Administrasi Keuangan

Transkripsi

1 Modul Administrasi Keuangan Mempersiapkan Dokumen Pengajuan Uang Tunai Untuk SMK dan MAK Jurusan Administrasi Perkantoran Nama :... Kelas :... No Absen :... Kelas XI Semester 2 Oleh : Fajar Setyani ( )

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-nya, dapat menyelesaikan ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Serta penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku Dosen mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang telah memberikan tugas dan juga bimbingan dalam mengerjakan modul ini. Modul ini disusun berdasarkan standart Kurikulum 2013 untuk kelas XI semester 2 SMK jurusan Administrasi Perkantoran. Didalam modul ini membahas mengenai dokumen pengajuan uang tunai beserta dengan cara mempraktikkan pengajuan uang tunai. Modul ini juga dilengkapi dengan evaluasi pembelajaran yang dapat digunakan untuk mengukur pemahaman peserta didik terhadap materi. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul ini masih terdapat banyak kekurangan, sehingga penulis menerima kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Akhir kata, semoga modul Administrasi Keuangan ini dapat memberikan manfaat untuk guru dan para siswa SMK Administrasi perkantoran dalam meningkatkan kemampuan dan keterampilan peserta didik sehingga dapat menjadi individu yang memiliki kompetensi dalam bidang administrasi perkantoran. Malang, 30 November 2017 Penyusun i

3 DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii BAB I Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar... 2 C. Indikator Pencapaian Kompetensi... 4 D. Tujuan Pembelajaran... 4 E. Manfaat Modul... 4 F. Petunjuk Penggunaan Modul... 5 BAB II Kegiatan Belajar... 6 Kompetensi Dasar... 6 Materi Pembelajaran... 6 Cek Kemampuan... 6 Uraian Materi... 8 A. Pengertian Dokumen Pengajuan Uang Tunai... 8 B. Pengertian Pengajuan Uang Tunai... 9 C. Dokumen-Dokumen Pengajuan Uang Tunai D. Peralatan dan Perlengkapan dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan 14 Uang Tunai... E. Praktek Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai Rangkuman BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Uji Kompetensi Siswa Pedoman Penilaian Tugas Mandiri dan Kelompok BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Harapan Glosarium Daftar Rujukan ii

4 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Salah satu tugas dari seorang sekretaris adalah mengelola dana uang tunai, mulai dari mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai, penerimaan uang tunai hingga pengeluaran uang tunai. Dana kas kecil atau uang tunai ini merupakan bagian penting dari aktivitas suatu perusahaan atau kantor, sehingga seorang sekretaris harus dapat mengetahui apa saja dokumen uang tunai serta dapat mengelola dan mengatur dokumen uang tunai dengan baik dan teliti. Dokumen pengajuan uang tunai ini digunakan dalam dana kas kecil yang terdiri dari formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Umumnya dana kas kecil digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang nilainya tidak besar dan sering dilakukan. Mengingat pentingnya pemahaman terhadap dokumen dana kas kecil, maka diperlukan suatu bahan ajar yang dapat menunjang kegiatan pembelajaran antara siswa dan guru. Modul ini merupakan bahan ajar yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran dalam pembelajaran mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul ini membahas mengenai salah satu Kompetensi Dasar pada mata pelajaran Administrasi Keuangan yaitu Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai. Ruang lingkup yang dibahas dalam modul ini yaitu mencakup (1) pengertian dokumen pengajuan uang tunai, (2) pengertian pengajuan uang tunai, (3) dokumen pengajuan uang tunai, (4) peralatan dan perlengkapan pengajuan uang tunai serta (5) praktek pengelolaan dokumen uang tunai. Pada modul ini juga terdapat tugas-tugas yang diberikan kepada siswa dengan tujuan untuk melatih dan memperdalam pemahaman materi melalui soal-soal yang diberikan. Adanya bahan evaluasi juga memberikan manfaat kepada guru agar dapat mengetahui tingkat pencapaian kompetensi siswa terhadap materi yang telah diberikan oleh guru. Serta, terdapatnya soal latihan praktek pengajuan uang tunai dapat membantu siswa untuk lebih memahami materi serta siswa dapat mempraktikannya kedalam kehidupan sehari-hari. Secara keseluruhan modul Administrasi Perkantoran ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi para penggunanya, baik guru maupun siswa, serta mampu menunjang aktivitas pembelajaran yang dilakukan dikelas maupun luar kelas sehingga dapat membantu mempermudah pemahaman siswa mengenai dokumen pengajuan uang tunai. 1

5 B. Kompensi Inti dan Kompetensi Dasar Modul ini disunsun untuk SMK/MAK program keahlian Administrasi Perkantoran kelas XI Mata Pelajaran Administrasi Keuangan pada materi Mempersiapkan Dokumen Pengajuan Uang Tunai. Adapun uraian mengenai kompetensi inti dan kompetensi dasar materi ini adalah sebagai berikut. Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan Kompetensi Dasar 1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya 1.2 Meyakini penerapan administrasi keuangan dalam berbagai aktivitas merupakan salah satu perintah Tuhan 1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang administasi keuangan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguhsungguh 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi keuangan 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 2

6 alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran seharihari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi keuangan 3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai 4.5 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai 3

7 C. Indikator Pencapaian Kompetensi 1. Mengetahui dan memahami pengetian dokumen pengajuan uang tunai 2. Mengetahui dan memahami pengajuan uang tunai 3. Memahami dokumen-dokumen pengajuan uang tunai 4. Mengetahui peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai. 5. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai. D. Tujuan Pembelajaran Melalui pembelajaran dengan penggunaan bahan ajar ini peserta didik diharapkan dapat: 1. Peserta didik dapat mengetahui dan memahami pengertian dokumen pengajuan uang tunai. 2. Peserta didik dapat mengetahui dan memahami pengetian pengajuan uang tunai. 3. Peserta didik dapat memahami dokumen-dokumen pengajuan uang tunai. 4. Peserta didik mengetahui dan terampil menggunakan peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai 5. Peserta didik mampu mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil E. Manfaat Modul Modul mengenai prosedur mempersiapkan pengajuan uang tunai ini diharapkan dapat memberi manfaat untuk peserta didik yang nantinya akan bekerja di suatu kantor maupun perusahaan khususnya sekretaris. Dengan memahami dokumen pengajuan uang tunai dapat memudahkan peserta didik dalam mengelola keuangan kantor yaitu kas kecil. Mulai dari prosedur mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai, penerimaan uang tunai sampai pengelolaan pengeluaran uang tunai. 4

8 F. Petunjuk Penggunaan Modul Bacalah dan pahami isi bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses kegiatan belajar 1. Bagi guru atau fasilitator a. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari materi sebelumnya secara tuntas. b. agar pembelajaran dapat berlangsung secara efektif dan efisien, berikan bantuan pada peserta didik dalam mempelajari bahan ajar ini c. Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di sekolah maupun dunia industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. d. Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan agar peserta didik memiliki ketertarikan belajar yang meningkat. 2. Bagi peserta didik a. Bacalah dengan cermat tujuan akhir dari pembelajaran ini. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan dicapai. b. Bacalah dengan cermat dan pahami daftar pertanyaan pada Cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. c. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham d. Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam bahan ajar ini e. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. 3. Perlengkapan yang diperlukan a. LCD/proyektor b. Peralatan yang berkaitan dengan dokumen pengajuan uang tunai c. Literatur terkait administrasi keuangan 5

9 BAB II KEGIATAN BELAJAR A. Kompetensi Dasar 3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai 4.5 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai B. Materi Pembelajaran Pengetian dokumen pengajuan uang tunai Pengetian pengajuan uang tunai Dokumen-dokumen pengajuan uang tunai Peralatan dan perlengkapan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai Praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai C. Cek Kemampuan Kemampuan Ya Tidak Apakah anda sudah mengetahui dan memahami tentang: 1. Pengertian dokumen pengajuan uang tunai? 2. Pengertian pengajuan uang tunai? 3. Dokumen-dokumen dalam pengajuan uang tunai? 4. Peralatan dan perlengkapan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai 5. Prosedur mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai Apakah anda telah teliti, terampil dan mampu dalam: 1. Menjelaskan pengertian dokumen pengajuan uang tunai? 6

10 2. Menjelaskan pengajuan uang tunai? 3. Dokumen-dokumen dalam pengajuan uang tunai? 4. Mengatur dan menggunakan peralatan dan perlengkapan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai? 5. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai? Tindak lanjut Jika sudah : anda harus mampu menunjukkan bukti belajar dan kemampuan anda serta melanjutkan pada materi selanjutnya. Jika belum : anda harus belajar dan berlatih kembali secara intensif dengan bimbingan guru atau fasilitator mengenai materi yang belum dikuasai. 7

11 D. Uraian Materi DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI A. Pengertian Dokumen Pengajuan Uang Tunai Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa document. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Menurut G.J Renier ada dua macam pengertian dokumen, yaitu 1. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan. 2. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan lebih meyakinkan. Keberadaan dokumen sangat penting karena terbatasnya kemampuan manusia. Nilai dokumen dapat berarti sangat tinggi sesuai dengan kepentingan informasi yang dibawanya. Salah satu bentuk dokumen yang sangat penting bagi suatu perusahaan atau instansi adalah dokumen keuangan. Sehingga dibutuhkan sumber daya manusia yang terampil agar dapat mengelola dan mengatur dokumendokumen keuangan dengan baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dokumen merupakan segala hal baik yang tertulis maupun tidak tertulis, tercetak maupun tidak tercetak yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan. Dalam keterkaitannya dengan pengajuan uang tunai, maka dapat diartikan bahwa dokumen pengajuan uang tunai merupakan segala hal atau benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan baik tercetak maupun tidak tercetak, tertulis maupun tidak tertulis, yang dapat digunakan sebagai bukti dan dapat berguna 8

12 sebagai pedukung suatu keterangan yang penting mengenai hal yang berkaitan dengan pengajuan uang tunai di dalam suatu organisasi atau instansi. Apa dokumen pengajuan uang tunai menurut kamu? B. Pengertian Pengajuan Uang Tunai Kas atau uang merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kas adalah suatu hal yang berupa uang tunai yang terdapat dalam perusahaan (cash on hand) dan surat berharga lainnya, serta uang yang ada dibank dalam bentuk rekening koran dan deposito atau tabungan yang dalam jangka pendek atau waktu segera dapat duangkan sebagai alat pembayaran. Dalam menjalankan usahanya, setiap perusahaan selalu membutuhkan kas. Kas diperlukan baik untuk membiayai operasi perusahaan atau organisasi setiap hari maupun untuk melakukan investasi baru dalam aktiva tetap. Keberhasilan perusahaan dalam mempertahankan kelangsungan usahanya tergantung dengan tersedianya uang tunai atau kas untuk membayar kewajiban finansial dalam waktu yang segera dan tepat waktu, seperti untuk pembelian bahan mentah, pembayaran upah buruh dan gaji, pembayaran listrik, air, telepon dan biaya-biaya lainnya. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain: Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh perusahaan. Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin. Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil (petty cash box) atau pada sebuah amplop. 9

13 Penanganannya dilakukan oleh seorang petugas keuangan ditingkatan bawah (junior cashier). Dalam suatu perusahaan, dana kas kecil adalah bagian dari pekerjaan sekretaris. Seorang sekretaris harus terampil dalam mengelola uang tunai atau kas yang merupakan tanggungjawabnya, dan ketika jumlah dari dana kas kecil telah mencapai limit, maka hendaknya sekretaris segera melakukan prosedur pengajuan uang tunai ke bagian keuangan atau pejabat terkait. C. Dokumen-Dokumen Pengajuan Uang Tunai Dalam administrasi keuangan dikenal prosedur pengajuan uang tunai atau kas, yaitu ketika jumlah saldo dari kas telah mencapai limit atau jumlahnya telah menipis. Sekretaris atau pihak yang berwenang harus segera menyiapkan dokumen-dokumen yang terkait dengan pengajuan uang tunai. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas atau uang tunai. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) yang memiliki form sebagai berikut : Formulir pengajuan uang tunai Formulir penerimaan uang tunai Formulir pengeluaran uang tunai Berikut ini akan dijelaskan jenis-jenis formulir yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan uang tunai atau kas. 1. Formulir Pengajuan Uang Tunai Penggunaan formulir pengajuan uang tunai ini digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah limit atau menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjutnya formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan. 10

14 Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut: FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL Dana untuk Bagian :... Periode Kas Kecil :...s/d... Dana Awal kas Kecil :... Saldo :... Keterangan Jumlah Total Disetujui oleh :... Diterima oleh :... Tanggal :... Tanggal :... Isi dari formulir pengajuan dana kas kecil diatas yaitu : 1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang yang dilakukan ditujukan untuk unit kerja tertentu 2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu 3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan 4. Saldo : jika memang ada uang yang tersisa pada periode yang lalu maka diisi, namun jika tidak ada saldo yang tersisa maka dikosongkan 5. Kolom keterangan : pengajuan uang tunai digunakan untuk kebutuhan apa 6. Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan 11

15 7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan 8. Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai 9. Diterima oleh : petugas administrasi keuangan atau sekretaris yang mengajukan pengajuan uang tunai. 2. Formulir Penerimaan uang tunai Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti bahwa pengajuan uang tunai yang diajukan telah disetujui dan uang telah diterima. Serta sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan untuk pengisian kembali kas yang telah menipis atau limit. Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut : BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL Telah diterima dari: No. Voucher :... Tanggal :... Keterangan Jumlah Disetujui Oleh :... Total Diserahkan oleh : Diterima Oleh:. Isi dari formulir bukti penerimaan uang tunai yaitu : 1. Telah diterima dari : unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan 2. No Voucher : berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 002/12/ADM.KEU/XI/ Tanggal : tanggal transaksi dilakukan 4. Keterangan : tujuan penggunaan uang tunai 12

16 5. Jumlah : jumlah uang tunai yang diterima 6. Disetujui dan ditandatangani oleh : pejabat yang berwenang mengesahkan jumlah uang tunai yang dterima 7. Diserahkan dan ditandatangani oleh : petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui 8. Diterima dan ditandatangani oleh : unit kerja yang melakukan pengajuan uang tunai 3. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai Bukti pengeluaran uang tunai ini digunakan sebagai bukti bahwa telah terjadi pengeluaran uang tunai atau kas atas permintaan atau pengajuan sejumlah uang tunai dari unit kerja tertentu. Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut: BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Dibayarkan kepada : No. Voucher : Tanggal : Keterangan Jumlah Disetujui Oleh :. Total Diterima oleh : Isi dari formulir bukti penerimaan uang tunai yaitu : 1. Dibayarkan kepada : unit kerja mana uang tunai dibayarkan 2. No Voucher : nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/27/ADM.KEU/XI/ Tanggal : tanggal transaksi 13

17 4. Keterangan : penggunaan uang tunai 5. Jumlah : jumlah uang tunai yang diterima 6. Disetujui dan ditandatangani : oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dibayarkan 7. Diserahkan dan ditandatangani : oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui 8. Diterima dan ditandatangani oleh : unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai. D. Peralatan Dan Perlengkapan Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai Dalam mengelola dokumen pengajuan uang tunai atau kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan atau sekretaris memerlukan beberapa peralatan dan perlengkapan. Perlengkapan yang dibutuhkan yaitu: 1) Bukti Kas Keluar 2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil ( kuitansi,cek, bilyet giro, faktur, nota kontan, nota kredit atau debet, dan bukti memo) 14

18 4) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil 15

19 Sedangkan peralatan yang dibutuhkan yaitu: Peti uang Ordner Kalkulator Alat tulis Komputer Stapler Printer Perforator Guide E. Praktek Pengajuan Uang Tunai Dalam pengelolaan dana kas kecil atau uang tunai, prosedur yang harus dilakukan oleh pihak pengelola keuangan atau sekretaris yaitu sebagai berikut: 1. Sekretaris membuat permohonan pengajuan dana kas kecil dengan mengisis formulir pengajuan dana kas kecil yang ditujukan kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan. 2. Sekretaris melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan serta dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan untuk pengajuan dana kas kecil, seperti bukti transaksi/pengeluaran kas dan lain-lain. 16

20 3. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian dana kas kecil dari bendahara atau bagian keuangan perusahaan berupa sejumlah uang tunai / cek. 4. Staff administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk yang kemudian ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau Bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). 5. Catat pemasukan kas kecil ke dalam buku kas 6. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Sebaiknya ditempatka dalam peti uang khusus yang berukuran kecil (cash box). 7. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner dan disusun secara rapi sesuatu aturan yang diterapkan perusahaan. 8. Sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan. Segala pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti transaksi yang valid seperti kuitansi, nota, faktur dan lain sebagainya. 9. Setiap terjadi pengeluaran, sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar. Kemudian satukan Bukti Kas Keluar tersebut dengan bukti transaksi seperti nota, kuitansi, dll. Beri nomor urut bukti berdasarkan tanggal. 10. Setelah jumlah dana pada kas kecil atau uang tunai telah menipis atau mencapai limit, maka sekretaris atau staff administrasi melakukan prosedur pengajuan uang tunai kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan.. 17

21 RANGKUMAN Dokumen pengajuan uang tunai merupakan segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan baik tercetak maupun tidak tercetak, yang dapat digunakan sebagai bukti dan dapat berguna sebagai pedukung suatu keterangan yang penting mengenai hal yang berkaitan dengan pengajuan uang tunai di dalam suatu organisasi atau instansi. Dana kas kecil adalah bagian dari pekerjaan sekretaris. Seorang sekretaris z harus terampil dalam mengelola uang tunai atau kas yang merupakan tanggungjawabnya, dan ketika jumlah dari dana kas kecil telah mencapai limit, maka hendaknya sekretaris segera melakukan prosedur pengajuan uang tunai ke bagian keuangan atau pejabat terkait. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas atau uang tunai. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) yang memiliki form sebagai berikut : (1) Formulir pengajuan uang tunai, (2) Formulir penerimaan uang tunai, dan (3) Formulir pengeluaran uang tunai. 18

22 BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Evaluasi diberikan kepada setiap peserta didik pada setiap akhir materi. Evaluasi diberikan sebagai bentuk upaya untuk mengukur pemahaman terhadap materi yang telah dipelajari sebelumnya. Terdapat berbagai maksud dan tujuan dari pemberian evaluasi dalam modul ini, antara lain : 1. Mengetahui tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi yang telah diberikan 2. Mengetahui kecakapan, motivasi, bakat, minat, dan sikap peserta didik terhadap program pembelajaran 3. Mengetahui tingkat kemajuan dan kesesuaian hasil belajar peserta didik dengan standar kompetensi dan kompetensi dasar yang telah ditetapkan 4. Mengetahui keunggulan dan kelemahan peserta didik dalam mengikuti kegiatan pembelajaran 5. Untuk seleksi, yaitu memilih dan menentukan peserta didik yang sesuai dengan jenis pendidikan tertentu. 6. Menempatkan peserta didik sesuai dengan potensi yang dimilikinya. 7. Dapat digunakan sebagai penentu kenaikan kelas. 19

23 Uji Kompetensi Siswa A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban di bawah ini dengan benar dan tepat dengan cara memberi tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang benar! 1. Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, disebut dengan... a. Surat d. Lampiran b. Kertas kerja e. Dokumentasi c. Dokumen 2. Unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah... a. Kas atau uang tunai d. Gedung b. Sumber daya manusia e. Perlengkapan c. Peralatan 3. Berikut ini yang bukan merupakan karakteristik uang tunai atau kas kecil yaitu... a. Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. b. Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil. c. Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil (petty cash box) d. Penanganannya dilakukan oleh seorang petugas keuangan ditingkatan bawah e. Digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran secara periode tahunan. 4. Melakukan pengisian atau pengajuan kembali kas kecil berupa uang tunai atau cek, adalah tugas dari seorang... a. Sekretaris d. Manajer b. Pimpinan e. Karyawan c. Bendahara perusahaan 20

24 5. 1) Formulir pengelolaan uang tunai 2) Formulir pengisian kembali uang tunai/dana kas kecil 3) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil 4) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil 5) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil yang termasuk dalam dokumen-dokumen uang tunai/dana kas kecil adalah nomor... a. 1, 3, 4 d. 2, 3, 4 b. 1, 2, 3 e. 1, 2, 5 c. 3, 4, 5 6. Formulir pengajuan uang tunai dapat digunakan apabila... a. Telah membeli barang secara tunai b. Uang tunai yang ada dalam kas kecil masih banyak c. Saldo yang ada masih banyak d. Uang tunai pada kas kecil telah menipis e. Terjadi transaksi yang dilakuakan secara kredit 7. Kolom keterangan pada formulir pengajuan dana kas kecil diisi dengan... Dana untuk Bagian :... Periode Kas Kecil :...s/d... Dana Awal kas Kecil :... Saldo :... Keterangan Jumlah Total a. Keterangan kegunaan uang ditujukan pada unit mana b. Persetujuan pengajuan dana kas kecil c. Keterangan nominal dana kas kecil d. Tanda terima dana kas kecil e. Pengajuan uang tunai digunakan untuk kebutuhan apa 21

25 8. Jika seorang sekretaris ingin membayar tagihan listrik kantor, maka dokumen yang akan digunakan adalah... a. Form penerimaan uang tunai d. Form pinjaman uang tunai b. Form pengeluaran uang tunai e. Bukti pembayaran ATK c. Form pengajuan uang tunai 9. Dalam formulir penerimaan uang tunai, pengisian nomor voucher ditulis berdasarkan... a. Nomor urut, tanggal kode transaksi dan tahun b. Tanggal, tahun, nomor urut voucher dan kode transaksi c. Nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dan tahun d. Kode transakasi, tanggal, bulan dalam bentuk romawi, tahun dan nomor urut e. Tanggal, bulan dalam bentuk angka, tahun dan nomor urut 10. Dokumen yang dilampirkan oleh staf administrasi untuk membuat permohonan pengisian dana kas kecil kepada bagian keuangan dari suatu perusahaan adalah... a. Neraca d. Laporan keuangan b. Jurnal khusus e. Pembukuan kas kecil c. Laporan laba/rugi B. Uraian Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang jelas dan singkat! 1. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja, adalah pengertian dokumen menurut Pengelolaan dana kas kecil dalam perusahaan merupakan tugas dari Keberhasilan perusahaan dalam mempertahankan kelangsungan usahanya tergantung dengan tersedianya Untuk membayar kewajiban finansial. Tempat untuk menyimpan uang tunai atau kas kecil dinamakan Dokumen pengajuan uang tunai dalam administrasi keuangan biasanya berbentuk... 22

26 6. Dalam formulir pengeluaran uang tunai, kepada unit kerja mana uang tunai dibayarkan merupakan isian dari kolom Keterangan bahwa pengajuan uang tunai yang diajukan telah disetujui dan uang telah diterima oleh sekretaris dapat dibuktikan dengan menunjukkan Menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas kecil adalah tugas dari seorang Dalam pencatatan bukti pengeluaran uang tunai atau kas kecil dari suatu perusahaan dapat dilakukan dengan mengisi Bukti-bukti penerimaan maupun pengeluaran uang tunai disimpan pada... C. Soal Esai Secara mandiri, jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan uraian yang jelas dan tepat! 1. Menurut pendapat anda, apakah yang dimaksud dengan dokumen pengajuan uang tunai? Sebutkan macam-macam perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam pengelolaan uang tunai! Jelaskan prosedur yang harus dilakukan sekretaris ketika melakukan pengajuan uang tunai!

27 4. Analisislah mengenai kegunaan uang tunai atau kas pada suatu perusahaan! Buatlah format dari formulir pengajuan uang tunai!

28 Pedoman Penilaian 1. Nilai maksimal untuk pilihan ganda : Soal No. 1 : 2 Soal No. 2 : 2 Soal No. 3 : 2 Soal No. 4 : 2 Soal No. 5 : 2 Soal No. 6 : 2 Soal No. 7 : 2 Soal No. 8 : 2 Soal No. 9 : 2 Soal No. 10 : 2 2. Nilai maksimal untuk uraian : Soal No. 1 : 5 Soal No. 2 : 5 Soal No. 3 : 5 Soal No. 4 : 5 Soal No. 5 : 5 Soal No. 6 : 5 Soal No. 7 : 5 Soal No. 8 : 5 Soal No. 9 : 5 Soal No. 10 : 5 3. Nilai maksimal untuk soal esai Soal No. 1 : 10 Soal No. 2 : 10 Soal No. 3 : 10 Soal No. 4 : 10 Soal No. 5 : 10 Total skor maksimal = 120 Nilai Akhir = jumlah skor yang diperoleh 12 x 10 25

29 Tugas Mandiri Ilustrasi : Anda adalah seorang sekretaris di CV Victory, suatu ketika anda telah melakukan transaksi-transsaksi pengeluaran uang tunai sebagai berikut : 1. Membayar tagihan listrik sebesar Rp ,- 2. Membayar pembelian ATK sebesar Rp ,- 3. Membeli konsumsi di Citra Bakerya untuk acara rapat Rp ,- 4. Membayar Foto copy sebesar Rp ,- ke FC Palupi 5. Membayar TV berlangganan sebesar Rp ,- 6. Membayar langganan harian Jawa Pos sebesar Rp ,- 7. Membayar tagihan telepon bulan ini sebesar Rp ,- Perintah: 1. Catatlah bukti-bukti transaksi tersebut kedalam formulir bukti pengeluaran uang tunai. 2. Persiapkan dokumen-dokumen tersebut dan susun dengan rapi guna keperluan pengajuan dana uang tunai untuk mengisi kembali dana kas kecil Anda 3. Buatlah formulir pengajuan dana uang tunai, sesuai kebutuhan Anda. 4. Kemudian setelah Anda menerima uang tunai sebagai dana pengisian kembali dana kas kecil, buatlah formulir penerimaan dana uang tunai sebagai bukti bahwa pengajuan uang tunai telah disetujui dan dicairkan. 26

30 Tugas Kelompok Prosedur 1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 3 orang 2. masing-masing anggota kelompok menentukan posisi atau jabatan mana yang diduduki di suatu perusahaan berdasarkan pegawai, staff atau sekretaris dari seorang pengelola administrasi keuangan. 3. tentukan nama dari perusahaan tersebut sesuai dengan keinginan kelompok 4. Siapkanlah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pengajuan uang tunai Buatlah skenario bagaimana cara mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai yang baik dan benar. 5. Buatlah alur pengajuan dana uang tunai mulai dari formulir pengajuan dana uang tunai hingga formulir penerimaan dana uang tunai serta berikan keterangan pada masing-masing formulir yang anda tulis. 6. Lakukan simulasi praktek pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai 7. Rekamlah hasil kerja kelompok 8. Upload hasil kerja kelompok di youtube Alat dan Bahan 1. HVS 2. Dokumen administrasi keuangan 3. Printer 4. Kamera 5. Laptop atau komputer 27

31 BAB IV BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Uraian materi berikut dengan evaluasi pada Modul Dokumen Pengajuan Uang Tunai telah selesai dipelajari. Jika tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi mencapai 78%, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari bab berikutnya yaitu mengenai pengumpulan bukti-bukti tanda penerimaan dan pengeluaran uang dalam suatu perusahaan. Namun bila tingkat penguasaan masih dibawah 80%, maka harus mengulangi kegiatan belajar pada materi ini terutama pada bagian yang belum dikuasai dengan didampangi pendidik atau fasilitator. Harapan Dengan adanya modul ini peserta didik dapat terfasilitasi untuk belajar mengenai administrasi keuangan khususnya dokumen pengajuan uang tunai. Diharapkan modul ini dapat membantu peserta didik dalam menambah dan mengembangkan pengetahuan serta wawasannya. Serta, penyusun berharap melalui modul ini pendidik dapat melakukan pembelajaran interaktif dan kreatif dikelas maupun luar kelas. 28

32 GLOSARIUM Dokumen : Segala benda yang digunakan sebagai bukti dan dapat memberi keterangan yang sah. Formulir : Lembar dengan format yang telah ditentukan untuk memenuhi syarat dalam melakukan sesuatu. Petty cash : Kas kecil Junior cashier: Petugas keuangan ditingkat bawah Kuitansi : Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Faktur : Bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit. Memo : Bukti transaksi intern 29

33 DAFTAR RUJUKAN Anonim Perlengkapan dalam Mengelola Kas Kecil. (Online). diakses 27 November 2017 Anonim Pengertian Dokumen : Fungsi dan Kegunaan Dokumen. (Online). diakses 27 November 2017 Musthafa Manajemen Keuangan. Yogyakarta: ANDI Nopiati, Wanti Praktik Mengelola Dana Kas Kecil. (online). diakses 27 November 2017 Nurhayati Administrasi Keuangan SMK. (Online) diakses 27 November 2017 Pradipta, Aditya Juniarto Pengelolaan Administrasi Keuangan Pada Kas Kecil. (Online). diakses 27 November

34 31

35 Tentang Penyusun Fajar Setyani lahir di Ngawi tanggal 6 Agustus 1997, merupakan putri kedua Bapak Sarengat dan Ibu Pujiati. Memulai pendidikan di tingkat TK Dharma Wanita, SDN Kedung putri 1, SMPN 1 Paron lalu pada jurusan administrasi perkantoran di SMKN 1 Ngawi. Kini ia sedang menempuh study di Prodi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran, Universitas Negeri Malang. 32

36 MODUL ADMINISTRASI KEUANGAN Modul ini merupakan bahan ajar yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran dalam pembelajaran mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul ini membahas mengenai Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai. Ruang lingkup yang dibahas dalam modul ini yaitu mencakup (1) pengertian dokumen pengajuan uang tunai, (2) pengertian pengajuan uang tunai, (3) dokumen-dokumen pengajuan uang tunai, (4) peralatan dan perlengkapan pengajuan uang tunai serta (5) praktek pengelolaan dokumen uang tunai. Pada modul ini juga terdapat tugas-tugas yang diberikan kepada siswa dengan tujuan untuk melatih dan memperdalam pemahaman materi. Adanya bahan evaluasi juga memberikan manfaat kepada guru agar dapat mengetahui tingkat pencapaian kompetensi siswa terhadap materi yang telah diberikan oleh guru. Serta, terdapatnya soal latihan praktek pengajuan uang tunai dapat membantu siswa untuk lebih memahami materi serta siswa dapat mempraktikannya kedalam kehidupan sehari-hari. Secara keseluruhan modul Administrasi Perkantoran ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi para penggunanya, baik guru maupun siswa, serta mampu menunjang aktivitas pembelajaran yang dilakukan dikelas maupun luar kelas sehingga dapat membantu mempermudah pemahaman siswa mengenai dokumen pengajuan uang tunai. Penerbit S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran UNIVERSITAS NEGERI MALANG Jalan Semarang No. 5 Malang MALANG JAWA TIMUR