BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Transkripsi

1 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Gambaran Umum Proyek Jumlah proyek yang ditangani oleh divisi Project Engineering pada PT. Pertamina Balongan saat ini adalah 10 unit proyek skala besar dan 19 unit proyek skala kecil. Setiap unit proyek memiliki 3 proses utama yaitu: perencanaan, proses lelang untuk pemilihan kontraktor dan proses pengerjaan proyek berupa pekerjaan konstruksi atau jasa. Proses perencanaan dan proses konstruksi dikerjakan oleh Kontraktor dalam pengawasan Project Engineering. Sedangkan Proses Lelang ditangani oleh salah satu divisi Pertamina yaitu divisi Contract. Setiap harinya ratusan dokumen mengalir ke divisi Project Engineering, dokumen ini merupakan cara komunikasi formal yang dilakukan oleh antar divisi pada perusahaan, antara perusahaan dengan kontraktor, maupun antara perusahaan dengan Pertamina Pusat. Semua komunikasi formal disampaikan tertulis dan ditanda-tangani oleh pihak yang berwenang dari masing-masing instansi. Suatu perintah ataupun permintaan perusahaan maupun kontraktor diluar kontrak yang ditetapkan, tidak akan sah apabila tidak didasari oleh dokumen yang memiliki tanda-tangan pihak otorisasi. 42

2 Definisi dan Batasan Umum Untuk mempermudah memahami alur dari proyek yang akan dijelaskan, beberapa bahasan umum akan dibatasi sebagai berikut : 1. Perusahaan : Adalah PT. Pertamina yang bergerak dibidang pengolahan bahan minyak mentah menjadi bahan bakar yang dapat berguna bagi masyarakat umum. 2. Proyek : Merupakan suatu pekerjaan yang diselenggarakan oleh dan diadakan di wilayah Perusahaan. Masalah utama yang ada pada proyek dan terdokumentasi, selanjutnya disebut sebagai Subyek. Masalah pertama pada proyek disebut Subyek1 dan seterusnya sesuai dengan jumlah (n) masalah, disebut Subyek(n) 3. Jumlah Subyek dalam 1 unit Proyek diasumsikan hanya ada 1, dan tidak ada Subyek pada Sub proyek (dijelaskan pada segmen 4.1.4). 4. Kontraktor : Adalah perusahaan yang terpilih melalui mekanisme lelang oleh Perusahaan untuk mengerjakan suatu proyek. 5. Divisi Project Engineering : Adalah unit dari Perusahaan yang bertugas mengawasi dan menilai kinerja Kontraktor dan Konsultan dalam menangani suatu proyek. Selanjutnya disebut sebagai Project Eng.. 6. Section Head sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam divisi Project Engineering diasumsikan telah memiliki ukuran penilaian untuk penyelesaian suatu Subyek. 7. Pertamina Pusat : Merupakan Instansi utama yang membawahi Perusahaan, mengatur kebijakan strategis dan membuat keputusan

3 mengenai anggaran biaya serta batasan waktu proyek. Selanjutnya disebut sebagai Pusat Skema Kerja Proyek Untuk memperjelas alur kerja proyek pada Project Eng., berikut adalah alur pekerjaan utama yang dilakukan oleh divisi ini : Gambar 4.1. Skema kerja Proyek pada Perusahaan Kontraktor berperan sebagai pelaksana tiap pekerjaan proyek, melaporkan setiap kegiatan, tingkat kemajuan dan masalah-masalah yang terjadi pada proyek. Kontraktor dipilih melalui mekanisme tender yang diadakan oleh divisi Contract dengan persetujuan dari Pertamina Pusat. Project Engineering berperan sebagai pengawas lapangan, memastikan pekerjaan proyek sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang telah ditentukan bersama. Mengambil keputusan yang bersifat teknis dan non

4 teknis dalam skala kecil yang tidak berpengaruh besar terhadap biaya dan jangka waktu proyek. 45 Pertamina Pusat yang berada di Jakarta berperan mengambil keputusan strategis yang berhubungan dengan biaya tambahan bagi setiap proyek dan jangka waktu proyek yang jauh melebihi batas waktu maksimal pengerjaan proyek. Proses keputusan yang diambil berdasarkan laporan-laporan teknis maupun nonteknis dan rekomendasi yang diberikan oleh divisi Project Engineering Atribut Proyek Proyek pada dasarnya memiliki atribut sebagai berikut : Tabel 4.1. Atribut dalam Proyek Kode Proyek Nama Proyek Pemilik Proyek Jenis Proyek Harga Proyek Mulai Pekerjaan Durasi Pekerjaan Kode Proyek Deskripsi proyek Divisi yang menjadi pemilik proyek setelah selesai dikerjakan Konstruksi atau Konsultansi Harga proyek yang ditetapkan Tanggal saat proyek diusulkan Jangka waktu proyek Atribut diatas merupakan suatu data yang menjadi ketetapan pada setiap proyek. Data ini diinput dan menjadi atribut proyek setelah kontrak disetujui oleh perusahaan dan kontraktor

5 Sub Proyek Pada segmen 4.1. Gambaran Umum, telah dijelaskan adanya 10 proyek skala besar dan 19 proyek skala kecil. Bentuk penilaian ini didasarkan pada besarnya biaya dan juga jangka waktu proyek. Sub Proyek diartikan sebagai sebuah proyek berskala kecil yang fungsinya mendukung unit proyek berskala besar. Bila proyek berskala besar dianalogikan sebagai sebuah handphone, maka proyek berskala kecil adalah produk baterai dan pengisi dayanya (charger). Handphone tak akan bisa berfungsi apabila tidak ada baterai dan tak akan bertahan lama tanpa ada chargernya. Tentunya analogi ini berdasarkan pada perkiraan bahwa harga pembuatan dan jangka waktu pembuatan handphone lebih lama dibandingkan produk pendukungnya. Proyek berskala besar di Pertamina bisa mempunyai 3 proyek berskala kecil. Dikarenakan 1 unit proyek ditangani oleh 1 Kontraktor (Kebijakan Pertamina; kontraktor tidak boleh menangani proyek yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan), maka Proyek berskala besar bisa memiliki 4 Kontraktor yang berarti 1 Kontraktor menangani proyek skala besar dan 3 Kontraktor lainnya menangani proyek skala kecil. Hubungan antar kontraktor dalam 1 Proyek skala besar diperantarai oleh divisi Project Engineering Divisi Project Engineering Divisi Project Engineering saat ini dijalankan oleh 1 Orang Kepala Bagian, 3 orang Leader, 7 orang Engineer, 6 orang Drafter dan 8 Orang Tenaga Administrasi. Sedangkan jumlah proyek yang dijalankan saat ini berjumlah 10 unit proyek skala besar dan 19 proyek skala kecil. Tiap proyek dijalankan oleh

6 47 Kontraktor sedangkan divisi Project Engineering berfungsi untuk mengawal jalannya proyek mulai dari perencanaan, proses lelang sampai dengan proses pengerjaan proyek. Rata-rata jangka waktu pelaksanaan proyek berjalan paling pendek selama 6 bulan dan paling lama selama 2 tahun. Jangka waktu untuk lelang adalah selama 2 4 bulan dan jangka waktu pelaksanaan kegiatan perencanaan adalah 6 bulan sampai dengan 1 tahun. Bagian engineering terlibat langsung dalam pengawasan proyek, bagian ini juga memberikan kontribusi dalam masalah teknis di lapangan sesuai dengan basis keilmuannya. Leader berfungsi sebagai pengatur kegiatan proyek agar proyek berjalan sinkron dengan urusan administrasi dan juga biaya. Bagian administrasi bertugas mengumpulkan data berupa dokumen formal yang diserahkan atau akan diterima kontraktor melalui perantara engineer. Sedangkan fungsi kepala bagian (section head) bertugas memutuskan hal-hal besar yang berhubungan dengan proyek berdasarkan informasi yang diterima dari leader. Saat ini kegiatan administrasi untuk dokumen umumnya dilakukan karyawan dengan menyimpan berkas pada ruangan central file dan menggunakan fasilitas komputer untuk penyimpanan soft copy data. Data-data proyek (hard copy) yang mengalir tiap harinya diperiksa oleh leader sebelum dilaporkan kepada kepala bagian dan diserahkan kembali kepada tenaga administrasi untuk dicatat. Tiap hard dokumen yang masuk atau keluar dipindai terlebih dahulu dan disimpan dalam bentuk file PDF pada komputer.

7 48 Berikut pembagian tugas pada divisi Project Engineering Gambar 4.2. Skema kerja antar anggota Divisi Project Engineering Saat ini fungsi Administrasi dibagi menjadi 4 bagian yaitu : 1. Bagian penerima dan input dokumen surat masuk dan keluar : 2 orang 2. Bagian administrasi untuk kontrol status, progress dan biaya proyek : 3 orang 3. Bagian penyimpanan dan kontrol dokumen : 1 orang 4. Bagian verifikasi dan pembuatan laporan : 2 orang Fungsi Engineering dibagi menjadi 7 orang tergantung keahliannya yaitu : 1. Civil Engineer 2. Mechanical Engineer 3. Electrical Engineer 4. Piping Engineer 5. Instrument Engineer

8 49 6. Cost Estimation Engineer 7. Schedule & Project Control Engineer Fungsi Leader dibagi menjadi 3 orang yaitu : 1. Leader of Planner 2. Leader of Cost & Project Control 3. Leader of Construction Setiap Leader bertugas sesuai dengan kapasitasnya masing-masing. Leader of Planner contohnya, berfungsi sebagai Kepala perencana untuk semua proyek, mendapat input dari tiap engineer dan mengusulkan atau memeriksa setiap dokumen dari tiap kontraktor khusus di tingkat perencanaan. Leader of Construction khusus di tingkat Konstruksi, sementara Leader of Cost & Project Control berfungsi mengawal progress seluruh proyek beserta biaya yang dikeluarkan untuk proyek dari awal sampai akhir. Section Head membawahi seluruh bagian yang telah dijelaskan untuk mencapai target yang diinginkan oleh Perusahaan yaitu : 1. Memastikan semua Proyek berjalan lancar dan tepat waktu 2. Meminimalisasi biaya yang dikeluarkan untuk tiap Proyek 3. Menentukan prioritas utama dari tiap proyek. 4. Menjaga kinerja karyawan Project Engineering agar bekerja dengan efektif dan efisien.

9 Dokumentasi Proyek Pada divisi Project Engineering, informasi formal yang terdokumentasi digolongkan sebagai berikut: 1. Surat Masuk : Berisikan permohonan bantuan dari Kontraktor kepada Perusahaan untuk memberikan masukan atau keputusan terkait masalah yang terjadi pada proyek. Berisikan konfirmasi formal dari Pertamina Pusat kepada Perusahaan untuk menandakan persetujuan atas suatu masalah. 2. Surat Keluar : Berisikan informasi formal yang dikeluarkan oleh divisi Project Engineering kepada Kontraktor dan Pertamina Pusat yang memiliki subyek terkait proyek. 3. Transmittal : Merupakan suatu dokumen yang berisi laporan atas pekerjaan yang telah dikerjakan, subyek masalah yang telah diselesaikan. Data-data teknis yang ada di lapangan mengenai suatu proyek. 4. Memo / Notulen Rapat : Merupakan dokumen yang berisi undangan dari Pertamina kepada Kontraktor, atau sebagai suatu keputusan atas subyek yang bisa ditangani secara langsung oleh Project Engineering. 5. Berita Acara : Merupakan suatu bentuk kesepakatan antara Kontraktor dan Project Engineering dalam penyelesaian suatu subyek masalah dalam proyek. Berita Acara bisa diartikan sebagai suatu penyelesaian terhadap subyek masalah.

10 51 Dokumen proyek memiliki attribut sebagai berikut : Tabel 4.2. Atribut Dokumen No. Surat Tanggal Surat Jenis Surat Subyek Disposisi Surat Kode surat yang menjadi identitas surat Kontraktor atau Pertamina pusat Tanggal dokumen diterima oleh divisi Project Engineering Permasalahan atau kondisi yang terjadi Penanggung jawab atas subyek dari surat Mekanisme Dokumentasi Gambar 4.3. Mekanisme Dokumen

11 Dalam Flowchart untuk mekanisme dokumen yang mengalir di poject engineering bisa dijelaskan sebagai berikut : 52 Saat Kontraktor menemukan adanya masalah teknis maupun non-teknis yang terjadi pada proyek (Subyek), Kontraktor mengirimkan surat masuk ke project eng. untuk meminta masukan atau solusi atas subyek tersebut. Project Eng. lalu memproses Subyek tersebut berdasarkan data-data yang dimiliki di lapangan, apabila data yang dimiliki dianggap belum cukup untuk mengatasi masalah, maka Project eng. meminta kontraktor untuk melengkapi data-data yang ada di lapangan dengan mengirimkan memo. Kontraktor lalu mengirimkan data-data berupa laporan berbentuk Transmittal kepada project eng., dan diverifikasi. Dokumen Transmittal ini selalu dikirimkan oleh Kontraktor walaupun tidak ada masalah yang terjadi pada proyek. Apabila data-data disetujui maka Project Eng. mengirimkan surat keluar kepada Kontraktor sebagai konfirmasi persetujuan dokumen, dan apabila tidak disetujui, maka Project Eng. mengirimkan memo lagi meminta kelengkapan data. Apabila Project Eng. tidak bisa menyelesaikan Subyek tersebut karena berkaitan dengan tambahan biaya ataupun waktu, maka project eng. meminta bantuan Pusat dengan mengirimkan surat keluar yang berisi kesimpulan dari data-data yang dimiliki dan juga rekomendasi untuk pengambilan keputusan atas Subyek.

12 53 Pusat lalu memproses Subyek tersebut dan memberikan masukan kepada Project Eng. berupa putusan ataupun permintaan rekomendasi lain terkait Subyek. Apabila Project Eng. dengan persetujuan Perusahaan dapat mengatasi Subyek tersebut, maka dibuatlah berita acara sebagai bukti suatu keputusan atau kesepakatan yang ditanda-tangani oleh perusahaan dan kontraktor. Apabila Subyek telah memiliki dokumen Berita Acara yang ditandatangani kedua belah pihak, maka Subyek dianggap selesai Jenis masalah yang terdokumentasi Tidak semua masalah dalam proyek terdokumentasi secara formal, atau dijadikan laporan kepada Perusahaan. Perusahaan hanya merekomendasikan dokumentasi masalah atau penentuan Subyek untuk jenis masalah major atau yang berhubungan dengan penambahan waktu dan biaya proyek di luar perjanjian kontrak. Hal ini dikarenakan Perusahaan telah memberikan semua kewajiban beserta resiko atas proyek tersebut kepada Kontraktor sesuai Kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Jenis Subyek atau masalah yang terdokumentasi dan dilaporkan secara formal bisa diakibatkan oleh beberapa hal sebagai berikut : 1. Adanya scope pekerjaan tambah pada suatu Proyek, karena situasi lingkungan atau geografis yang tidak memungkinkan, sehingga Proyek tidak bisa dibangun sebagaimana mestinya.

13 54 2. Kurangnya perencanaan dalam proyek, sehingga proyek berjalan bentrok dengan unit proses pada Perusahaan. 3. Adanya permintaan dari Perusahaan sendiri untuk menambah proses pada proyek, dikarenakan faktor estetika, kemudahan perawatan dll Mekanisme penyelesaian Masalah Dalam menangani masalah proyek terdokumentasi (Subyek) di Project Eng., pihak otoritas memiliki kebijakan untuk memprioritaskan proyek dengan nilai kontrak (harga) tertinggi sebagai urutan teratas diikuti dengan proyek yang memiliki harga lebih rendah dan seterusnya. Prioritas penyelesaian Subyek juga kadang ditekankan pada proyek yang mendekati tenggat waktu selesai kontrak. Berdasarkan mekanisme dokumentasi yang dijelaskan pada sub-subbab , apabila Subyek menunggu Kontraktor atau Project Eng., maka Project Eng harus berusaha memproses masalah tersebut, dan bisa menekan Kontraktor untuk menyerahkan data-data yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah. Sedangkan apabila Subyek menunggu hasil dari pusat, maka Subyek tidak lagi menjadi prioritas Pengumpulan Data Proyek Berdasarkan data-data yang dikumpulkan penulis, berikut adalah data proyek yang dikerjakan oleh Project Eng. :

14 55 Tabel 4.3. Data Proyek skala besar yang dikerjakan No Nama Proyek Nilai Proyek Jangka proyek Mulai proyek 1 Tetra Chlore Unit Rp 42,000,000, bulan 10/Aug/13 2 Penambahan unit residu meter Rp 120,125,000, tahun 03/Jul/14 3 Flare Gas Flowmeter Rp 10,000,000, bulan 29/Jan/14 4 Pembangunan Gedung Catalyst Centre Rp 24,000,000, ,5 tahun 24/Dec/13 5 Hose Storage unit Rp 18,700,000, tahun 12/Aug/13 6 Water Treatment Plant Rp 178,000,000, ,2 tahun 08/Nov/11 7 Crane 200 Ton Rp 22,500,000, bulan 17/Feb/14 8 Zero Loss Corrosite Plant Rp 84,000,000, ,2 tahun 9 NPU H2 Rich Gas Rp 145,000,000, ,7 tahun 27/Jan/13 01/Oct/12 10 Pembangunan Gedung New Adm. Building Rp 24,000,000, tahun 20/Oct/14 Sedangkan masalah yang terjadi berdasarkan data tanggal diterimanya surat masuk Kontraktor ke Project Eng. adalah sebagai berikut :

15 56 Tabel 4.4. Data Proyek berdasarkan Subyek(n) Tanggal dikeluarkannya Subyek1 No Nama Proyek Surat masuk I Surat keluar I Surat masuk II Surat Keluar II Surat masuk (...) 1 Tetra Chlore Unit 07/01/14 03/07/ Penambahan unit residu meter Flare Gas Flowmeter 19/03/14 21/05/14 14/06/ Pembangunan Gedung Catalyst Centre 21/03/14 07/07/ Hose Storage unit 09/01/14 28/02/14 04/07/ Water Treatment Plant 06/12/12 12/05/13 21/11/13 03/04/14-7 Crane 200 Ton 12/07/ Zero Loss Corrosite Plant 23/11/13 13/04/ NPU H2 Rich Gas Pembangunan Gedung New Adm. Building Pengolahan Data Manual Dekomposisi Masalah Berdasarkan teori AHP seperti yang telah dijelaskan pada Bab II dan data-data yang telah dikumpulkan sebelumnya, maka penulis merumuskan struktur hierarki masalah sebagai berikut :

16 57 Gambar 4.4. Struktur Hirarki penentuan Prioritas Tujuan (Hierarki 1) : Penentuan Prioritas untuk masalah proyek mana yang harus didahulukan. Kriteria (Hierarki 2) : Kriteria yang dinilai adalah Harga Proyek, sisa waktu pekerjaan proyek yang tersisa dan batas waktu penyelesaian masalah yang telah berlalu berbanding dengan jangka waktu proyek. Berdasarkan data-data yang dikumpulkan pada subbab 4.3, data kuantitatif yang telah tersedia sebelumnya yaitu harga proyek, lama waktu pekerjaan proyek, tanggal dimulainya proyek dan tanggal dimulainya subyek(n). Data yang telah ditetapkan ini bisa langsung digunakan sebagai perbandingan kriteria, seperti harga proyek. Sedangkan untuk nilai sisa waktu, perlu dihitung terlebih dahulu berdasarkan jangka waktu proyek dan tanggal dimulainya proyek sampai dengan tanggal saat ini. Untuk Batas waktu proyek, data yang tersedia diambil dari Nilai Lama waktu subyek(n) yang telah berlalu dikurangi data tanggal dimulainya subyek(n) sampai dengan tanggal saat ini. Alternatif (Hierarki 3) : Alternatif Proyek yang akan dipilih.

17 Berikut adalah data kriteria proyek yang telah diolah dari data pada tabel 4.3 dan tabel 4.4. Waktu yang digunakan sebagai acuan tanggal sekarang adalah 11 September Tabel 4.5. Data Proyek berdasarkan kriteria AHP (1) No Nama Proyek Nilai Proyek Sisa waktu proyek 58 Lama Subyek1 berjalan 1 Tetra Chlore Unit Rp 42,000,000, bln 7 bln 2 Penambahan unit residu meter Rp 120,125,000, bln 0 bln 3 Flare Gas Flowmeter Rp 10,000,000, bln 5 bln 4 Pembangunan Gedung Catalyst Centre Rp 24,000,000, bln 5 bln 5 Hose Storage unit Rp 18,700,000, bln 7 bln 6 Water Treatment Plant Rp 178,000,000, bln 20 bln 7 Crane 200 Ton Rp 22,500,000, bln 1 bln 8 Zero Loss Corrosite Plant Rp 84,000,000, bln 9 bln 9 NPU H2 Rich Gas Rp 145,000,000, bln 0 bln 10 Pembangunan Gedung New Adm. Building Rp 24,000,000, bln 0 bln KETERANGAN Sisa waktu proyek = (Jangka waktu proyek + Mulai proyek) tanggal sekarang Lama Subyek1 berjalan = Tanggal dimulai Subyek1 tanggal sekarang Berdasarkan pengalaman kerja penulis juga dengan mengadakan beberapa kuesioner untuk penilaian prioritas proyek kepada pihak otoritas didapatkan model penilaian untuk kriteria yang diinginkan sebagai berikut :

18 59 Penyelesaian masalah untuk Harga Proyek diatas Rp.100 Miliar sama pentingnya dengan masalah proyek dengan tenggat waktu kurang dari 1 bulan. Sedangkan untuk lamanya masalah yang berjalan diprioritaskan tidak boleh melebihi 2/3 dari lamanya waktu proyek. Data yang dirangkum dibawah ini merupakan pertimbangan prioritas dalam mencari solusi subyek1 : Tabel 4.6. Prioritas terhadap Kriteria Harga Proyek < 25 M M M M 100 M Sisa waktu proyek > 12 bln 6-12 bln 3-6 bln 1-3 bln 1 bln Batas waktu penanganan subyek < 1/4-1/4 1/2-1/2 KETERANGAN Penggunaan prioritas 1-9 ini digunakan oleh Penulis sebagai model pendekatan atas penilaian kualitatif dengan menggunakan data-data kuantitatif yang ada pada atribut proyek. Penggunaan prioritas tidak menampilkan angka 2,4,6,8 atau tidak ada angka pertengahan dari tiap prioritas karena data yang digunakan sebagai elemen pembanding adalah data kuantitatif (terstruktur). Pendekatan atas prioritas ini bisa disimpulkan sebagai berikut : Masalah (Subyek) yang ada pada Proyek dengan harga Rp ,00 atau lebih, memiliki kepentingan yang sama dengan Subyek pada Proyek yang memiliki sisa waktu pekerjaan 1 bulan lagi atau kurang, dan sama pentingnya

19 60 dengan Subyek pada Proyek yang telah berjalan melebihi ½ kali jangka waktu proyek yang ditetapkan. Subyek yang ada pada Proyek dengan harga Rp ,00 atau lebih, lebih penting daripada Subyek pada proyek dengan harga berkisar antara Rp ,00 sampai dengan Rp ,00 dan jauh lebih penting daripada Subyek pada proyek dengan harga kurang dari Rp ,00. Dan seterusnya. Karena prioritas untuk lama masalah berjalan menggunakan perbandingan antara lama waktu masalah berjalan dengan jangka waktu proyek maka: Batas waktu penanganan subyek(n) = lama waktu berjalan subyek(n) Jangka waktu proyek Sehingga didapakan nilai data batas waktu penanganan Subyek1 sebagai berikut : Tabel 4.7. Data Proyek berdasarkan kriteria AHP (2) No Nama Proyek Nilai Proyek Sisa waktu proyek Batas waktu 1 Tetra Chlore Unit Rp 42,000,000, bln ½ 2 Flare Gas Flowmeter Rp 10,000,000, bln 5/9 3 Pembangunan Gedung Catalyst Centre Rp 24,000,000, bln 2/7 4 Hose Storage unit Rp 18,700,000, bln 2/7 5 Water Treatment Plant Rp 178,000,000, bln ½ 6 Crane 200 Ton Rp 22,500,000, bln 1/8 7 Zero Loss Corrosite Plant Rp 84,000,000, bln 1/3

20 61 KETERANGAN Tabel diatas hanya menampilkan data Proyek yang memiliki Subyek Batas waktu diartikan sebagai faktor perbandingan antara lama waktu berjalannya Subyek hingga saat ini dengan jangka waktu Proyek Perbandingan berpasangan dan pembobotan data Data-data proyek yang telah diolah kemudian dibandingkan antar proyek yang lain sesuai dengan tahapan AHP. Matrix perbandingan berdasarkan harga proyek, sisa waktu pekerjaan proyek dan faktor batas waktu penyelesaian subyek1. Tabel dibawah ini menunjukkan perbandingan antar proyek dalam bentuk matrix berdasarkan kriteria-kriteria yang memiliki prioritas sebagaimana diatur pada tabel 4.5. Tabel 4.8. Matrix Proyek berdasarkan kriteria Harga Harga Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra /3 3 3/7 Flare 1/ /9 1 1/7 Catalyst 1/ /9 1 1/7 Hose 1/ /9 1 1/7 Water /7 Crane 1/ /9 1 1/7 Corrosite 2 1/ /9 7 1

21 62 Tabel 4.9. Matrix Proyek berdasarkan kriteria Sisa waktu proyek Jangka Waktu Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra / /5 Flare / /5 Catalyst 1/3 1/ /5 1/3 3/5 Hose 1/3 1/ /5 1/3 3/5 Water 5/9 5/9 1 2/3 1 2/3 1 5/9 1 Crane / /5 Corrosite 5/9 5/9 1 2/3 1 2/3 1 5/9 1 Tabel Matrix Proyek berdasarkan kriteria Batas waktu Subyek1 Lama masalah pada Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra /5 1 4/ /5 Flare /5 1 4/ /5 Catalyst 5/9 5/ /9 5 1 Hose 5/9 5/ /9 5 1 Water /5 1 4/ /5 Crane 1/9 1/9 1/5 1/5 1/9 1 1/5 Corrosite 5/9 5/ /9 5 1 Selanjutnya nilai prioritas proyek dirubah dalam bentuk desimal dan dijumlahkan seperti pada tabel dibawah ini : Tabel Matrix kriteria Harga dalam desimal Harga Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 1,000 3,000 3,000 3,000 0,333 3,000 0,429 Flare 0,333 1,000 1,000 1,000 0,111 1,000 0,143 Catalyst 0,333 1,000 1,000 1,000 0,111 1,000 0,143 Hose 0,333 1,000 1,000 1,000 0,111 1,000 0,143 Water 3,000 9,000 9,000 9,000 1,000 9,000 1,286 Crane 0,333 1,000 1,000 1,000 0,111 1,000 0,143 Corrosite 2,333 7,000 7,000 7,000 0,778 7,000 1,000 TotaL 7,667 23,000 23,000 23,000 2,556 23,000 3,286

22 63 Tabel Matrix kriteria Sisa Waktu Proyek dalam desimal Jangka Waktu Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 1,000 1,000 3,000 3,000 1,800 1,000 1,800 Flare 1,000 1,000 3,000 3,000 1,800 1,000 1,800 Catalyst 0,333 0,333 1,000 1,000 0,600 0,333 0,600 Hose 0,333 0,333 1,000 1,000 0,600 0,333 0,600 Water 0,556 0,556 1,667 1,667 1,000 0,556 1,000 Crane 1,000 1,000 3,000 3,000 1,800 1,000 1,800 Corrosite 0,556 0,556 1,667 1,667 1,000 0,556 1,000 TotaL 4,778 4,778 14,333 14,333 8,600 4,778 8,600 Tabel Matrix kriteria Batas Waktu Subyek1 dalam desimal Lama masalah pada Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 1,000 1,000 1,800 1,800 1,000 9,000 1,800 Flare 1,000 1,000 1,800 1,800 1,000 9,000 1,800 Catalyst 0,556 0,556 1,000 1,000 0,556 5,000 1,000 Hose 0,556 0,556 1,000 1,000 0,556 5,000 1,000 Water 1,000 1,000 1,800 1,800 1,000 9,000 1,800 Crane 0,111 0,111 0,200 0,200 0,111 1,000 0,200 Corrosite 0,556 0,556 1,000 1,000 0,556 5,000 1,000 TotaL 4,778 4,778 8,600 8,600 4,778 43,000 8,600 Nilai desimal pada tiap matrix kemudian dinormalisasi sehingga didapat hasil sebagai berikut :

23 64 Tabel Matrix kriteria Harga setelah normalisasi Harga Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 0,130 0,130 0,130 0,130 0,130 0,130 0,130 Flare 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 Catalyst 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 Hose 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 Water 0,391 0,391 0,391 0,391 0,391 0,391 0,391 Crane 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 0,043 Corrosite 0,304 0,304 0,304 0,304 0,304 0,304 0,304 TotaL 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 Tabel Matrix kriteria sisa waktu proyek setelah normalisasi Jangka Waktu Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Flare 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Catalyst 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 Hose 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 0,070 Water 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 Crane 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Corrosite 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 TotaL 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 Tabel Matrix kriteria batas waktu subyek1 setelah normalisasi Lama masalah pada Proyek Tetra Flare Catalyst Hose Water Crane Corrosite Tetra 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Flare 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Catalyst 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 Hose 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 Water 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 0,209 Crane 0,023 0,023 0,023 0,023 0,023 0,023 0,023 Corrosite 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 0,116 TotaL 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000

24 Berdasarkan data-data hasil normalisasi diatas, nilai Eigenvektor Utama dapat dicari dengan merata-ratakan nilai baris data pada tiap-tiap elemen : 65 Contoh : Untuk Proyek Tetra, nilai kriteria harga proyeknya adalah : Proyek Tetra = (0, , , , , , , ,130 8 = 0, Hasil Pengolahan data Setelah data selesai dirata-ratakan, hasilnya kemudian dimasukkan kedalam data masing-masing proyek dan dijumlahkan sehingga didapatkan nilai Eigenvektor Utama sebagai berikut : Tabel Hasil pengolahan data Proyek Harga Sisa Batas AHP Tetra C.M. Flare Gas Catalyst Centre Hose Storage Water Treatmnt Crane (0, , ,209) / 3 = 0,549 (0, , ,209) / 3 = 0,462 (0, , ,116) / 3 = 0,230 (0, , ,116) / 3 = 0,230 (0, , ,209) / 3 = 0,717 (0, , ,023) / 3 = 0,276 Corrosite Plant (0, , ,116) / 3 = 0,537 TotaL 1,000 1,000 1,000 3,000 Jika data-data hasil pengolahan ditampilkan dalam bentuk grafik, maka akan terlihat prioritas proyek mana yang harus didahulukan dalam mencari masalah.

25 66 AHP 0,800 0,700 0,600 0,500 0,400 0,300 0,200 0,100 0,000 0,549 0,462 0,230 0,230 0,717 0,276 0,537 AHP Gambar 4.5. Diagram prioritas proyek berdasarkan AHP 4.6. Pengolahan Data dengan Database Database yang akan dibuat menggunakan software SQL Server dan Microsoft Access. Program SQL Server terpasang pada komputer server dan menjadi tempat penyimpanan untuk semua data dokumen, sementara program Microsoft Access menjadi program tatap muka (user-interface) untuk pengguna data. Database yang dibuat akan menampilkan data sesuai dengan kebutuhan pengguna. Data-data proyek yang dikumpulkan sebelumnya (input) kemudian dicatat dan disimpan dalam bentuk tabel. Pengolahan data atau formula yang digunakan untuk mendapatkan data yang diinginkan disimpan dalam bentuk query sedangkan untuk tampilan tatap muka dengan pengguna data (output) akan menggunakan form.

26 67 Gambar 4.6. Mekanisme Input dan Output pada Database Relasi antar Tabel pada Database Tabel berisi data-data input yang diisi oleh pengguna berdasarkan hasil pengumpulan data sebelumnya. Tabel ini diatur berdasarkan atributnya dan dihubungkan sebagai berikut: Gambar 4.7. Relasi antar Tabel Tabel Proyek Tabel Proyek adalah tabel yang mengatur atribut suatu proyek, tabel ini berisi data tiap proyek yang dikerjakan oleh Project Eng. Data pada tabel Proyek diisi setiap kali ada proyek masuk dan dihapus saat proyek telah selesai dikerjakan.

27 68 Keterangan : 1. Project_ID menandakan identitas dari proyek. ID ini merupakan penghubung dengan tabel-tabel yang lain. 2. Nama proyek, pemilik, tanggal mulai, durasi dan harga merupakan attribut proyek yang ada pada saat proyek dibuat. 3. Prior Harga merupakan suatu formula perhitungan yang mengacu pada prioritas yang sudah ditentukan. Tabel Subyek Keterangan : 1. Subject_ID menandakan identitas dari subyek. 2. Project_ID adalah penghubung antara tabel proyek dan tabel subyek 3. Nama Subyek dan PIC (Person In Charge) merupakan atribut subyek. Tabel Master Jenis Tabel Master Jenis adalah tabel yang mengatur jenis dari dokumen tersebut. Tabel ini dibuat dan dibatasi supaya bagian administrasi tidak akan menginput data lain selain data yang telah ditentukan sebelumnya. Jenis Dokumen ini kemudian diinput dengan data yaitu : Surat masuk, Surat Keluar, Transmittal, Memo dan Berita Acara. Tabel Master Disposisi Tabel Master Disposisi adalah tabel yang mengatur data instansi penerima dokumen. Tabel ini dibuat dan dibatasi supaya bagian administrasi tidak akan menginput data lain selain data yang telah ditentukan sebelumnya.

28 Penerima surat atau Disposisi ini kemudian diinput dengan data yaitu : Project Eng., Kontraktor dan Pusat. 69 Tabel Surat Tabel Surat adalah tabel yang mengatur atribut suatu dokumen. Data ini diisi oleh bagian administrasi setiap kali ada dokumen masuk dan keluar pada Project Eng., data ini memiliki atribut sebagai berikut : Keterangan : 1. Dokumen_ID menandakan identitas pada dokumen. 2. Subject_ID adalah penghubung antara tabel subyek dan tabel surat. 3. Kode surat, tanggal surat, jenis surat dan disposisi adalah atribut dokumen. 4. Jenis Dokumen dipilih berdasarkan opsi pada Tabel Master Jenis 5. Disposisi dipilih berdasarkan opsi pada Tabel Master Disposisi 6. Tanggal Dokumen merupakan tanggal sesuai isi pada dokumen Penggunaan Query untuk kalkulasi data berdasarkan isi tabel Seperti telah dijelaskan sebelumnya, query adalah suatu tools dalam Ms. Access yang berfungsi untuk memanipulasi data dalam tabel. Query menghubungkan tabel-tabel yang memiliki relasi dan membuat tabel sementara yang berisi hasil perhitungan data berdasarkan isi dalam tabel dengan mengisi formula. Misalnya untuk kalkulasi sisa waktu proyek, formulanya adalah sebagai berikut :

29 70 Gambar 4.8. Contoh cara kalkulasi data dalam Query Ms. Access Pada query ini, data-data pada tabel yang dibutuhkan dalam perhitungan sisa waktu dimasukkan kedalam query, yaitu nama proyek, tanggal mulai proyek dan durasi proyek yang sudah ditentukan sebelumnya. Lalu pada query dibuatlah temporari data berisi formula yang dibutuhkan untuk menghitung sisa waktu proyek berdasarkan tanggal waktu saat ini, yaitu : Beres Proyek : Beres Proyek: DateAdd("m";[Durasi];[Tanggal_Mulai]), Formula ini menghitung data tanggal kapan proyek selesai (dalam hitungan bulan), dan dilanjutkan dengan, Sisa Waktu Proyek : Sisa waktu Proyek : DateDiff("m";Now();[Beres Proyek]) Formula ini menghitung selisih tanggal antar tanggal beres proyek dan tanggal saat ini dalam hitungan bulan. Hasil dari perhitungan dapat dilihat sebagai berikut :

30 71 Gambar 4.9. Contoh hasil kalkulasi data dalam Query Ms. Access Form sebagai tampilan tatap muka dengan pengguna Untuk pengguna (user) pengambil keputusan, maka data yang akan ditampilkan adalah data yang menampung informasi proyek aktif, informasi subyek aktif, pembuatan proyek baru dan grafik AHP sebagai pilihan alternatif bagi user dalam mengambil keputusan atas subyek atau proyek mana yang harus didahulukan. Gambar Tampilan tatap muka untuk pengguna pengambil keputusan

31 Sedangkan untuk petugas administrasi data, maka tampilan yang dibuat adalah sebagai berikut : Gambar Tampilan tatap muka untuk data administrator 72