SISTEM INFORMASI PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN MONITORING PROKER AKADEMIK

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN MONITORING PROKER AKADEMIK Fanuel Yanaputra1), Meme Susilowati2) 1), 2) Sistem Informasi Universitas Ma Chung Malang Jl Villa Puncak Tidar Blok N-1, Malang @student.machung.ac.id1), me2s2006@gmail.com2 Abstrak 1. Pendahuluan Ide awal mengembangkan e-government pada tahun 2013 yang lalu bertujuan untuk transparasi pengelolah anggaran maupun program kerja(proker) para wakil rakyat dan institusi pemerintah lainnya. Sejalan dengan hal tersebut lembaga pendidikan juga harus memiliki semangat yang sama yaitu transparasi dalam segala hal karena lembaga pendidikan adalah pilot project bangsa dimasa mendatang. Bagaimana tidak hal ini terjadi karena dari lembaga pendidikanlah akan lahir generasi penerus bangsa. Oleh sebab itu sebagai langkah pengembangan sistem informasi pendidikan online berikutnya maka peneliti berkonsentrasi pada sistem yang mampu mengontrol segala perencanaan, pelaksanaan hingga proses evaluasi dari proker-proker akademik. Mulai dari proker kegiatan akademik hingga investasi dan operasional. Konsep sistem informasi perencanaan, pelaksanaan dan monitoring proker ini bersifat umum dan lengkap sehingga dapat dikembangkan untuk e-government ditingkat lokal seperti di kecamatan maupun kabupaten kota. Studi kasus dari penelitian ini dilakukan di Universitas Ma Chung (UMC) dimana proses perencanaan proker, pelaksanaan, hingga monitoringnya masih manual, sehingga validasi data antara proses perencanaan dan pelaksanaan kurang adanya pengawasan. Sistem Informasi Perencanaan, Pelaksanaan, dan Monitoring pada UMC mengintegrasikan proses perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring proker sehingga dana yang dianggarkan pada saat perencanaan sama dengan dana pada saat pelaksanaan. Selain itu proses persetujuan dari perencanaan proker lebih cepat dan bisa dilakukan secara mobile. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) agar mudah dalam melakukan control dan evaluasi guna pengembangan modul berikutnya [1]. Adapun. sistem ini dibangun dengan platform database yang handal seperti Oracle dan PHP sebagai bahasa pemrogram berorientasi objek yang mudah dipahami.[2] Kata kunci: Sistem Informasi, Perencanaan, Pelaksanaan, Monitoring, Program Kerja. Universitas Ma Chung (UMC) adalah universitas yang berdiri sejak 7 Juli Berlokasi di kota Malang. Sebagai universitas tidak hanya proses belajar-mengajar saja yang menjadi proses bisnis UMC, back office process juga menjadi sebuah proses untuk menopang berjalannya seuruh proses bisnis yang ada di UMC. UMC memiliki bagian unit-unit kerja yang memiliki tugas masing-masing. Setiap unit kerja di UMC memiliki program kerjanya pada setiap periode. Program Kerja di UMC dibagi menjadi tiga jenis, yaitu Program Kerja berupa kegiatan baik akademik dan nonakademik, Program Kerja Investasi berupa pembelian barang, Program Kerja Operasional berupa kegiatan yang dilakukan untuk kegiatan operasional staff atau unit-unit diumc. Pada saat ini perencanaan program kerja dilakukan dengan cara mengajukan dokumen program kerja dan activity budgeting. Proses pengajuan dokumen program kerja dan activity budgeting memiliki berbagai kendala, antara lain proses persetujuannya membutuhkan waktu yang lama dikarenakan prosesnya dilakukan seperti surat-menyurat, adanya kemungkinan dokumen dapat rusak atau hilang. Pelaksanaan program kerja ini proses monitoringnya dilakukan secara personal oleh unit yang mengajukan rencana program kerjanya. Hasil dari program kerja yang sudah diajukan belum memiliki nilai pencapaian program kerja (proker). Dengan kondisi tersebut, UMC membutuhkan sistem informasi yang dapat menangani proses perencanaan, pelaksanaan dan monitoring program kerja. Berdasarkan hasil analisa dan hasil pengamatan yang telah dilakukan, UMC memerlukan sebuah aplikasi berbasis website dapat menangani proses pengajuan program kerja untuk menangani proses perencanaan program kerja, pelaksanaan dan monitoring program kerja. Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah proses pengajuan program kerja dilakukan secara terkomputerisasi untuk menghindari terjadinya kehilangan atau kerusakan dokumen, memonitoring program kerja yang sedang dilaksanakan, serta dapat memberikan laporan hasil program kerja yang telah dilaksanakan. Penelitian terdahulu dilakukan pada tahun 2012, oleh Tim Monitoring dan Evaluasi Ditjen Bina Upaya Kesehatan, dengan judul E-Monev Versi 1.0. Namun sistem e-monev tersebut masih belum memiliki proses

2 perencanaan, sistem tersebut menangani proses monitoring saja. Masalah dalam penelitian tersebut adalah laporan tidak dapat dikirim tepat waktu kepada Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan dengan tepat waktu, tidak adanya informasi atau pemberitahuan apakah laporan-laporan yang dikirim sudah diterima atau belum. Hasil dari penelitian terdahulu adalah Aplikasi Emonev dapat mempermudah dan mempercepat proses pelaporan di Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. [3] 2. Metode Penelitian SDLC adalah pendekatan analisis dan desain sistem informasi yang sistematis. Fase-fase di SDLC menjelaskan siklus-siklus dari analisis dan aktivitas user [1] Menurut Kendall di dalam SDLC dibagi menjadi tujuh fase, berikut ini fase-fasenya: a. Mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan tujuan. Yaitu memperlajari konsep sistem dan permasalahan yang akan diselesaikan, dan menentukan apakah sistem yang akan dibangun tersebut realistis terhadap masalah biaya dan waktu. b. Mendefinisikan kebutuhan informasi pengguna Yaitu dari hasil analisis sebelumnya, menentukan kebutuhan bisnis dan solusi dari permasalahan. c. Menganalisa kebutuhan sistem yaitu identifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi pengguna, memahami sistem yang sudah ada atau yang sedang berjalan dan menganalisis hasil penelitian. d. Mendesain sistem yang direkomendasikan, yaitu menjelaskan fungsi desain dan tata letak e. Membangun dan mendokumentasikan software Tahap ini adalah tahap coding dan dokumentasi hasil coding dengan tujuan memudahkan pengembangan sistem berikutnya. f. Pengujian dan pemeliharaan sistem, Pengujian sistem sebelum didistribusikan kepada pengguna, dan tahap pemeliharaan serta maintenance. g. Implementasi dan mengevaluasi sistem, yaitu tahap implementasi sistem, dan tahap evaluasi sistem, dengan kegiatan seperti mendeteksi kesalahan yang ada dan mendokumentasikan jika mengalami perubahan 3. Pembahasan Hasil dari pengembangan sistemnya adalah berikut ini : a. Identifikasi Masalah Dokumen untuk pengajuan proker di UMC saat ini masih menggunakan Microsoft Excel, begitu pula untuk dokumen penarikan dana anggaran, pelaksanaan proker sehingga tidak ada validasi data yang mudah antara proses perencanaan dan pelaksanaan proker. Pada akhirnya proses monitoring harus dilakukan secara cross check. Pengajuan proker yang dijalankan saat ini harus dibuat menggunakan Microsoft Excel, sehingga data yang dimasukkan tidak dapat diklasifikasikan dengan baik. Pengajuan activity budgeting (actbud) saat ini juga sama menggunakan Microsoft Excel, menyebabkan tidak adanya validasi data yang mudah dengan program kerja yang diajukan. b. Kebutuhan Informasi Pengguna Pada tahap ini pemahaman mengenai proses bisnis tentang pengajuan program kerja harus dipahami, dengan menggambarkan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Proker di UMC dispesifikasikan menjadi tiga jenis yaitu, program kerja berupa investasi, operasional dan program kerja akademik atau nonakademik. Pengajuan ketiga jenis proker tersebut memiliki proses yang sama c. Kebutuhan Sistem Tahap ini membawa peneliti menyimpulkan kebutuhan sistem terbagai untuk 6 aktor utama sebagai user sistem yaitu unit atau personal yang mengajukan proker, Bagian keuangan, wakil rektor II, wakil rector I, rector dan admin. Masing-masing aktor didefinikan kebutuhan sistemnya berdasarkan aktivitas keterlibatannya dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring proker tersebut. d. Desain sistem yang direkomendasikan Kerangka Sistem Informasi Input 1. Data Rencana Proker:akademik, Investasi, operasional 2. Data User: personal yang mengajukan proker, Bagian keuangan, wakil rektor II, wakil rector I, rector dan admin 3. Data rincian biaya 4. Data Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPK) 5. Data Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Proses 1. Query 2. Perhitungan pencapaian program kerja 3. Perhitungan KPI pencapaian program kerja per-unit 4. Persetujuan program kerja Output 1. Daftar Program Kerja 2. Daftar LPK 3.Grafik penggunaan keuangan Per Unit dan Per Periode 4. Grafik Proker Per Unit 5. Daftar Pencapaian Program Kerja e. Coding dan Dokumentasi software Peneliti membangun sistem ini kedalam 3 modul utama yaitu modul perencanaan, modul pelaksanaan dan terakhir adalah modul monitoring. Hal ini dibuat sesuai panduan literatur akuntansi James E Hall [4]. Berikut adalah desain sekaligus contoh dokumentasi dari formform yang telah dibuat. Master Periode Master periode digunakan untuk menambah dan memperbaiki data periode

3 Gambar 1: Master Periode Form add proker Form add proker digunakan menambah dan memperbaiki data proker. Untuk setiap jenis proker, operasional dan investasi berbeda form, namun memiliki desain antar muka yang sama. Gambar 3: Form add actbud Form pilih reviewer Form ini digunakan oleh Direktorat PPPK untuk memilih reviewer proker pada satu form, namun untuk approval actbud berbeda form dan memiliki tampilan yang sama. Untuk reviewer LPK & LPJ berbeda form dengan reviewer proker, tetapi desain antar muka sama dengan pilih reviewer proker. Gambar 2: Form add proker Form add actbud Form add actbud digunakan untuk menambah dan memperbaiki actbud dari proker yang telah didefinikan semula dengan menggunakan form seperti yang tampak pada gambar sebelumnya yaitu gambar

4 Laporan LPJ dan LPK Form Laporan yang menampilkan informasi berupa Laporan Pertanggung-Jawaban (LPJ) dan Laporan Pertanggung-Jawaban Keuangan (LPK) dari unit atau personal yang telah selesai melaksanakan prokernya. Gambar 4 : Form pilih reviewer Laporan Proker Form laporan menampilkan informasi berupa laporan data-data hasil proses perencanaan dan pelaksanaan proker. Gambar 6: Form LPJ dan LPK f. Pengujian dan Pemeliharaan Sistem Proses Pengujian sekaligus Pemeliharaan Sistem sedang berjalan selama kurang lebih satu semester ini dan terdapat beberapa catatan evaluasi yang telah diperbaiki. Akan tetapi tetap tidak menutup kemungkinan untuk pengembangan selanjutnya apalagi ketika konsep ini ditarik sesuai kebutuhan lokal e-government. g. Implementasi dan evaluasi system Tahap ini secara detail dijelaskan pada bagian kesimpulan dan saran dibawah ini. 4. Kesimpulan Gambar 5: Form laporan proker Pengembangan Sistem Informasi Perencanaan, Pelaksanaan, dan Monitoring Program Kerja pada Universitas Ma Chung dapat membantu mengurangi kelemahan-kelemahan pada sistem sebelumnya yaitu: a. Proses persetujuan, review dan pengesahan proker, actbud dan LPK & LPJ dapat dilaksanakan lebih cepat karena dilakukan secara online. Tanpa harus

5 b. c. mendatangi pihak-pihak yang terkait dalam proses persetujuan, review, dan pengesahan. Kerusakan dokumen pada proses manual dapat diminimalisir karena data-datanya tersimpan dalam database. Sehingga kerusakan dokumen dapat diminimalisir. Proses perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring terintegrasi. Sehingga dana-dana yang digunakan untuk proses pelaksanaan sesuai dengan proses perencanaannya. Saran dari penelitian ini agar pengembangan sistem berikutnya dapat memberikan laporan yang lebih kompleks seperti dashboard system yang diperuntukan bagi pihak eksekutif untuk dapat membantu pihak eksekutif mengambil keputusan. Selain itu, beberapa metode pengkodean proker mungkin dapat dikembangkan dengan sistem baru, agar pengkodean proker bisa lebih bagus. Agar dapat digunakan untuk pengembangan sistem yang berikutnya seperti pendataan proker yang lebih mudah untuk proses pengelompokan proker. Daftar Pustaka [1] Kendall, K. E. & Kendall, J. E., System Analysis and Design. 8th penyunt. New Jersey: Pearson Education, Inc [2] Heryanto, I. & Budi, R., Menguasai Oracle, SQL, PL/SQL. Bandung: Informatika, [3] Tim Monitoring dan Evaluasi Ditjen Bina Upaya Kesehatan Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan. [Online] Available at: [Diakses 7 April 2014]. [4] Hall, J. A., Accounting Information Systems. 7th penyunt. Oklahoma: Cengage Learning, Biodata Penulis Fanuel Yanaputra, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Infromasi Universitas Ma Chung, lulus tahun Meme Susilowati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Ssitem Informasi Universitas Ma Chung Malang, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Manajemen Sistem Informasi (MMSI) Program Pasca Sarjana Magister Sistem Informasi Universitas Gunadarma Jakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di Universitas Ma Chung Malang