BAB 1 PENDAHULUAN. Anggaran merupakan suatu perencanaan dan pengendalian terpadu yang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Anggaran merupakan suatu perencanaan dan pengendalian terpadu yang dilaksanakan dengan tujuan agar perencanaan dan pengendalian tersebut mempunyai daya guna dan hasil guna yang maksimal, untuk mencapai produktivitas pendapatan efisiensi yang tinggi bagi instansi pemerintah. Sebagai alat perencanaan, anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta target- target yang harus dicapai oleh instansi pemerintah. Sebagai alat pengendalian, anggaran berfungsi sebagai tolok ukur, sebagai pembanding untuk mengevaluasi kinerja bagian instansi di masa yang akan datang. Anggaran merupakan elemen penting dalam sistem pengendalian manajemen karena anggaran tidak saja sebagai alat perencanaan keuangan, tetapi juga sebagai alat pengendalian, koordinasi, komunikasi, evaluasi kinerja dan motivasi untuk mencapai hasil yang maksimal. Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-K/L) Bab II Pasal 4 menyebutkan bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga selaku Pengguna Anggaran wajib menyusun RKA-K/L atas Bagian Anggaran yang dikuasainya, dan pada Pasal 9 menyebutkan bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga menyusun RKA-K/L berdasarkan Pagu Anggaran K/L, Renja-K/L, RKP hasil kesepakatan Pemerintah dan DPR dalam pembicaraan pendahuluan 1

2 2 Rancangan APBN, dan standar biaya. RKA-K/L disusun berisi program dan kegiatan suatu Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan dalam satu tahun anggaran serta anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya. Menurut Sundjaja, dkk (2011) anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu di masa yang akan datang. Perencanaan Program merupakan hasil penjabaran visi, misi, dan program yang tertuang dalam Rencana Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia (Renstra ANRI) yang menjabarkan visi dan misi kedalam sasaran-sasaran pokok yang harus dicapai dalam melaksanakan arah kebijakan dan program-program kearsipan. Aspek perencanaan dalam hal ini harus dipahami dan dijalankan dengan baik karena perencanaan kegiatan sendiri bukan merupakan hal yang mudah baik dari sisi persiapan ataupun pelaksanannya. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Departemen yang dibentuk berdasarkan Undang- Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, diperbaharui dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dimana selain memiliki peran melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, juga sebagai salah satu lembaga pemerintah nonkementerian yang berkedudukan dan bertanggungjawab kepada Presiden. ANRI dalam melaksanakan tugas, fungsi, dan kewenangan yang ada, juga berkewajiban untuk menyusun rencana anggaran sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap program kegiatan yang telah ditentukan.

3 3 Dalam menjalankan proses bisnisnya, ANRI memiliki struktur organisasi yang menunjukkan keseluruhan bisnis unit organisasi untuk menjalankan tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi) organisasi dan berkoordinasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Di mana dalam penerapannya kurang memiliki kesinambungan maupun koordinasi yang jelas antar fungsi-fungsi unitnya karena berbagai macam kepentingan (egosentris). Salah satu proses bisnis ANRI adalah dalam hal perencanaan anggaran yang ditentukan target baik program, kegiatan, output, volume, dan pagu anggaran. Dimana program dan kegiatan ANRI tersebut ditentukan berdasarkan dari tupoksi ANRI yang tergambar dalam struktur organisasi. ANRI memiliki 3 (tiga) program yang dibreakdown menjadi 16 (enam belas) kegiatan unit Eselon II. Dalam pelaksanaan proses penyusunan anggaran sering mengalami kendala, seperti dalam membuat usulan kegiatan dan rencana biaya tidak sesuai dengan target yang telah ditentukan. Selain itu dalam penyusunan usulan anggaran harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, standar biaya yang berlaku di tahun berjalan, dan peraturan-peraturan baik yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan dan Bappenas, maupun kebijakan yang merupakan instruksi Presiden dan hasil pembahasan dari DPR (Dewan Perwakilan Rakyat) yang turunnya dapat sewaktu-waktu di tahun anggaran berjalan, sedangkan informasi yang diterima unit kerja tidaklah up to date. Hingga saat ini, proses penyusunan anggaran dilakukan setiap tahun dengan mengikuti penjadwalan yang telah ditentukan oleh Kementerian Keuangan. Proses penyusunan anggaran yang secara umum terbagi menjadi

4 4 3 (tiga) pagu, yaitu pagu indikatif, pagu anggaran, dan alokasi anggaran. Hal tersebut menunjukkan seharusnya terdapat penjadwalan yang berlaku di internal instansi ANRI sehingga dalam proses yang berulang-ulang top down dan bottom up dari ketiga pagu tersebut dapat tercapai limit time frame nya. unit kerja di ANRI dilibatkan langsung dalam menyusun TOR (Term of Reference) dan RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang seharusnya dibuat sesuai dengan target maupun ketentuan-ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya itu. Usulan anggaran tersebut dibuat untuk RAB menggunakan aplikasi yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan yaitu aplikasi RKA-K/L dan beberapa masih mengajukan dengan media spreadsheet, sedangkan untuk TOR menggunakan media worksheet. Dalam pelaksanaan penyusunan anggaran, data usulan anggaran terpisahpisah antar unit kerja, sehingga kontrol yang harus dipenuhi pun tidak dapat dilakukan segera. Belum terintegrasinya data usulan anggaran antara unit kerja menyebabkan masing-masing departemen bekerja menurut fungsinya masingmasing, sedangkan suatu instansi membutuhkan suatu kumpulan kerja yang komprehensif sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat dan akurat. Data usulan anggaran baru dikompilasi oleh Bagian Program dan Anggaran, yang pengiriman data dari unit kerja masih diantar sendiri oleh karyawan. Saat karyawan mengalami kesulitan informasi mengenai target dan ketentuan dalam usulan anggaran pun mereka tidak memiliki akses komunikasi langsung, harus datang sendiri ke ruangan Bagian Program dan Anggaran ataupun dengan melakukan komunikasi melalui telepon. Dan terdapat berbagai keluhan

5 5 baik dari sisi karyawan penyusun anggaran di Bagian Program dan Anggaran maupun di unit kerja yang melaksanakannya. Permasalahan-permasalahan yang terjadi seperti waktu penerimaan informasi anggaran yang tidak up to date dan usulan anggaran tidak sesuai dengan time frame yang telah ditentukan, sulitnya akses data antar unit kerja, kesalahan data dalam memenuhi target dan ketentuan anggaran, lamanya waktu pemeriksaan terhadap usulan anggaran karena dilakukan secara manual, serta proses yang tidak efisien. Bagian Program dan Anggaran dalam mengkompilasi data usulan pun terkadang tidak memakai data yang berasal dari salah satu unit kerja, dan masih mengentry kembali ke dalam aplikasi RKA-K/L karena melihat data yang masuk tidak reliabel. Dari melihat berbagai permasalahan diatas, diharapkan dengan penelitian ini dapat memberikan solusi atas permasalahan di ANRI dengan menggunakan sistem informasi yang dapat membantu dan mendukung kinerja manajemen organisasi dalam segi sistem penganggaran. 1.2 Rumusan Permasalahan Dari penjelasan sebelumnya, dapat diketahui bahwa pokok masalah pada pelaksanaan penyusunan anggaran adalah masih dikerjakannya sebagian proses secara manual menyebabkan lamanya proses, sulit akses data, dan lain sebagainya. Selain itu tidak adanya integrasi menyebabkan informasi, proses data, dan kontrol tidak dapat dilakukan segera dan memenuhi ketentuan, standar, dan time frame yang telah ditentukan. Dari permasalahan-permasalahan tersebut dapat diturunkan menjadi permasalahan penelitian sebagai berikut :

6 6 Bagaimana melaksanakan penyusunan rencana kerja anggaran dengan menggunakan sistem informasi di ANRI secara terkomputerisasi dan terintegrasi? 1.3 Pertanyaan Penelitian Bagaimana sebuah model sistem informasi untuk mengendalikan penyusunan rencana kerja anggaran dapat terintegrasi dan terkomputerisasi dengan baik? 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun model sistem informasi yang dapat digunakan membangun Sistem Informasi Rencana Kerja Anggaran yang terintegrasi dan terkomputerisasi dalam rangka menunjang kinerja manajemen, juga sebagai berfungsi sebagai sarana kontrol (sistem kendali) dan sarana approval system terhadap kegiatan penyusunan rencana kerja anggaran di ANRI Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Membantu ANRI dalam perencanaan sistem informasi rencana kerja anggaran yang dapat mengendalikan pencapaian target anggaran yang telah ditentukan, dan ketentuan-ketentuan anggaran yang ada.

7 7 2. Faktor yang menjadi kendala dalam penyusunan rencana kerja anggaran dapat diatasi sehingga untuk tahun berjalan dan selanjutnya dapat lebih baik, yang dapat membantu dalam menunjang kinerja manajemen ANRI. 3. Memberikan knowledge bagi staf maupun pimpinan manajemen di berbagai unit kerja di ANRI yang dapat berfungsi dalam menyusun rencana kerja anggaran maupun dalam pengambilan keputusan. 4. Membangun transparansi dalam kegiatan penyusunan rencana kerja anggaran antar unit kerja di ANRI. 5. Menjadi sarana approval system terhadap kegiatan penyusunan rencana kerja anggaran di ANRI. 6. Menjadi sarana kontrol (sistem kendali) terhadap pencapaian target dan kegiatan anggaran yang ditentukan dalam penyusunan rencana kerja anggaran di ANRI. 1.5 Ruang Lingkup Sekalipun melibatkan Kementerian Keuangan, tetapi pelaksanaan penelitian ini difokuskan pada ANRI untuk pembuatan model sistem informasi dalam penyusunan rencana kerja anggaran, khususnya ANRI Pusat Jakarta. Proses pembuatan Model Sistem Informasi Rencana Kerja Anggaran disesuaikan dengan bisnis proses yang ada dan penambahan fasilitas yang dibutuhkan pihak pengguna. Dalam penulisan ini, penulis akan memfokuskan pada proses penyusunan anggaran yang menjadi salah satu bagian dari sistem perencanaan penganggaran yang berjalan.

8 8 1.6 Signifikansi Akan dihasilkannya suatu Model Sistem Informasi Rencana Kerja Anggaran (SIRKA) untuk pertama kalinya di ANRI. Di mana fokus penelitian ini adalah adalah sistem rencana kerja anggaran yang seharusnya terus disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi untuk dapat mendukung kinerja manajemen organisasi dalam rangka mensukseskan anggaran berbasis kinerja.