MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( A&PSI2)

Transkripsi

1 BAB 2 DESAIN INPUT ( RANCANGAN INPUT) Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data-data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data dari hasil transaksi merupakan masukan bagi sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak terlepas dari data yang dimasukkan. Kualitas masukan menentukan kualitas keluaran Garbage In Garbage Out Fungsi / Manfaat Dokumen Atau Formulir Sebagai Dokumen Dasar Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat Dapat mendorong lengkapnya data, karena data yang dibutuhkan tertera dengan lengkap di dokumen dasar Bertindak sebagai pendistribusian data sesuai jumlah tembusan yang dibuat ke setiap bagian yang membutuhkan Dapat digunakan sebagai suatu pembuktian atas terjadinya suatu transaksi Dapat dijadikan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file komputer Karakteristik formulir Rancangan Input (Visual Display Terminal) Efektif Formulir dan layar masukan melayani tujuam spesifik dalam sistem informasi Akurat Menunjukan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna Mudah penggunaannya Tidak membutuhkan waktu ekstra / pelatihan khusus dalam pemasukan data Konsisten Formulir dan layar masukan adalah seragam Sederhana Formulir dan layar masukan adalah terfokus pada perhatian user Menarik (atraktif) User senang menggunakannya A. Perancangan Formulir Pedoman perancangan formulir masukan : Mudah diisi Sesuai dengan yang diinginkan Akurat Bentuk masukan harus atraktif Mempertimbangkan media pemasukan Pertimbangan dalam merancang formulir kertas : 1. Lamanya formulir tersebut akan disimpan 2. Tampilan dari formulir 3. Frekuensi penggunaan 4. Cara pemakain formulir (kasar, secara halus, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya) 5. Keadaan lingkungan (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab, atau mengadung asam) 6. Metode pengisian formulir tersebut ditulis dengan tangan atau di cetak dengan mesin 7. Keamanan tehadap penghapusan isi data 8. Ukuran kertas yang dipergunakan (8,5 x 11 Inci atau 8,5 x 14 Inci) 8

2 9. Warna yang dipergunakan (sebaiknya menggunakan warna-warna yang cerah, warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunkan karbon.) 10. Judul Dokumen 11. Nomor Dokumen untuk menunjukkan keunikan dari masing-masing dokumen (sebaiknyadi letakkan di pojok kiri / kanan bawah) 12. Nomor Urut Dokumen untuk melakukan pengendalian terhadap kehilangan dokumen dengan loncatnya nomor urut dari susunannya( sebaiknya letakkan di pojok kanan atas) 13. Nomor dan jumlah halaman 14. Spasi ( dikhususkan untuk dokumen yang diisi dengan menggunakan mesin, agar pengisian tidak menimpa tulisan dari dokumen yang ada) 15. Caption Adalah kata-kata yang dicetak di dokumen untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan apa yang harus diisi. Beberapa jenis caption antara lain : BOX CAPTION Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan di dalam kotak tersebut juga. NAMA ALAMAT TANGGAL MASUK GOLONGAN STATUS YES/NO CHECK OFF CAPTION Menunjukkan dimana harus mengisikan ya / tidak YA TIDAK 1. Menikah 2. Umur Diatas 17 Tahun HORIONTAL CHECK CAPTION Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar PENDIDIKAN TERAKHIR SD SMP SMA D3 S1 S2 S3 CHECKLIST CAPTION Menunjukkan Daftar pilihan yang dapat dipilih PEKERJAAN YANG TELAH DILAKUKAN : Verifikasi Data Awal Memasukkan Data ke Komputer Mencetak Data Entry Proses Data BLOCKED SPACES CAPTION Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data NOMOR FAKTUR 9

3 SCANNABLE FORM CAPTION Caption yang menunjukkan tempat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner. 16. Pembagian Area / ona Formulir dibagi menjadi beberapa block / zona yang masing-masing berisi data terkait. Fungsi zona ini juga dipakai dalam merancang layar. Area Organisasi Nama Organisasi & Alamat No Halaman Area Judul Area Control - Tanggal - Nomor Urut Form Area Objek - Nama dari Objek (Pelanggan, Pemasok) - Alamat dan Lokasi Area Intruksi Area Body - Item detail, Quantity, Units, Indetifier, Description, Models, Prices, Cost, Extentions, Code, etc Area Pesan / Berita - Keterangan - Distribusi Area Otorisasi ona Total - Total Seluruh - Pajak - Potongan - Sisa No Form Penjelasan : Judul : sebaiknya tidak lebih dari 2 atau 3 kata Instruksi : usahakan format formulir mampu menjelaskan dengan sendirinya. Jangan terlalu banyak instruksi rinci Manfaatkan garis kotak dan caption B. PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRY (PENGKODEAN) / LAYAR Tujuan : Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat Dicapai dengan : Pengkodean yang efektif dan efisien Penangkapan dan pemasukkan data yang efektif dan efisien Menjamin kualitas melalui validasi 10

4 Pedoman Umum Pengkodean Harus Mudah Diingat (dilakukan dengan menghubungkan kode tsb dengan obyek yang diwakili oleh kode tersebut) Unik (tidak ada kode yang kembar) Fleksibel (Memungkinkan adanya perubahan atau penambahan item baru dengan tetap diwakili oleh kode yang sama) Efisien (Ringkas), kode harus singkat sehingga mudah diingat Konsisten (Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan sebelumnya) Harus Distandarisasi ( Kode yang digunakan dalam suatu organisasi dengan bagian yang berbeda harus distandarisasikan, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Contoh : format tanggal) Sebaiknya menghindari penggunaan spasi dalam pengkodean Hindari karakter yang Mirip / membingungkan( Untuk karakter yang memiliki bentuk atau bunyi yang mirip. Contoh : O, I,, S dan 0, 1, 2, 5 Panjang Kode harus sama untuk kode yang sejenis Dapat diurutkan (sortable) Jenis-jenis / Tipe kode : 1. Simple Sequence Code Pemberian nomor urut Tidak adanya hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb Lebih baik dari pengkodean acak o Eliminasi pemberian kode yang sama o Dapat memperkirakan item yang dapat dinput Contoh : Order Product Customer Kursi Roda Kursi Tamu Kursi Lipat Kursi Anak-anak Andi Lukito Firman acky & Rini Helfi 2. Alphabetic Derivation Code Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code Menggunakan huruf atau dikombinasikan dangan angka Biasanya digunakan sebagai nomor account (contoh : No. Nasabah, No. pendaftaran,dll) 3. Classification Code Digunakan untuk membedakan kelompok data Menggunakan karakter tunggal (huruf atau angka) Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Contoh : Code Tax Deducable Item I Interest payments M Medical Payments T Taxes C Contribution S Supplies Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter 4. Block Sequence Code Pengembangan dari sequence code Data dikelompokkan berdasarkan karakteriktik yang sama Contoh : 11

5 Kode Name of S/W Package Type Multiplan Spreadsheet 102 VP-Planner S Q L 201 Oracle Database 202 dbase Wordstar Word Perfect 8.2 Word Processing 302 Ms Word Signifigcant Digit Subset Code Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal Berupa suatu bilangan dengan banyak angka Contoh : NPM = Nomor Pokok Mahasiswa Code : Explaration : Mnemonic Code Digunakan untuk membantu pengingatan Kombinasi huruf dan simbol Contoh : Code Arti JKT Jakarta BKK Bangkok DPS Denpasar Nomor Urut Angkatan Jurusan Fakultas 7. Function Code Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer Sebagai pengganti input yang terlalu panjang Contoh : Digunakan untuk mengupdate inventory. Code Function 1. Delivered 2. Sold 3. Returned 12

6 Perancangan Layar Modus layar Teks 25 baris x 80 kolom 1 jenis font, ukuran karakter sama Grafis Resolusi yang beragam ( 640 x 480, 800 x 600, 1024 x 768, 1024 x 1024 ) Screen Total area layar monitor yang bias dipakai Window Bagian dari screen, biasanya empat bersegi, dalam satu waktu yang bersamaan bias ada lebih dari satu, boleh saling menimpa Widget Window, tempat fungsi tertentu Event Proses terhadap widget, melalui input device Perancangan layar masukan yang baik Jika layar masukan disajikan berdasarkan dokumen/formulir masukan maka rancang layar masukan mirip dengan formulir masukan. Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan Daftar data yang diperoleh Windows Pop-Up Widget List atau Drop Down List Widget radio button (untuk check-off) Jika entri tampilan terlalu banyak, gunakan pendekatan parent-child (header-detail) Tampilan yang balance akan mudah dibaca Pedoman perancangan Layar 1. Buatlah rancangan layar yang sederhana 2. Buatlah tampilan yang konsisten 3. Sediakan fasilitas perpindahan antar layar 4. Buatlah tampilan layar yang menarik Merancang Menu Antar muka berbasis menu memberikan user atas sejumlah pilihan yang telah dirancang sebelumnya. Prinsip-prinsip utama Menu harus ringkas tetapi mempunyai arti tetentu Minimumkan data yang harus di entry Bila dipakai berulang kali oleh user yang ahli, harus disediakan pilihan yang dapat kebutuhan dengan cepat Urutan dirancang secara alami dari aplikasi tersebut Caption dari item diidentifikasikan melalui urutan tertentu atau sandi mnemonic Pilihan yang biasa terdapat pada menu adalah : keying, pointing, touching, voice input Teknik Merancang Jendela Menu Jendela Judul Jendela judul menjelaskan isi dari informasi atau tampilan dilayar. 13

7 Jendela Instruksi Jendela intruksi umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan intruksi-intruksi kepada user bagaimana memasukan input Jendela Tubuh Jendela tubuh merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendelan ini merupakan daerah dimana user memasuikkan data dan output ditampilkan oleh komputer Title Window / Judul Instruction Window / instruksi Body Window / Tubuh Escape Window 14

8 CONTOH KASUS 1. Daftar CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp DAFTAR BARANG Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No Kode Jenis Nama Satuan Jml /Stok Ka. Bag. Umum, () 2. Daftar Departemen Perusahaan CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp DAFTAR DEPARTEMEN PERUSAHAAN Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No Kode Dept xxxxx xxxxx xxxxx Nama Departemen Nama Kepala Departemen NIP Ka.Dept Ka. Bag Umum, () 15

9 3. Formulir Permintaan (FPB) CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : No. Kode Jenis Nama Satuan Jml Minta Ka. Departemen Pemohon, () NIP : 16

10 4. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN VERIFIKASI CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp VERIFIKASI DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Jenis Nama Satuan Jml Minta Jml Realisasi dd/mm/yy xx xx Ka.Bag. Umum, ( ) NIP : 17