LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JL. SULTAN HASANUDDIN NO. 1 JAKARTA SELATAN PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JL. SULTAN HASANUDDIN NO. 1 JAKARTA SELATAN PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER YUNITA HARYATI, S.Far ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JL. SULTAN HASANUDDIN NO. 1 JAKARTA SELATAN PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker YUNITA HARYATI, S.Far ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa melimpahkan karunia dan rahmat-nya, sehingga dapat terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No.42 Jalan Sultan Hasanuddin No.1 Jakarta Selatan. Laporan PKPA ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menempuh ujian akhir Apoteker pada Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Kasman Marsuan, MM., Apt., selaku pembimbing di apotek Kimia Farma No. 42 yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker. 2. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap MS., selaku ketua Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. 3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku ketua Program Apoteker Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia. 4. Ibu Nelly D. Leswara, M.Sc., Ph.D., Apt selaku Pembimbing dari Departemen Farmasi FMIPA UI yang selalu sabar membimbing, memberi saran, dan mendukung penulis. 5. Seluruh karyawan Apotek Kimia Farma No. 42 atas segala keramahan, pengarahan, dan bantuan selama penulis melaksanakan PKPA. 6. Seluruh staf pengajar dan tata usaha program Profesi Apoteker UI atas bantuan yang telah diberikan kepada penulis. 7. Keluarga tercinta atas semua dukungan, kasih sayang, perhatian, kesabaran, dorongan, semangat dan doa yang tidak henti-hentinya. 8. Teman-teman Apoteker Angkatan 74 Departemen Farmasi FMIPA UI atas dukungan dan kerja sama selama ini. 9. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan laporan ini. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca. iv

5 Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Depok, Juni 2012 Penulis v

6 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i LEMBAR PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2. TINJAUAN UMUM Apotek Definisi Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Tata Cara perizinan Apotek Pelayanan di Apotek PT. Kimia Farma (PERSERO), Tbk Sejarah Singkat PT. Kimia Farma (Persero) Tbk Visi dan Misi Tujuan dan Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan PT. Kimia Farma Apotek Bisnis Manager Jaya BAB 3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA NO Apotek Kimia Farma No Lokasi dan Tata Ruang Struktur Organisasi Tugas dan Tanggung Jawab Personalia Apotek Kimia Farma No Kegiatan Apotek Kimia Farma No Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika.. 27 BAB 4. PEMBAHASAN BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN vi

7 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Lampiran 2 Struktur Organisasi Apotek Unit Bisnis Manager Lampiran 3 Layout Apotek Kimia Farma No Lampiran 4 Alur Penerimaan Resep Tunai/Kredit di Apotek Kimia Farma No Lampiran 5 Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) di Apotek Kimia Farma No Lampiran 6 Dokumen Dropping Barang dari BM Lampiran 7 Kartu Stok Obat Lampiran 8 Surat Pesanan Narkotika Lampiran 9 Surat Pesanan Psikotropika Lampiran 10 Salinan Resep (Copy Resep) Lampiran 11 Etiket Obat Lampiran 12 Kartu Nomor Resep Lampiran 13 Laporan Penggunaan Narkotika Lampiran 14 Laporan Penggunaan Psikotropika Lampiran 15 Laporan Narkotika Per Bulan Februari Lampiran 16 Laporan Psikotropika Per Bulan Februari vii

8 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009, Pekerjaan Kefarmasian merupakan pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Pekerjaan Kefarmasian dilakukan berdasarkan pada nilai ilmiah, keadilan, kemanusiaan, keseimbangan, dan perlindungan serta keselamatan pasien atau masyarakat yang berkaitan dengan sediaan farmasi yang memenuhi standar dan persyaratan keamanan, mutu, dan kemanfaatan. Pelayanan Kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Fasilitas pelayanan kefarmasian adalah sarana yang digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan kefarmasian, yaitu apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, toko obat, atau praktek bersama. Kesadaran masyarakat akan kesehatan menyebabkan makin meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, oleh karena itu peningkatan mutu pelayanan kesehatan perlu terus diupayakan. Pelayanan kefarmasian kepada masyarakat dapat berlangsung salah satunya di apotek. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MenKes/SK/X/2002 disebutkan bahwa apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Peran apotek dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu aspek pelayanan kefarmasian dan aspek manajerial apotek. Aspek pelayanan kefarmasian di apotek meliputi pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan perbekalan farmasi, antara lain obat, bahan obat, obat tradisional, kosmetika, alat kesehatan, dan sebagainya. 1

9 2 Apotek berdasarkan aspek manajerial merupakan unit usaha yang didalamnya terdapat proses jual beli perbekalan farmasi dan pemberian jasa (komunikasi, informasi, dan edukasi) oleh apoteker, yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan yang baik agar dapat tumbuh dan berkembang serta dapat memberikan kesejahteraan bagi setiap orang yang terlibat didalamnya. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/IX/2004, Apoteker merupakan sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. Untuk dapat mengelola sebuah bisnis apotek, seorang APA (Apoteker Pengelola Apotek) tidak cukup hanya dengan berbekal ilmu teknis kefarmasian saja karena mengelola sebuah apotek sama halnya dengan mengelola sebuah perusahaan. APA dituntut pengetahuannya untuk dapat menguasai produk yang dijual dan teknis pelayanan kefarmasian serta harus dapat merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan menganalisis hasil kinerja operasional suatu apotek. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka dilakukan pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek. Penulis dalam hal ini melaksanakan praktek kerja profesi apoteker di Apotek Kimia Farma No. 42 yang berada di daerah Blok M Jakarta Selatan. Apotek tersebut merupakan Apotek Bisnis Manager Jaya 1 yang membawahi beberapa apotek pelayanan sedaerah. Praktek kerja dilakukan selama 1,5 bulan yaitu sejak tanggal 13 Februari 2012 hingga 22 Maret Tujuan Tujuan dari Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di Apotek Kimia Farma, adalah : 1. Dapat memahami tentang fungsi dan peranan apoteker pengelola apotek (APA) di apotek. 2. Dapat memahami penerapan aspek manajemen pengelolaan apotek dan aspek pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No. 42.

10 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1. Apotek Definisi Apotek Menurut Undang-Undang Kesehatan No. 36 Tahun 2009 tentang kesehatan, pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengelolaan obat, pelayanan obat atau resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, definisi apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan kepentingan dan mendukung peningkatan derajat kesejahteraan masyarakat. Pembangunan apotek dapat dilaksanakan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat dan daerah, perusahaan milik Negara yang ditunjuk oleh pemerintah dan apoteker yang telah mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Dinas Kesehatan setempat Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah : a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat atau bahan obat. 3

11 4 c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. d. Sarana pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi kepada masyarakat dan tenaga kesehatan lainnya Tata Cara Perizinan Apotek Suatu apotek baru dapat beroperasi setelah mendapat Surat Izin Apotek (SIA). Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana apotek untuk menyelenggarakan pelayanan apotek di suatu tempat tertentu. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332, 2002). Jika Apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana tersebut harus berdasarkan perjanjian kerjasama antara Apoteker dan pemilik sarana dengan persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundangan-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah: a. Tempat/Lokasi Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, sehingga tempat atau lokasi dapat dipilih dengan mempertimbangkan jumlah penduduk, jumlah praktek dokter atau pelayanan kesehatan, kemudahan untuk mencapai apotek, dan faktor lainnya. b. Bangunan Apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsinya. Bangunan apotek sekurang-kurangnya terdiri dari ruang tunggu, ruang peracikan, ruang administrasi dan kamar kerja apoteker serta ruang tempat pencucian alat dan kamar kecil. Bangunan apotek harus dilengkapi dengan

12 5 sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik serta papan nama apotek. c. Perlengkapan Apotek Perlengkapan apotek yang harus dimiliki antara lain : 1) Alat pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, mortir, alu dan lain-lain. 2) Perlengkapan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari pendingin dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika. 3) Wadah pengemas dan pembungkus. 4) Alat administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep dan kuitansi. 5) Buku standar yang diwajibkan dan kumpulan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotek. Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, tata cara pemberian izin apotek adalah sebagai berikut : a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1. b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

13 6 setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh formulir model APT-4. e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh formulir model APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh formulir model APT-6. g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan. h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan apotek dan pengelolaan apotek atau lokasi apotek yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasan-alasannya dengan menggunakan contoh formulir model APT Pelayanan Di Apotek A. Pelayanan Resep 1) Skrining Resep Skrining resep merupakan tahap awal dalam pelayanan resep, beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses skrining resep yaitu : a. Persyaratan administratif, yaitu nama dokter, nomor ijin praktek, alamat, tanggal penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter serta nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien, nama obat, potensi, jumlah yang diminta, cara pemakaian yang jelas dan informasi lainnya.

14 7 b. Kesesuaian farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, frekuensi, kekuatan, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian obat. c. Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat, dan kondisi khusus lainnya). d. Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila diperlukan serta membuat catatan pengobatan pasien (medication record). 2) Penyiapan dan Penyerahan Obat Penyiapan dan penyerahan obat dilakukan sesuai standar pelayanan kefarmasian, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain : a. Menyiapkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan permintaan pada resep b. Menghitung kesesuaian dosis dan tidak melebihi dosis maksimum. c. Mengambil obat dengan menggunakan sarung tangan/alat/spatula/sendok d. Menutup kembali wadah obat setelah pengambilan dan mengembalikan ke tempat semula. e. Meracik obat (kegiatan menimbang, mencampur, mengemas). f. Menyiapkan etiket (warna putih untuk obat dalam dan warna biru untuk obat luar), serta tulisan harus jelas dan dapat dibaca. g. Mengemas obat dengan kemasan yang sesuai dan rapi sehingga terjaga kualitasnya. h. Melakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep dan penyerahan obat dilakukan oleh apoteker. i. Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat dan konseling j. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat. B. Pelayanan Informasi Obat Kegiatan pelayanan yang harus dilakukan oleh apoteker untuk memberikan informasi dan konsultasi secara akurat, tidak bias, faktual, terkini, mudah dimengerti, etis, bijaksana dan terkini. Informasi obat pada pasien

15 8 sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. Adapun prosedur dalam pelayanan informasi obat yaitu : 1. Memberikan informasi obat kepada pasien berdasarkan resep atau kartu pengobatan pasien (medication record) atau kondisi kesehatan pasien baik lisan maupun tertulis. 2. Melakukan penelusuran literatur bila diperlukan, secara sistematis untuk memberikan informasi. 3. Menjawab pertanyaan pasien dengan jelas dan mudah dimengerti, tidak bias, etis dan bijaksana baik secara lisan maupun tertulis. 4. Mendisplai brosur, leaflet, poster atau majalah kesehatan untuk informasi pasien. 5. Mendokumentasikan setiap kegiatan pelayanan informasi obat. C. Promosi dan Edukasi Apoteker harus memberikan edukasi kepada pasien yang ingin melakukan upaya pengobatan diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit yang ringan dengan memilihkan obat yang sesuai. Promosi adalah kegiatan pemberdayaan masyarakat dengan memberikan inspirasi kepada masyarakat sehingga termotivasi untuk meningkatkan derajat kesehatannya secara mandiri, sedangkan edukasi adalah kegiatan pemberdayaan masyarakat dengan memberikan pengetahuan tentang obat dan pengobatan serta mengambil keputusan bersama pasien setelah mendapatkan informasi, untuk tercapainya hasil pengobatan yang optimal. D. Konseling Suatu proses yang sistematis untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah pasien yang berkaitan dengan pengambilan dan penggunaan obat. Konseling dapat dilakukan pada : a. Pasien dengan penyakit kronik seperti diabetes, TB, dan asma. b. Pasien dengan sejarah ketidakpatuhan dalam pengobatan. c. Pasien yang menerima obat dengan indeks terapi sempit yang memerlukan pemantauan.

16 9 d. Pasien dengan multirejimen obat. e. Pasien lansia. f. Pasien pediatrik melalui orang tua atau pengasuhnya. g. Pasien yang mengalami Drug Related Problems. E. Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan kefarmasian yang diberikan kepada pasien yang dilakukan di rumah khususnya untuk kelompok lanjut usia dan pasien dengan penyakit kronis. Untuk kegiatan ini, apoteker harus membuat catatan pengobatan pasien (medication record). Pelayanan residensial dapat dilakukan dengan dua cara yaitu kunjungan langsung ke rumah dan melalui telepon PT. Kimia Farma (PERSERO) Tbk Sejarah Singkat PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Sejarah Kimia Farma (KF) dimulai sekitar tahun 1957, pada saat pengambilalihan perusahaan milik Belanda yang bergerak di bidang farmasi oleh Pemerintah Republik Indonesia. Perusahaan-perusahaan yang mengalami nasionalisasi antara lain N.V. Pharmaceutische Hendel vereneging J. Van Gorkom (Jakarta), N.V. Chemicalier Handle Rathcamp & Co., (Jakarta), N.V. Bavosta (Jakarta), N.V. Bandoengsche Kinine Fabriek (Bandung), dan N.V. Jodium Onderneming Watoedakon (Mojokerto). Berdasarkan Undang-Undang No. 86 tahun 1956, pemerintah Indonesia melakukan nasionalisasi terhadap perusahaan farmasi Belanda tersebut dan menurut Peraturan Pemerintah No. 69 tahun 1968 statusnya diubah menjadi Perusahaan Negara Farmasi (PNF). Perusahaan Negara Farmasi tersebut adalah PNF Radja Farma (Jakarta), PNF Nurani Farma (Jakarta), PNF Nakula Farma (Jakarta), PNF Bio Farma, Perusahaan Negara (PN) Bhineka Kina Farma (Bandung) dan PN Sari Husada (Yogyakarta). Pada tanggal 23 Januari 1969, berdasarkan PP No. 3 Tahun 1969 perusahaan-perusahaan negara tersebut digabung menjadi PNF Bhineka Kimia Farma dengan tujuan penertiban dan penyederhanaan perusahaan-perusahaan negara. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi

17 10 Kimia Farma mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma (Persero). Pada tahun 1998, terjadi krisis ekonomi di ASEAN yang mengakibatkan APBN mengalami defisit anggaran dan hutang negara semakin besar. Untuk mengurangi beban hutang, Pemerintah mengeluarkan kebijakan privatisasi BUMN. Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma diprivatisasi. Pada tanggal 4 juli tahun 2002 PT. Kimia Farma Tbk. resmi terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan Bursa Efek Surabaya (BES) sebagai perusahaan public dan untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat, maka Direksi PT. Kimia Farma Tbk. mendirikan 2 anak perusahaan pada tanggal 4 Januari 2002 yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. PT. Kimia Farma Apotek sekarang memiliki 33 unit bisnis dan 324 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar (Sumatra, DKI & Jateng, dan Jatim & Indonesia wilayah timur), dan 34 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi) Visi dan Misi a. Visi Menjadikan PT. Kimia Farma sebagai perusahaan farmasi utama pada pasar nasional dan mempunyai citra di tingkat nasional serta peran ke pasar regional dan global. b. Misi Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang kesehatan meliputi produksi, pengadaan, penyaluran dan pelayanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan pelayanan kesehatan lainnya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan mendukung pemerintah dalam bidang kesehatan serta memupuk laba dan mengembangkan diri berdasarkan prinsip-prinsip pengelolaan usaha yang sehat.

18 Tujuan dan Fungsi Tujuan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. adalah turut serta dalam melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha di bidang industri kimia, farmasi, biologi, dan kesehatan serta industri makanan dan minuman. Selain itu juga bertujuan untuk mewujudkan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. sebagai salah satu pemimpin pasar (market leader) di bidang farmasi yang tangguh. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai tiga fungsi yaitu : a. Mendukung setiap kebijaksanaan pemerintah di bidang kesehatan terutama di bidang pengadaan obat, mengingat PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu badan usaha milik negara dalam bidang industri farmasi. b. Memupuk laba demi kelangsungan usaha. c. Sebagai agent of development yaitu menjadi pelopor perkembangan kefarmasian di Indonesia Struktur Organisasi Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Keuangan dan Direktorat Umum dan Personalia. Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan, dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. telah membentuk suatu jaringan distribusi yang terorganisir. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai 2 anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution dan PT. Kimia Farma Apotek yang masing-masing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek. PT. Kimia Farma Trading & Distribution (T & D) membawahi PBF-PBF yang tersebar di seluruh Indonesia. Wilayah usaha PT. Kimia Farma T & D dibagi menjadi 3 wilayah yang keseluruhannya membawahi 34 PBF di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik yang berasal dari PT. Kimia

19 12 Farma (Persero) Tbk. maupun dari produsen-produsen yang lain ke apotekapotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta. PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma (KF) wilayah usahanya terbagi menjadi 33 wilayah Unit Bisnis yang menaungi sejumlah 324 Apotek di seluruh Indonesia. Tiap-tiap Unit Bisnis (Business Manager) membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk wilayah Jabotabek dibagi menjadi lima Unit Bisnis, yaitu : a. Unit Bisnis Jaya I (Jakarta Selatan & Jakarta Barat). b. Unit Bisnis Jaya II (Jakarta Timur, Jakarta Pusat dan Jakarta Utara). c. Unit Bisnis Rumah Sakit (RSCM, RSPAL, dsb). d. Unit Bisnis Bogor (Bogor dan sekitarnya). e. Unit Bisnis Tangerang (Tangerang, Cilegon, Banten, Serang, dan sekitarnya). Berbagai produk yang telah dihasilkan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., antara lain: a. Produk ethical, dijual melalui apotek dan rumah sakit. b. Produk OTC (Over The Counter), dijual bebas di toko obat, supermarket dan sebagainya. c. Produk generik berlogo. d. Produk lisensi, merupakan hasil kerja sama dengan beberapa pabrik farmasi terkemuka di luar negeri. e. Produk bahan baku, misalnya Kalium Iodat (untuk menanggulangi kekurangan yodium) dan garam-garam kimia (komoditi ekspor). f. Produk kontrasepsi Keluarga Berencana, contohnya Alat Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR). g. Produk-produk yang merupakan penugasan dari Pemerintah, contohnya narkotika, dan obat-obat Inpres PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi bisnis manajer dan apotek pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang dilakukan.

20 13 Kegiatan operasional apotek di bawahi oleh Business Manager (BM). BM ini membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang, dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang didapat melaui konsep BM adalah : a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. b. Apotek-apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi. d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. Fokus dari apotek pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya. Struktur Organisasi PT.Kimia Farma Apotek dapat dilihat pada Lampiran Bisnis Manager Jaya I Kimia Farma Apotek mempunyai 34 Bisnis Manager (BM), salah satu dari 34 BM tersebut adalah BM Jaya I yang terletak di Kimia Farma No. 42. Bisnis Manager (BM) Jaya I membawahi 11 Apotek Pelayanan (APP) di wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat, meliputi: a. Apotek Kimia Farma No. 42 (sebagai kantor Manager Bisnis dan juga Apotek Pelayanan) di Jl. Sultan Hasanudin No. 1 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.

21 14 b. Apotek Kimia Farma No. 55 di Jl. Kebayoran Lama No. 50, Jakarta Selatan. c. Apotek Kimia Farma No. 96 Slipi di Jl. Jend. S. Parman, Blok G 12, Jakarta Barat. d. Apotek Kimia Farma No. 282 RS Pelni di Jl. KS. Tubun No. 34 BC, Jakarta Barat. e. Apotek Kimia Farma No. 47 di Jl. Radio Dalam No. 1 S, Jakarta Selatan. f. Apotek Kimia Farma No. 6 di Jl. Danau Tondano No. 1 Pejompongan, Jakarta Pusat. g. Apotek Kimia Farma No. 152 di Jl. Pasar Minggu Raya Km. 18, Jakarta Selatan. h. Apotek Kimia Farma No. 254 di Jl. Raya Pos Pengumben No. 11, Jakarta Barat. i. Apotek Kimia Farma No. 267 di Raya Bintaro Sektor V Blok EB No. 83 Bintaro Jaya, Jakarta Selatan. j. Apotek Kimia Farma No. 219 di Jl. Ir. H. Juanda No. 109 Situgintung, Ciputat. k. Apotek Kimia Farma No. 339 Cengkareng di Taman Palem Lestari Blok C1 No. 63 Cengkareng, Jakarta Barat. l. Apotek Kimia Farma No. 342 Tanjung Duren di Jl. Tanjung Duren Raya Blok Z III No. 681, Jakarta Barat. m. Apotek Kimia Farma No. 102 Margonda di Jl. Margonda Raya No. 326, Depok. n. Apotek Kimia Farma Kemang di Jl. Kemang Utara Raya No. 1, Jakarta Selatan. o. Apotek Kimia Farma Santa di Jl. Wolter Monginsidi No. 76, Jakarta Selatan.

22 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA NO Apotek Kimia Farma No. 42 Apotek Kimia Farma No. 42 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan didampingi Apoteker Pendamping, kegiatan teknis Apotek Kimia Farma No. 42 dilaksanakan oleh Supervisor Pelayanan. Setiap kegiatan pelayanan di Apotek Kimia Farma No. 42 dan apotek lainnya di wilayah Jaya I dilaporkan ke Manager Bisnis (struktur organisasi dapat dilihat pada Lampiran 2) Lokasi dan Tata Ruang Lokasi dan tata ruang merupakan unsur yang sangat mendukung kegiatan pelayanan apotek. Letak yang strategis, tata ruang yang baik, rapi, bersih, dan nyaman akan menjadi nilai tambah dan merupakan salah satu hal yang penting untuk diperhatikan. Layout Apotek Kimia Farma No.42 dan foto Layout Apotek Kimia Farma No.42 dapat dilihat pada lampiran 3. a. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 42 dipimpin oleh Bapak Drs. Kasman Marsuan, MM., Apt dengan jabatan Manager Apotek Pelayanan (MAP) dan sekaligus sebagai Bisnis Manager BM Jaya I dan Bapak Drs. Eddy Murianto, SE, MM, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA), terletak di Jalan Sultan Hasanuddin No.1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan yang berbatasan dengan Jalan Panglima Polim dan Jalan Melawai Raya. Ditinjau dari segi lokasi, letak apotek ini cukup strategis di antara pusat perbelanjaan dan kawasan bisnis Blok M serta terletak di jalan utama dengan lalu lintas yang cukup ramai sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat. Hal ini merupakan suatu keuntungan tersendiri bagi Apotek KF No. 42 dan merupakan faktor pendukung bagi perkembangan usaha apotek. b. Tata Ruang Tata ruang Apotek Kimia Farma No. 42 dibuat sedemikian rupa untuk menjamin kelancaran pelayanan serta pengawasan kegiatan di apotek. Ruang 15

23 16 operasional Apotek Kimia Farma No. 42 terbagi atas ruang tunggu, swalayan farmasi, ruang transaksi, ruang peracikan dan penyimpanan obat, ruang administrasi, ruang dapur dan mencuci alat serta meja kerja Supervisor. Ruang operasional apotek dilengkapi dengan penerangan, AC, ventilasi dan peralatan penunjang lainnya. Ruangan peracikan dipisahkan dari bagian penerimaan resep, penyerahan obat, serta meja pemberian etiket dan pengecekan obat. Di dalam ruang peracikan terdapat lemari penyimpanan obat yang terdiri dari sekat-sekat dimana obat-obat disusun secara alfabetis, dan dikelompokkan berdasarkan fungsi farmakologis dan bentuk sediaannya. Penyimpanan obat berdasarkan fungsi farmakologis terdiri dari kelompok Hipertensi, Antihistamin, Kolesterol, Diabetes, Saluran Pencernaan, Antiinflamasi, Vitamin & Mineral, Antibiotika, Antimikroba, Saluran Pernafasan, dan Hormon. Penyimpanan obat berdasarkan sediaan terdiri dari sediaan padat (tablet, kapsul, kaplet), cair (suspensi, larutan, sirup, eliksir), semisolid (supositoria, ovula, krim, salep), obat tetes mata dan telinga, obat inhaler, dan injeksi. Penyimpanan obat juga dibedakan atas obat generik, obat produksi PT. Kimia Farma Tbk., antibiotika, narkotika, psikotropika, dan obat yang memerlukan suhu penyimpanan khusus (2 8 O C). Ruang pelayanan terdiri dari counter penerima resep, counter swalayan serta alat kesehatan. Swalayan farmasi merupakan tempat penjualan obat bebas, alat kesehatan, alat laboratorium, alat kedokteran, kosmetika, obat tradisional dan perawatan tubuh sehari-hari. Ruang optik Kimia Farma terletak di salah satu sudut ruang apotek yang dilengkapi etalase untuk meletakkan kacamata. Ruang pembelian berada di salah satu sudut ruang apotek Kimia Farma yang dilengkapi dengan komputer dan sebuah meja tempat dilaksanakannya transaksi dengan distributor. Ruang praktek Dokter terdiri dari 4 kamar Dokter dengan ruang tunggu pasien yang terpisah dari ruang tunggu apotek Struktur Organisasi Struktur organisasi apotek menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas sehingga dapat memudahkan pengawasan, koordinasi, dan pertanggungjawaban tugas. Struktur organisasi Apotek Kimia

24 17 Farma No. 42 berpedoman pada struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh Direksi PT. Kimia Farma Apotek yang disesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia. Setiap kegiatan pelayanan di Apotek KF No. 42 dan apotek lainnya di wilayah Jaya I dilaporkan ke Manager Bisnis Jaya I. Apotek Kimia Farma No. 42 sebagai Apotek Pelayanan (APP) dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang menjabat Manager Apotek Pelayanan (MAP) dan didampingi Apoteker Pendamping. Kegiatan teknis Apotek Kimia Farma No. 42 dilaksanakan oleh Supervisor Pelayanan. Kegiatan Apotek juga didukung oleh bagian pembelian, gudang, penjualan, dan Supervisor Keuangan/Akuntansi. Apotek Kimia Farma No. 42 mempunyai struktur organisasi tersendiri yang terdiri dari APA yang dibantu Supervisor, petugas perencanaan/pengadaan, Asisten Apoteker (AA), juru resep, petugas penjualan obat bebas, petugas kasir, dan petugas administrasi Tugas dan Tanggung jawab Personalia Apotek Kimia Farma No. 42 a. Apoteker Pengelola Apotek Pimpinan Apotek Kimia Farma No. 42 adalah seorang Apoteker yang telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki Surat Izin Kerja (SIK) dan Surat Izin Apotek (SIA). Tugas dan tanggung jawab seorang APA: 1) Memimpin seluruh kegiatan apotek sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Mengusahakan agar kebijakan dan strategi perusahaan termasuk program kerja dan anggaran belanja 3) Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal 4) Membuat laporan pertanggungjawaban tentang perkembangan apotek kepada Manager Bisnis Jaya I secara berkala. 5) Mengawasi pelayanan resep, mutu obat yang dijual, dan pelaksanaan administrasi. 6) Membuat laporan narkotika setiap bulan dan laporan psikotropika.

25 18 b. Supervisor Pelayanan Supervisor Pelayanan bertanggungjawab langsung kepada APA. Supervisor Pelayanan mempunyai tugas dan tanggung jawab : 1) Mengkoordinasi, menyusun, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kerja karyawan, termasuk giliran dinas, dan pembagian tugas. 2) Mengatur dan mengawasi penyediaan dan kelengkapan obat sesuai dengan syarat teknis farmasi terutama di ruang peracikan termasuk narkotika, psikotropika, dan obat keras lainnya serta mengawasi kelancaran pelayanan resep termasuk kegiatan administrasi. 3) Mengkoordinasi pelaksanaan stock opname setiap 3 bulan sekali. 4) Memeriksa dan mengirim Bon Penerimaan Barang Apotek (BPBA) yang telah dibuat oleh petugas perencanaan berdasarkan permintaan dari masing-masing penanggungjawab lemari obat ke bagian pembelian di Bisnis Manager (BM). 5) Memeriksa kesesuaian Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) dengan setoran kasir dan mengirim LIPH yang telah diperiksa ke BM. 6) Memeriksa kesesuaian barang yang di-dropping dengan faktur dan BPBA yang dibuat. c. Petugas perencanaan/pengadaan Bagian perencanaan di Apotek Kimia Farma No. 42 ditangani oleh seorang Asisten Apoteker yang langsung bertanggung jawab kepada APA. Tugas dan tanggung jawab perencanaan adalah : 1) Melakukan perencanaan pengadaan kebutuhan apotek berdasarkan defekta. 2) Membuat BPBA, kemudian diberikan ke gudang BM. 3) Memeriksa kebenaran faktur pembelian yang meliputi nama, jenis, jumlah barang, nama distributor, dan harga obat. 4) Mengirim obat yang sudah hampir habis tanggal kadaluarsanya ke bagian pembelian.

26 19 d. Asisten Apoteker Dalam melaksanakan kegiatan di apotek, Asisten Apoteker (AA) bertanggung jawab langsung kepada Supervisor Pelayanan. Tugas dan tanggung jawab Asisten Apoteker : 1) Mengatur dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya di ruang peracikan serta mencatat keluar masuknya barang di kartu stok. 2) Membuat faktur penjualan resep tunai dan resep kredit, serta mencatat obat janji untuk obat resep kredit yang belum ada dan akan dikirim ke instansi terkait. 3) Menerima, memeriksa keabsahan dan kelengkapan, serta memberi harga resep, selanjutnya obat diserahkan ke pasien 4) Melakukan defekta 2 kali seminggu untuk mengontrol persediaan obat, kemudian mengisi BPBA yang dibutuhkan. 5) Menghitung bon penjualan kredit untuk resep kredit dari perusahaan atau instansi sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. e. Juru resep Juru resep bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan Asisten Apoteker. Tugas juru resep meliputi : 1) Membantu menyiapkan dan meracik obat baik obat racikan maupun obat jadi, kemudian menyerahkan hasil racik ke Asisten Apoteker. 2) Membuat obat anmaak (obat yang diproduksi oleh Apotek Kimia Farma) yang telah disiapkan, misalnya Hidrogen Peroksida (H2O2). 3) Mengarsipkan resep sesuai nomor urut, tanggal, dan penyerahan kepada petugas administrasi penjualan di apotek. f. Petugas kasir Petugas kasir bertanggung jawab kepada Supervisor pelayanan dan mempunyai tugas dan tanggung jawab :

27 20 1) Menerima uang pembayaran atas hasil penjualan tunai, yaitu resep tunai dan dari swalayan farmasi, data di-entry ke komputer serta melaporkan dan menyerahkan hasil penerimaan pada Supervisor Pelayanan sebagai penanggungjawab. Petugas kasir juga dapat mengeluarkan uang atau surat berharga sesuai dengan fisiknya atau bukti dokumen yang telah disetujui oleh APA. 2) Menyerahkan uang hasil penjualan tunai kepada kasir besar disertai bukti penyetoran. 3) Memberi nomor urut terhadap resep yang diterima. 4) Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang atau surat berharga. 5) Mencatat semua hasil penjualan setiap hari pada Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). g. Petugas administrasi Setiap kegiatan di bagian pelayanan dicatat oleh bagian administrasi dan dilaporkan ke Manager Bisnis. Adapun tugas administrasi adalah : 1) Membuat administrasi penjualan. 2) Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu berdasarkan dokumen yang sah dari seluruh kegiatan yang ada di apotek. 3) Mengkoreksi dan membuat laporan harian yaitu buku kas, buku pembelian, buku penjualan, buku bank, dan Buku Pembelian Khusus Pajak (BPKP). 4) Membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, berdasarkan kinerja untuk keperluan evaluasi. 5) Mengumpulkan, mencatat, melaporkan, dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu berdasarkan dokumen yang sah dari seluruh kegiatan yang ada di apotek. Bentuk kartu stok Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada Lampiran 7.

28 Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 42 Sebagai APP maka kegiatan utama yang dilakukan di Apotek Kimia farma No. 42 ini adalah kegiatan pelayanan farmasi. Kegiatan Apotek Kimia Farmasi No. 42 dibagi menjadi 3 shift yaitu shift 1 (pagi) mulai pukul WIB, shift 2 (siang) pukul WIB dan shift 3 (malam) mulai pukul WIB. Masing-masing shift mempunyai penanggungjawab yaitu koordinator shift 1, koordinator shift 2 dan koordinator shift 3 yang dipercayakan kepada Asisten Apoteker senior. Kegiatan praktek kerja kefarmasian di Apotek KF No. 42 meliputi kegiatan teknis dan kegiatan non teknis. Alur Pelayanan Resep di Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada Lampiran 4. A. Kegiatan Teknis 1) Pengadaan barang Bagian pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 42 ditangani oleh seorang AA sebagai petugas perencanaan/pengadaan dengan tugas dan tanggung jawab yang telah diuraikan sebelumnya pada bagian Tugas dan Tanggung jawab Personalia Apotek Pelayanan (APP). Khusus untuk pengadaan obat narkotika, pemesanan dilakukan oleh APP melalui Surat Pemesanan (SP). Prosedur dan administrasi pengadaan barang dilakukan sebagai berikut: a) Bagian pengadaan di APP memesan barang kepada bagian pembelian BM dengan membuat daftar kebutuhan barang dalam bentuk BPBA berdasarkan buku defekta. b) Bagian pembelian BM mengirimkan BPBA ke bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang yang tersedia di gudang, kemudian disiapkan untuk dibawa oleh petugas APP. c) Bagian pembelian BM melakukan pemesanan menggunakan SP yang telah disetujui dan mengirimkannya kepada distributor/pbf. Surat pesanan berisi tanggal pemesanan, nama distributor, nama, kemasan, dan jumlah barang, serta diskon bila ada, kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan APA. Surat pesanan dibuat rangkap 2 untuk dikirim ke distributor dan sebagai arsip bagian pembelian, dibuat laporan sebagai hutang dagang.

29 22 d) Setelah membuat SP, bagian pembelian langsung memesan barang ke distributor. Apabila pemesanan dilakukan mendadak, maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan via telepon dan SP akan diberikan kepada pangantar barang saat mengantarkan barang yang sudah dipesan. e) Pihak distributor/pbf yang bersangkutan mengantar langsung barang yang dipesan ke APP disertai dengan SP dan dokumen faktur. f) Supervisor pelayanan APP menerima, memeriksa, dan mencocokkan barang yang datang dengan faktur dan salinan SP. Selanjutnya memeriksa kesesuaian barang yang diterima berdasarkan nama, kemasan, jumlah, spesifikasi barang yang dipesan, keadaan fisik barang, dan tanggal kadaluarsa. g) Bila barang memenuhi syarat, Supervisor pelayanan APP menandatangani, memberi tanggal, nomor urut penerimaan barang pada kolom yang tersedia dan stempel apotek pada faktur asli dan copy faktur. Selanjutnya Faktur asli dikembalikan pada distributor dan salinan faktur disimpan oleh Supervisor pelayanan APP. Salinan faktur umumnya rangkap 3, yaitu 1 lembar disimpan oleh APP sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan oleh BM untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang. h) Barang yang datang tersebut disimpan dan dicatat dalam kartu stok. Secara garis besar, terdapat 3 pola pengadaan barang di Apotek KF No. 42 yaitu : a) Pemesanan barang kepada unit BM Jaya I dengan menggunakan BPBA. Barang yang ada di gudang di-dropping langsung dari gudang, sedangkan barang yang tidak tersedia dilakukan pemesanan ke PBF/distributor. b) Pengadaan barang dapat dilakukan antara Apotek KF No. 42 dengan Apotek KF lain yang masih termasuk dalam APP unit BM Jaya I, kemudian dari apotek tersebut akan mengeluarkan surat pengeluaran barang (dropping), sedangkan dari apotek yang memesan memberi tanda terima. c) Untuk keadaan cito atau keperluan mendesak dan barang yang dibutuhkan sedikit, maka pemesanan dan pembelian dapat dilakukan di apotek lain

30 23 (apotek di luar Kimia Farma) yang terdekat, kemudian pembuatan BPBA dan laporan menyusul ke BM. 2) Penyimpanan barang Barang yang datang setelah diperiksa kelengkapannya langsung disimpan di ruang peracikan dan di swalayan farmasi. Penyimpanan dilakukan dalam skala kecil untuk keperluan peracikan dan pelayanan resep. Jika jumlah barang berlebih, maka sebagian diletakkan di dalam gudang apotek. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expired first out). Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persediaan barang maka tiap 3 bulan sekali dilakukan stok opname yaitu mencocokkan jumlah barang yang ada dengan catatan pada kartu stok (contoh kartu stok dapat dilihat pada Lampiran 7). a. Penyimpanan barang di ruang peracikan. Penyimpanan disusun secara alfabetis dan berdasarkan jenis perbekalan farmasi, jenis dan bentuk sediaan, kondisi penyimpanan, obat generik, obat psikotropika, obat narkotika, dan obat KB. Setiap barang yang masuk dan keluar harus di-entry ke komputer dan dicatat pada kartu stok meliputi data tanggal, jenis barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi/diambil, sisa barang, dan paraf petugas. b. Penyimpanan barang di swalayan farmasi. Setiap barang yang masuk atau keluar dicatat pada kartu stok sama seperti pada penyimpanan barang di ruang peracikan. Penjelasan mengenai penyimpanan di swalayan farmasi telah diuraikan pada bagian tata ruang swalayan farmasi. 3) Pembuatan obat anmaak Obat anmaak adalah obat yang diproduksi sendiri oleh apotek ataupun obat yang dikemas ulang dalam takaran kecil. Pembuatan obat tersebut dilakukan berdasarkan resep, permintaan poliklinik, dan pasien. Pembuatannya dilakukan dalam jumlah yang disesuaikan dengan permintaan dan dibuat untuk keperluan stok apotek. Prosesnya dilakukan oleh seorang Asisten Apoteker di bawah pengawasan Apoteker. Contoh obat anmaak adalah Hidrogen Peroksida (H2O2).

31 24 4) Penjualan Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh Apotek KF No. 42 meliputi penjualan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat bebas (OTC) atau swalayan farmasi, Obat Wajib Apotek (OWA), dan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). a. Penjualan Tunai Penjualan tunai dilakukan terhadap pasien baik yang langsung datang ke apotek maupun melalui telepon, faksimile untuk menebus obat yang dibutuhkan dan pembayaran dilakukan secara tunai. Pada setiap tahapannya, petugas apotek wajib menulis paraf atas kegiatan yang dikerjakan pada resep tersebut, untuk menelusuri apabila ada kesalahan yang terjadi. Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut : i. Asisten Apoteker pada bagian penerimaan resep menerima resep dari pasien. Setiap pasien yang datang dicatat nama, alamat, dan nomor telepon pasien di komputer. Resep yang diterima diperiksa kelengkapan dan keabsahan resep (nama, alamat No. Surat Izin Praktek (SIP), tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, nama obat, dosis, jumlah, aturan pakai, nama, umur, berat badan (jika ada), alamat, dan nomor telepon pasien). ii. Asisten apoteker akan memeriksa ketersediaan obat dalam persediaan. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, dilakukan pemberian harga dan diberitahu kepada pasien. Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran pada bagian kasir. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi, dibuat kuitansi dan salinan resep di belakang kuitansi tersebut. iii. Resep diberi nomor urut resep, kemudian AA akan meracik atau menyiapkan obat sesuai dengan resep dibantu oleh juru resep. iv. Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket dan dikemas. v. Sebelum obat diberikan dilakukan pemeriksaan kembali (nomor resep, nama pasien, umur, alamat, nomor telepon pasien, tanggal resep, kebenaran dan kelengkapan nama obat, jumlah, bentuk dan jenis sediaan,

32 25 vi. vii. dosis, etiket, serta aturan pakai). Salinan resep juga dilakukan pemeriksaan sesuai resep aslinya serta kebenaran kuitansi. Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep, kemudian pasien diberikan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien. Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun. Etiket dan Copy Resep dapat dilihat pada lampiran. b. Penjualan kredit Resep kredit adalah resep yang ditulis Dokter yang bertugas pada suatu instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerja sama dengan apotek yang sering disebut Ikatan Kerja Sama (IKS). Pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang telah disepakati bersama. Pelayanan resep kredit dapat diajukan melalui faksimile, dan telepon, selanjutnya AA akan membuat salinan resep atau pasien datang sendiri membawa resep yang telah diberikan oleh dokter perusahaan. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya terdapat beberapa perbedaan pada pelayanan resep kredit seperti: i. Setelah resep kredit diterima dan diperiksa kelengkapannya resep langsung dikerjakan oleh petugas apotek. ii. Diberi nomor resep dan dicatat pada buku resep kredit. iii. Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tandatangan pasien pada bukti penerimaan obat. iv. Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masing-masing instansi atau perusahaan. Dibuat alat tagih sesuai dengan format yang diminta untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama. c. Penjualan Obat Bebas atau Swalayan Farmasi Penjualan bebas yang dimaksud adalah penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (over

33 26 the counter) baik obat bebas maupun obat bebas terbatas. Prosedur pelayanan penjualan obat bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut : i. Petugas swalayan farmasi menerima permintaan barang dari pasien dan langsung menginformasikan harga. ii. Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung membayar ke kasir. iii. Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas. iv. Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien. v. Bukti penyerahan OTC dikumpulkan dan diurutkan berdasarkan nomor urut, kemudian dicatat pada laporan penjualan harian. B. Kegiatan Non Teknis Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek KF No. 42 hanya berupa pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit, laporan piutang, dan hutang dagang, serta penyerahan bukti administrasi ke BM. Tugas dan tanggung jawab petugas administrasi dan petugas kasir APP telah diuraikan pada bagian Tugas dan Tanggung jawab Personalia APP. Petugas administrasi dan petugas kasir bekerjasama dalam hal administrasi, pembukuan, dan laporan. 1) Kegiatan administrasi Pembelian hanya dilakukan oleh bagian pembelian BM, maka dokumen dari bagian pembelian dibukukan oleh petugas admnistrasi sebagai hutang dagang apotek. Untuk penjualan tunai maupun kredit, hasil penjualan tunai dan kasir kecil masing-masing APP diserahkan ke kasir besar di BM untuk dibukukan pada buku kas. Untuk penjualan kredit dari masing-masing APP diserahkan copy kuitansi kepada petugas administrasi dan dibukukan sebagai piutang dagang. Laporan yang ada di bagian administrasi dibuat secara harian, kemudian direkap dan diolah lebih lanjut dalam bentuk laporan rugi laba, neraca, dan aliran kas (cash flow). Kegiatan administrasi yang ditangani di APP berupa administrasi umum dan administrasi pelayanan. Kegiatan administrasi umum meliputi pencatatan stok, pengarsipan data penjualan dan pembelian, pelaporan narkotika dan

34 27 psikotropika, serta dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan administrasi pelayanan meliputi pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, dan sebagainya. 2) Kegiatan keuangan Kegiatan keuangan ditangani oleh petugas kasir. Kegiatan keuangan termasuk penerimaan, pengeluaran uang, dan surat berharga. 3.3 Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika A. Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. APA bertanggungjawab terhadap pengelolaan narkotika. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek KF No. 42, meliputi : 1) Pemesanan narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan oleh masing-masing APP dan harus dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pemesanan dan pembayaran dilakukan oleh administrasi pembelian BM Jaya I ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal dengan membuat SP khusus narkotika yang dibuat rangkap 4, yaitu 3 lembar SP asli dikirim ke PBF yang bersangkutan dan 1 lembar sebagai arsip apotek. SP narkotika harus mencantumkan nama, alamat apotek, nama dan tanda tangan APA, nomor SIK, nomor SIA, serta nama dan alamat distributor. Satu lembar SP hanya berlaku untuk 1 jenis narkotika. Surat Pesanan Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 8. 2) Penerimaan narkotika Penerimaan narkotik dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Kemudian APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan kesesuaian dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotik yang dipesan. 3) Penyimpanan narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari

35 28 bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut mempunyai kunci yang dipegang oleh asisten apoteker yang telah diberi kuasa. Lemari khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan sediaan lain selain narkotik. 4) Pelayanan narkotika Apotek KF No. 42 melayani resep narkotika sesuai ketentuan yang berlaku yaitu hanya melayani resep narkotika dari resep asli dokter atau salinan resep dari resep asli yang masih disimpan di Apotek KF No.42. Resep yang ada tulisan iter tidak boleh dilayani. 5) Pelaporan narkotika Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek KF No. 42 dibuat setiap bulan dan selambat-lambatnya tanggal 10, meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan penggunaan bahan baku narkotika. Laporan tersebut harus ditandatangani oleh APA. Laporan dibuat rangkap 4 dengan mencantumkan nama jelas, alamat, dan stempel apotek, kemudian dikirimkan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dengan tembusan kepada : a. Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta b. Kepala Dinas Kesehatan DKI Jakarta c. Penanggung jawab obat narkotika PT. Kimia Farma Tbk. d. Arsip apotek. Laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 14 dan laporan penggunaan narkotika per bulan dapat dilihat pada Lampiran 16. 6) Pemusnahan narkotika Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut : a. APA membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat. b. Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh APA dikirim ke Balai Pengawas Obat dan Makanan Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Balai POM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. c. Setelah izin pemusnahan keluar, kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari APA, AA, Petugas Balai POM DKI Jakarta.

36 29 d. Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita Acara Pemusnahan (BAP) yang berisi : 1). Hari, tanggal, bulan, tahun, alasan, dan tempat dilakukan pemusnahan. 2). Identitas lengkap APA. 3). Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari apotek. 4). Nama, jenis, dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. 5). Cara pemusnahan. 6). Nama dan tanda tangan APA dan saksi. Selanjutnya berita acara tersebut dikirim kepada Kepala Sudin Kesehatan Jakarta Selatan dengan tembusan kepada : 1). Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 2). Kepala Dinas Kesehatan DKI Jakarta 3). Penanggung jawab obat narkotika PT. Kimia Farma Tbk. 4). Arsip apotek. B. Pengelolaan Psikotropika 1. Pemesanan psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan ke PBF Kimia Farma atau PBF lain dengan menggunakan SP psikotropika yang telah ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIA, dan stempel apotek. Surat pesanan psikotropika selanjutnya dikirim ke BM Jaya I. Setiap SP dapat berlaku untuk lebih dari 1 item psikotropika dan dibuat 2 rangkap untuk PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip apotek. Surat Pesanan Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran Penyimpanan psikotropika Seperti halnya narkotik, obat golongan psikotropika juga disimpan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan lain. 3. Pelayanan psikotropika Apotek KF No.42 melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep. Berbeda dengan resep narkotika, resep psikotropika yang ada tulisan iter boleh dilayani.

37 30 4. Pelaporan psikotropika Tata cara pelaporan penggunaan psikotropika sama dengan tata cara pelaporan narkotika. Contoh formulir pelaporan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran Pemusnahan psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Pelaksanaan pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika. C. Pengelolaan dan Pemusnahan Resep Tata cara pengelolaan resep Apotek KF No. 42 sesuai dengan tata cara pemusnahan resep yang telah diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.280/Menkes/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek pasal 7 ayat (1)-(5). Pengarsipan resep dan salinan resep dilakukan menurut aturan yang berlaku, yakni dilakukan pemisahan antara resep biasa dengan resep yang mengandung psikotropika dan narkotika. Semua resep yang masuk baik asli maupun salinan resep melalui penjualan tunai atau penjualan kredit harus diatur dan disusun oleh APA atau petugas yang ditunjuk untuk disimpan dan diarsipkan sekurang-kurangnya selama 3 tahun menurut tanggal dan nomor urutan penerimaan resep. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kekeliruan maka dapat ditelusuri kesalahan yang terjadi. Setelah 3 tahun maka resep dapat dimusnahkan. Tata cara pemusnahan resep: 1) Setelah ditimbang, dihancurkan menjadi potongan halus. 2) Setelah dipotong halus dibakar agar tidak disalahgunakan. 3) Pemusnahan resep dilakukan oleh APA bersama dengan sekurangkurangnya 2 petugas apotek sebagai saksi. Berita Acara Pemusnahan (BAP) ditandatangani oleh petugas yang memusnahkan dan 2 orang saksi, kemudian dikirim ke Kepala Kantor Dinas Kesehatan DKI Jakarta dengan tembusan Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan untuk arsip apotek.

38 BAB 4 PEMBAHASAN Apotek merupakan tempat pengabdian profesi apoteker yang telah memenuhi syarat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) bertanggung jawab penuh terhadap keberhasilan atas pengelolaan apotek. Oleh karena itu, seorang apoteker selain mampu menjalankan tugas kefarmasian secara profesional dalam menjalankan praktik kefarmasian dengan baik juga harus memiliki kemampuan manajerial yang baik. Pergeseran paradigma baru dalam kefarmasian dari drugs oriented menjadi patient oriented yang mengacu pada Pharmaceutical Care dapat diterapkan sebagai peranan apoteker dalam memberikan informasi kepada pasien, namun dapat juga dimanfaatkan sebagai strategi untuk meningkatkan pelayanan dan penjualan obat di apotek. Pelayanan merupakan kunci sukses sebuah apotek, oleh karena itu kualitas pelayanan harus menjadi fokus perhatian manajemen perusahaan dalam menjalankan usaha. Manajemen Apotek Kimia Farma terdiri dari Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Business Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Business Manager bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan dan efisiensi sumber daya manusia. Mutu pelayanan diapotek dapat meningkat bila dengan memperhatikan faktor-faktor ekonomis yang mempengaruhi perkembangan apotek, diantaranya adalah lokasi, jumlah penduduk dan kemampuan daya beli penduduk di sekitar lokasi apotek, jumlah dokter praktek, keamanan dan kemudahan untuk dijangkau oleh masyarakat, dan pola penyakit. 31

39 32 Salah satu faktor yang menentukan keberhasilan suatu apotek adalah lokasi. Apotek dengan lokasi yang strategis dapat meningkatkan penjualan apotek tersebut, sehingga kelangsungan hidup apotek tersebut terjamin. Apotek Kimia Farma No. 42 yang terletak di Jalan Sultan Hasanuddin No. 1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan merupakan salah satu apotek pelayanan yang berada di bawah Bisnis Manajer (BM) yaitu Bisnis Manajer (BM) Jaya I. Kantor BM Jaya 1 terletak satu gedung dengan Apotek Kimia Farma No. 42. Memiliki lokasi yang cukup strategis karena terletak diantara pusat perbelanjaan dan kawasan bisnis yaitu di daerah Blok M, serta terletak di jalan utama dengan lalu lintas yang cukup ramai, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat dengan kendaraan pribadi ataupun dengan kendaraan umum karena pada lokasi tersebut dekat dengan terminal. Selain itu, pada lokasi tersebut terdapat perkantoran, hotel, bank yang dapat menghasilkan keuntungan bagi apotek. Disebutkan dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/MenKes/SK/IX/2004 tentang sarana dan prasrana menurut standar pelayanan kefarmasian di apotek bahwa apotek berlokasi pada daerah yang mudah dan dapat diakses oleh masyarakat, pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Pada bagian depan apotek Kimia Farma No. 42 ini terdapat papan yang tertulis Kimia Farma, sehingga masyarakat dapat dengan mudah menemukan Kimia Farma tersebut. Desain interior dan eksterior merupakan salah satu penunjang dalam memberikan kenyamanan dalam pelayanan pelanggan. Daya tarik yang timbul dari penataan interior dan eksterior dari suatu apotek akan menimbulkan rasa nyaman dan rasa betah yang dapat meningkatkan loyalitas dari pelanggan yang datang ke apotek. Sebaliknya, penataan interior dan eksterior yang kurang baik dapat menimbulkan perasaan yang tidak nyaman sehingga dapat membuat pelanggan malas untuk berkunjung kembali ke apotek. Dilihat dari desainnya baik eksterior maupun interior, apotek Kimia Farma No. 42 ini memiliki desain yang baik. Apotek Kimia Farma No. 42 merupakan Apotek Pelayanan yang memiliki waktu beroperasi selama 24 jam tidak terkecuali dihari besar maupun hari libur dan untuk Bisnis Manager (BM) jaya I beroperasi selama 8 jam setiap hari Senin sampai dengan Jumat.

40 33 Tata letak ruang apotek Kimia Farma No.42 ini sudah baik dan teratur. Ruangan yang ada di apotek dilengkapi penerangan, pendingin udara dan ruang tunggu yang baik sehingga dapat memberikan kenyamanan kepada pasien. Ruang tunggu pasien dilengkapi dengan surat kabar, majalah, televisi sehingga pasien tidak akan jenuh ketika sedang menunggu. Kegiatan pelayanan farmasi terlihat transparan, pasien dapat melihat secara langsung kegiatan pelayanan sehingga dapat meningkatkan keyakinan pasien terhadap obat yang diracik serta dapat meningkatkan kedisiplinan dan kebersihan petugas dalam meracik obat. Dalam meningkatkan kualitas pelayanan maka pelanggan merupakan salah satu faktor penting yang harus dijaga oleh apotek, karena itu kenyamanan pelanggan juga harus diperhatikan. Desain apotek Kimia Farma No. 42 dibagi menjadi dua bagian yaitu obat over the counter (OTC) dan swalayan di bagian depan, dan obat resep dibagian dalam. Pada bagian obat OTC dan swalayan pasien dapat memilih dan mengambil sendiri obat yang diperlukan, hal ini akan mempermudah petugas apotek dan meningkatkan kenyamanan pasien karena pasien dapat dengan leluasa melihat dan menentukan obatnya sendiri. Obat OTC dan swalayan disusun berdasarkan kelompok-kelompok obat agar pasien lebih mudah dalam pencariannya, yaitu berdasarkan bentuk sediaan, kegunaan dan urutan alfabetis. Pada pelayanan swalayan keterangan harga tidak dicantumkan sehingga dapat mempersulit konsumen ketika ingin membeli suatu barang. Jika konsumen ingin membeli sesuatu harus bertanya terlebih dahulu kepada kasir sehingga menjadi tidak efisien, terlebih lagi jika apotek sedang ramai. Apotek Kimia Farma No.42 terdapat fasilitas praktek dokter umum dan dokter gigi. Adanya praktek dokter ini dapat memberikan kontribusi kepada apotek berupa pemasukan resep yang berasal dari dokter praktek tersebut sehingga dapat meningkatkan omzet untuk apotek. Selain ada praktek dokter, terdapat juga optik yang merupakan bagian dari pelayanan Kimia Farma juga. Pengadaan sediaan farmasi ataupun produk lain di apotek harus direncanakan sedemikian rupa agar kebutuhan konsumen dapat terpenuhi dengan baik. Oleh karena itu perlu perencanaan pengadaan barang dengan baik. Perencanaan pengadaan barang dapat dilihat dari pola penyakit pasien yang ada disekitar lokasi, kemampuan masyarakat, budaya masyarakat, yang dapat diketahui dari kartu stok dengan melihat obat apa yang paling sering keluar.

41 34 Perencanaan pengadaan di apotek Kimia Farma No. 42 masih belum maksimal, dapat terlihat dengan terjadinya penolakan resep atau janji pengadaan obat disebabkan tidak tersedianya obat yang diresepkan. Dengan perencanaan pengadaan yang tepat baik jumlah, waktu dan jenisnya, maka apotek dapat memenuhi kebutuhan/permintaan konsumen dengan baik. Pengadaan barang di apotek Kimia Farma No. 42 dilakukan kepada Bisnis Manager Jaya I, yang berlokasi sama dengan apotek Kimia Farma No. 42. Setiap 2 minggu sekali apotek membuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dengan melihat stok yang ada. Setelah itu BPBA akan divalidasi atau diperiksa sebelum dikirim ke bagian pembelian di BM. Validasi BPBA diperlukan untuk mencegah pembelian barang-barang yang kurang diperlukan dan untuk mengecek dengan stok yang ada sehingga tidak terjadi penumpukan barang terutama untuk barangbarang yang slow moving atau perputarannya kurang baik. Apotek merencanakan pembelian berdasarkan pola penyakit yang sering terjadi di daerah tersebut, obat yang paling sering diresepkan oleh dokter, dan obat-obatan yang perputarannya fast moving berdasarkan pada buku defecta dan sistem pareto yang telah ada programnya di komputer. Buku defecta yaitu buku yang berisi mengenai obatobat yang akan dibeli. Buku defecta ini diisi oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap masing-masing lemari setiap harinya ketika persediaan barang telah habis dimana data persediaan obat dapat dilihat pada catatan jumlah obat di kartu stok. Dari buku defecta kemudian membuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang akan dikirim secara on-line ke gudang Bisnis Manajer. BPBA yang sudah divalidasi dan diterima oleh bagian pembelian akan langsung diproses. Jika barang tersedia di gudang BM, maka akan langsung dikirim ke APP beserta dropping. Namun jika barang tidak tersedia maka bagian pembelian membuat Surat Pesanan (SP) rangkap 4 yang terdiri dari SP asli dan salinan SP ke-1 untuk distributor, salinan SP ke-2 ke bagian pembelian sedangkan salinan SP ke-3 untuk bagian gudang (kegunaannya untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan yang dikirim). Distributor akan mengirim barang ke gudang BM beserta faktur dan salinan SP ke-1 atau dapat juga distributor langsung mengirim barang ke apotek pelayanan. Untuk obat narkotik pemesanan dilakukan sendiri oleh APP yang Surat Pesanannya (SP) ditandatangani oleh Apoteker

42 35 Pengelola Apotek (APA). Jadi BPBA dan SP dibuat sendiri oleh APP untuk memesan langsung ke PBF (PT. Kimia Farma Trading & Distribution), tetapi tetap mengirim BPBA ke BM untuk dimasukkan datanya ke komputer. Setelah barang-barang yang dipesan sampai maka barang-barang tersebut disimpan dalam tempat penyimpanan obat yang tersedia. Tempat penyimpanan obat di apotek Kimia Farma No. 42 terdapat di bagian belakang counter penerimaan resep dan penyerahan obat. Dalam ruangan ini obat-obat disusun berdasarkan efek farmakologis diantaranya terdapat kelompok obat antihipertensi, kolesterol, diabetes, gangguan saluran cerna, gangguan pernafasan, hormon, dan antibiotik. Berdasarkan bentuk sediaan seperti tablet, sirup, suppositoria, ovula, salep, dan krim yang masing-masing bentuk sediaan diletakkan pada rak yang terpisah. Berdasarkan termolabil atau suhu penyimpanan obat yaitu suppositoria, insulin, beberapa sirup, sediaan tablet tertentu, dan beberapa tetes mata yang diletakkan dalam lemari pendingin yang selalu diatur suhunya. Selain itu, obat untuk produk Kimia Farma dan untuk pelayanan askes diletakkan juga pada rak yang berbeda, keseluruhan obat disimpan secara alfabetis. Untuk narkotika dan psikotropika diletakkan pada tempat yang berbeda, untuk narkotika diletakkan dalam lemari dari kayu yang memiliki 2 pintu dengan kunci berbeda, sedangkan untuk psikotropika di letakkan dalam lemari terkunci dengan satu pintu dan satu kunci. Pada setiap wadah obat terdapat kartu stok yang berguna untuk mendata obat yang masuk dan keluar supaya sama dengan yang ada di tempat penyimpanan. Stok obat ini juga tercatat secara komputerisasi. Data dalam buku stok, komputer dan tempat penyimpanan harus sama, tetapi dalam praktiknya sering tidak sesuai. Karena hal tersebut, ketika menerima resep petugas kasir harus terlebih dahulu memeriksa ketersediaan obat yang tercantum dalam resep di bagian stok, sehingga dapat memperlambat proses pelayanan obat. Sistem pengeluaran obat memakai sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Pada Apotek Kimia Farma No.42 ini dilakukan penandaan label expired date yaitu label merah untuk obat yang akan expired 1 tahun ke depan, label kuning untuk obat yang akan expired 2 tahun ke depan, dan label hijau untuk obat yang akan expired pada 3 tahun ke depan, sehingga expired date obat-obat lebih terkontrol.

43 36 Apotek Kimia Farma No. 42 memberikan pelayanan resep yang terdiri dari pelayanan resep tunai dan kredit, UPDS (upaya pelayanan diri sendiri), dan barang swalayan. Pelayanan tunai meliputi pelayanan resep tunai, UPDS, OTC, dan barang swalayan. Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan seperti Pensiunan Bank Mandiri dan Bank Indonesia, Askes/InHealth, PLN, Jamsostek, Aqua, dan Perusahaan Perkebunan dan perusahaan lain. Perusahaan ini menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma No. 42 dimana pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak. Pada pelaksanaannya Apotek Kimia Farma No. 42 lebih banyak menerima resep kredit dibandingkan tunai, hal ini mungkin lebih banyak disebabkan lokasi apotek yang terletak bukan di daerah pemukiman penduduk, melainkan di daerah pusat perbelanjaan, sehingga lebih banyak terjadi penjualan obat bebas, kosmetik dan alat kesehatan yang ada di swalayan apotek. Apotek Kimia Farma No. 42 juga memiliki 4 depo yang tersebar di beberapa tempat yaitu di CCE (Cilandak Commersial Estate), Gelora di Bulungan, Senayan, JTK (Jasa tenaga kelistrikan) di PLN, dan Poli gigi. Dengan memiliki kerjasama dengan beberapa instansi/perusahaan dan depo-depo dapat meningkatkan omzet Apotek Kimia Farma No. 42. Proses pelayanan resep yang dilakukan meliputi skrining resep, bagian yang diskrining terdiri dari tiga bagian yaitu persyaratan administratif seperti nama dokter, SIK dokter, alamat dokter, tanggal penulisan resep, nama pasien, selain itu yang diskrining adalah kesesuaian farmasetik seperti bentuk sediaan, cara dan lama pemakaian, terakhir yang perlu diskrining adalah pertimbangan klinis seperti adanya alergi, efek samping dan interaksi antar obat. Setelah resep diskrining obat diperiksa ketersediaannya kemudian jika ada maka diberi harga dan meminta persetujuan pasien, jika pasien setuju, maka pasien membayar dan obat disiapkan dan diracik kemudian diberi etiket dan diserahkan kepada pasien dengan memberikan informasi kepada pasien mengenai obat yang diberikan. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan obat lain yang mempunyai khasiat dan komposisi yang sama. Jika pasien tidak bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep, sedangkan untuk resep kredit akan

44 37 menjadi obat yang dijanjikan dan dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diambil kapan saja. Untuk pelayanan resep narkotik Kimia Farma No. 42 hanya menerima jika disertai resep. Sebelum obat diserahkan kepada pasien obat yang akan diberikan di cek kembali dengan orang yang berbeda untuk mengurangi kesalahan. Kegiatan pelayanan informasi obat ini bila pasien ramai maka informasi yang diberikan hanya menyangkut aturan pakai obat (pagi, siang, sore, dan malam), oleh karena itu untuk meningkatkan keberhasilan pengobatan sebaiknya informasi yang diberikan lebih banyak lagi antara lain bagaimana cara penggunaan obat, reaksi/efek samping obat yang mungkin terjadi, stabilitas obat dalam berbagai macam kondisi, dosis, serta rute penggunaan obat. Ruangan khusus untuk konseling diperlukan supaya pasien mendapatkan informasi lebih jelas mengenai obat yang digunakan. Proses pengerjaan resep di Apotek Kimia Farma No.42 dipantau dengan lembar HTKP (Harga Timbang Kemas Penyerahan). Lembar ini memuat paraf asisten apoteker yang mengerjakan tahap demi tahap pembuatan obat dalam resep, sehingga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan mempermudah pengawasan. Apotek Kimia Farma No. 42, telah menetapkan praktek kefarmasian yang baik atau Good Pharmacy Practice dengan cara di setiap kotak obat ditempeli dengan label warna yang menandakan tahun kadaluarsa obat tersebut, yaitu dengan warna merah, kuning, dan hijau. Masa expire date yang kurang dari setahun atau yang mendekati masa expire date nya diberikan tanda dengan label merah di dalam kotak obatnya. Selain itu, apotek memberikan pelayanan informasi obat secara jelas pada pasien melalui penggunaan plastik pembungkus obat khusus dan etiket, dimana pada plastik dan etiket tidak hanya tercantum nama pasien dan cara pemakaian tetapi juga tertulis tanggal kadaluarsa, nama obat, kandungan obat, dan jumlah obat. Pelayanan kefarmasian di apotek Kimia Farma No.42 sudah baik dan memuaskan pelanggan yang datang, hanya saja pelayanan seperti konseling belum berjalan dengan optimal. Kecepatan pelayanan obat yang diberikan juga terjamin yaitu dengan menerapkan sistem diskon 5% jika resep tunai non racikan dilayani

45 38 lebih dari 15 menit. Hal ini dilakukan agar kita dapat meningkatkan mutu pelayanan kita kepada pasien sehingga pasien merasa puas dengan pelayanan yang kita berikan. Pelatihan terhadap setiap karyawan perlu ditingkatkan agar dapat melayani kebutuhan konsumen dengan baik, sehingga bila konsumen merasa puas maka omzet apotek dapat meningkat.

46 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 1. Peranan seorang apoteker dalam pengelolaan apotek mencakup aspek pengelolaan teknis kefarmasian, seperti pengelolaan perbekalan farmasi di apotek, pelayanan informasi obat maupun pengelolaan non teknis kefarmasian, seperti administrasi. Selain itu, apoteker juga berperan sebagai seorang pemimpin dan pengelola sumber daya manusia yang ada di apotek. 2. Apotek Kimia Farma No. 42 merupakan Apotek pelayanan yang menggunakan sistem administrasi yang dilakukan secara terpusat (grouping system), melakukan manajemen pengelolaan yang terdiri atas pengelolaan teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian, dengan pembelian perbekalan farmasi yang terkoordinir di bawah Bisnis Manajer Jaya 1 Blok M. Pelayanan yang diberikan oleh Apotek Kimia Farma No. 42 juga telah memenuhi standar pelayanan kefarmasian di apotek sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/Menkes/SK/IX/ Saran Untuk mempertahankan kinerja serta meningkatkan mutu pelayanan di apotek diperlukan upaya-upaya antara lain : a. Kelengkapan perbekalan farmasi di apotek perlu ditingkatkan dengan lebih memperhatikan jadwal pembelian dan sistem stok pengaman (buffer stock). b. Lebih mengoptimalkan pelayanan informasi obat dan konseling untuk meningkatkan fungsi pelayanan dan citra profesi Apoteker. c. Karyawan apotek sebaiknya diberikan pendidikan dan pelatihan mengenai ilmu kefarmasian dan product knowledge untuk meningkatkan pengetahuan dan mutu pelayanan kepada pasien. 39

47 40 d. Peningkatan kedisiplinan petugas yang mengerjakan peracikan untuk menggunakan masker dan sarung tangan supaya obat tidak terkontaminasi dan petugas juga tidak terkontaminasi oleh obat-obat yang diracik. e. Produk swalayan sebaiknya diberikan label harga untuk mempermudah pelanggan mengetahui harga obat yag ingin dibeli.

48 DAFTAR ACUAN Departemen Kesehatan RI. (1976). Undang-undang No. 9 tahun 1976 tentang Pelayanan Resep yang mengandung narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 28/MenKes/Per/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (1980). Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (1981). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 280/MenKes/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. No.992/MenKes/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (1997). Undang-undang No.5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (2002) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Ijin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan No.1027/Kep/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (2009). Undang-undang No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (2009). Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Profil Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., diakses pada 23 Maret

49 42 Umar, M Manajemen Apotek Praktis. Jakarta: Wira Putra Kencana.

50 LAMPIRAN

51 43 Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek

52 44 Lampiran 2. Struktur Organisasi Apotek Unit Bisnis Manager

53 45 Lampiran 3. Layout Apotek Kimia Farma No.42

54 46

55 47 Lampiran4. Alur Penerimaan Resep Tunai/Kredit di Apotek Kimia Farma No.42 Penerimaan Resep Resep Kredit Resep Tunai Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pemberian nomor urut Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pasien membayar di kasir dan diberi nomor resep Bagian Peracikan Obat Jadi Obat Racikan Pemberian etiket Pemeriksaan kesesuaian obat Penyerahan obat Obat diterima oleh pasien Resep disimpan petugas

56 48 Lampiran 5. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) di Apotek Kimia Farma No.42

57 49 Lampiran 6. Dokumen Dropping Barang dari BM

58 50 Lampiran 7. Kartu Stok Obat Jl. St. Hasanuddin No.1 Jakarta Selatan 12160

59 51 Lampiran 8. Surat Pesanan Narkotika

60 52 Lampiran 9. Surat Pesanan Psikotropika

61 53 Lampiran 10. Salinan Resep (Copy Resep) Lampiran 9.

62 54 Lampiran 11. Etiket Obat Etiket Obat Minum (Putih) Etiket Obat Luar (Biru) Etiket Plastik Obat

63 55 Lampiran 12. Kartu Nomor Resep Kartu Nomor Resep Kredit Kartu Nomor Resep Kredit Aqua

64 56 Lampiran 13. Laporan Penggunaan Narkotika

65 57 Lampiran 14. Laporan Penggunaan Psikotropika

66 58 Lampiran 15. Laporan Narkotika Per Bulan Februari 2012

67 59 Lampiran 16. Laporan Psikotropika Per Bulan Februari 2012

68 UNIVERSITAS INDONESIA EVALUASI MUTU PELAYANAN APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 BLOK M JAKARTA SELATAN TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER YUNITA HARYATI, S.Far ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012