ABSTRACT. APPLICATION SYSTEM OF EMPLOYEE HISTORY RECAPITULATION (SARRPeg) SETTLEMENT AND SPATIAL DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS OFFICE BATU CITY

Transkripsi

1 ABSTRACT APPLICATION SYSTEM OF EMPLOYEE HISTORY RECAPITULATION (SARRPeg) SETTLEMENT AND SPATIAL DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS OFFICE BATU CITY By: Moh. Saifudin Zufri 10/307735/DPA/03769 Settlement And Spatial Department Of Public Works Office Batu City is once of instititute in Batu City, East Java. Become a necessity for information system that organizes employee management problems. One of employee management processes is preferment and periodic salary increment. Inefficient system will decrease office s productivity. Considering the issues, it is necessary to build a system that is capable to optimize office works. Management information system, SARRPeg was built using laravel network and MySQL database. System is capable to handle employee management problem data, confirmation of preferment, achievement record, data of employee, and data of employee printing. The expected outcome of the research is an optimized employee management process that will support office works. Keywords : Employee management, Preferment, Salary Increment, Information system. xxii

2 1

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang berada di Kota Batu, Jawa Timur. Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang atau yang sering disingkat menjadi Dinas PU Ciptakarung Kota Batu membawahi dua Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD), yaitu Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pemadam kebakaran (Damkar) dan UPT Penerangan Jalan Umum (PJU). Sebagai instansi pemerintah, Dinas PU Ciptakarung Kota Batu memiliki fungsi yang strategis dalam pelaksanaan fungsi Kota Batu sebagai sebuah kota administratif dalam bidang penataan kota. Dalam melaksanakan kegiatannya, dinas menangani banyak bidang dalam menjalankan fungsinya, yaitu menangani permasalahan penataan kota seperti kebersihan, penerangan, dan pertamanan kota. Disamping fungsinya sebagai instansi pemerintah, Dinas PU Ciptakarung Kota Batu juga melakukan kegiatan-kegiatan keorganisasian berupa manajemen kepegawaian pada lingkungan dinas beserta UPT dibawahnya. Selama menjalankan kegiatan keorganisasian tersebut dinas masih menjumpai beberapa permasalahan yang berhubungan dengan data pegawai, seperti hilangnya data dan tidak adanya sistem yang efektif untuk mengorganisir proses kenaikan pangkat pada pegawai-pegawai yang ada pada dinas. Permasalahan tersebut tidak jarang terjadi karena selama ini dinas masih menerapkan sistem penyimpanan data pegawai dari Form Isian Pegawai (FIP) dan berkas-berkas pegawai secara konvensional pada media penyimpanan berupa suatu tempat khusus. Hal ini tentunya tidak mengurangi kemungkinan ada beberapa nama pegawai yang namanya tidak ditemukan dalam tempat penyimpanan berkas karena media penyimpanan yang riskan ketika dilakukan pencarian berkas dari nama pegawai tersebut, seperti yang saat ini sering terjadi pada dinas. Keriskanan tersebut terjadi karena daya tampung 1

4 2 media penyimpanan yang terbatas dan terkadang dilakukan sortir pada beberapa data nama-nama pegawai tertentu. Adanya data yang hilang akan menghambat pada proses konfirmasi kenaikan pangkat dan kenaikan gaji pegawai, proses-proses tersebut dengan sistem yang ada saat ini akan terdapat kemungkinan keterlambatan kepengurusan berkas karena tidak adanya suatu sistem yang berfungsi sebagai pengingat akan adanya nama-nama pegawai yang sudah memenuhi keadaan untuk proses kenaikan pangkat dan gaji. Sistem yang ada dirasa masih belum efisien dan efektif dalam membantu pelaksanaan organisasi dinas meskipun dalam beberapa waktu terakhir dinas menerapkan penyimpanan data-data pegawai pada sistem berbasis komputer karena masih belum adanya sistem pengingat untuk pemberitahuan tentang proses kenaikan pegawai Rumusan Masalah Dari apa yang telah diuraikan tersebut maka pokok-pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu yang dapat mendukung kegiatan kepegawaian pada dinas seperti penetapan jabatan, pengolahan data riwayat pegawai, dan pengurusan kenaikan pangkat Batasan Masalah Dari apa yang telah diuraikan tersebut maka batasan-batasan permasalahan dalam perancangan sistem informasi kepegawaian ini dibatasi pada : 1. Sistem hanya dapat melakukan proses rekap data pegawai berupa data riwayat hidup, riwayat pendidikan, riwayat pengangkatan dan kerja pegawai. Dan sistem dapat memprediksi serta mengkonfirmasi kenaikan pangkat pegawai. 2. Sistem tidak dapat mencatat riwayat jabatan dan riwayat pangkat pegawai sebelumnya kecuali riwayat yang terakhir sebagai bahan pertimbangan kenaikan pangkat dan data riwayat jabatan serta rangkap jabatan pada pegawai.

5 3 3. Sistem dapat merekam prestasi pegawai meliputi riwayat mengikuti diklat, seminar atau simposium, nilai prestasi DP-3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil) pegawai dan riwayat mendapatkan tanda jasa atau penghargaan. 4. Sistem hanya dapat mengurusi pengolahan data pegawai dan pengurusan proses kenaikan pangkat dan sistem tidak dapat merekam berkas-berkas pengajuan kenaikan pangkat melainkan konfirmasi dan memperbarui data setelah dinyatakan naik pangkat. 5. Sistem tidak secara otomatis memprediksi besar gaji yang diterima pegawai, mutasi, masa pensiun, tunjangan-tunjangan pegawai dan potongan yang diterima pegawai. 6. Penambahan data Tugas Belajar akan memperbarui data pendidikan terakir yang diakui dalam Surat Keputusan (SK) Pangkat pegawai dan untuk data pendidikan Perguruan Tinggi (PT) adalah jenjang tertinggi yang pernah ditempuh. 7. Isu keamanan tidak menjadi konsentrasi utama pengembangan sistem karena sistem ini nantinya hanya bersifat lokal meskipun berbasis web. Sistem dibangun menggunakan bahasa PHP dengan framework laravel Tujuan Penelitian Dengan berpedoman pada masalah diatas, maka tujuan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi kepegawaian yang mampu untuk menangani pengolahan data pegawai dan pengurusan kenaikan pangkat dan gaji pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu.

6 Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan yang telah diuraikan diatas, ketika penelitian telah selesai dilakukan diharapkan keluaran dapat diimplementasikan sehingga dapat membantu proses kerja/keorganisasian dalam hal ini pengolahan data pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu. Berikut manfaat yang diharapkan ketika hasil keluaran penelitian dapat diimplementasikan : 1. Sistem informasi yang efisien dan praktis pada proses keorganisasian dinas sehingga mengoptimalkan proses pengolahan data pegawai dengan lebih efektif. 2. Sistem informasi yang mampu mengurangi adanya terlewat atau lupa dalam menaikkan pangkat pegawai secara berkala atau reguler karena adanya pengingat dalam sistem yang dapat muncul jika kondisi telah memenuhi syarat yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga diharapkan kenaikkan pangkat para pegawai dalam dinas bisa diorganisir dengan baik sehingga tidak adanya keterlambatan pegawai dalam kenaikan pangkat baik reguler maupun secara pilihan karena kondisi atau prestasi tertentu. 3. Sistem informasi yang memudahkan dalam pencarian data tentang riwayat pegawai, jabatan pegawai, dan pangkat pegawai untuk menunjang proses lainnya seperti memperbarui data dan penghapusan data yang sangat tidak efisien jika proses dilakukan secara manual tidak oleh sistem mengingat jumlah pegawai dalam naungan dinas cukup banyak Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan data Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menyelesaikan penelitian ini adalah sebagai berikut :

7 5 a. Observasi Metode pengumpulan data dengan cara mengamati langsung prosesproses keorganisasian dan memahami proses kenaikan pangkat baik pilihan ataupun reguler dan gaji berkala yang ada dalam Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu. b. Wawancara Metode pengumpulan data dengan cara tanya-jawab langsung kepada narasumber terpercaya dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu. Wawancara dilakukan dengan staf bagian pengolahan data pegawai dalam dinas, wawancara dilakukan untuk memperoleh datadata yang nantinya digunakan dalam penelitian ini. Selain itu wawancara juga dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang diharapkan oleh pegawai dan staf pengolah data pegawai agar nantinya ideal dalam penggunaannya. c. Studi literatur Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan mempelajari informasi-informasi baik yang ada dalam ruang lingkup Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Batu ataupun sumber-sumber lain yang kredibel yang berhubungan dengan penulisan, analisis, perancangan, dan implementasi sistem. 2. Pengembangan sistem Metode pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini melalui tahapan-tahapan sebagai berikut : a. Analisis masalah Metode ini dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan sistem yang akan dibangun baik kebutuhan fungsional maupun non fungsional. b. Desain Dilakukan perancangan sistem yang meliputi perancangan proses, perancangan basis data, perancangan menu, dan perancangan antarmuka.

8 6 c. Implementasi Mengimplementasikan rancangan sistem yang telah dibangun menjadi sebuah aplikasi dengan cara pembuatan program dan uji coba pada sistem Sistematika Penulisan Berikut adalah gambaran menyeluruh dari sistematika penulisan laporan tugas akhir ini. BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang uraian sistematis terkait informasi hasil penelitian sejenis yang telah dilakukan sebelumnya yang disajikan dalam pustaka. Tinjauan pustaka dimaksudkan untuk mencari perbandingan dengan sistem informasi yang akan dibuat dengan tujuan untuk mencari pembeda antara sistem informasi yang akan dibuat. BAB III LANDASAN TEORI Berisi kumpulan konsep, teori, dan pendapat yang mendukung proses pengembangan sistem informasi yang dibangun serta pengetahuan tentang bahasa pemrograman dan sumberdaya yang digunakan dalam pengembangan sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Memaparkan analisis penelitian mengenai kebutuhan sistem dan perancangan dalam membangun sistem berdasarkan permasalahan yang ada dalam organisasi Dinas Ciptakarung Kota Batu. Analisis sistem meliputi analisis kebutuhan sistem, sedangkan perancangan sistem meliputi desain proses, desain basis data, desain struktur menu, dan desain antar muka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM

9 7 Bab ini berisi tentang penerapan sistem menjadi sebuah aplikasi yang sebelumnya telah didesain disertai dengan cara kerja dan penggunaan sistem. Berisi rincian dari penerapan desain sistem yang dibuat menjadi sebuah aplikasi yang menampilkan antarmuka pengguna disertai dengan cara kerja dan penggunaan sistem. BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang hasil implementasi sistem atau pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Berisi kesimpulan dari hasil seluruh kegiatan penelitian ini dan saran terhadap seluruh kegiatan penelitian yang telah dilakukan. Saran bertujuan untuk mendukung penelitian berikutnya demi kemajuan hasil penelitian selanjutnya khususnya penelitian yang memiliki kesamaan fokus penelitian.