STRATEGI DAN PERANCANGAN REPOSITORY ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PERUSAHAAN MINIMARKET TOPCENTER

Transkripsi

1 STRATEGI DAN PERANCANGAN REPOSITORY ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PERUSAHAAN MINIMARKET TOPCENTER Heriyanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Minimarket Harapan Baru dan Minimarket Top center merupakan usaha keluarga yang bergerak dalam Industri Ritel. Minimarket Harapan baru berdiri pada tahun 2000 dengan luas 150m 2, 300m 2 pada tahun 2002 dan pada tahun 2005 menjadi 650m 2. Sedangkan minimarket Top center berdiri pada tahun 2003 dengan luas 150m 2 yang dikelola secara terpisah oleh Bapak Awang putih dan dan Bapak Juandi. Manusia adalah makhluk konsumtif. Pernyataan ini adalah hal yang mutlak, tidak ada manusia yang tidak pernah berbelanja. Batam merupakan kota industri dimana banyak pekerja yang umumnya berasal dari luar daerah. Hal ini menunjukan peningkatan jumlah populasi yang membuat permintaan kebutuhan sehari-hari sangatlah tinggi. Teknologi adalah integrasi. Pemamfaatan Teknologi Informasi sangat penting dalam bisnis ritel, point of sales yang terintegrasi umumnya tidaklah cukup dalam pengembangan bisnis ritel. Oleh sebab itu pada skripsi ini tidak hanya berbicara mengenai sebuah point of sales yang akan diintegrasi, namun juga berbicara mengenai strategi dan bisnis perusahaan. Keseruruhan hasil analisa dan pembahasan akan ditampilkan dalam sebuah Repository online, yang memudahkan pemilik dalam memahami bisnis yang dijalankan serta untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan melihat kedalam perusahaan dengan pandangan holistik dan terpadu dari arah strategi, praktek bisnis, arus informasi, dan sumber daya teknologi. Melaluipengembangan versi perusahaan saat ini dan masa depan, maka diharapkan terbentuk suatu pandangan yang terintegrasi, sehingga perusahaan dapat lebih baik mengelola transisi dari saat ini untuk metode operasi di masa depan. Kata kunci: Strategi Perusahaan, Strategi Bisnis, Sumberdaya dan Teknologi, Enterprise Architecture Repository.

2 1. Pendahuluan Persaingan dalam industri perdagangan kedepannya akan semakin kuat, karena mereka harus berfikir bagaimana caranya supaya produksi terus meningkat dan pendapatan tidak menurun dengan drastis, di tengah persaingan yang semakin ketat. Persaingan ketat tentunya berkaitan dengan jumlah pemain lokal dan retailer asing, dimana Indonesia memiliki potensi yang sangat besar. Dengan jumlah penduduk ke-empat terbesar dunia setelah Cina, Amerika, dan India. Maka bukan hal yang luarbiasa jika bermunculan sejumlah pemain retail lokal dan asing terus berdatangan ke Indonesia. Teknologi semakin berkembang, dan kemajuan nya dalam bidang Sistem informasi, telah menyumbangkan banyak kemajuan dalam kehidupan manusia. Baik dalam keseharian maupun dalam pengembangan usaha. Dampak dari kemajuan teknologi dapat kita lihat, dengan berubahnya gaya hidup manusia di abad-21 dengan abad sebelumnya. Di bidang industri bisnis khususnya perdagangan peranan teknologi informasi telah mengubah pola bisnis perusahaan, dapat kita lihat pada kegiatan transaksi yang semakin cepat dan praktis, penyediaan barang kebutuhan yang semakin tanggap dan tepat sasaran, penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan hingga perubahan bisnis konvensional ke virtual atau online. Konsumen merupakan satu-satunya tempat perusahaan mendapatkan pendapatan, oleh karena itu menjaga keselarasan menjadi hal yang tidak dapat di kompromi. dalam menjaga keselarasan, konsumen tidak hanya ingin dimengerti dan didengarkan untuk kebutuhan nya saat ini, tapi juga apa yang mereka inginkan dimasa depan. dan tentunya konsumen masa depan adalah konsumen yang memiliki ekspektasi yang lebih tinggi terhadap kualitas dan pelayanan.

3 Pada masa yang akan datang ketika transaksi virtual sudah menjadi hal yang umum, maka persyaratan sukses sebuah usaha tidak ditentukan lagi oleh seberapa banyak lokasi yang tentunya sangat membebani biaya operasional. Dalam sepuluh atau duapuluh tahun ke depan format retail yang ada seperti saat ini, misalnya supermarket, department store, convenience store dan hypermarket, akan pudar pamornya dan digantikan oleh format baru yang lebih sulit dibedakan garis pemisahnya antara satu format dengan format lain, antara retailer dengan food service atau restorandan antara retailer dengan supplier (channels blur). Akan marak supplier (manufacturer) yang membangun jaringan retailer sendiri. Seiring dengan munculnya format baru model bisnis, dan lahirnya generasi yang sadar dengan keunggulan teknologi akan memacu tingginya tingkat kepemilikan perangkat akses serta meratanya pengunaan internet di Indonesia. Tentunya ini akan mendorong ke arah perkembangan e-retailing yang sesungguhnya. Dimana dalam konsep e-retail pemesanan produk tidak perlu konsumen yang datang ke toko untuk berbelanja tapi cukup dengan memesan lewat media elektronik dan barang pun langsung di antar ke tempat tujuan dengan cepat, aman, dan tepat. Masalah yang akan timbul jika perkembangan model bisnis, hadirnya generasi yang sadar akan teknologi telat diantisipasi oleh peritel tentunya akan sangat menghambat perkembangan bisnis nya. Hal ini tentunya sangat tidak diharapkan, oleh karena itu diperlukan suatu perumusan rancangan yang memberikan arahan terhadap kegiatan perusahaan yang dilakukan secara berkesinambungan, sehingga setiap kegiatan memiliki kesesuaian dengan tuntutan, tantangan dan kebutuhan lingkungan perusahaan.

4 2. Methodology Metodologi yang digunakan penulis berdasarkan acuan dari 20 langkah dalam penyusunan Enterprise Architecture Methodology, yang terbagi atas 4 Tahapan yang dikemukakan Bernad (2005), dalam membangun Enterprise Architecture dengan kerangka kerja Enterprise Architecturecube3, yaitu: Phase 1: Pembentukan program Enterprise Architecture 1. Pembentukan program Enterprise Architecture dan Identifikasi Penanggungjawab Enterprise Architecture. 2. Menetapkan Enterprise ArchitectureMethodology. 3. Membangun tata kelola EA dan mengidentifikasi hubungan proses bisnis antar manajemen. 4. Mengembangkan perencanaan komunikasi guna mendapatkan perhatian dan masukan dari stakeholder. Phase 2: Kerangka kerja Enterprise Architecture dan Pemilihan alat 1. Memilih Kerangka kerja dokumentasi Enterprise Architecture. 2. Identifikasi Enterprise Architecture Line of business (LOB) dan menghilangkan atau menyederhanakan proses dokumenasi 3. Identifikasi Enterprise Architecture Component guna membentuk kerangka kerja. 4. Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan Enterprise Architecture Framework 5. Memilih aplikasi perangkat lunak atau alat untuk mendukung otomatisasi Enterprise Architecture documentation.

5 6. Memilih dan membuat sebuah Enterprise Architecture repository untuk analisa dan dokumentasi Phase 3: Dokumentasi Enterprise Architecture 1. Evaluasi Bisnis yang sedang berjalan dan dokumentasi teknologi yang digunakan dalam Enterprise Architecture 2. Dokumentasi saat ini (Sebagaimana adanya) dari komponen yang ada disemua area (level) kerangka kerja. Mengatur dan menyimpan artefak dalam repository online 3. Mengembangkan bisnis masa depan / skenario teknologi operasi 4. Identifikasi asumsi perencanaan masadepan untuk setiap skenario 5. Gunakan skenario dan program lain / staff untuk memasukan dokumentasi komponen Enterprise Architecturedalam semua area Enterprise Architecture Framework, dan menyimpan nya dalam repository online 6. Mengembangkan Enterprise Architecture Management Plan untuk urutan tranformasi dalam Enterprise Architecture. Phase 4: Pengunaan dan Pemeliharaan Enterprise Architecture 1. Mengunakan dokumentasi Enterprise Architectureuntuk mendukung pembuatan perencanaan. 2. Secara teratur mengupdate komponen pandangan saat in dan masadepan, dan informasi yang berkaitan untuk membuat Perspektif High-Level dan rincian kegiatan perusahaan dan sumberdaya yang digunakan di current and in the future operating environment.

6 3. Memaintain Enterprise Architecturere Repository, Permodelan Enterprisee Architectureyang terkait, dan analisa kemampuan 4. Rilis Update tahunann dalam Enterprise Architecturere plan. management Kemudian, dalam membangunn Repository Enterprise Architecture, penulis mengunakan yakni: 6 elemen dasar dari perancangan dokumentasi, 1) Dokumentasi kerangka kerja Enterprise Architecture 2) Impementasi Metodologi dalam mendukung penciptaan dari Current view of Architecture dan Future view of Architecture 3) Dokumentasi Current View Enterprise Architecture 4) Dokumentasi Future View Enterprise Architecture 5) Enterprise Architecture Manajemen Plan, dalam mengatur transisi dari Current to Future Architecture 6) Ancaman dalam penerapan, meliputi Pengamanan, Standarisasi, dan Tata kelola. Gambar 0.1 Repository Enterprise Architecture

7 Desain metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif-kualitatif dengan jenis penelitian experimental (Menunjukan sebab-akibat). Penelitian ini menurut penjelasan nya, kountur (2005, p116), merupakan penelitian dimana ada perlakuan (Treatment) terhadap variable independen. Gambaran umum dalam mendapatkan bahan untuk penelitian, penulis melakukan penelitian literlatur (Literature Reaseach), yaitu dengan mencari referensi dan teori-teori yang relavan yang akan dijadikan kreteria dalam membahas masalah yang ditemukan pada saat penelitian di lapangan. Dalam penelitian lapangan (field Reaserch), Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara (Inquires of the Client), analisa prosedur dan konfirmasi penelitian dari pemahaman penulis. Hasil penelitian lapangan kemudian dibandingkan dengan penelitian kepustakaan untuk diketahui masalah yang terjadi, kekuatan dan kelemahan, ancaman dan peluang, trend, model perancangan, hingga pembentukan solusi yang dapat disarankan. Penjelasan detail jenis data yang digunakan dalam penelitian sebagai berikut: 1) Data primer, adalah data yang benar benar dipergunakan oleh perusahaan dalam menjalakan usahanya. Data primer adalah data yang diperoleh

8 dengan cara wawancara dan analisa terhadap proses bisnis. Antara lain, berupa: a. Company profile b. Aplikasi yang digunakan c. Prosedur dan tata cara. d. Hasil wawancara 2) Data sekunder adalah data yang diperoleh berdasarkan referensi data dari luar perusahaan atau organisasi. Data sekunder yang diperoleh dengan cara pengabilan data dari buku, dan sumber sumber yang terbukti kebenarannya. Antara lain, berupa: a. Data publik b. Buku buku mengenai manajemen ritel c. Buku buku mengenai perancangan sistem d. Teknik pengumpulan data Dalam penelitian ini, penulis melakukan penelitian dengan studi lapangan dan studi kepustakaan. Sesuai dalam buku Umar (2008, p49), ada beberapa teknik pengumpulan data beserta perangkat pengumpulan data masing-masing. Namun dalam penelitian ini penulis mengunakan beberapa teknik pengumpulan data, diantaranya: 1) Studi lapangan dilakukan dengan cara tinjauan atau observasi langsung kepada pihak perusahaan yang notabenya adalah sebagai narasumber. Data diperoleh dengan teknik:

9 a. Wawancara, yaitu salah satu teknik dalam pengumpulan data. Pelaksanaannya dapat dilakukan secara langsung berhadapan dengan narasumber, ataupun secara tidak langsung seperti melakukan daftar pertanyaan untuk dijawab kesempatan lain. b. Survei, yaitu merupakan proses yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dalam sebuah wawancara yang terstruktur baik dengan atau seorang pewancara 2) Studi kepustakaan, merupakan pencarian data dengan cara kunjungan ke perpustakaan. Aktivitasnya antara lain membaca, mencatat, serta mempelajari literatur-literatur yang berkaitan dengan topik guna menemukan landasan teori yang akan digunakan dalam penelitian dan sumber data lain nya seperti browsing internet yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti. Studi kepustakaan ini bertujuan untuk mendapatkan data yang bersifat teoritis sehingga menunjang data yang telah diperoleh dari hasil observasi serta wawancara sehingga permasalahan penelitian dapat diselesaikan.

10 Teknik analisa data setiap tahap dalam perancangan sebagian besar mengikuti acuan kerangka dalam buku pedoman perancangan, diantaranya: An introduction to enterpise architecture (Bernard, 2005), Information Enginering book II: Planning and Analysis (Martin, 1990), Object Oriented analysis and desain (Mathiassen,2000), dan Knowledge Management Systems (Maier,2008). Sedangkan dalam tahap perumusan strategi penulis mengunakan beberapa buku pedoman, diantaranya: Strategic Management (Fred,2011), Retail Management (Levi and Weitz,2012), Strategy Maps (Kaplan, 2004).

11 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitan, dan wawancara, dan uraian bab-bab sebelumnya yang disesuaikan dengan tujuan dan mamfaat maka dapat di tarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan dirancang sistem Repository Enterprise Architecture, maka diharapan pemilik perusahaan mendapatkan gambaran dari sudut pandang bisnis, strategi dan teknologi. Segi bisnis, pemilik dapat lebih mendapat gambaran yang lebih luas mengenai persaingan bisnis dimasa depan, sehingga pemilik dapat mempersiapkan strategi yang efektif guna mencapai nya. Pandangan bisnis yang dirancang, dapat dilihat pada pembahasan bab4, diantaranya: 1. Perancangan model bisnis masa depan 2. Perencanaan bentuk perusahaan dan tata kelola bisnis masadepan 3. Aspek Manajemen keuangan bisnis ritel 4. Perencanaan Skenario Konsep Operasi masadepan 5. Desain perencanaan Skenario Konsep Operasi Masadepan. Strategi-strategi yang dirancang dari hasil pembahasan antara lain: 1. Perubahan Visi dan Misi perusahaan, strategic goal dan inisiatif 2. Pembentukan Budaya perusahaan 3. Perancangan strategi perusahaan dan pandagan terhadap pasar serta keunggulan kompetitif

12 4. Tata kelola dan prinsip serta roles dan tanggung jawab 5. Pembentukan Strategi Maps dalam mencapai keunggulan bersaing 6. Identifikasi 4 perspektif balance scorecard (keuangan, customer, internal, dan pertumbuhan) Sedangkanrancangan dari pandangan teknologi, diantaranya: 1. Analisa terhadap data dan informasi 2. Arsitektur manajemen pengetahuan 3. Jaringan dan Inftrasturktur 4. Spesifikasi kebutuhan perangkat digital 5. Rancangan repository online Kemudian dalam EA Manajemen Plan yang memiliki tujuan sebagai Model Perancangan dan Strategi Transisi dari EA Current view menuju EA Future view, dapat di lihat di Bagian Lampiran penulisan ini.

13 Daftar Pustaka Carol V. Brown,Daniel W. DeHayes, Jeffrey A. Hoffer, E. Wainright Martin, William C. Perkins (2012).Managing InformationTechnology.(7 th edition).newjersey:prentice Hall. Christina Whidya Utami. (2010). Manajemen Ritel.(2 nd Edition).Jakarta:Salemba Empat Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management.(5 th Edition).Pearson Education:Boston. Efraim Turban., Ramesh Sharda., & Dursun Delen. (2011). Decision Support and Business Intelligence Systems. (9 th Edition.). Pearson Education:Boston Fred R. David. (2011). Strategic Management:CONCEPTS AND CASES. (13 th edition). NewJersey:Prentice Hall. James Martin.(1990).Information Engineering: Planning and analysis(bookii).united States of America:Prentice Hall. Mathiassen, Lars., Andreas munk-madsen, Peter Axel Nielsen, dan Jan Stage. (2000). Object- Oriented Analysis and Design. (1 st edition). Marko Publishing Aps, Aalborg:Denmark. Michael Levy., & Barton A. Weitz. (2012). Retailing Management. (8 th edition). New York:McGraw-Hill. O Brien, James A. and Marakas, George M. (2006). Management information system. (7 th edition). Newyork:McGraw-Hill. Robert S.Kaplan., & David P.Norton. (2004). Strategy Maps. (1 st edition). United States of America:Harvard Business Schools. Ronald Maier. (2008).Knowledge management systems. (3 rd edition). Berlin:Springer. Scott A.Bernard. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. (2 nd edition). Bloomington:Author House.