Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di Universitas Islam Bandung. Jl. Tamansari No. 1 Bandung

Transkripsi

1 Prosiding Akuntansi ISSN: Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di Universitas Islam Bandung 1 Widi Shopia Nur Rahmi, 2 Magnaz L. Oktaroza, 3 Elly Halimatusadiah 1,2,3 Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No. 1 Bandung widishopia@gmail.com Abstrak: Perkembangan dunia teknologi sudah semakin pesat dan merambah keberbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang demikian didukung oleh tersedianya perangkat keras maupun perangkat lunak sebagai media data yang semakin hari semakin hebat kemampuannya. Teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan dunia internet saat ini. Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan ontime sehingga waktu update suatu informasi sangatlah cepat. Universitas Islam Bandung merupakan organisasi yang bergerak di bidang pendidikan yang terletak di Jl.Tamansari No1. Sistem Informasi Perwalian yang diterapkan saat ini masih bisa dikatakan kurang optimal, dari segi efisiensi waktu proses serta informasi penjadwalan kurang informatif serta input data yang beresiko kehilangan data atau tidak terinput karena fileing data yang akan di entry kurang baik. Untuk memperbaiki hal tersebut maka penulis mencoba untuk menganalisis sistem lama dan merancang sistem informasi yang baru dan diharapkan dapat berguna dan dapat membantu untuk meningkatkan kualitas operasional akademik Universitas Islam Bandung khususnya pada bidang tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana prosedur sistem informasi yang sedang di terapkan di Universitas Islam Bandung. Teknik penelitian yang digunakan adalah deskriptif analisis sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah metode FAST (Frame Work For the Application of System Technique) dan teknik pengembangan JAD(Joint application Development) dengan mengikuti tahapan-tahapan System life cycle dengan tambahan alat-alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam pelaksanaan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem yang terstruktur dan didefinisikan dengan baik dan jelas. Didalam sistem informasi yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung terdapat beberapa kekurangan diantaranya tidak adanya laporan dari baik itu dari pihak akademik fakultas ataupun dari pihak dosenwali, tidak terdapatnya efisiensi waktu dimana apabila dosen tidak dapat datang pada jadwal yang telah ditetapkan maka tidak dapat dilaksanakan dengan semestinya. Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang dilakukan yakni sebuah rancangan sistem informasi yang mampu menunjang kebutuhan operasional yaitu sistem informasi berbasis online. Adapun keunggulan sistem yang dihasilkan yaitu proses yang dilakukan secara online sehingga dapat mempermudah user dalam hal ini bagian akademik, dosen wali dan mahasiswa dalam. Kata Kunci : Sistem Informasi Perwalian A. Pendahuluan Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut para ilmuan memanfaatkan perkembangan teknologi secara maksimal, salah satunya pemanfaatan akan media informasi, dalam dunia pendidikan. Teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan dunia internet saat ini. Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan ontime sehingga waktu update suatu informasi sangatlah cepat. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat merupakan potensi untuk meningkatkan kualitas pendidikan, saat ini banyak lembaga pendidikan yang telah berhasil mengembangkan dan memanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung proses perbaikan dan perkembangan mutunya. Dalam pengembangan mutu Universitas Islam Bandung menerapkan sistem IT, salah 337

2 338 Widi Shopia Nur Rahmi, et al. satunya pada Sistem Informasi Akademik. Sistem informasi akademik Universitas Islam Bandung merupakan sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan dengan membuka web browser seperti Mozzila Firefox, Google Chrome, Opera dan web browser lainnya. Sistem informasi akademik berbasis web ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan orang tua mahasiswa untuk melihat biodata, daftar nilai, data keuangan, dan informasi akademik lainnya, selain mahasiswa dan orang tua. Sistem informasi akademik juga diperuntukan untuk dosen, berfungsi sebagai media input data nilai, bahan kuliah, tugas kuliah serta data akademik lainnya,namun dalam pemanfaatan IT pada sistem informasi akademik Unisba belum secara maksimal dimanfaatkan, salah satunya pemanfaatan yang belum dapat dipakai adalah pada bidang online yang sekarang telah banyak digunakan di berbagai perguruan tinggi saat ini. Perwalian merupakan yang sangat penting dalam proses akademik seorang mahasiswa, karena dalam terjadi proses konsultasi antara dosen wali dengan mahasiswa untuk penentuan rencana studi agar mahasiswa dapat dengan lancar mengikuti program pendidikan yang akan berlangsung. Perwalian online merupakan yang dilakukan dengan menggunakan fitur internet yang telah terintegrasi, dengan keuntungan mahasiswa dapat melakukan dimana saja, tidak perlu menunggu kehadiran dosen wali karena dapat dilakukan kapan saja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Perwalian yang biasa dilakukan di fakultas-fakultas yang berada di lingkungan Universitas Islam Bandung masih menggunakan sistem manual dimana mahasiswa masih secara manual mengisi form data dan langsung bertemu dengan dosen walinya. Sistem informasi manual yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung merupakan sistem lama, dimana Perguruan Tinggi lain sudah banyak mengganti dengan sistem baru yaitu sistem online, karena dalam pelaksanaan sistem lama terdapat beberapa kekurangan, baik dalam prosedur maupun ketersediaan dokumen, yang berakibat sistem tidak berjalan secara efektif dan efisien. B. Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Berdasarkan uraian di atas maka bertujuan untuk mengetahui pengaruh growth oppottunities dan financial distress terhadap conservatism accounting. C. Landasan Teori 1. Sistem Sistem merupakan suatu kelompok unsur yang saling berhubungan antara yang satu dengan lainnya. Menurut Jogianto dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi (2005:1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul untuk melakukan suatu atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Pada dasarnya sistem harus mempunyai dua. Pertama, masukan (input) sebagai dasar dari lahirnya suatu sistem. Kedua, operasional (proses) yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang merupakan target dari sistem tersebut(mardi 2013:3) 2. Informasi informasi merupakan data yang dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Menurut Hall (2011:780) information is fact that cause the user to take an action that he or she otherwise could not or would Prosiding Penelitian Sivitas Akademika Unisba (Sosial dan Humaniora)

3 Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di 339 not have taken. Sedangkan Menurut O Brien (2010:34) informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhirdapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta yang telah diolah menjadi data, sehingga menjadi lebih berguna dan menjadi informasi saat dibaca atau diketahui oleh orang yang membutuhkan informasi tersebut, dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan 3. SistemInformasi Sistem informasi merupakan seperangkat komponen yang saling berhubungan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna dalam mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan perusahaan. Menurut Jogianto (2005:11)Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasional, bersifat manajerial dan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar laporan-laporan yang diperlukan. D. Metode Penelitian Teknik penelitian yang digunakan adalah teknik penelitian deskriptif. Teknik penelitian deskriptif merupakan suatu teknik penelitian yang membandingkan suatu fenomena atau gejala lain, dalam bentuk studi kuantitatif dengan mengadakan klasifikasi, penilaian, penetapan standar, dan hubungan kedudukan suatu unsur dengan unsur yang lainnya.pada penelitian deskriptif ini tidak ada perlakuan yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana terdapat pada penelitian eksperimen, melainkan lebih pada menggambarkan apa adanya suatu gejala, variable, atau keadaan. Metode ini digunakan karena data yang diambil menggambarkan aktivitas yang sedang terjadi.penelitian ini dilakukan melalui tahapan system development dengan menggunakan metode pengembangan sistem FAST (frame work for the application of system technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint application Development) E. Hasil Analisis Sistem Informasi yang Sedang Diterapkan dan Sistem Baru No 1 Model Sistem yang Sedang Diterapkan Model Permasalahan Umum Tabel Pembahasan Sistem Lama dan Sistem Baru Kelemahan Sistem Rancangan yang Sedang Sistem Baru Diterapkan Tidak Tedapat Kelemahan terhadap sistem informasi - - Alasan 2 Model Permasalahan Khusus a. Penjadwalan Perwalian. a.output dari pembuatan jadwal kurang maksimal dalam media Publikasi karena hanya di tempel di papan pengumuman fakultas saja. dapat berpotensi mahasiswa yang tidak mengunjugi fakultas a. Dibuatkan media pengumuman jadwal yang dapat di lihat dimana saja dan kapan saja agar mempermudah dalam a. Diasumsikan bahwa pada era globalisasi media elektronik yang dapat mengakses internet sangat mudah didapatkan sehingga informasi apapun sangat mudah Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik

4 340 Widi Shopia Nur Rahmi, et al. b. Ketergantu ngan terhadap dosen wali. tidak akan melihat dan mengetahui informasi, sehingga dapat disimpulkan output yang dibuat dalam media publikasi penjadwalan dirasa kurang informatif. b.tidak terdapat pemberitahuan ulang kepada dosen wali mengenai jadwal yang sudah disepakati oleh bagian akademik yang sebelumnya diisi oleh dosen wali. dapat terjadi dosenwali lupa terhadap jadwal, dan bisa mengakibatkan jadwal yang telah dibuat tidak berlangsung b.perlunya persetujuan dosenwali pada khususnya dalam persetujuan FRS yang diajukan membuat sangat bergantung pada dosenwali sehingga apabila dosen wali berhalangan hadir maka proses tidak dapat berlangsusng dengan semestinya, serta penulis dapat menyimpulkan bahwa hal tersebut tidak efisien terhadap waktu. pengaksesan jadwal baik itu bagi dosenwali dan mahasiswa. Dalam hal ini media yang digunakan adalah media elektronik yang dapat diakses dengan menggunakan internet dalam bentuk website. Membuat rancangan sistem beserta media yang dapat digunakan untuk dimana tersebut dapat dilaksanakan kapan saja dan dimana saja sehingga tidak mengganggu aktivitas baik dosen wali maupun smahasiswanya. diakses termasuk akses informasi terhadap jadwal. b.dunia teknologi dapat membantu dan mempermudah, maka penulis berpendapat bahwa pun dapat dengan mudah dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi yang ada. c. Tidak terdapat c. Pada output sistem yang c. Membuat rancangan c. Sebagai bukti dari Prosiding Penelitian Sivitas Akademika Unisba (Sosial dan Humaniora)

5 Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di 341 laporan dari. d. Bentuk fisik document FRS rangkap. e. Tidak termanagen ya dengan baik data yang akan dientry secara manual oleh operator akademik. diterapkan tidak terdapat laporan dari mengenai jumlah mahasiswa yang mengikuti dan jumlah mahasiswa yang tidak mengikuti yang ada hanya daftar hadir dan setelah melakukan analisa tidak terdapat dokument untuk laporan. d. Apabila satu rangkap pada dokumen FRS tergeser maka pengisian pada dokumen FRS akan terjadi kesalahan, dan apabila ketebalan penulisan kurang maka rangkapan dari dokumen tidak terisi dengan baik yang menyebabkan proses input oleh admin fakultas akan terjadi salah faham e. Selama ini entry data yang dilakukan oleh operator dilakukan satu persatu terhadap sistem SIAA sehingga dapat berpotensi data mahasiswa tertukar atau bahkan tidak terinput, selain itu data tidak terfiling dengan benar yang mengakibatkan butuh waktu yang cukup lama untuk proses entry entry tersebut. formulir laporan d.merancang FRS online yang dapat meminimalisir kesalah fahaman data e. Merancang sistem paperless secara digital selain adanya dokumen frs sebaiknya bagian akademik ataupun dosenwali harus mengetahui total mahasiswa yang mengikuti dan tidak mengikuti. d. Penulis berpendapat bahwa FRS yang ada dirasa kurang efektif sehingga membuat rancangan FRS online yang baru. e. Dengan sistem paperless secara digital maka entry data terjadi secara otomatis. Admin akademik hanya tinggal melakukan pengecekan dan pemindahan data saja pada sistem SIAA Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik

6 342 Widi Shopia Nur Rahmi, et al. F. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan penulis, maka penulis dapat menyimpulkan 1. Sistem informasi yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung belum berjalan dengan efektif dan efisien 2. Terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi yang sedang diterapkan di Universitas Islam bandung a. Ketergantungan terhadap formulir (FRS b. Ketergantungan terhadap dosen wali c. Tidak terdapat laporan dari d. Bentuk fisik document FRS rangkap e. Input data yang dilakukan manual oleh operator yang kadang terjadi human error Permasalahan-permasalahan diatas apabila tidak ditangani akan menyebabkan resiko terhadap sistem sendiri seperti dalam sistem penjadwalan yang kurang terstruktur karena pengumuman yang hanya ditempelkan pada papan pengumuman di fakultas saja, dan pada proses input data dengan cara manual dapat menyebabkan kesalahan data akibat human error Universitas Islam Bandung membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sesuai waktu yang telah ditentukan yang bersifat efektif terhadap data maupun dan efisien terhadap waktu, selain itu data yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna., 3. Sebagai penulis dan designer sistem, penulis merancang sistem informasi yang baru dengan menggunakan metode pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan oleh Jeffrey Whitten, maka dibuatlah rancangan sistem secara umum sebagaimana terlihat pada Flowchart sedangkan rancangan sistem terinci dapat dilihat pada database. Adapun kelebihan sistem yang diusulkan penulis dibandingkan dengan sistem yang lama yaitu hasil rancangan sistem informasi di Universitas Islam Bandung yang telah dilengkapi dengan fitur internet beserta database yang dapat mengelola data yang dapat mempermudah bagi user, baik itu akademik, dosen wali dan mahasiswa. Selain dari program untuk berbasis web penulis juga membuat rancangan laporan yang dapat digunakan oleh dosen wali maupun akademik mengenai total mahasiswa yang mengikuti dan juga mahasiswa yang tidak mengikuti. G. Saran Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran konstruktif kepada pihak akademik Universitas Islam Bandung untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut : 1. Perlu dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi yang sedang diterapkan. 2. Perlu dibuatnya jaringan website agar mempermudah. 3. Perlu dibuatnya laporan agar mempermudah pengecekan akhir dari yang diterapkan. Prosiding Penelitian Sivitas Akademika Unisba (Sosial dan Humaniora)

7 Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di Besar harapan penulis agar sisten informasi yang di rancang oleh penulis dapat membantu operasional akademik khususnya di bidang. 5. Melakukan training(pelatihan) kepada bagian akademik atau unit yang terkait dalam, sehingga dapat mempermudah penyesuaian dalam teknis operasional sistem baru. 6. Melakukan pemeliharaan sistem (maintenance) database secara berkala agar database terawat dengan baik sehingga dapat memberikan manfaat yang besar pada Universitas Islam Bandung dan bagian Akademik khususnya DaftarPustaka Abdul Kadir Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional, Edisi 1. Yogyakarta Andi Al-Bahra 2005 bin Ladjamudin. Analisis dan Desain Sistem Infomasi. Yogyakarta :GrahaIlmu Azhar Susanto Sistem Informasi Manajemen:Linggar Jaya Bodnar, George H dan William S. Hopwood 2006.sistemInfoemasi Akuntansi.edisi6. Jakarta :SalembaEmpat. Hartono, Jogianto AnalisisdanDesainInformasi.Yogyakarta :Andi. James A Hall SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta :SalembaEmpat Jeffrey whitten, System Analysis & Design Methods Jeffrey L, Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman. 2004, System Analysis and Design Methods.edisi 1. Yogyakarta :Andi. Jogianto H.M 2005.AnalisadanDesainSistemInformasiEdisi III.Yogyakarta :Andi Kadir, Abdul DasarPerancangan&Implementasi Database Relasional.Yogyakarta :PenertbitAndi Mulyadi SistemInformasiAkuntansi. Jakarta :SalembaEmpat. Sugiono MetodePenelitianKuantitatif, Kualitatifdan R&D. Bandung :Alfabeta,cv id=71 Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik