Member Class. Alur Incoming dan Outgoing

Transkripsi

1 Member Class Alur Incoming dan Outgoing

2 Alur Incoming

3 Alur Incoming Menerima e-af Cek e-af Secretary lokal membuat surat izin clerkship Incoming team mengurus surat ke dekanat Incoming team mengurus surat ke RS (pastikan dokumen lengkap dan RS siap menerima incoming pada tgl bersangkutan)

4 Alur Incoming Cek CC (card of confirmation) Pastikan host family untuk incoming Pastikan siapa yang menjemput incoming Siapkan social program, welcoming party, farewell party Lengkapi incoming package (bag, alat tulis, logbook, souvenir)

5 Alur Incoming Perkenalkan keseharian / kebudayaan setempat Perkenalkan kepada dekan dan wadek III Perkenalkan kepada kepala bagian Perkenalkan kepada supervisor

6 Alur Incoming Pastikan mahasiswa incoming yang bersangkutan sudah menyelesaikan clerkship minimal 20 hari Selesaikan sertifikat sebelum dia pulang!! Say good bye

7

8 TAHAP 1 calon outgoers (min. smt 6 atau max telah jd dokter krg dr 6 bulan yg lalu ketika brgkt exchange nanti) mendaftarkan diri dan membeli af ke stand exchange masing2 lokal. setelah membeli map : mengisi af yg beli (6 pilihan negaranya yaitu 1 negara level 1+2 negara level 2+ 1negara level 3+ satu negara cadangan dari level 2+satu negara cadangan level 3) membuat cv (bahasa inggris formal) motivation letter (bhs inggris formal, tidak lebih satu halaman dg toleransi setengah halaman tambahan) hasil toefl test (tentative-> jika tidak ada dpt dinilai dr wawancara) mengembalikan af, motlet, cv, toefl test ke leo lokal masing2 (2minggu setelah pengambilan) wawancara calon outgoers dengan bahasa inggris (oleh leo/ex-leo, neo/ex-neo, nec/ex-nec, official cimsa nasional/exoffnas, pembina cimsa/dokter lokal bersangkutan, pewawancara luar kampus yg biasa wawancara utk exchange)

9 TAHAP 2 penyeleksian berkas (af pendaftaran, cv, motlet) calon2 outgoers berdasarkan nilai dari penialain motlet, cv, wawancara oleh leo. hasilnya dalam urutan peringkat nilai di lokal lalu dikirim ke neo berkas yang sudah diranking

10 TAHAP 3 penyerahan berkas-berkas yang telah diseleksi dilokal masing2 ke neo

11 TAHAP 4 neo membuat kontrak dg negara lain di august meeting, setelah august meeting neo menyeleksi berkas dari leo, baru diumumkan bulan agust/sept siapa outgoers yang diterima

12 TAHAP 5 pemastian kesediaan calon outgoers akan negara yg diumumkan neo. jika setuju, outgoers tanda tangan kontrak, langsung bayar biaya exchangenya, utk kontrak unilateral (50 euro) dan bilateral (260 euro) -> uang ini diluar living cost,tiket pesawat dll. deadline pembayaran diatur oleh treas nec scope

13 TAHAP 6 outgoers akan mendapat username dan pass di ifmsa.org dr leo, sehingga outgoers dapat log-in di ifmsa.org untuk lelengkapi dokumen. outgoers mengisi (e-af) sesuai exchange condition negara yg didapat. disini harus diperhatikan ketentuan2 yg dibutuhkan pada kota dan department yang dipilih outgoers leo mengirimkan e-af ke neo (cek outgoers mengupload motlet, cv, fotkop passport, foto, poe (proof of enrollment: surat yang menyatakan bahwa dia memang mahasiswa FK di ) dan recommendation letter (surat rekomendasi exchange dari FK...) dll sebaiknya semua file sudah lengkap bulan desember (untuk Health Insurance diberikan keringanan waktu untuk dilengkapi ketika CA keluar)

14 TAHAP 7 leo menyiapkan pre-departure training (pdt) untuk outgoers. pdt dilaksanakan dengan waktu yang tentative (dilaksanakan sebelum setiap outgoers berangkat) dan dilaksanakan dalam bentuk forum kecil yang dihadiri oleh ex-outgoers dari negara bersangkutan, outgoers, leo, scopeople bahkan incoming juga boleh di ajak. materi pada pdt ini adalah : sharing dengan ex-outgoers seputar exchange (living cost, place to go, culture) penjelasan dari leo tentang learning objective yang harus dibuat outgoers berdasarkan department yang akan didapat penjelasan dari leo tentang pembuatan artikel dari masing2 lo

15 TAHAP 8 dua bulan sebelum berangkat, outgoers mendapat ca (card of acceptance) dari negara tujuan dan bisa didownload di ifmsa.org, berati outgoers sudah diterima oleh negara tsb. ca berisi kota, departemen yg didapat dan waktu mulai koas. jadi outgoers sdh bisa ngurus dokumen perjalanan (tiket, visa dll)

16 TAHAP 9 setelah dokumen perjalanan siap (visa, tanggal keberangkatan, pesawat apa) untuk mengirim cc (card of confirmation) yang dikirim via database outgoers

17 TAHAP 10 outgoers tinggal menunggu dan mempersiapkan keberangkatan (visa, upon arrival documents!!!!, passport dll). sudah dimulai clerkship, outgoers mengisi logbook setiap hari. disini kita menyarankan outgoers untuk berdiskusi seputar lo nya setiap minggu dengan tutornya disana. TAHAP 11 outgoers yang pulang dipertemukan kembali dengan dekan dan dalam waktu dua minggu outgoers mengumpulkan artikel dari lo nya masing-masing

18 Selesaai Saatnya SWG! Recall memory kalian tentang alur incoming dan outgoing nya :D