ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN TEORI WISN DI BAGIAN ASEMBLING RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2013

Transkripsi

1 ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN TEORI WISN DI BAGIAN ASEMBLING RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2013 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK Oleh : FEBRINA HAPSARI SETYANINGRUM D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2013

2 HALAMAN HAK CIPTA 2013 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti

3 HALAMAN PERSETUJUAN ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN TEORI WISN DI BAGIAN ASEMBLING RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2013 Disusun Oleh : FEBRINA HAPSARI SETYANINGRUM D Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : Juli 2013 Pembimbing (Eni Mahawati, SKM, M.Kes)

4 HALAMAN PENGESAHAN ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN TEORI WISN DI BAGIAN ASEMBLING RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2013 KARYA TULIS ILMIAH TAHUN 2013 Disusun oleh : FEBRINA HAPSARI SETYANINGRUM D Karya Tulis Ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Semarang, Juli 2013 Tim Penguji Ketua : dr. Zaenal Sugiyanto, M.Kes (...) Penguji I : Supriyono Asfawi, SE, M.Kes (...) Penguji II : Eni Mahawati, SKM, M.Kes (...) Mengetahui, Dekan (Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes)

5 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya tulis ilmiah ini secara khusus aku persembahkan kepada : Tuhan Yesus Kristus yang selalu membimbing, menguatkan, memberikanku kesabaran dan ketabahan. Buat mamah papahku, yang tiada henti memberikanku doa, semangat, dukungan dan kasih sayang. Engkaulah orangtua terhebatku. Kakakku Vita Setyaningrum yang galak tapi bijak, makasih udah selalu mendukung n kasih nasehat macem macem buat adekmu ini. Buat mas Agus, Chika ponakanku terimut, eyang, pakdhe, budhe, om, tante, dan semua keluarga yang mendoakan dan selalu memberi semangat aku, thankyou so much. Pembimbingku bu Eni Mahawati, terimakasih buk udah meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penyusunan KTI ini. My besties, mbem galak cewek terjutek terbaek terbesar seindonesia, makasih banget selalu ada buat sahabatmu ini. Meike, mentari, riski, tyas, lina, bangkit, tama, lilik, tomi temen senasib seperjuanganku seneng bareng susah bareng, love you all. Meyta sama mas tony yang selalu bilang kowe kudu semangat makasih kalian udah jadi penyemangatku. Wahyu Adi yang menemani, selalu mengingatkan dan memberiku semangat selama aku menyusun KTI ini. Ria sama puput yang udah bantuin aku, saling sharing masalah KTI ini, danang yg bantuin aku juga dan nggak lupa buat sinta yang udah ikut riwa riwi nganterin aku kemana mana. Buat temen temenku RMIK 2010 semua, makasih untuk kebersamaan yang terjalin selama ini.

6 RIWAYAT HIDUP Nama : Febrina Hapsari Setyaningrum Tempat & Tanggal Lahir : Kudus, 27 Februari 1992 Jenis Kelamin Agama Alamat : Perempuan : Katholik : Perum Permai XII No.2 RT 05 RW 04 Garung Lor Kudus Riwayat Pendidikan : 1. SD Cahaya Nur Kudus tahun SMPN 1 Kudus tahun SMAN 1 Kudus tahun Program Studi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun

7 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan karunianya sehingga penyusun dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah dengan judul Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Teori Wisn di Bagian Asembling RSUD Kota Semarang Tahun Karya Tulis Ilmiah ini merupakan salah satu tugas sebagai syarat dalam membuattugas Akhir Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini, penelitibanyak menemukan kendala, menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah peneliti menyampaikan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Eni Mahawati, SKM, M.Kes selaku dosen pembimbing Karya Tulis Ilmiah. 5. dr. Zaenal Sugiyanto, M.Kes selaku ketua penguji dan dosen reviewer Karya Tulis Ilmiah. 6. Supriyono Asfawi, SE, M.Kes selaku dosen penguji 1 Karya Tulis Ilmiah. 7. dr. Susi Herawati, M.Kes selaku Direktur RSUD Kota Semarang. 8. Lina Umboro Styowati, Amd PK, SKM selaku Kepala Bagian Rekam Medis.

8 9. Nur Rochman Prasetyo, Amd PK, selaku Kepala Bagian Rekam Medis RSUD Kota Semarang. 10. Petugas asembling RSUD Kota Semarang. 11. Bapak, Ibu dan seluruh staf RSUD Kota Semarang. 12. Teman - teman RMIK 2010 yang saling kerjasama dan membantu menyusun Karya Tulis Ilmiah ini. 13. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Dalam pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini, peneliti menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, peneliti berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar penulisan ini dapat menjadi lebih baik lagi. Semarang, Juli 2013 Peneliti

9 Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2013 ABSTRAK FEBRINA HAPSARI SETYANINGRUM ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN TEORI WISN DI BAGIAN ASEMBLING RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2013 RSUD Kota Semarang merupakan salah satu rumah sakit pemerintah tipe B dimana pada bagian rekam medis khususnya bagian asembling memiliki 3 petugas. Petugas asembling masih mengalami kesulitan dengan adanya penumpukkan DRM yang dapat berdampak pada pelayanan unit rekam medis yang lain. Untuk itu, kesesuaian antara beban kerja dengan banyaknya petugas harus diperhatikan sehingga dalam penelitian ini dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di bagian assembling RSUD Kota Semarang. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif, observasi dengan pendekatan cross sectional. Populasi dalam penelitian ini adalah hasil perhitungan prediksi kunjungan tahun 2013 dan petugas assembling. Dengan analisa data menggunakan analisa secara deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian petugas asembling mengerjakan tugas pokoknya yaitu menerima DRM rawat inap dari bangsal, merakit dokumen, meneliti kelengkapan setiap formulirnya, dan menginput dokumen yang telah diasembling ke komputer. Jam kerja petugas asembling selama 1 tahun adalah menit/tahun, hari kerja efektif dalam 1 tahun 282 hari. Jumlah standar beban kerja petugas assembling selama 1 tahun adalah 6795,18. Kuantitas kegiatan pokok petugas assembling dalam 1 tahun adalah Dengan metode perhitungan WISN dapat diketahui jumlah kebutuhan tenaga kerja di bagian asembling tahun 2013 adalah 3 petugas. Akan tetapi petugas yang ada di RSUD Kota Semarang sudah terdapat 3 petugas sehingga tidak memerlukan penambahan maupun pengurangan. Namun pada kenyataannya hasil pengamatan menunjukkan bahwa masih terdapat penumpukkan DRM di meja asembling. Hal ini tidak disebabkan oleh karena kurangnya petugas akan tetapi disebabkan oleh faktor faktor lain di luar job description yaitu pola kedatangan DRM yang tidak tepat waktu, kelengkapan DRM, pola kerja, dan karakteristik petugas asembling itu sendiri. Sehingga yang perlu diperhatikan oleh bagian asembling RSUD Kota Semarang adalah mengingatkan bagian luar dari unit rekam medis agar mengembalikan DRM tepat pada waktunya, melengkapi pengisian setiap lembar formulir rekam medis, memperhatikan waktu kerja yang sudah ditetapkan sesuai dengan job description serta melakukan pelatihan atau orientasi kembali terhadap petugas tentang produktivitas kerja sehingga menghasilkan keserasian antara pekerja dan pekerjaannya. Kunci : Beban Kerja, Tenaga Kerja, Asembling, WISN Kepustakaan : 12( )

10 Diploma Programme of Medical Record and Health Information Health Faculty of Dian Nuswantoro University Semarang 2013 ABSTRACT FEBRINA HAPSARI SETYANINGRUM ANALYSIS OF THE WORKFORCE REQUIRMENT BASED ON WISN METHOD AT ASSEMBLING IN THE PUBLIC HOSPITAL of SEMARANG IN 2013 The public Hospital of Semarang is one of type B government hospitals where medical records especially for assembling, they have 3 officers. They are still having difficulties with the accumulation of MRD that can have an impact on services to another unit of medical records. Therefore, the correspondence between the workload with the number of officers should be noted that this study can be seen in the labor requirements based on the workload of assembling in The Public Hospital of Semarang. This research uses descriptive research and observation research methods with cross sectional observation approach. The population in this study is the calculation of predicted visits in 2013 and the assembling officers. Then analyzing the data using a descriptive analysis. Based on the research results the assembling officers doing the main work that is received on the MRD inpatient ward, assemble documents, researching completeness of any forms, and input the assembled documents into the computer. Working hours assembling officer for 1 year is minutes / year, effective working days within 1 year of 282 days. The standards Amount of workload for assembling officers for 1 year is 6795,18. Principal activities of workers assembling quantity in 1 year is Using WISN calculation method can be known the amount of workforce requirement in 2013 are 3 officers. But in Public Hospital of Semarang already have 3 assembling officers so it doesn t need addition or subtraction. But in fact the results of observations show that there are still piling of MRD on the assembling table. It is not caused by a lack of workers but due to other factors beyond the job description, that is MRD arrival pattern is not timely, completeness MRD, working patterns, and the characteristics of the assembling officers. So as to be considered assembling officers of The Public Hospital of Semarang is reminding the outside of the unit medical record in order to restore MRD on time, complete filling each sheet of medical records, pay attention to the working time has been set in accordance with the job description and conduct training or reorientation towards officers of labor productivity resulting harmony between workers and jobs. Keywords : Workload, Workforce, Asembling, WISN Reference : 12 ( )

11 DAFTAR ISI Halaman Judul... Halaman Hak Cipta... Halaman Persetujuan... Halaman Pengesahan... Halaman Persembahan... Riwayat Hidup... Kata Pengantar... Abstrak... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... i ii iii iv v vi vi ix xi xiv xv xvi BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Lingkup Penelitian... 5 F. Keaslian Penelitian... 6

12 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis... 8 B. URM Bagian Asembling C. Mutu Pelayanan Kesehatan D. Ergonomi E. Cara Pengukuran dan Pencatatan Waktu Kerja F. Time Series Data atau Trend Data ( Analisa Deret Berkala ) G. Metode Sederhana untuk Menentukan Jumlah Pengamatan H. Penetapan Waktu Longgar dan Waktu Baku I. Prosedur Perhitungan Kebutuhan SDM Kesehatan dengan Menggunakan Metode WISN ( Work Load Indikator Staff Need / Kebutuhan SDM Kesehatan Indikator Beban Kerja ) J. Kerangka Teori K. Kerangka Konsep BAB III : METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian B. Variabel Penelitian C. Definisi Operasional D. Populasi dan Sampel E. Instrumen Penelitian F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisis Data... 43

13 BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit B. Gambaran Umum Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit C. Job Description D. Hasil Pengamatan E. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Asembling dengan Metode WISN F. Pembahasan BAB V : PENUTUP A. Simpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN... 71

14 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian... 6 Tabel 2.1 Jumlah Pengamatan yang diperlukan Tabel 3.1 Definisi Operasional Tabel 3.2 Jumlah Pengamatan yang diperlukan Tabel 4.1 Hasil Pengamatan Tabel 4.2 Jumlah Pasien Rawat Inap Tabel 4.3 Perhitungan Trend dengan Metode Kuadrat Kecil Tabel 4.4 Waktu Kerja dan Volume Kegiatan... 58

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Teori Gambar 2.2 Kerangka Konsep... 34

16 DAFTAR LAMPIRAN 1. Perhitungan Sampel 2. Tabel Karakteristik Petugas 3. Tabel Waktu Kerja yang diperlukan Per Kegiatan 4. Surat Ijin Penelitian 5. Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Asembling RSUD Kota Semarang

17 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah suatu unit pelayanan kesehatan yang sangat kompleks dalam berbagai jenis pelayanan kesehatan demi mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Sehingga rumah sakit dituntut untuk professional dalam melakukan berbagai jenis pelayanan kesehatan terhadap pasien agar pasien mendapat pelayanan yang memuaskan di rumah sakit tersebut. Salah satu unit yang ada di dalam rumah sakit yaitu unit rekam medis. Berdasarkan Permenkes RI No. 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 Bab I, pasal 1, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Salah satu bagian yang menunjang kelancaran pelayanan di bidang rekam medis adalah bagian assembling. [ 1 ] Tugas dan fungsi assembling adalah (a) merakit kembali formulirformulir DRM Rawat Jalan, Rawat Inap, Gawat Darurat menjadi urut/runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, (b) meniliti kelengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (c) mengendalikan Dokumen Rekam Medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, (d) mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan (e) mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis.

18 Agar terlaksananya pelayanan rekam medis yang berkualitas serta menunjang ketepatan pelepasan informasi maka diperlukan jumlah petugas assembling yang sesuai dengan beban kerja yang ada. [ 2 ] Tercapainya pelepasan informasi yang tepat secara waktu maupun tepat isinya maka di suatu rumah sakit haruslah memperhatikan aspek ergonominya. Aspek tercapai apabila petugas merasa nyaman dengan pekerjaannya serta tercapai tujuannya yaitu keefisiensian dan kesejahteraan yang berkaitan dengan produktifitas dan kepuasan kerja. Dalam menciptakan kondisi optimal bagi pekerja dapat dilakukan dengan salah satu cara yaitu mengurangi beban kerja. Beban kerja dapat diminimalkan dengan membagi pekerjaan, menyediakan alat yang dapat mempercepat pekerjaan, atau dengan menambah jumlah tenaga kerja. [ 2 ] Berdasarkan observasi yang dilakukan pada hari Selasa, tanggal 18 Desember 2012, RSUD Kota Semarang merupakan salah satu rumah sakit pemerintah tipe B dimana pada bagian rekam medisnya khususnya bagian asembling memiliki 3 petugas. Dengan hari kerja 6 hari yaitu Senin sampai Kamis dengan jam kerja sampai dengan jam 14.00, hari Jumat jam sampai dengan jam 11.00, dan hari Sabtu jam sampai Menurut hasil wawancara pada salah satu petugas asembling, masih dibutuhkan penambahan petugas melihat bahwa masih terdapat penumpukan DRM di meja asembling. Dalam satu hari, petugas menyelesaikan dari ±3 4 bangsal DRM rawat inap dengan jumlah DRM rawat inap per bangsal ±10 DRM. Banyaknya tumpukan DRM rawat inap yang terdapat di meja asembling dapat berdampak pada bagian rekam

19 medis lain seperti di bagian koding yang DRMnya tidak bisa segera dikode, kemudian berdampak pada bagian analisa reporting yang laporannya tidak bisa tepat waktu dalam melepaskan informasinya serta berdampak pula bada bagian filing yang terlambat meyediakan DRM untuk kebutuhan pelayanan rekam medis. Deskripsi pokok kegiatan assembling begitu banyak untuk itu metode yang baik digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode WISN karena metode ini dilaksanakan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata pada unit assembling. Dengan metode WISN peneliti dapat mudah mengoperasikan data secara komprehensif dan realistis. Melihat akibat-akibat yang dimungkinkan apabila task demand di bagian assembling terlalu banyak dibandingkan work capacity, maka peneliti tertarik untuk mengambil judul Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Teori WISN di Bagian Assembling RSUD Kota Semarang Tahun B. Rumusan Masalah Berapakah jumlah kebutuhan tenaga kerja berdasarkan teori WISN di bagian assembling RSUD Kota Semarang Tahun 2013? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui kebutuhan jumlah tenaga kerja berdasarkan teori WISN di bagian assembling RSUD Kota Semarang tahun 2013.

20 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui job deskripsi kegiatan di bagian asembling RSUD Kota Semarang. b. Mendeskripsikan kapasitas kerja (umur, pendidikan, jenis kelamin, dan lama kerja). c. Menghitung volume kegiatan di bagian asembling RSUD Kota Semarang. d. Menghitung hari kerja selama satu tahun untuk menghitung waktu kerja efektif di bagian asembling RSUD Kota Semarang. e. Mengetahui jam kerja untuk menghitung jam kerja efektif dalam waktu satu tahun di bagian asembling RSUD Kota Semarang f. Menghitung waktu kerja per kegiatan dan PFD untuk menghitung standar beban kerja per tahun di bagian asembling RSUD Kota Semarang. g. Menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus WISN di bagian assembling RSUD Kota Semarang tahun 2013 D. Manfaat Penelitian Dalam menjalankan proses dan memperoleh hasil penelitian sesuai dengan tujuan diatas, diharpkan dapat memberi manfaat bagi : 1. Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan pertimbangan mengenai perencanaan kebutuhan jumlah tenaga kerja.

21 2. Bagi Peneliti Menambah pengetahuan, pengalaman dan ketrampilan dalam ilmu ergonomi, khususnya tentang analisa kebutuhan tenaga kerja. 3. Bagi Akademik Sebagai bahan masukan untuk referensi guna pengembangan rekam medis khususnya mengenai perhitungan kebutuhan tenaga kerja. E. Lingkup Penelitian 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi penelitian ini adalah materi kebutuhan tenaga kerja di URM khususnya di bagian assembling. 3. Lingkup Lokasi Lingkup lokasi pada penelitian ini adalah unit assembling RSUD Kota Semarang. 4. Lingkup Metode Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi. 5. Lingkup Objek Objek penelitian ini adalah petugas dan beban kerja di bagian asembling RSUD Kota Semarang. 6. Lingkup Waktu Waktu penelitian digunakan pada bulan Maret 2013.

22 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Nama Peneliti Judul Peneliti Metode dan Hasil 1 Petronela Novita Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Assembling RSUD Tugurejo Semarang Periode Metode: observasi Hasil: 1. Prediksi penambahan beban kerja di assembling tahun Perancangan protab yang ada. 2. Mandala Zaetunov Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja pada Bagian Assembling di RSUD Banjarnegara Tahun 2012 Metode : observasi Hasil : Kebutuhan tenaga kerja dengan jam kerja per hari full 6 jam, kuantitas kegiatan pokok dan standar beban kerja 13670,73 diketahui kebutuhan tenaga kerja sebanyak 1 petugas. Perbedaan penelitian pertama dan kedua dengan penelitian yang akan dilakukan ini adalah sama yaitu periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSUD Kota Semarang tahun

23 2013. Pada penelitian yang pertama teori yang digunakan adalah teori FTE, sedangkan penelitian ini menggunakan teori WISN.

24 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes RI No. 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 Bab I, pasal 1, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. [ 1 ] Sedangkan menurut Huffman Ek, 1992 rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. [3] Dengan demikian rekam medis adalah rekaman atau catatan tentang identitas pasien, riwayat penyakit, anamnesa, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan pada pasien pada sarana pelayanan kesehatan lainnya.

25 2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis a. Tujuan Rekam Medis Tujuan dari pengelolaan sistem rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. [ 4 ] b. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : 1) Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya merupakan tindakan yang berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam rangka mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2) Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada pasien. 3) Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk kepentingan peradilan.

26 4) Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena mengandung data atau informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan. 5) Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 6) Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibudang profesi si pemakai. 7) Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikandan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan RS. [ 4 ] B. URM Bagian Assembling Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok (a) merakit kembali formulir-formulir dalam DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau

27 runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, (b) meneliti kelengkapan data yang tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (c) mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, (d) mengendalikan penggunaan nomor rekam medis, dan (e) mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti kelengkapan data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendalian penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis. 1. Deskripsi Pokok Kegiatan Asembling a. Terhadap sensus harian yang diterima. 1) Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap setiap hari. 2) Mencocokan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian masing-masing. 3) Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM. 4) Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi Analising dan Reporting. b. Terhadap DRM yang diterima 1) Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan diterimadengan itu melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis sesuai dengan kasusnya.

28 2) Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir a) Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada halaman depan folder DRM b) Kartu Kendali 3) Bila DRM telah lengkap, selanjutnya a) Menyerahkan DRM dan KK ke bagian Koding/Indeksing b) Menyerahkan sensus harian ke bagian Analising/Reporting 4) Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya: a) Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder DRM. b) Dengan menggunkan buku ekspedisi, menyerahkan DRM tidak lengkap kepada unit pencatat untuk diteruskan kepada tenaga kesehatan yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapinya. c) Menyimpan Kartu Kendali berdasarkan tanggal penyerahan DRM tidak lengkap tersebut. d) Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2 x 24 jam setelah waktu penyerahan. c. Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis : 1) Mengalokasikan nomor rekam medis agar tidak terjadi dupiikasi dalam penggunaan nomor rekam medis. 2) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi dupiikasi dalam penggunaan nomor rekam medis.

29 3) Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unit-unit yang memerlukan untuk proses pencatatan dan pelaporan rekam medis. 4) Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan tersebut dengan menggunakan buku pengendalian penggunaan formulir rekam medis. [ 2 ] 2. Fungsi yang Terkait dengan Bagian Asembling : a. Fungsi pencatat data di rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap : 1) Pencatatan keiengkapan isi data rekam medis pada setiap formulir dalam folder DRM. 2) Penggunaan formulir yang digunakan untuk pelayanan klinis. 3) Penggunaan nomor rekam medis di kamar bersalin (VK) untuk bayi baru lahir. b. Fungsi pencatat data pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap : 1) Penggunaan formulir rekam medis untuk pelayanan pasien. 2) Penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi. c. Fungsi koding dan indeksing yang bertanggung jawab terhadap pengkodean dan pengindeksan penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter. d. Fungsi analising dan reporting yang bertanggung jawab terhadap pengumpulan dan pengolahan data rekam medis untuk disusun laporan kegiatan pelayanan.

30 e. Formulir - formulir yang digunakan di asembling 1) Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada halaman depan folder DRM. 2) Kartu Kendali (KK) untuk : a) Pencatatan data rekam medis guna pengendalian DRM tidak lengkap dan pengkodean penyakit, operasi, sebab kematian dan kode dokter. b) Mengendalikan DRM yang tidak lengkap yang dikembalikan ke unit pencatat data. c) Melacak keberadaan DRM yang sedang dilengkapi. d) Menghitung angka IMR. e) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis. [ 2 ] C. Mutu Pelayanan Kesehatan Mutu pelayanan kesehatan adalah penampilan yang pantas atau sesuai (yang berhubungan dengan standar-standar) dari suatu intervensi yang diketahui aman, yang dapat memberikan hasil kepada masyarakat yang bersangkutan dan yang telah mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dampak pada kematian, kesakitan, ketidakmampuan dan kekurangan gizi (Milton I Roemer dan C Montoya Aguilar, WHO, 1988). [ 5 ] Penelitian yang dilakukan oleh Roberts dan Prevost (1987) membuktikan adanya perbedaan dimensi mutu, yaitu : 1. Bagi pemakai jasa pelayanan kesehatan (health consumer), mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi ketanggapan petugas memenuhi kebutuhan pasien, kelancaran komunikasi antara petugas

31 dengan pasien, keprihatinan serta keramah-tamahan petugas dalam melayani pasien, dan atau kesembuhan penyakit yang sedang diderita oleh pasien. 2. Bagi penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider), mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi kesesuaian pelayanan yang diselenggarakan dengan perkembangan ilmu dan tekhnologi kedokteran mutakhir dan/atau adanya otonomi profesi pada waktu menyelenggarakan pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan pasien. 3. Bagi penyandang dana pelayanan kesehatan (health financing), mutu pelayanan kesehatan lebih terkait pada dimensi efisiensi pemakaian sumber dana, kewajaran pembiayaan kesehatan, dan atau kemampuan pelayanan kesehatan mengurangi kerugian penyandang dana pelayanan kesehatan. [ 6 ] D. Ergonomi 1. Pengertian Ergonomi Ergonomi adalah ilmu, seni dan penerapan tekhnologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktivitas maupun istirahat dengan kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik. [ 7 ]

32 2. Tujuan Ergonomi Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah : a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cedera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban fisik dan mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja. b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial, mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna dan meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif. c. Menciptakan keseimbangan rasional antara berbagai aspek, yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis, dan budaya dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi. [ 7 ] 3. Produktivitas Kerja Faktor-faktor yang mempengaruhi produktifitas kerja secara umum yaitu: a. Motivasi Motivasi adalah kekuatan atau pendorong kegiatan seseorang ke arah tujuan tertentu dan melibatkan segala kemampuan yang dimiliki untuk mencapainya. b. Kedisiplinan Disiplin merupakan sikap mental yang tercermin dalam perbuatan tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku.

33 c. Etos kerja Etos kerja merupakan pandangan untuk menilai sejauh mana kita melakukan suatu pekerjaan dan terus berupaya untuk mencapai hasil yang terbaik dalam setiap pekerjaan yang kita lakukan. d. Keterampilan Faktor keterampilan baik keterampilan teknis maupun manajerial sangat menentukan tingkat pecapaian produktivitas. Setiap individu selalu dituntut untuk terampil dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan tekhnologi (IPTEK) terutama dalam perubahan tekhnologi mutakhir. e. Pendidikan Tingkat pendidikan harus selalu dikembangkan baik melalui jalur pendidikan formal maupun informal karena setiap penggunaan tekhnologi hanya akan dapat kita kuasai dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang handal. [ 7 ] 4. Kapasitas Kerja Untuk mencapai tujuan ergonomi, perlu adanya keserasian antara pekerja dan pekerjaannya, sehingga pekerja dapat bekerja sesuai dengan kemampuan, kebolehan dan keterbatasannya. Secara umum kemampuan, kebolehan dan keterbatasan manusia ditentukan oleh berbagai faktor, antara lain umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, pengetahuan, antropometri, status kesehatan dan nutrisi, kesegaran jasmani, kemampuan kerja fisik. [ 7 ]

34 5. Beban Kerja Dari sudut pandang ergonomi, setiap beban kerja yang diterima oleh seseorang harus sesuai atau seimbang dengan kemampuan fisik, kemampuan kognitif maupun keterbatasan manusia yang menerima beban tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja antara lain : a. Faktor eksternal Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja. Yang termasuk beban kerja eksternal adalah : 1) Tugas - tugas itu sendiri Tugas-tugas yang dilakukan baik yang bersifat fisik seperti : stasiun kerja, tata ruang tempat kerja, alat dan sarana kerja, kondisi atau medan kerja, sikap kerja, cara angkat angkut, beban yang diangkat angkut, alat bantu kerja, sarana informasi termasuk displai dan kontrol, alur kerja, dll. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat mental seperti : kompleksitas pekerjaan atau tingkat kesulitan pekerjaan yang mempengaruhi tingkat emosi pekerja, tanggung jawab terhadap pekerjaan, dll. 2) Organisasi Organisasi kerja yang dapat mempengaruhi beban kerja sepetri : lamanya waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, sistem pengupahan, sistem kerja, musik kerja, model struktur organisasi, pelimpahan tugas dan wewenang, dll.

35 3) Lingkungan kerja Lingkungan kerja yang dapat memberika beban tambahan kepada pekerja adalah : a) Lingkungan kerja fisik seperti : mikroklimat ( suhu udara ambient, kelembaban udara, kecepatan rambat udara, suhu radiasi ), intensitas penerangan, itensitas kebisingan, vibrasi mekanis, dan tekanan udara. b) Lingkungan kerja kimiawi seperti : debu, gas-gas pecemar udara, uap logam, fume dalam udara, dll. c) Lingkungan kerja biologis seperti : bakteri, virus dan parasit, jamur, serangga, dll. d) Lingkungan kerja psikologis seperti : pemilihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan antara pekerja dengan pekerja, pekerja dengan atasan, pekerja dengan keluarga dan pekerja dengan lingkungan sosial yang berdampak kepada performasi kerja di tempat kerja. [ 7 ] b. Faktor internal Faktor internal beban kerja adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Faktor internal meliputi : 1) Faktor somatis, meliputi : jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, kondisi kesehatan, status gizi, dll. 2) Faktor psikis, meliputi : motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dll. [ 7 ]

36 6. Waktu Kerja Waktu kerja sangat menentukan efisiensi dan produktivitas seseorang. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam waktu kerja adalah : a. Lamanya seseorang dapat bekerja dengan baik. b. Hubungan waktu kerja dengan istirahat. c. Waktu kerja sehari menurut periode yang meliputi pagi, siang dan malam, Jam kerja tanpa istirahat untuk waktu kebutuhan Personal, Fatique and Delay (PFD) adalah 15% dari waktu normal. Rata-rata lama bekerja seseorang dalam sehari adalah 6-8 jam dan selebihnya adalah istirahat ataupun dipergunakan untuk kehidupan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi dalam seminggu seseorang dapat bekerja dengan baik selama jam. [ 8 ] 7. Kelelahan Kerja a. Definisi kelelahan Kelelahan adalah suatu mekanisme perlindungan tubuh agar tubuh terhindar dari kerusakan lebih lanjut sehingga terjadi pemulihan setelah istirahat. [ 7 ] b. Penyebab kelelahan Penyebab terjadinya kelelahan antara lain : 1) Aktivitas kerja fisik 2) Aktivitas kerja mental 3) Atasiun kerja tidak ergonomis 4) Sikap paksa 5) Kerja statis

37 6) Kerja bersifat monotoni 7) Lingkungan kerja ekstrim 8) Psikologis 9) Kebutuhan kalori kurang 10) Waktu kerja istirahat tidak tepat 11) dan lain-lain [ 7 ] c. Resiko kelelahan Resiko yang ditimbulkan akibat dari kelelahan antara lain : 1) Motivasi kerja turun 2) Performansi rendah 3) Kualitas kerja rendah 4) Benyak terjadi kesalahan 5) Stess akibat kerja 6) Penyakit akibat kerja 7) Cedera 8) Terjadi kecelakaan akibat kerja [ 7 ] E. Cara Pengukuran dan Pencatatan waktu Kerja Ada tiga metode yang umum digunakan untuk mengukur elemen-elemen kerja dengan menggunakan jam henti (stop-watch), yaitu : 1. Pengukuran waktu secara terus menerus (continous timing) Pada pengukuran waktu secara terus menerus pengamat kerja akan menekan tombol stop-watch pada saat elemen kerja pertama kali dimulai dan membiarkan jarum petunjuk stop-watch berjalan secara terusmenerus sampai periode atau siklus kerja selesai berlangsung.

38 2. Pengukuran waktu secara berulang-ulang (repetitive timing) Pada pengukuran waktu secara berulang-ulang jarum stop-watch akan selalu dikembalikan lagi ke posisi nol pada setiap akhir dari elemen kerja yang diukur. Setelah dilihat dan dicatat waktu kerja diukur kemudian tombol ditekan lagi dan segera jarum penunjuk bergerak untuk mengukur elemen kerja berikutnya. 3. Pengukuran waktu secara penjumlahan (accumulative timing) Pada Pengukuran waktu secara penjumlahan menggunakan dua atau lebih stop-watch. Apabila stop-watch pertama dijalankan, maka stopwatch nomor dua berhenti, apabila elemen kerja sudah berakhir maka tuas ditekan agar menghentikan gerakan jarum dari stop-watch pertama dan menggerakkan stop-watch kedua untuk mengukur elemen kerja berikutnya,selanjutnya pengamat bisa mencatat data waktu yang diukur oleh stop-watch pertama. [ 9 ] F. Time Series Data atau Trend Data ( Analisa Deret Berkala ) Analisa deret berkala adalah variasi variabel dari waktu ke waktu dalam bentuk angka-angka indeks. Dalam analisa deret berkala, metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil. Persamaan garis berbentuk y = a+bx, dimana : y : nilai variabel y pada suatu waktu tertentu a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak (y) a = nilai y, jika x = 0

39 b : kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang terjadi pada setiap perubahan satu unit variabel x x : periode waktu deret berkala Pada metode kuadrat terkecil, langkah-langkah yang dipergunakan adalah : a. Menysun dta sesuai dengan urutan tahunnya. b. Menentukan tahun yang terlettak ditengah-tengah tahun. c. Hitung nilai xy dan x 2, lalu cari jumlah y, jumlah xy dan jumlah x 2 d. Mencari harga a dengan rumus : a = dan harga b dengan rumus : b = e. Memasukkan nilai a dan b dalam persamaan trend y = a+bx f. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang, maka dilanjutukan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat sampai pada kode tahun yang akan diramalkan. [ 10 ] G. Metode Sederhana untuk Menentukan Jumlah Pengamatan Untuk membuat estimasi mengenai jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan, The Maytag Company telah memperkenalkan prosedur sebagai berikut : 1. Laksanakan pengamatan atau pengukuran awal dari elemen kegiatan yang ingin diukur waktunya dengan ketentuan sbb : a. 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus sekitar 2 menit atau kurang.

40 b. 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu yang lebih besar dari 2 menit. 2. Tentukan nilai range (R), yaitu perbedaan nilai terbesar (H) dan niai terkecil (L) dari hasil pengamatan yang diperoleh. 3. Tentukan harga rata-rata (average) yaitu X yang merupakan jumlah hasil waktu (data) pengamatan yang diperoleh dibagi dengan benyaknya pengamatan (N) yang telah dilaksanakan, harga N disini seperti yang telah ditetapkan, berkisar antara 1/10 kali pengamatan. Harga rata-rata tersebut secara kasar bisa didekati dengan cara menjumlahkan nilai data yang tertinggi dan data terendah dan dibagi dengan 2 atau dengan forrmulasi (HL)/2. 4. Tentukan nilai dari range dibagi dengan harga rata-rata. Nilai tersebut bisa diformilasikan sebagai (R/X). 5. Tentukan jumlah pengamatan yang doperlukan atau seharusnya dilaksanakan dengan menggunakan table berikut ( 95% convidence level dan 5% degree accuracy untuk 90% convidence level dan 10% degree accuracy, maka N ditemukan dibagi 4 ). 6. Apabila harga (R/X) tidak bisa dijumpai persis sama seperti yang tertera di dalam tabel, maka diambil data yang paling mendekati. [ 9 ]

41 Tabel 2.1 jumlah pengamatan yang diperlukan (N ) untuk 95 % convidence level dan 5 % degree of accuracy (precision) R/X Data dari sampel R/X Data dari sampel R/X Data dari sampel H. Penetapan Waktu Loggar dan Waktu Baku Waktu normal semata-mata menunjukkan bahwa seorang operator yang berkualifikasi baik akan bekerja menyelesaikan pekerjaan pada kecepatan/tempo kerja yang normal. Tapi kenyataannya operator akan sering menghentikan kerja dan membutuhkan waktu-waktu khusus untuk keperluan seperti personal needs, istirahat melepas lelah dan alasanalasan lain yang di luar kontrolnya. Waktu baku adalah sama dengan waktu normal kerja dengan waktu longgar. Waktu longgar yang dibutuhkan bisa diklasifikasikan menjadi : 1. Kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal (Personal allowance) Jumlah waktu longgar untuk kebutuhan personil dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh atau dengan metode sampling kerja. Personal allowance untuk pekerjaan yang relatif ringan berkisar 2-5%, sedangkan untuk pekerjaan yang

42 berat dan kondisi kerja yang tidak enak personal allowancenya lebih dari 5%. 2. Kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah (Fatique Allowance) Kelelahan fisik manusia bisa disebabkan oleh beberapa penyebab diantaranya adalah kerja yang membutuhkan pikiran banyak dan kerja fisik. Waktu yang diperlukan untuk keperluan istirahat akan sangat tergantung pada individu yang bersangkutan, interval waktu dan siklus kerja dimana pekerja akan memikul beban kerja secara penuh, kondisi lingkungan fisik pekerjaan, dan faktor-faktor lainnya. Yang sering dilakukan adalah memberikan satu kali periode istirahat pada pagi hari dan sekali lagi pada saat siang menjelang sore hari, lama waktunya berkisar antara 5 sampai 15 menit. 3. Kelonggaran waktu karena keterlambatan-keterlambatan (Dellay Allowance) Keterlambatan-keterlambatan yang terjadi dari saat ke saat umumnya disebabkan oleh mesin, operator, ataupun hal-hal lain yang diluar kontrol. Macam dan lamanya keterlambatan untuk suatu aktivitas kerja dapat ditetapkan dengan teliti dengan melaksanakan aktivitas time study secara penuh ataupun bisa juga dengan kegiatan sampling kerja. Dengan demikian waktu baku tersebut dapat diperoleh dengan mengaplikasikan rumus sbb : [ 9 ] Standar time = Normal Time + ( Normal Time % Allowance ) atau 100 % Standar Time = Normal Time 100 % % Allowance

43 I. Prosedur Penghitungan Kebutuhan SDM Kesehatan dengan Menggunakan Metode WISN (Work Load Indikator Staff Need / Kebutuhan SDM kesehatan Berdasarkan Indikator Beban Kerja) 1. Metode perhitungan kebutuhan SDM dengan metode WISN Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini, yaitu : a. Menetapkan waktu kerja tersedia b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM c. Menyusun standar beban kerja d. Menyusun standar kelonggaran e. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja. [ 11 ] 2. Rata-rata waktu Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Agar diperoleh data rata-rata

44 waktu yang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP) dan memiliki etos kerja yang baik. [ 11 ] 3. Standar beban kerja Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut : a. Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua. b. Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS. c. Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori SDM untuk melaksanakan/menyelesaikan berbagai pelayanan RS. d. Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS. Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : a. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM. b. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok.

45 c. Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut: [ 11 ] 4. Kegiatan pokok Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan/medik yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu. [ 11 ] 5. Menetapkan waktu kerja tersedia Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut : a. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat pada umumnya dalam 1 minggu 5 hari kerja. Dalam 1 tahun 250 hari kerja (5 hari x 50 minggu). (A) b. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B) c. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi / profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk

46 mengikuti pelatihan / kursus / seminar / lokakarya dalam 6 hari kerja. (C) d. Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama, tahun ditetapkan 15 Hari Kerja dan 4 hari kerja untuk cuti bersama. (D) e. Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E) f. Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah 8 jam (5 hari kerja/minggu). (F) Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut : [ 11 ] Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F Keterangan : A = Hari Kerja B = Cuti Tahunan C = Pendidikan dan Pelatihan D = Hari Libur Nasional E = Ketidak Hadiran Kerja F = Waktu Kerja 6. Standar kelonggaran Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya factor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan.

47 Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang : a. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya ; rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat/bahan habis pakai. b. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan c. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus: [ 11 ] Standar Kelonggaran = Rata rata waktu Per Faktor Kelonggaran Waktu Kerja Tersedia 7. Kuantitas Kegiatan Pokok Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun. Kuantitas kegiatan pelayanan Instalasi Rawat Jalan dapat diperoleh dari laporan kegiatan RS (SP2RS), untuk mendapatkan data kegiatan tindakan medik yang dilaksanakan di tiap poli rawat jalan perlu dilengkapi data dari Buku Register yang tersedia disetiap poli rawat jalan. [ 11 ]

48 8. Perhitungan Kebutuhan SDM di Rumah Sakit Data kegiatan yang telah diperoleh, standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerja dengan menggunakan rumus sebagai berikut : [ 11 ] Kuantitas Kegiatan pokok Kebutuhan SDM = Standar beban Kerja Standar kelonggaran

49 J. Kerangka Teori Kuantitas kegiatan per tahun : - Job description - Volume kegiatan - Jumlah hari kerja per Tahun Kapasitas kerja : - Umur - Jenis Kelamin - Pendidikan - Pengetahuan - Lama Kerja - Antropometri - Status Kesehatan dan Nutrisi - Kesegaran Jasmani - Kemampuan Kerja Fisik Standar beban kerja : - Jam kerja per tahun - Waktu kerja per Kegiatan - PFD Kebutuhan Tenaga Kerja Kelelahan Produktivitas Mutu Pelayanan Gambar 2.1 Sumber : 5, 6, 7, 11

50 K. Kerangka Konsep Standar Beban Kerja per Tahun - Jam kerja per Tahun - Waktu Kerja per Kegiatan - PFD Kapasitas Kerja - Umur - Pendidikan Kebutuhan Tenaga Kerja - Jenis Kelamin Kuantitas Kegiatan Pokok per Tahun - Job Description - Volume Kegiatan - Jumlah hari kerja per Tahun Gambar 2.2 Sumber : 7, 11

51 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu jenis penelitian yang menggambarkan keadaan sebenarnya. Metode yang digunakan peneliti adalah observasi, dengan pendekatan cross sectional yaitu mengukur standar untuk pekerjaan yang dilakukan petugas assembling. [ 12 ] B. Variabel Penelitian 1. Variabel Bebas Kebutuhan tenaga kerja bagian asembling RSUD Kota Semarang tahun Variabel Terikat a. Kapasitas kerja - Umur - Pendidikan - Jenis Kelamin - Lama Kerja b. Standar beban kerja per tahun - Jam kerja per tahun - Waktu kerja per kegiatan - PFD c. Kuantitas kegiatan pokok per tahun

52 - Job description - Volume kegiatan - Jumlah hari kerja per tahun C. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional Karakteristik petugas yang meliputi : a. Umur, yaitu berapa lama seseorang hidup dalam satuan tahun dihitung dari dia lahir sampai hari ini. b. Pendidikan, yaitu pendidikan terakhir yang telah ditempuh 1 Kapasitas kerja seseorang. c. Jenis kelamin, yaitu yang membedakan seseorang secara biologis, yaitu laki laki dan perempuan. d. Lama kerja, yaitu berapa lama seseorang bekerja dihitung dari dia mulai bekerja sampai saat ini. Jumlah kegiatan pokok yang dilakukan oleh petugas dengan perhitungan sebagai berikut : 2 Kuantitas kegiatan pokok per tahun a. Volume kegiatan, yaitu beban kerja di asembling. b. Hari kerja efektif per tahun, yaitu jumlah hari kerja selama satu tahun dikurangi dengan cuti per tahun, pendidikan dan pelatihan, hari libur nasional, dan ketidakhadiran kerja. 3 Standar beban Standar pelayanan petugas dengan perhitungan sebagai berikut :