BAB VII RENCANA IMPLEMENTASI

Transkripsi

1 BAB VII RENCANA IMPLEMENTASI 7.1 Pengantar Setelah proses mendeskripsikan dan menjabarkan strategi perusahaan, maka tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah tahap perencanaan implementasi strategi yang sudah dianalisa. Pada tahap ini penerapan rancangan yang meliputi display yang akan didukung, laporan yang akan dirancang, sosialisasi, modifikasi proses, analisa manfaat, pelatihan yang harus disertakan, dll. Sistem penerapan ini merupakan konsep yang dikembangkan oleh Dermawan Wibisono, Phd, sebagai dasar pembuatan perencanaan implementasi. 7.2 Pondasi Rencana Implementasi Dalam melaksanakan rencana implementasi terdapat empat pondasi sebagai pedoman prinsip yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Kemitraan, antara manajamen PT X, perwakilan karyawan, klien, dan sub kon. Pentingnya pemahaman akan perlunya perubahan kebudayaan demi tercapainya visi dan misi perusahaan yang dituankan dalam strategi perusahaan. Pemahaman ini juga disertai penerimaan dan komitmen seluruh stakeholder demi tercapainya tujuan perusahaan. 2. Pemberdayaan, pentingnya peran direksi atau level manager ke atas. Direksi harus mampu memberdayakan seluruh karyawan untuk berperan aktif melakukan tindakan sesuai dengan kapasitasnya yang menunjang tercapainya strategi perusahaan. 3. Perbaikan yang terintegrasi, yang melakukan harus seluruh karyawan PT X, melibatkan seluruh devisi dan antar bagian, sehingga akan menumbuhkan rasa kebersamaan dan senasib sepenanggungan. 4. Tim yang mandiri, tim yang dibentuk harus mandiri dalam mengambil keputusan, tim ini harus diberi kesempatan dan kepercayaan untuk mengembangkan sistim yang ada. Kesempatan dan kepercayaan harus terlihat pada otoritas dan kewenangan yang diberikan manajemen oleh tim ini. Selain 138

2 BAB VII RENCANA IMPLEMENTASI dari pada itu, tim ini juga harus mewakili seluruh lapisan karyawan dan managemen. 7.3 Penerapan: Konsep penerapan ini terdiri dari empat pilar utama, yaitu pengukuran kinerja, evaluasi hasil dari pengukuran tersebut, mendiagnosa hasil pengukuran dan mengambil tindak lanjut terhadap hasil diagnosa tersebut. Gambar dibawah mempresentasikan keempat hal tersebut diatas. Pengukuran Sosialisasi Laporan Evaluasi Rasio performa saat ini modifikasi proses Display Tindak lanjut Pelatihan Sumber daya Diagnosa Informasi dan pengetahuan terkini Gambar 7 - Proses Penerapan ( sumber : Wibisono, 2004 ) Pengukuran Kinerja Telah diketahui bahwa PT X sudah memakai dan menerapkan sistem manajemen mutu iso 9001: 2000, dan penerapan sistem ini masih dalam proses menuju perbaikan. Pada proses sehari hari sistem ini tidak berjalan sebagai mestinya, proses ini hanya berjalan sebagai aktifitas rutin tanpa adanya penekanan untuk menindaklanjuti. Sistem kinerja pada hakekatnya memberikan pandangan bahwa terdapat perbedaan kinerja yang didapat saat ini dengan target yang diharapkan, tetapi tidak memberikan mengapa hal tersebut terjadi, dan pengukuran kinerja tidak secara otomatis memberikan jawaban atas perbaikan.sistem pengukuran. Pengukuran kinerja hanya sebagai titik awal dari analisa lebih dalam. 139

3 Sistem Manajemen Saat Ini Salah satu alasan mengapa sistem manajemen saat ini tidak berjalan secara sempurna adalah dalam sistem yang ada saat ini tidak adanya rasa kepemilikan terhadap sistem yang dibangun, tidak adanya perubahan budaya kerja, dan tidak adanya sistem manajamen yang terintegrasi. Laporan Yang Harus Terintegrasi Dengan Sistem Perusahan Strategi Sistem pelaporan yang ada saat ini tidak memperlihatkan ada keintegrasian, karena sistem yang dibuat hanya bersifat tambal sulam dari sistem yang sebelumnya. Sistem pelaporan ini harus dirancang sejak awal dalam satu konsep utuh dan spesfikasi pelaporan dibuat untuk keperluan manajemen puncak, menengah atau karyawan di level operasi. Sistem pelaporan yang dibuat hendaknya harus dibuat dan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikomunikasikan dalam waktu yang relatif singkat Evaluas Kinerja Proses evaluasi yang ada sekarang ini sangat sederhana, tolak ukur yang paling utama hanyalah jumlah penjualan (sales) yang dilakukan dari tahun ke tahun. Evaluasi kerja pada level divisi hanya dilakukan setahun dengan ukuran yang abstrak dan tidak terekam dengan baik. Evaluasi kinerja merupakan penilaian kinerja dibandingkan dengan perencanaan yang telah disepakati. Pada setiap pengukuran harus ditetapkan standarisasinya sebagai patokan, dan patokan ini dapat berasal dari internal maupuan eksternal. Patokan internal berasal dari perkembangan proses sehari-hari di dalam perusahaan dan patokan eksternal dapat berasal dari pesaing ataupun perusahaan serupa. Sosialisasi Sistem Tak kenal maka tak sayang, demikian pula terhadap sistem pengukuran, oleh sebab itu sosialisasi sistem evaluasi kinerja menjadi penting. Sistem sosialisasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya melalui rapat rutin mingguan, poster, melalui surat elektronik dll. 140

4 BAB VII RENCANA IMPLEMENTASI Sosialisasi merupakan salah satu cara untuk mengkomunikasikan strategi perusahaan terhadap pegawai. Hal ini juga untuk mengatasi jarak yang sering kali terjadi antara manajemen dengan para pegawai non manajemen. Analisa Rasio Dan Manfaat Terhadap Biaya Dalam setiap perusahaan selalu terdapat keterbatasan sumber daya, baik finansial dan yang bukan finansial. Dengan analisa rasio, akan dapat disimpulkan prioritas mana yang akan diperlakukan terlebih dahulu, variable mana yang memberikan efek positif terbesar. Sebagai contoh apakah dengan menerapkan ISO 9001 : 2000 akan dapat memberikan kenaikan keuntungan secara signifikan? Diagnosa Kinerja Mendiagnosa kerja adalah proses untuk menyelidiki dan menganalisa proses sebab akibat dari variable-variable yang sudah ditetapkan sebelumnya. Proses diagnosa ini merupakan proses untuk mencari solusi bukan mencari segala kemungkinan penyebab permasalahan tersebut. Oleh sebab itu sangat penting untuk memiliki diagram sebab akibat seperti pada Balance Score Card yang telah dibuat pada bab sebelumnya. Pelatihan Yang Diperlukan Dengan diagnosa dan analisa sebelumnya maka ada kemungkinan untuk menutupi kekurangan yang ada pada PT X dan yang memerlukan adanya suatu pelatihan. Yang perlu digaris bawahi pada pelatihan adalah, pemilihan penyediaan pelatihan yang tepat, karena pada saat ini bisnis pelatihan merupakan bisnis yang tertata, yang sering menyebabkan profesionalisme kadang kala dikorbankan. Sehingga apa yang mereka sarankan sering kali tidak sesuai dengan harapan Tindak Lanjut Proses analisa akan menghasilkan suatu saran yang harus ditindak lanjuti, terdapat dua bagian besar dalam tindakan perbaikan yang harus dilakukan yaitu, aspek teknis dan strategis. Perbedaan keduanya terletak pada jenjang waktu yang digunakan, aspek teknis ditekankan untuk mengatasi permasalahan jangka pendek dan yang sebaliknya dengan aspek strategis untuk jangka panjang. 141

5 Alokasi Sumber Daya Alokasi sumber daya adalah sesuatu yang sangat terbatas dan berharga, maka proses yang dibuat hendaknya tidak menyita tenaga dan waktu. Hal ini dapat diatasi dengan penerapan sistem IT yang tepat pada sistem evaluasi kinerja. Yang harus diperhatikan adalah sistem evaluasi kinerja hanyalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Alokasi sumber daya berhubungan dengan siapa yang bertanggung jawab untuk mengukur, mengevaluasi, dan mendiagnosa serta mengambil keputusan untuk menindaklanjuti penyimpangan yang terjadi. Display Dengan mempublikasikan suatu pencapaian dan hasil kerja berdasarkan sistem evaluasi kinerja, memberikan motivasi diri dan menciptakan lingkungan yang suportif. 7.4 Kesimpulan Dan Saran Strategi yang dibuat dan dijabarkan dalam bentuk sistem evaluasi kinerja haruslah bersifat dinamis terhadap kondisi eksternal maupun internal, seperti yang sudah dibahas pada bab analisa. Oleh sebab itu proses pembaharuan kembali harus dilakukan secara terus menerus sesuai dengan tuntutan keadaan. Semua hal diatas dapat berjalan dengan baik jika ditunjang dengan komitmen semua pihak, kepemimpinan dan keterlibatan stakeholder. 142