PROPOSAL USULAN PENGEMBANGAN SIM KLINIK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KLINIK

Transkripsi

1 PROPOSAL USULAN PENGEMBANGAN SIM KLINIK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KLINIK

2 TENTANG KAMI Blaxoft adalah merek dagang dari berbagai macam jenis perangkat lunak yang dikembangkan oleh PT. Adhisoftware Indonesia Information Technology Solution Division yang ditujukan sebagai solusi system terbaik bagi dunia usaha yang ingin memanfaatkan Teknologi Informasi sebagai alat bantu dalam menyelesaikan dan memudahkan pekerjaan sehari hari. Kami memiliki banyak pengalaman dalam pengembangan Teknologi Informasi dalam berbagai jenis perangkat lunak seperti ; Sistem Informasi Manajemen Apotek (SIMA) Sistem Informasi Manajemen Klinic (SIM K) Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIM Akademik) Sistem Informasi Manajemen Personalia/HRD SMS Kampus (Wireless Data Services) SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) System LCD Andon System Product Planning and Inventory Control (PPIC) Dan lain lain.. Kami juga melayani in house training untuk para staff yang ingin mendalami kemampuan dalam penggunaan aplikasi bisnis (MS Office) tingkat lanjut. Demikian juga halnya jika lembaga pendidikkan tinggi hendak mengadakan lokakarya (workshop) yang berkaitan dengan Informasi Teknologi (Disain Grafis, Animasi, Teknik pemrograman tingkat lanjut dan lain lain), maka kami siap memberikan layanan terbaik dalam hal ini.

3 TINJAUAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KLINIK 1. Perlunya Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (System Development) dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan beberapa hal sebagai berikut: a. Perlunya diterapkan Sistem yang baru untuk menginggalkan cara cara yang lama yaitu penerapan kinerja yang manual dan beralih pada penggunaan Sistem secara sistematis sehingga tercapai tujuan utamanya yaitu kecepatan kerja, actualitas data dan efisiensi waktu. b. Adanya permasalahan permasalahan (problems) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalah dapat berupa : Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Faktor ketidak beresan ini dapat disebabkan beberapa hal : o Kecurangan kecurangan yang disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi tidak terjamin. o Kesalahan kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran data juga kurang terjamin o Tidak efisiennya operasi perusahaan o Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah diterapkan Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena pertumbuhan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang diperlukan manajemen.

4 c. Untuk meraih kesempatan kesempatan (oportunities) Teknologi informasi berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak serta teknologi komunikasi begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan atau dimanfaatkan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan infomasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedangkan perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan kesempatan ini dapat berupa peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan sebagainya. d. Adanya instruksi instruksi (Directive) Penyusunan instruksi yang baru dapat terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahn yang timbul, meraih kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan. Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi pemingkatan peningkatan pada organisasi. Peningkatan peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yang merupakan singkatan sebagai berikut : Performance (Kinerja). Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Respon Time. Troughput adalah rata rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu responseuntuk menaggapi pekerjaan tersebut. Information(Informasi).Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan Economy (Ekonomis). Peningkatan terhadap manfaat manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan biaya yang terjadi Efficiency (Efisiensi). Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan input. Service (Pelayanan). Peningkatan pelayanan yang diberikan oleh system

5 2. Langkah langkah penerapan SIM Klinik : Perencanaan pengembangan Sistem klinik meliputi beberapalangkah yang akan dilakukan sebagai berikut: a. Orientasi, Strategic Planing Strategic Planning, yaitu dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakkan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah melakukan analisa kebutuhan informasi terhadap Klien Sehingga bisa diketahui kebutuhan informasi yang diperlukan dan dapat ditentukan, maka proses berlanjut ke penentuan output, input basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol sesuai dengan pendekatan pengenalan sistem. b. Pengembangan SIM Klinik Pengembangan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang utuh, terintegrasi dengan semua kegiatan kegiatan Receptionist, Apotek, Klinik dan Dokter. Kegiatan menekankan pada pencapaian sasaran proses kegiatan secara keseluruhan sehingga terjalin suatu kesatuan terjadinya transaksi antara satu dengan yang lain secara actual dan cepat. c. Instalasi Pendekatan modular memecah mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul modul yang lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara (simple User). d. Training Training dilakukan setelah proses installasi secara keseluruhan telah terpenuhi dan memastikan bahwa komponen baik Hardware maupun Software siap dan telah dilakukan pencobaan secara menyeluruh dan valid sehingga tidak timbul masalah ketika user mulai memberlakukan dalam pengoperasiannya.

6 e. Garansi (Aftersales) Pendekatan dan garansi akan diberikan selama 6 bulan apabila terjadi masalah terhadap sistem yang bersifat : Kerusakan Fisik ( sistem mengalami kerusakan atau perubahan structure data ) dan Kerusakan LOGIC ( misal terjadinya salah perhitungan kalkulasi dalam transaksi). Pengembang juga bersedia secara berkesinambungan dikemudian hari apabila fihak pemohon untuk terus memantau dan mengembangkan aplikasi aplikasi yang ada pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk periode periode berikutnya mengikuti perkembangan teknologi yang ada, sehingga pendekatan pengembangan ini tidak lagi dibutuhkan invenstasi yang terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi dengan cepat. 3. Proyeksi Dana Sistem Informasi Manajemen Klinik Estimasi proyeksi dana pengadaan SIM klinik dibuat beberapa opsi yang bisa dijadikan acuan atau pilihan sebagai pertimbangan dalam menentukan efisiensi pengalokasian dana yang akan mengikuti ketetapan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Ketetapan ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, struktur organisasi yang ada serta peraturan peraturan pada prinsip kebijakan perusahaan sebagai berikut ini : a. Dana. Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan Software SIM Klinik (tidak termasuk hardware dan peripheral lainnya) ini adalah disesuaikan dengan kebutuhan sistem klinik b. Waktu Semua proyek SIM Klinik yang direncanakan harus selesai dan siap dioperasikan paling lama 2 minggu sejak usulan ini disetujui dan mempunyai umur ekonomis paling sedikit 3 tahun dan paling lama 5 tahun. c. Struktur Organisasi Pengembangan SIM Klinik ini tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada. Perubahan perubahan struktur organisasi terbatas pada pembentukan departemen baru yang dianggap perlu saja. Penghapusan departemen yang telah ada tidak akan dilakukan

7 d. Prinsip penyelenggaraan Klinik Metode yang digunakan dan penyajian laporan laporan yang akan dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Klinik harus sesuai dengan output yang telah ditentukan oleh Klinik itu sendiri. APLIKASI SIM KLINIK/APOTEK INTEGRASI APLIKASI S I M KLINIK Aplikasi SIM Klinik adalah suatu aplikasi yang khusus dikembangkan untuk pengelolaan data data pasien, dokter, jadwal praktek dokter, pendaftaran pasien, data poliklinik data tindakkan beserta biayanya dan lain lain. Bentuk atau format laporan yang dihasilkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan klinik yang bersangkutan.adapun spesifikasi dari aplikasi SIM Klinik tersebut adalah sebagai berikut Fitur Standar dari SIM Klinik/Apotek Fitur fitur baru dalam SIM Klinik ini adalah: 1. Sudah integrasi dengan SIM Apotek. 2. Dilengkapi dengan laporan transaksi klinik atau apotek atau ke dua duanya. 3. Laporan pengingat pasien yang harus kontrol ulang pada tanggal atau periode tertentu. 4. Laporan pemberitahuan daftar pasien yang ber ulang tahun pada tanggal atau periode tertentu berikut berapa usianya saat itu. 5. Sekarang laporan sudah bisa dikirim ke fax atau Dilengkapi dengan mini web browser meski masih sederhana. 7. Pemberitahuan kepada pasien tentang informasi yang dibutuhkan melalui SMS seperti ucapan selamat ulang tahun, pesan kontrol ulang. (secara default fitur SMS dinonaktifkan meski sudah tersedia di dalam SIM Klinik) 8. Siap untuk diintegrasikan atau sinkronisasi dengan laporan transaksi dari Klinik/Apotek cabang apabila klinik tersebut juga sudah terinstalasi Adhisoftware SIM Klinik. 9. Petunjuk pemakaian yang sudah terintegrasi dalam SIM Klinik, sehingga tidak perlu lagi adanya buku manual

8 Modul modul yang terdapat pada Adhisoftware SIM Klinik adalah sebagai berikut: 1. Modul Master a. Master Data Dokter b. Master Data Tindakkan c. Master Data Poliklinik d. Master Data Jadwal e. Master Data Pasien f. Master Data Asuransi Kesehatan g. Master Laboratorium/Pemeriksaan h. Master Data Kamar untuk Rawat Inap i. Master Data Perusahaan j. Master Data Suplier/Vendor Obat k. Master Data Klinik/Rumah Sakit Rujukan l. Master Data Diagnosa (ICD 10) International 2. Modul Transaksi a. Modul Pendaftaran Pasien berobat b. Modul Pencatatan Pendaftaran Pemeriksaan Laboratorium c. Modul Pencatatan pemeriksaan hasil test Laboratorium d. Modul Pencatatan Detail Transaksi Perawatan e. Modul Pencatatan Riwayat Medis Pasien f. Modul Pencatatan Hasil Radiologi g. Modul Pencatatan Imunologi 3. Modul Laporan a. Laporan Pasien Terdaftar : Total Per hari Per Periode. Per dokter Per Poliklinik Per Jenis Pembayaran (Tunai, Kredit, ASKES) Per Nama Asuransi (Jamsostek, ASKES, GLOBAL, INHEALTH, dan lain lain)

9 b. Laporan Transaksi Tindakkan : Total Per Hari Per Periode Per Dokter. Per Poliklinik c. Laporan Pendapatan Klinik Total PerHari PerPeriode PerDokter Per Poliklinik d. Laporan Pendapatan Dokter Total Per Hari Per Periode Per Dokter Per Poliklinik e. Laporan Tagihan kepada pihak Asuransi Kesehatan : Total Per Hari Per Periode PerAsuransi Kesehatan f. Laporan Riwayat Medis Pasien g. Laporan Hasil Pemeriksaan laboratorium h. Laporan Hasil Pemeriksaan Radiologi i. Laporan Hasil Imunulogi

10 APLIKASI SIM APOTEK KLINIK (SIMAK) TERPADU Aplikasi SIM Apotek KLINIK (SIMAK) Terpadu adalah suatu aplikasi yang khusus dikembangkan untuk pengelolaan data data pelanggan mulai dari data suplier, pembelian obat, penjualan obat sampai laporan laporan penerimaan serta penjualan tiket. Bentuk atau format laporan yang dihasilkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Apotek yang bersangkutan. Adapun spesifikasi dari aplikasi SIM Apotek Klinik Terpadu tersebut adalah sebagai berikut: 1. Terintegrasi dengan SIM Klinik (Transaksi Obat, Tindakan Dokter, Hasil Pemeriksaan Laboratorium, Rawat Inap) 2. Dapat menghasilkan laporan transaksi khusus Obat, Tindakkan Dokter, Hasil Lab atau seluruhnya 3. Laporan Transaksi dapat langsung dikirim via atau Faksimili 4. Dapat menghasilkan Rekap laporan transaksi Apotek/Klinik Cabang via internet jika Apotek/Klinik Cabang juga menggunakan aplikasi SIMAK Terpadu yang sama 5. Intisari (resume) Rekap laporan manajemen dapat langsung dikirim via SMS ke pihak manajemen (optional) 6. Menggunakan teknologi pemrograman (Development) yang lebih baru dan efisien, serta format database terbaru sehingga berpengaruh pada kestabilan, kehandalan dan kecepatan serta kemudahan dalam pemeliharaan data 1.. Modul Master a. Master Data Suplier b. Master Data Obat c. Master Data Pembelian Obat (Menambah Stok) d. Master Data Pelanggan/Karyawan e. Master Paket Discout f. Master paket Resep 2. Modul Transaksi a. Modul Transaksi yang terdapat pada Software Cashier terdiri dari i. Modul Penerimaan Resep atau pembelian Obat Bebas/Antik ii. Modul Pencetakkan Laporan Penjual harian per shift iii. Laporan dapat dilihat dalam bentuk tabel maupun grafik 3. Modul Laporan a. Laporan Pembelian Obat(mulai dari tanggal tertentu sampai dengan tanggal tertentu) b. Laporan Pembelian Berdasarkan Suplier, Jenis Obat(Bebas,Resep,Antik), Kredit c. Laporan Stok Obat (Semua, berdasarkan jenis (Bebas,Resep,Antik), Nama) d. Laporan Obat kadaluarsa pada periode bulan tertentu e. Laporan penjualan detail f. Laporan Hutang Dagang Jatuh Tempo, Tunai, Kredit g. Laporan Hutang Lunas dan Belum Lunas h. Laporan Piutang/Tagihan ke Instansi/perusahaan pelanggan akhir bulan 4. Modul Rekap Rekap Tagihan Piutang ke perusahaan per periode, per hari, per perusahaan Rekap Tagihan Piutang ke karyawan per periode, per hari, per karyawan

11 FASILITAS (FITUR) APLIKASI SIM APOTEK KLINIK TERPADU Di dalam aplikasi ini akan ditemukan sejumlah berbagai featur dan fasilitas menarik, diantaranya adalah: Terintegrasi dengan SIM Klinik. Aplikasi ini dapat membaca label Barcode yang terdapat pada setiap kemasan obat. Aplikasi ini juga dapat dilengkapi dengan fasilitas pembuatan Barcode untuk keperluan apotek sendiri. Apabila tanggal kadaluwarsa obat kurang dari 6 bulan, maka anda akan diberi peringatan oleh sistem. Dan disarankan untuk mengganti obat yang lebih baru. Apabila tanggal kadaluwarsa obat kurang dari 1 bulan, maka sistem tidak akan mengijinkan anda untuk mengeluarkan obat tersebut Aplikasi ini dikembangkan berdasarkan sistem yang sudah berjalan pada Apotek setempat, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manajemen Apotek yang bersangkutan. Aplikasi SIM Apotek dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa user dengan menggunakan Local Area Network (LAN). Setelah terjadi transaksi penjualan, maka data penjualan akan dapat direkap yang terdari dari Rekap Penjulan per jam, per hari, per barang, per suplier, per jurusan, per pelanggan. Untuk laporan keuangan akan meliputi Laporan Penjualan harian, Pelunasan Faktur serta Rekap Rugi/Laba. Sudah dilengkapi dengan fasilitas pengiriman SMS untuk kepentingan : o Ucapan Selamat Hari Ulang Tahun o Ucapan Hari Besar ( Iedul Fitri, Iedul Adha, Natal, Tahun Baru) o Berita/pesan penting yang harus disampaikan pada pihak yang berkepentingan Aplikasi ini cocok untuk pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) bagi Apotek/Klinik besar maupun kecil. Kemudahan dalam penggunaannya juga sangat membantu dalam pekerjaan seharihari karena dilengkapi dengan layar bantuan di setiap bagian/fungsi sehingga pengguna tidak lagi membutuhkan buku panduan untuk mengetahui cara penggunaannya.

12 FASILITAS (FITUR) APLIKASI SIMAK TERPADU Dibangun secara modular dengan menggunakan teknologi OOP (Object Oriented Programming) secara penuh, suatu teknologi pemrograman yang telah menjadi standar internasioanl. Teknologi pemrograman ini hanya dapat digunakan pada Development Tool tertentu dan untuk dapat memanfaatkannya dibutuhkan pengetahuan serta pengalaman yang tidak sedikit." Aplikasi ini dapat berjalan pada platfrom atau sistem operasi umum yang banyak digunakan para pemakai komputer yaitu Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Server 2003 serta Windows Server 2008" Aplikasi ini telah mendukung jaringan kerja lokal (LAN) dan juga mendukung jaringan kerja yang lebih luas (WAN) dan terdapat pula fasilitas untuk penggunaan yang berskala enterprise" Aplikasi ini dilengkapi pula dengan pembagian kerja berdasarkan jenjang kewenangan yang dilengkapi dengan proteksi password sehingga hanya petugas yang berwenang sajalah yang dapat membuka modul modul tertentu berdasarkan pembagian tugasnya. Dengan demikian maka data data pasien dan kegiatan Klinik akan aman dari pencurian serta manipulasi data yang dapat merugikan pihak Klinik." Aplikasi ini juga dapat dikembangkan untuk menggunakan fasilitas internet (Web Enabled). Sehingga dapat memberikan pelayanan kepada pasien dan calon pasien secara online melalui situs web. Aplikasi ini juga mendukung berbagai format database yang terkenal saat ini seperti : Microsoft DataBase (MDB), ADO (ActiveX Data Object), SQL 2005, SQL Server 2008, Paradox, MySQL, Oracle dan lain lain. Bila Klinik tersebut telah menggunakan paket database sebelumnya, maka jika Klinik ingin menggunakan SIM Klinikini tidak diperlukan pendataan ulang, karena aplikasi ini memiliki fasilitas konversi dan transfer dari format apapun kedalam format databse yang digunakan oleh aplikasi ini. Selain Fitur atau Aplikasi tersebut diatas terdapat juga Fitur Mini Browser. Dimana pengguna system klinik ini dapat langsung mengakses website perusahaan yang bersangkutan dalam system klinik itu sendiri tanpa keluar dari system klinik dapat diakses bersamaan pada saat sedang mengoperasikan system klinik.

13 TAHAPAN PENGERJAAN INSTALASI SIM KLINIK TAHAP 1 Melakukan kunjungan ke setiap klinik guna mendapatkan informasi mengenai kebutuhan fitur SIM Klinik. Jumlah maksimal kunjungan adalah 1 kali untuk setiap klinik. Disamping itu juga akan didapatkan informasi mengenai keadaan lingkungan klinik seperti ruangan, jumlah lantai dan sebagainya untuk kepentingan disain instalasi Jaringan Kerja Lokal TAHAP 2 Melakukan modifikasi software SIM Klinik sesuai dengan kebutuhan masing masing klinik. Pekerjaan modifikasi ini dilakukan oleh PT. ADHISOFTWARE INDONESIA. TAHAP 3 Melakukan Instalasi PC, Software dan Jaringan Kerja Lokal serta melakukan pengujian terhadap Sistem secara keseluruhan untuk memastikan bahwa Sistem sudah berjalan dengan baik sesuai dengan rencana. Dimana Pekerjaan ini dilakukan oleh masing masing klinik. TAHAP 4 Melakukan pelatihan terhadap staff di masing masing klinik. Jika masih terjadi kesalahan proses atau sistem di salah satu atau lebih klinik, maka pihak PT. ADHISOFTWARE INDONESIA akan segera memperbaiki masalah tersebut sampai dapat berfungsi kembali.

14

15

16

17

18

19

20

21

22 SPESIFIKASI HARDWARE Aplikasi ini tidak membutuhkan hardware yang high performance, cukup dengan spesifikasi hardware sebagai berikut: Prosesor Pentium IV 2Ghz RAM 2 GB Hardisk 100 Mb Windows XP, Vista dan Windows 7 MASA GARANSI APLIKASI SIM KLINIK Masa garansi aplikasi ini setelah instalasi adalah selama 12 (dua belas) bulan.