BAB IV HASIL PENGAMATAN. dikenal dengan nama Centrale Buzgerlijke Ziekewsichting (CBZ).

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum RSUP Dr. Kariadi 1. Sejarah Singkat RSUP Dr. Kariadi a) Didirikan pada jaman penjajahan Belanda tanggal 9 September 1925 dikenal dengan nama Centrale Buzgerlijke Ziekewsichting (CBZ). b) Pada jaman penjajahan Jepang namanya diubah menjadi PURUSARA (Pusat Rumah Sakit Rakyat). c) Menjadi rumah sakit vertikal milik Departemen Kesehatan dengan nama RSUP Dr. Kariadi berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No.21215/Kab/1964 tanggal 14 April d) Berdasarkan SK Menkes RI No.546/Men.Kes/SK/III/1978 diklasifikasikan menjadi Rumah Sakit Umum kelas B Pendidikan dengan SK MenKes RI No.134/Menkes/SK/1978 mengatur tentang struktur RS Dr. Kariadi. e) Berdasarkan SK MenKes RI No.1130/Menkes/SK/XII/1993, tanggal 10 Desember 1993 ditetapkan menjadi RS Unit Swadana dengan struktur organisasi berdasarkan SK MenKes No.546/Menkes/VI/1994 tanggal 13 Juni 1994 Tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Kariadi. f) Pada tahun 1997 sebagai Instansi Pemerintah Pengguna Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) berdasarkan UU No.20 tahun

2 44 g) Berdasarkan PP No.120 Tahun 2000 tentang Pendirian Perusahaan Jawatan RSUP Dr. Kariadi, status rumah sakit berubah menjadi Perusahaan Jawatan yang operasional mulai Tahun h) Pada tahun 2005 diubah statusnya menjadi Instansi Pemerintah yang menerapkan PPK-BLU berdasarkan PP No.23 tahun 2005 dan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1243/MENKES/SK/VII/2005 tanggal 11 Agustus Visi MENJADI RUMAH SAKIT PENDIDIKAN DAN RUJUKAN NASIONAL YANG UNGGUL 3. Misi a) Menyediakan pelayanan kesehatan dan rujukan yang paripurna, bermutu tinggi, menjamin keselamatan pasien dan menjangkau seluruh masyarakat. b) Menyediakan pendidikan dan pelatihan yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang tetap berorientasi pada keselamatan pasien. c) Melaksanakan dan memfasilitasi penelitian yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi yang menjamin keselamatan pasien.

3 45 4. Struktur Organisasi Rumah Sakit 5. Jenis Pelayanan di Rumah Sakit a) Pelayanan Unggulan 1) Bedah Epilepsi 2) Geriatri 3) Leptospira b) Pelayanan Menonjol 1) Operasi Transplantasi Ginjal Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit 2) Operasi Transplantasi Sumsum Tulang (dilakukan sejak 1987, sepat vakum, mulai 2012 pelayanan ini sudah dibuka kembali 3) Operasi Penyesuaian Kelamin

4 46 4) Operasi Kembar Siam 5) Operasi Jantung Terbuka 6) Operasi Prothesa Penis 7) Operasi Cangkok Hati 8) Team Hospital Infection. c) Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Geriatri 2) Poliklinik Rehabilitasi Medik 3) Poliklinik Rawat Jalan : a. Poliklinik penyakit dalam b. Poliklinik bedah umum c. Poliklinik anak d. Poliklinik obsgyn e. Klinik THT f. Klinik mata g. Klinik saraf h. Klinik DOTS TB i. Klinik metadon j. Klinik hemodialisa k. Klinik sitostatika / kemoterapi l. Poliklinik kulit dan kelamin m. Klinik kesehatan jiwa / psikiatri n. Poliklinik gigi dan mulut

5 47 o. Poliklinik tumbuh kembang p. Poliklinik KB dan infertilitas q. Poliklinik CDC r. Klinik psikologi s. Klinik gizi t. Klinik VCT u. Klinik anestesi 4) Klinik Jantung dan Pembuluh Darah a. Check up cardiovaskuler 5) Poliklinik Privat Paviliun Garuda a. Klinik spesialis penyakit dalam b. Klinik spesialis kandungan & kebidanan c. Klinik spesialis anak d. Klinik spesialis neurologi e. Klinik spesialis kulit & kelamin f. Klinik spesialis gigi & mulut g. Klinik spesialis andrologi h. Klinik spesialis radioterapi i. Klinik spesialis kedokteran nuklir j. Klinik spesialis bedah k. Klinik spesialis THT l. Klinik spesialis mata m. Klinik spesialis rehabilitasi medik

6 48 n. Klinik sub spesialis genetika o. Klinik spesialis psikologi p. Klinik spesialis bedah saraf q. Klinik spesialis psikiatri r. General check up d) Pelayanan Rawat Inap 1) Ruang presiden suit 2) Ruang VVIP 3) Ruang VIP 4) Kelas I, II, III 5) Ruang rawat intensif 6) Ruang isolasi e) Pelayanan Instalasi Gawat Darurat 24 Jam 1) Gawat darurat bedah dan non bedah 2) Gawat darurat kebidanan 3) Gawat darurat anak 4) Gawat darurat penyakit dalam 5) Dokter jaga 6) Pelayanan ambulance 24 jam. f) Pelayanan Penunjang 1) Radiologi 2) Rehabilitasi medik 3) Central diagnostic clinic

7 49 4) Hemodialisa 5) Farmasi 24 jam 6) Laboratorium 7) Laundry dan CSSD 8) Gizi 9) Pemulasaran jenasah g) Pelayanan Lainnya 1) Pelayanan general check up 2) Pelayanan check up kardiovaskular 3) Mobil jenasah gratis 4) Tempat praktek pendidikan h) Fasilitas Umum 1) Fasilitas parkir 2) Ruang tunggu pengunjung pasien 3) Kantin dan pertokoan 4) Fotokopi 5) Bank / ATM 6) Internet dan hotspot 7) Perpustakaan i) Pelayanan Asuransi 1) JKN (BPJS) 2) JAMSOSTEK 3) JAMKESDA

8 50 4) Asuransi lain B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis 1. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis a) Kepala Instalasi Rekam medis Dr. Fatimah Dyah N, SpM. MARS Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis b) Penjab Pelayanan & Mutu Pelayanan Dr. Hari Hendrianto S, Sp.An. KAKV Bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Rekam Medis dalam : 1) Staff IRJA 2) Staff IGD 3) PJRM 4) Staff Casemix

9 51 c) Penjab Sarana dan Prasarana Sugiharto, Amd.PK, SKM Bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Rekam Medis dalam : 1) Staff Pengelola RM 2) Staff Pelaporan 3) Administrasi dan Surat Kedokteran 4) Staff Logistik dan Penyimpanan RM 2. Visi IRM Menjadi pusat pelayanan dan pengembangan rekam medik yang komprehensif di lingkungan RSUP Dr. Kariadi yang bertaraf Internasional. 3. Misi IRM a) Mempelopori inovasi pengembangan pelayanan kesehatan di Rekam Medis melalui pendidikan dan penelitian yang unggul di RSUP Dr. Kariadi Semarang. b) Meningkatkan kualitas dan profesionalisme tenaga rekam medik dalam rangka mendukung pendidikan dan pelayanan kesehatan di bidang Rekam Medik RSUP Dr. Kariadi Semarang. c) Memberikan pelayanan rekam medik yang optimal kepada pasien sesuai dengan kebutuhan. d) Menjunjung tinggi sikap profesionalisme untuk mencapai pengembangan pelayanan kesehatan, pendidikan, dan penelitian dalam Rekam Medik di RSUP Dr. Kariadi Semarang.

10 52 C. Hasil Pengamatan 1) Karakteristik petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Petugas Umur (tahun) Pendidikan Terakhir Pengalaman Kerja Keg 1 Keg 2 Keg 3 Keg 4 Keg 5 A 36 S1 12 tahun Komputer B 55 SLTA 36 tahun C 55 S1 Sosial 33 tahun Politik D 25 S1 2,5 tahun Kesehatan Masyarakat E 30 S1 Akutansi 2,5 tahun Keterangan : Kegiatan 1 Kegiatan 2 Kegiatan 3 Kegiatan 4 Kegiatan 5 : Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran : Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali : Melakukan pencarian DRM : Membuat buku DRM pasien baru : Melakukan biling keuangan RSUP Dr. Kariadi Semarang memiliki 5 orang petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi. Dari 5 orang petugas pendaftaran Poli Radioterapi tidak ada satu petugas pun yang memiliki latar belakang pendidikan Rekam Medis. Dan bahkan ada yang hanya lulusan SLTA meskipun dengan pengalaman kerja selama 36 tahun. Dari tabel lama waktu pelayanan per petugas dapat disimpulkan bahwa petugas yang memiliki pengalaman kerja yang lama juga

11 53 mempengaruhi kecepatan petugas pendaftaran. Petugas dengan usia yang lebih tua memiliki tingkat kecepatan pelayanan yang lebih rendah dibandingkan dengan petugas yang memiliki usia lebih muda. Status tingkat pendidikan terakhir seseorang juga mempengaruhi lama waktu pelayanan karena di dalam pendaftaran terdapat kode penyakit dan kode tindakan yang harus diinput. Apabila seseorang tidak memiliki pengalaman yang cukup dan tidak memiliki latar belakang pendidikan bidang kesehatan pasti akan menghambat pelayanan pendaftaran. 2) Mendeskripsikan tugas pokok petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun 2017 Jenis kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi antara lain : a) Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan. Pendaftaran meliputi : 1) Cetak SEP 2) Cetak Form Kendali 3) Di daftarkan dengan cara manual dan elektronik b) Melakukan verifikasi berkas pendaftaran. Verifikasi meliputi : 1) Foto copy surat rujukan dari rumah sakit tipe B atau C 2) Foto copy surat perjanjian kontrol 3) Kartu BPJS asli 4) Kartu hijau program radioterapi

12 54 c) Melakukan pencarian DRM. d) Membuat DRM untuk pasien baru. e) Melakukan biling keuangan. 3) Melakukan perhitungan rata-rata waktu kerja tiap tugas pokok dan tugas tambahan petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Tabel 4.2 Waktu penyelesaian tugas per tahun No Tugas Pokok Harian Waktu Penyelesaian/Tugas per Menit 1 Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali Melakukan pencarian DRM Membuat buku DRM pasien baru Melakukan biling keuangan ) Mengidentifikasi standar beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun a) Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran

13 55 b) Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali c) Melakukan pencarian DRM d) Membuat buku DRM pasien baru e) Melakukan biling keuangan

14 56 5) Mengidentifikasi standar kelonggaran petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Tabel 4.3 Daftar standar kelonggaran petugas A pendaftaran rawat jalan Kegiatan Pelatihan kompetensi dasar Rata-rata waktu Rata-rata waktu per tahun WKT (jam) SKK = rata-rata waktu pertahun/wkt 8 jam / tahun ,004 BLS / K3 6 jam / tahun ,003 Total SKK 0,007 Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas pendaftaran rawat jalan A FKK = 1 : {1-(total SKK : 100)} = 1 : {1-(0,007 : 100) = 1 : 0,99993 = 1,00 Tabel 4.4 Daftar standar kelonggaran petugas B pendaftaran rawat jalan Kegiatan Rata-rata waktu Rata-rata waktu per tahun WKT (jam) SKK = rata-rata waktu pertahun/wkt Pelatihan 8 jam / tahun ,004 kompetensi dasar BLS / K3 6 jam / tahun ,003 Breefing 3 jam / ,084 minggu Service exellent 6 jam / tahun ,003 Total SKK 0,094 Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas pendaftaran rawat jalan B FKK = 1 : {1-(total SKK : 100)}

15 57 = 1 : {1-(0,094 : 100) = 1 : 0,99906 = 1,00 Tabel 4.5 Daftar standar kelonggaran petugas C pendaftaran rawat jalan Kegiatan Pelatihan kompetensi dasar Rata-rata waktu Rata-rata waktu per tahun WKT (jam) 8 jam / tahun ,004 BLS / K3 6 jam / tahun ,003 Breefing 3 jam / ,084 minggu Service exellent 6 jam / tahun ,003 Total SKK 0,094 SKK = rata-rata waktu pertahun/wkt Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas pendaftaran rawat jalan C FKK = 1 : {1-(total SKK : 100)} = 1 : {1-(0,094[ : 100) = 1 : 0,99906 = 1,00 Tabel 4.6 Daftar standar kelonggaran petugas D pendaftaran rawat jalan Kegiatan Pelatihan kompetensi dasar Rata-rata waktu Rata-rata waktu per tahun WKT (jam) 8 jam / tahun ,004 BLS / K3 6 jam / tahun ,003 Total SKK 0,007 SKK = rata-rata waktu pertahun/wkt

16 58 Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas pendaftaran rawat jalan D FKK = 1 : {1-(total SKK : 100)} Kegiatan = 1 : {1-(0,007 : 100) = 1 : 0,99993 = 1,00 Pelatihan kompetensi dasar Tabel 4.7 Daftar standar kelonggaran petugas E pendaftaran rawat jalan Rata-rata waktu Rata-rata waktu per tahun WKT (jam) 8 jam / tahun ,004 BLS / K3 6 jam / tahun ,003 Total SKK 0,007 SKK = rata-rata waktu pertahun/wkt Faktor kelonggaran kategori (FKK) petugas pendaftaran rawat jalan E FKK = 1 : {1-(total SKK : 100)} = 1 : {1-(0,007 : 100) = 1 : 0,99993 = 1,00 6) Menghitung kuantitas kegiatan tugas pokok dan tugas tambahan per tahun. Kuantitas kegiatan pokok = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif Kuantitas kegiatan pokok = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 117,88 x 231 = ,28 pasien / tahun

17 59 7) Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas. Waktu Kerja Tersedia = {A (B+C+D+E)} x F A = Hari Kerja B = Cuti Tahunan : 5 x 52 = 260 hari / tahun : 12 hari / tahun C = Pelatihan & Pendidikan : 3 hari / tahun D = Hari Libur Nasional E = Tidak Hadir Kerja F = Waktu Kerja : 11 hari / tahun : 3 hari / tahun : 8 jam / hari Waktu Kerja Tersedia = {A (B+C+D+E)} x F = {260 ( )} x 8 = jam / tahun = menit / tahun 8) Menghitung jumlah kebutuhan tenaga pendaftaran berdasarkan beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun 2017 dengan menggunakan metode WISN. a) Analisa deret berkala (time series data / trend data) Tabel 4.8 Jumlah kunjungan pasien per tahun Tahun Jumlah

18 60 Tabel 4.9 Perhitungan trend dengan metode kuadrat kecil Tahun Y X XY x Jumlah Langkah untuk mencari prediksi beban kerja per tahun adalah sebagai berikut : 1) Mencari nilai a dan b a = Y = N 5 = 9.854,4 b = xy = x 2 10 = 5.791,8 2) Masukkan ke dalam rumus kuadrat kecil yaitu : Y 2017 = a + bx = 9.854,4 + (5.791,8 x 3) = ,8 = Berdasarkan perhitungan, dapat diketahui prediksi jumlah pasien pada tahun 2017 adalah pasien.

19 61 b) Kebutuhan tenaga pendaftaran 1) Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran. 2) Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali. 3) Melakukan pencarian DRM. 4) Membuat buku DRM pasien baru. 5) Melakukan biling keuangan.

20 62 Tabel 4.10 Perbandingan kebutuhan tenaga No Kegiatan Kebutuhan Petugas 1 Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran 1,30 2 Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali 1,79 3 Melakukan pencarian DRM 2,08 4 Membuat buku DRM pasien baru 2,08 5 Melakukan biling keuangan 1,38 Jumlah 8,63 Tabel 4.11 Tabel perbandingan kebutuhan tenaga No 1 Kategori SDM Kebutuhan petugas pendaftaran Staf yang ada (a) Kebutuhan staf (b) Kurang/lebih (a-b) WISN ratio Keadaan masalah tenaga 5 8,63-3, Kurang D. Analisa Data Berdasarkan perhitungan jumlah perbandingan antar kebutuhan petugas A, B, C, D, dan E dengan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan petugas pendaftaran poli rawat jalan radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang maka jumlah kebutuhan petugas pendaftaran tahun 2017 adalah sebanyak 8,63 = 9 petugas. Sedangkan petugas pendaftaran yang ada saat ini adalah 5 orang petugas. Artinya tidak sesuai dengan beban kerja yang ditanggung oleh petugas pendaftaran. Perlu penambahan petugas sebanyak 4 orang.