UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KETERANGAN MENGENAI MAJLIS KONVOKESYEN UPM KE

Transkripsi

1 1. Tarikh Majlis Konvokesyen UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KETERANGAN MENGENAI MAJLIS KONVOKESYEN UPM KE Keterangan Majlis Konvokesyen UPM Ke-37 (2013) PJJ 1.1 Majlis Konvokesyen Universiti Putra Malaysia (UPM) Ke-37 akan diadakan di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM pada: Tarikh : 29 Oktober 2013 Hari/Sesi : Selasa (1 hari/ sesi 7 dan 8) Graduan boleh menyemak sebarang maklumat dari semasa ke semasa mengenai Majlis Konvokesyen termasuk susunan graduan mengikut program dan sesi (rujuk Lampiran 1) melalui laman web rasmi Bahagian Akademik: 2. Kehadiran Graduan 2.1 Sebagaimana termaktub dalam Acara Konvokesyen UPM, ijazah dan diploma hendaklah biasanya dikurniakan hanya kepada graduan yang hadir pada sesuatu Konvokesyen dengan syarat bahawa Senat boleh, dalam keadaan luar biasa, memutuskan supaya sesuatu Ijazah atau Master dikurniakan tanpa hadir. 2.2 Graduan hendaklah mematuhi arahan kehadiran yang telah ditentukan mengikut sesi yang ditetapkan. 2.3 Graduan tidak dibenarkan menangguhkan Majlis Konvokesyen ataupun mewakilkan kepada orang lain bagi menghadiri Majlis Konvokesyen. 3. Yuran Graduan 3.1 Graduan sama ada yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen atau tidak adalah diwajibkan membayar yuran graduan mengikut kadar berikut: Graduan Ijazah Master Graduan Ijazah Bacelor : RM : RM Yuran Graduan UPM/Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) yang menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah dibayar selewat-lewatnya pada 24 Oktober 2013 (Khamis) sama ada menggunakan:- (a) SLIP BANK CIMB Bank MALAYSIA ; ATAU kepada BENDAHARI, UNIVERSITI PUTRA (b) CIMBClicks (tertakluk graduan atau keluarga graduan merupakan pemegang akaun CIMB Bank) iaitu perkhidmatan perbankan peribadi melalui internet yang disediakan oleh CIMB Bank Berhad. (Untuk maklumat lanjut, sila layari laman web ATAU Wakil graduan yang ingin membuat pembayaran bagi pihak graduan perlu mengetahui nombor matrik graduan untuk dimaklumkan kepada petugas kaunter. 3.3 Bagi graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen, yuran graduan boleh dibayar pada bila-bila masa (waktu bekerja) di mana-mana cawangan CIMB Bank, Skrol/Transkrip graduan hanya akan dikeluarkan selepas tarikh konvokesyen dan selepas segala yuran termasuk yuran graduan dan hutang tertunggak (jika ada) dijelaskan. 1

2 3.4 Bagi graduan yang membuat pembayaran dengan menggunakan: Keterangan Majlis Konvokesyen UPM Ke-37 (2013) PJJ (a) SLIP BAYARAN WANG TUNAI MASUK CIMB BANK NO AKAUN Graduan/wakil graduan hendaklah membawa salinan SLIP BANK tersebut (salinan Bendahari UPM) sebagai bukti yuran telah dijelaskan semasa meminjam pakaian akademik. (PERINGATAN : JANGAN POS SLIP BANK KE UPM); ATAU (b) Perkhidmatan CIMBClicks, graduan/wakil graduan hendaklah membawa salinan cetakan transaksi wang yang mempunyai nombor rujukan transaksi (8 digit yang telah berjaya dikreditkan ke akaun Universiti Putra Malaysia (Kampus Serdang). 4. Kajian Pengesanan Graduan Graduan juga dikehendaki melengkapkan Kajian Pengesanan Graduan 2013 Secara Online bermula 09 Oktober 2013 (Rabu) melalui sistem kajian seperti berikut: (a) Sistem Kajian Pengesanan Graduan (Kementerian Pendidikan Malaysia) (Laman Web: Sila cetak Slip Pengesahan di laman terakhir borang kajian dan bawa bersama semasa minggu pengambilan jubah akademik untuk disemak dan disahkan di kaunter semakan (Kaunter CEM). Kegagalan graduan mengemukakan slip pengesahan ini akan menyebabkan kerumitan semasa berurusan sepanjang minggu konvokesyen berlangsung. 5. Pinjaman dan Pemulangan Pakaian Akademik 5.1 Graduan hendaklah terlebih dahulu membayar yuran graduan sebelum meminjam pakaian akademik. Pengesahan membuktikan bahawa yuran graduan telah dijelaskan perlu dikemukakan semasa meminjam pakaian akademik. 5.2 Graduan (Prasiswazah) DIKEHENDAKI mengemaskini kedua-dua borang pinjaman pakaian akademik seperti berikut ; (a) borang secara `online melalui portal pelajar di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) di menu `mykonvokesyen (borang pakaian akademik). (b) borang peminjaman pakaian akademik (salinan keras/hardcopy) 5.3 Pakaian akademik bagi graduan ijazah Bacelor yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah dipinjam dari Universiti. Ia terdiri daripada sehelai jubah (warna maroon), sehelai hood (mengikut warna rasmi fakulti) dan satu unit mortar board. Manakala pakaian akademik bagi graduan Diploma terdiri daripada sehelai jubah (warna kelabu) dan satu unit mortar board. 5.4 Graduan diminta memastikan: (a) jubah program pengajian adalah betul iaitu sama ada jubah Ijazah Lanjutan, Ijazah Bacelor (b) hood yang diterima adalah betul dengan warna Fakulti; (c) pakaian akademik yang diterima berada dalam keadaan baik dan sempurna. 5.5 Graduan tidak dibenarkan meminda atau mengubahsuai mana-mana bahagian pakaian akademik yang dipinjam. 5.6 Urusan peminjaman pakaian akademik akan dilaksanakan di Kompleks Akademik Pusat, UPM. Bagi memastikan urusan peminjaman pakaian akademik dapat berjalan dengan lancar dan teratur (terutama pada hari Sabtu dan Ahad), semua graduan dikehendaki mengenal pasti dan patuh akan penetapan maklumat peminjaman pakaian akademik sebagaimana berikut: 2

3 Mulai 19 Oktober 2013 (Sabtu) hingga 24 Oktober 2013 (Khamis) Tarikh Masa Urusan Catatan Oktober 2013 (Sabtu & Ahad) Oktober pg 4.30 ptg Pelajar program PJJ UPMET perlu menjelaskan bayaran 8.30 pg 1.00 tgh yuran graduan sebelum mengambil jubah di DKAP 1.00 tgh 2.15 ptg (Kompleks Akademik Pusat) (Rehat) 24 Oktober 2013 (Khamis) 2.15 ptg 4.30 ptg ptg Kaunter pakaian akademik ditutup sementara pada sebelah pagi untuk Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen : 9.00 pagi 1.00 petang (bagi graduan yang menerima skrol pada Sesi 7 dan 8) 5.7 Pakaian akademik yang dipinjam hendaklah dikembalikan semula pada atau selewat-lewatnya 1 November 2013 (Jumaat) sebelum jam 4.30 petang di Kompleks Akademik Pusat, UPM. (Sila rujuk tarikh dan masa pemulangan pakaian akademik yang ditetapkan) 5.8 Pihak Universiti akan mengenakan bayaran denda terhadap mereka yang lewat memulangkan pakaian akademik mulai 4 November 2013 (Isnin) iaitu RM10.00 hari pertama selepas tarikh akhir pemulangan dan ditambah RM5.00 bagi setiap hari berikutnya. Bayaran denda hendaklah dibuat di Kaunter Pelanggan Bendahari III, Tingkat Bawah, Bangunan Pentadbiran, UPM dan resit bayaran hendaklah dikemukakan semasa memulangkan pakaian akademik. 5.9 Pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab atas sebarang kerosakan atau kehilangan pakaian akademik yang dipinjam oleh graduan Jika pakaian akademik yang dipinjam itu rosak atau hilang, bayaran akan dikenakan dan skrol/transkrip tidak akan dikeluarkan sehingga bayaran tersebut dijelaskan. Kadar bayarannya adalah seperti berikut: Program Jumlah Bayaran (RM) Jubah Hood Mortar Board Bonnet Ijazah Bacelor Diploma Master PhD Pakaian Semasa Menghadiri Majlis Konvokesyen 6.1 Graduan Ijazah Master, Bacelor dan Diploma yang menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah, dalam majlis itu, berpakaian seperti berikut (rujuk contoh di Gambarajah 1):- Wanita - pakaian labuh hingga buku lali/skirt labuh, baju/blaus berlengan panjang dan lengkap menutup hingga ke leher/suit dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Warna pakaian adalah bebas. - Bagi yang memakai tudung kepala, dicadangkan agar menggunakan 3

4 tudung kepala warna cerah supaya mudah disesuaikan dengan warna hood fakulti masing-masing (program Bacelor). - Kasut hendaklah berwarna gelap dan bertutup pada bahagian hadapan dan belakang. - Kasut sukan/selipar/kasut yang terbuka di belakang/kasut berwarna cerah atau putih adalah TIDAK DIBENARKAN. - Skirt pendek TIDAK DIBENARKAN. - Pant suits adalah dibenarkan. - TIDAK DIBENARKAN memakai pakaian yang menutup muka. Lelaki - Kemeja lengan panjang berkolar, bertali leher dan lengkap memakai kot, berseluar slack berwarna gelap atau lengkap memakai Lounge Suit berwarna gelap, berstoking dan berkasut gelap dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Seluar jeans dan seluar pendek TIDAK DIBENARKAN. - Kasut sukan/selipar/kasut berwarna cerah atau putih TIDAK DIBENARKAN. - Potongan rambut perlulah pendek dan kemas. 6.2 Majlis Konvokesyen ini adalah satu upacara rasmi Universiti. Graduan diingatkan supaya mematuhi peraturan pakaian seperti dinyatakan di atas. Graduan yang TIDAK MEMATUHI peraturan pakaian TIDAK AKAN DIBENARKAN masuk, berarak atau naik ke pentas untuk upacara pengurniaan Ijazah Bacelor dan Master. 7. Kad Jemputan 7.1 Kad jemputan dan arahan lain hanya akan diedarkan semasa graduan/wakil graduan meminjam pakaian akademik. 7.2 Pihak Universiti tidak bertanggungjawab atas kehilangan kad jemputan yang telah diedarkan dan kad yang hilang tidak akan diganti. 7.3 Setiap graduan akan diberikan satu (1) kad jemputan untuk dua orang tetamu graduan bagi menghadiri Majlis Konvokesyen di Dewan Pusat Kebudayaan dan Keseniaan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS). 8. Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen 8.1 Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen akan diadakan di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah. Bagi Graduan Program PJJ maklumat adalah seperti berikut; 24 Oktober 2013 (Khamis) jam 9.00 pagi - Graduan yang terlibat adalah graduan yang telah ditetapkan menerima skrol untuk sesi 7 dan Semua graduan dikehendaki menghadiri taklimat dan raptai ini supaya lebih memahami acara yang akan dijalankan pada hari Konvokesyen nanti. 8.3 Pihak Universiti boleh menghalang mana-mana graduan yang tidak menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen daripada menyertai Majlis Konvokesyen UPM Ke Perarakan Graduan Pada Hari Konvokesyen Perhatian kepada ibu bapa dan graduan yang menyertai Majlis Konvokesyen dikehendaki meletak kenderaan di tempat meletak kenderaan yang disediakan oleh pihak Keselamatan UPM (rujuk di Lampiran 2). UPM mempunyai lorong khas untuk laluan basikal di dalam kampus. Mohon kerja sama ibubapa dan graduan untuk tidak meletak kenderaan di lorong laluan basikal berkenaan bagi melancarkan urusan lalu lintas di dalam kampus. 4

5 9.1 Sesi Pagi Graduan yang hadir untuk sesi pagi hendaklah berkumpul di tempat letak kereta Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM selewat-lewatnya pada jam 7.30 pagi. Perarakan graduan akan bermula pada jam 8.00 pagi. 9.2 Sesi Petang Graduan yang hadir untuk sesi petang hendaklah berkumpul di tempat letak kereta Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM selewatlewatnya pada jam 1.45 tengah hari tersebut. Perarakan graduan akan bermula pada jam 2.10 petang. Surau disediakan di Bangunan Pentadbiran dan di sisi kiri dan kanan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah selain dari Masjid UPM untuk memudahkan graduan beragama Islam menunaikan solat fardu Zohor. 9.3 Graduan diingatkan supaya berkumpul pada masa dan tempat yang telah ditetapkan. Bagi mengelakkan kesesakan lalu lintas menuju ke kampus, graduan diminta mematuhi arahan-arahan yang diberikan kelak oleh pegawai-pegawai bertugas. 9.4 Graduan diingatkan tidak membawa beg tangan atau barang-barang berharga semasa berkumpul untuk sesi perarakan graduan bagi mengelakkan kehilangan dan masalah timbul semasa sesi perarakan graduan. 9.5 Graduan yang lewat tidak dibenarkan masuk bagi menyertai Majlis Konvokesyen. 9.6 Ibu bapa dan tetamu dinasihati untuk bersarapan terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam dewan bagi memastikan tidak berlaku sebarang kejadian yang tidak diingini. 9.7 Ibu bapa dan tetamu tidak dibenarkan membawa masuk jambangan bunga atau cenderamata ke dalam dewan kerana ia akan menganggu kedudukan tetamu yang lain. 9.8 Graduan kelainan upaya (mengandung, cacat atau kecederaan) yang memerlukan bantuan peralatan seperti kerusi roda atau pembantu diminta memaklumkan kepada pihak Urus Setia Majlis Konvokesyen di talian /6250/ Graduan perlu mematuhi semua peraturan dan arahan dari pegawai petugas semasa majlis berlangsung Graduan dan tetamu graduan tidak dibenarkan meninggalkan Dewan sehingga majlis selesai. 10. Peraturan Masuk Dewan Bagi Tetamu Graduan 10.1 Pakaian - Tetamu Lelaki - Tetamu Perempuan : : : Kebangsaan / Lounge Suit / Batik / Tertib Songkok bagi Sesi 1 dan Sesi 3 Kebangsaan / Sopan 10.2 Tetamu graduan boleh memasuki Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah melalui pintu-pintu yang ditetapkan oleh pegawai petugas Kanak-kanak di bawah umur 12 tahun, kamera, perakam video dan telefon bimbit tidak dibenarkan dibawa masuk ke dalam Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM semasa Majlis Konvokesyen dilangsungkan Bagi tujuan memudahkan aliran pergerakan tetamu, dan para graduan masuk dan ketika berada didalam Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin 5

6 11. Cara Pengurniaan Keterangan Majlis Konvokesyen UPM Ke-37 (2013) PJJ Abdul Aziz Shah, UPM. Sila rujuk pelan Dewan berkenaan di Lampiran Kedudukan barisan dan susunan graduan sepanjang majlis berlangsung akan ditentukan oleh pihak Jawatankuasa/Urus Setia/Petugas Graduan akan menerima album/skrol masing-masing secara individu di atas pentas samada daripada DYMM Tuanku Canselor atau Pro Canselor. 12. Mengambil Skrol/Transkrip Ijazah Bacelor dan Master 12.1 Graduan boleh mengambil skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Master masing-masing sebaik sahaja sesi konvokesyen mereka selesai tertakluk kepada syarat-syarat berikut: (a) Graduan mestilah menunjukkan resit bayaran yuran graduan sebagai bukti yang yuran tersebut telah dijelaskan; (b) Graduan perlu memulangkan pakaian akademik yang dipinjam dari Universiti. Borang permohonan skrol/transkrip hanya akan diedarkan kepada graduan yang telah memulangkan pakaian akademik bagi urusan pengambilan skrol/transkrip. (c) Bagi graduan program PJJ, skrol/transkrip mereka perlu diambil di UPM Education & Training Sdn. Bhd. (d) Graduan yang masih berhutang dengan UPM Education & Training Sdn. Bhd. hendaklah menjelaskan hutang sebelum skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Master dapat dikeluarkan. Sila kembarkan resit/surat pengesahan daripada pihak berkenaan yang menyatakan hutang telah dijelaskan. (e) Sekiranya graduan tidak dapat datang mengambil sendiri skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Masternya, mereka boleh melantik seorang wakil untuk mengambil skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Master bagi pihak mereka. Graduan hendaklah memberi surat kuasa yang ditandatanganinya kepada wakil tersebut. Surat kuasa hendaklah dialamatkan kepada Pendaftar, Bahagian Akademik, UPM dengan menyatakan nama, nombor kad pengenalan dan salinan fotokopi kad pengenalan wakil yang dilantik itu. Syarat-syarat di atas (a hingga e) juga perlu dipenuhi sebelum skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Master diserahkan kepada wakil. (f) Pihak UPM tidak bertanggungjawab sekiranya skrol/transkrip yang dituntut oleh graduan/wakil graduan berkenaan hilang atau rosak. Kerjasama para graduan mematuhi atur cara dan maklumat konvokesyen ini adalah diharapkan bagi memastikan Majlis Konvokesyen UPM Ke- 37 berjalan lancar. Sebarang pertanyaan, sila hubungi talian telefon berikut: Unit Rekod & Pengijazahan UPMET: (Puan Nur Aslinda Binti (Puan Hamsinah Binti Abdullah-master)/ Unit Kewangan UPMET (Puan Nurhafiza Binti Nasir) (Puan Nazifah Binti Yeop) (Encik Shaiful Bin Nordin) (Cik Fatimah Binti Pauzi) 6

7 Lampiran 1 GRADUAN PROGRAM PJJ BAHAGIAN AKADEMIK UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA SUSUNAN GRADUAN MAJLIS KONVOKESYEN UPM KE-37 Sesi 7 29 Oktober 2013(Selasa) - Pagi Master Bahasa Melayu PJJ Master Komunikasi Korporat PJJ Bacelor Sains Pembangunan Sumber Manusia PJJ Bacelor Sains Pembangunan Manusia PJJ Bacelor Sastera Bahasa Melayu Linguistik PJJ Bacelor Komunikasi PJJ Bacelor Pentadbiran Perniagaan PJJ Sesi 8 29 Oktober 2013 (Selasa)- Petang Master Kejuteraan Sistem Pembuatan PJJ Master Pembangunan Sumber Manusia PJJ Master Pendidikan (Pengajaran Bahasa Melayu Sebagai Bahasa Pertama ) PJJ Master Pendidikan ( Pentadbiran Pendidikan ) PJJ Bacelor Pendidikan (Pengajaran Bahasa Inggeris Sebagai Bahasa Kedua) PJJ Bacelor Sastera Bahasa Inggeris PJJ 7

8 Gambarajah 1 CONTOH PAKAIAN DAN CARA BERPAKAIAN Mortar Board (untuk ijazah Bacelor sahaja) Contoh potongan rambut Hood (Untuk Ijazah Bacelor sahaja) Jubah Kain/skirt labuh hingga buku lali Kasut warna gelap yang bertutup/bertali di bahagian hadapan dan belakang GRADUAN PEREMPUAN GRADUAN LELAKI 8

9 MAJLIS KONVOKESYEN UPM KE-37 TARIKH-TARIKH PENTING 19 Oktober (Sabtu) hingga 1 November 2013 (Jumaat) Tarikh Aktiviti Oktober 2013 (Sabtu - Khamis) 22 Oktober 2013 (Selasa, 8.30 pagi) 24 Oktober 2013 (Khamis, 9.00 pagi) Tarikh meminjam pakaian akademik bagi graduan Ijazah Bacelor dan Master di Kompleks Akademik Pusat, UPM. Raptai Pegawai di PKKSSAAS Raptai Graduan Program PJJ (bagi Sesi - 7 dan 8) Kaunter pinjaman pakaian akademik akan ditutup sementara pada sebelah pagi untuk Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen. Kaunter hanya akan dibuka kembali pada jam 2.15 petang sehingga 4.30 petang 29 Oktober 2013 (Selasa) Majlis Konvokesyen UPM Ke-37 (Sesi 7 dan 8) Oktober 2013 (Jumaat-Rabu) Ekspo Pertanian dan Pesta Konvokesyen ke 37 di Bukit Ekspo, UPM 26 Oktober (Sabtu) 1 November 2013 (Jumaat) Pemulangan pakaian akademik oleh graduan di Kompleks Akademik Pusat, UPM. 9

10 MAJLIS KONVOKESYEN UPM KE-37 SENARAI SEMAKAN GRADUAN Tuan/Puan adalah diminta mengambil ingatan dengan memastikan: 1. ( ) menerima, membaca dan memahami buku Keterangan Mengenai Majlis Konvokesyen UPM Ke ( ) melengkapkan Kajian Pengesanan Graduan 2013 dan mencetak slip pengesahan kajian. 3. ( ) menyemak bayaran yuran/denda yang masih tertunggak. 4. ( ) membuat bayaran yuran graduan dengan menggunakan Slip Bank kepada BENDAHARI, UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA atau melalui CIMBClicks selewatlewatnya pada 24 Oktober ( ) mengisi borang secara `online melalui portal pelajar di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) di menu `mykonvokesyen (borang pakaian akademik). 6. ( ) Mengisi borang peminjaman pakaian akademik (salinan keras/hardcopy) 7. ( ) bawa salinan Slip Bank atau transaksi pembayaran melalui CIMB Bank semasa anda/wakil meminjam pakaian akademik di Kompleks Akademik Pusat pada tarikh yang ditetapkan. 8. ( ) bawa Borang Pakaian Akademik (yang dikepilkan bersama Notis Graduan) semasa anda/wakil meminjam pakaian akademik di Kompleks Akademik Pusat pada tarikh yang ditetapkan. 9. ( ) pakaian akademik yang dipinjam adalah betul dan berkeadaan baik/sempurna. 10. ( ) menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen Ke-37 pada jam 8.30 pagi 24 Oktober 2013 (- rujuk para 8). 11. ( ) membawa kad sebut nama (bagi graduan) dan kad jemputan (bagi tetamu graduan) semasa menghadiri Majlis Konvokesyen. 12. ( ) tiba lebih awal sebelum majlis bermula. 13. ( ) pakaian graduan dan tetamu graduan menepati etika berpakaian yang ditetapkan. 14. ( ) pakaian akademik dipulangkan pada atau sebelum 1 November 2013 sebelum jam 4.30 petang. Denda akan dikenakan kepada graduan yang lewat memulangkan pakaian akademik (mulai 4 November 2013) mengikut kadar yang ditetapkan. 15. ( ) menerima pengesahan pakaian akademik yang dipinjam telah dipulangkan. 16. ( ) bawa borang yang berkenaan (diedar semasa memulangkan pakaian akademik) semasa mengambil skrol/transkrip. 10