BAB III ANALISA SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM.1 Analisis Prosedur Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis dokumen, analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks dan data flow diagram. 1. Prosedur Penyerahan yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur kliring penyerahan yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Nasabah menyerahkan warkat kepada Teller. Teller mengecek warkat tersebut. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada nasabah, jika lengkap maka warkat di serahkan ke Back Office.. Bagian Back Office mengecek warkat. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada Teller, jika lengkap maka melakukan pencatatan ke buku kliring dan membuat tanda terima penyerahan sebanyak (tiga) rangkap. Kemudian Bank Peserta menandatangi tanda terima penerimaan. Tanda terima penyerahan rangkap pertama dan warkat di serahkan kepada Bank Peserta dan diarsip, rangkap kedua dikembalikan ke Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. 8

2 9. Di Bank Mandiri, tanda terima penyerahan yang dikumpul di gunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penyerahan sebanyak (dua) rangkap. 4. Bank Peserta untuk mengecek apakah warkat tersebut di tolak atau tidak. Jika ditolak maka di buat tanda terima tolakan sebanyak (tiga) rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Back Office untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama diserahkan Back Office, kemudian dicatat ke buku tolakan dan warkat dikembalikan ke Back Office kemudian di serahkan ke Teller untuk kembalikan ke nasabah, rangkap kedua diserahkan dan diarsip Bank Peserta, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penyerahan sebanyak (dua) rangkap. 5. Dari laporan akhir kliring penyerahan, Back Office membuat voucher kredit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan. Jika salah maka voucher kredit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher kredit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengkreditan pada rekening nasabah.

3 0 Flowmap Berjalan Penyerahan Nasabah Teller Back Office Supervisor Bank Mandiri Bank Peserta T Cek Lengkap Y T Cek Lengkap Y Catat Buku Buat Tanda Terima Penyerahan TT Penyerahan Proses Penggabungan Lap kliring Penyerahan 1 TT Penyerahan 1 Ttd TT Penyerahan TT Penyerahan 1 TT Penyerahan 1 Cek Tolak TT Penyerahan Y T Lap kliring Penyerahan 1 TT Tolakan 1 Ttd TT Tolakan Buat Tanda Terima Tolakan TT Tolakan 1 Buat Lap Nihil Lap Nihil TT Tolakan 1 TT Tolakan Lap Nihil TT Tolakan Catat Buku Tolakan Buku Tolakan Proses Penggabungan Lap Akhir kliring Penyerahan 1 Lap Akhir kliring Penyerahan 1 Buat Kredit & Penyerahan Kredit T Kredit Cek & Kredit Benar Proses Pengkreditan Y Ttd & Kredit Rekening Kredit Rekening Kredit Gambar.1 Flowmap Penyerahan yang sedang berjalan Keterangan : TT Penyerahan : Tanda Terima Penyerahan TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan

4 1. Prosedur Penerimaan yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur kliring penerimaan yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Bank Peserta menyerahkan (tiga) rangkap tanda terima penyerahan beserta warkat di serahkan kepada Back Office, kemudian Back Office menandatangi tanda terima penerimaan dan tanda terima penyerahan rangkap pertama di kembalikan Bank Peserta dan diarsip, rangkap kedua diarsip Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri.. Tanda terima penyerahan yang dikumpul di gunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penerimaan sebanyak (dua) rangkap.. Back Office mengecek apakah warkat tersebut di tolak atau tidak. Jika ditolak maka di buat tanda terima tolakan sebanyak (tiga) rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Bank Peserta untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama dan warkat dikembalikan ke Bank Peserta, rangkap kedua diserahkan ke Back Office, kemudian dicatat ke buku tolakan. ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penerimaan sebanyak (dua) rangkap. 4. Dari laporan akhir kliring penerimaan, Back Office membuat voucher debit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan.

5 Jika salah maka voucher debit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher debit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengdebitan pada rekening nasabah.

6 Flowmap Berjalan Penerimaan Bank Peserta TT Penyerahan 1 Bank Mandiri Back Office Supervisor Teller Nasabah TT Penyerahan 1 TT Penyerahan 1 Ttd TT Penerimaan TT Penyerahan Lap kliring Penerimaan 1 TT Penyerahan 1 Proses Penggabungan Cek TT Tolakan 1 Ttd TT Tolakan Lap kliring Penerimaan 1 TT Tolakan 1 TT Tolakan Lap Nihil T Buat Lap Nihil Lap Nihil Tolak TT Tolakan Lap Akhir kliring Penerimaan 1 Y Buat Tanda Terima Tolakan TT Tolakan 1 Catat Buku Tolakan Buku Tolakan Debit Cek & Benar Proses Penggabungan Lap Akhir kliring Penerimaan 1 Buat Debit & Debit T Y Ttd & Debit Debit Proses Pengdebitan Debit Rekening Debit Rekening Gambar. Flowmap Penerimaan yang sedang berjalan Keterangan : TT Penyerahan : Tanda Terima Penyerahan TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan

7 4. Analisis Dokumen 1. Dokumen Masukan (Input) a. (Bilyet Giro / Cek) : Sebagai dokumen yang di gunakan untuk kliring : Nasabah : 1 (Satu). : Teller, Back Office, Bank Peserta l: No, Tempat dan Tanggal, Tanggal b. Tanda Terima Penyerahan dan Penerimaan Efektif, Kepada, Nominal, Terbilang, Tandatangan dan Cap perusahaan pemilik warkat. : Sebagai bukti tanda terima serah warkat : (Tiga). : Bank Mandiri, Bank Peserta : Tanggal, No, No Rekening, Nominal, Nama Bank Penyerahan / Penerimaan c. Tanda Terima Tolakan : Sebagai bukti tanda serah terima warkat yang ditolak : (Tiga).

8 5 : Bank Mandiri, Bank Peserta l: Tanggal, No, No Rekening, Nominal, Nama Bank Penyerahan d. Laporan Nihil : Sebagai laporan nihil jika tidak ada tolakan warkat, Bank Peserta : 1 (Satu). : Bank Mandiri : Tanggal, Nama Bank Penyerahan e. Kredit : Sebagai bukti dokumen untuk mengkredit rekening nasabah : 1 (Satu). : Supervisor, Teller :lltanggal, Nomor Rekening, Nama Rekening, Keterangan, Nomimal, Terbilang, Nama Pembuat f. Debit : Sebagai bukti dokumen untuk mengdebit rekening nasabah

9 6 : 1 (Satu). : Supervisor, Teller :lltanggal, Nomor Rekening, Nama Rekening, Keterangan, Nomimal, Terbilang, Nama Pembuat. Dokumen Keluaran (Output) a. Laporan Penyerahan : Sebagai laporan penyerahan sementara hasil kliring di putaran pertama : Bank Mandiri : (Dua). : Tanggal, No, Sandi Bank, Nominal, Nama b. Laporan Penerimaan Bank Penyerahan : Sebagai laporan penerimaan sementara hasil kliring di putaran pertama : Bank Mandiri : (Dua).

10 7 : Tanggal, No, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penerima c. Laporan Akhir Penyerahan : Sebagai laporan penyerahan hasil kliring akhir : Bank Mandiri : (Dua). : Tanggal, No, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penyerahan d. Laporan Akhir Penerimaan : Sebagai laporan penerimaan hasil kliring akhir : Bank Mandiri : (Dua). : Tanggal, No, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penerimaan e. Saldo : Untuk mengetahui kalah atau menang suatu kliring : 1 (Satu). : Supervisor :lltanggal, No, Sandi Bank, Nominal, Total

11 8. Analisa Kelemahan Sistem Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan. Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Berikut pengertian dari masing masing komponen PIECES: 1. Analisis Kinerja Sistem (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.. Analisis Ekonomi (Economy) Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.

12 9 4. Analisis Pengendalian (Control) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. Tabel.1 analisis PIECES pada PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan Analisis Sistem Lama Sistem Baru Pengolahan data transaksi kliring Pengolahan data transaksi Performance lebih lambat kliring menjadi lebih cepat Information Economy Control Efficiency Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan neraca saldo kliring Pencacatan manual di buku Susahnya mencari kembali data kliring yang telah terjadi dikarenakan catatan masih bersifat manual Proses kliring sering terjadi hambatan Meminimalisasi kesalahan Paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) Data tersimpan dalam database sehingga lebih mudah jika ingin mencari kembali Proses kliring menjadi lebih lancar

13 40 Analisis Sistem Lama Sistem Baru Lambatnya pelayanan yang diberikan Pelayanan kepada nasabah Service kepada nasabah sehingga pelayanan menjadi cepat menjadi tidak maksimal dikarenkan masih bersifat manual.4 Analisa Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan informasi, kebutuhan pengguna, kebutuhan perangkat keras dan lunak, kebutuhan fungsional. 1. Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah sistem yang biasa menangani segala macam persoalan kliring khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas. Dalam kliring, dikatakan kalah kliring apabila nilai debit bank peserta kliring lebih besar dari nilai kreditnya begitu juga sebaliknya dikatakan menang kliring apabila nilai kredit bank peserta kliring lebih besar dari nilai debitnya. Posisi neraca dalam kliring penyerahan ada di sebelah kanan (kredit) dan kliring penerimaan ada di sebelah kiri (debit). Sebagai contoh dalam kasus ini : pada suatu hari Bank UOB Indonesia dalam kliring penyerahan menyerahkan warkat kepada Bank Peserta sebesar Rp ,- dan dalam kliring penerimaan Bank UOB Indonesia menerima warkat sebesar Rp ,-. Dalam kasus ini ternyata nominal kriling penyerahan (kredit) lebih kecil dari nominal kliring penerimaan (debit), maka pada hari itu, Bank UOB Indonesia dikatakan kalah kliring sebesar Rp ,-.

14 41 Gambar. Contoh Penyerahan Gambar.4 Contoh Penerimaan. Kebutuhan Pengguna Sistem Pelaporan yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi kliring penyerahan dan kliring penerimaan yang ada di PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan. Sistem ini di gunakan oleh bagian

15 4 Back Office untuk menginput transaksi kliring penyerahan, kliring penerimaan dan mencetak Laporan.. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak a. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya. b. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Sistem Pelaporan Dengan Metode Skontro PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan adalah dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 008 sebagai tools pemrogramannya, Microsof SQL Server 005 sebagai database dan Windows 7 sebagai Sistem Operasi. 4. Kebutuhan onal Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan: 1. Admin Admin adalah penanggung jawab dari aplikasi dan memiliki hak akses tertinggi. Dalam sistem admin dapat melakukan pengolahan data - data yang ada dalam aplikasi.

16 4. Back Office Back Office adalah pegawai perusahaan yang melakukan proses penginputan data kliring dalam aplikasi.