ANALISIS PELAKSANAAN PENDAFTARAN RAWAT JALANPASIEN UMUM GUNA MENUNJANG TERTIB ADMINISTRASI REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK. II

Transkripsi

1 HARYANI ANALISIS PELAKSANAAN PENDAFTARAN RAWAT JALANPASIEN UMUM GUNA MENUNJANG TERTIB ADMINISTRASI REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK. II DUSTIRACIMAHI ABSTRAK ANALISIS PELAKSANAAN PENDAFTARAN RAWAT JALAN PASIEN UMUM GUNA MENUNJANG TERTIB ADMINISTRASI REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TINGKAT II DUSTIRA CIMAHI Tugas Akhir :90halaman Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pendaftaran rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat II Dustira Cimahi, khususnya pendaftaran rawat jalan pasien umum guna menunjang tertib administrasi rekam medis. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan data kualitatif, teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan cara pengamatan, wawancara, studi pustaka yang mempunyai relevansi erat dengan pokok permasalahan. Permasalahan yang ada dalam pelaksanaan pendaftaran rawat jalan pasien umum guna menunjang tertib administrasi rekam medis di Rumah Sakit Tingkat II Dustira Cimahi antara lain : (1).Pasien sering kali tidak membawa kartu identitas berobat (KIB); (2). Pasien yang kurang tertib dalam antrian pendaftaran; (3).Softwareyang ada di bagian pendaftaran terkadang error; (4) Terjadi penomoran ganda, yaitu pasien mempunyai dua nomor rekam medis. Adapun saran yang diberikan untuk memperbaiki pelaksanaan pendaftaran rawat jalan pasien umum guna menunjang tertib administrasi rekam medis adalah : (1). Pihak rumah sakit sebaiknya memberlakukan pencetakan ulang KIB jika pasien tidak membawa KIB dan diwajibkan membayar biaya administrasinya; (2)Sebaiknya sediakan fasilitas menunggu yang nyaman agar pasien tidak cepat bosan menunggu, sediakan petugas khusus untuk menertibkan antrian pasien pada saat mendaftar; (3).Pihak rekam medis sebaiknya mengajukan kepada pihak RS agar secara teratur melakukan maintenance untuk mengantisipasi software yang error; (4). Sebelum mendaftarkan pasien, baik itu pasien lama maupun pasien baru, petugas pendaftaran disarankan agar mencari data pasien terlebih dahulu sebelum akhirnya pasien didaftarkan untuk berobat. Kata kunci : Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Umum, Tertib Administrasi, Rekam Medis.

2 ABSTRACT HARYANI NPM Medical Record and Health Information ANALYSIS OF OUTPATIENT REGISTRATION IMPLEMENTATION TO SUPPORT MEDICAL RECORD ADMINISTRATION RULE IN RUMAH SAKIT TK. II DUSTIRA CIMAHI Final Report :90pages This research had the purpose to analysis of outpatient registration implementation to support medical record administration rulu in Rumah Sakit Tingkat II Dustira Cimahi. This research used a descriptive method with qualitative data approach, the data collecting techniques used observation, interview, literature reference implementation having relevance to the problem. The problem arose in general outpatient registration to support medical record administration rule in Rumah Sakit Tingkat II Dustira Cimahi, such as : (1). Patient often did not bring medical identification card;. (2). Patient didn n follow the rule in queue up of registration;(3).software in outpatient registration was sometimes error;(4).double numbering happened, thatwas a patients had two medical record number. The suggestions were given to repairoutpatient registration implementation to support medical record administration rule in Rumah Sakit Tingkat II Dustira Cimahi, such as : (1). The hospital side should make to reprint a identification card (KIB) if the patient does not bring it and the patient is required to pay administrative costs;(2).there isa waiting room for patiennt and there is special worker in queue registration;(3).hospital Partie should propose medical records to the hospital in order to perform maintenance on a regular basis to anticipate that the software waserror;(4). Before registration patient even though old patient or new patient, registration officer should look for data patient first before patient was enrolled for medical treatment. Keywords :Registration, Outpatient,General patientadministrationrule, Medical Record. BAB1 PENDAHULUAN Kesehatan merupakan suatu hal yang sangat penting dan mahal harganya.di dalam era globalisasi seperti sekarang, bayak orang berbondongbondong untuk menjaga dirinya agar tetap sehat. UU Kesehatan RI No. 36 tahun 2009 pada BAB 1 pasal 1 ayat 1, telah menyatakan bahwa kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual, maupun sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomi. Menurut SK MENKES RI NO 034/BIHRUP/1972, ada kejelasan bagi Rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan Rekam Medis. Menurut Azwar (1996:18) Salah satu kegunaan rekam medis adalah administrasi, yaitu suatu berkas rekam medik mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggungjawab sebagai tanda medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Di sini, Rekam Medis merupakan suatu sistem yang bertujuan menunjang tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayan di rumah sakit.maka untuk menciptakan tertib administrasi, perlu didukung dengan sistem atau pengolahan rekam medis yang baik dan benar.sistem pengolahan rekam medis salah satunya adalah pendaftaran pasien rawat jalan.pendaftaran pasien rawat jalan merupakan pelayanan pertama yang diberikan oleh pihak rumah sakit kepada pasien.

3 BAB II KERANGKA PEMIKIRAN DAN METODOLOGI PENELITIAN Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan menggunakan metode deskriptif, yaitu menggambarkan objek peristiwa yang bertujuan untuk memecahkan masalah pada saat sekarang, Notoatmodjo (1993:23) dimana penulis menggambarkan data yang diperoleh dari lapangan dengan cara menguraikan dan menarik kesimpulan dari data apa adanya ditinjau dari berbagai aspek. Sedangkan dari jenis datanya, penulis menggunakan metodologi penelitian kualitatif data yang dianilisnya berbentuk kualitas (kata-kata atau kalimat) Nasuha (2002:29). Kerangka Pemikiran Pendaftaran Rawat Jalan ( Variabel x ) 1. Syarat 2. Sarana 3. Prasarana 4. Prosedur (Dirjen Yanmed) Tertib Administrasi ( Variabel y ) 1. Kelengkapan isian resume medis 2. Keakuratan 3. Tepat waktu 4. Memenuhi Persyaratan hukum (Menurut Huffman 1990) Agar variabel dapat diukur dengan mnggunakan instrumen atau alat ukur, maka variabel harus diberi batasan atau definisi yang operasional atau definisi operasional variabel. Definisi operasional ini penting dan diperlukan agar pengukuran variabel atau pengumpulan data (variabel) itu konsisten antara sumber data (responden) yang satu dengan responden yang lain. Definisi operasioanl adalah uraian tentang batasan variabel yang dimaksud, atau tentang apa yang diukur oleh variabel yang bersangkutan. (Notoatmodjo, 2012 : 111) BAB III HASIL 1. Fasilitas pada bagian pendaftaran rawat jalan pasien umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi a. Meja dan Kursi Petugas Pendaftaran b. Kursi Bagi Pasien 2. Sistem pemberian nomor rekam medis pasien di RS Tk. II Dustira Cimahi Sistem pemberian nomor rekam medis di RS Tingkat II Dustira Cimahi adalah dengan menggunakan sistem penomoran unit. Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi 3. Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan Pasien

4 Umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi a. Jadwal Pendaftaran Pasien b. Poliklinik yang ada di RS Tingkat II Dustira Cimahi c. Layanan kesehatan d. Fasilitas peunjang medik 4. Hasil Penelitian Mengenai Pendaftaran Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk. II Dustira 1. Syarat a. Petugas Rekam Medis rawat jalan untuk pasien umum di Rumah sakit Tk. II Dustira ada 4 orang b. Berkas rekam medis dibawa oleh petugas pendaftaran dan tidak di di perkenankan dibawa oleh pasien/keluarga. c. Isi formulir rawat jalan dari identitas pasien, nomor rekam medis, membuat KIB, menyimpan dan menggunakan KIUP serta mencatat di buku register. 2. Sarana Meja dan kursi petugas pendaftaran, kursi pasien, seperangkat komputer, printer, printer KIB, Scanner KIB, alat tulis, formulir rekam medis, kartu identitas berobat 3. Prasarana a. PERMENKES No : 269/ MENKES/ PER/III/2008 Tentang Pendaftaran Pasien b. Pedoman Penyelenggara Rekam Medis 4. Prosedur a. Pasien datang ke tempat informasi untuk didata kemudian menuju pendaftaran. b. Petugas pendaftaran memanggil pasien secara berurutan mulai dari data yang diterima dari bagian informasi dengan menggunakan alat panggil khusus (elektrik). c. Pasien menyerahkan kartu berobat (barcode) kemudian petugas melakukan scan kartu berobat (barcode) pada komputer Rawat Jalan. d. Petugas mencarikan berkas rekam medis yang sesuai dengan nomor yang tertera pada kartu berobat. e. Kartu berobat dikembalikan kepada pasien f. Pasien diminta membayar di bagian kasir g. Selanjutnya pasien dipersilahkan untuk menuju ke poliklinik yang dituju. h. Petugas mengantarkan berkas rekam medis ke masing-masing poliklinik yang dituju. i. Setelah mendapatkan pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien : - Pasien diberi obat dengan mengambil resep dokter di apotek umum dan dapat langsungpulang. -Pasien dirawat. -Pasien dirujuk ke rumah sakit luar.

5 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 3.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan mengenai Pelaksanaan Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Umum di RS Tk. II Dustira Cimahi, maka yang dapat penulis simpulkan adalah : A. Pendaftaran pasien umum rawat jalan merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam medis yang dimulai ketika pasien mendaftarkan diri sampai mendapat pelayanan pemeriksaan dokter dan kembali pulang, dirujuk atau dirawat inap. B. Fungsi pendaftaran rawat jalan pasien umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi adalah tempat pertama kali pelayanan diberikan kepada pasien umum atau bayar sendiri. Fasilitas yang ada di bagian pendaftran adalah meja dan kursi petugas pendaftaran, kursi pasien, seperangkat komputer, printer, printer KIB, Scanner KIB, alat tulis, formulir rekam medis, kartu identitas berobat. Sedangkan petugas yang terkait pada bagian pendaftaran pasien umum ada 4 orang. Sistem pemberian nomor rekam medis pasiennya adalah dengan carapenomoran unit. Prosedur pendaftaran rawat jalan pasien umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi di mulai dengan : Pasien datang ke bagian informasi 3. Setelah mengambil no antrian pasien akan menunggu untuk dipanggil oleh petugas pendaftaran. 4. Setelah pasien mendapat giliran untuk dipanggil, maka petugas pendaftaran akan mendaftarkan pasien secara online. C. Pelaksanaan pendaftaran di RS Tingkat II Dustira Cimahi sudah terlaksana dengan cukup baik. Meskipun dalam beberapa hal masih terdapat permasalahan yang mengganggu tertib administrasi pelaksanaan pendaftaran dan pelayanan kepada pasien. Permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan pendaftaran rawat jalan pasien umum di RS Tingkat II Dustira Cimahi antara lain adalah : 1. Pasien seringkali tidak membawa kartu identitas berobat (KIB). 2. Pasien yang kurang tertib dalam antrian pendaftaran. 3. Software yang ada di bagian pendaftaran terkadang error. 4. Nomor rekam medis ganda seperti satu pasien mempunyai dua nomor rekam medis, yang terjadi karena kurang pemahaman dari pasien tentang pentingnya data. D. Upaya yang dilakukan oleh pihak RS Tingkat II Dustira Cimahi dalam mengatasi masalah yang ada antara lain :

6 1. Sebisa mungkin sarana yang ada di RS Tingkat II Dustira Cimahi dioptimalkan. 2. Selalu memberi pengarahan kepada pasien untuk selalu membawa KIB. 3. Pasien yang kurang terib dalam antrian diatasi oleh petugas pendaftaran dengan memberikan arahan kepada pasien agar mau bersabar. 4. Agar tidak terjadi penomoran ganda pada pasien maka sebelum petugas pendaftaran mendaftarkan pasien baru, terlebih dahulu akan dicari data pasien sebelum akhirnya didaftarkan. 3.2 Saran Dari berbagai permasalahan yang ada di RS Tingkat II Dustira Cimahi maka penulis akan mencoba memberikan saran yang mungkin dapat menjadi masukan kepada pihak RS agar prosedur pendaftaran menjadi lebih baik diantaranya : A. Agar pasien tidak lupa untuk membawa kartu identitas berobat (KIB), maka pihak rumah sakit sebaiknya memberlakukan pencetakan ulang KIB jika pasien tersebut tidak membawa KIB dan diwajibkan membayar biaya administrasinya dan petugas harus lebih aktif memberikan pengarahan kepada pasien agar selalu membawa KIB saat berobat kembali ke RS Tingkat II Dustira Cimahi. Kemudian seharusnya pihak rekam medis memasang peringatan/pengumuman di tempat pendaftaran. Contoh peringatan : DEMI KELANCARAN PROSES PENDAFTARAN DIHARAPKAN SETIAP KALI BEROBAT ULANG HARAP MEMBAWA KARTU IDENTITAS BEROBAT (KIB). TERIMAKASIH Lalu dicantumkan pula contoh gambar Kartu Identitas Berobat agar pasien lebih mengerti. B. Sebaiknya pasien tertib dalam antrian pendaftaran maka : 1. Sediakan mesin nomor antrian dan fasilitas menunggu yang nyaman agar pasien tidak cepat bosan menunggu. 2. Sediakan petugas khusus untuk menertibkan antrian pasien pada saat mendaftar. 3. Efektifkan penggunaan nomor antrian pendaftaran agar memudahkan petugas dalam mendaftarkan pasien. C. Pihak rekam medis sebaiknya mengajukan kepada pihak RS agar secara teratur melakukan maintenance untuk mengantisipasi software yang sering error, pihak RS agar lebih memperhatikan sistem informasi rekam medis yang ada, untuk petugas khusus agar cepat tanggap jika ada kejadian serupa. D. Untuk mencegah agar tidak terjadi penomoran ganda, maka sebelum mendaftarkan pasien, baik itu pasien lama maupun pasien baru, petugas pendaftaran disarankan agar mencari data pasien terlebih dahulu sebelum akhirnya pasien didaftarkan untuk berobat. Dengan begitu akan mengurangi terjadinya penomoran ganda dan memperkecil anggaran rumah sakit yang meningkat karena disebabkan oleh adanya penomoran ganda.

7 LAMPIRAN

8

9

10

11

12

13

14 76