BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang kontraktor, khususnya dalam bidang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN Sejarah Perusahaan PT. Indo Buana Lestari didirikan pada tanggal 26 Juni 2003, merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang kontraktor, khususnya dalam bidang mekanikal dan elektrikal. Perusahaan ini menjalankan usaha di bidang kontraktor dengan surat izin usaha perdagangan No. 218/ tanggal 12 April 2005 dan surat keterangan terdaftar No. PEM-278/WPJ.06/KP-0403/2003 tanggal 16 Juli 2003 yang menyatakan bahwa perusahaan terkena pajak. Perusahaan ini berlokasi di Jakarta. Sebagai sebuah perusahaan berkembang tentu saja mengalami pasang surut dalam usahanya, namun berkat keuletan dan keterampilan yang dimiliki oleh pemimpinnya dan tenaga-tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan ini maka perusahaan ini dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan demi kemajuan perusahaan Struktur Organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah sebuah struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan PT. Indo Buana Lestari yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus menjalankan 39

2 tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada atasannya agar bisa tercapai hasil kerja yang optimal. Direktur Utama Direktur Manager Keuangan Manager Proyek Manager Pembelian dan Penjualan Kepala Gudang Staff Keuangan Kepala Produksi Staff Produksi Staff Pembelian dan Penjualan Staff Gudang Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indo Buana Lestari Wewenang dan Tanggung Jawab Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Direktur Utama atau Direktur Tugas seorang direktur utama atau direktur adalah: a. Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang b. Menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan c. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan d. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap manajer departemen atau bagian 40

3 2. Manager Keuangan Tugas seorang manajer keuangan adalah: a. Mengatur arus keuangan perusahaan b. Mengatur besarnya pengeluaran c. Mencatat pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan d. Membuat laporan keuangan e. Pembayaran gaji staff 3. Manager Proyek Tugas seorang manager proyek adalah: a. Mengawasi dan mengatur seluruh kegiatan proyek di lapangan b. Turut menetapkan kebijaksanaan proyek atau produksi c. Menilai hasil kerja dari setiap departemen atau bagian dibawahnya 4. Manager Pembelian dan Penjualan Tugas seorang manager pembelian dan penjualan adalah: a. Merencanakan strategi pembelian dan penjualan b. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pembelian dan penjualan c. Mengevaluasi hasil pembelian dan penjualan 5. Kepala Gudang Tugas seorang kepala gudang adalah: a. Mengusulkan permintaan barang pada saat persediaan mencapai batas minimum b. Melaksanakan penyimpanan barang secara sistematis dan aman 41

4 c. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang ke dalam kartu persediaan sesuai prosedur yang ada 3.2 ANALISA SISTEM Sistem kerja perusahaan ini mencakup kegiatan-kegiatan persediaan barang, pembelian, dan penjualan. Apabila ada pemesanan dari customer maka akan dilakukan pembelian barang yang akan disimpan ke dalam persediaan barang, dan setelah itu baru akan dilakukan penjualan. Berikut ini akan ditampilkan tata laksana prosedur kegiatan pada PT. Indo Buana Lestari. Prosedur ini meliputi persediaan barang, pembelian barang, dan penjualan barang Tata Laksana Pembelian Barang Bagian Pembelian: 1. Pihak Perusahaan untuk melakukan pembelian barang maka harus melakukan proses pemesanan barang terlebih dahulu dengan membuat SPB (Surat Pemesanan Barang) sesuai persetujuan Manager Pembelian dan Penjualan, lalu diberikan kepada Supplier. 2. Jika barang yang dipesan pada Supplier tidak ada, maka Supplier akan mengembalikan SPB yang disertai dengan pernyataan bahwa barang yang diminta tidak ada. Setelah itu tahapan pertama akan diulang tetapi pada waktu yang berbeda atau dengan Supplier yang berbeda. 42

5 3. Sedangkan jika barang yang dipesan kepada Supplier ada, maka Supplier juga akan mengembalikan SPB yang disertai dengan pernyataan bahwa barang yang dipesan ada. 4. Setelah itu, Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran secara langsung (tunai) yang disertai dengan memberikan BPB (Bukti Pengeluaran Bank) berupa Giro kepada Supplier. 5. Jika pembayaran telah selesai dilakukan, maka Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan disertai Invoice dan Surat Jalan. 6. Apabila proses pembelian telah selesai dilakukan, maka dari proses pembelian tersebut akan menghasilkan Laporan Pembelian yang diberikan kepada Manager Pembelian dan Penjualan Tata Laksana Persediaan Barang Bagian Persediaan Barang: 1. Bagian Gudang akan membandingkan SPB (Surat Pemesanan Barang) dengan barang yang telah dikirim dari Supplier. 2. Jika barang tidak sesuai dengan SPB atau ada yang rusak, maka barang langsung dikembalikan kepada Supplier 3. Jika barang sesuai dengan SPB, maka Bagian Gudang akan memasukkan data barang ke dalam kartu persediaan. 4. Setelah itu barang akan disimpan ke dalam gudang Tata Laksana Penjualan Barang Bagian Penjualan: 43

6 1. Pihak Perusahaan menerima pesanan barang dari Customer. 2. Setelah itu, akan meminta kepada Bagian Gudang akan melakukan cek persediaan barang mengenai keberadaan pesanan dari Customer tersebut pada Kartu Persediaan. 3. Jika persediaan barang tidak ada atau tidak mencukupi, maka Bagian Gudang akan meminta secara langsung kepada pihak Perusahaan untuk melakukan proses pembelian barang yang dibutuhkan. 4. Sedangkan jika persediaan barang ada, maka dapat melakukan proses Penjualan dengan membuat kontrak terlebih dahulu. Kontrak ini berisi tentang metode pembayaran yang dapat dilakukan oleh Customer. 5. Sesuai kontrak yang sudah disepakati oleh pihak Customer dan pihak Perusahaan, maka Customer dapat membayar barang yang diinginkan tersebut dengan 2 metode pembayaran, yaitu metode pembayaran secara bertahap maupun metode pembayaran secara langsung (tunai). 6. Jika melakukan metode pembayaran secara langsung (tunai), maka pihak Perusahaan akan langsung mengeluarkan bukti pembayaran berupa Invoice. Invoice tersebut terdiri dari 2 rangkap yang akan didistribusikan kepada: Lembar 1 ditujukan kepada Customer Lembar 2 ditujukan kepada Bagian Keuangan. 7. Jika melakukan metode pembayaran secara bertahap, maka pihak Perusahaan akan mengeluarkan bukti pembayaran berupa Kwitansi. Kwitansi tersebut terdiri dari 2 rangkap yang akan didistribusikan kepada: Lembar 1 ditujukan kepada Customer Lembar 2 ditujukan kepada Bagian Keuangan. 44

7 8. Lalu jika proses pembayaran secara bertahap tersebut telah dilunasi oleh Customer, maka pihak Perusahaan akan mengeluarkan bukti pembayaran berupa Invoice. Invoice tersebut terdiri dari 2 rangkap yang akan didistribusikan kepada: Lembar 1 ditujukan kepada Customer Lembar 2 ditujukan kepada Bagian Keuangan. 7. Apabila proses Penjualan telah selesai dilakukan, maka dari proses penjualan tersebut akan menghasilkan Laporan Penjualan yang diberikan kepada Manager Pembelian dan Penjualan. Berikut ini akan ditampilkan DFD (Data Flow Diagram) dari sistem yang berjalan pada PT. Indo Buana Lestari. Bagian Keuangan Invoice_Penj BPB_Pmbyr Invoice_Pmbyr Customer Bagian Gudang Kwitansi_Penj Data_Kartu_Prsd SPB Laporan_Penj Sistem Informasi Persediaan Barang, Pembelian, dan Penjualan Kwitansi_Pmbyr Order_Cust Invoice_Pemb Laporan_Pemb SPB Manager Pembelian dan Penjualan Surat_Jalan Order_Supplier Supplier Giro Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 45

8 Supplier Giro Order_Supplier Bagian Keuangan Invoice_Penj Data Kontrak Memesan Barang 4.0 Melakukan Pembayaran 5.0 Kwitansi_Penj Melakukan Pembayaran Bertahap 6.0 Kwitansi_Pmbyr Melakukan Pembayaran Langsung 7.0 Invoice_Pmbyr SPB BPB BPB_Pmbyr Customer Order_Cust Kwitansi Invoice SPB Invoice_Pemb Surat_Jalan Membeli Barang 1.0 Menjual Barang 2.0 Kartu Persediaan Laporan_Pemb Menyediakan Barang 3.0 Data_Kartu_ Prsd SPB Bagian Gudang Laporan_Penj Manager Pembelian dan Penjualan Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan Kamus Data dari Data Flow yang terdapat pada Data Flow Diagram (DFD): 1. Invoice_Penj (No_Invoice, Tgl_invoice, Nama_Cust, Nama_Brg, Harga_Penj, PPN, Total_Penj, Ket) 2. Invoice_Pmbyr (No_Invoice, Tgl_invoice, Nama_Cust, Nama_Brg, Harga_Pmbyr, PPN, Total_Pmbyr, Ket) 46

9 3. Kwitansi_Penj (No_Kwitansi, Tgl_Kwitansi, Nama_Cust, Nama_Brg, Harga_Penj, Uang_Muka, PPN, Total_Penj, Ket) 4. Kwitansi_Pmbyr (No_Kwitansi, Tgl_Kwitansi, Nama_Cust, Nama_Brg, Harga_Pmbyr, Uang_Muka, PPN, Total_Pmbyr, Ket) 5. Invoice_Pemb (No_Invoice, Tgl_Invoice, No_Surat_Jalan, Nama_Cust, Jml_Trans, Jml_Pemb, Nama_Brg, Harga_Sat, Total_Harga) 6. Surat_Jalan (No_Surat_Jalan, Tgl_Invoice, Nama_Cust, Alamat_Cust, Jml_Trans, Jml_Pemb, Nama_Brg, Harga_Sat, Total_Harga) 7. SPB (No_SPB, Tgl_SPB, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, Tgl_KirimBrg, Jml_Pemb, Nama_Brg, Ket, Harga_Brg, Total_Harga) 8. BPB_Pmbyr (No_BPB, Tgl_BPB, Nama_Supplier, Jml_Trans, Ket, Total_Pmbyr) 9. Giro (No_Giro, Tgl_Giro, Nama_Bank, Total_Pmbyr, Tgl_JatuhTempo) 10. Order_Supplier (No_OrderSupp, Tgl_OrderSupp, Nama_Supplier, Jml_Pemb, Nama_Brg, Ket) 11. Order_Cust (No_OrderCust, Tgl_Order, Nama_Cust, Alamat_Cust, Jml_Pemb, Nama_Brg, Ket) 12. Data_Kartu_Prsd (Kd_KartuPersd, Tgl_KartuPersd, Kd_Staff, Nama_Staff, Kd_Brg, Nama_Brg, Tgl_Masuk, Tgl_Keluar, Jumlah_Brg) 13. Laporan_Penj (No_FakturPenj, Tgl_FakturPenj, Nama_Staff, Nama_Cust, Nama_Brg, Harga_Sat, Jumlah_Brg, Total_Penj) 14. Laporan_Pemb (No_FakturPemb, Tgl_FakturPemb, Nama_Staff, Nama_Supplier, Nama_Brg, Harga_Sat, Jumlah_Brg, Total_Pemb) 47

10 3.3 PERMASALAHAN Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. Indo Buana Lestari, maka permasalahan yang dihadapi antara lain: 1. Mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi tentang persediaan barang, pembelian, dan penjualan karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah dan kurang terorganisir. 2. Informasi mengenai persediaan barang menjadi kurang akurat karena pencatatan yang berhubungan dengan persediaan barang selama ini dilakukan hanya didasarkan pada kartu persediaan sehingga laporan-laporan yang ada mengenai persediaan kurang mencerminkan persediaan yang sebenarnya berada di gudang. 3. Belum adanya pembuatan retur pembelian kepada Supplier. Apabila barang yang dikirim oleh Supplier tidak sesuai dengan yang dipesan atau ada yang rusak, maka bagian gudang langsung mengembalikan barang tersebut disertai dengan sebuah nota yang berisi pernyataan tentang ketidaksesuaian barang, tanpa terlebih dahulu memberitahu bagian pembelian untuk membuat nota retur pembelian. 3.4 ANALISA KEBUTUHAN SISTEM Analisa Kebutuhan Informasi Analisa kebutuhan informasi ini berisi: 1. Informasi tentang persediaan barang Informasi ini berisi tentang persediaan barang yang ada dalam gudang. Seperti barang apa saja yang ada di dalam gudang saat ini, dan jumlah barang yang ada dalam gudang. 48

11 2. Informasi tentang pembelian dan penjualan barang Informasi ini berisi tentang transaksi-transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh pihak Perusahaan serta proses dan cara pembayaran yang terdapat di dalamnya. 3. Laporan tentang pembelian dan penjualan barang Laporan ini berisi tentang hasil dari transaksi-transaksi pembelian dan penjualan dalam jangka waktu tertentu untuk menentukan keuntungan atau kerugian yang dialami oleh perusahaan. Laporan ini ditujukan untuk Manager Pembelian dan Penjualan Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Indo Buana Lestari, maka usulan pemecahan masalahnya adalah dengan merancang dan membuat basis data persediaan barang, pembelian, dan penjualan, sehingga semua transaksi tersebut dapat dilakukan menggunakan sistem komputerisasi agar mempermudah dalam melakukan proses pencarian informasi secara akurat. Selain itu juga membuat usulan pemecahan masalah mengenai retur pembelian, sebab pada sistem yang sedang berjalan sekarang belum terdapat transaksi basis data yang memuat retur pembelian, sedangkan retur pembelian ini sangat penting mengingat kita perlu membuat data barang yang ingin dikembalikan. 49