PERATURAN DAN PANDUAN GRADUAN MENYERTAI MAJLIS KONVOKESYEN UTM. Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik) Universiti Teknologi Malaysia

Transkripsi

1 PERATURAN DAN PANDUAN GRADUAN MENYERTAI MAJLIS KONVOKESYEN UTM Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik) Universiti Teknologi Malaysia

2 SENARAI SEMAKAN / CHECK LIST Sebelum menghadiri Majlis Konvokesyen pastikan (sila tanda ) perkara-perkara di bawah telah diambil tindakan. PERKARA CATATAN Telah menjawab kehadiran konvokesyen secara online. Telah membuat bayaran konvokesyen dan tunggakan yuran sepenuhnya. Telah mengisi Kajian Pengesanan Graduan. Telah mengambil Pakaian Konvokesyen. Sila bawa : - Resit pembayaran Yuran Konvokesyen - Slip Kajian Pengesanan Graduan Telah menyediakan pakaian untuk menghadiri Majlis Konvokesyen sepertimana yang ditetapkan. Telah memaklumkan kepada ibu bapa/tetamu mengenai tatacara pakaian rasmi yang ditetapkan semasa menghadiri Majlis Konvokesyen. Pelekat kenderaan telah dipamerkan di sudut kanan atas cermin hadapan kenderaan pada hari raptai dan Majlis Konvokesyen. Kad masuk ibu bapa/tetamu telah diserahkan kepada ibu bapa/tetamu sebelum mendaftar konvokesyen. Telah menjelaskan segala hutang/tunggakan kepada mana-mana Unit/Bahagian Universiti seperti buku Perpustakaan dan lain-lain sebelum mengambil Ijazah/Diploma.

3 MAKLUMAT PENTING 1. Raptai a) Raptai diadakan pada tarikh dan waktu seperti mana yang tercatat di surat jemputan Graduan. b) Semua Graduan adalah diwajibkan untuk menghadiri raptai Majlis Konvokesyen bagi membantu majlis berlangsung dengan jayanya. c) Pakaian raptai hendaklah kemas dan sopan serta bersesuaian dengan majlis. Graduan lelaki hendaklah berambut pendek. d) Graduan adalah dilarang memakai seluar jeans, selipar dan kemeja T semasa raptai. e) Graduan diminta memaklumkan kepada ibu bapa/tetamu supaya berpakaian kemas dan tertib yang bersesuaian untuk majlis rasmi. 2. Majlis Konvokesyen a) Majlis akan diadakan pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan sebagaimana yang tercatat di surat jemputan Graduan. b) Pendaftaran Konvokesyen i) Tempat : Mengikut tarikh, masa dan program seperti dalam Jadual Sesi Penganugerahan. ii) Maklumat yang perlu dibawa : Surat jemputan Graduan Kad pengenalan/mykad/paspot Graduan iii) Syarat pendaftaran : Tanpa surat jemputan Majlis Konvokesyen/kad pengenalan/mykad/paspot, Graduan tidak dibenarkan mendaftar untuk menyertai majlis ini. Graduan HENDAKLAH memakai Pakaian Konvokesyen selengkapnya sebelum dibenarkan mendaftar. c) Universiti berhak menahan atau melarang Graduan yang tidak mendaftar daripada menyertai majlis ini. d) Kad Pengimbas ( Slide Card ) yang mengandungi nombor giliran/susunan barisan akan diberikan kepada Graduan semasa pendaftaran konvokesyen bagi tujuan memudahkan Graduan berbaris mengikut giliran. Sila ikut arahan yang diberikan oleh petugas. e) Perbarisan Graduan adalah di ruang pejalan kaki di antara Bangunan Persatuan Pelajar (SUB) dengan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (Bangunan Pentadbiran) mengikut program dan nombor giliran yang telah diberikan. f) Graduan yang hadir lewat dari tempoh masa pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam Jadual Sesi Penganugerahan atau tidak mematuhi peraturan pakaian menghadiri Majlis Konvokesyen tidak akan dibenarkan menyertai majlis. g) Semasa majlis sedang berlangsung Graduan diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising.

4 h) Graduan adalah dinasihatkan supaya tidak membawa masuk barang-barang persendirian seperti kamera, telefon bimbit, alat kelui (Pager) atau sebagainya ke dalam Dewan Sultan Iskandar, Universiti Teknologi Malaysia, Johor Bahru, Johor. i) Graduan kelainan upaya (mengandung, cacat atau kemalangan) yang memerlukan bantuan peralatan seperti kerusi roda atau pembantu diminta memaklumkan kepada pihak Universiti (Urus setia Majlis Konvokesyen /30466) sebelum hari raptai dan mengisi borang yang dilampirkan di dalam laman web konvokesyen. j) Graduan dilarang meninggalkan dewan sepanjang majlis sedang berlangsung. k) KUASA UNIVERSITI : Graduan hendaklah mematuhi peraturan dan peraturan yang dinyatakan bagi membolehkan penyertaan ke Majlis Konvokesyen ini.

5 A. SYARAT PENYERTAAN GRADUAN DAN BAYARAN 1. Pengesahan kehadiran Graduan ke Majlis Konvokesyen hendaklah dibuat secara atas talian di laman sesawang Majlis Konvokesyen ( 2. Kadar bayaran konvokesyen adalah sebagaimana yang tercatat pada surat jemputan Graduan. 3. Graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen juga akan dikenakan kadar bayaran yang sama seperti Graduan lain semasa hendak mengambil Ijazah/Diploma masing-masing sebagaimana yang tercatat di surat jemputan. 4. Bayaran konvokesyen hendaklah dibuat dalam masa yang ditetapkan. 5. Graduan dikehendaki mengemukakan Salinan Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan IPTA ke Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik), tidak lewat dari tarikh yang telah ditetapkan seperti pada surat jemputan. 6. Tiada wakil dibenarkan mewakili graduan menyertai Majlis Konvokesyen. 7. Graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen dianggap sebagai graduan tanpa hadir dan tidak akan dijemput untuk Majlis Konvokesyen akan datang. Ijazah/Diploma juga hanya akan dikeluarkan selepas tarikh akhir (penganugerahan) setiap Majlis Konvokesyen.

6 B. PERATURAN PAKAIAN 1. Pakaian graduan semasa raptai hendaklah kemas dan sopan serta bersesuaian dengan majlis. Graduan lelaki hendaklah berambut pendek. 2. Pakaian dan Rupa Diri Graduan Lelaki a) Graduan HENDAKLAH memakai i) Lounge Suit ; - Kemeja lengan panjang berwarna putih - Seluar panjang berwarna hitam - Kot/blazer berwarna hitam - Stokin dan kasut formal berwarna hitam - Tali leher berwarna gelap ii) Baju Melayu; - Baju melayu cekak musang berwarna hitam - Sampin hitam - Berbutang lengkap - Stokin dan kasut formal berwarna hitam b) Graduan lelaki yang beragama Sikh dibenarkan memakai turban berwarna hitam sahaja. c) Graduan TIDAK DIBENARKAN; i) Memakai tali bow ( bow tie ) ii) Mamakai subang telinga iii) Bertindik di bahagian muka iv) Memakai gelang tangan v) Mewarnakan rambut dan berambut panjang (mencecah kolar baju) vi) Memakai sandal, kasut tidak formal atau kasut sukan 3. Pakaian dan Rupa Diri Graduan Wanita a) Graduan HENDAKLAH memakai i) Baju kurung ii) Pakaian labuh iii) Skirt labuh berserta kemeja lengan panjang b) Kadar labuh kain sebingga buku lali. c) Baju hendaklah bertutup sehingga ke pangkal leher di bahagian hadapan dan belakang. d) Lengan baju hendaklah sehingga pergelangan tangan. e) Kasut hendaklah bertutup penuh yang bersesuaian, menutupi dari bahagian hadapan hingga ke tumit kaki. f) Graduan TIDAK DIBENARKAN; i) Tidak berbelah dimana-mana bahagian kain/skirt ii) Kain bukan daripada jenis nipis atau jarang iii) Selipar atau sandal iv) Bertindik telinga melebihi satu pasang v) Bertindik di mana-mana bahagian muka vi) Mewarnakan rambut

7 vii) Tatarias kuku yang berlebihan viii) Pakaian yang menutup muka 4. Pakaian Kebangsaan lain yang tidak menepati standard yang dinyatakan adalah tidak dibenarkan dan dilarang. 5. Set Pakaian Konvokesyen disediakan oleh Universiti. PERINGATAN : PIHAK UNIVERSITI MEMPUNYAI KUASA UNTUK TIDAK MEMBENARKAN GRADUAN UNTUK TIDAK MENYERTAI MAJLIS KONVOKESYEN SEKIRANYA MEREKA TIDAK MEMATUHI PERATURAN PAKAIAN KONVOKESYEN DAN RUPA DIRI YANG DITETAPKAN. 6. Set Pakaian Konvokesyen Yang Perlu Diambil Setiap Graduan dikehendaki mengambil pakaian-pakaian seperti berikut : - Bidang Pengajian 1. Ijazah Doktor Falsafah 2. Ijazah Sarjana 3. Diploma Lepas Ijazah / Diploma Pendidikan 4. Ijazah Sarjana Muda 5. Diploma Jenis Pakaian Konvokesyen Jubah Bonnet Jubah Mortarboard Jubah Mortarboard Jubah Mortarboard Jubah Mortarboard Jalur pada Lengan Jubah / Mortarboard 2 jalur 1 jalur 1 jalur - 1 jalur

8 7. Pengenalan Fakulti Warna Lapel Hadapan (Bagi Graduan Pasca Ijazah & Ijazah Pertama) Setiap fakulti/sekolah mempunyai warna lapel hadapan yang berbeza seperti berikut : - Fakulti Warna Lapel 1. Alam Bina Ungu Tua 2. Kejuruteraan Awam Hijau Lumut 3. Kejuruteraan Elektrik Kuning Pinang Masak 4. Kejuruteraan Kimia Hitam 5. Geoinformasi dan Harta Tanah Biru 6. Kejuruteraan Mekanikal Merah Pulasan 7. Pendidikan Hijau Tua 8. Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia Duku 9. Sains Hijau Terusi 10. Sains Komputer dan Sistem Maklumat Merah Jambu 11. Biosains dan Biokejuruteraan Ungu Muda 12. Kejuruteraan Bioperubatan dan Sains Kesihatan Putih 13. Kejuruteraan Petroleum dan Kejuruteraan Tenaga Diperbaharui Hijau dan Hitam Sekolah 1. Pengajian Siswazah Merah (Fuchsia) 2. Informatiks Termaju Jingga Muda 3. Perniagaan Antarabangsa Merah 4. Sekolah Perdana Polisi Sains, Teknologi dan Inovasi Hijau Pucuk Pisang 5. Sekolah Razak UTM Dalam Kejuruteraan dan teknologi Termaju Kelabu 8. Kaedah Peminjaman Set Pakaian Konvokesyen a) Surat jemputan ke Majlis Konvokesyen hendaklah dikemukakan semasa meminjam set Pakaian Konvokesyen. (Sila bawa bersama slip bayaran sekiranya diperlukan) b) Graduan diminta menguruskan peminjaman Pakaian Konvokesyen lebih awal iaitu sebelum hari raptai. Sila rujuk Jadual Pengambilan dan Pemulangan Set Pakaian Konvokesyen untuk maklumat lanjut. c) Graduan boleh mewakilkan kepada orang lain dalam urusan pengambilan set Pakaian Konvokesyen dengan menggunakan surat wakil yang disertakan seperti di Borang K3 (Pindaan 2011). Borang ini hendaklah dibawa oleh wakil tersebut bersama sesalinan

9 surat jemputan dan sesalinan slip bank semasa mengambil set Pakaian Konvokesyen. d) Walau bagaimanapun, wakil hanya dibenarkan mengambil dua (2) set Pakaian Konvokesyen sahaja (termasuk diri sendiri) dalam satu-satu masa. 9. Tempoh Pemulangan Set Pakaian Konvokesyen a) Set Pakaian Konvokesyen hendaklah dipulangkan sebaik sahaja selesai menerima penganugerahan atau dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh Graduan menerima penganugerahan. 10. Denda Kelewatan Pemulangan Set Pakaian Konvokesyen a) Denda akan dikenakan sebanyak RM5.00 (Ringgit Malaysia : Lima) sehari sekiranya Graduan gagal memulangkan pakaian tersebut dalam tempoh masa yang diberikan sehinggalah penyerahan dibuat. Kegagalan menjelaskan pembayaran, sijil Ijazah/Diploma Graduan juga akan ditahan sehingga pembayaran berkaitan diselesaikan. Sila pastikan setiap urusan peminjaman, pemulangan dan pembayaran hendaklah disertakan resit. 11. Pengubahsuaian/Kehilangan/Kerosakan Set Pakaian Konvokesyen a) Graduan tidak dibenarkan sama sekali membuat pengubahsuaian (seperti menjahit lengan atau mengubah kadar labuh jubah) ke atas Pakaian Konvokesyen UTM. Sebarang pengubahsuaian yang dibuat tanpa kebenaran dari Pihak Universiti akan dikenakan denda. b) Kadar denda minimum yang dikenakan ke atas pakaian yang diubahsuai adalah sebanyak RM Kadar yang lebih tinggi boleh dikenakan berdasarkan tahap pengubahsuaian dan kerosakan yang terlibat. Graduan adalah diminta untuk menyelesaikan bayaran denda terlebih dahulu sebelum membuat tuntutan Ijazah/Diploma. c) Pakaian yang rosak atau hilang akan dikenakan bayaran gantirugi mengikut kadar seperti berikut : - Peringkat Pengajian Jubah Bonnet / Mortarboard Lapel Jumlah 1. Ijazah Doktor Falsafah Ijazah Sarjana Ijazah Sarjana Muda Dip. Lepas Ijazah / Dip. Pendidikan Diploma Bayaran denda adalah tertakluk kepada pindaan. 12. Graduan Doktor Falsafah digalakkan membeli Set Pakaian Konvokesyen dengan kadar bayaran RM setiap set. Sila hubungi Urus setia Majlis Konvokesyen; / Proses pembelian hanya boleh dilakukan selepas proses pemulangan pakaian konvokesyen selesai.

10 C. IBU BAPA/TETAMU & KAD MASUK 1. Setiap Graduan akan diberi dua (2) keping kad masuk untuk dua (2) orang tetamu. Kad masuk ada disertakan. 2. Ibu bapa/tetamu diminta supaya mengambil tempat duduk di dalam dewan sebelum jam 7.30 pagi (sesi pagi) dan jam 1.30 petang (sesi petang). 3. Ibu bapa/tetamu dinasihatkan supaya bersarapan atau makan tengahari terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam dewan. Majlis dijangkakan mengambil masa yang agak lama. 4. Ibu bapa/tetamu hendaklah berpakaian rasmi seperti berikut : a) Pakaian tetamu lelaki i) Kebangsaan atau ii) Batik atau iii) Lounge Suit atau iv) Pakaian rasmi yang sesuai v) Tetamu tidak dibenarkan memakai seluar jeans dan kemeja-t b) Pakaian tetamu wanita i) Kebangsaan atau ii) Pakaian rasmi atau pakaian sopan iii) Tetamu tidak dibenarkan memakai pakaian gaun atau skirt pendek (yang tidak melepasi paras lutut), blouse tanpa lengan, kemeja-t dan seluar 5. Ibu bapa/tetamu diminta menghormati majlis dengan tidak membuat bising dan dilarang meninggalkan dewan semasa Majlis Konvokesyen sedang berlangsung. 6. Ibu bapa/tetamu yang tidak membawa kad masuk tidak akan dibenarkan masuk ke dewan. 7. Tetamu yang berumur di bawah 12 tahun tidak dibenarkan masuk ke dewan. 8. Ibu bapa/tetamu dilarang meninggalkan dewan sehingga Majlis Konvokesyen Tamat.

11 D. KENDERAAN GRADUAN 1. Graduan diberi satu (1) keping pelekat kenderaan. 2. Graduan dikehendaki melekatkan pelekat kenderaan di sudut atas kanan cermin hadapan kenderaan semasa Hari Raptai dan Majlis Konvokesyen. Hanya kenderaan yang mempunyai pelekat kenderaan sahaja dibenarkan memasuki kawasan kampus. 3. Kenderaan hendaklah diletakkan di tempat letak kereta yang disediakan oleh pihak Universiti. Sila patuhi arahan/tunjuk arah yang diberikan oleh Pihak Berkuasa Universiti.

12 E. TEMPAHAN GAMBAR GRADUAN 1. Pengambilan gambar semua graduan semasa Majlis Konvokesyen yang berlangsung di dalam Dewan Sultan Iskandar. 2. Sila maklumkan alamat surat menyurat yang terkini di Kaunter Kelab Fotokreatif semasa pengambilan jubah atau selepas majlis raptai selesai. 3. Untuk keterangan lanjut sila hubungi Kelab Fotokreatif UTM di talian atau Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa di talian Graduan dan ibu bapa/tetamu yang lain adalah dilarang mengambil gambar semasa majlis sedang berlangsung. Graduan hendaklah memaklumkan perkara ini kepada ibu bapa/tetamu Graduan.

13 F. MAKLUMAT MENGENAI PENGAMBILAN IJAZAH/DIPLOMA 1. Pengambilan Ijazah/Diploma a) Graduan akan dimaklumkan berkenaan pengambilan Ijazah/Diploma sebelum perarakan masuk ke dalam dewan. b) Pengambilan Ijazah/Diploma secara kendiri di kaunter Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Pendaftar. Sila bawa dan kembalikan perkara tersebut di bawah : i) Kembalikan Set Pakaian Konvokesyen UTM ii) Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan (jika diperlukan) iii) Bawa Kad Pengenalan / MyKad / Paspot / Kad Matrik (tanpa kad pengenalan/mykad/paspot/kad Matrik : Ijazah/Diploma tidak akan diserahkan kepada Graduan) iv) Serahkan slip pengesahan pemulangan Pakaian Konvokesyen v) Serahkan salinan slip bayaran konvokesyen (jika diperlukan) c) Kebenaran wakil mengambil Ijazah/Diploma di kaunter. Sila patuhi perkara berikut: i) Isikan Borang Kebenaran Wakil Mengambil Ijazah/Diploma Bagi Pihak Graduan - Borang K1(Pindaan 2011) ii) Sertakan sesalinan Kad Pengenalan / MyKad / Paspot Graduan iii) Serahkan Kad Pengenalan / MyKad / Paspot wakil iv) Serahkan Slip Pengesahan Pemulangan Pakaian Konvokesyen UTM v) Serahkan Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan (jika diperlukan) vi) Serahkan salinan slip bayaran konvokesyen (jika diperlukan). Catatan : Tanpa Borang K1 (Pindaan 2011) dan sesalinan Kad Pengenalan/MyKad/ Paspot graduan, Ijazah/Diploma tidak akan diserahkan kepada wakil. d) Ijazah/Diploma boleh diposkan dengan mematuhi perkara berikut : i) Isikan Borang Kebenaran Mengepos Sijil - Borang K2 (Pindaan 2011) ii) Borang Kebenaran Mengepos Ijazah/Diploma hendaklah dihantar selepas satu (1) minggu Majlis Konvokesyen selesai. iii) iv) Bagi Graduan Aliran Perdana, - Kos pengeposan ditanggung oleh graduan sebanyak RM Bayaran hendaklah dibuat atas nama Bendahari UTM dengan menggunakan Wang Pos atau Kiriman Wang. Cek adalah tidak diterima. - Borang K2 (Pindaan 2011) bersama bayaran hendaklah dihantar ke Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik), UTM Johor Bahru. Bagi Graduan Separuh masa UTMSPACE, - Kos pengeposan ditanggung oleh graduan sebanyak RM Bayaran hendaklah dibuat atas nama SPACE UTM dengan menggunakan Wang Pos atau Kiriman Wang. Cek adalah tidak diterima. - Borang K2 (Pindaan 2011) bersama bayaran dihantar ke Pejabat UTMSPACE, UTM Johor Bahru. v) Serahkan Slip Pengesahan Kajian Pengesanan Graduan e) Graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen juga akan dikenakan kadar bayaran konvokesyen yang sama seperti Graduan lain semasa hendak mengambil Ijazah/Diploma masing-masing sebagaimana yang tercatat di surat jemputan.

14 g) Ijazah/Diploma yang tidak dituntut akan terus disimpan oleh pihak Universiti. Walau bagaimanapun, pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab jika berlaku kerosakan/kehilangan dan sebagainya ke atas Ijazah/Diploma tersebut. 2. Penahanan Ijazah/Diploma Ijazah/Diploma tidak akan diserahkan sekiranya Graduan masih : a) Tidak menjelaskan bayaran konvokesyen; dan /atau b) Belum memulangkan Pakaian Konvokesyen UTM; dan /atau c) Belum menjelaskan yuran pengajian atau sebarang tunggakan dengan pihak Universiti; dan /atau d) Belum memulangkan buku Perpustakaan; dan /atau e) Belum memulangkan barang-barang atau alatan lain yang dipinjam dari mana-mana Bahagian di Universiti; dan /atau f) Belum mengisi Borang Kajian Pengesanan Graduan IPTA Sekiranya bayaran atau penyerahan sudah dibuat, sila bawa surat pelepasan hutang daripada Unit/Bahagian terlibat.

15 G. KAJIAN PENGESANAN GRADUAN IPTA 1. Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia menjalankan Kajian Pengesanan Graduan sebagai satu usaha meningkatkan tahap jaminan kualiti perkhidmatan serta sistem pendidikan tinggi Negara. Sehubungan dengan itu, semua graduan hendaklah mengisi borang kajian tersebut secara online di 2. Graduan yang telah mengisi borang kajian tersebut perlu mencetak slip pengesahan dan diserahkan ke Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik). 3. Bagi graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen, slip pengesahan perlu diposkan bersama-sama Borang K2 (pindaan 2011) jika Ijazah/Diploma dimohon untuk diposkan kepada graduan. Jika graduan mewakilkan kepada wakil untuk mengambil Ijazah/Diploma, slip pengesahan tersebut perlu disertakan bersama. 4. Ijazah/Diploma akan ditahan sekiranya graduan tidak mengisi borang kajian tersebut dengan lengkap. 5. Sistem boleh dicapai mulai tiga (3) minggu sebelum tarikh konvokesyen dan akan ditutup satu (1) minggu selepas tarikh konvokesyen. 6. Sebarang pertanyaan mengenai kajian pengesanan graduan, sila hubungi Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik) di talian , atau 7. Graduan juga boleh membawa slip pengesahan tersebut semasa menuntut Ijazah/Diploma (sijil) sekiranya tidak dapat mengepos slip tersebut.

16 HAL LAIN 1. Sila bawa bersama buku panduan ini semasa menghadiri raptai dan Majlis Konvokesyen untuk panduan. 2. Segala maklumat atau borang perlu dikembalikan mengikut tempoh yang ditetapkan ke : Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik) Universiti Teknologi Malaysia UTM Johor Bahru Johor Darul Ta zim (u/p : Urusetia Majlis Konvokesyen UTM) 3. Sebarang pertanyaan mengenai Majlis Konvokesyen sila hubungi talian , dan atau konvo@utm.my atau telefax : (07) Graduan juga boleh melayari laman web konvokesyen di 5. Laman web Kajian Pengesanan Graduan di 6. Pihak universiti berhak untuk menambah serta meminda kandungan Peraturan dan Panduan Graduan Menyertai Majlis Konvokesyen UTM tanpa memaklumkan terlebih dahulu kepada graduan. TERIMA KASIH