Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Pada Hotel

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Pada Hotel 1 Imas Wahyuni, 2 Siti Masripah AMIK BSI Bogor Jl. Merdeka No.168 Bogor AMIK BSI Jakarta Jl. Kramat Raya No.18 Jakarta Pusat * siti.stm@bsi.ac.id Abstrak Penyewaan merupakan suatu perjanjian pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya, selama satu waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga yang disepakati dan disanggupi pembayarannya. Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penginapan, sangat membutuhkan suatu sistem informasi yang menunjang dalam segi pelayanan untuk memuaskan para tamu. Untuk itulah penulis mencoba membuat Penelitian mengenai sistem penyewaan kamar pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang karena sistem yang ada pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual, mulai dari proses penyewaan, proses pembayaran sewa sampai proses pembuatan laporan sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat, keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan sehingga menjadi kurang efektif dan efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk memecahkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan ini. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat membantu pengolahan data secara cepat, tepat dan akurat. Dan diharapkan sistem yang terkomputerisasi akan lebih baik dibandingkan sistem yang manual serta sistem penyewaan kamar pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang menjadi lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang sebelumnya. Kata Kunci: Perancangan Sistem Informasi, Sistem Penyewaan Kamar I. PENDAHULUAN Teknologi dan informasi saat ini telah berkembang dengan pesat, hal tersebut dipicu oleh meningkatnya kompleksitas kegiatan di semua bidang baik di bidang industri, perusahaan, pendidikan maupun pemerintahan. Berkembangnya teknologi dan informasi dikarenakan adanya keinginan dan kebutuhan seseorang untuk dapat melaksanakan aktivitas dan kerja seseorang agar lebih mudah, efektif dan efisien dengan adanya teknologi tersebut. Untuk mewujudkan sistem kinerja suatu perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien harus didukung oleh sumber daya manusia dan sumber daya pendukung lainnya seperti perangkat sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem komputerisasi ini sudah banyak diterapkan di berbagai negara termasuk Indonesia. Tujuannya untuk mempermudah dan pengolahan data yang di dapat akurat serta valid. Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang merupakan sebuah tempat penginapan yang sedang berkembang dengan sistem yang masih manual. Sistem pemesanan yang ada pada penginapan ini seperti sewa kamar, check-in, check-out dan ditambah dengan fasilitas-fasilitas lain misalnya laundry, cafe dan sebagainya harus diubah dan diinovasi menjadi suatu sitem yang terkomputerisasi agar data yang diolah menjadi lebih akurat. Maksud dari penulisan Penelitian ini adalah : 1. Melakukan analisa sistem penyewaan kamar pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang. 2. Memberikan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang. Khususnya mengenai sistem penyewaan kamar. 3. Membantu pihak perusahaan dengan merancang sistem penyewaan kamar yang terkomputerisasi. Menggunakan metode waterfall dalam melakukan pengembangan perangkat lunak, dan merancang dengan diagram alir data serta merancang bentuk tampilan antar muka untuk sebuah penyewaan pada penginapan Dian Wisata, dengan adanya pengembangan sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi. II. LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Teori teori yang digunakan untuk mendukung serta memberikan informasi yang tepat pada perancangan sistem yang akan dibuat. A. Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut beberapa ahli yaitu, menurut Sutarman (2012:5), sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-13

2 berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. Menurut Mulyanto (2009:29), Sistem adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dab prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan serta melengkapi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. B. Karakteristik Sistem Menurut Sutabri (2012:13) model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Komponen Sistem (Component System) Suatu sistem dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. 2. Batasan Sistem (Boundary System) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendali. 4. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem (Input System) Energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, contohnya program. Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran, contohnya data. 6. Keluaran sistem (Output System) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem yang mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem ( Objective System) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. C. Klasifikasi Sistem Menurut Sutabri (2012:15) Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. 1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sisten abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Mode System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probilistic System) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, contoh: sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem terbuka (Open System) Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-14

3 Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya., sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. D. Pengertian Sistem Informasi Berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Sutabri, 2012). Menurut Sutarman (2012:13), Sistem informasi adalah Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan data yang saling berinteraksi untuk menyimpan, mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), yaitu: 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang kan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technologi Block) Teknologi merupakan kotak alat (toolbox) dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basic Data (Database Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi. 6. Blok Kendali (Control Block) Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atapun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. E. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, pemasaran, produksi dan sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sitem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. (Sutabri:2012:6). F. Pengertian Sistem Penyewaan Menurut Darmawan (2008:5), Sewa menyewa adalah suatu perjanjian pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya, selama satu waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga yang disepakati dan disanggupi pembayarannya. Barang yang dapat disewa bermacammacam, tarif dan lama sewa juga bermacam-macam. Rumah umumnya disewa dalam satuan tahun, mobil dan gedung dalam satuan hari, permainan komputer seperti playstation disewa dalam satuan jam, buku yang disewa dalam satuan hari, dan penginapan disewa dalam satuan hari atau jam seperti pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang. Dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian sewa adalah kesepakatan kedua belah pihak yang saling menguntungkan, pihak pertama memberikan barang kepada pihak kedua dan pihak kedua menerima dengan memberi imbalan harga yang sudah ditentukan oleh pihak pertama. G. Pengertian Jurnal Pengertian Jurnal umum menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:40) Jurnal umum adalah buku pencatatan untuk menginput data transaksi keuangan/bisnis yang telah terjadi dalam suatu perusahaan. Bentuk jurnal umum yang sering dipergunakan adalah jurnal umum dalam bentuk dua kolom. Jurnal adalah catatan sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi keuangan dengan menyebutkan akun yang di debet atau di kredit disertai jumlahnya masing-masing dan referensinya. Menurut Himiyati (2008:11), Jurnal adalah rekaman dari suatu transaksi keuangan yang dibuat Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-15

4 berdasarkan urutan kejadian, informasi yang diperlukan dalam membuat jurnal adalah perkiraan yang menjadi bagian transaksi, nilai transaksi debit atau kredit. Jurnal bagi suatu perusahaan mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Analisis Yaitu untuk menentukan perkiraan yang di debit dan perkiraan yang di kredit serta jumlahnya masing-masing. 2. Pencatatan Untuk mencatat transaksi keuangan dalam kolom debit serta keterangan yang diperlukan. 3. Historis Untuk mencatat aktivitas perusahaan secara kronologis. Pembayaran sewa dapat dibagi menjadi 2, yaitu: pembayaran sewa secara tunai dan pembayaran sewa secara kredit. Format penulisan untuk pembayaran sewa adalah sebagai berikut: a) Jurnal pembayaran sewa secara tunai adalah sebagai berikut: Kas PPN Pendapatan Sewa b) Jurnal pembayaran sewa secara kredit adalah sebagai berikut: Kas PPN Piutang Usaha 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Pada penyusunan tugas akhir ini juga menggunakan peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu diagram alir data (DAD), kamus data, normalisasi,hipo, dan struktur kode. A. Diagram Alir Data (DAD) a. Pengertian Diagram Alir Data (DAD) Menurut Sutabri dalam buku Analisis Sistem Informasi (2012:117), Data Flow Diagram adalah sebagai berikut: Data Flow Diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Menurut Kendall&Kendall (2010:263) Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta mempresentasikan dan menganalisis prosedurprosedur secara mendetail dalam sistem yang lebih besar. b. Tahapan Membuat Diagram Alir Data (DAD) Menurut Kendall&Kendall (2010:267) terdapat beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam merancang suatu diagram alir data, yaitu: 1. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang lebih terperinci dari diagram konteks. Masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan. 3. Diagram Detail Diagram detail adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol atau diagram level diatasnya. c. Simbol Diagram Alir Data (DAD) Simbol yang digunakan untuk menggambarkan suatu diagram alir data adalah sebagai berikut: 1. Entitas (External Entity) Digambarkan dengan kotak rangkap dua. Yang memiliki maksud untuk menunjukan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, atau mungkin kedua-duanya. 2. Proses (Process) Digambarkan dengan simbol bujur sangkar dengan sudut membulat. Digunakan untuk menunjukan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. 3. Arus Data (Data Flow) Arus data digambarkan dengan symbol tanda panah. Yang memiliki maksud untuk menggambarkan alur data yang berjalan, alur data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan lingkungan luar (external entity). 4. Simpanan Data (Data Store) Digambarkan dengan sebuahsimbol yang mirip dengan persegi panjang, namun satu sisinya tidak tertutup. Untuk menggambarkan tempat dimana data disimpan yang dapat berupa sistem file dalam komputer, arsip, atau catatan manual, table acuan, dan lainlain. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-16

5 d. Aturan Main Diagram Alir Data (DAD) Aturan main atau ketentuan yang baku dalam pembuatan DAD menurut Kendall&Kendall (2010:272), yaitu sebagai berikut : 1. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung. 2. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung. 3. Didalam DAD tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. 4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar. 5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda. III. Metode Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data sebagai objek penulisan adalah sebagai berikut: A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Proses Pengembangan Perangkat Lunak ( Development Process) adalah suatu penerapan struktur pada pengembangan suatu Perangkat Lunak (), yang bertujuan untuk mengembangkan sistem dan memberikan panduan untuk menyukseskan proyek pengembangan sistem melalui tahapan tahapan tertentu. Metode yang penulis gunakan yaitu metode waterfall atau sering disebut Model Pengembangan Air Terjun, merupakan paradigma model pengembangan perangkat lunak paling tua, dan paling banyak dipakai. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekunsial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh tahapan analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Pada proses ini, dilakukan penganalisaan dan pengumpulan kebutuhan sistem yang meliputi Domain informasi, fungsi yang dibutuhkan unjuk kerja/performansi dan antarmuka. 2. Desain Pada proses Desain, dilakukan penerjemahan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding). Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail algoritma procedural 3. Pembuatan kode program Pengkodean merupakan proses menterjemahkan perancangan desain ke bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan bahasa pemrograman. 4. Pengujian Setelah Proses Pengkodean selesai, dilanjutkan dengan proses pengujian pada program perangkat lunak, baik Pengujian logika internal, maupun Pengujian eksternal fungsional untuk memeriksa segala kemungkinan terjadinya kesalahan dan memeriksa apakah hasil dari pengembangan tersebut sesuai dengan hasil yang diinginkan. B.Metode Pengumpulan Data a. Metode Pengamatan (Observasi) Dalam metode ini dilakukan dengan mendatangi langsung lokasi yang menjadi objek penelitian yaitu pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang. Dengan melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan sistem penyewaan kamar. b. Wawancara (Interview) Dalam metode ini dilakukan tanya jawab langsung dengan pihak yang menangani dan bertanggung jawab berkaitan dengan sistem penyewaan kamar pada Dyan Wisata Penginapan dan Kolam Renang. c. Studi Pustaka (Library Research) Mencari dan melakukan studi kepustakaan melalui referensi-referensi yang berhubungan dengan sistem informasi penyewaan kamar, yang diambil dari buku-buku, internet, dan makalah-makalah. IV. PEMBAHASAN Sistem penyewaan kamar yang ada pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang masih manual berbeda dengan kebanyakan tempat penginapan lainnya, yang rata-rata sudah terkomputerisasi. Sehingga sistem penyewaan kamar yang berjalan di Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang bisa dibilang kurang efektif dan efisien dalam proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, diperlukan perubahan sistem menjadi sistem yang sudah terkomputerisasi untuk pengolahan datanya. Sehingga memudahkan setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Adapun proses yang terjadi pada perusahaan tersebut adalah : 1. Proses Penyewaan Kamar Proses penyewaan kamar yang dilakukan pada penginapan ini adalah costumer datang langsung atau via telepon untuk menanyakan apakah ada kamar yang kosong atau tidak. Kemudian receptionist akan mengecek berdasarkan data kamar. Kemudian costumer harus mengisi Formulir Penyewaan Kamar yang nantinya diserahkan kepada receptionist, lalu costumer memberikan ktp ke receptionist sebagai jaminan dan receptionist akan memberikan Nota Checkin rangkap 1 kepada costumer, sekaligus memberikan memo serta kunci kamar kepada divisi room dan meminta divisi room untuk mengantarkan costumer ke kamar berdasarkan memo yang diberikan oleh receptionist kepada divisi room. Data Formulir Penyewaan Kamar dan Nota Check-in rangkap 2 akan disimpan dalam arsip Check-in. 2. Proses Pembayaran Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-17

6 Proses pembayaran dilakukan saat costumer akan melakukan check-out, dengan menyerahkan Nota Check-in yang sebelumnya diberikan. Lalu receptionist akan mengecek di arsip Check-in lalu menghitung total keseluruhan mulai dari biaya kamar dan pesanan tambahan untuk café dan laundry. Kemudian memberikan Nota Check out rangkap 1 dan Nota Pesanan Tambahan rangkap 1 untuk pemesanan kafe serta laundry. Setelah pelunasan, receptionist akan memberikan KTP nya kembali kepada costumer. Lalu costumer mengembalikan kunci kamar kepada receptionist. Data Nota Check-out rangkap 2 akan disimpan dalam arsip Check-out dan Nota Pesanan Tambahan rangkap 2 akan disimpan dalam Pesanan Tambahan. 3. Proses Pembuatan Laporan Berdasarkan Arsip Check-in, Arsip Check Out, dan Pesanan Tambahan, receptionist akan membuatkan Laporan Penyewaan yang nantinya akan diberikan kepada manager. Sehingga sistem akuntansi usulan yang akan penulis ajukan sebagai pengganti sistem yang lama atau yang sedang berjalan adalah: 1. Proses Penyewaan Kamar Proses penyewaan kamar yang dilakukan pada penginapan ini adalah costumer datang langsung atau via telepon untuk menanyakan apakah ada kamar yang kosong atau tidak. Kemudian receptionist akan mengecek berdasarkan data kamar. Setelah itu receptionist memberi konfirmasi ketersediaan kamar kepada costumer. Lalu costumer mengisi Form Check-in disertakan dengan KTP dan diberikan kepada receptionist untuk di input kedalam File Check-in. Berdasarkan data yang telah di input, receptionist akan mencetak Nota Check-in dan memberikannya kepada costumer. Kemudian receptionist akan memberi info room kepada divisi room untuk mengantarkan tamu ke kamar. KTP dan Form Checkin akan diarsipkan ke Pesanan dan Jaminan. 2. Proses Pembayaran Proses pembayaran dilakukan saat costumer akan melakukan check-out, dengan menyerahkan Nota Check-in yang sebelumnya diberikan. Lalu receptionist akan mengecek seluruh biaya berdasarkan Nota Check-in tersebut. Kemudian melihat ke Pesanan Tambahan, jika ada pesanan tambahan untuk café dan laundry maka akan di input dan dihitung jumlah keseluruhan mulai dari total menginap, cafe serta laundry kedalam File Check-out. Kemudian setelah pelunasan, receptionist akan mencetak Kwitansi Check out dan memberikannya ke costumer dan juga memberikan KTP nya kembali kepada costumer. 3. Proses Penjurnalan Proses data jurnal diposting berdasarkan File Check-out yang telah diproses sebelumnya dan data perkiraan yang diambil dari file Perkiraan yang ada. 4. Proses Laporan Berdasarkan data File Check Out dan data File Jurnal maka receptionist akan mencetak Laporan Penyewaan Kamar dan Laporan Penerimaan Kas yang nantinya akan diberikan kepada manager. Pada gambar 1 dapat dilihat terdapat tiga eksternal entity yaitu customer, manager, Divisi Room. Gambar 1. Diagram KOnteks Pada gambar 2 menjelasakan tentang diagram nol dimana sudah terbentuk beberapa proses dan sudah terdapat datastore untuk penyimpanan data. Gambar 2. Diagram Nol Pada gambar 3 menjelaskan sub proses dari diagram nol, terbentuk sub proses. Terlihat pada gambar 3 dibawah ini : Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-18

7 Gambar 3. Diagram Detail Gambar 4. Diagram detail dua, menjelaskan tetang sub proses pembayaran. Gambar 5. Normalisasi Gambar 4. Diagram Detail 2 Normalisasi merupakan proses pengelempokkan elemen-elemen data ke dalam bentuk tabel yang menyatakan entity dan relasinya sehingga dapat membantu mengurangi atau mencegah terjadinya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data. Normalisasi yang terbentuk adalah normalisasi bentuk ke tiga, dimana proses normalisasi ini telah melakukan beberapa proses, yaitu proses unnormalisasi, normalisasi pertama, normalisasi kedua dan yang terakhir adalah normalisasi ketiga. Pada gambar 5 akan menjelaskan tentang normalisasi ke tiga dengan relasi one to many dan terbentuk tabel detail pada tabel master. Berdasarkan gambar normalisasi maka akan membentuk spesifikasi yang dibutuhkan yaitu : 1. Spesifikasi File Kamar : File Kamar : kamar : Untuk menyimpan data kamar : File Master Panjang Record : 25 karakter Kunci Field : no_kmr 2. Spesifikasi File Data Tamu : File Data Tamu : tamu : Untuk menyimpan data tamu : File Master Panjang Record : 84 karakter Kunci Field : kd_tamu 3. Spesifikasi File Check-in : File Check-in : Check-in : Untuk menyimpan data check-in : File Transaksi Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-19

8 Panjang Record : 27 karakter Kunci Field : no_nc 4. Spesifikasi File Check-out : File Check-out : Check-out : Untuk menyimpan data check-out : File Transaksi Panjang Record : 18 karakter Kunci Field : no_kc 5. File Perkiraan : File Perkiraan : Perkiraan : Untuk menyimpan data perkiraan : File Master Panjang Record : 25 karakter Kunci Field : no_perkiraan : Microsoft Access 6. File Jurnal : File Jurnal : Jurnal : Untuk menyimpan data jurnal : File Transaksi Panjang Record : 38 karakter Kunci Field : no_jurnal 7. Spesifikasi File Detail Jurnal :File Detail Jurnal : Detail Jurnal : Untuk menyimpan data detail jurnal : File Transaksi Organisasi File : Index Sequential Panjang Record : 14 karakter Kunci Field : - : Microsoft Access 8. Spesifikasi File Detail Check-in : File Detail Checkin : Detail Check-in : Untuk menyimpan data detail checkin : File Transaksi Panjang Record : 21 karakter Kunci Field : - V. KESIMPULAN Untuk dapat membangun sebuah sistem komputerisasi hal yang paling utama dan yang harus dapat diperhatikan adalah spesifikasi sistem komputer yang akan digunakan, karena sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau aspek antara lain yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware) sehingga dihasilkan laporan sistem yang optimal. Spesifikasi Sistem Komputer Peralatan pendukung dan sistem komputer yang diusulkan harus memiliki tingkat kecepatan yang memadai dan sesuai dengan tingkat kebutuhan penggunaan komputer itu sendiri sebagai client atau server. Juga disesuaikan dengan tingkat besar kecilnya suatu aktifitas komputer itu sendiri. Dalam melaksanakan program yang di usulkan maka akan memerlukan seperangkat komputer yang cukup untuk melaksanakan program yang telah diusulkan sesuai dengan kebutuhan program-programnya. Perangkat Keras Perangkat keras merupakan elemen vital yang diperlukan untuk menjalankan program aplikasi atau software yang akan digunakan. Elemen-elemen vital tersebut merupakan peralatan masukan (input device), tempat penyimpanan (storage unit), dan peralatan keluaran (output device). Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah: a. Processor : Core i3 b. Memory (RAM) : 2.00 GB c. Monitor : 14 LED Display d. Harddisk : 500 GB e. Mouse : Standart Mouse f. Keyboard : Standart 102 Keys g. Printer : Desk Jet Perangkat Lunak Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang disusun secara teratur agar Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-20

9 komputer dapat mengolah data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pengguna. Dalam pembuatan program ini dibutuhkan perangkat lunak sebagai berikut: a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 b. Sistem AplikasI : Microsoft Visual Basic 6.0 c. Program Pendukung : Microsoft Access Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana penerapan sistem atau rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan langkahlangkah atau tahap-tahap dalam penerapan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akan digunakan dalam penerapan sistem. Dari penghitungan waktu tersebut akan didapatkan berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat dioperasikan secara optimal. Langkah-langkah dalam pengimplementasian sistem dapat dibagi menjadi beberapa langkah antara lain : 1. Analisa Sistem Mempelajari sistem yang sedang berjalan beserta masalah yang dihadapi, tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang ada. Untuk menganalisa sistem tersebut memerlukan waktu satu minggu. 2. Membuat file Bertujuan untuk menghasilkan file yang dilakukan dengan cara perekaman data terhadap data-data yang telah dikumpulkan pada saat penyiapan file. Dalam pembuatan file ini butuh waktu selama satu minggu. 3. Pembuatan Program Dalam pembuatan program dikelompokkan menjadi menu utama dan submenu, serta program pelu dikaji kelayakannya. Untuk membuat program diperlukan waktu selama empat minggu. 4. Pembuatan buku petunjuk operasi Pembuatan buku petunjuk ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan. Contohnya pengisian data file, pengadaan training, test sistem, peralihan sistem, serta operasional dan evaluasi. Pembuatan buku petunjuk operasi ini diperlukan waktu satu minggu. 5. Penyuluhan dan Training Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan cara pengoperasian sistem. Dalam menentukan waktu penyuluhan atau training membutuhkan kriteria sebagai berikut : a. Banyak personil yang terlibat langsung dengan komputer b. Latar belakang pernah atau tidaknya personil memepelajari software sebelumnya. 6. Test sistem Kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami dengan baik dan benar. Kegiatan ini dapat dilakukan apabila program dan file-file telah selesai dikerkjakan. Untuk test sistem ini diperlukan waktu selam satu minggu. 7. Peralihan sistem Kriteria penentuan peralihan sistem adalah sebagi berikut : a. peralihan sistem dapat dilaksakan sesuai dengan kegiatan yang ada. b. penulisan memakai metode peralihan sistem dimana pengoperasian sistem diterapkan bersama-sama dengan sistem berjalan. c. setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan baik, sistem berjalan dapat segera dihentikan dan digantikan dengan sistem usulan. 8. Operasional dan Evaluasi Menjalankan sistem yang diusulkan secara keseluruhan terhitung sejak sistem diopersikan. Untuk sistem usulan ini diberikan batasan operasional misalnya selama dua minggu, setelah itu akan dilakukan evaluasi terhadap sistem usulan tersebut. Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah di bahas sebelumnya, penulis mendapatkan beberapa kesimpulan diantaranya : 1. Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penginapan yang dalam proses pengolahan datanya masih manual. Hal tersebut dapat menimbulkan terjadinya kesalahan dalam pencatatannya 2. Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi dapat memudahkan perusahaan dalam mengolah data sehingga tercapai hasil yang maksimal. 3. Sistem komputerisasi penyewaan kamar pada Dian Wisata Penginapan dan Kolam Renang akan membantu mengolah data secara maksimal. Mulai dari proses awal penyewaan kamar, proses pembayaran kamar hingga proses pembuatan laporan. Sistem yang terkomputerisasi juga lebih efektif dan efisien. Selain itu, kesalahan yang terjadi dalam pengolahan data juga akan lebih terminimalisir dengan adanya sistem komputerisasi. Penyimpanan data menjadi lebih terjamin keamanan dan dijamin keakuratan datanya, karena tindakan manipulasi data juga akan kecil kemungkinannya terjadi. REFERENSI Darmawan, Dadan Tanya Jawab Jual-Beli Properti. Jakarta: Visi. Fatta, H. A.. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Himiyati Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: PT. Elex Komputindo. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-21

10 Indrajani Perancangan Basis Data All in 1. Jakarta: PT. Elex Komputindo. Kendall, E. Kenneth. dan Julie, E. Kendall Analisa Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Grammedia. Kristanto.. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava. Mulyanto Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Puspitawati, L. dan Dewi Anggadini, S Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 1. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Sutarman Pengantar Teknologi. Jakarta: Bumi Aksara. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-22

11 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. 23