Prosedur Operasional Standar Sistem Aspirasi dan Pengaduan

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Prosedur Operasional Standar Sistem Aspirasi dan Pengaduan"

Verawati Pranata
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Prosedur Operasional Standar Sistem Aspirasi dan Pengaduan Agustus 2017 Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung

2 Daftar Isi I. Prosedur Umum... 3 II. Prosedur Penyampaian Aspirasi-Aduan... 5 III. Prosedur Verifikasi Aspirasi-Aduan... 7 IV. Prosedur Pemrosesan Aspirasi-Aduan... 9 V Prosedur Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Penelaah VI. Prosedur Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Pemohon

3 I. Prosedur Umum Sistem Aspirasi dan Pengaduan a. Uraian Singkat Prosedur ini menjelaskan secara komprehensif mengenai Sistem Aspirasi dan Pengaduan b. Tujuan Memberikan gambaran komprehensif mengenai proses-proses dan pihak-pihak yang berperan dalam Sistem Aspirasi dan Pengaduan c. Kriteria dan Standar Pihak yang terlibat terdiri dari Pemohon dan Penelaah Proses yang terlibat dari proses pemohon menyampaikan aspirasi-aduan, penelaah melakukan verifikasi lalu memproses aspirasi-aduan tersebut. Penelaah terdiri dari 4 level: yaitu Dekanat, Ketua Prodi, Ketua KK, dan Kepala Laboratorium. d. Dokumen (elektronik) Dialog antara Pemohon dan Penelaah melalui sistem Dokumentasi Forum Diskusi Penelaah e. Langkah-langkah Pelaksanaan Pemohon menyampaikan aspirasi-aduan melalui sistem dan memantau status aspirasi-aduan menggunakan key code Penelaah melakukan verifikasi aspirasi-aduan untuk selanjutnya memproses aspirasi-aduan tersebut. Dalam proses aspirasi-aduan, Penelaah dapat berdiskusi dengan Penelaah lainnya di luar sistem. 3

4 4

5 II. Prosedur Penyampaian Aspirasi-Aduan a. Uraian singkat Prosedur ini mengatur proses penyampaian aspirasi-aduan melalui Sistem Aspirasi dan Pengaduan b. Tujuan Memberikan wadah kepada civitas STEI untuk menyampaikan aspirasi-aduan melalui sistem dengan jaminan kerahasiaan terhadap aspirasi-aduan yang disampaikan. c. Kriteria dan Standar Penyampai aspirasi-aduan (pemohon) adalah siapa saja yang memiliki aspirasiaduan yang terkait dengan fakultas STEI. Sistem dapat diakses dengan browser standar seperti Firefox, Chrome, dll. Pemohon wajib memilih level aspirasi-aduan. Level yang dipilih sesuai dengan pihak yang akan memproses aspirasi-aduan tersebut, yaitu Dekanat, Ketua Prodi, Ketua KK, atau Kepala Laboratorium. Pemohon menyimpan key code yang dibangkitkan Sistem dengan baik dan secara rahasia. d. Dokumen (Elektronik) Informasi aspirasi-aduan yang disampaikan pemohon, beserta lampiran elektronik (gambar, video, atau file lainnya). Key code e. Langkah-langkah Pelaksanaan Pemohon mengakses Sistem Aspirasi dan Pengaduan STEI-ITB melalui browser Pemohon memilih level aspirasi-aduan sesuai dengan level kewenangan yang akan memproses aspirasi-aduan tersebut Pemohon dapat mengunggah dokumen tambahan untuk mempercepat pemrosesan aspirasi-aduan Pemohon mendapatkan key code yang harus disimpan untuk melihat status aspirasi-aduan yang disampaikan. 5

6 6

7 III. Prosedur Verifikasi Aspirasi-Aduan a. Uraian Singkat Prosedur ini mengatur hal-hal yang dilakukan Penalaah sebelum memproses aspirasiaduan. Setelah mendapatkan notifikasi melalui mengenai aspirasi-aduan yang baru, Penelaah melakukan proses verifikasi terhadap aspirasi-aduan tersebut. Penelaah yang mengabaikan notifikasi perihal aspirasi-aduan yang baru masuk akan diberi peringatan sebanyak 5 kali. Jika aspirasi-aduan masih belum diproses juga, notifikasi akan dikirimkan kepada Dekanat. b. Tujuan Memastikan Penelaah menindaklanjuti setiap aspirasi-aduan yang disampaikan. Selain itu, memastikan aspirasi-aduan bukan spam dan sesuai level wewenang yang akan memproses aspirasi-aduan tersebut. c. Kriteria dan Standar Aspirasi-aduan yang terverifikasi memenuhi unsur-unsur: 1. Konteks aspirasi-aduan terkait dengan STEI 2. Kesesuaian dengan level wewenang yang memproses aspirasi-aduan 3. Bukan spam d. Dokumen (elektronik) Notifikasi via perihal aspirasi-aduan yang baru masuk. Reminder notifikasi aspirasi-aduan via Aspirasi-aduan terverifikasi via Sistem e. Langkah-langkah Pelaksanaan Penelaah menerima notifikasi bahwa terdapat aspirasi-aduan yang baru masuk. reminder akan dikirimkan sebanyak 5 kali jika Penelaah belum memberikan respons terhadap aspirasi-aduan tersebut. Penelaah memastikan bahwa aspirasi-aduan bukan spam dan sesuai dengan level wewenang yang akan memproses aspirasi-aduan tersebut. Jika aspirasi-aduan yang disampaikan tidak terverifikasi, Pemohon akan mendapatkan informasi melalui Sistem. notifikasi ke pihak Dekanat akan dikirim jika Penelaah tidak memproses aspirasi-aduan sampai batas waktu yang telah ditentukan. 7

8 III. Pemrosesan Aspirasi-Aduan 8

9 IV. Prosedur Pemrosesan Aspirasi-Aduan a. Uraian Singkat Prosedur ini mengatur pemrosesan aspirasi-aduan oleh Penelaah. Aspirasi-aduan yang sudah terverifikasi dan memiliki bukti pendukung yang cukup, akan ditindaklanjuti oleh Penelaah. Tindak lanjut tersebut dapat melibatkan Penelaah lainnya dalam suatu Forum Diskusi Penelaah. Ketersediaan bukti pendukung berguna untuk memudahkan dan mempercepat respons (jawaban) terhadap aspirasiaduan yang disampaikan. b. Tujuan Memberikan prosedur mengenai pemrosesan aspirasi-aduan oleh Penelaah. c. Kriteria dan Standar Penelaah memastikan bukti pendukung sudah cukup sebelum menindaklanjuti aspirasi-aduan. Forum Diskusi Penelaah berada di luar sistem. Penelaah memberikan kesempatan kepada Pemohon jika Pemohon merasa kurang puas atas jawaban terhadap aspirasi-aduan yang disampaikan d. Dokumen (elektronik) Bukti pendukung dapat berupa gambar, video, atau dokumen lainnya. Dokumentasi pada Forum Diskusi Penelaah Diskusi antara Penelaah dengan Pemohon melalui sistem e. Langkah-langkah Pelaksanaan Penelaah memastikan ketersediaan bukti pendukung terkait dengan aspirasiaduan yang disampaikan. Pemohon melengkapi bukti pendukung terkait dengan aspirasi-aduan yang disampaikan. Penelaah membahas aspirasi-aduan. Jika diperlukan, Penelaah dapat melibatkan Penelaah lainnya dalam suatu Forum Diskusi Penelaah Pemohon menerima jawaban terhadap aspirasi-aduan yang disampaikan Pemohon memberikan informasi tambahan jika merasa tidak puas terhadap jawaban yang diberikan Penelaah 9

10 IV. Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Pemohon 10

11 V. Prosedur Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Pemohon a. Uraian Singkat Prosedur ini mengatur proses pemantauan status terhadap aspirasi-aduan yang disampaikan Pemohon. Untuk menjaga anonimitas Pemohon, sistem tidak meminta identitas Pemohon, melainkan memberikan key code. Key code tersebut harus disimpan dengan baik dan rahasia oleh Pemohon. Hal ini dikarenakan key code merupakan satu-satunya identitas virtual yang dimiliki Pemohon untuk memantau progres terkait aspirasi-aduannya. b. Tujuan Memberikan informasi kepada Pemohon mengenai prosedur pemantauan status dari aspirasi-aduan yang telah disampaikan. c. Kriteria dan Standar Pemohon yang telah berhasil menyampaikan aspirasi-aduan akan mendapatkan key code. Key code dibangkitkan otomatis oleh sistem. d. Dokumen (elektronik) Key code Informasi / permintaan melalui sistem e. Langkah-langkah Pelaksanaan Pemohon memasukkan key code pada sistem Pemohon melihat dan menindaklanjuti informasi terkini terkait aspirasi-aduannya Pemohon keluar dari sistem 11

12 VI. Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Penelaah VII. Uraian Singkat VIII. Tujuan IX. Kriteria dan Standar X. Dokumen (elektronik) XI. Langkah-langkah Pelaksanaan 12

13 VI. Prosedur Pemantauan Status Aspirasi-Aduan oleh Penelaah a. Uraian Singkat Prosedur ini mengatur proses pemantauan status aspirasi-aduan oleh Penelaah. Penelaah menggunakan login-nya untuk memantau status aspirasi-aduan tersebut. b. Tujuan Memberikan informasi kepada Penelaah mengenai prosedur pemantauan status aspirasi-aduan. c. Kriteria dan Standar Login Penelaah diberikan oleh Admin Pengatur sistem. d. Dokumen (elektronik) Login Penelaah berupa username dan password. Informasi / permintaan melalui sistem e. Langkah-langkah Pelaksanaan Penelaah memasukkan login pada sistem Penelaah melihat dan menindaklanjuti informasi terkini terkait aspirasi-aduan Penelaah keluar dari sistem 13

14 14

dokumen-dokumen yang mirip

SISTEM PERIZINAN ONLINE BAGI PENGGUNA

SISTEM PERIZINAN ONLINE BAGI PENGGUNA A. PERSIAPAN Sebelum mengajukan permohonan izin penangkaran, terlebih dahulu pengguna mendaftarkan diri melalui form yang terdapat pada beranda. Berikut adalah langkahlangkah