TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PENGEMBALIAN DRM DARI ASSEMBLING KE FILING RS PANTI WILASA CITARUM SEMARANG TAHUN 2016

Transkripsi

1 TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PENGEMBALIAN DRM DARI ASSEMBLING KE FILING RS PANTI WILASA CITARUM SEMARANG TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd.RMIK) dari Program Studi DII RMIK Oleh : HENING PUSPASARI D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada Pada Penulis ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah NYA, terimakasih yang telah membuatku untuk tetap kuat menghadapi kerasnya perjuangan menyeseikan karya tulis ilmiah ini. Bapak Margono (Alm) terima kasih untuk doa yang engkau berikan dari sana..semoga anakmu selalu sukses.. Bapak Willy dan Ibu Utamiterima kasih atas dukungan dan doa nya. Akhirnya anakmu ini WISUDA Kakak dan adek2 ku tersayang terima kasih walau kalian selalu merepotkanku saat dirumah, tapi aku saying kalian :* Kepada Dosen Pembimbing Bu Retno Astuti S,SS,MM terima kasih telah sabar membimbing dalam pembuatan karya tulis ini, walaupun terkadang anakmu ini ndablek hihi.. Teman-teman ku Atika, Imah, Mbah Tria, Raniyang selalu ku repotkan dalam pembuatan karya tulis ini. Mbak ayuk, Siti, Fiah, Ika, Kokom yang sudah duluan wisuda meninggalkanku semoga kalian sukses Almamater tercinta Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Dan kamu RBNT..yang selalu mau direpotkan dalam segalanya haha. Iam with you broo { } Terima Kasih vii

8 RIWAYAT HIDUP Nama : Hening Puspasari Tempat Tanggal Lahir : Grobogan, 2 Agustus 1994 Jenis Kelamin Agama : Perempuan : Islam Alamat : Jl. Ahmad Yani, Gg. Mawar III 04/02 Plendungan, Kec. Purwodadi, Kab. Grobogan Riwayat Pedidikan : 1. TK Kartika II Purwodadi 2. SDN 14 Purwodadi 3. SMPN 3 Purwodadi 4. SMA Kristen Widyawacana Purwodadi 5. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2012 viii

9 PRAKATA Dengan Mengucap puji syukur Alhamdulillah atas Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di RS Panti Wilasa Citarum Semarang Tahun 2016.Karya tulis ini merupakan syarat dalam menyelesaiakn pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Peneliti sangat menyadari bahwa selesainya penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena itu, peneliti mengucapkan terimakasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. dr. Susetyo, Sp.A selaku Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang 4. Arif Kurniadi, M.Kom, Selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 5. Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM, Selaku Pembimbing Akademik. 6. drg. Kriswidiati selaku Kepala Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wiasa Citarum Semarang 7. Petugas petugas Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang ix

10 Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT.Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan.kritik dan saran yang membangun diharapkan dari pembaca demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik. Semarang, Juni 2016 Peneliti x

11 PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 ABSTRAK HENING PUSPASARI Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di RS Panti Wilasa Citarum Semarang Tahun 2016 XIX + 74 Hal + 10 Tabel + 3 Gambar + 22 Lampiran Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum masalah yang ditemukan yaitu terdapat 467 DRM yang baru dikembalikan ke filing, dari 591 DRM yang diteliti selama 10 hari. Pengembalian DRM dikatakan terlambat apabila melebihi batas waktu pengembalian yaitu 2x24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit, akan tetapi pelaksanaan pengembalian DRM di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara.subjek penelitian yaitu 1 Kepala URM, 3 petugas assembling dan 8 petugas filing.objek penelitian ini adalah kebijakan, SOP, tugas pokok dan fungsi assembling, sarana pelacakan DRM, alur DRM, sistem pengendalian ketidaklengkapan dan pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing.instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan wawancara.pengolahan data melalui tahap pengumpulan, pemeriksaan, pengelompokkan, penyusunan. Data di analisis secara deskriptif dan selanjutnya akan dibandingkan dengan teori. Hasil penelitian di RS Panti Wilasa Citarum Semarang belum ada kebijakan yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing, belum ada SOP yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing, tugas pokok dan fungsi assembling terhambat karena tidak ada kesepakatan waktu pengembalian DRM, bahan tracer yang digunakan mudah sobek atau salah letak, alur DRM yang tidak sesuai teori, dan pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing masih terdapat penumpukan dari URI karena tidak ada waktu kesepakatan pengembalian tercantum dalam SOP. Saran bagi RS Panti Wilasa Citarum Semarang adalah perlu rancangan revisi kebijakan pengembalian, ditetapkan protap pengembalian dan mensosialisasikan isi SOP kepada petugas, setiap meja diberi selebaran SOP tugas pokok dan fungsi assembling, kertas tracer diganti dengan stiker label, alur bisa langsung dari UJR, URI, UGD ke Koding/Indeksing, tetapi ada petugas assembling ditempatkan ke URI dan pembagian tugas untuk 3 petugas assembling sebagian di URI, sebagian di URM untuk pengolahan data. KataKunci: DRM, URM, URI, kebijakan, SOP, filing dan fungsi assembling. Kepustakaan: 23 ( ) xi

12 The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT HENING PUSPASARI REVIEW IMPLEMENTATION RETURNS PROCEDURE OF MEDICAL RECORD DOCUMENT FROM ASSEMBLY TO FILING IN RS PANTI WILASA CITARUM YEAR 2016 xix + 74 pages + 10 tables + 3 pictures + 22 appendix Based on the initial survey in Panti Wilasa Citarum Hospital problem occured when 467 medical record document returned to filing, of 591 medical record document for 10 days of reseach. Returns of medical record document was late because it exceeds the deadline ie 2x24 hours after the patient was discharged from hospital. The purpose of this study was described implementation the return procedure of medical record document from assembling to filing. The research method were observation and interviews. Subject of the study head of medical records unit, 3assembling officers and 8 filing officers. The object of this study were the policy, procedures, duties and functions of assembling, tracking instrument, flow of medical record document, control system of incompleteness and the implementation return procedure of medical record document from assembling to filing. The research instrument was the observation and interview. Data processing by collection, examination, grouping, preparing. Data was analyzed descriptively and compared with the theory. Research result showed in Panti Wilasa Citarum Hospital Semarang did not have policy regarding the return of medical record document from assembling to filing, there was no procedures of medical record document from assembling to filing, duties and functions of assembling hampered because there was no agreement of payback period medical record document, tracer materials used easily torn or misplaced, flow of medical record document did not fit the theory, there were accumulation of medical record document from inpatient unit because there was no agreement payback time stated in the procedures. Suggestions for Panti Wilasa Citarum Semarang to revise return policy of medical record document, to set out the procedures and disseminate the contents of procedures to officers, each table was given a flyer procedures, basic tasks and functions of assembling, paper tracer replaced with sticker label, flow can be directly from URJ, URI, ER to coding / Indexing, but assembling officer was placed to URI and distribution of tasks to three assembling officers, to URI, to URM for data processing. KeyWord : medical record document, medical record unit, inpatient, policies, procedures, filing and assembling functions. Bibliography : 15 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR... iii PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... iv KEASLIAN PENELITIAN... v HALAMAN PERSETUJUANPUBLIKASI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii HALAMAN RIWAYAT HIDUP... viii PRAKATA... ix ABSTRAK... xi DAFTAR ISI... xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR SINGKATAN... xviii DAFTAR LAMPIRAN... xix BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 xiii

14 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Keaslian Penelitian... 6 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Rekam Medis B. Manfaat Dokumen Rekam Medis C. Cara Penyimpanan Dokumen Rekam Medis D. Assembling E. Filing F. Jenis Formulir Rekam Medis Rawat Inap G. Ketentuan Kelengkapan Isi Rekam Medis H. Quality Assurance I. Mutu J. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan K. Kebijakan L. Standar Operasional Prosedur M. Sarana N. Alur O. Sistem Pengendalia 20 P. Kerangka Teori 21 xiv

15 BAB III : METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep B. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian C. Variabel Penelitian D. Definisi Operasional E. Subjek dan Objek F. Instrumen Penelitian G. Pengumpulan Data H. Pengolahan Data I. Analisis Data BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit B. Hasil Pengamatan C. Pembahasan BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA...73 LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL 1.1 TabelDRM Pasien Pulang dari Bangsal dan Masuk Filing Tabel Keaslian Penelitian Tabel Definisi Operasional Tabel KarakteristikResponden Tabel Prosentase Hasil Wawancara Terkait Kebijakan Tabel Hasil Wawancara Tabel Prosentase Hasil Wawancara Terkait SOP Tabel Hasil Wawancara Terkait Tupoksi Tabel Hasil Wawancara Terkait Sarana Pelacakan Tabel Kode Warna..67 xvi

17 DAFTAR GAMBAR 2.1 Gambar Kerangka Teori Gambar Kerangka Konsep Gambar Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing 56 xvii

18 DAFTAR SINGKATAN 1. RS : Rumah Sakit 2. DRM : Dokumen Rekam Medis 3. SOP : Standar Operasional Prosedur 4. TDF : Terminal Digit Filing 5. MDF : Middle Digit Filing 6. Dr : Dokter 7. BPJS : Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial 8. SK : Surat Keputusan 9. URM : Unit Rekam Medis 10. IRM : Instalasi Rekam Medis 11. SPK : Sekolah Perawat Kesehatan 12. Depkes : Departemen Kesehatan 13. SDM : Sumber Daya Manusia 14. DPJP : Dokter Penanggung Jawab Pasien 15. ATK : Alat Tulis Kertas xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Izin Penelitian. 2. Pedoman Wawancara. 3. Pedoman Observasi. 4. SOP Pengembalian DRM dari Bangsal rawat Inap 5. SOP Assembling 6. SOP Audit Kelengkapan DRM Rawat Inap 7. SOP Analisa Kualitatif DRM 8. SOP Analisa Kuantitatif DRM 9. Laporan Penyimpanan Status Pasien Inap Periode Februari 10. Rekapitulasi Kunjungan Pasien Rawat Inap 11. Evaluasi Kerja Assembling 12. Usulan Tracer 13. Usulan SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing 14. Usulan SOP Pengembalian dari Unit Rawat Inap ke Assembling 15. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/III/2008/pasal 1 tentang rekam medis, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (1) Dokumen Rekam Medis (DRM) harus dijaga kerahasiannya dan terlindung dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Dengan demikian untuk mempertahankan mutu pelayanan rumah sakit tersebut perlu ditunjang oleh adanya pengolahan rekam medis yang baik, salah satu unit pengolahannya adalah bagian assembling. Peran assembling adalah sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali pengguna nomor rekam medis dan formulir rekam medis. Pengembalian dokumen rekam medis akan berpengaruh pada proses pemberian pelayanan kepada pasien. Pengembalian dokumen rekam medis yang diisi tidak lengkap oleh tenaga kesehatan atau dokter akan dikembalikan lagi agar dilengkapi catatan data medis dan dapat dikembalikan tepat waktu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya yaitu : mencatat data secara tepat waktu, mencatat data yang up to date, mencatat data secara lengkap dan cermat, membuat catatan yang dapat dipercaya dan menurut kenyataan, xx 1

21 memilih data yang berkaitan dengan masalahnya dan mencatat data secara objektif. Berdasarkan survei awal di RS Panti Wilasa Citarum menggunakan penyimpanan sentralisasi yaitu penggabungan antara dokumen rawat inap dan rawat jalan. Dokumen rawat inap yang akan dikembalikan dari bangsal menuju ke unit rekam medis diterima di meja penerimaan dokumen dan langsung ditangani oleh petugas koding, sehingga dokumen tidak dapat diteliti kelengkapannya terlebih dahulu oleh petugas assembling. Setelah dokumen rawat inap selesai dikoding kemudian baru diserahkan pada bagian assembling untuk diteliti kelengkapannya oleh petugas. Jika dokumen rekam medis lengkap maka akan langsung masuk ke rak filing akan tetapi jika dokumen tersebut tidak lengkap, maka akan dimasukan ke tempat penyimpanan dokumen yang belum lengkap atau rak PR dokter agar dilengkapi oleh dokter yang bersangkutan. Sedangkan di RS Panti Wilasa Citarum Semarang sebagian besar adalah dokter mitra atau dokter tidak tetap, maka dokter yang menanganipun tidak selalu berada ditempat. Maka akan memakan waktu yang cukup menyita pekerjaan petugas assembling dan dokumen rekam medis akan terlambat untuk ditangani. Kebijakan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang, akan tetapi pelaksanaan pengembalian DRM di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Pengembalian DRM dikatakan terlambat apabila xxi

22 melebihi batas waktu pengembalian yaitu 2x24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit. Berikut DRM pasien yang kembali dari bangsal dan masuk ke filing yang diteliti : Tabel 1.1 DRM Pasien Pulang dari Bangsal dan Masuk Filing Tanggal pasien pulang DRM (kembali) Dari bangsal ke RM DRM (masuk) Dari Assembling ke Filing Prosentase 9 Februari ,42% 10 Februari ,85% 11 Februari ,73% 12 Februari ,43% 13 Februari ,78% 15 Februari ,72% 16 Februari ,70% 17 Februari ,33% 18 Februari ,76% 19 Februari ,44% Jumlah ,15% Rata-rata 59,1 46,7 0,91% Berdasarkan data di atas terdapat 467 DRM yang masuk ke filing dari 591 DRM yang diteliti selama 10 hari. Atas dasar itu, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengambil judul Tinjauan xxii

23 Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di RS Panti Wilasa Citarum Semarang Tahun B. Rumusan Masalah Bagaimana pelaksanaan prosedur pengembalian dokumen rekam medis dari Assembling ke Filing RS Panti Wilasa Citarum Semarang Tahun 2016? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mendeskripsikan pelaksanaan prosedur pengembalian dokumen rekam medis dari bagian assembling ke filing di RS Panti Wilasa Citarum Semarang Tahun Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan kebijakan pengembalian DRM dari assembling ke filing di RS Panti Wilasa Citarum Semarang b. Mendeskripsikan SOP pelaksanaan pengembalian DRM dari bagian assembling ke filing RS Panti Wilasa Citarum Semarang c. Mendeskripsikan tugas pokok dan fungsi assembling di RS Panti Wilasa Citarum Semarang d. Mendeskripsikan sarana pelacakan DRM di filing RS Panti Wilasa Citarum Semarang e. Mendeskripsikan alur DRM dari rawat inap ke filing f. Mendeskripsikan sistem pengendalian ketidaklengkapan DRM xxiii

24 g. Mendeskripsikan pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit a. Hasil penelitian ini akan menjadi bahan masukan yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu khususnya di bagian Assembling. b. Dapat meningkatkan mutu pelayaan di rumah sakit menjadi lebih baik. 2. Bagi Peneliti Dapat menambah pengetahuan dan pengalaman tentang penerapan dan pelaksanaan rekam medis, khususnya dalam penyebab keterlambatan DRM dari assembling ke bagian filing. 3. Bagi Akademik Sebagai bahan referensi di perpustakaan serta dasar bahan penelitian selanjutnya. 4. Bagi Pembaca Dengan hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan bagi pembaca mengenai keterlambatan pengembalian DRM. 5. Bagi Masyarakat Dengan meminimalisirkan keterlambatan pengembalian DRM maka mutu pelayanan di rumah sakit akan lebih berkualitas dan semakin banyak masyarakat yang datang untuk berobat. xxiv

25 E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Penelitian ini termasuk dalam lingkup ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi yang diambil dalam penelitian ini adalah alur dan prosedur rekam medis 3. Lingkup Lokasi Lokasi penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang, khususnya pada bagian assembling dan filing 4. Lingkup Metode Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara 5. Lingkup Objek Objek dalam penelitian ini adalah Dokumen Rekan Medis Rawat Inap di RS Panti Wilasa Citarum Semarang 6. Lingkup Waktu Penelitian ini akan dilakukan mulai bulan Desember xxv

26 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.2 Keaslian Penelitian No Peneliti Judul Peneliti Metode Hasil Penelitian 1 Yuliani Tinjauan Penelitian Hasil pengamatan Tamo Ina Pelaksanaan Deskriptif menunjukan bahwa Prosedur dengan masih terjadi Penyerahan metode keterlambatan Dokumen Rekam obsevasi dan penyerahan drm dari Medis dari Rawat Inap ke bagian Filing di RS Panti Wilasa DR.Cipto Semarang Tahun 2013 wawancara pendekatan cross sectional rawat inap ke filing 2 Qori Faktor Penelitian Perawat bangsal Widiastuty Keterlambatan Deskriptif sudah mengetahui Penyerahan menggunakan bahwa pekerjaannya Dokumen Rekam metode berkaitan dengan Medis Rawat Inap dari Bangsal ke Assembling di RSJD observasi dan wawancara dengan penyerahan dokumen rekam medis setelah pasien pulang ke Dr. Amino pendekatan assembling. Gondohutomo retrospektif Semarang 2013 xxvi

27 3 Riska Faktor-Faktor Penelitian Hasil penelitian adalah Setyawan Keterlambatan Deskriptif alur penyerahan DRM Penyerahan dengan dari bangsal ke bagian Dokumen Rekam metode assembling, dan faktor Medis Rawat Inap ke observasi dan penyebab Assembling di wawancara keterlambatan Rumah Sakit Umum penyerahan DRM. Daerah Semarang Tugurejo Pada Periode Bulan Maret Natalia Tinjauan Prosedur Penelitian Hasil penelitian adalah Pepy Pengembalian DRM deskriptif bahwa petugas harus Chandra Rawat Inap di Unit dengan melengkapi dokumen Rekam Medis RS pendekatan rekam medis setelah Bhakti Wira cross pasien pulang dan Tamtama Semarang sectional membuat kebijakan Tahun 2014 untuk mengatur pengembalian dokumen rekam medis setelah pasien pulang. xxvii

28 5 Maria Tinjauan Faktor- Penelitian Hasil penelitian yang Fransiska Faktor deskriptif menyebabkan Lero Keterlambatan dengan keterlambatan adalah Pengembalian DRM pendekatan semua petugas Pasien BPJS dari cross bangsal/ruang belum Bangsal Rawat Inap sectional semuanya tau tentang ke Assembling di protap pengembalian RS.Bhakti Wira DRM rawat inap ke Tamtama Semarang unit rekam medis. Tahun 2015 Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti sekarang adalah sebagai berikut : 1. Lahan penelitian, untuk lahan penelitian Yuliani Tamo Ina dilakukan di RS Panti Wilasa Dokter Cipto Semarang, Qori Widiastuty di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang, Riska Setyawan di RSUD Tugurejo Semarang, Natalia Pepy Chandra di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang, Maria Fransiska Lero di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang, sedangkan untuk lahan penelitian sekarang yaitu dilakukan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang 2. Variable bebas yang digunakan oleh peneliti sekarang. xxviii

29 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Rekam Medis Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008 tentang rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (1) Rekam medis menurut Huffman EK, 1992 menyampaikan batasan rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (3) B. Manfaat Dokumen Rekam Medis Dalam Peraturan Menteri Kesehatan No. 749 a tahun 1989 meyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat, yaitu : 1. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien. 2. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum 3. Bahan untuk kepentingan penelitian 4. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan 5. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistic kesehatan xxix 10

30 Menurut Gibony manfaat rekam medis yang disingkat dengan ALFRED adalah : 1. Administration Data dan informasi yang diperoleh dapat digunakan untuk pelaksanaan fungsi manajer sebagai pengelola seluruh sumber daya. 2. Legal Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap siapa saja yang berkaitan dengan pelayanan medis tersebut 3. Financial Sebagai bukti telah dilakukannya pelayanan di rumah sakit tersebut, yang menentukan beberapa biaya yang wajib dibayar pleh penerima 4. Research Dapat dijadikan sumber data / informasi dalam sebuah penelitian. 5. Education Sebagai sarana pengembangan ilmu bagi para siswa, mahasiswa atau pendidik atau para peneliti. 6. Documentation Sebagai sarana pencatatan terjadinya transaksi kegiatan pelayanan. (4) xxx

31 C. Cara Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Menurut SK Dirijen Yanmed no.78/1991 penyimpanan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dipusatkan di satu tempat/unit rekam medis selama dirawat. 2. Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dimasing-masing unit pelayanan. (5) D. Bagian Assembling 1. Tugas pokok Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu : a. Merakit kembali formulir-formulir dalam DRM dari rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan. b. Meneliti kelengkapan data yang tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya. c. Mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap. d. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis e. Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis. xxxi

32 2. Peran dan Fungsi Adapun peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai : a. Perakit formulir rekam medis b. Peneliti kelengkapan data rekam medis c. Pengendali DRM tidak lengkap d. Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis. (10) E. Bagian Filing 1. Tugas Pokok Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu : a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai degan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis. b. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan dokumen inaktif dan dokumen aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan dokumen rekam medis yang direstarikan (diabadikan). g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. xxxii

33 2. Peran dan Fungsi Adapun peran dan fungsi dari filing dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai : a. Penyimpanan dokumen rekam medis. b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dokumen rekam medis. d. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. (10) F. Jenis Formulir Rekam Medis Rawat Inap Isi dokumen rekam medis untuk pasien rawat inap, antara lain: 1. Lembaran-lembaran Umum a. Ringkasan masuk keluar b. Catatan dan pengobatan dokter c. Catatan pemberian obat d. Catatan pemakaian dan tindakan e. Catatan infuse f. Resume keperawatan g. Resume keluar 2. Lembaran-lembaran khusus a. Lembaran kontrol b. Laporan operasi c. Laporan anastesi d. Riwayat kehamilan xxxiii

34 e. Catatan/laporan persalinan f. Identifikasi bayi lahir G. Ketentuan Kelengkapan Isi Rekam Medis 1. Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus ditulis dalam lembar (formulir) rekam medis. 2. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta di beri tanggal. 3. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau dokter yang membimbingnya. 4. Pencatatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter yang membimbingnya. 5. Dokter yang merawat harus memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukan pada saat itu juga serta dibubuhi tanda tangan. 6. Penghapusan dengan cara apapun tidak diperbolehkan. (9) H. Quality Assurance 1. Pengertian Quality Assurance Quality assurance adalah semua peralatan dan kegiatan yang dimaksud untuk menjaga keselamatan, memelihara dan meningkatan mutu pelayanan. xxxiv

35 2. Tujuan Quality Assurance Adalah makin meningkatan mutu pelayanan, agar berkesinambungan, sistematis, objektif dan terpadu dalam menerapkan masalah dan penyebab masalah. Mutu pelayanan berdasarkan standar yang telah diterapkan, menetapkan dan melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan kemampuan yang tersedia. 3. Jenis-jenis Analisis a. Analisa Kualitatif Adalah suatu analisa terhadap konsisten pencatatan data rekam medis yang tercatat ke dalam formulir analisa ini dilakukan dengan cara membaca data yang telah tercatat pada formulir rekam medis lain yang telah digunakan untuk pelayanan pasien guna menilai konsitensi pencatatan tersebut dengan menggunakan tolak ukur standar pelayanan medis untuk pencatatan data medis dan standar asuhan keperawatan untuk menganalisis data keperataan. b. Analisa Kuantitatif Untuk mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap yang dengan mudah dapat dikoreksi dengan dibuatkan adanya suatu prosedur, sehingga rekam medis menjadi lebih lengkap dan dapat dipakai untuk pelayanan pasien, aspek hukum, memenuhi peraturan agar analisa data dapat akurat. xxxv

36 c. Komponen-komponen Analisa kuantitatif: 1) Review Identifikasi Memeriksa setiap halaman atau lembar rekam medis untuk identifikasi pasien minimal harus memuat nama pasien dan nomor rekam medis. 2) Review Pelaporan Beberapa laporan tertentu yang ada di dokumen rekam medis dalam pelayanan kesehatan dapat di sesuaikan dalam penyakit pasien selama dirawat di rumah sakit. 3) Review Autentifikasi Analisa kuantitatif juga memastikan bahwa penulisan data rekam medis mempunyai outentifikasi berupa tanggal pelayanan, nama terang dan tanda tangan. 4) Review Pencatatan Memeriksa pencatatan yang tidak lengkap dan tidak dapat dibaca. Memeriksa baris per baris dan apabila ada barisan yang kosong maka akan di kembalikan untuk diisi dan singkatan tidak di perbolehkan. I. Mutu Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata setara penyelenggaraannya sesuai dengan standart dan kode etik profesi. (12) xxxvi

37 J. Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing 1. Man (Manusia) Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam pengelolaan DRM sumber daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis. Keterlambatan pengembalian DRM dari assembling ke filing. 2. Money (Uang) Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien 3. Materials (Materi) Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang di butuhkan rumah sakit. Apabila bahan tidak memenuhi persyaratan maka tingkat penumpukan DRM semakin bertambah. 4. Methode (Metode) Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas tugas seorang petugas assembling, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan fungsi kerja assembling. xxxvii

38 5. Machine (Mesin) Alat yang digunakan manusia untuk melakukan sesuatu pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit yang diantaranya adalah komputer (yang digunakan untuk membantu pencarian dokumen). (6) K. Kebijakan Kebijakan adalah sebuah ketepatan yang berlaku dan dicirikan oleh perilaku yang konsisten dan berulang, baik dari yang membuatnya maupun yang menaatinya (yang terkena kebijakan itu). (13) Kebijakan adalah pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun atau menyalurkan pemikiran menjadi pengambilan keputusan oleh bawahan, serta memberikan arah ke mana organisasi tersebut akan diterapkan. (14) Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketepatan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu. L. Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar operasional prosedur adalah pedoman standar operasinal dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan. Monitoring dan evalusai berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring xxxviii

39 dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. (8) M. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana juga sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam publik, karena pabila dilakukan tidak tersedia akan mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. (7) N. Alur Alur adalah struktur rangkain kejadian-kejadian yang dibentuk oleh tahapan-tahapan peristiwa sehingga menjalin sebuah cerita yang disusun secara kronologis. Atau definisi alur yaitu merupakan rangkaian cerita sejak awal hingga akhir. Alur mengatur bagaimana tindakan-tindakan yang terdapat dalam cerita harus berkaitan satu sama lain, seperti bagaimana suatu peristiwa berkaitan dengan peristiwa lainnya, lalu bagaimana tokoh yang digambarkan dan berperan di dalam cerita yang seluruhnya terkait dengan suatu kesatuan waktu. (16) O. Sistem Pengendalian Secara umum sistem pengendaian adalah suatu usaha atau perlakuan terhadap suatu sistem dengan masukan tertentu guna mendapatkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan. (17) Sistem xxxix

40 pengendalian ketidaklengkapan DRM adalah tata cara pengendalian ketidaklengkapan DRM. P. Kerangka Teori Man Money Matherial Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Mutu Pelayanan Rekam Medis Methods Machines Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : modifikasi antara teori Azwar Azrul dalam bukunya Mutu Pelayanan Kesehatan dengan teori George R. Terry dalam bukunya Principle of Management dan Hatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. xl

41 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Q. Kerangka Konsep Kebijakan Pengembalian DRM SOP Pengembalian DRM Tugas Pokok dan Fungsi Assembling Sarana Pelacakan DRM Pelaksanaan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Sesuai Tidak Sesuai Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM Gambar 3.1 Kerangka Konsep R. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian kualitatif metode xli 22

42 yang biasanya dimanfaatkan adalah wawancara dan observasi. Metode deskriptif adalah metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif. Metode ini digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang. (11) A. Variabel Penelitian Variabel adalah suatu yang digunankan sebagai ciri, sifat, atau ukuran yang dimilika atau didapakan oleh satuan penelitian tentang suatu konsep pengertian tertentu. (11) Variabel penelitian sebagai berikut : 1. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing 2. SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing 3. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling 4. Sarana Pelacakan DRM di Filing 5. Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing 6. Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM 7. Pelaksanaan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing B. Definisi Operasional Tabel 3.2 Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional 1 Kebijakan pengembalian DRM Aturan yang terkait dengan dari assembling ke filing pelaksanaan proses xlii

43 pengembalian DRM dari assembling ke filing 2 SOP pengembalian DRM dari assembling ke filing Standar Operasional Prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses pengembalian DRM dari assembling ke filing Semarang 3 Tugas Pokok dan Fungsi Assembling Tugas yang menjadi tanggungjawab dan wewenang assembling menurut SOP dan petugas assembling 4 Sarana pelacakan DRM di filing Alat yang digunakan untuk melacak dokumen di filing 5 Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing 6 Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM Urutan pengembalian DRM dari Rawat Inap ke filing Tata cara pengendalian ketidaklengkapan DRM 7 Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari assembling ke filing Prosedur yang dijalankan dalam proses pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke assembling, dan dari assembling ke filing a. Sesuai : Sesuai dengan SOP dan kebijakan yang xliii

44 berlaku di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang b. Tidak sesuai : Tidak sesuai dengan SOP dan kebijakan yang berlaku di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang C. Subjek dan Objek 1. Subjek Subjek pada penelitian ini yaitu 1 Kepala URM, 3 petugas assembling dan 8 petugas filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. 2. Objek Objek pada penelitian ini adalah kebijakan, SOP, tugas pokok dan fungsi assembling, sarana pelacakan DRM, alur DRM, dan sistem pengendalian ketidaklengkapan DRM di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. D. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Wawancara xliv

45 Membuat daftar pertanyaan untuk Kepala URM mengenai kebijakan proses pengembalian DRM dan petugas assembling mengenai proses cara pengembalian DRM dari assembling ke filing. 2. Pedoman Observasi Observasi di lakukan secara langsung pada unit assembling dan filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang dengan objek penelitian prosedur pelaksanaan pengembalian dokumen rekam medis dari assembling ke filing dan hal yang akan di teliti yaitu kebijakan, SOP, tugas pokok dan fungsi assembling, sarana, alur, dan sistem pengendalian ketidaklengkapan DRM. E. Cara Pengumpulan Data 1. Wawancara Pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada kepala URM, 3 petugas assembling dan 8 petugas filing tentang kebijakan pengembalian DRM dari assembling ke filing, SOP pengembalian DRM dari assembling ke filing, tugas pokok dan fungsi assembling, sarana pelacakan DRM di filing. 2. Observasi Data yang diperoleh dengan mengamati pekerjaan petugas assembling, meliputi kebijakan, SOP, tugas pokok dan fungsi assembling, sarana pelacakan, alur DRM, sistem pengendalian ketidak lengkapan DRM, dan prosedur pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing. xlv

46 F. Pengolahan Data 1. Editing Editing adalah meneliti atau melakukan pengecekkan tentang kelengkapan data yang telah diperoleh sehingga bisa menjadi informasi yang mempunyai arti. 2. Tabulating Tabulating yaitu mengumpulkan data-data yang telah diperoleh dan di urutkan berdasarkan jenis data agar mempermudah dalam proses penyajian data. G. Analisis Data Data yang sudah diperoleh dari penelitian akan dianalisis dengan mengolahnya secara deskriptif yaitu dengan menguraikan data tentang prosedur pengembalian dokumen rekam medis dari assembling ke filing kemudian data tersebut akan di bandingkan dengan teori yang ada untuk didapatkan kesimpulan dari penelitian ini. xlvi

47 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum adalah sebuah rumah sakit umum kelas madya (C) yang merupakan salah satu unit kerja dari Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum (YAKKUM), yaitu sebuah yayasan kesehatan kristen yang berdiri sebagai hasil kerjasama antara Sinode Gereja Kristen Jawa dan Sinode Gereja Kristen Indonesia. Pendirian Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum tidak dapat dipisahkan dengan keberadaan Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa yang didirikan pada 19 Januari 1950 di Jl.Dr.Cipto No.50 Semarang. Pada tahun 1966, para pengurus yayasan mencetuskan ide untuk membangun Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa di lokasi lain karena tempat yang lama sudah tidak memungkinkan dilakukan perluasan gedung baru. Setelah beberapa lama mencari lokasi yang tepat, pada bulan Mei 1969 diperoleh sebidang tanah di kelurahan Mlatiharjo, tepatnya di Jalan Citarum 98 Kelurahan Mlatiharjo, Kecamatan Semarang Timur. xlvii

48 Pembangunan rumah sakit ini dimulai dengan peletakan batu pertama pada tanggal 8 November Proyek pembangunan dipimpin oleh Dr. A. Hoogerwerf dan pelaksananya Bapak Ko Kian Giem (Djoni Mandali) sedangkan pendanaan dari pembangunan ini diperoleh dari Pemerintah Negeri Belanda. Pembangunan rumah 28 sakit ini diselesaikan pada tanggal 25 April 1973 di atas tanah seluas M 2 dengan luas gedung m 2. Seusai pembangunan tersebut, pada tanggal 5 Mei 1973, Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa di Jl.Citarum No.98 yang memiliki fasilitas pelayanan kesehatan berupa : Pemeriksaan ibu hamil, tindakan persalinan dan perawatan paska persalinan, Keluarga Berencana, pemeriksaan anak dan merawat anak-anak sakit, Imunisasi, serta diperlengkapi dengan institusi pendidikan berupa Sekolah Bidan dengan lama pendidikan 4 tahun, diresmikan oleh Menteri Kesehatan R.I. yang diwakili oleh Dr. Suhasan, Kepala Direktorat Kedokteran. Pada tahun 1980 Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa Citarum mengajukan perubahan status Rumah Sakit Bersalin menjadi Rumah Sakit Umum yang kemudian dikenal dengan nama RSU Panti Wilasa I yang dikeluarkan oleh Depkes RI No. 807/Yan.Kes/RS/80 tertanggal 22 Mei Perubahan status tersebut membawa dampak pada perubahan pelayanan rumah sakit yang sudah ada. Pada bagian rawat jalan terdapat pelayanan Unit Gawat Darurat dan pelayanan poliklinik, sedangkan dibagian rawat inap terdapat bangsal yang digunakan untuk merawat pasien paska xlviii

49 persalinan, penyakit anak dan penyakit umum. Disamping itu Sekolah Bidan yang ada, dikonversi menjadi Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) dengan didasarkan kepada Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 93/KEP/DIKLAT/KES/81 tanggal 26 Mei Pelayanan lain yang ditambahkan di tahun yang sama dalam rangka mewujudkan pelayanan yang bersifat holistik adalah pelayanan Pastoral (kerohanian) dan Pelayanan Unit peningkatan Kesehatan Masyarakat (UPKM). Pada acara peringatan HUT RS.Panti Wilasa 1 ke-21 tanggal 5 Mei 1994, oleh Ketua Pengurus YAKKUM Cabang Semarang (Drs. Soegarno Hadijoedopramono) dicanangkan perubahan nama dari RS. Panti Wilasa I menjadi RS. Panti Wilasa (Citarum) sedangkan RS. Panti Wilasa II diganti dengan nama RS. Panti Wilasa (Dr. Cipto). Hal ini di dasarkan pada pentingnya untuk melakukan antisipasi terhadap kerancuan persepsi antara RS. Panti Wilasa I dan RS. Panti Wilasa II sehingga masing-masing mempunyai nama sendiri-sendiri. Dan mulai tanggal 29 Agustus 1995 Rumah Sakit Panti Wilasa I resmi berubah nama menjadi RS. Panti Wilasa (Citarum) Semarang dengan SK Dirjen pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI No. YM Pada bulan Januari 2001 mulai dioperasikan Bangsal Geriatri (bangsal perawatan lansia) dengan kapasitas 12 tempat tidur, Ruang Aula dengan kapasitas 300 orang dan Ruang Hemodialisa (unit cuci darah ), serta pada tanggal 1 september 2001 diresmikan gedung Akademi Kebidanan Panti Wilasa. Seiring dengan dengan xlix

50 perkembangan waktu, beberapa pengembangan fisik bangunan juga terus dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum sehingga luas gedung rumah sakit menjadi m 2 dan luas tanah menjadi m 2. Selain perubahan fungsi dari ruangan perawatan Geriatri pada tanggal 1 Februari 2007 yang semula difungsikan sebagai ruang perawatan pasien lansia, menjadi ruang High Care Unit yang berfungsi sebagai ruang perawatan pasien yang memiliki kebergantungan tinggi dalam perawatannya. Untuk lebih memberikan keleluasaan bidang kependidikan, maka terhitung tanggal 1 Juli 2008 Akademi Kebidanan Panti Wilasa menjadi akademi dengan manajemen yang mandiri dan terpisah dengan manajemen rumah sakit. Mulai tahun 2011 untuk memenuhi standar pelayanan medic telah dilakukan pembangunan gedung medik sentral di lokasi ruang ICU, kamar bersalin dan komplek perkantoran dan telah beroperasi mulai tahun Bangunan gedung medik sentral terdiri dari 4 lantai seluas 500 M 2 yang difungsikan untuk lantai 1 : Pelayanan IGD dan Kamar Bersalin, lantai 2 : Pelayanan Kamar Operasi dan Ruang ICU, lantai 3 : Pelayanan perinatal Resiko Tinggi (Peristi), High Care Unit (HCU) dan Haemodialisa, dan lantai 4 : Ruang VIP. Sedangkan ruang perkantoran direlokasi di bagian belakang bangunan rumah sakit. 2. Letak Geografis l

51 Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum terletak dijalan citarum no.98 semarang, tepatnya di Kelurahan Mlatiharjo, Kecamatan Semarang Timur. Luas gedung rumah sakit m 2 dan luas tanah m 2. Lokasinya yang cukup strategis karena masih berada dilingkup kota. 3. Visi, Misi, Etos Kerja dan Motto Rumah Sakit a. Visi Rumah Sakit yang profesional, aman, dipercaya, dan penuh kasih. b. Misi 1) Peningkatan pelayanan kesehatan yang bermutu, holistik dan aman untuk masyarakat kelas menengah, bawah tanpa mengabaikan kelas atas. 2) Optimalisasi SDM yang kompeten dan berbudaya Yakkum. 3) Efisiensi dan akuntabilitas pengelolaan menuju sustainabilitas dan pertumbuhan institusi. 4) Membangun dukungan masyarakat dan kemitraan untuk peningkatan jangkauan pelayanan serta advokasi pelayanan kesehatan. c. Etos Kerja Tanggap, Senyum, Trampil d. Motto Cermat, Aman, Responsif, Empati (CARE) 4. Gambaran Umum Unit Rekam Medis li

52 a. Struktur Organisasi Terlampir di lampiran b. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan URM RS Panti Wilasa Citarum Semarang 1) Kepala Instalasi Rekam Medis a) Pelaksanaan Tugas : (1) Merencanakan sistem dan prosedur yang akan digunakan sebagai acuan dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. (2) Merencanakan tata ruang yang dinamis, efektif dan efisen serta menginven-tarisasi peralatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan rekam medis yang efektif, elisien dan berkesinambungan. (3) Menerapkan dan mengevaluasi sistem prosedur dan kebijakan yang telah dibuat dan ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dilapangan. (4) Memberi contoh dan petunjuk tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dan staf yang bersangkutan. (5) Menganalisa, mengelola. dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. lii

53 (6) Merencanakan. mengembangkan, dan membina SDM yang ada, agar kinerja dan prestasi kerja dapat terjaga dan Iebih ditingkatkan (7) Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran yang dibutuhkan untuk membantu dan menunjang dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. (8) Mengadakan koordinasi dengan staf rekam medis dalam rapat rutin yang diadakan minimal 1 kali dalam sebulan. (9) Menghadiri rapat rapat di rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis. (10) Membina kerja sama dengan unit terkait agar terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu. (11) Membina kerja sama dengan organisasi di luar rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis. b) Tanggung Jawab : (1) Merencanakan, melaksanakan, menganalisa serta menindaklanjuti dalam penyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis sesuai standar pelayanan yang diberlakukan di rumah sakit. (2) Menentukan serta merumuskan arah kebilakan yang dijabarkan dalam bentuk SOP / protap. liii

54 (3) Membuat perencanaan tahunan (4) Mengusulkan pengadaan sarana dan prasarana guna menunjang pelayanan rekam medis yang lebih efektif, efisien dan berkesinambungan. (5) Memberikan arahan tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dan staf yang bersangkutan. (6) Menganalisa. mengelola. dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. (7) Memberikan arahan tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dari staf yang bersangkutan. (8) Menganalisa, mengelola, dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. c) Wewenang : Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis di rumah sakit sesuai dengan standart pelayanan yang ada, agar berjalan lancer, efektif dan berkesinambungan. 2) Peneriman Pasien Rawat Jalan a) Pelaksanaan Tugas : liv

55 (1) Menerima pendaftaran pasien baru dan pasien lama (2) Menyiapkan catatan dan DRM antara lain : (a) Kartu Indeks Berobat (KIB) (b) Buku register pendaftaran pasien (c) Buku bank nomor RM (d) Tracer (e) Buku ekspedisi serah terima DRM (3) Bagian pendaftaran harus memastikan dulu, apakah pasien sudah pernah berobat di rumah sakit ini atau belum dapat dilihat pada indeks di komputer. (4) Jika pasien sudah pernah berobat pasien diminta menunjukkan KlBnya kemudian catat nomor RM di tracer guna mencari dokumen RM lama. Bila pasien tidak membawa KIB tanyakan nama, alamat dan umur untuk dicari nomor RMnya di komputer. (5) Bila pasien belum pernah berobat, buatkan KIB baru, mencatat data dasar pasien pada dokumen RM rawat jaian dengan Iengkap. jelas dan benar kemudian diinput ke komputer (6) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan agar dibawa setiap pasien berobat di rumah sakit ini. (7) Bila kegiatan pendaftaran pasien selesai, pasien dipersilakan membayar dahuiu biaya pemeriksaan sesuai dengan dokter / poliklinik yang dikehendaki. lv

56 (8) Identitas pasien dicatat di buku register pendaftaran untuk keperluan pengecekan jumlah pasien yang terdaftar di pendaftaran setiap harinya. (9) Menerima dokumen RM lama dan bagian filling dengan menggunakan buku ekspedisi. (10) Melayani pendaftaran pasien peserta BPJS dengan menggunakan sistem sesuai prosedur yang ditetapkan. (11) Memberi usulan/masukan yang bertujuan untuk perbaikan pelayanan di Rawat Jalan (12) Membantu tugas Kepala Rekam Medis dan dalam peiaksanaan harian bila dibutuhkan. b) Tanggung Jawab : (1) Ketepatan dalam menginput data pasien baik Rawat Jalan/Rawat Inap (2) Ketepatan dalam pemberian No RM (3) Mempunyai kemampuan dalam mengkoordinir dan mengelola pasien di rawat jalan (4) Inisiatif, loyalitas dan punya dedikasi. c) Wewenang : (1) Mendaftar pasien baik pasien datang sendiri maupun rujukan (2) Menginput data pasien rawat jalan dan rawat inap (3) Memanggilkan dokter sewaktu jam praktek lvi

57 3) Penerimaan Pasien Rawat Inap a) Pelaksanaan Tugas : (1) Menyiapkan bahan dan alat kerja; ATK, tracer, dokumen RM dll. (2) Menerima pasien yang akan rawat inap baik yang datang sendiri maupun pasien rujukan. (3) Menyiapkan catatan dan dokumen RM antara lain : (a) Buku register pasien rawat inap (b) Tracer (c) Menyediakan Formulir untuk pasien yang akan rawat inap (4) Membantu pasien untuk memilih kamar perawatan (5) Mempersilahkan pasien untuk menandatangani surat pernyataan untuk dirawat (6) Apabila pasien menggunakan asuransi kesehatan maka petugas akan segera rnenghubungi pihak asuransi untuk mendapatkan nomor jaminan (7) Pasien dipersilahkan menuju Ruang Penerimaan Pasien (RPP) untuk segera mendapatkan perawatan sebelum masuk ke bangsal perawatan b) Tanggung Jawab : (1) Ketepatan pengambilan dokumen rekam medis (2) Membantu pasien untuk mencari tempat perawatan (3) Menginput data pasien yang akan rawat inap lvii

58 (4) Menjadikan satu formulir RM kosong yang akan digunakan untuk pasien yang akan rawat inap (5) Menghubungi pihak asuransi untuk mendapatkan nomor jaminan c) Wewenang : (1) Menerima pasien yang akan rawat inap (2) Ketepatan dalam menginput data pasien rawat inap 4) Assembling a) Pelaksanaan Tugas : (1) Menyediakan DRM baru dan kelengkapan formulir di daiamnya (2) Mencatat setiap penggunaan DRM ke dalam buku pengendaiian penggunaan dokumen RM (3) MengendaIikan penggunaan nomor RM agar tidak terjadi satu pasien memperoleh Iebih dari satu nomor RM (4) Mencatat penggunaan nomor RM ke dalam buku penggunaan nomor RM (5) Menerima pengembalian dokumen RM dan sensus harian rawat inap (6) Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tertulis pada sensus harian dan buku ekspedisi lviii

59 (7) Membuat Kartu Kendali (KK) pada setiap dokumen RM dan nomor RM serta identitas pasien ditulis pada KK tersebut (8) Meneliti kelengkapan isi dokumen Apabila tidak lengkap : (a) Menulis ketidakiengkapannya pada kertas kecil kemudian tempelkan pada cover untuk memudahkan dokter dalam melengkapinya. (b) Menulis tanggal penerimaan dokumen RM, ruang, ketidaklengkapan dokter yang bertanggung jawab, tempat /bagian yang dititipi dan tanggal penitipan di buku kendali (c) Siapkan dokumen RM yang tidak Iengkap tersebut dalam map masing - masing dokter dan disimpan dalam suatu rak khusus,untuk kemudian diserahkan kepada bagian yang bersangkutan, misalnya bangsal atau poklinik dengan menggunakan buku ekspedisi (d) Permintaan kelengkapan dokumen RM disesuaikan dengan jam praktek dokter yang bersangkutan atau visit ruangan. (e) Map yang berisi dokumen yang tidak lengkap tersebut, diambil kembali setelah 1 x 24 jam dari tanggai penyerahan. lix

60 (9) Apabila sudah lengkap diserahkan ke bagian koding / indeksing untuk diproses Iebih lanjut (10) Petugas merakit dan memberi map pada DRM yang diberi map (11) Dokumen yang sudah dirakit kemudian diinput ke komputer untuk penyimpanan kemudian diserahkan ke bagian Filling dan bagian Filling menyimpan DRM ke rak Filling. (12) Sensus harian setelah cocok dengan DRM, diteliti kebenaran pencatatannya, biia belum benar Kepala Instalasi Pelayanan harus melengkapi terlebih dahulu. b) Tanggung Jawab : (1) Sebagai tempat pengendali penggunaan dokumen serta sebagai pintu pertama penerimaan DRM yang telah diisi oleh unit diluar IRM (2) Memeriksa kelengkapan DRM dan menyerahkan dokumen yang tidak Iengkap kepada dokter penanggung jawab pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapi. (3) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya (4) Melepas formuiir yang tidak terpakai dan merakit kembali formuir yang sudah lengkap. (5) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulir atau riwayat pelayanan lx

61 c) Wewenang : (1) Menyediakan dan menyimpan DRM (2) Melakukan assembling dokumen rekam medis rawat inap (3) Memasukkan fotokopi hasil PA (Laboratorium) (4) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan di Instalasi Rekam Medis 5) Filing a) Pelaksanaan Tugas : (1) Mengambil DRM untuk keperluan pemeriksaan dan keperluan lainnya (2) Menyimpan DRM yang telah digunakan (3) Melakukan assembling DRM rawat jalan (4) Melakukan retensi DRM sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan (5) Melakukan pemusnahan DRM sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan (6) Menginput keluar DRM sebelum didistribusikan ke PoIikIinik (7) Mendistribusikan DRM rawat jalan ke Poliklinik (8) Menginput masuk DRM yang telah digunakan (9) Memberi map dokumen RM yang baru (10) Pengadaan barang kebutuhan / ATK lxi

62 b) Tanggung Jawab : (1) Ketepatan pengambilan DRM (2) Ketepatan penyimpanan DRM dengan metode TDF (3) Ketepatan dalam melakukan assembling DRM rawat jalan (4) Ikut serta dalam retensi dan pemusnahan DRM (5) Ketepatan dalam menginput DRM (6) Ketepatan dalam mendistribusikan DRM c) Wewenang : (1) Menyediakan dan menyimpan DRM (2) Melakukan assembling DRM rawat jalan (3) Mengusulkan diadakan retensi dan pemusnahan DRM (4) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan di Instalasi Rekam Medis (5) Mendistribusikan DRM ke poliklinik (6) Menginput keluar dan masuk DRM yang digunakan 6) Koding / Indeksing Rawat inap dan Rawat Jalan a) Pelaksanaan Tugas : Rawat inap : (1) Menerima DRM rawat inap yang lengkap dari bagian assembling (2) Menginput diagnosa pasien, indeks penyakit, operasi dan kematian di komputer, masing-masing jenis penyakit operasi dan jenis sebab kematian lxii

63 (3) Menandai setiap dokumen yang sudah diinput dengan membuat tanda centang pada formulir 1 Rawat Jalan : (1) Menerima DRM rawat jalan dari masing-masing poliklinik (2) Menginput diagnosa pasien di komputer (3) Menyerahkan DRM rawat jalan ke bagian Filing dengan menggunakan buku ekspedisi b) Tanggung Jawab : (1) Membuat daftar penyakit yang sering ditulis dokter serta menentukan kode dengan ICD-10 dan ICD-9. Daftar penyakit tersebut dibuat sebagai buku bantu (2) Mencari dan menentukan kode diagnose penyakit/ diagnose tindakan pasien berdasarkan kode ICD-10 dan ICD-9 dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis (3) Pengkode dan pengindeks berfungsi sebagai pencatat kode dan indeks yang diperlukan untuk analisis data RM (4) Membuat indeks penyakit, operasi, dan kematian disimpan sesuai urutan kode penyakit. (5) Kerja sama dengan Pelaksana Pelaporan dalam pnyediaan data dan intormasi baik setiap bulan, tribulan dan tahunan lxiii

64 c) Wewenang : (1) Menyediakan dan menyimpan DRM (2) MengusuIkan diadakan retensi dan pemusnahan DRM (3) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan 7) Reporting / Analising a) Pelaksanaan Tugas : (1) Mengumpulkan data baik rawat jalan maupun rawat inap (2) Melaporkan hasil pengumpulan data tersebut ke pihak yang membutuhkan baik laporan secara internal maupun external Laporan internal antara lain : (a) Laporan Data Situasi (b) Laporan ketidak lengkapan DRM (c) Laporan Asuhan Keperawatan (d) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) harian ke direktur (e) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) bulanan ke direktur (f) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) Kelas tiap bulan ke lit bang Laporan external antara lain : (a) LaporanHarian (b) Laporan Mingguan lxiv

65 (c) Laporan Bulanan (Surveilans Terpadu RS Rawat Inap dan Rawat Jalan) (d) KDRS (Kewaspadaan Dini RS) (e) Laporan PTM (Penyakit Tidak Menular) RI dan RJ (f) Laporan Kematian (g) Laporan STD (Sexual Desease) (h) Laporan wabah penyakit (i) (j) RL.5.1 Laporan pengujung RS RL.5.2 Laporan kunjungan RJ (k) RL.5.3 Laporan 10 besar penyakit RI (l) RL.5.4 Laporan 10 besar penyakit RJ (m) Laporan KB (n) Laporan triwulan ke Yakkum (o) Laporan tahunan ke Depkes b) Tanggung Jawab : (1) Ketepatan dalam mengumpulkan data (2) Ketepatan dalam pengiriman laporan c) Wewenang : (1) Meminta data ke bagian-bagian terkait untuk dilaporkan (2) Ketepatan dan kecepatan dalam pengiriman Iaporan (15) lxv

66 B. Hasil Pengamatan dan Pembahasan 1. Hasil Pengamatan a. Karakteristik Responden Tabel 4.1 Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis, Petugas Assembling dan Petugas Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang No Nama Jabatan Umur (th) Pendidikan Terakhir 1 K Kepala Rekam Medis 35 Dokter 2 A 1 Petugas Assembling 45 DIII RMIK 3 A 2 Petugas Assembling 26 DIII RMIK 4 A 3 Petugas Assembling 22 DIII RMIK 5 F 1 Petugas Filing 35 DIII RMIK 6 F 2 Petugas Filing 25 DIII RMIK 7 F 3 Petugas Filing 40 DIII RMIK 8 F 4 Petugas Filing 26 DIII RMIK 9 F 5 Petugas Filing 24 DIII RMIK 10 F 6 Petugas Filing 25 DIII RMIK 11 F 7 Petugas Filing 27 DIII RMIK lxvi

67 12 F 8 Petugas Filing 22 DIII RMIK Sumber : Hasil wawancara dengan Kepala Rekam Medis, Petugas Assembling dan Petugas Filing b. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh peneliti terhadap Kepala Rekam Medis dan 3 petugas assembling di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang terkait kebijakan pengembalian DRM dari assembling ke filing diperoleh presentase sebagai berikut : Tabel 4.2 Prosentase Hasil Wawancara Terkait Kebijakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang Ada Tidak ada No Pertanyaan Frekuansi % Frekuensi % Apakah terdapat kebijakan 3 75% 1 25% Pengembalian DRM dari 1 Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang? Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan 3 Petugas Assembling lxvii

68 Berdasarkan hasil wawancara kepada 1 Kepala Rekam Medis dan 3 petugas Assembling, diperoleh hasil wawancara 75% responden menyebutkan terdapat kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Sedangkan 25% menjawab tidak terdapat kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Tabel 4.3 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medis dan Petugas Assembling Mengenai Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang No Responden Jawaban 1 K Mengatakan terdapat kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang Hanya mengatakan terdapat kebijakan, tidak 2 A 1 menjelaskan berbentuk apa kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing 3 A 2 Mengatakan terdapat kebijakan berbentuk dokumen instruksi kerja tetapi masih dijadikan satu dengan kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap. 4 A 3 Hanya mengatakan tidak terdapat kebijakan lxviii

69 Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan Petugas Assembling Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang diketahui bahwa, rumah sakit belum memiliki kebijakan yang mengatur tentang pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Kebijakan yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu : Kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap. Kebijakan yang ada di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang masih dijadikan satu dengan Standar Operasional Prosedur. Berikut ini merupakan kebijakan Pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Bangsal Rawat Inap meliputi : 1) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:064/RS.PWC/SK/VIII/2013 tentang kebijakan Penyelenggaraan Pelayanan Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum 2) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:156/RS.PWC/SK/IX/2014 tentang Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum c. SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Tabel 4.4 lxix

70 Prosentase Hasil Wawancara Terkait SPO Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Ada Tidak No Pertanyaan Frekuensi % Frekuensi % 1 Apakah terdapat SPO 3 75% 1 25% pengembalian DRM dari assembling ke filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang? Berdasarkan hasil wawancara kepada 1 Kepala Rekam Medis dan 3 petugas Assembling, diperoleh hasil wawancara 75% responden menyebutkan terdapat SOP pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Sedangkan 25% menjawab tidak terdapat SOP pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang belum ada SOP yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing. SOP yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu : 1) SOP pengembalian DRM dari bangsal rawat inap a) Petugas bangsal atau perawat membawa DRM rawat inap pasien yang telah pulang dalam tempat tertutup ke instalasi rekam medis. lxx

71 b) Petugas rekam medis menerima pengembalian DRM rawat inap dengan melakukan cek atau meneliti nama dan nomor DRM yang dikembalikan dengan yang tercatat pada buku pengembalian, setelah sesuai petugas akan memberi paraf pada buku pengembalian. c) Petugas rekam medis akan melakukan input pada komputer DRM yang kembali dan memiliki pengisian DRM, yaitu lembar RM 1, identitas pada semua lembar DRM, lembar RM 20 (resume medis), lembar RM 14, asuhan keperawatan, informed consent, laporan operasi Prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing telah diketahui oleh petugas rekam medis dari unit terkait, tetapi belum ada prosedur dalam bentuk tertulis. d. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling Berdasarkan wawancara yang dilakukan peneliti terhadap 3 petugas assembling di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan data tentang tugas pokok dan fungsi petugas assembling diperoleh presentase sebagai berikut : Tabel 4.5 Hasil Wawancara tentang Tugas Pokok dan Fungsi Assembling No Tugas pokok dan fungsi assembling Jawaban responden lxxi Frekuensi Prosentase

72 A 1 A 2 A 3 1 Merakit dan mengurutkan formulirformulir dalam DRM 3 100% 2 Meneliti kelengkapan data 3 100% 3 Mengendalikan DRM tidak lengkap 3 100% 4 Mendistribusikan DRM 3 100% Sumber : Hasil Wawancara dengan 3 Petugas Assembling Keterangan : = mengetahui Berdasarkan pada tabel 4.2 didapatkan hasil wawancara bahwa dari 3 petugas assembling semuanya mengetahui tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Berdasarkan hasil observasi SOP di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan tugas pokok dan fungsi assembling sebagai berikut: 1) Menerima DRM dari petugas koding indeksing 2) Petugas merakit DRM rawat inap sesuai urutan formulirnya 3) Petugas assembling mengurutkan episode perawatan pasien mulai yang terdahulu 4) Petugas assembling memberi map pada DRM menggunakan kode warna yang sesuai dengan 2 digit angka akhir. 5) Petugas assembling menulis nama dan nomor rekam medis di map bila belum ada lxxii

73 6) Petugas assembling menginput nomor rekam medis di komputer. 7) Petugas assembling menyerahkan DRM ke bagian filing disertai print out daftar dokumen yang diserahkan kebagian filing. 8) Petugas assembling mengembalikan DRM yang belum lengkap kepada bangsal terkait untuk dilengkapi sesuai dengan jadwal praktek dokter penanggung jawab pasien. 9) Batas waktu pengisian kelengkapan DRM adalah 15 hari, apabila dalam batas waktu tersebut DRM masih belum lengkap, maka akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab ruang perawatan. 10) Dokumen yang sudah dilengkapi diberikan kepada unit koding dan indeksing e. Sarana Pelacakan DRM di Filing Tabel 4.6 Hasil Wawancara tentang Sarana Pelacakan DRM di Filing Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang Sarana Pelacakan No Responden Tracer Bon Buku Kode Pinjam Ekspedisi Warna 1 E V V V V lxxiii

74 F V V V V G V V V V H V V V V I V V V V J V V V V K V V V V L V V V V Sumber : Hasil Wawancara dengan Petugas Filing Keterangan : V = ada _ = tidak ada Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan dibagian filing Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan sarana pelacakan DRM sebagai berikut : 1) Tracer Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah menggunakan tracer untuk melacak DRM yang belum kembali kefiling. 2) Bon Pinjam Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah mengguakan bon pinjam untuk mencatat penggunaan DRM. lxxiv

75 3) Buku Ekspedisi Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah menggunakan buku ekspedisi untuk melacak DRM, tetapi buku ekspedisi sudah dalam bentuk komputerisasi 4) Kode Warna Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah menggunakan kode warna untuk mempermudah penyimpanan, pelacakan dan pengambilan kembali DRM. f. Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing Berdasarkan hasil observasi tentang alur DRM dari rawat inap ke filing didapatkan hasil sebagai berikut : Bangsal Rawat Inap 1 Unit Rekam Medis 2 Meja Penerimaan Dokumen 3 6 Koding / Indeksing 4 Assembling lxxv Tidak Lengkap Lengkap 5 Filing

76 Gambar 4.7 Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing Keterangan : 1) DRM rawat inap dari bangsal dikembalikan ke unit rekam medis setelah pasien pulang perawatan. 2) Di unit rekam medis DRM diterima oleh petugas penerimaan DRM untuk di cek nama dan nomor rekam medis apakah sesuai dengan yang tercatat pada buku pengembalian. 3) Setelah DRM di cek, DRM rawat inap diberikan kebagian koding indeksing untuk dikoding dan diindeks. 4) Dari unit koding indeksing kemudian DRM diberikan ke unit assembling untuk dirakit kembali dan dianalisa kelengkapannya oleh petugas. 5) Apabila DRM sudah lengkap diserahkan ke unit filing disertakan print out daftar dokumen yang diserahkan ke unit filing. 6) Jika DRM belum lengkap maka akan dikembalikan kepada bangsal terkait untuk dilengkapi oleh DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien), batas waktu pengisian kelengkapan DRM adalah 15 hari, dalam batas waktu lxxvi

77 tersebut jika DRM pasien masih belum lengkap maka akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab bangsal. g. Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sistem pengendalian ketidaklengkapan menggunakan kartu kendali yang ditempelkan pada map DRM. Apabila terdapat DRM yang belum lengkap maka DRM akan dikembalikan ke bangsal yang bersangkutan agar dilengkapi oleh dokter penanggung jawab pasien, dengan jangka waktu 1x24 jam. Setelah DRM kembali ke assembling, DRM di cek kembali oleh petugas assembling, dan apabila masih belum lengkap juga maka akan dikembalikan lagi untuk dilengkapi dengan batas waktu pengisian kelengkapan DRM selama 15 hari, apabila dalam batas waktu tersebut DRM masih belim lengkap maka DRM akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab bangsal. h. Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Table 4.8 Observasi SOP No Standart Operasional Prosedur Ya Tidak 1 DRM dari fungsi koding/indeksing - diterima oleh petugas assembling lxxvii

78 2 DRM dirakit dan diteliti kembali - kelengkapannya oleh petugas assembling 3 Apabila masih terdapat DRM yang belum - lengkap, maka akan dikembalikan kebangsal terkait dengan menempelkan kartu kendali. 4 Untuk DRM yang sudah lengkap, - langsung diserahkan ke bagian filing dengan melampirkan print out bukti penyerahan DRM dari assembling ke filing. Berdasarkan observasi pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing sudah di lakukan dengan baik sesuai prosedurnya, tetapi masih ada kendala yaitu dari petugas rawat inap bangsal itu sendiri, yang mengembalikan DRM ke Unit Rekam Medis tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan. Sehingga mengalami penumpukan di bagian assembling dan keterlambatan pengembalian DRM dari assembling ke Filing melebihi batas yang ditentukan oleh rumah sakit yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang. 2. Pembahasan a. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing lxxviii

79 Kebijakan adalah keputusan tetap, dicirikan oleh tindakan yang bersinambung dan berulang-ulang pada mereka yang membuat dan melaksanakan kebijakan. (22) Kebijakan adalah serangkaian tindakan yang diajukan seseorang, grup, dan pemerintah dalam lingkungan tertentu dengan mencantumkan kendala-kendala yang dihadapi, serta kesempatan yang memungkinkan pelaksanaan usulan tersebut dalam upaya mencapai tujuan. (23) Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketepatan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu. Belum ada kebijakan yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. Kebijakan pengembalian DRM dari assembling ke filing masih menggunakan pedoman kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap dan masih dijadikan satu dengan SOP. Akibatnya, akan terjadi kerancuan oleh petugas yang bersangkutan antara SOP dengan kebijakan yang dijadikan satu. Manfaat adanya kebijakan adalah supaya tindakan atau langkah-langkah yang dilakukan tidak melenceng dari tujuan. Kebijakan dalam SOP yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sebagai berikut : 1) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:064/RS.PWC/SK/VIII/2013 tentang kebijakan lxxix

80 Penyelenggaraan Pelayanan Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum. 2) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:156/RS.PWC/SK/IX/2014 tentang Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Harus ada kebijakan tertulis secara terpisah yang menjelaskan tentang Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing, agar tidak terjadi kerancuan dengan pedoman kebijakan pengembalian DRM. Seharusnya kebijakan dan SOP dipisahkan tersendiri supaya petugas dapat lebih memahami isi dari kebijakan tersebut. Jadi, peneliti akan mengusulkan rancangan revisi kebijakan tentang Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. Adapun usulan rancangan revisi kebijakan tersebut adalah sebagaimana terlampir. b. SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing SOP adalah standar operasional prosedur dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.monitoring dan evaluasi berfungsi untuk selalu melihat dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan lxxx

81 dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. (8) Belum ada SOP yang mengatur tentang Pengembalian DRM dari Assembling Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. SOP yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu : 1) SOP pengembalian DRM dari bangsal rawat inap Isi dalam SOP yang digunakan sebagai pedoman tersebut sudah sesuai dengan kenyataanya dan telah diketahui oleh petugas rekam medis dari unit terkait, petugas rawat inap tidak mengetahui batas waktu pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam Medis karena tidak dicantumkan dalam SOP. Menurut teori batas waktu pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam Medis selambat-lambatnya adalah 2x24 jam setelah pasien pulang. (9) Harus ada protap tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing yang isinya lebih terperinci dan detail mengenai langkah-langkah pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing. Peneliti menyarankan ditetapkan protap pengembalian DRM dari assembling ke filing sebagaimana terlampir danmenyarankan agar Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis ataupun petugas bangsal dan perawat yang bersangkutan agar petugas mengerti akan fungsi dan tugas lxxxi

82 pokoknya masing-masing,dan membagikan melalui surat edaran agar isi SOP dilaksanakan oleh petugas dengan baik c. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling Tugas pokok adalah tugas yang paling pokok dari sebuah jabatan atau organisasi. Tugas pokok memberi gambaran tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi tersebut. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat atau pelaksanaanya. Tugas pokok dan fungsi adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilakukan. (17) Berdasarkan hasil wawancara tentang tugas pokok dan fungsi assembling kepada 3 orang petugas assembling didapatkan hasil wawancara 100% responden mengetahui tugas pokok dan fungsinya yaitu merakit, meneliti, mengendalikan dan mendistribusikan DRM. Petugas assembling sudah mengetahui dan melakukan tugas pokok dan fungsinya akan tetapi, masih terdapat penumpukan DRM. Penyebabnya adalah DRM yang diterima dari Unit Rawat Inap selalu terlambat karena tidak ada kesepakatan waktu pengembalian atau tidak tercantum didalam kebijakan maupun SOP rumah sakit. Fungsi mengendalian DRM pasien pulang adalah fungsi dari bagian filing dan hal ini seharusnya dicantumkan dalam SOP, apabila sudah lxxxii

83 dicantumkan dalam SOP dan ditaati maka DRM akan dikembalikan ke assembling sehingga setelah fungsi assembling dijalankan maka DRM masuk ke koding indeksing tepat waktu. Peneliti menyarankan seharusnya setiap bangsal rawat inap diberikan surat edaran SOP pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke Unit rekam medis agar isi SOP dilaksanakan dengan baik oleh petugas rawat inap. Dengan demikian jika petugas rawat inap dapat memahami dan mengetahui SOP dengan baik dan benar maka petugas assembling akan mengerjakan tugasnya dengan baik dan tidak mengganggu serta menghambat fungsi kerja assembling yang lainnya. Kinerja petugas assembling juga akan menjadi lebih baik d. Sarana Pelacakan DRM di Filing Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana juga sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam publik, karena pabila dilakukan tidak tersedia akan mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. (7) Sarana yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang adalah: 1) Tracer lxxxiii

84 Tracer adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk keluarnya DRM dari rak filing. Fungsi tracer yaitu sebagai petunjuk keberdaan DRM, menghitung tingkat penggunaan DRM pada periode waktu dan sebagai pengganti DRM yang keluar. (2) Tracer sudah digunakan sesuai fungsinya, tetapi bahan yang digunakan sangat tipis, sehingga tidak jarang ketika memasukan tracer pada rak filing terjadi sobekan pada tracer atau terselip pada DRM lainnya. Dengan demikian, tracer tidak bisa digunakan sesuai dengan fungsinya yaitu untuk mengganti DRM keluar / outguid. (4). Jadi, jika tracer terselip atau hilang, maka fungsi tersebut tidak akan tercapai. Sejauh ini belum ada antisipasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit. Peneliti menyarankan agar kertas tracer diganti dengan kertas label atau stiker label. Jadi setelah tracer di cetak dengan kertas label yang sudah ada nama, nomor rekam medis serta pelayanan yang dituju, kemudian kertas label ditempel pada papan plastik yang lebih besar ukurannya dari DRM untuk diselipkan di sela-sela dokumen. 2) Bon Pinjam Bon pinjam (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Oleh karena itu lxxxiv

85 bon pinjam harus ditempatkan pada tempat arsip yang dikeluarkan atau dipinjam. (21) Di bagian filing sudah menggunakan bon pinjam sesuai dengan teori dan fungsinya menempel atau diselipkan pada tracer hal ini dimaksudkan supaya bagian filing mudah melacak data peminjaman. 3) Buku Ekspedisi Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima DRM, untuk mengetahui unit mana yang meminjam DRM dan untuk mengetahui kapan DRM tersebut akan dikembalikan pada unit filing. (21) Di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang, buku ekspedisi sudah dalam bentuk komputerisasi dan sudah digunakan sesuai dengan fungsinya. Sehingga lebih mudah dilacak dengan adanya komputerisasi. 4) Kode Warna Kode Warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kelliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan. (3) Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah, dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF dan kelompok tengah untuk lxxxv

86 MDF.Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda warna tertentu : Tabel 4.8 Kode Warna DRM Angka Warna 1 Hitam 2 Merah 3 Hijau 4 Biru 5 Ungu 6 Coklat 7 Kuning 8 Jingga 9 Putih 0 Perak Sumber : Data Primer Kode warna sudah diterapkan sesuai dengan fungsinya untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kelliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan. (3) e. Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing Alur adalah struktur rangkaian kejadian-kejadian yang dibentuk oleh tahapan-tahapan peristiwa sehingga menjalin lxxxvi

87 sebuah cerita yang disusun secara kronologis. Atau definisi alur yaitu merupakan rangkaian cerita sejak awal hingga akhir. (16) Alur DRM dari rawat inap ke filing secara teori dapat dijelaskan sebagai berikut : setelah pasien pulang rawat inap, petugas assembling mengambil DRM setiap hari maksimal 2x24 jam. Apabila DRM tidak lengkap, harus dilengkapi oleh bagian tertentu kembali maksimal 2x24 jam sedangkan untuk pasien pulang adalah segera setelah itu atau maksimal 1x24 jam dan mencatat bukti penerimaan dokumen dari rawat inap ke dalam buku ekspedisi disertai tanda tangan perawat. Petugas assembling mengkoreksi kelengkapan DRM pasien dan diserahkam ke koding indeksing untuk dikode diagnosa penyakitnya kemudian DRM disimpan di filing. Apabila DRM tidak lengkap maka ditulis dan dikembalikan lagi kebangsal untuk dilengkapi. (19) Dalam pelaksanaan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang, alur DRM dari rawat inap setelah masuk ke meja penerimaan dokumen langsung ke bagian koding, hal ini tidak sesuai dengan teori yang ada, tetapi dari pihak rumah sakit tidak mempermasalahkan hal tersebut dikarenakan alur tersebut dapat mempercepat koding atau klaim assuransi dari pihak rumah sakit. Peneliti menyarankan agar Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang tetap bisa menggunakan alur langsung dari lxxxvii

88 UJR, URI, UGD ke Koding/Indeksing, tetapi ada petugas assembling ditempatkan ke URI f. Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM Secara umum sistem pengendalian adalah suatu usaha atau perlakuan terhadap suatu sistem dengan masukan tertentu guna mendapatkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan. (18) Sistem pengendalian ketidaklengkapan DRM di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum sudah menggunakan kartu kendali sesuai dengan teori yang ada dengan menempelkan kartu kendali pada DRM yang tidak lengkap agar mempercepat dokter yang akan melengkapi DRM tersebut dan memeriksa kembali ketika DRM masuk ke assembling lagi. g. Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Tabel 4.9 Observasi SOP No Standart Operasional Prosedur Ya Tidak 1 DRM dari fungsi koding/indeksing - diterima oleh petugas assembling lxxxviii

89 2 DRM dirakit dan diteliti kembali - kelengkapannya oleh petugas assembling 3 Apabila masih terdapat DRM yang belum - lengkap, maka akan dikembalikan kebangsal terkait dengan menempelkan kartu kendali. 4 Untuk DRM yang sudah lengkap, - langsung diserahkan ke bagian filing dengan melampirkan print out bukti penyerahan DRM dari assembling ke filing. Dari hasil observasi pelaksanaan prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing di atas sudah sesuai dengan SOP yang berlaku dirumah sakit, tetapi masih terdapat penumpukan DRM yang karenakan petugas rawat inap tidak mengetahui batas waktu pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam Medis karena tidak dicantumkan dalam SOP. Menurut teori batas waktu pengembalian DRM dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam Medis selambat-lambatnya adalah 2x24 jam setelah pasien pulang. (9) sehingga mengalami penumpukan DRM di bagian assembling dan keterlambatan pengembalian DRM dari assembling ke filing melebihi batas waktu yang telah ditentukan yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang. Akibatnya karena setelah lxxxix

90 dikoding ternyata masih ditemukan DRM yang belum lengkap secara kuantitatif maupun kualitatif sehingga tetap harus dikendalikan ketidak lengkapannya padahal koding yang akurat dihasilkan dari DRM yang lengkap secara kuantitatif dan kualitatif. Peneliti menyarankan untuk membagi tugas untuk 3 petugas assembling sebagian di URI, sebagian di URM untuk pengolahan data agar mempercepat proses DRM kembali kefiling tepat waktu, dan mensosialisasikan kepada dokter, petugas atau perawat bangsal yang bersangkutan untuk selalu aktif mencatat, meneliti dan melengkapi DRM yang akan dikembalikan ke Unit Rekam Medis agar tidak terjadi penumpukan dan keterlambatan DRM lagi di bagian bangsal rawat inap maupun di bagian assembling. Sehingga ketika pasien datang untuk kontrol petugas dapat langsung mengambil DRM di rak filing tanpa harus mencari dimana DRM tersebut berada. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Belum ada kebijakan yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing, kebijakan pengembalian DRM dari assembling xc

91 ke filing masih menggunakan pedoman kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap dan masih dijadikan satu dengan SOP. 2. Belum ada SOP yang mengatur tentang Pengembalian DRM dari Assembling Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang.SOP yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu SOP pengembalian DRM dari bangsal rawat inap 3. Tugas pokok dan fungsi assembling yaitu merakit, meneliti, mengendalikan dan mendistribusikan DRM.Petugas assembling sudah mengetahui dan melakukan tugas pokok dan fungsinya akan tetapi, masih terdapat penumpukan DRM. Penyebabnya adalah DRM yang diterima dari Unit Rawat Inap selalu terlambat karena tidak ada kesepakatan waktu pengembalian atau tidak tercantum didalam kebijakan maupun SOP rumah sakit. Fungsi mengendalian DRM pasien pulang adalah fungsi dari bagian filing dan hal ini seharusnya dicantumkan dalam SOP, apabila sudah dicantumkan dalam SOP dan ditaati maka DRM akan dikembalikan ke assembling sehingga setelah fungsi assembling dijalankan maka DRM masuk ke koding indeksing tepat waktu. 4. Sarana pelacakan DRM di filing yang digunakan di Rumah Sakit 71 Panti Wilasa Citarum Semarang adalah: tracer, bon pinjam, buku ekspedisi dan kode warna. Semua sarana sudah ada dan digunakan sesuai fungsinya tetapi bahan tracer tipis sehingga mudah sobek. 5. Alur DRM dari rawat inap ke filing dalam pelaksanaan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang adalah DRM dari rawat inap setelah xci

92 masuk ke meja penerimaan dokumen langsung ke bagian koding, hal ini tidak sesuai dengan teori yang ada, tetapi dari pihak rumah sakit tidak mempermasalahkan hal tersebut dikarenakan alur tersebut dapat mempercepat koding atau klaim assuransi dari pihak rumah sakit. 6. Sistem pengendalian ketidaklengkapan DRM di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum sudah menggunakan kartu kendali sesuai dengan teori yang ada dengan menempelkan kartu kendali pada DRM yang tidak lengkap agar mempercepat dokter yang akan melengkapi DRM tersebut dan memeriksa kembali ketika DRM masuk ke assembling lagi. 7. Pelaksanaan prosedur pengembalian dari assembling ke filing adalah DRM dari fungsi koding/indeksing diterima oleh petugas assembling, DRM dirakit dan diteliti kembali kelengkapannya oleh petugas assembling, apabila masih terdapat DRM yang belum lengkap, maka akan dikembalikan kebangsal terkait dengan menempelkan kartu kendali, Untuk DRM yang sudah lengkap, langsung diserahkan ke bagian filing dengan melampirkan print out bukti penyerahan DRM dari assembling ke filing. B. Saran 1. Mengusulkan rancangan kebijakan kepada Direktur rumah sakit tentang Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang supaya terdapat pedoman acuan kebijakan dari assembling ke filing oleh URM. xcii

93 2. Mengusulkan kepada Direktur rumah sakit tentang SOP pengembalian DRM dari assembling ke filing dan menyarankan agar rumah sakit mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis ataupun petugas bangsal dan perawat yang bersangkutan serta membagikan melalui selebaran fotokopian agar isi SOP dilaksanakan oleh petugas dengan baik oleh URM. 3. Menyarankan kepada Direktur rumah sakit untuk setiap meja petugas diberikan fotokopi SOP assembling, dan disosialisasikan untuk menambah pemahaman petugas assembling. 4. Menyarankan perbaikan bahan tracer yang tidak mudah rusak oleh URM 5. Menyarankan penempatan petugas assembling ke URI untuk menganalisis DRM di bagian rawat inap sebelum kembali ke URM 6. Menyarankan kepada direktur rumah sakit untuk pembagian tugas kepada 3 petugas assembling sebagian di URI, sebagian di URM untuk pengolahan data agar mempercepat proses DRM kembali ke URM dan ke filing tepat waktu, dan mensosialisasikan kepada dokter, petugas atau perawat bangsal yang bersangkutan untuk selalu aktif mencatat, meneliti dan melengkapi DRM yang akan dikembalikan ke Unit Rekam Medis. Sehingga ketika pasien datang untuk kontrol petugas dapat langsung mengambil DRM di rak filing tanpa harus mencari dimana DRM tersebut berada. xciii

94 DAFTAR PUSTAKA 1. Permenkes 269/Menkes/III mengenai Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolahan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Refisi I, Jakarta E.K, Huffman. Health Informasi Menejemen. Phicisianrecord Company. Illinois Hatta, G, Kamus Mahir Perekam Medis Profesional, Universitas Indonesia, Press, Jakarta Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No.78 tahun 1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis 6. GR Terry & LW Rue, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun Marimin, Tanjung Hendri & Prabowo Haryo, Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Grasindo Hatta, G, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Press, Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Sistem Informasi Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta, Notoatmodjo, S. Metode penelitian Kesehatan. Jakarta:Rineka Cipta, Azwar, Azrul. Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan, Pusaka Sinar Harapan, Jakarta, 1996 xciv 75

95 13. Suharto, Edi. Analisa Kebijakan Public (Panduan Praktis Mengkaji Masalah dan Kebijakan Social). Alphabet.Bandung Siswanto,H.B.Pengantar Manajemen.Bumi Aksa.Jakarta Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Tahun Wahyudi, Siswanto. Pengantar Teori Sastra Mewujudkan Aparatur Departemen Agama yang Berwawasan Tupoksi, diakses Dorf, R. Teori dan Soal-soal Sistem Pengendalian dan Umpan Balik. Seri Scaum. Edisi SI, Erlangga. Jakarta Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam Medis. Jakarta. 20. Basir, Barthos. Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara. Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Pelayanan Rekam Medis Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonensia No 269/Menkes/per/III/2008. Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. 22. Pengertian Kebijakan menurut Eulau Diakses Pengertian Kebijakan menurut Friedrik Diakses xcv

96 LAMPIRAN xcvi

97 xcvii

98 xcviii

99 xcix

100 c

101 ci

102 cii

103 ciii

104 civ

105 cv

106 cvi

107 cvii

108 cviii