Dokumen Pengajuan Uang Tunai

Transkripsi

1 Modul Administrasi Keuangan Dokumen Pengajuan Uang Tunai Yunia Rahmawati Universitas Negeri Malang Fakultas Ekonomi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran Dokumen Pengajuan Uang Tunai 0

2 MODUL DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI MODUL UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH Strategi Belajar Mengajar ADP Berbasis TIK yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si Oleh Yunia Rahmawati UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN November 2016 Dokumen Pengajuan Uang Tunai 1

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur senantiasa terpanjatkan ke Hadirat-Nya, atas limpahan berkat, rahmat, dan bimbingan-nya, penulis telah dapat menyelesaikan modul ini. Penulis menyadari bahwa selama dalam penyusunan tugas ini penulis banyak mendapatkan bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, semoga Tuhan melipat gandakan kebaikannya. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya dan sekaligus penghargaan kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya modul ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan baik dari segi cara penulisan maupun materi kajiannya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik ataupun masukan yang bersifat membangun untuk perbaikan modul kedepan. Akhir kata, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para guru SMK dibidang keahlian Administrasi Perkantoran dan para peserta didik. Harapan penulis modul ini dapat memenuhi kebutuhan guru dan peserta didik dalam meningkatkan prestasi dan kualitas peserta didiknya sehingga memiliki keterampilan dan keahlian dalam bidang administrasi perkantoran yang professional, bermartabat, unggul dan mulia. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan petunjuk, ilmu yang bermanfaat, serta ridha-nya kepada kita. Amin Ya Rabbal aalamin Malang, November 2016 Penulis Dokumen Pengajuan Uang Tunai 2

4 DAFTAR ISI COVER... 1 KATA PENGANTAR... 2 DAFTAR ISI... 3 PENDAHULUAN... 4 Kegiatan Belajar... 8 Uraian Materi... 9 Dokumen Pengajuan Uang Tunai... 9 Pengertian Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil... 9 Dokumen-dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil Mengelola Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengeloaan Praktik Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil Rangkuman Latihan Kunci Jawaban Pedoman Penilaian Penutup Daftar Pustaka Dokumen Pengajuan Uang Tunai 3

5 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Modul ini merupakan modul yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik dalam menunjang pembelajaran dari mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul ini akan diuraikan tentang dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, peralatan dan perlengkapan yang dibituhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil dan praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil adalah yang pertama untuk menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor. Yang kedua adalah untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Yang ketiga adalah untuk meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Dan tujuan dibentuknya kas kecil yang terakhir adalah untuk mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya. B. Deskripsi Modul dokumen pengajuan uang tunai terkait dengan empat pembelajaran, yakni : 1. Dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil Dokumen Pengajuan Uang Tunai 4

6 2. Cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4. Praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil Diharapkan setelah mempelajari modul ini, peserta didik dapat mengetahui tentang dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, mengatahui cara pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, mengetahui berbagai macam peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil dan dapat mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil. C. Kompetensi Inti 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. 2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong-royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif, dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. 4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung D. Kompetensi Dasar 3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai 4.5 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai Dokumen Pengajuan Uang Tunai 5

7 E. Manfaat 1. Siswa dapat memahami dengan mudah tentang materi dokumen pengajuan uang tunai 2. Kesempatan untuk belajar secara mandiri dan mengurangi ketergantungan terhadap kehadiran guru. 3. Mendapatkan kemudahan dalam mempelajari setiap kompetensi yang harus dikuasainya F. Tujuan Pembelajaran Setelah proses pembelajaran berakhir siswa diharapkan dapat : 1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil G. Petunjuk Penggunaan Modul Langkah-langkah belajar yang ditempuh : 1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan, kinerja keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. 2. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada Cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. 3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru / instruktur sampai paham. 4. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dan istilah-istilah sulit dan penting dalam modul ini. 5. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 6

8 6. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru / intruktur. 7. Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini selanjutnya pelajarilah modul selanjutnya. 8. Setelah mencapai satu kompetensi dipelajari secara tuntas maka ajukan uji kompetensi. Peran guru dalam proses pembelajaran : 1. Membantu siswa dalam merencakan proses belajar 2. Membimbing siswa melalui tugas-tugas latihan yang dijelaskan dalam tahap belajar. 3. Membantu siswa dalam memahami konsep dan praktek serta menjawab pertanyaan siswa. 4. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. 5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan. 6. Merencanakan seorang seorang ahli/ pendamping guru ditempat kerja untuk membantu jika diperlukan. 7. Melaksanakan penilaian. 8. Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan mendiskusikan rencana pemelajaran selanjutnya. 9. Mencatat pencapaian kemajuan siswa. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 7

9 KEGIATAN BELAJAR KOMPETENSI DASAR 3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai 4.6 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai INDIKATOR 1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil MATERI PEMBELAJARAN 1. Dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2. Cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4. Praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil Cek Kemampuan No. Sub Kompetensi Ya Tidak Dapatkah anda mendeskripsikan dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil? Dapatkah anda menyebutkan cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Dapatkah anda menyebutkan berbagai peralatan dan Dokumen Pengajuan Uang Tunai 8

10 4. perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil? Dapatkah anda mempraltikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil? Uraian Materi DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI 1. Pengertian Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil Pengajuan uang tunai/dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan. Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik. Pengertian yang lainnya tentang pengajuan uang tunai/das kecil atau yang sering disebut dengan istilah petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis atau perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 9

11 Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu : Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ). Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu. Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). 2. Dokumen-dokumen Pengajuan Uang tunai Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai berikut : a. Formulir Pengajuan Uang Tunai Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut: Dokumen Pengajuan Uang Tunai 10

12 FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL Dana untuk Bagian :... Periode Kas Kecil :...s/d... Dana Awal kas Kecil :... Saldo :... Keterangan Jumlah Total Disetujui oleh :... Diterima oleh :... Tanggal :... Tanggal :... Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan : 1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu 2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu 3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan 4. Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan 5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untuk apa 6. Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan 7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan 8. Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai 9. Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai yang Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 11

13 b. Formulir Penerimaan uang tunai Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut : BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL Telah diterima dari: No. Voucher :... Tanggal :... Keterangan Jumlah Total Disetujui Oleh :.. Diserahkan oleh :. Diterima Oleh :. Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan : 1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan 2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/ Tanggal diisi dengan tanggal transaksi 4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai 5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima 6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dterima 7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui 8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 12

14 c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut: BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Dibayarkan kepada : No. Voucher : Tanggal : Keterangan Jumlah Total Disetujui Oleh : Diterima oleh : Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan : 1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan 2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/ Tanggal diisi dengan tanggal transaksi 4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai 5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima 6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dibayarkan 7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui 8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan. 3. Mengelola Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan Dokumen Pengajuan Uang Tunai 13

15 terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Adapun prosedur penangan kas kecil pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 2. Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. 3. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal. 4. Catat pemasukan kedalam buku kas. 5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 14

16 6. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner. 7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. 8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. 9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. 10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan. 11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. 12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan buktibukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya. Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Karakteristik Kas Kecil Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai 15

17 menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ). Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil) Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel). Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana Dokumen Pengajuan Uang Tunai 16

18 melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian. Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut: a. Pembentukan dana kas kecil Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1) bagian utang 2) bagian kasir 3) bagian jurnal dan laporan 4) pemegang dana kas kecil Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil : 1. Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil. Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada hal-hal berikut : Besar kecilnya perusahaan. Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan. Jumlah pengeluaran yang terjadi. 2. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil. 3. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil. 4. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 17

19 Contoh : Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp ,00. Penarikan cek untuk dana kas kecil tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut. Keterangan Debit Kredit Dana kas kecil Bank Rp , Rp ,00 Pengeluaran uang yang dilakukan melalaui dana kas kecil dibuatkan bukti kas kecil, karena tidak semua pengeluaran yang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti pencatatan pembukuan seperti ongkos becak, ongkos bongkar muat (kuli), dan sebagainya. Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat berasal dari perusahaan. Apabila ada bukti pengeluaran dana kas kecil yang berasal dari pihak luar perusahaan, maka bukti tersebut ditampilkan sebagai bukti kas kecil. Bukti kas kecil tersebut disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana kas kecil dipertanggung jawabkan. Contoh bukti kas kecil Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil. Buku kas kecil sebaiknya dibuat dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan tembusannya disimpan oleh pemegang kas kecil sebgai arsip. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 18

20 BUKTI KAS KECIL No : 022 Dibayarkan kepada: SPBU Jurug Tanggal : Keterangan Jumlah Pengisian bensin Total Rp Rp Disetuji oleh : Yurike Sarah Ambar Diterima oleh : Agus b. Pengeluaran dana kas kecil formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut: 1. Pemakai dana kas kecil 1) Mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untukselanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. 2) Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil. 3) Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil. 4) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung. 5) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua. 6) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 19

21 2. Pemegang dana kas kecil 1) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). 2) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil. 3) Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban. 4) Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2. 5) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil. 6) Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. c. Pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan. Mutasi Dana Kas Kecil Pada Mutasi atau perubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana. 1. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut: Dokumen Pengajuan Uang Tunai 20

22 a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut: Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut: Bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana ukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut: Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil 2. Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut: 1) Dokumen/bukti penerimaan kas 2) Dokumen/bukti pengeluaran kas kecil 3) Bukti kas keluar (BKK) 4) Permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) 5) Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) 6) Permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK) Dokumen Pengajuan Uang Tunai 21

23 Metode Pencatatan Kas Kecil 1) Metode Imprest Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya. Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula. Langkah-langkah operasional metode imprest sebagai berikut : 1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. 2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran. 3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran. Uraiannya adalah sebagai berikut : 1. Membentuk Dana Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah: Menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana Menentukan jumlah dana yang diperlukan Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke penjaga (kustodian) kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya: Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas kecil yang terkunci. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk Dokumen Pengajuan Uang Tunai 22

24 dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat jurnal tambahan yang dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen tidak mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company memutuskan pada tanggal 1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ Melakukan Pembayaran Dari Dana Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher kas kecil). Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada tanda terima tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya angkut atau faktur tersedia, maka harus dilampirkan juga pada tanda terima kas kecil. Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang. Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan jumlah yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti auditor internal, untuk menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih tetap utuh. Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil. Hal ini dianggap tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran diakui ketika dana diisi ulang. 3. Mengisi Ulang Dana Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau ringkasan) pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul tersebut, disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh Dokumen Pengajuan Uang Tunai 23

25 bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) lunas sehingga tidak dapat dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran. Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan keuangan. Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan: Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal. Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan ulang atau diganti. Keuntungan metode imprest : Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal. Contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut : 1 Kas Kecil Rp xxx,- Kas Rp xxx,- (Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil) 2 Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai 24

26 mengisi kas kecil kembali 3 Beban Perlengkapan Kantor Rp xxx, Beban Perangko Beban Representasi Rp xxx, Rp xxx,- Kas Rp xxx,- (Jurnal mencatat beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali) 4 Kas Rp xxx,- Kas Kecil Rp xxx,- (Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode) 2) Metode Fluktuasi Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar. Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil. Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 25

27 Kas Kecil Rp. xxx Bank Rp. xxx (Mencatat pembentukan Dana Kas Kecil) Beban langganan Surat Kabar Rp. xxx Kas Kecil Rp. xxx (Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar langganan ) Beban Listrik Rp. xxx Kas Kecil Rp. xxx (Membayar beban Listrik) Kas Kecil Bank Rp. xxx Rp. xxx (Mencatat pengisian Kembali kas kecil) Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai persatuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil menurut catatan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 26

28 Selisih Dana Kas Kecil Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan, disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya, disebut selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut: Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali Adanya uang palsu Kesalahan pencatatan dalam jurnal Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. 5. Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil a. Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil 1) Bukti Kas Keluar 2) Cek 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil b. Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, Dokumen Pengajuan Uang Tunai 27

29 formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil. Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengelola kas kecil: 1) Formulir bukti kas masuk 2) Formulir bukti kas keluar 3) Formulir permohonan pengisian kas kecil. 4) Berbagai macam bukti transaksi 5) Peti uang 6) Ordner 7) Buku kas 8) Alat tulis 9) Komputer 10) Alat untuk mrnghitung 11) Printer 12) Perforator 13) Stapler 14) Tab/guide 6. Praktik Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil Gambar 1 1. Sekretaris membuat permohonan pengajuan dana kas kecil (mengisis formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 28

30 Jangan lupa melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian dana kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai / cek 3. Staff administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau Bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). berilah nomor Bukti kas Masuk secara berurut. Gambar 2 4. Catat pemasukan kas kecil ke dalam buku kas 5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil (cash box). 6. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner 7. Sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan. Segala pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti transaksi yang valid seperti kuitansi, nota, faktur dll 8. Setiap terjadi pengeluaran, sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar tersebut dengan bukti transaksi seperti nota, kuitansi, dll. Beri nomor urut bukti berdasarkan tanggal Dokumen Pengajuan Uang Tunai 29

31 Gambar 3 9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar 10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan 11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner 12. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan buktibukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil selanjutnya. Gambar 4 Dokumen Pengajuan Uang Tunai 30

32 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7 Dokumen Pengajuan Uang Tunai 31

33 Gambar 8 Dokumen Pengajuan Uang Tunai 32

34 RANGKUMAN Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash). Ada tiga macam dokumen pengajuan uang tunai yakni yang pertama adalah formulir pengajuan uang tunai. Lalu yang kedua ada furmulir penerimaan uang tunai, dan yang ketiga ada formulir bukti pengeluaran uang tunai. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil. Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 33

35 LATIHAN Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang paling benar dari pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) jawaban yang dianggap benar! 1. Pengajuan uang tunai/dana kas kecil sering juga disebut dengan istilah... a. Cash b. Uang tunai c. Petty cash d. Kas kecil e. Jurnal 2. 1) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2) Formulir pengelolaan uang tunai 3) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil 4) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil 5) Formulir pengisian kembali uang tunai/dana kas kecil Yang termasuk dalam dokumen-dokumen uang tunai/dana kas kecil adalah nomor... a. 1, 3, 4 b. 1, 2, 3 c. 3, 4, 5 d. 2, 3, 4 e. 1, 2, 5 3. Formulir pengajuan uang tunai dapat digunakan apabila... a. Telah membeli barang secara tunai b. Uang tunai yang ada dalam kas kecil masih banyak c. Saldo yang ada masih banyak d. Uang tunai yang ada dalam kas kecil sudah habis e. Terjadi transaksi yang dilakuakan secara kredit 4. Digunakan sebagai alat bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan, merupakan fungsi dari... a. Formulir pengajuan uang tunai b. Formulir penerimaan uang tunai c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai Dokumen Pengajuan Uang Tunai 34

36 d. Formulir mutasi uang tunai/dana kas kecil e. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil 5. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan... a. Bagian keuangan b. Bagian administrasi c. Bagian personalia d. Bagian produksi e. Pimpinan 6. dokumen yang dilampirkan oleh staf administrasi untuk membuat permohonan pengisian dana kas kecil kepada bagian keuangan adalah... a. Jurnal khusus b. Laporan laba/rugi c. Neraca d. Pembukuan kas kecil e. Laporan keuangan 7. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan, merupakan salah satu dari... a. Fungsi kas kecil b. Jenis-jenis kas kecil c. Pengertian kas kecil d. Batas maksimal dan minimal kas kecil e. Karakteristik kas kecil 8. Dalam sebuah perusahaan sebaiknya terdapat... petugas pelaksana kas kecil (kasir kas kecil). a. 2 b. 1 c. 3 d. 4 e Dalam pencatatan kas kecil terdapat dua metode pencatatan. Dua metode pencatatan tersebut adalah... a. Metode stagnan dan metode progress Dokumen Pengajuan Uang Tunai 35

37 b. Metode imprest dan metode fluktuasi c. Metode aktif dan metode pasif d. Metode statis dan metode dinamis e. Metode progress dan metode imprest 10. Formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai, dan formulir bukti pengeluaran uang tunai merupakan contoh dari... a. Perlengkapan b. Peralatan c. Alat hitung d. Alat bukti e. Bukti transaksi Uraian Jawab pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang jelas dan singkat! 1. Sebut dan jelaskan beberapa karakteristik dari petty cash! 2. Coba gambarkan format dari : a. Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil b. Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil 3. Sebutkan secara rinci mengenai prosedur penanganan kas kecil pada suatu perusahaan! 4. Sebut dan jelaskan transaksi apa saja yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil! 5. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang metode inprest dan metode fluktuasi! Dokumen Pengajuan Uang Tunai 36

38 Kunci Jawaban Kunci jawaban pilihan ganda : 1. C 2. A 3. D 4. B 5. E 6. D 7. E 8. A 9. B 10. A Kunci jawaban uraian : 1. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu : Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan. Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu. 2. Formulir Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil Dana untuk Bagian :... Periode Kas Kecil :...s/d... Dana Awal kas Kecil :... Saldo :... Keterangan Jumlah Dokumen Pengajuan Uang Tunai 37

39 Total Disetujui oleh :... Diterima oleh :... Tanggal :... Tanggal :... Formulir Penerimaan Uang Tunai/Dana Kas Kecil BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL Telah diterima dari: Keterangan No. Voucher :... Tanggal :... Jumlah Total Disetujui Oleh :.. Diserahkan oleh :. Diterima Oleh :. Formulir Bukti Penerimaan Uang Tunai/Dana Kas Kecil BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL Telah diterima dari: Keterangan No. Voucher :... Tanggal :... Jumlah Total Disetujui Oleh :.. Diserahkan oleh :. Diterima Oleh :. 3. 1) Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan Dokumen Pengajuan Uang Tunai 38

40 atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 2) Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. 3) Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal. 4) Catat pemasukan kedalam buku kas. 5) Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci. 6) Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner. 7) Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. 8) Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. 9) Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. 10) Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan. 11) Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. 12) Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan buktibukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya. Dokumen Pengajuan Uang Tunai 39