KARYA TULIS ILMIAH. Analisis Faktor Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Oleh Petugas Filing Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang

Transkripsi

1 KARYA TULIS ILMIAH Analisis Faktor Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Oleh Petugas Filing Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang Tahun 2017 Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Oleh : ADY UTOMO D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2017 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2017 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya Tulis ini saya kupersembahkan kepada Thank s too Allah SWT yang selalu memberikan kelancaran dalam pengerjaan KTI. Religious figure to him Nabi Muhammad SAW guideline to insparation. Bapak ibu lan KELUARGA besar kulo ingkang mboten kesupen, dedungo kaliyan semangatipun kagem kulo matur suwun sanget. Pembimbingku ibu Dyah Ernawati atas saran dan motivasi yang membuat ku semangat mengerjakan KTI ini. Ayaz Zidane Kafeel yang selalu menyemangati terus tiada henti.. thanksss yaa.. Buat Gilar, Rendy, Dipta, Windu, dan Rimba. KKS (Konco Kentir Saklawase) Temen temen RMIK semuanya, matur suwun sanget.

9 9 DAFTAR RIWAYAT HIDUP Nama : Ady Utomo Tempat & Tanggal Lahir : Senarang, 15 Juni 1994 Jenis Kelamin Agama Alamat : Laki laki : Islam : jl. Ngablak 4, rt 03, rw 01 Muktiharjo Lor Genuk Semarang Riwayat Pendidikan : SDN Muktiharjo Kidul 04 Lulus tahun 2006 SMP PL Bonifasio Lulus tahun 2009 SMA Masehi 1 PSAK Lulus tahun 2012 DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang (2012 sekarang)

10 10 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkah rahmat dan karunianya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI) dengan judul Analisis Faktor Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Oleh Petugas Filing Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang tahun Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini, penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini kepada : 1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, yang telah memberikan izin serta dukungan penuh dalam proses pembutan Karya Tulis Ilmiah ini. 2. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Dyah Ernawati, S Kep, NS, Mkes selaku dosen pembimbing yang telah bersedia dengan sabar membimbing dan memberikan dukungan serta masukan kepada penulis atas penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 4. Retno Astuti.S, SS, MM, selaku dosen reviewer terimakasih untuk bimbingan dan ilmu yang telah diberikan. 5. Jaka Prasetya, S Kep, M.kes selaku dosen reviewer terimakasih untuk bimbingan dan ilmu yang telah diberikan. 6. Maria Ulfa, S Kes selaku Kepala Bagian Rekam Medis Rumah Sakit RSI Sultan Agung Semarang 7. Orang tua dan keluarga yang tak henti memberi semangat dan tak pernah kering untuk doa yang diberikan untukku. 8. Seluruh teman-teman RMIK 2012 yang telah memberikan dukungan untuk berjuang bersama dalam perkuliahan dan proses pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini 9. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan praktik ini.

11 11 Dalam pembuatan KTI ini, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan oleh karena itu, penulis berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar KTI ini dapat menjadi lebih baik lagi. Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih kepada semuanya dan semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca semuanya khususnya bagi para perekam medis. Semarang, 14 Maret 2017 Peneliti

12 12 Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2017 ABSTRAK ADY UTOMO ANALISIS PENGETAHUAN DAN SIKAP PETUGAS FILING DALAM PELAKSANAAN RETENSI DRM NON AKTIF FILING RSI SULTAN AGUNG SEMARANG TAHUN 2017 Retensi atau pemusnahan adalah pemindahan dokumen rekam medis yang aktif ke inaktif dan nonaktif untuk mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang ada di rak filing. Berdasarkan survei awal di RSI Sultan Agung Semarang menunjukan adanya penumpukan dokumen rekam medis yang banyak yang tidak mungkin disimpan pada rak filing. Rumah sakit melakukan retensi terakhir pada tahun 2008 dan belum semua petugas filing mengetahui tata cara pelaksanaan retensi. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pengetahuan dan sikap petugas filing dalam pelaksanaan retensi DRM nonaktif di RSI Sultan Agung Semarang. Jenis penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Variabel yang digunakan yaitu karakteristik petugas filing, sikap petugas filing, pengetahuan petugas filing, SOP retensi DRM, Pelaksanaan retensi DRM. Metode pengambilan data menggunakan wawncara dan observasi. Subjek penelitian ini adalah pelaksanaan retensi DRM nonaktif, sedangkan objek adalah 3 petugas filing. Pengolahan data menggunakan editing dan tabulasi. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Analisis data yang diperoleh secara deskriptif yaitu menggambarkan hasil wawancara dan observasi secara langsung. Hasil penelitian di RSI Sultan Agung Semarang, karakteristik petugas filing belum sesuai dengan prosedur tetap. Petugas filing belum mengetahui tata cara pelaksanaan retensi. SOP belum sesuai dengan protap. Sikap Petugas filing menanggapi retensi dengan sikap terbuka dan mau belajar tentang tata cara pelaksanaan retensi dengan baik dan benar. Pelaksanaan retensi belum terjadwal karena tidak adanya jadwal retensi arsip (JRA). Saran peneliti bagi RSI Sultan Agung Semarang sebaiknya mengadakan pelatihan bimbingan teknis dan pendidikan tentang pengelolaan dokumen rekam medis dan pelaksanaan retensi kepada petugas filing. Memperbaiki SOP yang ada sesuai prosedur tetap, membuat jadwal retensi arsip (JRA) dan melaksanakan retensi karena sudah banyak penumpukan DRM di rak filing yang siap diretensi. Kata kunci : Retensi, JRA, Tracer, KIUP, Indeks penyakit Kepustakaan : 21 ( )

13 13 The Diploma Program Medical Records and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2017 ABSTRACT ADY UTOMO ANALYSIS OF KNOWLEDGE AND ATTITUDES IN THE OFFICIAL FILING OF RETENTION DRM Off FILING RSI SULTAN AGUNG SEMARANG YEAR 2016 Retention or destruction is the removal of the active document medical records to inactive and off to reduce the number of medical record documents on the shelf filing. Based on the initial survey in RSI Sultan Agung Semarang showed a buildup of medical record documents that many might not be stored on a shelf filing. The hospital carried out the last retention in 2008 and not all officers know the filing procedures of retention. The purpose of this study is to analyze the knowledge and attitude of filing clerk in the implementation of retention DRM off in RSI Sultan Agung Semarang. This type of research is descriptive with cross sectional approach. Variables used are characteristic of filing clerk, filing clerk attitude, knowledge officers filing, retention SOP DRM, DRM Implementation retention. The data collection method using wawncara and observation. This research subject is the implementation of DRM retention is off, while the object is 3 filing clerk. Processing data using editing and tabulation. Source data used are primary and secondary data. Analysis of data obtained descriptive illustrate the interviews and direct observation. The results of the research in RSI Sultan Agung Semarang, characteristics filing clerk not in accordance with standard operating procedures. Officers do not know the filing procedures of retention. SOP is not in accordance with SOP. Attitude filing clerk responded retention by being open and willing to learn about the procedures of retention is good and right. Implementation of retention has not been scheduled due to the absence of records retention schedule (JRA). Suggestions researcher for RSI Sultan Agung Semarang should conduct training technical guidance and education on the medical record document management and implementation of retention to the filing clerk. Fixing existing SOP according to the procedure fixed, making records retention schedule (JRA) and implement retention because it has a lot of accumulation of DRM on the shelf filing is ready retention. Keywords: Retention, JRA, Tracer, KIUP, disease index Bibliography: 21 ( )

14 14 DAFTAR ISI Halaman Judul... i Halaman Hak Cipta... ii Halaman Persetujuan... iii Halaman Pengesahan... iv Halaman Keaslian Penelitian... v Halaman Persetujuan Publikasi KTI... vi Halaman Persembahan... vii Daftar Riwayat Hidup...viii Kata Pengantar... ix Abstrak... xi Abstract... xii Daftar isi......xiii Daftar Tabel...xvi Daftar Gambar.. xvii Daftar Singkatan..xviii Daftar Lampiran.....xix BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1 B. Rumusan Masalah...4 C. Tujuan Penelitian...4 D. Manfaat Penelitian...5 E. Keaslian Penelitian...6 F. Lingkup Penelitian...8 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit...10 B. Rekam Medis...10

15 15 C. Jadwal Retensi Arsip...12 D. Cara Penyimpanan Rekam Medis...13 E. Penjajaran...14 F. Tugas Pokok Petugas Filing G. Hukum Kesehatan...17 H. Pemanfaatan Data Rekam Medis...19 I. Protap dan Kebijakan...20 J. Retensi Dokumen Rekam Medis K. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis...21 L. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inakti 22 M. Standar Operasional Prosedur...22 N. Dasar Hukum Retensi...23 O. Teori tentang Pengetahuan dan Sikap...24 P. Kerangka Teori...25 BAB III : METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep...26 B. Jenis Penelitian...27 C. Variabel Penelitian...27 D. Definisi Operasional...28 E. Subjek dan Objek...28 F. Pengumpulan Data...29 G. Instrumen Penelitian...29 H. Pengolahan Data...29 I. Analisis Data.30 BAB IV : HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit RSI Sultan Agung...31 B. Gambaran Khusus...35 C. Hasil Penelitian...40 BAB V : PEMBAHASAN 1. Pembahasan...47 BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...51

16 16 B. Saran DAFTAR PUSTAKA...53 LAMPIRAN

17 17 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian... 6 Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip Tabel 5.1 Definisi Operasional Tabel 6.1 Karakteristik Petugas Filing Tabel 7.1 Pengetahuan Petugas Filing..42 Tabel 8.1 Sikap Petugas Filing 43 Tabel 9.1 SOP Retensi DRM Nonaktif...44 Tabel 10.1 Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif..46

18 18 DAFTAR SINGKATAN 1. DRM : Dokumen Rekam Medis 2. JRA : Jadwal Retensi Arsip 3. Protap : Prosedur Tetap 4. SNF : Straight numerical Filing 5. TDF : Terminal Digit Filing 6. MDF : Middle Digit Filing

19 19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Ijin Penelitian 2. Pedoman Wawancara 3. Pedoman Observasi 4. Hasil Wawancara 5. Hasil Observasi 6. SOP Retensi 7. Tracer 8. Dokumentasi

20 20 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Kerangka Teori Gambar 4.1 Kerangka Konsep

21 21 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah Sakit merupakan hal penting bagi kehidupan manusia. Karena itu rumah sakit harus memenuhi syarat-syarat tertentu agar bisa menangani semua penyakit, di sebuah institusi atau rumah sakit harus mempunyai tenaga kesehatan prefesional seperti dokter dan perawat. Rumah sakit mempunyai banyak fungsi di masyarakat diantaranya membantu kesehatan masyarakat agar lebih baik. Rumah sakit mempunyai tipe dan kelas yang berbeda di setiap pelayanannya. Tipe rumah sakit yang ada adalah rumah sakit umum dan rumah sakit khusus yaitu kelas A, B, C dan D. Kelas ini ditentukan oleh Menteri Kesehatan dalam melakukan akreditasi rumah sakit. Perubahan kelas dilihat dari kinerja rumah sakit dalam melayani pasien dan dalam sarana rumah sakit. Menurut World Health Organization (WHO), rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik. Pengertian rumah sakit adalah sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat berfungsi sebagai tempat pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian. (2) Rumah Sakit Umum adalah rumah Sakit yang memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit. Oleh karena itu harus menyelenggarakan fasilitas kesehatan di masayarakat. (1)

22 22 Dokumentasi yankes pasien difasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) berupa rekam medis. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis pada pasal 1 adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan yang dibuat oleh dokter mengenai tindakan tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas pelayanan terhadap seseorang pasien dan juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan. (4) Dokumen Rekam Medis (DRM) di rak penyimpanan tidak selamanya disimpan di rak filing karena akan memenuhi penyimpanan di filing dan akan mencakup DRM yang baru. Cara mengurangi DRM rumah sakit dengan melakukan retensi atau penyusutan dan pesmunahan, sebelumnya rumah sakit harus memisahkan DRM aktif dan non aktif terlebih dahulu bertujuan menanggulangi beban penyimpanan DRM. Selanjutnya dilakukan nilai guna DRM inaktif untuk diabadikan atau dimusnahkan. DRM aktif saat tanggal kunjungan dan tanggal pulang masih dalam jangka kurun waktu 2 tahun dari tanggal sekarang dan DRM dikatakan non aktif jika jarang diambil dan masih tersimpan di rak filing, maka dari itu dokumen rekam medis non aktif harus di retensi untuk dipindakan ke inaktif guna untuk keperluan pendidikan,penelitian, kasus hukum dan jika pasien datang kembali. Apabila DRM inaktif sudah di simpan dalam jangka waktu lama dan tidak digunakan lagi juga dapat dilakukan pemusnahan sesuai ketentuan yang ada. Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen yang dinyatakan aktif dan non aktif, tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan

23 23 penilaian untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan, setelah dilakukan penilaian kemudian memusnahkan dokumen yang dinyatakan non aktif sedangkan yang masih aktif di simpan di rak kembali yang sudah disediakan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing). Dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari DRM aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat. (6) Penomoran di RSI Sultan Agung menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu satu pasien mempunyai satu nomor rekam medis. Penjajaran dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan satu dengan yang lain, di Rumah Sakit RSI Sultan Agung sistem penjajaran menggunakan Sistem Nomor Langsung SNF (Straight Numerical Filing) yaitu dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomer rekam medis dan system penyimpanan menggunakan TDF (Terminal Digit Filing). DRM aktif dan nonaktif penyimpanannya masih jadi satu seharusnya DRM aktif dan nonaktif dipisahkan. Berdasarkan hasil wawancara dan survey awal di RSI Sultan Agung terakhir kali retens dilakukan pada tahun 2008, Sehingga penyimpan di filing menjadi banyak dan menumpuk dan menjadikan beban kerja petugas filing menjadi berat. Dokumen rekam medis rawat jalan inaktif disimpan berdasarkan angka akhir rekam medis, sedangkan dokumen rekam medis rawat inap disimpan berdasarakan tanggal dan tahun kunjungan terakhir pasien berobat. Nilai guna pengabadian resume dan informed consent untuk penyakit jiwa dan umum disimpan dalam waktu 5 tahun setelah itu pasien tidak datang kembali akan dipindah ke rak inaktif, dalam rak inaktif disimpan dalam waktu 2 tahun apabila pasien tidak kembali akan dilakukan nilai guna kemudian dimusnahkan. Di RSI Sultan Agung Semarang tidak mempunyai JRA, dan petugas filing tidak mengetahui tentang JRA dan bingung dalam melakukan nilai guna. Protap retensi pada RSI Sultan Agung sudah ada, tetapi petugas tidak mengetahui isi dari protap tersebut dan beberapa

24 24 petugas filing tidak pernah melakukan retensi dokumen rekam medis padahal sudah lama bekerja difiling. Sehingga menyebabkan petugas kebingungan dan tidak mengetahui tata cara pelaksanaan retensi dengan benar dan baik. Maka dari itu peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan tema Analisis Faktor Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Oleh Petugas Filing Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang Tahun B. Rumusan Masalah Bagaimana faktor faktor kendala petugas filing rawat inap dalam melaksanakan retensi DRM Nonaktif di RSI Sultan Agung Semarang tahun 2017? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Menggambarkan faktor faktor kendala petugas filing dalam melaksanakan retensi DRM Nonaktif di RSI Sultan Agung tahun Tujuan Khusus a. Menggambarkan karakteristik petugas filing di RSI Sultan Agung Semarang. b. Menggambarkan pengetahuan petugas filing tentang retensi DRM. c. Menggambarkan sikap petugas filling tentang retensi DRM. d. Menggambarkan standar operasional prosedur (SOP) tentang retensi DRM. e. Pelaksanaan retensi DRM non aktif.

25 25 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Akademik Sebagai bahan pemasukan dan penambahan ilmu bagi peneliti lebih lanjut untuk meningkatkan pengetahuan bagi mahasiswa lainnya. 2. Bagi Peneliti Memberikan tambahan pengetahuan dan pemahaman yang dapat dipakai peneliti dapat memperoleh perbedaan apa yang dipelajari di teori dan dilapangan. 3. Bagi Rumah Sakit Memberikan masukan untuk melaksanakan retensi DRM bagi petugas filling di RSI Sultan Agung Semarang.

26 26 E. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil 1 Mirah Dwi Pujianti Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Di RSUD Sunan Kalijaga Demak Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara pendekatan kualitatif Dari hasil penelitian diketahui bahwa untuk mendukung kegiatan retensi menggunakan KIUP, indeks penyakit, dan register rawat jalan, jadwal DRM retensi aktif, menggunakan protap, jangka waktu penyimpanan DRM. 2 Devita Saraswati Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam medis Aktif di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015 Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara pendekatan kualitatif Dari hasil penelitian di Rs Bhakti Wira Tamtama pernah melakukan retensi tahun 2005,sudah mempunyai SOP,mempunyai satu runag penyimpanan DRM aktif dan penyimpanan sentralisasi. 3 Tika Tri Hastyanti Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif di RSUD Ungaran Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara pendekatan cross sectional Dari hasil penelitian di RSUD Ungaran adanya protap retensi, JRA retensi dokumen aktif dan cara pemilahan

27 27 rekam inaktif.. medis 4 Dini Nur Indah Purwanti Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Rawat Inap Pada Tahun 2012 di RSUD Kota Semarang Deskriptif pendekatan sectional dan cross Belum adanya JRA, belum ada surat yang mengatur adanya pembentukan tim penilaian retensi yang berguna sebagai bukti otentik pelaksanaan retensi dan DRM yang dipindahkan ke rak filing in aktif belum didaftar. 5 IDM Ayu Oktavika Sari Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Dengan Standar Akreditasi KARS MKI 12 di Filing RSJD DR. AMINO GONDOHUTOMO Semarang tahun 2016 Deskriptif Rumah sakit sudah mempunyai protap tetapi dalam protap tersebut tidak dicantumkan JRA, sudah menggunakan tracer elektronik dan JRA tidak ada, retensi dilakukan apabila petugas memiliki waktu longgar. Perbedaan antara satu penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah 1. Perbedaan pertama pada lahan penelitian masing masing. 2. Perbedaan kedua yaitu pada metode penelitian, peneliti menggunakan penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara, pendekatan cross sectional. Sedangkan penelitian diatas menggunakan penelitian deskriptif, dengan metode observasi, pendekatan kualitatif. 3. Perbedaan ketiga yaitu pada variable yang digunakan peneliti Mirah Dwi Pujianti untuk mendukung kegiatan retensi menggunakan KIUP, indeks penyakit, dan

28 28 register rawat jalan, jadwal DRM retensi aktif, menggunakan protap, jangka waktu penyimpanan DRM. Variabel yang digunakan Devita Saraswati adalah SOP dan satu runag penyimpanan DRM aktif dan penyimpanan sentralisasi. Variabel yang digunakan IDM Ayu Oktavika Sari adalah tracer elektronik, prosedur tetap retensi dokumen aktif dan JRA dokumen aktif. Variabel yang digunakan Dini Nur Indah Purwanti adalah JRA, retensi dilakukan dengan cara pemilihan nomer rekam medis dan tanggal terakhir berobat. Variabel yang digunakan peneliti Tika Tri Hastyanti adalah protap retensi dokumen aktif, cara penyimpanan dokumen rekam medis inaktif hasi penyusutan dan sarana prasarana. F. Lingkup Penelitian 1. Ringkup Keilmuan Ilmu yang digunakan dalam penelitian adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Materi yang digunakan peneliti adalah alur dan prosedur retensi DRM nonaktif. 3. Lingkup Lokasi Lokasi peneliti di Filing RSI Sultan Agung Semarang. 4. Lingkup Metode Metode yang digunakan peneliti adalah observasi dan wawancara.

29 29 5. Lingkup Waktu Penelitian dilaksanakan Januari Lingkup Objek dan Sasaran Objek dan sasaran penelitian adalah pelaksanaan retensi DRM nonaktif oleh petugas filing RSI Sultan Agung Semarang.

30 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Menurut Wolfer dan Pena, Rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat, dan berbagai tenaga profesi lainya. (6) Menurut American Hospital Association Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang tenaga medis prefesional secara terorganisir serta saran kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnose serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien. (7) Menurut Association of Hospital Care dalam (Azwar) Rumah Sakit merupakan pusat dimana pelayanan kesehatan masyarakat, pendidikan serta penelitian kodokteran diselenggarakan. (8) B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam medis Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989, Rekam Medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan pada pasien oleh sarana pelayanan kesehatan. (9) Menurut penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan yang telah dilakukan, pengobatan yang diberikan oleh dokter, tindakan. 30

31 31 Menurut Permenkes No: 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan. (10) Dirjen Pelayanan Medis Rekam Medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (11) Hatta Sabarguna Rekam Medis adalah Siapa, apa, mengapa, dimana, harapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat dan diobati. (12) Berdasarkan pengertian di atas rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan atau dokumen tentang riwayat pasien dan identitas pasien,anamnesa yang ada dan benar,setiap pelayanan harus dilakukan oleh petugas pelayanan selama pasien di rawat di rumah sakit tersebut. 2. Manfaat Rekam Medis a. Meningkatan Kualitas Pelayanan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap sehingga meningkatkan kualitas pelayanan dan pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.serta melindungi tenaga medis. b. Pembiayaan yaitu sebagi petunjuk dan bahan untuk perhitungan dan menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan serta dapat digunakan sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.

32 32 c. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik yaitu sebagai alat bukti tertulis utama, untuk menyelesaikan masalah hukum, disiplin dan etik. d. Pendidikan dan Penelitian yaitu sumber informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi. e. Pengobatan Pasien sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit, merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien. f. Statistik Kesehatan yaitu sebagai bahan statistik kesehatan untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan menentukan jumlah penderita penyakit tertentu. C. Jadwal Retensi Arsip Menurut surat edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK tertanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis dengan rincian sebagai berikut: Tabel 2.1 Tabel Jadwal Retensi Arsip No Keluhan Aktif Inaktif Penyakit Rawat Rawat Rawat Rawat Jalan Inap Jalan Inap 1 Umum 5th 5th 2th 2th

33 33 2 Mata 5th 10th 2th 2th 3 Jiwa 10th 5th 5th 5th 4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th 5 Kusta 15th 15th 2th 2th 6 Ketergantungan 15th 15th 2th 2th Obat 7 Jantung 10th 10th 2th 2th 8 Paru 5th 10th 2th 2th Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah: a. Ketersediaan ruang penyimpanan (filing) biasanya selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih belum minat untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis. b. Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau di rumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpannya lebih lama. Kasus kasus yang terkait masalah hukum (medico legal) biasanya juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnya kasus pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, penguguran, dan sebagainya. D. Cara Penyimpanan Rekam Medis 1. Sentralisasi Yaitu penyimpanan rekam medis dengan cara menyatukan catatan kunjungan ploklinik maupun catatan saat pasien dirawat.

34 34 2. Desentralisasi Yaitu penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis pasien antaradokumen rawat jalan,rawat inap dan dokumen gawat darurat. Masing-masing folder dipisahkan dalam rak penyimpanan sendiri. E. Penjajaran Dokumen rekam medis yang disimpan dan diletakan kedalam rak penyimpanan dan disusun berdiri sejajar dengan yang lainya. Penjajaran dokumen rekam medis ada 3 cara yaitu: 1. Straight numerical filing (SNF) Sistem penjajaran dengan nomor langsung atau yang disebut Straight numerical filing (SNF) yaitu suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Kelebihan : a. Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara berurutan akan lebih mudah. b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Kekurangan : a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka sehingga mudah terjadi kekeliruan penyimpanan. b. Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar. c Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan. 2. Middle Digit Filing (MDF)

35 35 Sistem penjajaran dengan angka tengah atau yang disebut Middle Digit Filing (MDF) yaitu suatu sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangannya sama dengan angka akhir. Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus diambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi hal tersebut, maka pada sistem penjajaran angka akhir atau angka tengah, dapat diberi kode warna sesuai 2 angka kelompok yang digunakan sebagai penjajaran 3. Terminal Digit filing (TDF) Sistem penjajaran dengan angka akhir atau yang disebut Terminal Digit filing (TDF) yaitu suatu penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 section sesuai 2 angka kelompok terakhir dimulai dari section 00, 01, 02 dan seterusnya sampai 99. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu: a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke- 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di suatu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak. c Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.

36 36 d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis. e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut. f. Jumlah rekam medis utuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). h. Kekeliruan penyimpanan ( misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. Kekurangan sistem ini, yaitu: a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umunya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama. b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. F. Tugas Pokok Petugas Filing Filing adalah penyimpanan dan pengatur dokumen pasien menurut protap yang ada. Sistem penataan yang benar membuat lebih efektif sehingga saat pasien datang dokumen dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 1. Tugas pokok filing : a. Menyimpan dokumen rekam medis pasien.

37 37 b. Mengembalikan dokumen secara benar. c. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis yang aktif,non aktif dan in aktif. d. Membantu nilai guna rekam medis. c. Meretensi dokumen rekam medis. d. Memisahkan dokumen yang diabadikan dan yang akan dimusnahkan. e. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan. f. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis. 2. Fungsi atau Peran Petugas Filing : a. Menyimpan dokumen rekam medis. b. Menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan. c. Melindungi isi rekam medis dan merahasiakan isinya kepada orang lain. d. Menjaga tempat penyimpanan dokumen dari kerusakan fisik maupun kimiawi. e. Menata dokumen rekam medis dengan rapi dan benar. G. Hukum Kesehatan 1.Pengertian Hukum Kesehatan Menurut Prof.H.J.J.Leenen, Hukum kesehatan adalah semua peraturan hukum yang berhubungan langsung pada pemberian pelayanan kesehatan dan penerapannya pada hukum perdata, hukum administrasi, dan hukum pidana. (14) Hukum kesehatan adalah keseluruhan aturan hukum yang mengatur tentang hubungan langsung dengan pemeliharaan kesehatan yang berupa penerapan, hukum perdata, hukum pidana dan hukum administrasi negara dalam kaitan dengan pemeliharaan kesehatan dan yang bersumber dari hukum otonom yang berlaku untuk kalangan tertentu saja, hukum kebiasaan, hukum yurisprudensi, aturan-aturan internasional, ilmu pengetahuan dan literatur yang ada kaitannya dengan pemeliharaan kesehatan (M. Jusuf Hanafiah; Amri Amir, 1999). (15)

38 38 Menurut Prof. Van der Mijn, Hukum kesehatan adalah kumpulan pengaturan yang berkaitan dengan pemberian perawatan dan juga penerapannya kepada hukum perdata, hukum pidana, dan hukum administrasi. (16) Kesimpulan jadi hukum kesehatan adalah peraturan hukum tentang peraturan atau informasi kesehatan dan melindungi tenaga profesi maupun pasien jika terjadinya pelanggaran hokum. 2. Aspek Hukum dalam Rekam Medis Ada beberapa hal dari rekam medis yang perlu dipahami dari aspek hukumnya secara benar oleh semua pihak, baik manager, profesional maupun pasien. Hal-hal penting itu ialah tentang : a. Kepemilikan Rekam Medis Kalau dilihat bahwa rekam medis dibuat oleh dan utamanya untuk menunjang kepentingan health care provider maka tentunya berkas tersebut milik health care provider walaupun pasien juga bisa ikut memanfaatkannya. Kepemilikan tersebut sebetulnya tidak hanya terbatas pada berkasnya saja, tetapi juga isinya sebab rekam medis tanpa isi sama saja dengan kertas kosong yang tidak ada artinya sama sekali. Oleh sebab itu sudah tepat jika pasal 12 ayat (1) Permenkes nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis menegaskan bahwa rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien ( Pasal 12 ayat (2). (17) Kesimpulannya adalah bahwa rekam medis milik rumah sakit sedang isinya milik pasien, dimana pasien juga berhak mengetahui atau diberitahu sesuai penjelasan Pasal 57 Undang-Undang Kesehatan serta berhak memanfaatkan rekam medis untuk diberitahu sesuai penjelasan menunjang kepentingannya.

39 39 b. Isi Data Rekam Medis Sebagaimana diterangkan pada bagian penjelasan dari pasal 53 Undang- Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan bahwa pasien barhak atas rahasia kedokteran. (18) Atas dasar itu maka semua data yang terdapat dalam rekam medis adalah bersifat konfidensial, dengan konsekuensi : 1. Pasien berhak untuk : a. Dijaga kerahasiaan isi rekam medisnya b. Melepaskan sifat konfidensialitasnya 2. Rumah Sakit berkewajiban. a. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis dari orang-orang yang tidak berkepentingan b. Memberitahukan isi rekam medis kepada pasien atau keluarganya jika pasien tidak sadar c. Memberitahukan isi rekam medis kepada pihak lain jika disetujui pasien. H. Pemanfaatan Data Rekam Medis Rekam medis merupakan sumber data yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai macam kepentingan. Mengingat data tersebut bersifat konfidensial maka dalam hal penarikan, pemaparan ataupun penggunaan data untuk berbagai macam kepentingan perlu memperhatikan aspek hukumnya. Untuk data medis tanpa identitas (anonymous/ nameless data), tidak ada masalah hukum yang berarti hal tersebut dapat ditarik dipaparkan atau digunakan untuk berbagai kepentingan (misalnya penelitian) tanpa harus meminta izin lebih dahulu kepada pasien yang bersangkutan. Sedangkan untuk data dengan identitas perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Siapa yang meminta data, yaitu: a) Pasien

40 40 b) Penegak hukum c) Pihak lain yang bersangkutan Jika yang meminta penegak hukum harus memperhatikan hukum acara berlaku dan bila yang meminta pihak lain maka harus ada izin dari pasien yang bersangkutan. 2) Untuk kepentingan apa, yaitu: a) Kepentingan pihak pasien. b) Kepentingan penegakan hukum (law enforcemen). c) Kepentingan yang menguntungkan pihak lain. Hal untuk kepentingan penegakan hukum harus memperhatikan hukum acara yang berlaku dan jika untuk kepentingan yang menguntungkan pihak lain harus ada izin dari pasien yang bersangkutan. I. Protap dan Kebijakan Protap adalah prosedur yang telah ditetapkan di setiap pihak rumah sakitsebagai pedoman atau pacuan dalam melaksanakan pekerjaanya. Kebijakan adalah asas dalam melaksanakan pekerjaan yang didasarkan perencanaan atau konsep. J. Retensi Dokumen Rekam Medis Di setiap rumah sakit harus meretensi setiap dokumen yang sudah tidak aktif maupun tidak terpakai karena mempengaruhi rak penyimpanan. Pengertian retensi adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Tujuan Retensi : 1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

41 41 2. Memudahkan dalam memisahkan RM aktif 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif K. Pemusnahan Dokumen Rekam medis Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas rekam medis yang sudah tidak mengandung nilai guna. Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain: Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. 1. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir. 2. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain: 3. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa. 4. Dicacah dibuat menjadi bubur. 5. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah. 6. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.

42 42 7. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik). 8. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan L. Pemindahan Dokumen Aktif ke In Aktif a. Dokumen dinyatakan aktif apabila dokumen masih digunakan oleh pasien dan dilihat dari tanggal kunjungan terakhir. b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif. c. Berkas rekam yang inaktif dikelompokan tersendiri. M. Standar Operasional Prosedur (SOP) 1. Pengertian SOP SOP berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 tentang ijin praktik dan pelaksanaan praktik kedokteran BAB I pasal 1 ayat 10 standar operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja,dimana SOP memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan consensus berssama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi layanan yang dibuat oleh pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

43 43 2. Tujuan SOP Agar berbagai proses pekerjaan dapat rutin terlaksana dengan efesien,efektivitas dalam mengembangkan mutu pelayanan kesehatan melalui standar profesi yang berlaku. N. Dasar Hukum Retensi Pasal 8 ayat 1 : Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan Pasal 8 ayat 2 : Setelah batas waktu 5 (lima ) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik Pasal 8 ayat 3 : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut Pasal 9 ayat 1 : Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat Pasal 9 ayat 2 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

44 44 O. Teori tentang Pengetahuan dan Sikap Pengertian Sikap a. Menurut Oxford Advanced Learner Dictionary mencantumkan bahwa sikap (attitude) berasal dari bahsa italia attitudine yaitu Manner of placing or holding the body, dan way of feeling, thinking or behaving artinya sikap adalah sekumpulan respon yang konsisten terhadap objek sosial. (18) b. Sikap merupakan suatu kecenderungan untuk secara konsisten memberikan tanggapan menyenangkan atau tidak menyenangkan terhadap suatu objek, kecenderungan ini merupakan hasil belajar, bukan pembawaan turunan Ajzen dan Fishben. (19) c. Sikap sebagai suatu pendapat disertai perasaan yg menentukan tindakan terhadap suatu objek Triandis, (20) Pengertian Pengetahuan Pengetahuan merupakan hasil tahu dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan terjadi melalui pancaindra manusia yakni : penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa, dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga. Notoadmodjo. (21) Pengetahuan (knowledge) ad alah suatu proses dengan menggunakan pancaindra yang dilakukan seseorang terhadap objek tetentu dapat menghasilkan pengetahuan dan keterampilan. (22) Hidayat Pengetahuan seseorang biasanya diperoleh dari pengalaman yang berasal dari berbagai macam sumber seperti media poster, kerabat dekat, media massa, media elektronik, buku petunjuk, petugas kesehatan, dan sebagainya. Pengetahuan dapat membentuk keyakinan tertentu, sehingga seseorang berperilaku sesuai dengan keyakinannya tersebut. (24)

45 45 P. Kerangka Teori Petugas Filing Prosedur Tetap RS Kebijakan Retensi Sarana Retensi Penjajaran DRM Pelaksanaan retensi DRM Non aktif Nilai Guna Pengabadian DRM Pemusnahan DRM Penyimpanan DRM Gambar Kerangka Teori 3.1 Modifikasi teori Rekam Medis oleh Hatta Sabarguna dengan teori Hukum Kesehatan Prof.H.J.J.Leenen & Notoadmodjo.

46 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Karakteristik Petugas Filing Pengetahuan Petugas Filing Sikap Petugas Filing Pelaksanaan Retensi DRM Non aktif SOP Retensi DRM Gambar Kerangka Konsep

47 47 B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif, yaitu penelitian dengan cara menggambarkan dan mengamati objek penelitian yang ada dirumah sakit RSI Sultan Agung Semarang. Dan metode penelitian metode observasi dan wawancara, yaitu mengamati dan menanyakan langsung kepada petugas filing dengan pendekatan cross sectional yaitu langsung menguji rinci terhadap masalah yang terjadi. (25) C. Variabel Penelitian 1. Karakteristik petugas filing 2. Pengetahuan petugas filing 3. Sikap petugas filing 4. SOP retensi DRM non aktif 5. Pelaksanaan retensi DRM non aktif

48 48 D. Definisi Operasional Tabel 5.1 Tabel Definisi Operasional No. Variabel Definisi Operasional 1. Karakteristik petugas filing Karakter petugas dilihat dari segi pendidikan,umur,lama bekerja dan pelatihan yang pernah diikuti. Instrument : kuisioner 2. Pengetahuan petugas filing Pengetahuan adalah suatu proses menggunakan pancaindra terhadap objek dapat menghasilkan pengetahuan dan keterampilan. Instrument : kuisioner 3. Sikap petugas filing Sikap yaitu suatu kecenderungan untuk memberikan tanggapan terhadap suatu objek. Instrument : ceklist/observasi 4. SOP retensi DRM Suatu tata cara yang menjadi pedoman untuk melakukan rangkaian tugas yang dikerjakan oleh petugas filing Instrument : lembar observasi 5. Pelaksanaan retensi DRM Prosedur pelaksanaan pemusnahan non aktif dokumen rekam medis non aktif di rumah sakit. E. Subjek dan Objek 1. Subjek Subjek pada penelitian adalah pelaksanaan retensi DRM nonaktif 2. Objek Objek adalah petugas filing rekam medis.

49 49 F. Cara Pengumpulan Data 1. Data Primer Data primer adalah data yang didapatkan dengan wawancara data dan pedoman observasi langsung di filing dan menanyakan langsung oleh petugas tentang pengetahuan retensi dokumen non aktif di RSI Sultan Agung Semarang. 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang melengkapi data primer. Protap dan kebijakan mengenai retensi, penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis. G. Instrumen Penelitian 1. Pedoman wawancara tentang pengetahuan petugas filing. 2. Pedoman observasi untuk sikap dan pelaksanaan SOP retensi. H. Pengolahan Data Pengolahan data yang dilakukan oleh peneliliti adalah : 1. Editing yaitu meneliti dan mengecek data yang telah dikumpulkan oleh peneliti. 2. Tabulasi yaitu mengumpulkan dan mengelompokan data yang telah diperoleh agar membuat peneliti lebih gampang melihat datanya.

50 50 I. Analisis Data Data analisa adalah data yang diperoleh secara deskriptif yaitu menggambarkan hasil wawancara dan observasi secara langsung, lalu membandingkan hasil penelitian di lapangan dengan teori yang ada agar mendapatkan kesimpulan.

51 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Institusi 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Rumah Sakit Islam Sultan Agung pada awal berdirinya merupakan Health Centre yang pada perkembangan selanjutnya ditingkatkan menjadi Rumah Sakit, yaitu Rumah Sakit Sultan Agung atau Medical Centre Sultan Agung pada tanggal 23 Oktober Tahun 2002 dengan makin tingginya tingkat kepercayaan umat, RSISA melakukan perbaikan disegala segi baik dari segi fisik Rumah Sakit maupun pelayanan yang diberikan. Dengan tujuan untuk memberikan yang terbaik untuk masyarakat pengguna. Kegiatan pelayanan mulai dilaksanakan pada tanggal 17 Agustus 1971, adapun pelayanannya meliputi poliklinik umum, poliklinik KIA dan KB. Rumah Sakit Islam Sultan Agung terletak di Jl. Raya Kaligawe Km.4 yang berdekatan dengan terminal Terboyo dan pusat pertumbuhan industri ( LIK dan Terboyo Industrial Park ), dibangun pada tahun 1970 dan pada tahun 1971, kemudian diresmikan sebagai Rumah Sakit Umum pada tanggal 23 Oktober 1973 dengan SK dari Menteri kesehatan nomor I 024/Yan Kes/I.O.75 tertanggal 23 Oktober 1975 diresmikian sebagai Rumah Sakit Tipe B, serta sebagai Rumah Sakit Utama Pendidikan Fakultas Kedokteran Unissula dan telah terakreditasi Paripurna, RSI Sultan Agung juga memperoleh predikat sebagai Rumah Sakit Pendidikan dan merupakan tempat mendidik calon dokter umum mahasiswa Fakultas Kedokteran Unissula. Hal ini berdasarkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan No HK.03.05/III/1299/11 tertanggal 1 Mei Dengan berbekal motto "mencintai Allah dan menyayangi sesama" RSI SULTAN AGUNG menorehkan banyak pengabdian untuk masyarakat. Motto tersebut juga melandasi RSI SA untuk jauh lebih berkembang menuju sesuatu yang lebih baik. 51

52 52 Baik perubahan secara fisik,(perkembangan rumah sakit) dan perubahan yang lebih diarahkan kepada pembangunan spiritual. 2. Visi, Misi, Moto, Makna dan Nilai Kerja a. Visi Rumah Sakit Islam terkemuka dalam pelayanan kesehatan, pendidikan dan pembangunan peradaban Islam menuju masyarakat sehat sejahtera yang dirahmati Allah. b. Misi 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang selmat menyelamatkan dijiwai semangat mencintai. 2) Menyelenggarakan pelayanan pendidikan dalam rangka membangun generasi khaira ummah. 3) Membangun peradaban Islam menuju masyarakat sehat yang dirahmati Allah. c. Moto Mencintai Allah Menyayangi Sesama d. Makna Kerja ( Meaning ) Berkhidmat menyelamatkan manusia e. Nilai Kerja Integritas, Professional, Kasih saying, Kerjasama, Inovatif 3. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit a. Rawat Jalan 1) Poliklinik spesialis anak 2) Poliklinik spesialis kebidanan dan kandungan

53 53 3) Poliklinik spesialis bedah ( urologi, degistif, orthopedic, onkologi, bedah syaraf, bedah thorax) 4) Poliklinik spesialis penyakit dalam 5) Poliklinik spesialis kulit dan kelamin 6) Poliklinik spesialis syaraf 7) Poliklinik spesialis mata 8) Poliklinik spesialis THT 9) Poliklinik spesialis jiwa 10) Poliklinik spesialis gigi dan mulut 11) Poliklinik spesialis umum 12) Hemodialisa 13) Poli Gakin b. Rawat Inap 1. Ruang Firdaus : VVIP dan VIP 2. Ruang Adn : VIP A/B 3. Ruang Naim : VIP A/B 4. Ruang Ma wa : VIP A/B, Kelas I dan II 5. Ruang Darrussalam : Kelas I 6. Ruang B. Ma ruf : VIP A/B 7. Ruang B. Syifa : VIP A/B dan Kelas I 8. Ruang B. Athfal : VIP A/B, Kelas I, II dan III 9. Ruang B. Nisa 1 : Kelas III 10. Ruang B. Nisa 2 : Kelas I, II dan III 11. Ruang B. Izzah 1 : Kelas I, II dan III 12. Ruang B. Izzah 2 : Kelas I, II dan III

54 Ruang B. Salam 1 : Kelas III 14. Ruang B. Salam 2 : Kelas I, II dan III 15. Ruang B. Rijal : Kelas I dan III 16. Ruang DarulMuqomah : VIP A/B dan Kelas I 17. Ruang Peristi 18. Ruang ICU c. Instalasi Gawat Darurat ( IGD ) Pelayanan yang diberikan berdasarkan kegawat daruratan pasien dilayani oleh tenaga-tenaga professional.dapat dilakukan observasi di ruang IGD.Konsultasi dokter spesialis selama 24 jam. d. Unit Penunjang 1) Radiologi a) Radiologi b) USG c) Mobile x ray d) CT scan e) USG 4D 2) Laboratorium a) Hematologi b) Kimia klinik c) Bakteriologi d) Parasitologi e) Serologi f) Urinanalisa

55 55 g) Narkoba h) Tes HIV i) Patologi anatomi j) Bank darah B. Gambaran Khusus Institusi 1. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis Kepala Instalasi Rekam Medis adalah kapala bidang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk mengorganisisr, melaksanakan dan memantau kegiatan di Instalasi Rekam Medis, berpendidikan formal Dokter atau DIII Rekam Medik dengan masa kerja minimal 2 tahun dan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Tanggung Jawab Secara administrative dan structural bertanggung jawab kepada Direktur Pelayanan dan Manajer Penunjang Medis dalam melaksanakan tugasnya. 2) Wewenang a) Memberikan masukan kepada atasasn b) Mengarahkan, membimbing dan menegur bawahan c) Memberi penilaian DP3 bawahan d) Menolak hasil kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan e) Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja terkait f) Merekomendasi ijin dan atau menyetujui cuti bawahan 3) Hasil Kerja a) Rencana kerja bidang pelayanan Rekam Medik b) Standart Operational Prosedur ( SOP ) Rekam Medik c) Laporan Rekam Medik

56 56 d) Laporan pelaksanaan pengendalian mutu e) Analisa, evaluasi dan rekomendasi data kegiatan Rekam Medik f) Laporan hasil DP3 g) Laporan pelaksanaan program kerja bulanan, semester dan tahunan b. Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Petugas pendaftaran rawat jalan memilki tugas pokok antara lain : 1) Penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien serta wawancara terhadap pasien yang akan berobat 2) Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dengan melakukan wawancara, memasukkan (entry) data pasien sesuai dengan formulir data pribadi yang telah diisi pasien atau keluarga pasien 3) Menyediakan formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) 4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan atau poliklinik sesuai dengan keluhan pasien 5) Memberikan informasi pelayanan di Rumah Sakit bagi yang membutuhkan c. Petugas Pendaftaran Pasien Gawat Darurat Petugas pendaftaran pasien gawat darurat memiliki tugas pokok antara lain : 1) Penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien serta wawancara terhadap pasien yang akan berobat di Instalasi Gawat Darurat 2) Melakukan tugas pendaftaran pasien dengan melakukan wawancara, memasukkan (entry) data pasien sesuai formulir data pribadi yang telah diisi pasien atau keluarga pasien 3) Menyediakan formulir bagi pasien yang pertama kali berobat (pasien baru)

57 57 4) Mengarahkan keluarga pasien untuk menunggu di tempat yang telah disediakan dan menunggu panggilan selanjutnya guna diwawancarai perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD 5) Memberikan informasi pelayanan di Rumah Sakit bagi yang membutuhkan d. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap Petugas pendaftaran pasien rawat inap memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat oleh dokter 2) Menentukan kelas perawatan dan bangsal yang dituju bersama dengan pasien ataupun keluarga pasien 3) Menjelaskan tentang tarif layanan rawat inap dengan fasilitas fasilitas di ruang rawat inap 4) Menyiapkan formulir formulir rawat inap yang sesuai dengan kasus penyakit pasien 5) Mengantarkan pasien ke bangsal yang dituju 6) Memberi informasi kepada keluarga pasien, pengunjung, instansi, dan bagian pelayanan di rumah sakit tentang adanya mutasi pasien atau tempat tidur yang siap diisi kembali e. Assembling Petugas Assembling memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima pengembalian Dokumen Rekam Medis dari URJ, URI dan IGD 2) Meneliti kelengkapan isi dan merakit kembali urutan formulir Rekam Medik 3) Memintakan kelengkapan diagnosa kepada dokter yang merawat

58 58 4) Mencatat dan mengendalikan DRM yang isinya belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada kepala Rekam Medik mengenai ketidaklengkapan isi DRM dan petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut 5) Mengendalikan penggunaan formulir formulir Rekam Medik dan secara periodik melaporkan kepada kepala Rekam Medik mengenai jumlah dan jenis formulir yang telah digunakan f. Koding dan Indeksing Petugas Koding / Indeksing memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Mengkode penyakit dan tindakan yang ditulis dokter dengan nomor kode yang sesuai dengan ICD 10 dan ICD 9 CM 2) Menerima Dokumen Rekam Medis dari fungsi Assembling 3) Mencari kode diagnosa penyakit sesuai dengan ICD 10 dan tindakan atau prosedur dengan ICD 9 CM 4) Menganalisa atau mencari diagnosa penyakit jika dalam DRM belum terdapat diagnosa 5) Mencari kata kata yang tidak jelas di kamus kedokteran 6) Meneliti, mengoreksi dan input data kode ICD 10, ICD 9 CM yang tertulis di DRM rawat inap 7) Input data pasien ( dari tanggal masuk sampai tanggal keluar, diagnosa utama, diagnose komplikasi, serta tindakan atau operasi bila ada ) dengan program ihealth 8) Input data sensus harian 9) Melengkapi berkas klaim yang terkait dengan rekam medis

59 59 g. Analising Reporting Analising / Reporting memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Setiap tribulan menyusun laporan RL.1 berdasarkan rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan 2) Setiap bulan menyususn laporan RL.2a dan RL.2b berdasarkan indeks penyakit 3) Setiap tahun menyusun RL.3 berdasarkan data dari bagian tata usaha, perlengkapan 4) Setiap tahun menyusun RL.4 berdasarkan data dari bagian kepegawaian 5) Mengirimkan laporan Rumah Sakit berdasarkan peraturan Departemen Kesehatan 6) Membuat analisis dan laporan untuk keperluan manajemen Rumah Sakit h. Visum et Repertum dan Asuransi 1) Menerima permintaan untuk kepentingan visum dan asuransi 2) Membantu pembuatan hasil visum dan untuk asuransi i. Filling Filling rawat jalan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima DRM rawat jalan dari poliklinik 2) Menyimpan DRM dengan metode terminal digit filing 3) Menyediakan DRM untuk keperluan pelayanan dan pendidikan ( mahasiswa ) yang menggunakan tracer 4) Melakukan retensi dan penyortiran DRM rawat jalan menjadi dokumen aktif dan inaktif 5) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan formulir Filing rawat inap memiliki tugas pokok sebagai berikut :

60 60 1) Menerima dokumen rekam medis dari bagian koding / indeksing. 2) Menyiapkan DRM dengan metode Terminal Digit Filing 3) Menyediakan DRM untuk keperluan pelayanan dan pendidikan ( mahasiswa ) yang menggunakan tracer 4) Melakukan retensi dan penyortiran DRM rawat jalan menjadi dokumen aktif dan inaktif 5) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan formulir C. Hasil Penelitian 1. Karakteristik Petugas Filing Table 6.1 Karakteristik Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing RSI Sultan Agung Semarang No Nama Umur Lama Kerja Pendidikann Pelatihan di RSI 1 A Th SI Kesehatan Masyarakat Sudah pernah mengikuti pelatihan tata cara retensi DRM 2 B 26 4 th SMA Belum Pernah 3 C 28 7 th SMA Belum Pernah

61 61 4 D 23 4 th SMA Belum Pernah Sumber hasil wawancara petugas filing Berdasarkan hasil yang telah dilakukan wawancara oleh petugas filing RSI Sultan Agung Semarang diketahui bahwa petugas filing rata-rata berpendidikan SMA, belum pernah mengikuti pelatihan tentang retensi dan tidak mempunyai petugas khusus untuk melaksanakan retensi. Petugas yang melakukan diambil dari bagian filing dan dibantu petugas dari unit rekam medis. 2. Pengetahuan Petugas Filing Berdasarkan hasil observasi yang sudah dilakukan di RSI Sultan Agung Semarang 3 petugas filing belum mengetahui tata cara pelaksanaan retensi dan belum pernah melakukan retensi DRM. Petugas filing juga tidak mengetahui JRA yang ada di rumah sakit tersebut dan ada juga yang tidak mengetahui sarana yang digunakan dalam retensi karena kurangnya sosialisasi dan pelatihan kerja. Tabel 7.1 Hasil Wawancara Pengetahuan Petugas Filing RSI Sultan Agung Semarang No Pertanyaan Petugas B C D 1 Apakah anda mengetahui tata cara pelaksanaan retensi? Tidak, karena belum pernah melakukan retensi langsung Tidak, karena belum pernah melakukan retensi langsung Tidak, karena belum pernah melakukan retensi langsung

62 62 2 Apakah anda mengetahui tujuan retensi? Ya, untuk mengurangi beban kerja petugas filing 3 Pada RSI Sultan Agung menggunakan penyimpanan apa? Jelaskan? Desentrali Sasi Ya, untuk mengeurangi DRM yang sudah tidak terpakai Desentrali Sasi Ya, untuk mengeurangi DRM yang sudah tidak terpakai Desentrali Sasi 4 Apakah rumah sakit mempunyai JRA? Tidak tahu Tidak tahu Tidak tahu 5 Apakah dalam pelaksanaan retensi harus memakai tracer, KIUP, indeks penyakit sebagai alat retensi? 6 Apakah sarana yang digunakan dalam pelaksanaan retensi? Ya Ya Ya Tracer, KIUP Tracer, KIUP Tidak tahu 3. Sikap Petugas Filing Dari hasil observasi dengan petugas filing di RSI Sultan Agung Semarang diketahui bahwa sikap petugas filing dalam tata cara memisahkan DRM aktif dan nonaktif sudah benar,petugas mengetahui caranya yaitu dengan melihat tanggal terakhir berobat dan kunjungan pasien. Petugas filing sudah merawat tempat penyimpanan DRM dari kerusakan fisik maupun kimiawi dan menyikapi pelaksanaan retensi dengan baik.

63 63 Tabel 8.1 Hasil Wawancara Sikap Petugas Filing RSI Sultan Agung Semarang No Pertanyaan Petugas Hasil Wawancara 1 Apakah perlu memisahkan DRM aktif, nonaktif dalam retensi? B Ya, dilihat dari tanggal pasien berobat, kunjungan pasien terakhir dan memudahkan dalam pelaksanaan retensinya. 2 Apakah perlu menjaga tempat penyimpanan DRM dalam kerusakan fisik dan kimiawi? C Ya, agar DRM tidak mengalami kerusakan dan informasi informasi didalam DRM tidak hilang dan gampang di cari kalau ada peminjaman. 3 Apakah sikap anda dalam pelaksanaan retensi? D Sikap saya mendukung dan menanggapi dengan baik retensi karena mengurangi beban penyimpanan rak yang terus bertambah di rumah sakit. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing RSI Sultan Agung Semarang, semua petugas menyikapi pelaksanaan retensi DRM nonaktif dengan baik dan benar. 4. SOP Retensi DRM Non aktif Berdasarkan observasi di RSI Sultan Agung Semarang diketahui bahwa rumah sakit memiliki standar operasional prosedur tentang retensi dokumen rekam medis. Berikut tabel observasi pelaksanaan SOP dokumen rekam medis :

64 64 Tabel 9. 1 Hasil Observasi SOP Pelaksanaan Retensi No Prosedur YA TIDAK 1 Dokumen yang telah disimpan 5 tahun dihitung sejak tanggal terakhir pasien berobat. 2 Mencatat nomer rekam medis yang sudah waktunya untuk retensi 3 Retensi dilakukan oleh petugas rekam medis 4 Rekam medis yang tidak melalui masa inaktif 2 tahun dipilih antara yang mempunyai nilai guna dan yang tidak mempunyai nilai guna 5 Rekam medis yang mempunyai nilai guna disimpan dikardus dan yang tidak mempunyai nilai guna bersama mapnya dibendel menurut angka akhir untuk dimusnahkan 6 Pemisahan dokumen berdasarkan penyakit

65 65 Tabel Hasil Wawancara Petugas Tentang SOP Pelaksanaan Retensi No Pertanyaan B C D 1 Apakah RSI Sultan Agung sudah mempunyai SOP tentang pelaksanaan retensi DRM? Sudah, tetapi tidak pernah mengetahui isi dari SOP tersebut Sudah, tetapi tidak pernah mengetahui isi dari SOP tersebut Sudah, tetapi tidak pernah mengetahui isi dari SOP tersebut 5. Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Tabel Hasil Wawancara Petugas Filing Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif No Pertanyaan B C D 1 Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan retensi? Ya Ya Ya 2 Apakah anda tahu tentang tatacara pelaksanaan retensi? Tidak mengetahui, karena belum pernah melakukan retensi selama bekerja di rumah sakit Tidak mengetahui, karena belum pernah melakukan retensi selama bekerja di rumah sakit Tidak mengetahui, karena belum pernah melakukan retensi selama bekerja di rumah sakit

66 66 3 Apakah rumah sakit mempunyai JRA? Tidak Tidak Tidak 4 Apakah anda mengetahui kapan periode retensi dilakukan? Tidak tahu Tidak tahu Tidak tahu Berdasarkan hasil observasi dan wawancara petugas filing di RSI Sultan Agung Semarang sebelumnya pernah melakukan retensi terakhir Setelah itu JRA, pelaksanaan retensi belum terjadwal atau belum ada dirumah sakit tersebut sampai sekarang.

67 67 BAB V PEMBAHASAN 1. Karakteristik Petugas Filing RSI Sultan Agung Petugas filing adalah petugas rekam medis dibagian rumah sakit yang berpengaruh terhadap penyimpanan DRM pasien dan bertanggung jawab atas kerahasian DRM pasien, agar informasi data pasien tidak digunakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab. Petugas filing juga berperan penting untuk menjaga mutu dalam pelayanan rumah sakit supaya rumah sakit berkembang dengan baik. (4) Hasil observasi dan wawancara petugas filing di RSI Sultan Agung didapatkan tingkat pendidikan rata rata lulusan sekolah menengah atas (SMA) dan yang lulusan SI Kesehatan Masyarakat hanya kepala rekam medis saja, 3 petugas filing yaitu berjenis laki laki semua. 3 Petugas filing belum pernah mengikuti pelatihan tentang pelaksanaan retensi sehingga perlu ada pelatihan dalam pelaksanaan retensi, ini mengakibatkan dalam pelaksanaan retensi belum maksimal dan tidak terjadwal. Petugas filing sudah bekerja rata rata selam 4 tahun, 1 petugas bekerja lebih lama dari lainnya tetapi belum tahu tentang retensi. Faktor kualitas petugas filing sangat penting karena petugas filing mempengaruhi mutu pelayanan rumah sakit. 2. Pengetahuan Petugas Filing RSI Sultan Agung Pengetahuan adalah merupakan hasil tahu dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan terjadi melalui pancaindra manusia yakni : penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa, dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga.

68 68 Pengetahuan (knowledge) adalah suatu proses dengan menggunakan pancaindra yang dilakukan seseorang terhadap objek tetentu dapat menghasilkan pengetahuan dan keterampilan. (5) Hasil observasi dan wawancara petugas filing RSI Sultan Agung didapatkan 3 petugas filing tidak mengetahui tata cara pelaksanaan retensi dan tidak mengetahui prosedur tetap retensi. Petugas filing hanya mengetahui tujuan retensi yang dilakukan yaitu untuk mengurangi beban penyimpanan rak DRM dan petugas filing tidak mengetahui JRA yang ada dirumah sakit. Petugas tidak mengetahui kapan akan dilaksanakannya retensi karena kurang adanya sosialisasi dan pelatihan khusus retensi pada petugas filing RSI Sultan Agung. 3. Sikap Petugas Filing Tentang Retensi Sikap adala (attitude) berasal dari bahsa italia attitudine yaitu Manner of placing or holding the body, dan way of feeling, thinking or behaving artinya sikap adalah sekumpulan respon yang konsisten terhadap objek sosial. Sikap merupakan suatu kecenderungan untuk secara konsisten memberikan tanggapan menyenangkan atau tidak menyenangkan terhadap suatu objek, kecenderungan ini merupakan hasil belajar. (6) Dari hasil observasi dan wawancara petugas filing RSI Sultan Agung, petugas filing mendukung dan menanggapi dengan baik retensi karena mengurangi beban penyimpanan rak yang terus bertambah di rumah sakit. Petugas mampu memisahkan dokumen rekam medis aktif dan nonaktif sesuai tanggal terakhir berobat dan kunjungan terakhir pasien dan menjaga tempat penyimpanan DRM dalam kerusakan fisik dan kimiawi untuk menjaga isi dan kelengkapan DRM pasien.

69 69 4. SOP Retensi DRM Nonaktif Standar Operasional Prosedur (SOP) dipakai untuk acuan kinerja petugas untuk melaksanakan retensi agar dalam pelaksanaanya sesuai dengan fungsi kerja. Pelaksanaan retensi dapat dilakukan secara perode harian, bulanan dan tahunan untuk mengurangi beban penumpukan DRM. Retensi dapat dilakukan pada DRM rawat jalan maupun rawat inap. (7) Hasil wawancara dan observasi di RSI Sultan Agung Semarang sudah ada SOP, tetapi tidak sesuai dengan prosedur tetap yang ada karena tidak mempunyai jadwal retensi arsip (JRA) dokumen rekam medis. Kebijakan yang mengatur retensi sudah ada dirumah sakit mengacu dalam Permenkes no.269 tahun 2008 tentang kebijakan pemilahan, pemisahan dan retensi DRM. Pelaksanaan retensi di RSI Sultan Agung Semarang belum dilakukan karena kesibukan kerja dari petugas filing, seharusnya retensi langsung dilakukan sesuai jadwal retensi. Jadi tidak ada beban penumpukan DRM yang terlalu banyak dirumah sakit. 5. Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif a. Teori tata cara pelaksanaan retensi DRM : 1. Sebelum melakukan retensi harus melihat JRA dahulu untuk mengetahui lama penyimpanan DRM. 2. Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat,dengan menggunakan alat retensi seperti tracer, KIUP, dan indeks penyakit. 3. Dokumen dipilah dan disortir dari rak penyimpanan aktif dengan melihat tanggal kunjungan terakhir pasien. 4. Dokumen dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif

70 70 5. Dokumen ditata kembali di rak inaktif selanjutanya dapat dinilai guna. b. Tata cara pelaksanaan retensi di RSI Sultan Agung Semarang yaitu : 1. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada DRM. 2. Petugas mengelompokan DRM rawat jalan dan rawat inap inaktif. 3.Petugas menyimpan DRM berdasarkan kelompok angka terakhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan yang mempunyai nilai guna. Pada RSI Sultan Agung Semarang petugas filing tidak mengetahui pelaksanaan retensi atau periode retensi akan dilakukan.

71 71 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Karakteristik petugas filing di RSI Sultan Agung Semarang belum semua terpenuhi karena petugas filing bukan lulusan rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan tata cara pelaksanaan retensi. 2. Pengetahuan petugas filing RSI Sultan Agung Semarang tentang pelaksanaan retensi, belum mengetahui tata cara pelaksanaan retensi DRM dengan benar dan belum sesuai protap. 3. Petugas filing menanggapi retensi dengan sikap terbuka dan mau belajar tentang tata cara pelaksanaan retensi dengan baik dan benar sesuai protap yang ada. 4. Standar Operasional Prosedur (SOP) pada RSI Sultan Agung belum sesuai dengan protap yang ada karena masih berbunyi kebijakan retensi. 5. Pelaksanaan retensi DRM Nonaktif belum terjadwal karena tidak adanya JRA. B. Saran 1. Mengadakan pelatihan dan pendidikan tentang pengelolaan dokumen rekam medis dan pelaksanaan retensi kepada petugas filing. 2. Sebaiknya segera melaksanakan retensi dokumen rekam medis nonaktif yang sudah siap diretensi karena terakhir dilakukan RSI Sultan Agung Semarang Membuat jadwal retensi arsip (JRA) pada RSI Sultan Agung Semarang. 4. Mengoptimalkan pelaksanaan retensi dalam kelompok penyakit berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

72 72 5. Memperbaiki SOP dan mencantumkan Jadwal Retensi Arsip dan waktu untuk pelaksanaan retensi secara periode sehingga petugas mengetahui jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan diagnosa tertentu dan pelaksanaan retensi menjadi terjadwal. 6. Memberikan sosialisasi berupa surat edaran kepada petugas filing tetang pelaksanaan retensi sesuai dengan prosedur tetap yang ada.

73 73 DAFTAR PUSTAKA 1. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta, Pujianti, Dwi Mirah. Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif RSUD Sunan Kalijaga Demak, Semarang Undang undang N0.44 Tentang Rumah Sakit Tahun Mentri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/II/2008 bab IV pasal Sugiarto, Agus. Manajemen Kearsipan, Jakarta Notoadmodjo, Pengertian Pengetahuan.Jakarta Kamus Besar Bahasa Indonesia, Tentang Pengetahuan, Jakarta Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008, Rekam Medis, Jakarta Skurka, MF, (AHA= American Hospital Association), Undang Undang No 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta Undang Undang Pasal 53 No.36 tahun 2009 Isi Data Rekam Medis, Jakarta Triandis, Tentang Pengertian Sikap, Jakarta Dirjen Pelayanan Medis, Rekam Medis, Jakarta American Hospital Association, Pengertian Rumah Sakit, Sabarguna, Hatta, Tentang Rekam Medis, Yogyakarta Notoatmojo, S. Metode Penelitian Kesehatan, Jakarta Hidayat. Tentang Pengetahuan. Jakarta Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007, Pengertian SOP.

74 LAMPIRAN 1 74

75 75

76 LAMPIRAN 2 76

77 77

78 LAMPIRAN 3 78

79 79

80 LAMPIRAN 4 80

81 81