kerja. 5. Lingkup Metode Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. 6. Lingkup waktu Penelitian ini dilaksanakan mulai bulan April tahun F. KEASLIAN PENELITIAN Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Peneliti Judul Jenis / Metode 1 Osela Maharani Analisa Kebutuhan Tenaga a. Deskriptif Kerja di Bagian Pendaftaran b. Observasi dan Dengan Menggunakan Wawancara Metode WISN di RSI Sultan Agung Semarang Tahun Seno Bayu R.W. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2015 a. Pendekatan Kualitatif b. Observasi, Pedoman Wawancara, dan 3 Nanda Amelia Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan WISN di Telaah Dokumen a. Deskriptif b. Observasi dengan

26 7 Bagian Loket Pendaftaran Balai Kesehatan Masyarakat (BKPM) Semarang Tahun Aswidha Fazani Malano Analisis Beban Kerja Petugas TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang Berdasarkan Metode WISN Pada Tahun Nuni Nur Aini Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Work Load Indicator Staff Need Atau WISN Bagian TPPRJ RSUD Kabupaten Sragen pendekatan Cross Sectional a. Deskriptif b. Observasi dan Wawancara a. Deskriptif b. Pendekatan Retrospektif 1. Perbedaan yang diambil pada keaslian penelitian diatas adalah lokasi / tempat penelitian di laksanakan di RSUP Dr. Kariadi Semarang. 2. Pada periode pengambilan data, peneliti menggunakan periode tahun, yaitu tahun Pada bagian atau unit kerja peneliti melakukan penelitian pada bagian loket pendaftaran poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. 4. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengetahui jumlah kebutuhan petugas loket pendaftaran poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. 5. Dalam penelitian ini digunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara.

27 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. RUMAH SAKIT 1. Rumah Sakit Rumah sakit adalah merupakan lembaga pelayanan kesehatan yang kompleks atau rumit. Kompleksitas ini timbul dikarenakan pelayanan yang ada di rumah sakit terdiri dari beberapa fungsi yaitu pelayanan, pendidikan dan penelitian, termasuk juga berbagai tingkat jenis disiplin, supaya dapat melaksanakan fungsi yang baik di bidang pelayanan maupun administrasi kesehatan. [5] Rumah sakit merupakan suatu lembaga yang termasuk dalam bagian inti dari sebuah organisasi kesehatan dan organisasi sosial. Fungsi rumah sakit yaitu menyediakan pelayanan kesehatan yang lengkap, baik, untuk pasien rawat jalan dan rawat inap dan untuk kegiatan pelayanan medis serta perawatan. Lembaga pelayanan kesehatan juga merupakan latihan perseorangan di bidang kesehatan. [6] Dari definisi tersebut, maka didapatkan kesimpulan bahwa rumah sakit merupakan satu sistem pelayanan di bidang kesehatan yang tidak dapat dipisahkan dalam memberikan suatu pelayanan dan asuhan bagi pasien yang sebaik-baiknya. 8

28 2. Fungsi Rumah Sakit Tugas pokok dan fungsi rumah sakit adalah : a) Menyelenggarakan pengobatan dan upaya pemulihan kesehatan sesuai dengan aturan yang berlaku di rumah sakit. b) Melakukan pemeliharaan dan upaya dalam meningkatkan kesehatan per individu lewat pelayanan kesehatan yang baik, sesuai dengan kebutuhan medis. c) Penyelenggaraan pendidikan & pelatihan SDM dalam meningkatkan kemampuan untuk memberikan pelayanan kesehatan. d) Penyelenggaraan riset dan pengembangan teknologi di bidang kesehatan dalam upaya meningkatkan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan prinsip-prinsip ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. [7] B. REKAM MEDIS 1. Pengertian Rekam Medis Rekam medis adalah ringkasan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana suatu pelayanan diberikan untuk pasien dalam masa perawatan yang berisi pengetahuan tentang pasien dan pelayanan yang diperolehnya dan juga berisi informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, menguatkan diagnosis dan cara pengobatan serta merekam hasilnya. [8] Rekam medis merupakan berkas yang berisi ringkasan tentang identitas pasien, pemeriksaan yang dilakukan, pengobatan yang diterima,

29 tindakan, dan juga pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis yang baik berisi 4 macam data yaitu : a) Data pribadi, b) Data finansial, c) Data sosial, dan d) Data medis. [9] 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan dalam penggunaan berkas rekam medis dapat dibagi 2 (dua) yaitu : [10] a) Tujuan primer Bagi pasien adalah : 1) Menuliskan pelayanan kesehatan yang telah diterima. 2) Sebagai bukti telah dilakukan pelayanan kesehatan. 3) Sebagai bahan pertimbangan bagi tenaga kesehatan dalam menangani suatu kondisi risiko/kegawatan. 4) Menghitung jumlah biaya pelayanan kesehatan. Bagi pemberi layanan kesehatan adalah : 1) Membantu dalam keputusan dalam pelayanan. 2) Penggambaran suatu keadaan penyakit dan. 3) Mendukung dalam pengambilan suatu keputusan. 4) Sebagai sarana dokumentasi faktor penyebab risiko. 5) Menghasilkan program pelayanan kesehatan. Bagi pengelola pelayanan adalah :

30 1) Bahan dokumentasi untuk suatu kasus penyakit. 2) Melakukan analisis risiko suatu penyakit yang gawat. 3) Melakukan suatu kegiatan guna menjaga mutu. Bagi penunjang pelayanan adalah : 1) Alokasi sumber. 2) Menganalisis dalam pengembangan dugaan. 3) Menilai beban kerja. Bagi pengelola pembiayaan pelayanan kesehatan adalah : 1) Sebagai bahan untuk pengajuan klaim. 2) Meminimalisir keuangan. 3) Sebagai bahan untuk pelaporan pengeluaran. b) Tujuan sekunder 1) Edukasi/pemberitahuan. 2) Regulasi/peraturan. 3) Riset/penelitian. 4) Pengambilan keputusan. 5) Industri/jasa. 3. Fungsi Rekam Medis Fungsi rekam medis adalah : a) Rekam Medis sebagai dasar untuk memelihara kesehatan dan pengobatan. b) Rekam Medis sebagai bukti dalam pengajuan perkara hukum. c) Rekam Medis sebagai bahan untuk penelitian & pendidikan.

31 d) Rekam Medis sebagai dasar dalam pengeluaran pembiayaan pelayanan kesehatan dan sebagai bahan dalam penyiapan statistik kesehatan. 4. Kegunaan Rekam Medis Rekam medis berguna dalam beberapa kebutuhan yang biasa disebut ALFRED, yaitu : [11] a) Administration/Administrasi Sejak pasien mendaftar sampai dengan pasien pulang. Proses tersebut dibutuhkan pada saat mencari kembali riwayat kunjungan pasien. Oleh karena itu rekam medis berguna dalam administrasi pelayanan kesehatan. b) Legal/Alat Bukti Rekam medis berguna dalam proses persidangan guna menyelesaikan kasus medis yang berdasar hukum. Untuk mencari tahu riwayat pelayanan kesehatan melalui urutan peristiwa yang tertulis. Oleh karena itu rekam medis berguna sebagai alat bukti bahwa telah terjadi suatu proses pelayanan kesehatan. c) Finance/Perhitungan Biaya Apabila suatu rumah sakit menggunakan (INA-DRG) maka ketepatan diagnosis kode akan mempengaruhi nilai klaim biaya yang telah diajukan. Ini terjadi bila sistem penagihan biaya berdasarkan pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu rekam medis berfungsi sebagai alat untuk mengetahui biaya pelayanan kesehatan yang telah diterima.

32 d) Research/Penelitian Rekam medis digunakan dalam penelitian yang dilakukan dengan rekam medis sebagai sumber data. e) Education/Pendidikan Informasi rekam medis banyak digunakan sebagai bahan pendidikan baik itu untuk tenaga medis, non medis, penunjang medis, maupun keterapian fisik. f) Documentation/Dokumentasi Aspek dokumentasi digunakan dalam penggunaan rekam medis untuk manajemen pelayanan kesehatan. C. MUTU PELAYANAN KESEHATAN 1. Pengertian Mutu pelayanan kesehatan merupakan satu langkah maju untuk menuju kemajuan tingkat kesehatan, untuk perorangan atau kelompok, sesuai hasil yang ingin diharapkan dan sesuai ilmu pengetahuan yang ada saat ini. Dalam memberikan suatu pelayanan harus memiliki prinsip pengetahuan terbaru secara ilmiah, klinis, teknis, interpersonal, manual, kognitif, organisasi, dan unsur-unsur manajemen pelayanan kesehatan. [12] 2. Kriteria Pelayanan Kriteria suatu pelayanan merupakan suatu hal yang menentukan dalam melakukan suatu pelayanan kesehatan. Kriteria adalah pernyataan

33 yang tertulis dari nilai dan kepercayaan didalam peningkatan mutu pelayanan. Terdapat 2 (dua) jenis kriteria, yaitu : [12] a) Kriteria implisit. Kriteria ini merupakan suatu hal yang didalamnya dimasukkan suatu pendapat yang bersifat subyektif dalam evaluasi. b) Kriteria eksplisit. Kriteria ini merupakan suatu hal yang secara pengertian harus dapat diukur dan nyata. D. TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN (TPPRJ) TPPRJ atau bisa disebut sebagai loket pendaftaran. Pelayanan yang ada di TPPRJ memiliki beberapa sifat yaitu administratif serta rahasia. Administratif yaitu tertib, rapi, teliti, dan cepat. Sedangkan rahasia yaitu penyerahan dan penerimaan dokumen dari satu tempat ke tempat lain tidak dapat dilakukan oleh pasien ataupun keluarga akan tetapi dilakukan oleh petugas. TPPRJ merupakan tempat bagi penyediaan dokumen rekam medis baru, sehingga memiliki tugas memberikan nomor RM bagi pasien baru dan melakukan pecarian dokumen pasien kunjungan ulang. 1. Tugas Pokok TPPRJ a) Mendaftarkan pasien rawat jalan. b) Melakukan pencatatan data dasar pasien rawat jalan kedalam berkas RM. c) Melakukan distribusi dokumen Rekam Medis menuju ke Poliklinik tujuan pasien. d) Membantu bagian keuangan dalam memberikan informasi jasa pelayanan RJ.

34 e) Memberikan informasi untuk pasien, manajemen, atau pelanggan lain. 2. Fungsi TPPRJ a) Mencatat identitas pasien ke dalam dokumen rekam medis rawat jalan, data pasien rawat jalan, KIB, KIUP, dan ke dalam buku register rawat jalan. b) Memberi dan mencatat nomor RM sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. c) Menyiapkan Dokumen Rekam Medis baru untuk pasien baru. d) Menyediakan DRM lama untuk pasien lama lewat bagian filing. e) Melakukan penyimpanan dan sebagai pengguna KIUP. f) Mendistribusikan DRM dalam pelayanan rawat jalan. g) Menyediakan informasi kunjungan pasien rawat jalan. 3. Peran TPPRJ Peran TPPRJ dalam memberi suatu pelayanan terhadap pasien adalah sebagai ujung tombak pertama kali pasien atau keluarga menerima suatu pelayanan kesehatan sehingga di bagian ini akan sangat terlihat mutu pelayanan baik atau buruk. 4. Kegiatan pokok di TPPRJ a) Sebelum pelayanan dimulai, petugas mempersiapkan berkas dan catatan nomor RM yang akan digunakan untuk memulai pelayanan. Berkas yang perlu disiapkan yaitu : 1) Berkas formulir rawat jalan untuk pasien baru yang sudah diberikan nomor RM yang belum berisi catatan pelayanan pasien.

35 2) Buku register pendaftaran. Buku ini berisi catatan identitas pasien yang akan mendaftar. 3) Buku ekspedisi, merupakan buku yang digunakan sebagai serah terima DRM. 4) KIUP yaitu kartu yang digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien. 5) KIB yaitu kartu identitas yang diberikan kepada pasien untuk dibawa kembali apabila datang di kemudian hari. 6) Tracer yaitu pembatas sebagai petunjuk bahwa DRM yang dicari telah keluar dari rak filing. 7) Buku penggunaan nomor RM yakni buku yang berisi catatan penggunaan nomor RM. 8) Barcode pendaftaran pasien. b) Setelah pelayanan selesai. 1) Melakukan pencocokan jumlah pasien dengan jumlah pendataan pasien yang mendaftar dengan bagian keuangan rawat jalan. 2) Membuat laporan harian tentang : a. Penggunaan nomor RM, supaya tidak ada kejadian duplikasi no RM yang nantinya akan dilaporkan ke bagian assembling. b. Penggunaan berkas/formulir RM, dalam mengendalikan penggunaan formulir rekam medis dan dilaporkan ke bagian assembling.

36 c. Merekap jumlah kunjungan pasien rawat jalan baru dan lama yang nakan digunakan guna keperluan dalam perhitungan statistik rumah sakit. 5. Alur TPPRJ a) Pelayanan bagi pasien baru : 1) Bertanya kepada pasien baru identitas guna dilakukan pencatatan ke dalam formulir rekam medis rawat jalan, KIB, dan juga KIUP, serta buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 2) Memberikan KIB untuk pasien dengan memberikan edukasi bahwa KIB harus selalu dibawa apabila melakukan pengobatan berikutnya. 3) Melakukan penyimpanan KIUP sesuai dengan urutan abjad (alfabetik). 4) Bertanya keluhan yang dirasakan pasien, agar dapat mengarahkan pasien menuju poliklinik yang seharusnya dituju. 5) Bertanya kepada pasien membawa surat rujukan atau tidak. Jika pasien membawa maka : a. Menempelkan surat rujukan dalam berkas pendaftaran pasien. b. Membaca diagnose yang tertulis untuk ditunjukkan kepada dokter atau atau untuk mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai dengan yang tertulis di dalam surat rujukan. 6) Melakukan pencatatan identitas pasien ke dalam buku register pasien. 7) Mempersilahkan pasien melakukan pembayaran di loket kasir. 8) mengarahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu poliklinik yang dituju.

37 9) Melakukan pengiriman DRM menuju poliklinik yang sesuai dengan membawa buku ekspedisi. b) Pelayanan pasien lama : 1) Bertanya kepada pasien apakah membawa KIB atau tidak. 2) Apabila pasien membawa maka melakukan pencatatan identitas dan no RM di dalam tracer kemudian digunakan untuk mencari DRM ke bagian filing. 3) Apabila pasien tidak membawa maka petugas menanyakan identitas kemudian melalukan pencarian di dalam KIUP. 4) Melakukan pencatatan nama dan no RM pasien yang telah ditemukan di KIUP untuk dimintakan DRM. 5) Mencatat identitas pasien di dalam buku pendaftaran rawat jalan. 6) Mengarahkan pasien untuk melakukan pembayaran di loket kasir. [13] E. ERGONOMI 1. Pengertian Ergonomi Ergonomi adalah ilmu, seni, dan terapan teknologi guna keseimbangan dalam fasilitas yang akan digunakan untuk melakukan aktivitas ataupun istirahat, secara fisik ataupun mental sehingga kualitas hidup nantinya akan lebih baik. [14] 2. Tujuan Ergonomi Tujuan ergonomi adalah :

38 a) Peningkatan dalam pencegahan kecelakaan kerja, penurunan tingkat beban kerja, melakukan upaya promosi dan kepuasan dalam bekerja. b) Peningkatan kesejahteraan melalui kontak sosial, pengelolaan dan koordinasi kerja secara cepat, tepat, dan peningkatan jaminan sosial. c) Menumbuhkan keseimbangan antar bebagai aspek dari semua sistem kerja yang telah ada sehingga akan muncul kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi. [15] 3. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan SDM adalah rencana yang disusun berdasarkan tingkat operasional yang telah diajukan guna memenuhi permintaan SDM dengan standar yang telah ditetapkan. [16] Rumah Sakit Umum tipe A minimal memiliki 70 orang perekam medis terampil dan 20 orang perekam medis ahli. [16] Kualifikasi pendidikan rekam medis yaitu : a. D3 RMIK : 6 semester, gelar ahli madya. b. D4 MIK : 8 semester, gelar Sarjana Sains Terapan MIK. c. S1 MIK : 8 semester, gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan. d. S2 MIK : 4 semester, gelar Magister Manajemen Informasi Kesehatan. Sedangkan untuk petugas RM ahli minimal pendidikan Sarjana (S1)/Diploma IV. [17] Proses perencanaan SDM dipengaruhi oleh : a. Faktor internal, contoh karyawan yang memasuki usia pensiun, meninggal dunia, keluar/berhenti kerja, rotasi/perpindahan, dan kemungkinan promosi jabatan.

39 b. Faktor eksternal, contoh ketatnya persaingan bisnis, cepatnya perkembangan teknologi, dan tingkat ketergantungan antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, serta ketergantungan antara satu negara dengan negara lain. Batas usia pensiun PNS menurut PP RI no 21 Tahun 2014 yaitu : [18] a. 58 tahun untuk pejabat fungsional ahli muda dan ahli pertama dan juga pejabat fungsional keterampilan. b. 60 tahun untuk PNS yang memiliki : jabatan fungsional, ahli utama dan ahli madya; jabatan fungsional apoteker; jabatan fungsional dokter yang ditugaskan secara penuh pada unit pelayanan kesehatan negeri; jabatan fungsional dokter gigi yang ditugaskan secara penuh pada unit pelayanan kesehatan negeri; jabatan fungsional dokter pendidik klinis muda dan pertama; jabatan fungsional medik veteriner; jabatan fungsional penilik; jabatan fungsional pengawas sekolah; jabatan fungsional widyaiswara madya dan muda; atau jabatan fungsional lain yang ditentukan oleh presiden. c. 65 tahun bagi PNS yang memiliki : jabatan fungsional peneliti utama dan madya yang diberikan tugas secara penuh di bidang penelitian; dan jabatan fungsional yang ditentukan oleh presiden. Terdapat empat aspek perencanaan SDM yaitu : a. Jumlah karyawan yang dibutuhkan. b. SDM yang tersedia di dalam suatu organisasi. c. Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan.

40 d. Program aksi. Perencanaan SDM didalam organisasi/perusahaan dirasakan cukup efektif tergantung kepada kualitas dan jumlah informasi yang tersedia untuk pengambil keputusan. 4. Metode Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja WISN merupakan metode perhitungan tenaga kerja. Digunakan dalam perhitungan jumlah kebutuhan tiap kategori tenaga kesehatan yang dibutuhkan oleh dinas kesehatan atau rumah sakit. [19] Metode WISN merupakan metode yang dihitung berdasarkan beban kerja yang telah dikerjakan oleh tenaga kesehatan. Metode ini dapat diterapkan untuk semua kategori tenaga kesehatan. Kelebihan metode ini mudah digunakan, mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Tujuan WISN yaitu untuk memperbaiki jumlah pegawai di dalam suatu unit kerja. Hasil dari perhitungan WISN harus mudah dimengerti dan dipahami bagi kepala unit rekam medis. [20] Langkah perhitungan WISN yaitu : [21] a. Penetapan WKT (Waktu Kerja Tersedia) Hal ini bertujuan agar diperoleh waktu kerja efisien dalam 1 tahun pada tiap kategori SDM. Rumus : WKT = {A (B+C+D+E)} x F

41 Keterangan : A = Hari Kerja B = Cuti Tahunan C = Pelatihan & Pendidikan D = Hari Libur Nasional E = Tidak Hadir Kerja F = Waktu Kerja b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM Bertujuan agar diperoleh unit kerja dan kategori SDM yang memiliki tangungjawab di dalam melakukan kegiatan pelayanan kepada pasien, keluarga, dan masyarakat yang ada di rumah sakit. c. Menyusun standar beban kerja (SBK) SBK merupakan volume/kuantitas beban kerja dalam 1 tahun tiap kategori SDM. SBK dalam suatu kegiatan pokok disusun dalam waktu berdasarkan penyelesaiannya (waktu rata-rata) dan WKT yang dimiliki oleh unit masing-masing. Rumus : SBK = d. Menyusun standar kelonggaran Standar kelonggaran bertujuan agar diperoleh faktor kelonggaran tiap kategori SDM yang terdiri dari jenis kegiatan dan lama waktu yang digunakan guna menyelesaikan tugas yang tidak terkait pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilakukan dengan pengamatan dan wawancara tentang : WKT rerata waktu per kegiatan pokok 1) Hal-hal yang tidak terkait langsung dengan pelayanan. 2) Jumlah kegiatan dalam satu hari/minggu/bulan.

42 3) Waktu yang diperlukan dalam melakukan kegiatan. Rumus menghitung standar kelonggaran : Standar kelonggaran = rerata waktu per faktor kelonggaran waktu yang tersedia e. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja Tujuan perhitungan ini agar diperoleh hasil SDM yang dibutuhkan dalam waktu 1 tahun. [19] Rumus : Kebutuan tenaga = Data yang dibutuhkan seperti : 1) WKT 2) SBK 3) Standar kelonggaran kuantitas kegiatan pokok standar beban kerja 4) Kuantitas kegiatan pokok per unit kerja dalam 1 tahun. [21] + standar kelonggaran f. Time Series Data Dalam analisa deret berkata,metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil (least square).persamaan garis berbentuk Y = a+bx, dimana : Y : nilai variabel Y pada suatu waktu tertentu

43 a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak (y) b : kemiringan garis trend,besarnya perubahan garis y yang terjadi pada setiap perubahan satu unit variable x x : tahun waktu deret berkala Pada metode kuadrat terkecil langkah-langkah yang digunakan adalah: 1) Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya 2) Menentukan tahun yang terletak di tengah-tengah tahun. 3) Hitung nilai x,y dan x 2, kemudian cari jumlah y, jumlah x 2 dan jumlah x,y 4) Mencari harga a dan b dengan rumus: a = y N b = xy x 2 Dimana n adalah jumlah data yang diambil 1) Memasukan nilai a dan nilai b ke persamaan trend y=a+bx 2) Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang dilanjutkan dengan bilangan atau kode yang telah dibuat sampai dengan kode tahun yang diramalkan. (22) F. METODE PENETAPAN JUMLAH PENGAMATAN Penetapan jumlah pengamatan dalam aktifitas stopwatch time study biasanya dikenal dengan rumus dengan mempertimbangkan tingkat kepercayaan (convidence level) dan derajat ketelitian (degree of occuracy/precision). Penetapan dengan rumus tersebut akan butuh analisa dan

44 perhitungan yang perlu waktu dalam menyelesaikannya. Sehingga dibawah ini akan dijelaskan dalam satu rumus yang dibuat oleh The Maytag Company, yaitu: 1. Lakukan pengamatan waktu dari kegiatan yang dilaksanakan oleh petugas dengan syarat : a) 10 kali untuk kegiatan yang menghabiskan waktu 2 menit / kurang. b) 5 kali untuk kegiatan yang menghabiskan waktu 2 menit / lebih. 2. Menentukan nilai range atau perbedaan nilai terbesar (H) dan nilai terkecil (L) dari hasil pengamatan. 3. Tentukan rata-rata X yakni jumlah waktu pengamatan dibagi banyak hasil pengamatan 4. Tentukan nilai dari range dibagi harga rata-rata (R/X). 5. Tentukan jumlah pengamatan yang harus dilaksanakan sesuai dengan tabel 2.1 di bawah. Tabel berlaku untuk 95% convidence level dan 5% degree of accuracy. 6. Berdasar nilai yang dihasilkan, kemudian dilakukan evaluasi dan tambahkan pengamatan bilamana hasil yang diperoleh lebih besar dari pengamatan yang telah dilaksanakan. [22] Tabel 2.1 Perhitungan Metode The Maytag Company (R/X) Data dari sampel Data dari sampel Data dari sampel (R/X) (R/X)

45 G. KERANGKA TEORI Petugas : 1. Kapasitas Kerja : a. Umur b. Pendidikan c. Jenis Kelamin d. Lama Kerja

46 Perhitungan Beban Kerja Petugas Metode WISN SOP dan Kebijakan : Mutu Pelayanan 1. SOP Pendaftaran 2. SK Direktur Tupoksi Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : [11] [16] [17] [20] [21]

47 BAB III METODE PENELITIAN A. KERANGKA KONSEP Karakteristik Petugas: 1. Umur 2. Tingkat Pendidikan 3. Jenis Kelamin 4. Lama Kerja Beban Kerja : Kebutuhan Petugas Pendaftaran (Metode WISN) 1. Tupoksi 2. Waktu Kerja Tersedia 3. Standar Beban Kerja 4. Standar Kelonggaran 5. Kuantitas Kegiatan Pokok Gambar 3.1 Kerangka Konsep 28

48 B. JENIS PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan memberi gambaran atau deskripsi tentang keadaan dengan obyektif. Metode penelitian yang digunakan adalah observasi, yaitu pengamatan obyek penelitian secara langsung guna memberi gambaran hasil sesuai dengan keadaan di lapangan. Selain itu juga menggunakan metode wawancara yaitu peneliti melakukan interaksi secara langsung terhadap responden untuk memperoleh gambaran hasil sesuai dengan di lapangan. C. VARIABEL PENELITIAN 1. Karakteristik Petugas 2. Tupoksi 3. Waktu Kerja Tersedia 4. Standar Beban Kerja 5. Standar Kelonggaran 6. Kuantitas Kegiatan Pokok dan Tugas Tambahan 7. Kebutuhan Petugas Pendaftaran (Metode WISN)

49 D. DEFINISI OPERASIONAL Tabel 3.1 Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional 1 Karakteristik Petugas Kemampuan dari seorang petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang yang meliputi : a) Umur, yaitu berapa lama seorang hidup (tahun) dihitung dari pertama kali dia lahir sampai dengan saat ini yang diukur dengan wawancara. b) Tingkat Pendidikan, yaitu pendidikan terakhir yang telah ditempuh seorang yang diukur dengan wawancara. c) Jenis kelamin, yang perbedaan secara biologis, yakni lakilaki atau perempuan yang diukur dengan wawancara. d) Lama kerja, yaitu berapa lama bekerja mulai dari pertama kali bekerja sampai dengan saat ini dalam satuan. 2 Tupoksi Tugas pokok dan fungsi yaitu sasaran utama dalam pekerjaan yang dibebankan kepada suatu orang untuk dicapai dan dilaksanakan. 3 Waktu Kerja Tersedia 4 Standar Beban Kerja Jumlah hari kerja petugas pendaftaran dikurangi cuti tahunan, pendidikan dan pelatihan, hari libur nasional dan ketidakhadiran kerja dikalikan waktu kerja selama kurun waktu 1 tahun. {A (B+C+D+E)} x F Keterangan : A = Hari Kerja B = Cuti Tahunan C = Pelatihan & Pendidikan D = Hari Libur Nasional E = Ketidakhadiran Kerja F = Waktu Kerja Volume/ kuantitas beban kerja dalam 1 tahun per kategori SDM. = 5 Standar Kelonggaran a) Jumlah waktu kerja tersedia yaitu jumlah hari efektif selama 1 tahun dikali jumlah jam dalam 1 hari dan dikali 60 menit. b) Jumlah waktu per kegiatan yaitu waktu untuk menyelesaikan pekerjaan ditambah PDF, yaitu kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah dan keterlambatan. Kegiatan yang dalam penyelesaiannya membutuhkan waktu dan tidak terkait langsung dengan kegiatan pokok per

50 pelayanan. = 6 Kuantitas Kegiatan Pokok dan Tugas Tambahan 7 Kebutuhan Tenaga Kerja (Metode WISN) a) Rata-rata waktu per faktor kelonggaran yaitu rata-rata waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan-kegiatan tambahan. b) Waktu kerja tersedia yaitu jumlah hari kerja dikurangi cuti tahunan, pendidikan dan pelatihan, hari libur nasional, dan ketidakhadiran kerja dikalikan waktu kerja selama 1 tahun. Kegiatan pokok dan kegiatan tambahan yang dilakukan oleh petugas TPPRJ dalam 1 hari sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). = a) Volume kegiatan adalah beban kerja di TPPRJ b) Hari kerja efektif per tahun yaitu jumlah hari kerja dalam 1 tahun dikurangi dengan cuti per tahun, pendidikan dan pelatihan, hari libur nasional, dan ketidakhadiran kerja. Kebutuhan tenaga adalah kuantitas gegiatan pokok dibagi dengan standar beban kerja ditambahkan faktor kelonggaran. = + a) Kuantitas kegiatan pokok tiap tahun yaitu beban kerja petugas dalam 1 tahun. b) Standar beban kerja tiap tahun yaitu beban kerja dalam 1 tahun berdasarkan waktu yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan. c) Standar kelonggaran yaitu waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan yang tidak terkait dengan kegiatan pokok per pelayanan.

51 E. SUBYEK DAN OBYEK PENELITIAN Dalam penelitian ini, subyek yang diamati yaitu petugas pendaftaran yang berjumlah 5 orang dengan mempertimbangkan data jumlah kunjungan pasien rawat jalan poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang yang diakses melalui komputer. Rekapitulasi kunjungan pasien rawat jalan tersebut menampilkan poliklinik, jumlah pasien, jenis kelamin, dan umur. Sedangkan obyek penelitian yang diamati adalah beban kerja petugas administrasi pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. F. POPULASI DAN SAMPEL 1. Populasi Populasi yang diamati adalah petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang yang berjumlah 5 orang. 2. Sampel Sampel yang diteliti dalam penelitian ini adalah jumlah populasi yaitu 5 orang petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. Metode perhitungan sampel yaitu dengan metode The Maytag Company. Berikut hasil penentuan sampel dari 5 kali pengamatan untuk tiap-tiap kegiatan petugas pendaftaran :

52 a) Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran. Tabel 3.2 Perhitungan sampel verifikasi berkas pendaftaran No Petugas Pasien Waktu yang ke- diperlukan A B C D Rata-rata waktu tiap petugas

53 E Jumlah 6.03 Rata-rata 1.21 (R) = = (X) = = (R/X) = = Dengan hasil perhitungan tersebut maka didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan pada kegiatan verifikasi berkas pendaftaran adalah 0.35 yaitu 2 sampel (dengan 90% convidence level dan 10% degree of accurancy). b) Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali. Tabel 3.3 Perhitungan sampel kegiatan cetak SEP dan form kendali No Petugas Pasien Waktu yang ke- diperlukan A B C Rata-rata waktu tiap petugas

54 D E Jumlah Rata-rata 3.47 (R) = = 1.55 (X) = = 3.47 (R/X) = = 0.45 Dengan hasil perhitungan tersebut maka didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan pada kegiatan cetak SEP dan Form Kendali adalah 0.45 yaitu 63 sampel (dengan 90% convidence level dan 10% degree of accurancy). c) Melakukan pencarian DRM. Tabel 3.4 Perhitungan sampel melakukan pencarian DRM No Petugas Pasien ke- Waktu yang diperlukan A B C Rata-rata waktu tiap petugas

55 D E Jumlah Rata-rata 6.72 (R) = = 1.69 (X) = = 6.72 (R/X) = = 0.25 Dengan hasil perhitungan tersebut maka didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan pada kegiatan pencarian DRM adalah 0.25 yaitu 20 sampel (dengan 90% convidence level dan 10% degree of accurancy). d) Membuat buku DRM pasien baru. Tabel 3.5 Perhitungan sampel membuat buku DRM pasien baru No Petugas Pasien Waktu yang ke- diperlukan A B C D Rata-rata waktu tiap petugas

56 5 E Jumlah Rata-rata 4.75 (R) = = 0.18 (X) = = 4.75 (R/X) = = 0.04 Dengan hasil perhitungan tersebut maka didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan pada kegiatan pencarian DRM adalah 0.04 yaitu 3 sampel (dengan 90% convidence level dan 10% degree of accurancy). e) Melakukan biling keuangan. Tabel 3.6 Perhitungan sampel melakukan biling keuangan No Petugas Pasien Waktu yang ke- diperlukan A B Rata-rata waktu tiap petugas

57 C D E Jumlah 4.77 Rata-rata 0.95 (R) = = (X) = = (R/X) = = Dengan hasil perhitungan tersebut maka didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan pada kegiatan verifikasi berkas pendaftaran adalah 0.2 yaitu 7 sampel (dengan 90% convidence level dan 10% degree of accurancy). G. INSTRUMEN PENELITIAN

58 Sarana yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu : 1. Pedoman observasi Pedoman observasi digunakan sebagai pedoman untuk melakukan pengamatan terhadap petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. 2. Pedoman wawancara Pedoman wawancara digunakan sebagai patokan atau tolok ukur pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan kepada petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. 3. Tabel penelitian Tabel penelitian berfungsi sebagai alat untuk mengentry data dalam menghitung beban kerja, total pasien yang dilayani, atau lama waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. 4. Stopwatch Stopwatch digunakan sebagai alat ukur untuk mengitung lama waktu yang digunakan dalam sekali melakukan pendaftaran. 5. Kalkulator Kalkulator digunakan untuk mengitung jumlah beban kerja dan kebutuhan tenaga. H. PENGUMPULAN DATA

59 1. Data Primer Menanyakan langsung jumlah tenaga administrasi rawat jalan Poli Radioterapi guna menghitung jumlah kebutuhan petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi. Serta melakukan wawancara terhadap tenaga administrasi rawat jalan Poli Radioterapi guna mengetahui proses pelayanan pasien dari sudut pandang petugas pendaftaran dan mengetahui pendapat tenaga administrasi tentang hambatan selama melakukan pelayanan terhadap pasien. 2. Data Sekunder Mengobservasi data rekapitulasi kunjungan pasien rawat jalan tahun 2017 dari hari buka guna menghitung indikator rawat jalan sehingga diketahui jumlah beban kerja petugas pendaftaran dan kebutuhan loket pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi tahun Cara Perhitungan Dengan Metode WISN a) Menjabarkan tugas pokok dan fungsi petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. b) Melaksanakan penelitian untuk melakukan perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 pekerjaan petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang. c) Melakukan perhitungan hari kerja efektif selama 1 tahun. d) Menghitung jumlah jam kerja tiap tahun. e) Melakukan perhitungan waktu kerja tiap kegiatan atau waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

60 f) Menghitung PFD yaitu kelonggaran waktu kelonggaran waktu untuk istirahat dan waktu terlambat kedatangan. g) Melakukan perhitungan volume kegiatan tiap hari yaitu sesering dan sebanyak apakah tugas yang dilaksanakan oleh bagian pendaftaran. h) Melakukan perhitungan kuantitas kegiatan pokok per tahun. i) Melakukan perhitungan beban kerja metode WISN. Rumus : Kebutuan tenaga = kuantitas kegiatan pokok + standar kelonggaran standar beban kerja Adapun rumus yang digunakan adalah sebagai berikut : Kuantitas kegiatan = volume kegiatan x hari kerja efektif per tahun = = I. PENGOLAHAN DATA 1. Editing

61 Melakukan pengeditan tengtang lengkap/tidaknya, jelas/tidaknya, dan sesuai/tidaknya antara jawaban responden satu dengan lainnya. 2. Tabulasi Pengelompokkan data berdasarkan tujuan penelitian, lalu masukannya kedalam tabel yang telah tersedia agar lebih mudah dalam melakukan analisa. J. ANALISIS DATA Data yang dikumpulkan dari hasil penelitian kemudian dilakukan pengolahan secara deskriptif guna memprediksi jumlah beban kerja petugas administrasi pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi dan juga untuk menghitung jumlah kebutuhan loket pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi. Data yang terkumpul dari hasil wawancara akan dikumpulkan kemudian dibandingkan dengan teori yang ada dan dijelaskan secara narasi.

62 BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum RSUP Dr. Kariadi 1. Sejarah Singkat RSUP Dr. Kariadi a) Didirikan pada jaman penjajahan Belanda tanggal 9 September 1925 dikenal dengan nama Centrale Buzgerlijke Ziekewsichting (CBZ). b) Pada jaman penjajahan Jepang namanya diubah menjadi PURUSARA (Pusat Rumah Sakit Rakyat). c) Menjadi rumah sakit vertikal milik Departemen Kesehatan dengan nama RSUP Dr. Kariadi berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No.21215/Kab/1964 tanggal 14 April d) Berdasarkan SK Menkes RI No.546/Men.Kes/SK/III/1978 diklasifikasikan menjadi Rumah Sakit Umum kelas B Pendidikan dengan SK MenKes RI No.134/Menkes/SK/1978 mengatur tentang struktur RS Dr. Kariadi. e) Berdasarkan SK MenKes RI No.1130/Menkes/SK/XII/1993, tanggal 10 Desember 1993 ditetapkan menjadi RS Unit Swadana dengan struktur organisasi berdasarkan SK MenKes No.546/Menkes/VI/1994 tanggal 13 Juni 1994 Tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Kariadi. f) Pada tahun 1997 sebagai Instansi Pemerintah Pengguna Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) berdasarkan UU No.20 tahun

63 g) Berdasarkan PP No.120 Tahun 2000 tentang Pendirian Perusahaan Jawatan RSUP Dr. Kariadi, status rumah sakit berubah menjadi Perusahaan Jawatan yang operasional mulai Tahun h) Pada tahun 2005 diubah statusnya menjadi Instansi Pemerintah yang menerapkan PPK-BLU berdasarkan PP No.23 tahun 2005 dan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1243/MENKES/SK/VII/2005 tanggal 11 Agustus Visi MENJADI RUMAH SAKIT PENDIDIKAN DAN RUJUKAN NASIONAL YANG UNGGUL 3. Misi a) Menyediakan pelayanan kesehatan dan rujukan yang paripurna, bermutu tinggi, menjamin keselamatan pasien dan menjangkau seluruh masyarakat. b) Menyediakan pendidikan dan pelatihan yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang tetap berorientasi pada keselamatan pasien. c) Melaksanakan dan memfasilitasi penelitian yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi yang menjamin keselamatan pasien.

64 4. Struktur Organisasi Rumah Sakit 5. Jenis Pelayanan di Rumah Sakit a) Pelayanan Unggulan 1) Bedah Epilepsi 2) Geriatri 3) Leptospira b) Pelayanan Menonjol 1) Operasi Transplantasi Ginjal Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit 2) Operasi Transplantasi Sumsum Tulang (dilakukan sejak 1987, sepat vakum, mulai 2012 pelayanan ini sudah dibuka kembali 3) Operasi Penyesuaian Kelamin