BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3. Tinjauan Umum Perusahaan Bengkel singkawang motor adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa perbaikan mobil/kendaraan bermotor, selama ini bengkel singkawang mendapatkan bisnis dari pelanggan Individu, perusahaan perusahaan dan para pelanggan yang memiliki polis Asuransi kendaraan bermotor. Sebuah bengkel yang bermula dirintis oleh anggota keluarga dengan pendapatan yang belum begitu besar namun saat ini dengan seiring berjalannya waktu serta menjaga kepercayaan dan kepuasan pelanggan bengkel tersebut tumbuh menjadi besar dan dapat memperkerjakan beberapa karyawan serta tenaga ahli. Visi dari Bengkel Singkawang Motor ingin agar produksi pelayanannya menjadi pilihan pertama bagi para pelanggan (customer). 3.. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan sesuatu garis susunan yang menjelaskan bagian - bagian susunan perusahaan dimana tiap perorangan / individu yang pada lingkup perusahaan tersebut memiliki jadwal kerja serta tanggung jawabnya masing masing. Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan pemberian perintah. Adapun strukur organisasi tersebut adalah sebagai berikut: 30

2 3 Gambar 3. Struktur Organisasi Perusahaan Direktur : Orang yang dipercaya oleh pemilik bengkel untuk mengelola semua kegiatan operasional HRD Manager : Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan. Manager Accounting : Membawahi staff accounting dalam mengelola setiap transaksi pembayaran yang ada pada bengkel singkawang motor Manager Mekanik : Orang yang memiliki tanggung jawab atas kinerja staff mekanik dalam melakukan tugas tugasnya dalam melakukan perbaikan kendaraan Receptionis : Staff yang memiliki tanggung jawab melayani nasabah disaat melakukan pengajuan klaim / servis lainnya Kurir : Memiliki tanggung jawab untuk mengantar baik itu dokumen ataupun melakukan tagihan kepada pelanggan Office Boy : Memiliki tugas menjaga serta memelihara kebersihan kantor / bengkel

3 Analisa Sistem Berjalan Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang ada, untuk merancang suatu aplikasi yang baik dibutuhkan beberapa persiapan seperti menetukan kebutuhan dari aplikasi yang kita buat agar sistem dapat berjalan sesuia dengan kriteria yang diinginkan. Salah satu dengan merancang aplikasi penjadwalan klaim Asuransi. Pada Bengkel Singkawang Motor, ketika pelanggan ingin melakukan klaim Asuransi, terlebih dahulu harus mengambil nomor antrian, setelah itu pelanggan menunggu panggilan untuk dicatat pada logbook data kendaraan beserta klaim yang di ajukan, pada tahapan selanjutnya team mekanik akan melakukan pengecekan pisik atas kendaraan tersebut dan dilakukan penghitungan estimasi perbaikan beserta list spare part yang harus diganti apabila kerusakan tersebut parah. Team mekanik akan memberikan berkas kepada resepsionis untuk dikirimkan kepada perusahaan Asuransi untuk diperiksa pengajuan klaim tersebut apakah klaimnya di setujui atau di tolak, apabila di setujui pihak Asuransi akan mengirimkan dokumen SPK kepada bengkel untuk proses perbaikan lebih lanjut. Pihak reseptionis akan memberikan surat spk kepada team makanik untuk proses pengerjaan klaimnya. Setelah proses pengerjaan selesai pihak mekanik akan menginformasikan kepada kasir untuk dibuatkan surat tagihan / Invoice kepada tertanggung berupa OR / deductible, dan Invoice kepada perusahaan Asuransi sebagai tagihan atas jasa perbaikan kendaraan tersebut. Pihak pemilik kendaraan akan membayarkan OR / own retention kepada pihak bengkel berdasarkan tagihan pada invoice yang diterimanya dan pihak Asuransi akan membayarkan tagihannya setelah jatuh tempo pada tagihan tersebut yaitu empat belas hari kerja setelah tagihan diterima.

4 Use Case Diagram Berjalan Ambil Antrian Pelanggan Catat Logbook Kirim Berkas asuransi Bengkel Cek Fisik Kendaraan Hitung Estimasi Mekanik Kirim Berkas Verivikasi Kirim SPK Asuransi Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan

5 Activity Diagram Berjalan Customer Mekanik Asuransi Antrian Catat Logbook Menerima Klaim Kirim Data Cek Fisik Cek Fisik Verifikasi Klaim Batal Tidak Ya Terima SPK SPK Proses Service konfirmasi Proses Klaim Invoice Bayar OR Catat tagihan Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan 3.3 Analisa Sistem Usulan Perancangan sistem perangkat lunak dideskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram use case, diagram activity,diagram sequence, dan class diagram, serta dilanjutkan dengan model desain. Berikut perancangan analisa sistem berjalan yang dibuat :

6 Use Case Diagram Kelola Pelangan Input Data Klaim Input Cek Fisik Verifikasi Klaim Input SPK Mekanik Lihat SPK Bengkel Input data service Close Service Input Tagihan Gambar 3.4 Use Case Sistem Usulan Tabel 3. Skenario Use Case Diagram Kelola Pelanggan Nama Use Case Kelola Pelanggan Input data pelanggan, edit data pelanggan, hapus data pelanggan. Tabel 3.2 Skenario Use Case Diagram Input Data Klaim Nama Use Case Input Data Klaim Input data klaim pelangan sesuai dengan nomor kendaraan dan no polis asuransi

7 36 Tabel 3.3 Skenario Use Case Diagram Input Cek Fisik Nama Use Case Input Cek Fisik Mekanik Mekanik melakukan survey kendaraan dan membuat rincian kerusakan kurasakan beserta detail sparepart yang harus diganti Tabel 3.4 Skenario Use Case Diagram Verifikasi Estimasi Nama Use Case Verifikasi Klaim melakukan verifikasi data beserta rincian estimasi perbaikan untuk dikirimkan kepada perusahaan Asuransi Tabel 3.5 Skenario Use Case Input SPK Nama Use Case Input SPK menginput data SPK yang telah disetujui oleh perusahaan Asuransi Tabel 3.6 Skenario Use Case Lihat Data SPK Nama Use Case Lihat SPK Mekanik Mekanik melihat data SPK yang telah di input admin sebagai panduan dalam melakukan perbaikan Tabel 3.7 Skenario Use Case Input Data Service Nama Use Case Input Data Service Mekanik

8 37 Mekanik menginput data perbaikan beserta progres progres yang telah dikerjakan Tabel 3.8 Skenario Use Case Input Tagihan Nama Use Case Input Tagihan menginput tagihan kepada customer & perusahaan Asuransi Activity Diagram Login Sistem Menu Login Pilih Akses Login Tidak Input Username Password Ya Menu Utama Gambar 3.5 Activity Diagram Login Tabel 3.9 Keterangan Activity Diagram Login Nama deskripsi Activity Diagram Login / Staff Mekanik Masuk menu utama akan muncul halaman login, user

9 38 pilih role akses sesuai level, input user name password. jika login gagal akan kembali ke halaman login, jika berhasil akan masuk menu utama Activity Diagram Kelola Pelanggan Login Menu Utama Data Pelanggan Tambah Edit Hapus Simpan Gambar 3.6 Activity Diagram Kelola Pelanggan Tabel 3.0 Keterangan Activity Diagram Input Data Pelanggan Nama Activity Diagram Input Data Pelanggan Proses untuk membuat transaksi klaim Asuransi baru dengan menginput data pemilik polis serta rincian klaim yang diajukan

10 39 Untuk pelanggan yang sudah ada cukup dengan mengupdate pengajuan klaim yang diajukan Menu Hapus digunakan untuk menghapus data pelanggan yang sudah tidak digunakan / terdapat kesalahan dalam penginputan Activity Diagram Menu Login Menu Utama Data Klaim Data Verifikasi SpK YA TIDAK Input SPK Input Data Klaim Tagihan Cetak Bukti Pembatalan Klaim Simpan Simpan Gambar 3.7 Activity Diagram Transaksi Tabel 3. Keterangan Activity Diagram Input Transaksi Nama Activity Diagram Input Transaksi Menu utama dalam input transaksi terbagi menjadi tiga proses yaitu :

11 40 Data Verifikasi dilakukan disaat menginput data pengajuan klaim, apabila dokumen pendukung memenuhi syarat proses klaim akan lanjut pada proses selanjutnya. Dan apabila berkas klaim belum memenuhi syarat proses klaim tidak bisa dilanjutkan. Penginputan SPK dilakukan pada saat pihak Asuransi telah setuju dengan pengajuan klaim yang diajukan. Data klaim di input pada saat pengajuan klaim sampai dengan proses klaim selesai disertai dengan pembuatan tagihan kepada tertanggung dan perusahaan Asuransi Activity Diagram Menu Mekanik Login Menu Utama Data SPK Input Data Estimasi Pilih Spk Input Data Kerusakan Input Sperpart Input Data Service Closed SPK Simpan Simpan Gambar 3.8 Activity Diagram Transaksi Mekanik

12 4 Tabel 3.2 Keterangan Activity Diagram Transaksi Mekanik Nama Activity Diagram Input Transaksi Mekanik Mekanik Pada Input Transaksi Mekanik memiliki dua menu proses yaitu ; Input data estimasi, dilakukan pada saat setelah proses survey kendaraan dengan menginput rincian kerusakan serta spare part yang harus diganti. Data SPK, diakses disaat setelah menerima persetujuan dari perusahaan Asuransi sebagai acuan dalam proses perbaikan dan hasil dari proses perbaikan dari pengerjaan akan di update dalam spk Sequens Diagram Login User Halaman Login Validasi username & password Menu Utama Buka Input Username Password Validasi Gambar 3.9 Sequens Diagram Login User

13 42 Tabel 3.3 Keterangan Sequens Diagram Login User Nama Sequens Diagram Input Login User dan Mekanik User mengakses sistem dengan memasukan user name beserta password, sistem memvalidasi user name dan password tersebut kemudian setelah password di validasi akan menampilkan menu utama Sequens Diagram Input Pelanggan Menu Utama Master Pelanggan Form Data Pelanggan Data Pelanggan Masuk Pilih Menu Input Data Pelanggan add_data_pelangggan () Add_pelanggan, alamat, telp Save() Edit data Pelanggan () Update_pelanggan, alamat, telp Save() Hapus() Keluar Gambar 3.0 Sequens Diagram Input Pelanggan Tabel 3.4 Keterangan Sequens Diagram Input Pelanggan Nama Sequens Diagram Input Pelanggan mengakses sistem, kemudian masuk sistema menu utama untuk melakukan registrasi pelanggan, setelah data data pelanggan di input langkah berikut

14 43 akan di simpan pada database system. Menu Edit dalam pelanggan, digunakan untuk update klaim / pengajuan klaim baru dengan data pelanggan yang telah terdaftar sebelumnya Sequens Diagram Input Klaim Menu Utama Menu Klaim Form Klaim Klaim Masuk Pilih Menu Add_new_data_ klaim Save() Hapus() Edit() Display Klaim Keluar Gambar 3. Sequens Diagram Input Klaim Tabel 3.5 Keterangan Sequens Diagram Input Klaim Nama Sequens Diagram Input Klaim melakukan input data melalui menu klaim yang ada pada menu utama, dengan memasukan data kendaraan, nama pemilik polis sampai dengan detail klaim yang diajukan, setelah proses input selesai

15 Sequens Diagram Input SPK Menu Utama Data Klaim Verifikasi SPK Form SPK Masuk Pilih Menu Add_data_SPK Get data Klaim Save SPK() Display Keluar Gambar 3.2 Sequens Diagram Verifikasi Data Klaim Tabel 3.6 Keterangan Sequens Diagram Verifikasi Nama Sequens Diagram Verifikasi melakukan Verifikasi data SPK dengan data klaim yang telah diajukan sebelumnya, langkah selanjutnya admin menginput data SPK untuk disimpan di sistem

16 Sequens Diagram Batal Klaim Data Verifikasi Form Batal Klaim Batal Klaim masuk Input Form Batal Get data verifikasi Dispaly() Cetak Keluar Gambar 3.3 Sequens Diagram Batal Klaim Tabel 3.7 Keterangan Sequens Diagram Batal Klaim Nama Sequens Diagram Batal Klaim masuk menu data klaim, kemudian memverifikasi data SPK dari asuransi dan membuat surat pembatalan klaim kepada pelanggan Sequens Diagram Input Tagihan Menu Tagihan Form Tagihan Tagihan masuk Add_data_tagih an Save Tagihan() Display Data Tagihan Cetak Keluar Gambar 3.4 Sequens Diagram Input Tagihan

17 46 Tabel 3.8 Keterangan Sequens Diagram Input Tagihan Nama Sequens Diagram Input Tagihan menginput data tagihan untuk nasabah dan perusahaan Asuransi, setelah proses input selesai kemudian disimpan ke database 3.4 Class Diagram Pelanggan Kendaraan Detail_Spk PK -Id_Pelanggan -Nama_pelanggan -alamat -tlp..* PK -id_kendaraan -Jenis_kendaraan -No_Plat -Spesifikasi PK -id_detail_spk -suku_cadang -Body -Chasis -Mesin +Create_id_pelanggan +add_id_kendaraan -Keterangan_Kerusakan +add_id_polis attribute name..*..* +Create_id_service +get_id_spk +get_id_kendaraan +add() +Update() +delete()..* Klaim..*.. Polis.. PK -id_klaim -id_pelanggan PK -id_polis -id_pelanggan SPK -id_kendaraan -id_polis -tanggal_klaim -id_kendaraan -masa_berlaku -Status PK -id_spk -id_pelanggan -id_kendaraan -id_klaim -create_id_klaim -tanggal_spk -get_id_pelanggan +add_id_polis -get_id_kendaraan -get_id_polis +get_id_pelanggan +add_id_kendaraan +add_id_spk +get_id_pelanggan +add_id_kendaraan..* +get_id_klaim..* Tagihan Estimasi.. User PK -id_tagihan -id_polis -Id_pelanggan -tanggal_tagihan -Total_pembayaran PK -id_estimasi -id_kendaraan -id_service -tgl_estimasi PK -User_name -Password -nama +add_id_estimasi +create_user_name +add_id_tagihan +get_id_polis +get_id_kendaraan +get_id_service +Update_id_login +get_id_pelanggan Gambar 3.5 Class Diagram

18 Spesifikasi Struktur Basis Data Tabel 3.9 Struktur Tabel User No Nama Field Type Size Keterangan User_name Varchar 5 Primary Key Tabel 2 Password Varchar 2 Password login 3 Nama Varchar 5 Keterangan user Tabel 3.20 Struktur Tabel Pelanggan No Nama Field Type Size Keterangan Id_Pelanggan Integer 5 Primary Key Tabel Pelanggan 2 Nama_Pelanggan Varchar 30 Nama pelanggan 3 Alamat Text Alamat lengkap pelanggan 4 Telp Integer 5 Nomor telepon pelanggan Tabel 3.2 Struktur Tabel Polis No Nama Field Type Size Keterangan Id_Polis Integer 5 Primary Key Tabel Polis 2 Id_kendaraan Interger 0 Id Tabel Kendaraan 3 Id_pelanggan Integer 5 Id Tabel pelanggan 4 No_Polis Integer 0 No Polis Asuransi 5 Masa Berlaku Date 8 Tanggal Masa Berlaku 6 Status Varchar 0 Status Masa Berlaku Tabel 3.22 Struktur Tabel Klaim No Nama Field Type Size Keterangan Id_Klaim Integer 5 Primary Key Tabel Klaim 2 Id_Pelanggan Integer 5 Id Tabel Pelanggan 3 Id_Kendaraan Integer 0 Id Tabel Kendaraan 4 Id_Polis Integer 0 Id Tabel Polis 5 Tanggal_klaim Date 8 Tanggal Klaim

19 48 Tabel 3.23 Struktur Tabel Kendaraan No Nama Field Type Size Keterangan Id_Kendaraan Integer 0 Primary Key Tabel Kendaraan 2 Tipe_Pelanggan Varchar 5 Tipe Merk Kendaraan 3 Id_Plat Varchar 0 No Plat Kendaraan 4 Spesifikasi Text Spesifikasi Tabel 3.24 Struktur Tabel Estimasi No Nama Field Type Size Keterangan Id_Estimasi Integer 0 Primary Key Tabel Estimasi 2 Id_Kendaraan Integer 0 Id Tabel Kendaraan 3 Id_Spk Integer 0 Id Tabel SPK 4 Tanggal_Estimasi Date 8 Tanggal Estimasi Tabel 3.25 Struktur Tabel SPK No Nama Field Type Size Keterangan Id_Spk Integer 0 Primary Key Tabel SPK 2 Id_pelanggan Integer 5 Id Pelanggan 3 Id_Kendaraan Integer 0 Id Tabel Kendaraan 4 Id_Klaim Integer 5 Id Tabel Klaim 5 Tanggal_SPK Date 8 Tanggal SPK Dibuat Tabel 3.26 Struktur Tabel Detail SPK No Nama Field Type Size Keterangan Id_detail_Spk Integer 0 Primary Key Detail Spk 2 Id_Spk Integer 0 Id Tabel SPK 3 Suku_cadang Varchar 30 Suku Cadang 4 Body Varchar 30 Body 5 Chasis Varchar 30 Chasis 6 Mesin Varchar 30 Mesin 7 Keterangan Kerusakan Varchar 50 Keterangan Detail Kerusakan Mobil

20 49 Tabel 3.27 Struktur Tabel Tagihan No Nama Field Type Size Keterangan Id_Tagihan Integer 0 Primary Key Tabel SPK 2 Id_Polis Integer 0 Id Tabel Polis 3 Id_Pelanggan Integer 5 Id Pelanggan 4 Id_Spk Integer 0 Id Tabel SPK 5 Total Tagihan Integer 0 Total Harga Tagihan 5 Tanggal_Tagihan Date 8 Tanggal SPK Dibuat 3.6 Struktur Menu SISTEM SINGKAWANG MOTOR Login Menu Menu Teknisi DATA Klaim DATA Klaim Data Verifikasi Proses AHP Data Estimasi SPK Input Klaim Input Klaim Lihat Data Verifikasi SPK Data Kerusakan Closed SPK Tagihan Tagihan Cetak Gambar 3.6 Struktur Rancangan Program 3.7 Analisa AHP Sistem Dalam suatu waktu, Bengkel singkawang motor melakukan perbandingan antara beberapa jenis kendaraan yang selama ini ditanganinya yaitu, city Car, SUV & MPV dari ketiga tipe kendaraan tersebut ingin diketahui jenis kendaraan mana yang selama ini, sering melakukan klaim, pengerjaan yang relative cepat serta nilai klaim yang tidak terlalu besar. Penyelesaian Menentukan bobot dari masing masing kriteria

21 50 Pengajuan Klaim lebih penting 2 kali dari pada Kecepatan pengurusan klaim Pengajuan klaim lebih penting 3 kali dari nilai klaim yang diajukan Nilai klaim lebih penting /5 kali dari pengajuan klaim Tabel 3.28 Pair Comparation Matrix Kriteria Pengajuan Klaim Waktu Perbaikan Total Klaim Priority Vector Pengajuan Klaim 2 3 0,5455 Waktu Perbaikan 0,5,5 0,2727 Total Klaim 0,333 0,667 0,88 Jumlah,833 3,667 5,5,0000 3,00 Consistency Index (CI) 0 Consistency Ratio (CR) 0.0%. Dari gambar diatas, Prioity Vector (kolom paling kanan) menunjukan bobot dari masing-masing kriteria, jadi dalam hal ini Pengajuan klaim merupakan bobot tertinggi/terpenting menurut Bengkel Singkawang, disusul waktu perbaikan dan yang terakhir adalah Total Klaim. Cara membuat table seperti di atas. Untuk perbandingan antara masing masing kriteria berasal dari bobot yang telah di berikan Bengkel Singkawang pertama kali. 2. Sedangkan untuk Baris jumlah, merupakan hasil penjumalahan vertikal dari masing masing kriteria. 3. Untuk Priority Vector di dapat dari hasil penjumlahan dari semua sel disebelah Kirinya (pada baris yang sama) setelah terlebih dahulu dibagi dengan Jumlah yang ada dibawahnya, kemudian hasil penjumlahan tersebut dibagi dengan angka 3.

22 5 4. Untuk mencari Principal Eigen Value ( max) Rumusnya adalah menjumlahkan hasil perkalian antara sel pada baris jumlah dan sel pada kolom Priority Vector 5. Menghitung Consistency Index (CI) dengan rumus CI = ( max-n)/(n-) 6. Sedangkan untuk menghitung nilai CR 7. Menggunakan rumuas CR = CI/RI, nilai RI didapat dari n RI 0 0 5,8 0,9,2,24,32,4,45,49 Jadi untuk n=3, RI=0.58. Jika hasil perhitungan CR lebih kecil atau sama dengan 0%, ketidak konsistenan masih bisa diterima, sebaliknya jika lebih besar dari 0%, tidak bisa diterima. PENJADWALAN KLAIM G o a l Level Level 2 Level 3 Criteria II Criteria I Suku Cadang Mesin Chassis Body Tahun Kend Jenis Kend Alternative Mobil Mobil 2 Mobil 3 Mobil 4 Gambar 3.7 Hierarchi Proses AHP