SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK KRS ONLINE, STUDI KASUS DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA

Transkripsi

1 SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK KRS ONLINE, STUDI KASUS DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA Susanto dan Aries Tjahyanto Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi - ITS santo@fe.unair.ac.id; santo_6231@yahoo.com ABSTRAK Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) di FE UNAIR merupakan kegiatan yang memiliki karakteristik critical activity karena dimulainya perkuliahan ditentukan oleh pengisian KRS terlebih dahulu, kemudian diproses menjadi kartu studi dan mencetak presensi perkuliahan. Saat ini pengisian KRS dilakukan secara swalayan pada sejumlah hampir 6000 mahasiswa dengan keterbatasan jumlah personil, waktu serta jumlah komputer yang tersedia bukanlah suatu yang mudah, komplain sering kali datang karena penjadualan kepada mahasiswa, serta antrian yang panjang, untuk mengurangi masalah tersebut diperlukan suatu program aplikasi pengisian KRS online yang bisa diakses melalui jaringan internet. Namun untuk membangun program aplikasi KRS online dibutuhkan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) agar KRS online bisa berjalan sesuai kebutuhan. Informasi apa yang dibutuhkan, bagaimana memperoleh informasi dan bagaimana menyusun SKPL agar mudah dipahami oleh pelanggan, pengguna maupun pengembang, Metode yang digunakan pada penyusunan SKPL mengacu pada IEEE Informasi didapat dengan cara wawancara, pengumpulan dokumen sehubungan dengan penggunaan program smart academic yang telah digunakan selama ini, membuat purwarupa yang dipresentasikan guna mendapatkan umpan balik atas kebutuhan, pada akhirnya SKPL dapat disusun sesuai kebutuhan dan dapat digunakan sebagai dasar pembuatan program aplikasi KRS online. Kata kunci: KRS online, SKPL, IEEE PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian Melalui Peraturan Pemerintah (PP) No. 30 Tahun 2006 tentang penetapan Universitas Airlangga (UNAIR) sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN), maka sejak tanggal 14 September 2006 UNAIR resmi menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PTBHMN). Dengan adanya perubahan status dari UNAIR maka Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga (FE UNAIR) juga harus berbenah diri untuk mempersiapkan memberikan layanan yang lebih baik kepada konsumen yaitu para mahasiswa sebagai pengguna jasa langsung, sejalan dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh UNAIR saat ini FE UNAIR mengelola tiga jurusan S1 yaitu Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan, mengelola enam program studi diploma III yaitu Akuntansi, Manajemen Pemasaran, Perpajakan, Manajemen Perhotelan, Manajemen Perkantoran

2 dan Manajemen Perbankan serta mengelola program alih jalur S1 jurusan Manajemen dan Akuntansi. FE UNAIR mengelola hampir enam ribu mahasiswa dengan jumlah tenaga kependidikan (karyawan b idang administrasi) sebanyak 99 orang yang harus memberikan pelayanan yang berkualitas sangatlah tidak mudah untuk itu diperlukan suatu strategi pengelolaan yang baik dalam bidang adminsitrasi maupun dibidang pengajaran. Kondisi Saat Ini Masalah yang sering timbul dalam pengelolaan akademik pada puncaknya adalah saat pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) yang dilaksanakan setiap awal semester baru baik semester gasal, genap ataupun semester pendek. Untuk penyelenggaraan KRS : 1. Diperlukan banyak orang petugas untuk menangani pengisian KRS, sehingga dibentuk suatu ke panitian. 2. Perlu dibuatkan suatu prosedur pelaksanaan pengisian KRS termasuk didalamnya pembatasan peserta yang mengisi KRS disesuaikan dengan jumlah komputer yang tersedia agar tidak terjadi kerumunan dan berjubelnya diruang lab komputer, dikarenakan jumlah mahasiswa peserta KRS untuk FE unair hampir 6000 mahasiswa tiap semester. Kedua hal tersebut diatas menyebabkan : 1. Terjadinya kerja ganda karena melibatkan banyak petugas dari bagian selain subbagian akademik sehingga sebagian karyawan harus rela meninggalkan tugas utamanya/rutinnya selama masa pengisian KRS. 2. Mahasiswa sering komplain sehubungan dengan a. pembatasan masuk ke ruang laboratorium komputer, karena yang masuk terlebih dahulu akan leluasa menentukan jadual kuliah sehubungan dengan pembatasan kapasitas kelas untuk masing-masing matakuliah. b. Selama masa liburan mahasiswa harus datang ke kampus hanya untuk melakukan pengisian KRS, terutama yang tempat tinggalnya di luar kota. 3. Sebagian mahasiswa dan Subbagian akademik menginginkan adanya KRS online yang bisa diakses melalui internet Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas FE UNAIR membutuhkan suatu perangkat lunak KRS online yang bisa diakses melalui internet, maka rumusan masalah penelitan adalah sebagai berikut : 1. Informasi apa yang dibutuhkan dalam membangun Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) KRS online. 2. Bagaimana memperoleh informasi tersebut agar SKPL KRS online bisa dibuat sesuai dengan jadual pembuatan SKPL KRS online. 3. Bagaimana menyusun SKPL agar mudah dipahami oleh pelanggan, pengguna maupun pengembang. Batasan Penelitian Agar pembahasan pada penelitian ini lebih terfokus sesuai judul penelitian maka batasan lingkup penelitian adalah sebagai berikut: C-17-2

3 a. Sumber informasi kebutuhan akan layanan tambahan diperoleh dengan melakukan wawancara, observasi melalui bench marking perguruan tinggi yang menggunakan KRS online. b. Sumber daya informasi meliputi Perangkat Keras, Perangkat Lunak ( Program Smart Academic termasuk operating system dan perangkat lunak lainya), Sumber Daya Manusia, Sumber Data yang digunakan serta Sumber Daya Jaringan yang ada maupun Kebijakan dan Prosedur Akademik yang berhubungan dengan penelitian ini didasarkan pada yang digunakan oleh FE UNAIR maupun oleh Direktorat Sitem Informasi (DSI) Unair saat ini. c. Hasil yang dicapai dari penelitian ini hanya sampai pada analisa dan perancangan mengenai spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pengisian KRS Online, tidak sampai pada tahap pengembangan program ( developing program) dan implementasi program, hasil dari penelitian ini diharapkan akan menghasilkan rancangan suatu program aplikasi baru sesuai dengan kebutuhan FE Unair. d. Hasil dari penelitian ini akan menghasilkan buku tesis sesuai judul tesis dan buku SKPL mengenai KRS online Studi kasus di Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah memberikan arah dalam membangun suatu perangkat lunak yang sesuai kebutuhan guna pemecahan masalah yang dihadapi oleh FE UNAIR, diantaranya : a. Menghasilkan informasi tentang kebutuhan yang spesifik sehubungan dengan KRS online. b. Menghasilkan buku SKPL KRS online agar mudah dipahami oleh pengguna, pelanggan maupun pengembang perangkat lunak. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : a. Memberikan dasar persetujuan antara pelanggan, pengguna perangkat lunak dan pengembang perangkat lunak mengenai produk perangkat lunak yang dikerjakan. mempertimbangkan dengan tepat semua kebutuhan sebelum perancangan dimulai. b. Mengurangi usaha pengembangan prangkat lunak. mengurangi perancangan ulang, pengkodean kembali, pengujian kembali dikemudian hari. c. Mudah dilakukan pembetulan apabila terjadi masalah. d. Memberikan dasar estimasi jadual. e. Sebagai dasar untuk melakukan validasi dan verifikasi. METODOLOGI PENELITIAN Melakukan Identifikasi Kebutuhan Berdasarkan Aktivitas pada SKPL Mengumpulkan data kualitatif berupa keinginan dan kebutuhan mahasiswa, staf bagian akademik maupun pihak yang terkait baik langsung maupun tidak langsung Melakukan bench marking dengan Perguruan Tinggi ataupun Fakultas lain yang menggunakan program pengisian KRS secara online. Mendokumentasikan semua informasi yang diperoleh sehubungan dengan KRS online. C-17-3

4 Menyimpan dokumentasi dalam bentuk data elektronik maupun hardcopy untuk disajikan didalam lampiran tesis. Menentukan Jenis Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini digunakan beberapa metode pengumpulan data diantaranya adalah wawancara, serta mengumpulkan dokumen-dokumen yang terkait. Data yang terkumpul kemudian di lakukan klasisfikasi, diproses baik secara manual maupun dengan bantuan komputer kemudian dilakukan analisa data. Hasil yang dicapai dari proses dan analisa data kemudian disajikan sebagai bahan penyusunan SKPL. Menentukan Sampling Sampling merupakan proses yang sistimatis memilih elemen-elemen yang terwakili dari suatu populasi, bila elemen-elemen yang terpilih tersebut mirip dengan populasi maka diasumsikan bahwa analisa akan berguna sebagai informasi tentang populasi keseluruhan. Kebutuhan untuk sampling. Tipe sample yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling atau pemilihan secara sengaja dengan pertimbangan bahwa responden adalah pengguna layanan, dianggap bahwa responden mempunyai kemampuan dan yang mengerti akan permasalahan terkait dengan penerapan KRS online. Melakukan Wawancara, Mengumpulkan Dokumen Terkait Dengan Penyusunan SKPL Menyusun daftar pertanyaan yang akan di gunakan dalam proses wawancara, melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dengan pelaksanaan pengisian KRS online, hasil wawancara didokumentasikan. Proses Dan Analisa Data Melakukan proses pengolahan data menggunakan metode tabulasi dengan mengklasifikasikan terhadap kebutuhan yang sama. Hasil dari proses dan analisa data merupakan dokumen kebutuhan yang teridentifikasi sebagai bahan penyusunan SKPL. Kebutuhan yang teridentifikasi Dari data yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan proses dan analisa akan diketahui layanan dalam bentuk apa yang diinginkan oleh mahasiswa, staf bagian akademik maupun pihak yang terkait. Semua kebutuhan yang telah di identifikasi tersebut digunakan sebagai dasar untuk menentukan suatu kebijakan penyusunan SKPL KRS online. SKPL KRS online yang telah disusun kemudian digunakan sebagai pedoman untuk membangun suatu program/aplikasi KRS online, sesuai dengan tujuan dan manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini. Penyusunan SKPL Perancangan SKPL mengacu pada template SKPL IEEE std Annex A SRS A.5 Templates organized by feature. C-17-4

5 Validasi & Verifikasi SKPL Melakukan validasi dan verifikasi terhadap semua bagian dari SKPL sebelum SKPL tersebut di implementasikan dalam pengembangan suatu produk aplikasi. HASIL DAN ANALISIS PENELITIAN Mengumpulkan informasi melalui wawancara dan diskusi dengan bagian/orang yang terkait dengan pelaksanaan program akademik khususnya pengisian KRS. Mendokumentasikan skema, proses yang digunakan oleh program smart academic untuk pengisian KRS saat ini, KRS online dibuat karena program smart academic tidak bisa diupload ke web, dibuat menggunakan database Informix berjalan diatas OS unix. Gambar 1. Skema Proses Membuat purwarupa program KRS online dan mempresentasikan kepada orang yang terkait dengan penggunaan program KRS online untuk mendapatkan umpan balik mengenai kebutuhan. Purwarupa yang telah dibuat hasilnya ditampilkan sebagai berikut : Gambar 2. Tampilan Awal Akan Melakukan Login Pada KRS Online C-17-5

6 Gambar 3. Tampilan Setelah Login Kemudian Memilih Matakuliah Berdasarkan Kode Matakuliah Gambar 4. Tampilan Matakuliah Dan Kelas Yang Akan Diambil Gambar 5.Tampilan Matakuliah Dan Kelas Yang Di Ambil/Diisikan Ke KRS C-17-6

7 Gambar 6. Tampilan KRS Yang Telah Di Program Oleh Mahasiswa Variable database dari mysql yang harus dibaca oleh program KRS online adalah sebagai berikut : Gambar 7. Variabel Database dari mysql KESIMPULAN Untuk menghindarai kesalahan dalam membangun KRS online hal yang harus diperhatikan adalah : Mengumpulkan informasi tentang kebutuhan yang spesifik sehubungan dengan KRS online. Menghasilkan buku SKPL KRS online agar mudah dipahami oleh pengguna, pelanggan maupun pengembang perangkat lunak KRS online. Mudah dilakukan pembetulan apabila terjadi masalah pada program KRS online. Memberikan dasar estimasi jadual penyelesaian program KRS online Sebagai dasar untuk melakukan validasi dan verifikasi. C-17-7

8 DAFTAR PUSTAKA IEEE std , The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc.345 East 47th Street, New York, NY , USA IEEE Std , IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology (ANSI) Kendall, Kenneth and Julie Kendall (2003) Prentice Hall, New Jersey. System Analysis and Design, Pearson Panduan penggunaan dan pengisian Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) (2000) Jurusan Teknik Informatika - Institut Teknologi Bandung dokumen GL01, GL01A dan GL02A. C-17-8