Lawrentius Marco Melody Angwyn Surja Mario Natanael Hutabarat Yanti

Transkripsi

1 USER ACCEPTANCE TEST SISTEM POINT OF SALES DAN SISTEM ERP BERBASIS OPENERP PADA MODUL POS SYNCHRONIZATION DAN ACCOUNTING PADA PT XYZ OLEH PT WILLERTINDO INNOVATION SOLUTION Lawrentius Marco Melody Angwyn Surja Mario Natanael Hutabarat Yanti Binus University, legenda wisata cibubur Lincoln N5/17, , Binus University, muara karang blok O 8 barat no 44, , melody.angwyn@gmail.com Binus University, Kebun Jeruk Raya No. 8, , hutabarat.mario@gmail.com yanti@binus.edu ABSTRAK In today's era of modern technology, the use of Enterprise Resource Planning system (ERP) is needed by the company for the sale of products or services and corporate financial records. Therefore, to meet the needs, XYZ will implement OpenERP system along with Point Of Sales (POS). But before it is necessary to test first. The purpose of this study is to determine whether the system is feasible and is in accordance with user requirements required by XYZ. This testing methodology based on the user acceptance test method, ie by testing whether the system is acceptable to the user what is not. The results obtained throughout the test case Duji not generate an error but there are still obstacles to be fixed so that the future can be better. It can be concluded that this system can be accepted by the user. Keywords : OpenERP, Point Of Sales (POS), User requirement, Test case Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk proses penjualan produk atau jasa dan pencatatan keuangan perusahaan.oleh karena itu untuk memenuhi kebutuhan, PT.XYZ akan mengimplementasikan sistem OpenERP beserta sistem Point Of Sales(POS). Namun sebelum itu perlu dilakukan pengujian terlebih dahulu. Tujuan penelitian ini ialah memastikan apakah sistem tersebut sudah layak dan sudah sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan oleh PT.XYZ. metodologi pengujian ini berdasarkan metode user acceptance test, yaitu dengan menguji apakah sistem ini sudah dapat diterima oleh user apa tidak. Hasil yang didapat yakni seluruh test case yang duji tidak menghasilkan error namun masih ada kendala untuk diperbaiki agar kedepannya bisa lebih baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem ini dapat diterima oleh user. Kata kunci : OpenERP, Point Of Sales (POS), User requirement, Test case 1

2 2 Pendahuluan Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk proses penjualan produk atau jasa dan pencatatan keuangan perusahaan. Dengan adanya sistem ERP dapat menghubungkan area fungsional di dalam perusahaan. Namun pada kenyataannya tidak semua perusahaan telah menggunakan sistem ERP khususnya di Indonesia. Dikarenakan biaya dan kompleksitas dari sistem ERP masih membuat perusahaan kecilmenengah belum memutuskan untuk menggunakan sistem ERP. OpenERP merupakan sistem ERP yang bersifat open source mengutamakan aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan dalam mengembangkan sistem ERP. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan kecil-menengah untuk bisa menggunakan sistem ERP (Vossel & Pinckaers, 2012). Willertindo Innovation Solution merupakan perusahaan konsultan IT di Indonesia yang bergerak di bidang jasa di bidang teknologi dan informasi. Willertindo Innovation Solution membantu perusahaan-perusahaan untuk mengimplementasikan sistem ERP berbasis OpenERP, salah satu kliennya adalah PT XYZ. PT.XYZ mengimplentasikan OpenERP untuk modul accounting yang akan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan dan terhubung dengan sistem Point Of Sale (POS) untuk mencatat penjualan perusahaan. Namun sebelum dapat digunakan ke dalam perusahaan perlu adanya suatu metode pengujian untuk memastikan apakah sistem tersebut sudah layak dan sudah sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan oleh PT.XYZ. Oleh karena itu penulis menggunakan metode User Acceptance Test (UAT) berdasarkan kebutuhan user. Metode pengujian akan dilakukan dengan cara menyusun analisis problem untuk masing-masing test case untuk melihat bagaimana sistem dapat menyelesaikan problem tersebut. Untuk penjelasan lebih rinci akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. Metode Penulisan Secara umum, pengujian ini melibatkan objek-objek diantaranya sebagai berikut: a. PT Willertindo Innovation Solution, Jakarta, Indonesia. b. PT.XYZ. Metodologi yang digunakan berdasarkan proses UAT dari teori Hambling dan Goethem. Untuk persiapan pengujian mencakup pendekatan analisis proses bisnis dengan use case dan activity Diagram serta pendekatan untuk analisis requirement sistem POS dan OpenERP modul accounting dengan product specification menggunakan test case dan scenario untuk user acceptance testing. Hasil dan Bahasan Sebelum dilakukan pengujian terhadap sistem POS, POS Sync dan OpenERP modul accounting perlu dilakukan percancangan test case yang akan diuji sesuai dengan kebutuhan user. Oleh sebab itu pengujian ini akan dilakukan dengan memberikan suatu masalah pada tiap test case untuk mengecek apakah sistem dapat menangani masalah tersebut. Berikut ini salah satu contoh test case yang duji:

3 3 Tabel 1 Contoh Test Case Yang Diuji Case ID : ACC-SU002 Product : OpenERP Accounting Scenario : Menambahkan Individual Supplier Screen Problem Result Status Penyimpanan tidak dapat Supplier Supplier tanpa nama disimpan (save) dilakukan. Notifikasi akan muncul dan menampilkan field yang harus Pass diisi. Tabel diatas merupakan salah satu contoh test case yang diuji dengan kasus menyimpan data supplier tanpa mengisi nama supplier. Untuk keseluruhan pengujian akan dirangkum dalam tabel 2 yang berisi produk, jumlah case ID, dan jumlah problem per produk. Berikut tabel rankuman hasil pengujian : Tabel 2 Hasil Rangkuman Pengujian Yang Dilakukan Produk Case ID Problem POS 2 18 POS Synchronization 1 1 OpenERP Accounting Total Dari hasil pengujian yang dilakukan, sistem berjalan dengan baik tanpa ada kendala, namun ada beberapa poin penting yang perlu digarisbawahi dan diperbaiki agar tidak menjadi masalah ke depannya, yaitu : Penggunaan tanggal lampau dalam pencatatan dokumen Penggunaan tanggal yang telah berlalu di dalam dokumen baik dokumen Supplier Invoices hingga Supplier Payments diperbolehkan pada saat peralihan sistem dari sistem lama ke sistem OpenERP, namun jika dalam penggunaan jangka panjang masih memungkinkan pencatatan menggunakan tanggal lampau maka akan mempengaruhi pencatatan accounting dari perusahaan yang dapat berakibat pada adanya kesalahan pencatatan. Penggunaan referensi yang sama terhadap 2 dokumen Supplier Invoices berstatus Draft Referensi yang sama pada dokumen Supplier Invoices maupun Refunds yang masih memiliki status Draft tidak akan menimbulkan permasalahan, namun pada saat dokumen tersebut divalidasi maka sistem akan memberikan peringatan bahwa referensi yang digunakan harus unik. Ada baiknya validasi nilai referensi dilakukan di awal sebelum dokumen disimpan. Pencatatan pembayaran kepada Supplier yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices Kelebihan pencatatan pembayaran Supplier yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices dapat mempengaruhi pencatatan accounting perusahaan. Diperlukan validasi lagi agar kelebihan pembayaran dapat dicegah sehingga pencatatan yang dilakukan adalah efektif dan efisien. Pencatatan retur yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices Sama dengan pencatatan pembayaran kepada Supplier yang lebih, sebaiknya pencatatan retur berlebih juga divalidasi, terlebih retur yang dilakukan dari dokumen Supplier Invoices sebaiknya tidak melebihi jumlah daripada dokumen Supplier Invoices tersebut. Mengubah nama Supplier pada proses retur dari dokumen Supplier Invoices

4 4 Pencatatan retur dari dokumen Supplier Invoices sebaiknya mencegah perubahan data penting seperti nama Supplier. Hal seperti ini dapat mencegah adanya kesalahan pencatatan piutang terhadap Supplier tersebut. Mengubah jumlah barang yang diretur menjadi lebih besar dari jumlah barang dalam Supplier Invoices Jumlah barang yang diretur dari Supplier Invoices sebaiknya dibatasi tidak melebihi jumlah barang yang ada dalam Supplier Invoices. Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan pada perusahaan PT.XYZ, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Menghasilkan test suite yang merupakan kumpulan test case dimana menunjukan langkahlangkah pada setiap modul atau sub-modul secara spesifik dalam penggunaannya. 2. Melakukan User Acceptance Test method pada PT.XYZ terhadap modul POS, POS Synchronization dan Accounting. Dapat diambil kesimpulan bahwa setiap modul sudah berjalan dengan baik dan dapat diterima oleh user. 3. Melakukan beberapa scenario pada setiap modulnya, yaitu : a. Menghasilkan 119 scenario yang dibagi 3 (tiga) modul b. Menghasilkan status Pass pada setiap scenario. Saran Meskipun telah dinyatakan layak untuk diimplementasikan, ada sejumlah hal-hal yang perlu untuk diperbaiki agar untuk kedepannya bisa lebih baik agar sistem yang diimplementasikan berikutnya oleh Willertindo Innovation Solution dapat berjalan lebih baik, diantaranya adalah: 1. Melakukan perbaikan dalam hal bahasa yang digunakan di dalam sistem agar terlihat konsisten dan mudah dipahami user terutama untuk sistem POS. 2. Melakukan perbaikan infrastruktur (sering down) agar proses testing ataupun proses lainnya tidak terganggu. 3. Melakukan perancangan ulang pada Chart of Account, seperti : a. Biaya lain-lain b. Hutang lain-lain 4. Menutup pembuatan dokumen menggunakan tanggal yang sudah lampau, dimungkinkan menggunakan tanggal lampau hanya pada masa transisi saja, peralihan dari sistem manual menjadi sistem terintegrasi. Referensi Black, R. (2009). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Hardware and Software Testing. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Brazel, J. F., & Dang, L. (2008). The Effect of ERP System Implementations on the Management of Earnings and Earnings Release Dates. Journal Of Information System, 22(2),1-21. depot, T. s. (2003). Point Of Sale A Beginners Guide To Computerized POS Software. USA: Bars & Stripes. Graham, D., Veendendal, E., Evans, I., & Black, R. (2008). Foundations of Software Testing:ISTQB Certification. London : Cengage Learning Hambling, B., Morgan, P., Samaroo, A., Thompson, G., & Williams, P. (2010). Software Testing An ISTQB ISEB Foundation Guide Second Edition. Swindon: British Informatics Society Limited. Hambling, B., & Goethem, P.. (2013). User acceptance testing: A step-by-step guide. Swindon, U.K: BCS. Jovanovic, I. (2009). Software Testing Methods and Techniques. 30.

5 5 Kurniawan, R. (2011). Analisis Pemilihan Perangkat Lunak Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP): Studi Kasus Pada PT Ciliandra Perkasa. Jurnal ComTech, 2(2), Myers, G.J., Badgett, T., & Sandler, C. (2012). The Art of Software Testing. New Jersey : John Wiley & Sons, Inc. Pinckaers, F., & Gardiner, G. (2009). Analytic & Financial Accounting Book. USA: OpenERP. Pinckaers, F., & Gardiner, G. (2009). Open ERP, a modern approach to integrated business management. USA: OpenERP. Rainer, R. K., Turban, E., & Potter, R. E. (2007). Introduction to infromation systems. USA: John Wiley & Sons, Inc. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2004). Object-Oriented Analysis and Design with the unified Process. Boston: Course Technology. Vossel, E. V., & Pinckaers, F. (2012). OpenERP for Accounting and Financial Management. USA: OpenERP. Weygant PhD, C. J., Kimmel PhD, C. P., & Kieso PhD, C. D. (2011). Financial Accounting. USA: John Wiley & Sons, Inc. Whyte, G. & Donovan, L.M. (2011). Mitigating the Impact of Software Test Constraints on Software Testing Effectiveness. The Electronic Journal Information Systems Evaluation, 254. Wijaya, S. F., & Damayanti, F. M. (2011). EVALUASI DAN RENCANA PENGEMBANGAN PENERAPAN Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP): Studi Kasus Pada PT Astra Graphia. Jurnal ComTech, 2(2), Riwayat Penulis Lawrentius Marco lahir di Jakarta pada tanggal 5 Februari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Melody Angwyn Surja lahir di Jakarta pada tanggal 6 May Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Mario Natanael Hutabarat lahir di Padang pada tanggal 18 Desember Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.

6 6