STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Biro Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian (BAUPKK) UNIVERSITAS ISKANDARMUDA BANDA ACEH SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL 2016

2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 7 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

3 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 7 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

4 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 7 1. TUJUAN SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai 1.1 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung perkuliahan; 1.2 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung pekuliahan; 1.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung perkuliahan. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan gedung perkuliahan; 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan gedung perkuliahan; 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung perkuliahan. 3. DEFINISI 3.1 Bangunan Gedung diartikan sebagai bangunan gedung perkuliahan Fakultas di lingkungan Universitas Iskandarmuda; 3.2 Penggunaan ialah sebagian fasilitas Umum yang dapat digunakan secara khusus dan untuk pelaksanaan kegiatan pengguna; 3.3 Pemeliharaan adalah tanggung jawab dalam perawatan, penjagaan kebersihan dan keindahan; 3.4 Penggunaan adalah tanggung jawab dalam kerusakan, kehilangan, kebakaran dan bencana; 3.5 Sarana Umum adalah sebagai bagian dari gedung yang dapat digunakan secara bersama oleh seluruh pengguna gedung; 3.6 Pengelola adalah satuan unit kerja yang ditunjuk oleh Pimpinan Universitas Iskandarmuda selaku Pemilik Gedung; 3.7 Pemilik gedung diartikan Rektor Universitas Iskandarmuda; 3.8 Pengguna adalah satuan unit kerja, di lingkungan Universitas Iskandarmuda yaitu Fakultas; 3.9 Iuran Pengelolaan adalah semua biaya yang dibayar pengguna untuk biaya pengelolaan gedung; 3.10 Biaya pemanfaatan adalah biaya penyediaan tenaga listrik, telephone, Internet, dan petugas kebersihan; 3.11 Unit gedung adalah terdiri dari ruangan lantai gedung dan halaman. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR PERSYARATAN PENGGUNA GEDUNG: 4

5 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 7 Untuk mempergunakan gedung perkuliahan ini diperlukan peraturan sebagai berikut: 5.1 Pernyataan: a. Pernyataan diperlukan untuk menjelaskan kedudukan PIHAK PERTAMA sebagai pengelola dalam hal ini kepala Biro BAUPKK Cq Kabag Umum; b. Pernyataan diperlukan dari Rektor Unida yang berwenang untuk bertindak atas nama Pemilik Gedung Universitas Iskandarmuda c. Pernyataan diperlukan oleh pengguna sebagai PIHAK KEDUA sebagai Pengguna/Penyewa Gedung; d. Lembar disposisi untuk setiap bagian 5.2 Pemberitahuan Mengenai Peraturan Tata Tertib Salinan peraturan ini akan disampaikan kepada Pemilik dan pengguna gedung dan sebagai pengumuman agar dapat diketahui oleh khalayak; 5.3 Ketaatan Terhadap Peraturan Tata Tertib Hak dan Kewajiban dalam peraturan ini harus ditaati oleh Pemilik, Pengelola dan Pengguna; 5.4 Pemindahtanganan Hak Pengguna tidak dibenarkan memindahtangankan hak kepada pengguna lain tanpa seizin pengelola 5.5 Ketenangan a. Penguna wajib menjaga ketenangan dan tidak dibenarkan mengadakan acara yang membuat suara bising yang menimbulkan gangguan kepada pihak lain; b. Pengguna yang akan menggunakan sampai dengan Pukul wajib melaporkan kepada pengelola. 6. PERPARKIRAN: 6.1 Lokasi dan tata tertib perparkiran kendaraan diatur oleh petugas parkir dibawah kordinasi Kabag Umum; 6.2 Pengguna tidak dibenarkan memarkir kendaraan ditempat yang tidak diperuntukkan untuk hal tersebut. 6.3 Setiap kendaraan berhak memasuki area parkir dengan menggunakan identitas. Bagi pengguna kendaraan sepeda motor wajib membawa STNK Asli. 7. GANGGUAN TERHADAP SARANA UMUM: 7.1 Pengguna dilarang menggangu/merusak fasilitas/area umum di dalam dan diluar gedung, seperti taman, loby tangga dll; 7.2 Pengguna dilarang merubah bentuk, mengecat yang mengakibatkan kerusakan bangunan kecuali dengan izin pengelola; 7.3 Pengguna dilarang mengubah dan merusak alat-alat bangunan seperti tangga, jaringan listrik, telepon, internet kecuali dengan izin pengelola. 8. BAHAN BERBAHAYA: 8.1 Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang dapat mengakibatkan 5

6 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 7 ledakan; 8.2 Bahan-bahan berbahaya yang dipergunakan untuk kepentingan praktek harus diketahui oleh Pendidik pembimbing praktek atau laboran. 9. PERUBAHAN TATA TERTIB: 9.1 Peraturan tata tertib ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya; 9.2 Peraturan tata tertib ini dapat diperbaharui dan disempurnakan sesuai dengan perubahan kebijakan Universitas, atau apabila ada usulan penyempurnaan pemilik, pengelola maupun pengguna. 10. FASILITAS GEDUNG: 10.1 Jaringan dan daya listrik; 10.2 Jaringan dan perangkat telephon; 10.3 Jaringan dan perangkat Internet; 10.4 Pendingin Ruangan/AC; 10.5 Air, dan Tangga 11. PROSEDUR PERSYARATAN PEMELIHARAAN GEDUNG: 11.1 Kebersihan Gedung a. Pengelola melakukan usaha-usaha dalam upaya membuat gedung tetap bersih indah dan nyaman; b. Pengelola menunjuk koordinator dan petugas kebersihan guna melakukan pemeliharaan kebersihan-keindahan dan kenyamanan dengan ditetapkannya tugas-tugas yang jelas; c. Para pengguna memberikan izin kepada petugas kebersihan untuk masuk ke dalam ruangan guna melakukan tugasnya. d. Pengguna harus menyediakan/mengumpulkan sampah pada tempat yang telah di sediakan e. Pengelola akan mengangkut sampah yang dihasilkan dari pengguna dan akan dibuang ke TPS yang ditentukan; 12. KERUSAKAN: 12.1 Pengguna harus memberitahukan secepatnya kepada pengelola bila terjadi kerusakan gedung maupun instalasi peralatan yang ada dalam gedung; 12.2 Pengelola akan mengupayakan secepatnya perbaikan yang telah dilaporkan/diberitahukan; 12.3 Kerusakan kecil yang dapat ditangani oleh petugas pemeliharaan/petugas mekanik akan ditangani sendiri /petugas dari dalam; 12.4 Kerusakan besar yang tidak dapat ditangani oleh petugas sendiri akan memanggil pemborong/tenaga ahli dari luar; 12.5 Kerusakan yang disebabkan karena masa pakai akan ditanggung oleh pemilik 6

7 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 7 gedung; 12.6 Kerusakan yang disebabkan karena kelalaian pengguna akan dibebankan kepada pengguna. 13. BIAYA PEMELIHARAAN: 13.1 Biaya pemeliharaan gedung akan dibebankan kepada pengguna yang besarnya telah ditentukan berdasarkan ketetapan yang telah ditentukan pemilik; 13.2 Pembayaran biaya pengelolaan dilakukan setiap Semester. 14. PROSEDUR DAN PERSYARATAN PENGAMANAN GEDUNG: 14.1 UMUM a. Tanda bahaya kebakaran dan prosedur penanganan darurat dirancang sedemikian rupa untuk mengantisipasi situasi seperti kebakaran dan evakuasi korban; b. Pengelola telah melatih petugas dalam mengatasi kebakaran dan Penanganan keadaan darurat serta berkordinasi dengan dinas kebakaran; c. Semua pengguna wajib mengetahui mengenal prosedur penanganan keadaan darurat kebakaran secara baik; d. Pengguna wajib melaporkan segala bentuk pencurian/kehilangan atau pengrusakan gedung dan peralatannya kepada pengelola; 14.2 Keadaan Bahaya a. Dalam keadaan bahaya kebakaran, diharapkan pengguna untuk melakukan hal-hal sbb: - Mematikan seluruh kran air; - Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; - Mengosongkan gedung melalui tangga darurat ke lantai dasar; - Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya; Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran bila salah satu teman satu lantai tidak ada; - Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya sampai ada pemberitahuan keadaan aman; - Tetap tenang dan tidak panik. b. Tanda bahaya Tanda bahaya terjadinya kebakaran gedung adalah tanda STANDARD berupa bunyi sirine; c. Pengelola akan memberi pengumuman apabila terjadi kebakaran disampai meminta bantuan kepada dinas kebakaran. 15. ALUR KERJA: 7

8 Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 7 dari 7 Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pemilik Gedung Pengguna gedung waktu Output Pernyataan tentang pemilik dan pengguna gedung Pemilik dan pengguna gedung memberikan peraturan tata tertib kepada khalayak Pemilik, pengelola dan pengguna mentaati peraturan Pemindahtanganan hak pengguna harus seijin pengelola Penguna wajib menjaga ketenangan dan tidak dibenarkan mengadakan acara yang membuat suara bising yang menimbulkan gangguan kepada pihak lain; Pengguna yang akan menggunakan sampai dengan Pukul wajib melaporkan kepada pengelola. 16. DISTRIBUSI: 16.1 Satuan unit Kerja Fakultas; 16.2 Satuan unit Kerja Prodi; 16.3 Satuan unit Kerja Pendidik 16.4 Satuan unit Kerja Mahasiswa 16.5 Satuan unit Kerja Tenaga Kependidikan 16.6 Pengguna yang mempunyai ikatan kerja sama dengan Universitas 8

9 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 8 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

10 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 8 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

11 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 8 1. TUJUAN 1.1 Untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung; 1.2 Untuk memberikan penjelasan prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung; 1.3 Untuk memberikan penjelasan prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pengamanan gedung. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan gedung 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan gedung 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung 3. DEFINISI 3.1 Gedung Rektorat adalah gedung yang dipakai sebagai Kantor Pusat kegiatan Administrasi, baik administrasi akademik maupun non akademik Universitas Iskandarmuda 3.2 Bangunan atau gedung diartikan sebagai Gedung Rektorat Universitas Iskandarmuda 3.3 Pengelola adalah satuan unit kerja yang ditunjuk oleh Pimpinan Universitas Iskandarmuda selaku Pemilik Gedung dalam hal ini Kepala Biro AUPPK dan Kepala Bagian Umum. 3.4 Sarana umum diartikan sebagai bagian dari gedung atau areal yang dapat digunakan secara bersama oleh seluruh pengguna gedung. 3.5 Pemilik diartikan sebagai pemilik Gedung yaitu Rektor Unida. 3.6 Pengguna satuan unit kerja di lingkungan Unida yang menggunakan sebagian gedung dan area. 3.7 Kedaruratan ialah situasi yang dianggap sebagai keadaan darurat seperti gempa bumi, kebakaran, banjir atau yang lainnya. 3.8 Unit Gedung ialah suatu ruangan/lantai gedung/area gedung yang digunakan oleh unit kerja.penggunaan adalah tanggung jawab dalam kerusakan, kehilangan, kebakaran dan bencana; 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR PERSYARATAN PENGGUNA GEDUNG: Untuk mempergunakan gedung ini diperlukan peraturan sebagai berikut: 11

12 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Pernyataan: a. Pernyataan diperlukan untuk menjelaskan kedudukan PIHAK PERTAMA sebagai pengelola dalam hal ini kepala Biro BAUPKK Cq Kabag Umum; b. Pernyataan diperlukan dari Rektor Unida yang berwenang untuk bertindak atas nama Pemilik Gedung Universitas Iskandarmuda c. Pernyataan diperlukan oleh pengguna 5.2 Pemberitahuan Mengenai Peraturan Tata Tertib Salinan dari peraturan ini disampaikan kepada Pemilik dan pengguna gedung dan sebagai pengumuman agar dapat diketahui oleh khalayak; 5.3 Ketaatan Terhadap Peraturan Tata Tertib Tugas dan Kewajiban dalam peraturan ini harus ditaati oleh Pemilik, Pengelola dan Pengguna; 5.4 Ketenangan a. Pengguna tidak boleh membuat kegaduhan di area milik/saran umum bersama di dalam maupun di luar gedung sehingga maupun bersama di dalam maupun diluar gedung sehingga dapat mengganggu kenyamanan pengguna yang lain; b. Pengguna dilarang mengadakan atau mengizinkan suatu pertemuan di dalam gedung yang dapat menimbulkan kegaduhan yang akan mengganggu ketenangan dari pengguna lain; 5.5 Parkir Kendaraan a. Lokasi dan tata tertib perparkiran kendaraan diatur oleh petugas parkir dibawah kordinasi Kabag Umum; b. Pengguna tidak dibenarkan memarkir kendaraan ditempat yang tidak diperuntukkan untuk hal tersebut. 5.6 Gangguan Terhadap Sarana Umum a. Pengguna dilarang menggangu/merusak fasilitas/area umum di dalam dan diluar gedung, seperti taman, loby tangga dll; b. Pengguna dilarang merubah bentuk, mengecat yang mengakibatkan kerusakan bangunan kecuali dengan izin pengelola; c. Pengguna dilarang mengubah dan merusak alat-alat bangunan seperti tangga, jaringan listrik, telepon, internet dsb. 5.7 Bahan Berbahaya a. Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang dapat mengakibatkan ledakan; b. Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang mudah terbakar. 5.8 Perubahan Struktur dan Desain a. Perubahan struktural dan ragam bentuk terhadap bagian dalam dari suatu unit pengguna harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari pengelola; b. Pengelola berhak mendapatkan rencana dan spesifikasi perubahan agar mempermudah untuk mendapatkan persetujuan; c. Bila pengguna mengusulkan adanya perubahan bentuk maupun struktur bangunan dalam maupun luar, maka pengguna diminta memberikan usulan secara tertulis dan disertai spesifikasi tekis usulan tersebut; d. Pengelola akan membicarakan usulan tersebut dengan pemilik dan konsultan perencana pembangunan gedung; 12

13 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 8 e. Keputusan pengelola, pemilik dan konsultan perencana untuk menyetujui atau menolak usulan rencana dan spesifikasi adalah mutlak; f. Semua biaya yang berkaitan dengan prosedur yang digariskan diatas atau biaya perubahan ruangan menjadi beban pengguna yang akan membuat perubahan tersebut. 6. PERUBAHAN TATA TERTIB: 6.1 Peraturan tata tertib ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya; 6.2 Peraturan tata tertib ini dapat diperbaharui dan disempurnakan sesuai dengan perubahan kebijakan Universitas, atau apabila ada usulan penyempurnaan pemilik, pengelola maupun pengguna. 7 FASILITAS GEDUNG: 7.1 Telepon a. Pengelola memberikan akses telepon kepada setiap pengguna; b. Penambahan saluran telephon tambahan diperbolehkan namun harus seizin pemeilik dan pengelola; c. Pengelola berhak untuk menarik dan memasang kabel-kabel telepon diseluruh area gedung 7.2 Listrik a. Gedung rektorat difasilitasi jaringan dan Arus Listrik b. Penggunaan listrik harus dijaga dan diawasi pemakainya agar tidak melebihi kapasitas yang tersedia; c. Kebutuhan listrik untuk sarana dan pelayanan umum menjadi tanggung jawab pengelola; d. Pengguna dapat mengajukan penambahan daya kepada pengelola gedung yang akan diteruskan kepada pihak PLN. 7.3 Pendingin Ruangan/AC; a. Setiap Ruangan yang digunakan sebagai perkantoran disediakan mesin pendingin/ac b. AC dinyalakan setiap ruangan dipergunakan pada jam kantor c. Pengguna mematikan AC jika ruangan sudah tidak dipergunakan; d. Perawatan AC akan dilakukan oleh pengelola. 7.4 Air a. Air akan dialirkan ke semua unit gedung yang telah dialokasikan untuk kepentingan toilet, dapur dll; b. Pengguna dapat menggunakan air sesuai dengan kebutuhan dengan operasi penggunaan; c. Penggunaan air diupayakan seefisien mungkin 7.5 Jaringan Internet Kabel dan Nir Kabel (wireless) a. Jaringan internet kabel disalurkan ke seluruh ruangan yang memiliki line telepon b. Jaringan internet nir kabel dapat diakses di lingkungan gedung Rektorat 13

14 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 8 dengan menggunakan komputer laptop c. Penggunaan internet adalah untuk keperluan kelancaran pekerjaan masingmasing unit kerja. 8 PROSEDUR PERSYARATAN PEMELIHARAAN GEDUNG: Pengelola dalam rangka perneliharaan gedung akan melakukan pemeriksaan setiap hari terhadap seluruh seluruh fasilitas gedung, Pengguna dan pengelola bersama-sama fasilitas gedung. 8.1 Kebersihan Gedung a. Pengelola melakukan usaha-usaha dalam upaya membuat gedung tetap bersih indah dan nyaman untuk digunakan; b. Pengguna gedung harus memeperbolehkan petugas kebersihan untuk masuk kedalam unit kerjanya dalam melakukan kebersihan; c. Pengguna menjaga dan memperingati kepada para tamu atau staf untuk tidak membuang sampah sembarangan terutama melalui jendela dan merokok dalam ruangan ber-ac; d. Kerusakan atau biaya membersihkan yang diakibatkan adanya pelanggaran/kegaiatan khusus dibebankan kepada pengguna; 8.2 Pengumpulan Sampah a. Pengguna wajib mengumpulkan sampah pada tempat yang telah disediakan; b. Petugas kebersihan akan mengangkut sampah yang telah dikumpulkan oleh pengguna ket TPS; c. Apabaila pengguna akan menyelenggarakan suatu kegiatan yang akan menimbulkan penambahan penumpukan sampah pengguna wajib melaporkan kepada pengelola 8.3 Kerusakan a. Pengguna melaporkan secepatnya kepada pengelola apabila ada kerusakan misalnya tentang listrik, telepon, jaringan internet, AC dan gangguan lain yang berkaitan dengan instalasi dan bangunan. b. Pengelola akan memeriksa dan menindak lanjuti dengan pemeriksaan awal dan merencanakan untuk perbaikannya. c. Kerusakan kecil akan di tangani oleh tehnisi dan pengelola pemeliharaan dari dalam sendiri dan bila tidak dapat ditangani maka akan memanggil kontraktor luar. 8.4 Tanggung Jawab Atas Kerusakan a. Kerusakan yang diakibatkan karena batas teknis peralatan akan diperbaiki dan diganti oleh pengelola; b. Perbaikan kerusakan yang unit gedung atau fasilitas lainnya akibat dari kelalaian pengguna akan dibebankan kepada pengguna. c. Kerusakan Struktur karena masa pakai akan dibebankan kepada Pemilik; 8.5 Perubahan Bentuk a. Untuk pelaksanaan kegiatannya, Pengguna diperbolehkan mengatur dan menata unit gedung yang dipergunakan; b. Perubahan tersebut harus memperhatikan berbagai hal seperti kegunaan, 14

15 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 7 dari 8 pengamanan dan hal lainnya; c. Adanya perubahan harus seizin pengelola; d. Pengelola akan membicarakan biaya kepada pengguna dan pemilik dalam suatu pertemuan; 8.6 Biaya pengelolaan gedung akan dibebankan kepada pengguna yang besarnya telah ditentukan berdasarkan besar atau luasnya ruangan yang akan digunakan; 8.7 Pembayaran biaya pengelolaan dilakukan setiap Semester. 9 PROSEDUR DAN PERSYARATAN PENGAMANAN GEDUNG: Pengelola akan selalu berusaha untuk menjaga keamanan gedung dengan cara melakukan tindakan preventif agar tidak akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan juga mengambil langkah-langkah apabila terjadi kebakaran atau bencana lain Tanda Bahaya Kebakaran dan Prosedur tetap Penanganan Keadaan Darurat 9.1 UMUM a. Tanda bahaya kebakaran dan prosedur penanganan darurat dirancang sedemikian rupa untuk mengantisipasi situasi seperti kebakaran dan evakuasi korban; b. Pengelola telah melatih petugas dalam mengatasi kebakaran dan Penanganan keadaan darurat serta berkordinasi dengan dinas kebakaran; c. Semua pengguna wajib mengetahui mengenal prosedur penanganan keadaan darurat kebakaran secara baik; d. Pengguna wajib melaporkan segala bentuk pencurian/kehilangan atau pengrusakan gedung dan peralatannya kepada pengelola; 9.2 Keadaan Bahaya Dalam keadaan bahaya kebakaran, diharapkan pengguna untuk melakukan halhal sbb: a. Mematikan seluruh kran air; b. Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; c. Mengosongkan gedung melalui tangga darurat ke lantai dasar; d. Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya; e. Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran bila salah satu teman satu lantai tidak ada; f. Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya sampai ada pemberitahuan keadaan aman; g. Tetap tenang dan tidak panik. 9.3 Tanda bahaya a. Tanda bahaya terjadinya kebakaran gedung adalah tanda STANDARD berupa bunyi sirine; b. Pengelola akan memberi pengumuman apabila terjadi kebakaran disampai meminta bantuan kepada dinas kebakaran. 10 ALUR KERJA: 15

16 Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 8 dari 8 Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pengelola Pengguna gedung waktu Output Pernyataan tentang pengelola dan pengguna gedung Pemberitahuan mengenai peraturan/ tata tertib Mematuhi tata tertib Pernyataan Tata tertib 4 Menjaga ketenangan 5 Menggunakan gedung sesuai dengan peruntukannya 11 DISTRIBUSI: Unit kerja meliputi; Rektor, Pembantu Rektor, Kepala Biro, Kepala Bagian terdiri dari: Kepala Bagian Akademik, Kepala bagian Keuangan dan Akutansi, Kepala bagian Perencanaan, Kepala bagian Organisasi dan Kepegawaian, Kepala bagian Umum dan kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. 16

17 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 6 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

18 Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 6 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

19 Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 6 1. TUJUAN SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai: 1.1 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung Auditorium 1.2 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung Auditorium 1.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung Auditorium. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan auditorium 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan auditorium 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan auditorium 3. DEFINISI 3.1 Gedung Auditorium adalah bangunan yang digunakan sebagai pusat aktivitas mahasiswa dan sivitas akademik Universitas Iskandarmuda terutama kegiatankegiatan akademik maupun non akademik; 3.2 Rektor adalah Rektor Universitas Iskandarmuda yang bertindak sebagai Pemilik; 3.3 Biro AAKK adalah Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan, dan Kerjasama yang bertindak sebagai pendukung fasilitas administrasi dan akademik gedung Auditorium; 3.4 Biro AUPKK Adalah Biro Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian yang bertindak mengawasi dalam hal Pemeliharaan gedung Auditorium; 3.5 Kepala Bagian Umum adalah kepala bagian yang bertugas melaksanakan Pemeliharaan gedung Auditorium; 3.6 Unit Pengelola Gedung Auditorium adalah unit yang mengawasi kegiatan penggunaan Auditorium. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR PERSYARATAN PENGGUNA GEDUNG: 5.1 Pengguna Auditorium adalah mahasiswa Universitas Iskandarmuda yang masih aktif dan terdaftar; 5.2 Pengguna yang bukan mahasiswa Universitas Iskandarmuda adalah yang sudah mempunyai kesepakatan kerja sama; 5.3 Pengguna mengajukan permohonan kepada pihak pengelola/pemilik (Rektor) Cq. Kabag. UMUM; 5.4 Pengguna Wajib mematuhi tata tertib yang ditetapkan 19

20 Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Pengelola mengatur tempat dan waktu yang diminta pengguna; 5.6 Pengguna memahami persyaratan yang dikeluarkan oleh pengelola; 5.7 Pengguna mendapatkan surat persetujuan penggunaan; 6. PROSEDUR PEMELIHARAAN 6.1 Unit Pengelola mengajukan usulan perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPKK; 6.2 Kepala Biro AUPKK mendisposisikan kepada Kabag. Umum Untuk melakukan analisa perbaikan/perawatan; 6.3 Kabag. Umum mengajukan perencanaan biaya perbaikan/perawatan kepada Biro AUPKK untuk memeriksa perencanaan biaya perbaikan/perawatan; 6.4 Kabag. Umum mengajukan pencairan biaya yang telah disetujui oleh Kepala Biro AUPKK 6.5 Kabag. Umum melakukan perbaikan/ perawatan atas persetujuan perencanaan tersebut di atas; 6.6 Pelaksanaan perbaikan. 7. PROSEDUR PENGAMANAN 7.1 Pengamanan Kegiatan a. Pengguna mengajukan permohonan pengamanan kegiatan b. Pengguna gedung mengusulkan pengamanan kegiatan kepada Kabag. Umum agar kegiatan yang dilakukan oleh pengguna terlaksana dengan kondusif; c. Kabag. Umum mendisposisikan usulan pengguna agar suatu kegiatan yang diselenggarakan pengguna dapat dijaga keamanannya; d. Pasukan Keamanan akan dikerahkan sesuai dengan kebutuhan suatu kegiatan; e. Kegiatan yang bersifat tidak mengundang masa pengamanan cukup dengan Patroli biasa. f. Kegiatan yang bersifat mengundang masa secara Umum perlu pengamanan yang dibantu dari Kepolisian atau Koramil 7.2 Pengamanan Gedung dari Bencana Kebakaran atau Gempa Dalam keadaan bahaya kebakaran/gempa, diharapkan pengguna untuk melakukan hal-hal sbb: a. Mematikan seluruh kran air; b. Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; c. Mengosongkan gedung; d. Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya; e. Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran; f. Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya; g. Tetap tenang dan tidak panik. Apabila terjadi kebakaran Pengelola akan memberi pengumuman bahwa gedung dapat dipakai kembali atau tidak. 20

21 Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 6 8. ALUR KERJA: Alur Kerja dapat dilihat sebagai berikut: 8.1 Flowchart penggunaan gedung Auditorium Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Mengajukan permohonan dengan surat resmi 1 (ditandatangani pengurus lembaga) kpd Rektor cq. Kabag. Umum Mendisposisi kepada Kasubag. 2 Rumah Tangga Mengecek kegiatan yg diajukan dengan kegiatan 3 yang sdh terjadwal sebelumnya. 4 Terbitkan surat penolakan Memberikan persetujuan & 5 menyusun jadwal Ybs mengecek & memastikan 6 pada H-1 penggunaan gedung kpd Kasubag.Rumah Tangga 7 Pelaksanaan kegiatan Penguna Kasubbag TU ditolak Kasubbag RT diterima Syarat/ perleng kapan wakt u Output Surat permohonan Disposisi Surat pemberitahuan Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Mengajukan usulan perbaikan / 1 perawatan kepada Kepala Biro AUPKK Melakukan analisa perbaikan / 2 perawatan; Mengajukan perencanaan biaya 3 perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPKK Mengajukan pencairan biaya 4 yang telah disetujui oleh Kepala Biro AUPKK Melakukan perbaikan/ 5 perawatan atas persetujuan Kepala Biro AUPKK 6 Pelaksanaan Perbaikan Penguna Kasubbag TU Kasubbag RT Syarat/ perleng kapan waktu Output Surat permohonan Disposisi Proposal (rincian biaya) Surat permohonan pencairan 21

22 Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 6 9. DISTRIBUSI: 9.1 Civitas Akademika Unida 9.2 Biro AAKK 9.3 Biro AUPKK 9.4 Kepala Bagian (Kabag.) Umum 9.5 Mahasiswa 22

23 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pemakaian Masjid UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

24 Prosedur Pemakaian Masjid No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

25 Prosedur Pemakaian Masjid No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN 1.1. Untuk memberikan penjelasan tentang tata-cara penggunaan ruangan masjid kampus Unida 1.2. Sebagai pedoman bagi masyarakat kampus dalam memanfaatkan dan menggunakan fasilitas dalam kegiatan peribadatan dan kegiatan mahasiswa. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Penggunaan masjid untuk beribadah oleh masyarakat kampus 2.2 Pemanfaatan masjid untuk kegiatan mahasiswa. 3. DEFINISI 3.1 Masjid adalah tempat melaksanakan kegiatani peribadatan dan fungsi yang melekat pada dirinya. 3.2 Masjid Kampus Universitas Iskandarmuda dinamakan Masjid Kampus Unida 3.3 Penggunaan untuk beribadah oleh masyarakat kampus adalah kegiatan melaksanakan ibadah shalat lima waktu dan shalat Jum'at. 3.4 Pemanfaatan untuk kegiatan mahasiswa adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh mahasiswa. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR 5.1 Untuk Pemanfaatan Peribadatan Shalat a. Pengurus Masjid mempersiapkan segala hal yang terkait dengan peribadatan shalat, termasuk peraturan-peraturan yang harus diikuti oleh jama ah. b. Jika telah masuk waktu shalat, masyarakat kampus dapat memanfaatkan ruangan Masjid untuk beribadah shalat. c. Jika ada aktivitas para mahasiswa di luar peribadatan shalat di dalam masjid, Pengurus meminta mereka menghentikan atau menundanya untuk bersegera menundakan shalat. 5.2 Untuk Pemanfaatan Shalat Jum'at a. Pengurus Masjid membuat jadwal bagi petugas khatib dan imam selama setahun ke depan, dari Januari sampai Desember setiap tahunnya. b. Dua hari sebelum pelaksanaan shalat Jum'at, Pengurus mengkomfirmasi kesiapan petugas khatib dan imam. c. Jika petugas tersebut ada halangan, Pengurus segera mencari penggantinya yang telah disiapkan sebagai cadangan. Jika tidak bisa juga, Pengurus sendiri yang mengambil alih tugas tersebut. 25

26 Prosedur Pemakaian Masjid No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 d. Sebelum masuk waktu shalat Jum'at, salah seorang pengurus masjid membacakan ayat-ayat al-quran sekitar 15 menit dengan pengeras suara. e. 5 menit menjelang khatib naik mimbar, Pengurus memberikan pengumuman tentang petugas shalat Jum'at dan menghimbau kepada para hadirin untuk mengisi shaf/barisan depan terlebih dahulu, serta meminta mematikan / mendiamkan hand phone mereka. f. Setelah semuanya siap, maka pelaksanaan shalat Jum'at dimulai. 5.3 Untuk Pemanfaatan Perkuliahan a. Pendidik yang hendak menggunakan masjid sebagi tempat kuliah memberitahukan pengurus masjid b. Pendidik yang hendak menggunakan masjid sebagai tempat kuliah harus mengatur posisi yang terpisah antara mahasiswa dan mahasiswi c. Pendidik dan mahasiswa yang melakukan kegiatan perkuliahan wajib menjaga kebersihan dan ketertiban masjid d. Pemanfaatan masjid sebagai tempat perkuliahan dilakukan di luar waktu sholat 5.4 Untuk Pemanfaatan Kegiatan Mahasiswa a. Pihak peminjam/pengguna mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Pengurus Masjid Kampus. b. Surat Permohonan mencakup informasi tentang: 1. Waktu, 2.Durasi, 3. Jumlah peserta, 5. Kontak person dan Penanggungjawab. c. Pengurus mempertimbangkan dan memberikan izin memenuhi persyaratan. d. Saat masuk waktu shalat, mereka diminta menghentikan atau menunda acara untuk bersiap-siap melaksanakan peribadatatn shalat. e. Tidak diperkenankan merokok dalam ruangan masjid. f. Setelah pemanfaatan, ruangan ditinggalkan dalam kondisi bersih dan rapi seperti semula. g. Barang-barang yang tertinggal di dalam masjid, apabila setelah diumumkan secara tertulis selama dua (2) minggu dan disimpan selama setengah (1/2) tahun tidak diambil, maka is menjadi inventaris Masjid h. Apabila terdapat pelanggaran maka Pengurus Masjid Kampus akan memberikan teguran/peringatan dan memberikan sanksi, dan apabila tidak diindahkan maka akan menghentikan atau membubarkan acara. 6. ALUR KERJA: 26

27 Prosedur Pemakaian Masjid No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pengurus Masjid Imam dan Khatib Syarat/per lengkapan waktu Output Membuat jadwal bagi petugas khatib dan imam Dua hari sebelum pelaksanaan shalat Jum'at, mengkomfirmasi kesiapan petugas khatib dan imam. Jika petugas tersebut ada halangan, Pengurus segera mencari penggantinya yang telah disiapkan sebagai cadangan. Jika tidak bisa juga, Pengurus sendiri yang mengambil alih tugas tersebut. Memperdengarkan bacaan ayat- ayat al-quran sebelum masuk waktu shalat Jum'at Memberikan persetujuan & menyusun jadwal MengUmumkan tentang petugas shalat Jum'at dan menghimbau kepada para hadirin untuk mengisi shaf/barisan depan terlebih dahulu, serta meminta mematikan/ mendiamkan hand phone mereka. Pelaksanaan shalat Jum'at dimulai. Surat pemberitahuan tertulis dan telepon 7. DISTRIBUSI: 7.1 Masyarakat di lingkungan Kampus 7.2 Pengurus Masjid 7.3 Pendidik/Tenaga Kependidikan 7.4 Mahasiswa 27

28 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Perubahan Fungsi Gedung UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

29 Prosedur Perubahan Fungsi Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

30 Prosedur Perubahan Fungsi Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN 1.1 Untuk menjelaskan tata cara perubahan fungsi gedung/ruangan 1.2 Untuk menjelaskan prosedur perubahan fungsi gedung/ruangan 2. RUANG LINGKUP 2.1 Pihak-pihak yang terkait dengan perubahan fungsi gedung/ruangan 2.2 Prosedur pengusulan perubahan fungsi gedung/bangunan 3. DEFINISI 3.1 Perubahan fungsi bangunan atau ruangan adalah perubahan peruntukan/ kegunaan suatu ruangan atau gedung di lingkungan Universitas Iskandarmuda 3.2 Perubahan fungsi diakibatkan penambahan bangunan, renovasi, dan lain-lain 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR 5.1 Unit kerja mengusulkan perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor Universitas Iskandarmuda cq. Kepala Bagian Umum Universitas Iskandarmuda secara tertulis 5.2 Rektor, Kabag Umum dan unit kerja pengusul mengkaji usulan dengan melihat rencana induk pengembangan fisik Universitas Iskandarmuda 5.3 Rektor Universitas Iskandarmuda memberikan jawaban tertulis setelah mengkaji usulan perubahan gedung dengan Kabag Umum dan unit kerja pengusul perubahan fungsi 5.4 Jawaban dapat berupa persetujaun penuh, persetujuan dengan revisi atau penolakan usulan 5.5 Usulan perubahan fungsi gedung yang ditolak dapat diusulkan kembali setelah diadakan revisi 5.6 Setelah selesai pengerjaan konstruksi, unit kerja memberikan laporan tentang adanya perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor Universitas Iskandarmuda cq. Kepala Bagian perlengkapan dan Rumah Tangga Universitas Iskandarmuda secara tertulis 30

31 Prosedur Perubahan Fungsi Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 6. ALUR KERJA: Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas mengusulkan perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabiro AUPKK Unida Mengkaji usulan dengan melihat rencana induk pengembangan fisik Unida. memberikan jawaban tertulis setelah mengkaji usulan perubahan gedung Setelah selesai pengerjaan konstruksi, memberikan laporan tentang adanya perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabag Umum UNIDA Unit Kerja Kabag Umum Rektor Syarat/ perleng kapan waktu Output Surat permohonan RIP UNIDA Surat pemberitahu an/jawaban Laporan perubahan fungsi gedung 7. DISTRIBUSI: 7.1. Rektor 7.2. Kepala Biro 7.3. Kabag Umum 7.4. Unit Kerja terkait 31

32 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

33 Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah, MT., M.Si Drs. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

34 Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan agar proses pemeliharaan dan perawatan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup tahap mengajukan surat permohonan, mengecek lokasi dana, Disposisi Cek Lapangan, cel langan dan menyusun RAB, verifikasi RAB, memberikan persetujuan, dan melaksakan kegiatan 3. DEFINISI Pemeliharan dan perbaikan gedung dibatasi pada gedung-gedung yang menjadi tanggung jawab universitas, seperti Gedung Kantor Pusat, Perpustakaan dan Gedung Ruang Kuliah Bersama, sedang prasarana umum meliputi, pos satpam, jalan, trotoar, saluran air hujan, pagar dan lampu penerangan jalan. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 RAB 5.2 Surat Permohonan Perbaikan Gedung 5.3 Lembar disposisi untuk setiap bagian 6. PROSEDUR: 6.1 Pemohon dari unit kerja membuat surat permohonan yang ditujukan kepada Rektor; 6.2 Atas dasar deposisi Rektor, Direktorat Sarana Prasarana mengecek alokasi dana untuk memperbaiki atau memelihara gedung/prasarana umum yang diajukan 6.3 Apabila di alokasi dana tersedia, maka Direktur SP mengeluarkan disposisi untuk cek lapangan. Cek dan survey lapangan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait dengan jenis permohonan yang diajukan; 6.4 Sub bagian prasarana melakuakn cek lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB. 6.5 SAI melakukan verifikasi terhadap harga satuan bahan yang telah disusun (RAB); 6.6 Bagian keuangan memberikan persetujuan terhadap RAB hasil verifikasi; 6.7 Sub bagian prasarana melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara pengadaan penyedia jasa pemborongan. 34

35 Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. Flow Chart : Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung Perencanaan Unit Kerja Pemohon Bagian Prasarana DIR-DSP Rektor Satuan Audit Internal Bagian Keuangan Start Pengajuan Permohonan Perbaikann Gedung Mengecek Alokasi Dana Hasil Proses Rehab Ringan Rehab Sedang Rehab Berat Cek Lapangan dan Menyusun RAB Disposisi Cek Lapangan Verifikasi RAB Memberikan Persetujuan Melakskan Kegiatan Selesai 8. DISTRIBUSI: 8.1 Rektordan Wakil-wakil Rektor 8.2 Lembaga/Unit-unit yang ada di lingkungan UNIDA. 35

36 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pemeliharaan Kebersihan UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

37 Prosedur Pemeliharaan Kebersihan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

38 Prosedur Pemeliharaan Kebersihan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN 1.1 Untuk menjelaskan prosedur pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda 1.2 Untuk menjelaskan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus`universitas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda 2.2 Pihak-pihak yang bertanggungjawab atas pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus`universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI 3.1 Ruang Kantor adalah seluruh ruangan yang digunakan untuk kegiatan administrasi dan kegiatan lain di luar kegiatan perkuliahan 3.2 Ruang kuliah adalah seluruh ruangan yang digunakan untu kegiatan perkuliahan antara mahasiswa dan Pendidik 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. PROSEDUR 5.1 Kebersihan Gedung dan Ruangan a. Pemeliharaan kebersihan gedung dan ruangan adalah tanggungjawab Tenaga Kependidikan honorer Universitas Iskandarmuda b. Pemeliharaan gedung dan ruangan meliputi kebersihan bangunan, lantai, ruangan kantor, ruangan kuliah dan toilet c. Prosedur: - Petugas datang pagi hari pukul sebelum jam kantor untuk membuka semua gedung dan ruangan yang telah ditentukan petugas membersihkan ruangan dan gedung yang sudah ditentukan - Pada pukul setelah jam kantor selesai, petugas membersihkan kembali dan mengunci seluruh gedung dan ruangan 5.2 Kebersihan Lingkungan a. Pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda merupakan tanggungjawab rekanan yang ditunjuk b. Pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda meliputi taman, halaman, tempat parkir, selokan dan saluran air. 38

39 Prosedur Pemeliharaan Kebersihan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 6. ALUR KERJA: Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pengurus Masjid Syarat/perlengk apan waktu Output Membuka ruang kantor dan ruang kuliah Membersihkan ruangan sebelum jam kantor masuk Menyiapkan prasarana kerumahtanggaan. Membersihkan ruangan Mengunci seluruh ruang kantor dan ruang kuliah Ruang kantor dan kuliah terbuka Surat pemberitahuan tertulis dan telepon Ruang kantor dan kuliah bersih Ruangan terkunci 7. DISTRIBUSI: 7.1 Pengguna 7.2 Kabag Umum 7.3 Civitas Akademika Unida 39

40 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengamanan Kampus UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 3 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

41 Prosedur Pengamanan Kampus No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 3 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

42 Prosedur Pengamanan Kampus No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 3 1. TUJUAN 1.1 Untuk menjelaskan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas keamanan kampus 1.2 Untuk menjelaskan prosedur pengamanan kampus Universitas Iskandarmuda 2. RUANG LINGKUP 2.1 Pihak-pihak yang bertanggungjawab atas keamanan kampus 2.2 Prosedur pengamanan kampus Universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI Kampus Universitas Iskandarmuda adalah kompleks kampus Unida di Jalan kampus Unida, No. 15, Surien Banda Aceh 4. PENGGUNA 4.1 Kabag Umum Universitas Iskandarmuda 4.2 Petugas keamanan 5. PROSEDUR 5.1 Pengamanan kampus dilakukan dalam tiga shift (pembagian waktu kerja) dengan jumlah tenaga keamanan 5 orang 5.2 Posisi petugas keamanan: a. Gerbang kampus Unida b. Gedung rektorat c. Beberapa instalasi penting di Universitas Iskandarmuda Pada malam hari ( WIB), petugas keamanan melakukan pemeriksaan keliling kompleks kampus setiap jam 6. ALUR KERJA: Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Kepala Satpam Kabag Umum Syarat/per lengkapan waktu Output 1 2 Membuat pembagian kerja tugas pengamanan Melaksanakan tugas Jadwal tugas pengamanan 3 Melaksanakan laporan rutin kepada kepala Bagian UMUM 42

43 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Peminjaman Kendaraan Dinas UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

44 Prosedur Peminjaman Kendaraan Dinas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

45 Prosedur Peminjaman Kendaraan Dinas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN 1.1 Untuk menjelaskan hak dan kewajiban pemakai kendaraan dinas Universitas iskandarmuda 1.2 Untuk menjelaskan prosedur peminjaman kendaraan dinas Universitas Iskandarmuda 2 RUANG LINGKUP 2.1 Hak dan kewajiban pemakai kendaraan dinas Universitas Iskandarmuda 2.2 Prosedur peminjaman kendaraan dinas Universitas Iskandarmuda 3 DEFINISI 3.1 Kendaraan dinas adalah kendaraan milik Universitas Iskandarmuda berupa mobil atau bus yang bisa dimanfaatkan untuk keperluan internal ataupun perorangan 3.2 Internal adalah pemakaian oleh Pendidik, Tenaga Kependidikan atau mahasiswa Universitas Iskandarmuda untuk keperluan resmi atas nama Unida 3.3 Perorangan adalah pemakaian oleh Pendidik, Tenaga Kependidikan, mahasiswa Unida atau masyarakat Umum untuk keperluan pribadi 4 PENGGUNA 4.1 Pengguna 4.2 Ka.Biro 4.3 Kabag Umum 5 PROSEDUR 5.1 Pemakai mengajukan surat peminjaman ke Rektor Universitas Iskandarmudacq Kabag Umum 5.2 Kabag Umum memeriksa ketersediaan kendaraan dan kelaikannya 5.3 Memberikan peminjaman kendaraan sesuai dengan permintaan 5.4 Pemakai menggunakan kendaraan dan mengembalikannya setelah selesai 5.5 Pemakai internal diwajibkan membayar biaya sopir, kernet (bila kendaraan bus) dan BBM 5.6 Pemekai perorangan diwajibkan membayar biaya sopir, kernet (bila kendaraan bus), BBM dan biaya perbaikan bila terjadi kecelakaan atau kerusakan lainnya 45

46 Prosedur Peminjaman Kendaraan Dinas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 6 ALUR KERJA: Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pemakai Kabag Umum Syarat/per lengkapan waktu Output Mengajukan surat peminjaman ke Rektor UNIDA cq Kabag UMUM Memeriksa ketersediaan kendaraan dan kelaikannya Memberikan peminjaman kendaraan sesuai dengan permintaan Menggunakan kendaraan dan mengembalikannya setelah selesai Surat pemberitahua n tertulis 46

47 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Permintaan ATK UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

48 Prosedur Permintaan ATK No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

49 Prosedur Permintaan ATK No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan agar proses pemeliharan dan perawatan Gedung Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup tahap pengajuan surat permohonan sampai penerimaan barang 3. DEFINISI ATK adalah peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan administrasi maupun pengelolaan 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form permintaan barang 5.2 Lembar disposisi 5.3 Form inventaris barang 6. PROSEDUR: 1. Pengiriman surat ke unit kerja; kebuthan brang ATK/Inventaris pemprosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran 2. Perencanaan Pengajuan pengadaan baang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja 3. Inventarisasi Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari kerja 4. Kompilasi Pemilihan barang-barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari kerja 5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran Hasil kompilasi yang diusulkan membutuhkan waktu 10 hari kerja 6. Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan waktu 20 hari kerja 7. Verifikas anggaran Verifikasi RAB kebutuhan barang dalam Anggarnan Tahunan 49

50 Prosedur Permintaan ATK No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 8. Proses Pengadaan Proses Pengadaan dilakukan melalui mekanisme pelelangan terbagi per paketpaket kegiatan, dengan persatu kegiatan membutuhkan maksimal membutuhkan waktu 120 hari kerja 9. Penyerapan anggaran mlalui mekanisme proses pelelangan Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran 10. Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja Penerimaan dan Pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah penyedia barang/jasa mengirim barang. 7. Flow Chart : Prosedur Permintaan ATK ke bagian perlengkapan Pimpinan Unit Kerja Bagian Gudang Bagian Inventaris Rektor Bagian Anggaran Bagian Pengadaan Perencanaan sstart Pengiriman surat Perencanaan inventarisasi Kompilasi Proses Lapoan hasil kompilasi Evaluasi dan pemantrikan anggaran Verifikasi Anggaran Proses pengadaan Hasil Perencanaan 50

51 Prosedur Permintaan ATK No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengolaan barang inventaris

52 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

53 Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

54 Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Peminjaman barang inventaris Universitas Iskandarmudaberjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di Universitas Iskandarmuda dalam proses peminjaman barang inventaris 3. DEFINISI Barang inventaris adalah barang yang terdaftar di dalam daftar barang inventaris 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form peminjaman barang inventaris 5.2 Surat peminjaman barang inventaris 5.3 Surat keterangan peminjaman barang inventaris 6. PROSEDUR: 1. Unit kerja pemohon membuat surat permohonan pengajuan pinjaman yang ditujukan kepada Bagian Prasarana. 2. Bagian Prasarana melakukan kajian pengesahan permohonan pinjaman. 3. Apabila permohonan diterima, maka bagian prasarana menerbitkan form peminjamn yang harus diisi oleh unit pemohon. 4. Dilakukan pengecekan awal terhadap barang yang dipinjam. 5. Barang inventaris diserahkan kepada unit pemohon. 6. Setelah selesai digunakan, unit pemohon mengembalikan barang inventaris. 7. Bagian presarana melakukan pengecekan akhir. 8. Mengisi form pengembalian barang inventaris. 54

55 Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 7. FLOW CHART : Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris Unit Kerja Pemohon Bagian Prasarana DIR-DSP SAI Rencana Start Membuat surat permohonan pengajuan peminjaman Pegesahan permohonan peminjaman Ditolak/terima proses Pengisian Form peminjaman Menerbitkan Form peminjaman Penyerahan pinjaman dan pengecekan awal Pengembalian pinjaman dan pengecekan akhir Pengembalian pinjaman dan pengecekan akhir Hasil Pengisian Form pengembalian 55

56 Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris 56

57 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

58 Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

59 Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Proses pengadaan barang habis pakai di lingkungan kerja Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Unit aset dengan keterlibatan seluruh unit kerja dilingkungan Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI Barang habis dipakai adalah berbagai jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek (± 1 tahun). Misalnya : kertas, ballpoint, tinta, spidol, dan lain-lain. Waktu pengajuan pada awal RAB (Rencana Anggaran Belanja) tahunan. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form pengadaan barang habis pakai 5.2 Daftar inventaris 5.3 Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja mengajukan kebutuhan barang tahunan 2. Bagian Adminstrasi umum mengirimkan surat kepada pimpinan unit kerja dan bagian inventaris mengenai kebutuhan barang tahunan. 3. Bagian inventaris melakukan inventarisir kebutuhan berdasarkan permintaan barang dari bagian sarana dan prasarana. 4. Bagian inventaris melakukan kompilasi kebutuhan barang dari semua unit kerja. 5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat anggaran dengan pimpinan unit kerja. 6. Rektor menyutujui kompilasi kebutuhan barang 7. Bsgiam inventaris dengan bagian sarana prasarana melakukan evaluasi dan pematrikan kebutuhan barang 8. Bagian anggaran melakukan verifikasi RAB 9. Setelah anggaran diverifikasi, selanjutnya panitia pengadaan melakukan proses pengadaan melalui proses lelang. 59

60 Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Barang hasil pengadaan didistribusikan kepada unit kerja, bagian inventaris dan bagian sarana prasarana. 7. FLOW CHART : Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai Pimpinan Unit Kerja BAU Bagian Inventaris Rektor Bagian Anggaran Bagian Pengadaan Start Start Pengajuan Kebutuhan Barang Tahunan Pengiriman surat ke Unit Kerja Inventarisasi kebutuhan barang Kompilasi Kebutuhan Barang Kompilasi Kebutuhan Barang Prosees Hasil Kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat anggaran dengan pimpinan Unit Kerja Verifikasi RAB Proses Pengadaan Evaluasi dan pematrikan kebutuhan barang Penyerapan anggaran melalui proses pelelangan Hasil Penerimaan, Pendistribusian, barang ke unit kerja 60

61 Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris 61

62 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penerimaan Persedian Bahan Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

63 Prosedur Penerimaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

64 Prosedur Penerimaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Memastikan kegiatan penerimaan barang habis pakai di gudang, telah terindentifikasi, sesuai dengan pesanan pengguna, jumlah, spesifikasi barang, tersimpan dengan baik, dan dapat digunakan oleh unit kerja yang berkompeten terhadap data tersebut. 2. RUANG LINGKUP Penerimaan barang habis pakai di gudang meliputi, alat tulis kantor kebutuhan unit dan program studi, alat dan bahan kegiatan akademik program studi. 3. DEFINISI Barang habis dipakai adalah berbagai jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek (± 1 tahun). Misalnya : kertas, ballpoint, tinta, spidol, dan lain-lain. Waktu pengajuan pada awal RAB (Rencana Anggaran Belanja) tahunan. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form pengadaan barang habis pakai 5.2 Daftar inventaris barang 5.3 Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: 1. Panitia penerimaan barang menyerahkan berkas penerimaan barang kepada kepala bagian gudang. 2. Pelaksanaan gudang menyiapkan peralatan pendukung penerimaan barang. 3. Proses penerimaan barang yang diterima oleh pelaksana gudang. 4. Pemeriksaan barang yang diterima oleh pelaksana gudang. 5. Pembuatan laporan hasil pemeriksaan barang yang diterima. 6. Menandatangani hasil laporan serah-terima barang oleh pelaksana gudang dan panitia penerima barang. 7. Memverifikasikan laporan oleh kepala unit kerja. 8. Mengarsipkan berkas laporan oleh kepala unit kerja. 9. Packing 64

65 Prosedur Penerimaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. FLOW CHART : Panitia Pengadaan Barang Bagian Gudang Start Menyerahkan berkas penerimaan Peralatan pendukung penerimaan barang Proses penerimaan barang Pemeriksaan barang Laporan hasil pemeriksaan barang Tanda tangan serah terima barang Verifikasi laporan Penerimaan dan pengarsipan berkas laporan Packing 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris 65

66 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 6 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

67 Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 6 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

68 Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3dari 6 1. TUJUAN Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari unit kerja di lingkungan unit kerja kantor pusat UNIDA ke Direktorat Sarana dan Prasarana UNIDA. 2. RUANG LINGKUP Unit aset dengan keterlibatan seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI Barang habis dipakai adalah berbagai jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek (± 1 tahun). Misalnya : kertas, ballpoint, tinta, spidol, dan lain-lain. Waktu pengajuan pada awal RAB (Rencana Anggaran Belanja) tahunan. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form pengadaan barang habis pakai/perlengkapan 5.2 RAB 5.3 Daftar inventaris barang habis pakai 5.4 Lembar Disposisi untuk setiap bagian 6. PROSEDUR: 1. Unit kerja pemohon melakukan pengecekan mengenai kebutuhan barang habis pakai. 2. Unit kerja pemohon mengajuka permintaan barang habis pakai sesuai hasil pengacekan kepada bagian gudang. 3. Bagian gudang melakukan analisis kelayakan permintaan, jika layak maka bagian gudang akan mendisposisi permintaan barang kepada Bagian Administrasi Umum (BAUPKK). 4. Bagian sarana prasarana melakukan verifikasi/analisis terhadap permohonan. 5. Jika permohonana tersebut layak, maka akan mendisposisi kepada bagian gudang untuk mengeluarkan barang sesuai permintaan. 6. Bagian gudang menerima disposisi bagian dari sarana prasarana. Jika barang tersedia, maka bagian gudang akan membuat Daftar Order dan mengirimkan barang kepada unit pemohon. 68

69 Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 6 7. Dalam hal ketidaktersediaan barang, maka bagian gudang akan membuat RAB yang diteruskan kepadabagian sarana prasarana. 8. SAI melakukan verifikasi RAB. 9. Bagian keuangan melakukan persetujuan terhadap RAB yang telah diverifikasi oleh SAI. 10. Panitia pengadaan menerima disposisi dari bagian keuangan untuk mengadakan barang, yang selanjutnya dikirim kepda bagian gudang. 11. Setelah barang diterima, bagian gudang akan membuat DO ddan mengirimkan barang kepada unit pemohon. 12. Barang diterima unit pemohon. 13. Selesai. 7. FLOW CHART : 69

70 Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 6 Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai UNIT KERJA PEMOHON BAGIAN GUDANG BAUPKK SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN PENITIA PENGADAAN Start proses Proses Start Check list/ recheckist permohonan Mengajukan permohonan Layak/ tidak layak Analisis/ Verifikasi permohonan Permohonan ditolak selesai Cek ketersedian barang Tidak ada barang Ada selesai Membuat DO Verifikasi RAB Proses Survey dan membuat RAB Menyetujui RAB Pengadaan barang Mengambil barang Mengeluarkan DO Hasil Selesai 70

71 Prosedur Penerimaan Barang Habis Pakai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 6 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Bagian Administrasi Umum dan perlengkapan/ bagian sarana prasarana 8.4 Pengelolaan barang inventaris/bagian gudang 8.5 Satuan Audit Internal 8.6 Bagian Keuangan 8.7 Panitia Pengadaan 71

72 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengadaan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

73 Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

74 Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN 1.1 Sebagai pedoman dalam pengelolaan aktifa tetap. 1.2 mengatur dan menertibkan pelaksanaan pengelolaan aktiva tetap milik Universitas Iskandarmuda sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktifa tetap. 3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada ihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggapcberhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat permohonan pengadaan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan pengadaan aktiva tetap melalui bagian prasarana. 2. Bagian prasarana melakukan analisis intensitas kerusakan pada aktifa tetap yang diajukan pengadaanya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk pengadaan aktifa tetap yang diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm pengadaan aktifa tetap. 6. Berdasarkan hasil rapat, Rektor memberi disposisi kepada Direktorat sarana prasarana untuk melakukan pengadaan aktifa tetap. 7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja 74

75 Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 pemohon. 8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi pengadaan. 7. FLOW CHART : Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap UNIT KERJA PEMOHON BAGIAN PRASARANA BAUPKK REKTOR SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN Start Proses Mengajukan Surat Permohonan Analisis pendanaan Intesitas Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat Penilaian Permohonan Rapat bersama Disposisi Proses Cek Lapangan dan Menyusun RAB Perencanaan Tinjau Lokasi Verifikasi RAB Memberikan Persetujuan Proses Hasil Akhir Eksekusi Pengadaan 75

76 Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umumdan perlengkapan 8.4 Penelolaan barang inventaris 76

77 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penempatan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

78 Prosedur Penempatan Aktiva Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

79 Prosedur Penempatan Aktiva Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN 1.1 Sebagai pedoman dalam pengelolaan aktifa tetap. 1.2 mengatur dan menertibkan pelaksanaan pengelolaan aktiva tetap milik Universitas Iskandarmuda sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktifa tetap. 3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat permohonan penempatan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan penempatan aktiva tetap melalui bagian prasarana. 2. Bagian prasarana melakukan analisis intensitas kerusakan pada aktifa tetap yang diajukan penempatannya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk penempatan aktifa tetap yang diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm pengadaan aktifa tetap. 6. Berdasarkan hasil rapat, Rektor memberi disposisi kepada Direktorat sarana prasarana untuk melaksanakan penempatan aktifa tetap. 79

80 Prosedur Penempatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja pemohon. 8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi penempatan. 7. FLOW CHART : Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap UNIT KERJA PEMOHON BAGIAN PRASARANA BAUPKK REKTOR SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN Start Proses Mengajukan Surat Permohonan Analisis pendanaan Intesitas Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat Penilaian Permohonan Rapat bersama Disposisi Proses Cek Lapangan dan Menyusun RAB Perencanaan Tinjau Lokasi Verifikasi RAB Memberikan Persetujuan Proses Hasil Akhir Eksekusi Penempatan 80

81 Prosedur Penempatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Penelolaan barang inventaris 81

82 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Perawatan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

83 Prosedur Perawatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

84 Prosedur Perawatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN 1.1 Menertibkan pelaksanaan pembelian aset tetap arag sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku. 1.2 Untuk memastikan proses pembelian sesuai dengan jadwal, jumlah dan kuantitas yang diperlukan oleh semua bagian sehingga operasional perusahaan berjalan lancar. 2. RUANG LINGKUP Kebijakan dan prosedur ini mengatur proses pembelian aset tetap mulai dari pembelian, penerimaan, pengeluaran kas dan catatan. 3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada ihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggapcberhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat permohonan penempatan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan perawatan aktiva tetap melalui bagian prasarana. 2. Bagian prasarana melakukan analisis intensitas kerusakan pada aktifa tetap yang diajukan perawatannya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk perawatan aktifa tetap yang diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm pengadaan aktifa tetap. 6. Berdasarkan hasil rapat, Rektor memberi disposisi kepada Direktorat sarana prasarana untuk melaksanakan perawatan aktifa tetap. 84

85 Prosedur Perawatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja pemohon. 8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi perawatan. 7. FLOW CHART : Prosedur Perawatan Aktifa Tetap UNIT KERJA PEMOHON BAGIAN PRASARANA BAUPKK REKTOR SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN Start Proses Mengajukan Surat Permohonan Analisis pendanaan Intesitas Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat Penilaian Permohonan Rapat bersama Disposisi Proses Cek Lapangan dan Menyusun RAB Perencanaan Tinjau Lokasi Verifikasi RAB Memberikan Persetujuan Proses Hasil Akhir Eksekusi Perawatan 85

86 Prosedur Perawatan Aktifa Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umumdan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris 86

87 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

88 Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

89 Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN 1.1 Sebagai pedoman dalam pengelolaan aktifa tetap. 1.2 mengatur dan menertibkan pelaksanaan pengelolaan aktiva tetap milik Universitas Iskandarmuda sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktiva tetap. 3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada ihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: Lembar pengecekan aktiva tetap Lembar penilaian aktiva tetap Lembar Hasil Penilaian 6. PROSEDUR: 1. Unit kerja melakukan pengecekan aktiva tetap 2. Hasil dari pengecekan aktiva tetap dilaporkan kepada bagian prasarana 3. Bagian prasarana melakukan penilaian aktiva tetap 4. Penilaian aktiva tetap menentukan apakah aktiva mengalami kerusakan ringan, sedang, atau berat. 5. Bagian prasaran membuat laporan hasil penilaian. 6. Hasil nilai diverifikasi SAI. 89

90 Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. FLOW CHART : Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap UNIT KERJA PEMOHON BAGIAN PRASARANA BAUPKK REKTOR SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN Start Proses Pengecekan alat Intesitas Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat Penilaian alat Proses Proses Hasil Akhir Hasil laporan Memberikan Persetujuan 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 BAUPKK 8.4 Pengelolaan barang inventaris 90

91 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Surat Masuk UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

92 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

93 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses pengelolaan surat masuk di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien, dengan prinsip One Day Service. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup penulisan data surat masuk di lingkungan Universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI Rektor adalah Pimpinan Universitas Wakil Rektor adalah wakil universitas Bagian Umum Universitas adalah pegawai yang bertugas menerima surat masuk dan surat keluar. Dekan dalah pimpinan fakultas. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: Buku Agenda untuk mencatat surat masuk Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: Bagian Umum Universitas (Agandaris) menerima surat masuk Agendaris mencatat nomor urut, Pengirim, tanggal masuk, nomor surat, perihal (isi/ringkas) surat. Agendaris melampirkan lembar disposisi pada surat masuk tersebut Rektor menerima surat masuk Rektor mengisi lembar disposisi Asisten Rektor mengantarkan surat masuk tersebut kepada Bagian Umum (Agandaris) Agendaris mengecek lembar disposisi (1-13) Agendaris mendistribusikan surat masuk trsebut, sesuai dengan tujuan pada Lembar Disposisi. 93

94 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. FLOW CHART : Pengelolaan Surat Masuk Surat Masuk BAUPKK Rektor Asisten/Ajudan Rektor Mulai Menerima Surat Masuk Mencatat data surat dan melampirkan disposisi Menerima Surat dan mengisi lembar disposisi Menyerahkan Surat Masuk One Day Service Mengecek Lembar disposisi Mendistribusikan Surat Masuk Selesai selesai 8. DISTRIBUSI: Rektor Wakil Rektor I III Dekan Fakultas Tata Usaha 94

95 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Surat Keluar UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

96 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

97 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses pengelolaan surat keluar di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup penulisan data surat keluar di lingkungan Universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI Rektor adalah Pimpinan Universitas Wakil Rektor adalah wakil universitas Bagian Umum Universitas adalah pegawai yang bertugas menerima surat masuk dan surat keluar. Dekan dalah pimpinan fakultas. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: Buku Agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar. Lembar Disposisi 6. PROSEDUR: Rektor ataupun Wakil Rektor membuat konsep surat keluar Bagian Umum Universitas membuat surat keluar Agendaris mencatat nomor urut, tanggal surat keluar, nomor surat keluar, perihal (isi/ringkas) surat. Agendaris mendistrbusikan surat keluar ke ekspedisi universitas Ekspedisi universitas mengantarkan surat keluar tersebut. 97

98 Prosedur Pengelolaan Surat keluar No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. FLOW CHART : Pengelolaan Surat Keluar Surat Masuk Rektor Bag. Umum Universitas Ekspedisi Universitas Mulai Membuat Konsep Surat Membuat Surat Keluar Mencatat No. One Day Service Mendistribusikan Menyerahkan Surat Masuk Selesai selesai 8. DISTRIBUSI: Dekan Fakultas Pihak Luar Universitas 98

99 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 6 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

100 Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 6 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

101 Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 6 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk memastikan kelancaran proses pengusulan progam dan anggaran bagi Fakultas, Unit dan Lembaga di lingkungan Univeristas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP Berlaku mulai tahap pengusulan yang dilakukan oleh Fakultas/Unit dan Lembaga, pemrosesan yang dilakukan oleh Bagian Perencanaan. 3. DEFINISI Warek adalah singkatan dari Wakil Rektor Kasubbag adalah Kepala Sub bagian Kabag adalag singkatan dari Kepala Bagian Kabiro adalah singkatan dari Kepala Biro PA adalah singkatan dari penyusunan anggaran 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: Statuta Unida. Sistem Penjaminan Mutu 6. GARIS BESAR PROSEDUR Fakultas/Unit/ - Mengajukan Usulan Rancangan Rencana Kerja selama satu tahun - Menentukan prioritas rencana kegiatan Kasubbag - Menghimpun rencan usulan - Menyusun kembali usulan dari fakultas Kabag Perencanaan - Mengecek kembali usulan yang dibuat - Menentukan prioritas, sesuai dengan usulan lembaga Kabiro AU dan WR II : Mengecek kembali usulan Rektor : Mengecek dan menandatangani usulan program kegiatan selama satu tahun 101

102 Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 6 7. PROSEDUR 7.1 Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Fakultas/Unit dan Lembaga di Lingkungan Universitas Iskandarmuda menyampaikan usulan Rancangan Rencana Kerja Tahun berikutnya kepada Bagian Perencanaan minggu II bulan oktober dua tahun sebelumnya; 7.2 Kasubbag Penyusunan Anggaran (PA) menghimpun rancangan usulan dari Fakultas/Unit dan Lembaga pada minggu II bulan November dua tahun sebelumnya, apabila usulan itu sesuai dengan format (FM.PA.-01) dengan memperhatikan prosedur yang ada, maka akan diproses ke langkah berikutnya, dan apabila tidak memenuhi persyaratan, maka usulan itu dikembalikan kepada Fakultas/Unit dan Lembaga; 7.3 Kasubbag PA menyusun kembali usulan Rencana Kegiatan tahun berikutnya setelah mencapatkan pagu indikatif pada minggu III bulan april satu tahun sebelumnya; 7.4 Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasikan dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA; 7.5 Kabag Perencanaan menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabiro BAUPKK untuk mengecek kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan; 7.6 Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada WR II untuk dikoreksi kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan; 8. FLOW CHART : Pelaksanaan Dokumen NO 1 Aktivitas Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Fakultas/Unit dan Lembaga di Lingkungan Universitas Iskandarmuda menyampaikan usulan Rancangan Rencana Kerja Tahun berikutnya kepada Bagian Perencanaan Pengu sul Bagian Perncan aan Kasubbag Perencanaa n Kabiro BAUU PKK W R II Rekto r Syarat / perlen gkapa n waktu minggu II bulan oktober dua tahun sebelumn ya Output Usulan program dan kegiatan 102

103 Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 6 Pelaksanaan Dokumen NO Aktivitas Kasubbag Penyusunan Anggaran (PA) menghimpun rancangan usulan dari Fakultas/Unit dan Lembaga Kasubbag PA menyusun kembali usulan Rencana Kegiatan tahun berikutnya setelah mendapatkan pagu indikatif Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasikan dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA Kabag Perencanaan menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabiro AU untuk mengecek kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada PR II untuk dikoreksi kembali, apabila benar maka Pengu sul Bagian Perncan aan Kasubbag Perencanaa n Kabiro BAUU PKK W R II Rekto r Syarat / perlen gkapa n waktu pada minggu II bulan November dua tahun sebelumn ya, pada minggu III bulan april satu tahun sebelumn ya Output Himpun an rancang an usulan program kegiatan Usulan rencana kegiatan Rencana kegiatan Rencana kegiatan Rencana kegiatan 103

104 Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 6 Pelaksanaan Dokumen N O Aktivitas langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Pengu sul Bagian Perncan aan Kasubbag Perencanaa n Kabiro BAUU PKK W R II Rektor Syarat / perlen gkapa n waktu Output 104

105 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 8 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

106 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 8 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

107 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 8 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar penetapan prosedur penyusunan anggaran berjalan efektif dan efisien serta akuntabel. a. Alat Perencana : Pernyataan formal dalam kuantitatif dalam rencana tindakan selama satu tahun yang akan datang. b. Alat Pengendalian : Untuk memastikan semua aktivitas operasional sesuai dengan rencana yang telah direncanakan dan tindakan-tindakan perbaikan yang harus dilakukan. c. Kerangka Acuan/ Pedoman Kerja : Dijadikan sebagai kerangka acuan/pedoman dalam mengambil tindakan operasional. d. Alat Koordinasi : Mengkoordinasikan aktivitas operasional diantara bahagian (Fakultas)/ untuk yang ada di lingkungan UNIDA agar selaras dan sinkron. e. Alat Motivasi : Memotivasi pimpinan unit (Dekan sampai Ka. Prodi) untuk mencapai tujuan yang tertuang dalam anggaran. f. Alat Pengukur Kerja : dengan membandingkan antara dengan realisasinya dan melakukan analisis terhadap varian yang terjadi akan diketahui kinerja dari setiap unit. 2. RUANG LINGKUP Prosedur penyusunan anggaran pendapatan dan belanja Universitas Iskandarmuda menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam penyusunan angggaran. 3. DEFINISI Komite Anggaran merupakan otoritas tertinggi dalam Sistem Anggaran UNIDA yang berwenang dalam hal 1) menetapkan tujuan-tujuan (target) yang hendak dicapai dalam satu tahun anggaran yang akan datang, 2) membuat batasan-batasan dalam penyusunan anggaran, 3) mengarahkan dan mengkoordinasi penyusunan anggaran, 4) menyelesaikan konflik/perbedaan yang mungkin muncul dalam proses penyusunan anggaran, 5) mengawasi pelaksanaan anggaran, 6),memberikan persetujuan terhadap revisi anggaran. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Barang Usulan Anggaran Pendapatan dan Belanja 5.2 Surat edaran 5.3 Pedoman pembayaran pembiyayaan perkuliahan 107

108 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Daftar gaji Dosen dan Karyawan 5.5 Data jumlah mahasisiwa 5.6 SK penetapan honor kegiatan/pekerjaan 6. PROSEDUR: 6.1 Penyusunan Pedoman Anggaran Komite anggaran menyusun pedoman untuk penyusunan anggaran dasar (inisial budget) Pedoman anggaran ini disesuaikan dengan target-target dan kebijakan yang akan diambil oleh UNIDA dalam satu tahun yang akan datang, misalnya : - Pembatasan jumlah penerimaan mahasiswa baru untuk mengacu kualitas lulusan - Pengurangan pembangunan fisik - Manaikkan pembayaran mahasiswa - Kenaikan gaji, tunjangan, honor tatap muka - Penambahan dosen tetap - Dan lain-lain. 6.2 Pembahasan dengan Komisi Anggaran Pedoman anggaran yang disusun oleh komite anggaran dibahas dalam rapat dengan komisi anggaran Senat Universitas (17 Januari sampai dengan 15 februari) 6.3 Persiapan Data Bagian anggaran mempersiapkan dana untuk proses penyusunan anggaran (21 Januari sampai dengan 15 februari) 6.4 Pengusukan Anggaran a. Pedoman Penyusunan Anggaran dikirim ke fakultas/unit disertai dengan blanko format anggaran yang sudah disiapkan oleh Bagian Anggaran dan diteruskan ke program studi b. Program studi menyususn anggaran sesuai dengan pedoman penyusunan anggaran yang ditetapkan oleh komite anggaran dan sesuai dengan kondisi serta program kerja masing-masing prodi dan fakultas yang selanjutnya dibahas di tingkat fakultas. c. Fakultas menyusun anggaran dan menyerahkan usulan anggarannya ke bagia anggaran disertai soft copy (flash disk) (16 februari sampai dengan 15 maret) 6.5 Negosiasi Anggaran a. Komite anggaran menelaah kelayakan setiap anggaran yang diajukan oleh fakultas/unit b. Komite anggaran memanggil setiap Dekn/Kepala Unit secara terpisah untuk menegosiasikan perubahan-perubahan anggaran yang harus dilakukan, misalnya anggaran biaya terlalu tinggi atau anggaran penerimaan terlalu rendah, atau adanya biaya-biaya yang tidak sesuai keperluan (16 Maret sampai dengan 30 April) 6.6 Perbaikan Usulan Anggaran 108

109 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 8 Usulan anggaran dari setiap fakultas/unit yang sudah selesai dinegosiasikan diserahkan kepada Bagian Anggaran untuk diperbaiki sesuai dengan hasil negosiasi dan sekaligus direkap menjadi anggaran UNIDA (8 April sampai dengan 30 April) 6.7 Persetujuan Anggaran oleh Komite Anggaran Usulan Anggaran yang sudah diperbaiki dan direkap menjadi anggaran UNIDA disetujui oleh Komite Anggaran untuk diajukan ke Komisi Anggaran Senat (1 Mei sampai dengan 3 Mei) 6.8 Pembahasan Anggaran di Komisi Anggaran a. Anggaran yang telah disetujui oleh Komite Anggaran dibahas Komisi Anggaran untuk dberikan pertimbangan-pertimbangan sebelum dibahas dalam rapat pari purna Senat UNIDA b. Komisi Anggara dapat mengusulkan perubahan yang berdifat signifikan kepada Komita Anggaran dan Komte Anggaran menegosiasikannya kembali apabila berkaitan dengan suatu fakultas/unit sebelum dibawa ke rapat paripurna Senat (4 Mei sampai dengan 15 Mei) 6.9 Koreksi Anggaran oleh Komite Anggaran Bagian Anggaran mengoreksi anggaran sesuai usulan dn pertimbangan Komisi Anggaran Senat (16 Mei sampai dengan 21 Mei) 6.10 Pembahasan dan Pengesahn Anggaran oleh Komite Anggaran a. Anggaran dibahas secara terbuka dam Rapat Senat Universitas. b. Setiap Anggota Senat berwenang mangusulkan koreksi, menambah, mengurangi, atau menghapus suatu mata anggaran melalui mekanisme rapat sebelum Anggaran tersebut disetujui dan disahkan (22 29 Mei) 6.11 Penetapan Anggaran Rektor meng SK kan Anggaran yang telah disahkan dalam Rapat Senat Universitas sebagai pedoman kerja dalam satu tahun yang akan datang dan menyerahkan anggaran yang sudah di SK kan tersebut kepada masing-masing fakultas/unit. (1 Juni sampai dengan 30 Juni) 6.12 Pelaksanaan Anggaran a. Setiap Aktivitas Oprasional harus berpedoman kepada anggaran b. Komisi Anggaran Senat Universitas berwenang mengawasi pelaksanaan anggaran secara umum (1 Juli sampai dengan 30 juni tahun berikutnya) 6.13 Revisi Anggaran Revisi Anggaran dapat dilakuka atas persetujuan Komite Anggaran dan Komisi Anggaran apabila terjadi perbedaan signifikan antara kondisi pada saat proses penganggaran denan kondisi saat pelaksanaan anggaran, misalnya perbedaan signifikan estiamasi jumlah mahasiswa baru dengan sesungguhnya diterima 6.14 Pelaporan Pelaksanaan Anggaran Dilaksanakan oleh Komite Anggaran berdasarkan Laporan Kinerja (Realisasi Anggaran) (Akhir Tahun Anggaran) 109

110 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 7 dari 8 7. Flow Chart : Prosedur Penyusunan Anggaran Komite Anggaran Senat Universitas/ Komisi Anggaran Fakultas Program Studi Rektor Awal Menyusun Rencana Pedoman Anggaran Rapat Pembahasan Pedoman Anggaran Pedoman Anggaran dipelajari Menyusun Anggaran Menelaah usulan anggaran fakultas Pedoman Anggaran Rekap anggaran prodi, menyusun anggaran fakultas Proses Negosiasi Anggaran Perbaikan anggaran hasil negosiasi Persetujuan hasil perbaikan menjadi anggaran UNIDA Pembahasan Anggaran Koreksi anggaran hasil pembahasan Pembahasan dan pengesahan anggaran Penetapan Anggaran Hasil Pelaksanan Anggaran 110

111 Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 8 dari 8 8. DISTRIBUSI: 8.1 Komite Anggaran 8.2 Rektor 8.3 Wakil Rektor II 8.4 Biro Keuangan 8.5 Dekan 8.6 Ka. Prodi 111

112 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

113 Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

114 Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk memastikan kelancaran proses pelaporan realisasi program dan kegiatan di lingkungan Universitas Iskandarmuda selama 3 bulan sekali. 2. RUANG LINGKUP Berlaku mulai tahap penyampaian laporan realisasi program dari Kabag Keuangan, pemrosesan sampai dengan penyampaian laporan kepada Kabiro Perencanaan. 3. DEFINISI Warek adalah singkatan dari Wakil Rektor Kasubbag adalah Kepala Sub bagian Kabag adalag singkatan dari Kepala Bagian Kabiro adalah singkatan dari Kepala Biro PA adalah singkatan dari penyusunan anggaran 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form Realisasi Program. 5.2 Form Laporan 6. GARIS BESAR PROSEDUR Kabag Keuangan - Menyampaikan laporan realisasi program dan anggaran Kabag Perencanaan - Menerima laporan realisasi program dan anggaran dari bagian Keuangan - Merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk disusun laporan Triwulan - Mengoreksi kembali laporan yang dibuat oleh Kasubbag EP Kasubbag EP : Menyusun laporan triwulan berdasarkan laporan dari bagian keuangan Kabiro AU: - Mengecek kembali Pelaporan - Mengesahkan pelaporan triwulan atas nama Rektor Rektor : Menerima Laporan 114

115 Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 7. PROSEDUR 7.1 Setiap akhir bulan maret, juni, september dan desember. Kabag keuangan menyampaian rekapitulasi penyerapan program dan kegiatan kepada Kabag perencanaan (FM.PEP.01) 7.2 Kabag Perencanaan menerima dan merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk membuat laporan triwulan (FM.PEP.02) Kasubbag EP menyusun laporan Triwulan, maksimal tanggal 3 bulan april, juli, september, januari. 7.3 Kabag perencanaan mengecek kembali apabila benar maka dilanjutkan, dan apabila salah maka akan dikembalikan kepada Kasubbag EP 7.4 Laporan yang sudah disahkan oleh Kabag Perencanaan, dilampaikan kepada Kabiro AU untuk disahkah dan ditandatangani atas nama Rektor. 8. FLOW CHART : Pelaksanaan Dokumen NO Aktivitas Kabag keuangan menyampaikan rekapitulasi penyerapan program dan kegiatan kepada Kabag perencanaan pada setiap akhir bulan maret, juni, september dan desember. Kabag Perencanaan menerima dan merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk membuat laporan triwulan Kasubbag EP menyusun laporan Triwulan, Kabag perencanaan mengecek kembali apabila benar maka dilanjutkan, dan apabila salah maka akan dikembalikan kepada Kasubbag EP Kabag keuangan Kabag perencanaan Kasubbag EP Kabiro AU Syarat / perlen gkapa n waktu Maksi mal tanggal 3 april, juli, septem ber, januari. Output Rekap penyera p an program dan kegiatan rekome n dasi Laporan triwulan laporan 115

116 Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 Pelaksanaan Dokumen NO 5 Aktivitas Laporan yang sudah disahkan oleh Kabag Perencanaan, disampaikan kepada Kabiro AU untuk disahkah dan ditandatangani atas nama Rektor Kabag keuangan Kabag perencanaan Kasubbag EP Kabiro AU Syarat / perlen gkapa n waktu Output laporan 116

117 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pendapatan Pokok UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

118 Prosedur Pendapatan Pokok No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

119 Prosedur Pendapatan Pokok No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pendapatan pokok di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur Pendapatan Pokok ini mencakup proses pendapatan pokok dari mahasiswa yang dilakukan di lingkungan Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI - Prosedur pendapatan pokok adalah merupakan proses penetapan dan penerimaan pendapatan pokok dari mahasiswa yang dilakukan oleh Bank yang telah ditentukan - WR. II singkatan dari Wakil Rektor II - BK singkatan dari biro keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan - Kabag anggaran singkatan Kepala Bagian Anggaran - Kasubag pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan - Kasubag pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian Pembayaran (Kasir) 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat edaran 5.2 Surat Usulan dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana tentang besaran pendapatan pokok dari mahasiswa 5.3 Kesepakatan Anggota Senat UNIDA tentang pendapatan pokok dari mahasiswa 5.4 SK Rektor dan YPTI tentang pendapatan pokok dari mahasiswa 5.5 Formulir undangan rapat. 6. PROSEDUR 6.1 Dekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana mengajukan usulan ke Rektor 6.2 Rektor merekomendasikan ke Wakil Rektor II 6.3 Wakil Rektor II bersama dengan Komisi Bidang Anggaran Senat UNIDA menginput seluruh usulan dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana 6.4 Rektor mengundang Anggota Senat untuk membahas dan menetapkan besaran 119

120 Prosedur Pendapatan Pokok No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari pendapatan pokok mahasiswa masing-masing fakultas/pasca Sarjana 6.6 Rektor mengeluarkan Surat Keputusan Bersama dengan YPTI tentang besaran pendapatan pokok yang telah disepakati oleh Rapat Senat UNIDA. 6.7 Rektor melalui stafnya mengedakan/mensosisalisasikan besaran pendapatan pokok ke Fakultas/Pasca Sarjana di lingkungan UNIDA dan kepala pihak Bank yang telah ditentukan. 7. Flow Chart : Standar Operasional Prosedur (SOP) Pendapatan Pokok Dekan/Direktur Rektor Wakil Rektor II Komisi Anggaran Senat UNIDA/ YPTI Mulai Mempertimbangkan & merekomendasikan Merekap Merekap Mempertimbangkan & menetapakan Mentrasfer ke dosen pengawas Mengusulkan selesai 8. DISTRIBUSI: 1. Dekan/Direktur Pasca Sarjana 2. Rektor 3. Wakil Rektor II 4. Kepala Biro Keuangan 5. Bank yang telah ditetapkan 120

121 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

122 Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

123 Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pelaksanaan pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) di lingkungan Universitas Iskandarmuda (UNIDA) berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP 1. Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Iskandarmuda 2. Prosedur pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) ini mengatur pengendalian tata kelola Keuangan dan Asset terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, yang meliputi prosedur Pendapatan Non Pokok Dari Mahasiswa. 3. DEFINISI 1. Pendapatan merupakan kenaikan manfaat eknomi masa depan yang berkaian dengan yang berkaitan dengan peningkatan asset atau penurunan kewajiban yang telah terjadi dan dapat diukur dengan andal. Pendapatan diklarifikasikan sebagai pendapatan dari mahasiswa dan pendapatan bukan dari mahasiswa. 2. Pendapatan Non Pokok Mahasiswa (pendapatan lain-lain dari mahasiswa) adalah pendapatan yang bersumber dari mahasiswa yang bukan kewajiban pokok mahasiswa, seperti : 1. Denda keterlambatan 2. Blanko hilang 3. Leges 3. Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan Universitas Iskandarmuda. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Panduan sistem Administrasi Mahasiswa berbasis Teknologi tahun PROSEDUR 6.1 Deskripsi Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok drai Mahasiswa 6.2 Mahasiswa harus membayar SPP dasar terlebih dahulu pada Bank mitra Universitas sebagai tanda mahasiswa aktif 123

124 Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Mahasiswa melakukan pembayaran kewajibannnya ke bank mitra yang telah ditunjuk oleh pihak universitas. 6.4 Mahasiswa menyerahkan berkas pembayaran ke BAAK dan Biro Keuangan 6.5 Bank mitra universitas akan memberikan laporan ke biro keuangan dan biro akuntansi. 7. Flow Chart : SOP Pendapatan Lain-Lain Dari Mahasiswa Mahasiswa Bank Biro Keuangan Biro Akuntansi Mulai Mengisi Kwitansi Pembayaran Menerima Kas dan Mengesahkan Bukti/Kwitansi Rekap realisasi pendapatan secara berkala Pencatatan Pengukuran dan Penyajian Laporan Realisasi Pendapatan Kwitansi Pembayaran Pendapatan Lain- Lain Dari Mahasiswa selesai 8. DISTRIBUSI: 1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Biro Akuntansi 4. Rektor 124

125 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

126 Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

127 Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pelaksanaan pengendalian Keuangan dan Aset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari pihak Eksternal) di lingkungan Universitas Iskandarmuda (UNIDA) berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP 1. Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Iskandarmuda 2. Prosedur pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) ini mengatur pengendalian tata kelola Keuangan dan Asset terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, yang meliputi prosedur Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal 3. DEFINISI 1. Pendapatan merupakan kenaikan manfaat eknomi masa depan yang berkaian dengan yang berkaitan dengan peningkatan asset atau penurunan kewajiban yang telah terjadi dan dapat diukur dengan andal. Pendapatan diklarifikasikan sebagai pendapatan dari mahasiswa dan pendapatan bukan dari mahasiswa. 2. Pendapatan Non Pokok Pihak Eksternal (pendapatan lain-lain dari Pihak Eksternal) adalah pendapatan yang bersumber dari Pihak-pihak yang bekerja sama dengan universitas Iskandarmuda, seperti : 1. Hasil Kerjasama Penelitian, Pengabdian, Pendidikan/Pelatihan, Konsultasi 2. Sewa : Lahan/tanah, Banguan, Kantin, Laboratorium, Asrama Mahasiswa 3. Bagi hasil, Bunga, laba, deviden 4. Leges 3. Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan Universitas Iskandarmuda. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 RENOP/RKAT tahun ajaran sebelumnya 5.2 Sasaran Kebijakan dan Strategi Anggaran Satu Tahun 6. PROSEDUR 6.1 Deskripsi Prosedur Pendapatan Non Pokok dari Pihak Eksternal Hasil Kerjasama Penelitian, Pengabdian, Pendidikan/Pelatihan, Konsultasi 127

128 Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 - Fakultas, LPPM, BPM, SPI, dan pihak eksternal yang menjalin Kerjasama menandatangani surat kontrak kerjasama. - Pihak Eksternal ayang bekerjasama melakukan pembayaran dengan cara mentransfer uang ke rekening resmi milik Universitas Iskandarmuda - Fee universitas 2,5 % dari nilai kontrak - Pengelolaan uang hasil kerja sama diserahkan sepenuhnya kepada unit/lembaga yang melakukan kerjasama - Laporan final diserahkan ke pihak universitas minimal 1 rangkap, kecuali bila diminta lebih Sewa - Pihak penyewa mengajukan permohonan untuk menyewa asset UNIDA ke Rektor UNIDA. - Rektor melalui WR IV mendisposisiksn ke Biro Administrasi Umum tentang disetujui atau ditolak dana besarnya sewa. - Pihak penyewa menyelesaikan administrasi di BAU dan melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk Bagi hasil/bunga - Rektor menandatangani MOU dengan Bank yang ditunjuk - Bank mengelola dana UNIDA dan melaporkan bagi hasil secara berkala - Rekap laporan diberikan ke Biro Keuangan dan Biro Akuntansi. 7. Flow Chart : 128

129 Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 SOP Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal) Sumber Satuan Bank Biro Keuangan Biro Akuntansi Rektor Mulai Kas Menerima Kas dan Mengesahkan Bukti/Kwitansi Rekap realisasi pendapatan secara berkala Pencatatan Pengukuran dan Penyajian Laporan Realisasi Pendapatan (Ya) / (Tidak) selesai Berita Acara Serah Terima Barang 8. DISTRIBUSI: 1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Biro Akuntansi 4. Rektor 129

130 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Penerimaan Dana Hibah UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

131 Prosedur Penerimaan Dana Hibah No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

132 Prosedur Penerimaan Dana Hibah No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ditetapkan agar penerapan prosedur penerimaan dana hibah berjalan efektif dan efisien serta akuntabel. 2. RUANG LINGKUP Prosedur Akuntansi Pendapatan bukan dari mahasiswa menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam pencatatan penerimaan, penggunaan pencatatan, pengukuran, dan penyajian dalam laporan Realisasi Pendapatan Belanja Universitas Iskandrmuda. 3. DEFINISI 3.1 Pendapatan bukan dari mahasiswa adalah pendapatan yang berasal dari selain mahasiswa, seperti : 1. Bantuan Pemerintah (Pemerintah Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota, Luar Negeri) 2. Bantuan Non Pemerintah (Perusahaan Lokal, Asing, dan Nirlaba) 3. Pendapatan lain-lain bukan dari mahasiswa (beasiswa) 3.2 Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan Universitas Iskandarmuda. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Bukti /kwitansi pendapatan bukan dari mahasiswa 5.2 Rekening Koran/ Laporan Bank 6. PROSEDUR 6.1 Pihak terkait menyerahkan bantuan jika dalam bentuk uang ke rekening UNIDA 6.2 Bank memberikan laporan secara berkala kepada UNIDA melalui Biro Keuangan 6.3 Biro Keuangan merekap dan melaporkan kepada Rektor dan menyerahkan bukti ke Biro Akuntansi 6.4 Biro Akuntansi mencatat, mengukur, dan menyajikan pendapatan tersebut dan melaporkan realisasi penerimaan bukan dari mahasiswa secara berkala 6.5 Kepala Biro Akuntansi membuat laporan realisasi pendapatan pada akhir tahun sebagi bagian laporan kinerja rektor. 132

133 Prosedur Penerimaan Dana Hibah No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. Flow Chart : SOP Penerimaan Dana Hibah Sumber Bantuan Bank Biro Keuangan Biro Akuntansi Mulai Kas Menerima Kas dan Mengesahkan Bukti/Kwitansi Rekap realisasi pendapatan secara berkala Pencatatan Pengukuran dan Penyajian Laporan Realisasi Pendapatan (Ya) / (Tidak) selesai Berita Acara Serah Terima Barang 8. DISTRIBUSI: 1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Bagian Pencatatan 4. Rektor 133

134 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengajuan Honor Mengawas UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

135 Prosedur Pengajuan Honor Mengawas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

136 Prosedur Pengajuan Honor Mengawas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur pengajuan honor mengawas ini ditetapkan agar proses pengajuan honor mengawas di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup pengajuan honor mengawas yang telah dilakukan di lingkungan Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI - Prosedur pengajuan honor mengawas merupakan proses mengajukan honor bagi dosen yang mengawas dalam pelaksanaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester. - WR. II singkatan dari Wakil Rektor II - BK singkatan dari Biro Keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Bank 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat Keputusan mengawas ujian 5.2 Jadwal mengawas ujian 5.3 Absensi dosen mengawas 5.4 Absensi mahasiswa 5.5 Rekap Absensi Mengawas 5.6 Surat pengantar dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana 6. PROSEDUR 6.1 Panitia merekap absensi kehadiran dosen yang mengawas ujian sesuai jadwal mengawas. 6.2 Panitia melaporkan ke Dekan 6.3 Dekan membuat surat pengantar ke Rektor 6.4 Rektor mendisposisi ke WR II 6.5 WR II mendisposisi ke Biro Keuangan 6.6 Biro Keuangan memproses pengajuan pencairan honor mengawas dan 136

137 Prosedur Pengajuan Honor Mengawas No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 menyerahkan ke Bank 6.7 Bank mentransfer ke masing-masing rekening pengawas. 7. Flow Chart : SOP Pengajuan Honor Mengawas Panitia Dekan Rektor WR. II Biro Keuangan Bank Mulai Melaporkan Absensi Mengawas Menerima berkas & mendisposisi Menerima berkas & mendisposisi Memproses & menyiapkan Pengawas Mentransfer ke rekening Pengawas Merekap Absensi Mengawas selesai 8. DISTRIBUSI: 1. Panitia Ujian 2. Dekan/Direktur Pasca Sarjana 3. Rektor 4. Wakil Rektor II 5. Biro Keuangan 6. Bank 137

138 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Kas Kecil UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

139 Prosedur Pengelolaan Kas Kecil No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

140 Prosedur Pengelolaan Kas Kecil No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN Prosedur pengelolaan kas kecil ini ditetapkan agar proses pengajuan, pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup prosedur pengajuan,pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil yang telah ditetapkan di lingkungan Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI - Prosedur pengajuan kas kecil merupakan proses pengajuan, pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil Dekan/Direktur Pasca Sarjana di lingkungan UNIDA - WR. II singkatan dari Wakil Rektor II Bidang Administrasi dan Keuangan - BK singkatan dari Biro Keuangan pelaksana bidang keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan pada Biro Keuangan - Kasub pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan pada Kabag Anggaran - Kasub pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian pembayaran pada Kabag Pembukuan - Dekan/Direktur Pasca Sarjana adalah pimpinan Fakultas/Pasca Sarjana dalam lingkungan UNIDA. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengajuan kas kecil yang telah ditetapkan dan penggunaan serta pelaporan kas kecil sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam lingkungan UNIDA. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Surat pengajuan kas kecil dari Dekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana ke Rektor 5.2 Rekomendasi Rektor ke WR II dan rekomendasi WR II ke Biro Keuangan 5.3 Kwitansi dan bukti penggunaan kas kecil 5.4 Laporan penggunaan kas kecil 6. PROSEDUR 6.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana mengajukan permohonan ke Rektor 6.2 Rektor merekomendasikan ke WR II 140

141 Prosedur Pengelolaan Kas Kecil No Dok: UNIDA/BAUPK/SOP/ Halaman : 4 dari WR II merekomendasikan ke Kepala Biro Keuangan 6.4 Kepala Biro Keuangan mendisposisiskan ke Kasubag Pembayaran 6.5 Kabag Pembukuan mendisposisikan ke Kasubag Pembayaran 6.6 Kasubag Pembayaran menyerahkan ke Dekan/Direktur Pasca Sarjana 6.7 Dekan/Direktur Pasca Sarjana menyerahkan kas kecil ke Bagian Keuangan Fakultas 7. Flow Chart : SOP Pengelolaan Kas Kecil Panitia Dekan Rektor WR. II Biro Keuangan Bank Mulai Melaporkan Absensi Mengawas Menerima berkas & mendisposisi Menerima berkas & mendisposisi menyiapkan Pencairan honor Mentrans fer ke rekening Pengawas Merekap Absensi Mengawas selesai 8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana 8.2 Rektor 8.3 Wakil Rektor II 8.4 Kepala Biro Keuangan 8.5 Kabag Pembukuan 8.6 Kasubag Pembayaran 141

142 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

143 Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

144 Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya ini ditetapkan agar proses pengajuan dan pelaporan dana seminar/lokakarya yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya mencakup Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI - Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya yang dilaksanakan dalam lingkungan UNIDA - WR. II singkatan dari Wakil Rektor II Bidang Administrasi dan Keuangan - BK singkatan dari Biro Keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan - Kabag Anggaran singkatan Kepala Bagian Anggaran - Kasub pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan - Kasub pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian Pembayaran - Dekan/Direktur Pasca Sarjana adalah pimpinan Fakultas/Pasca Sarjana dalam lingkungan UNIDA 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses permohonan pengajuan dana sminar/lokakarya ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur permohonan pengajuan dana sminar/lokakarya yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Format permohonan dan pelaporan 5.2 Proposal seminar/lokakarya 5.3 Berita Acara seminar/lokakarya 5.4 Daftar hadir peserta seminar/lokakarya 5.5 Dokumentasi pelaksanaan seminar/lokakarya 144

145 Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 6. PROSEDUR 6.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana mengajukan permohonan pengajuan dana seminar/lokakarya ke Rektor 6.2 Rektor memberikan pertimbangan dan rekomendasikan ke WR II 6.3 WR II mengambil kebijakan sesuai dengan rekomendasi Rektor dan merekomendasikan ke Ka. Biro Keuangan untuk dilaksakan 6.4 Ka. Biro Keuangan segera melaksanakan dengan mendisposisikan ke Kabag pendataan 6.5 Kabag Pendataan melaksanakan sesuai disposisi Ka. Biro Keuangan dan melanjutkan ke Kasubag Pembayaran (Kasir) 6.6 Kabag Pembayaran segera membayar sesuai dengan yang telah ditetapkan 6.7 Dekan/Direktur Pasca Sarjana segera mengambil dana seminar/lokakarya 7. Flow Chart : SOP Permohonan Pengajuan Dana Seminar/Lokakarya Panitia Dekan Rektor WR. II Biro Keuangan Bank Mulai Mengajukan Permohonan Menerima berkas & mendisposisi Menetapkan & Mengintruksika n menyiapkan Pencairan honor Menyusun & Melaksanakan Pembayaran selesai 8. DISTRIBUSI: 8.1 Rektor 8.2 Wakil Rektor II 8.3 Dekan/Direktur Pasca Sarjana 8.4 Ka. Biro Keuangan 145

146 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Hutang UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

147 Prosedur Pengelolaan Hutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

148 Prosedur Pengelolaan Hutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN SOP Pengelolaan Hutang ini bertujuan untuk : 1.1. Memberikan panduan tentang pengelolaan hutang 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur pengelolaan hutang 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur pengelolaan hutang 2.2. Pihak yang terkait dengan pengelolaan hutang 3. DEFINISI Pengelolaan hutang adalah kegiatan keuangan rutin yang meliputi Proses Pengelolaan Hutang, Membuat Rekap penerimaan dan Realisasi Belanja, Mengajukan Surat Persetujuan Hutang ke Pihak Ketiga serta Proses Pencairan dana hutang dari pihak ketiga. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 RKAKL 6. PROSEDUR 6.1 Bendahara Penerima membuat rekap Perhitungan Penerimaan dan Rekap Realisasi Belanja dari dana Pendidikan 6.2 Bendahara penerima menganalisa rekap penerimaan apakah dana masih mencukupi untuk proses pencairan berikutnya 6.3 Bendahara penerima membuat rekap kebutuhan yang akan datang atas kekurangan dana dan mengajukan hutang ke pihak ketiga 6.4 Pengajuan permohonan pengajuan hutang kepada pihak ketiga dan diajukan ke pimpinan untuk mendapat persetujuan 6.5 Pimpinan menganalisa kebutuhan dan pengajuan atas hutang yang akan diajukan ke pihak ketiga 6.6 Pimpinan memberikan persetujuan atau tidak atas pengajuan yang akan diajukan kepihak ketiga 6.7 Surat pengajuan hutang yang telah disetujui oleh pimpinan dibawa ke pihak ketiga untuk proses pengajuan hutang untuk kegiatan 148

149 Prosedur Pengelolaan Hutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Bendahara penerima menerima dana atas hutang kepada pihak ketiga 7. Flow Chart : Pelaksanaan Dokumen NO Aktivitas Ben. Penerima Kasubag Kabag Pimpinan Syarat/ perlengkap an waktu Output Membuat rekap perhitungan penerimaan dan rekap realisasi belanja dari dana pendidikan Rekap penerimaan dianalisa, apakah dana masih mencukupi untuk proses pencairan berikutnya Membuat rekap kebutuhan yang akan datang atas kekurangan dana dan mengajukan hutang ke pihak ketiga Menerima permohonan pengajuan hutang kepada pihak ketiga untuk mendapat persetujuan Menganalisa kebutuhan dan pengajuan atas hutang yang akan diajukan kepada pihak ketiga Memberikan persetujuan atau tidak atas pengajuan yang akan diajukan kepada pihak ketiga Surat pengajuan hutang yang telah disetujui dibawa kepada pihak ketiga untuk proses pengajuan hutang utk kegiatan Menerima dana atas hutang kepada pihak ketiga Rekap penerimaan Rekap penerimaan dan realisasi belanja Rekap penerimaan dan realisasi belanja Rekap penerimaan dan realisasi belanja Rekap penerimaan dan realisasi belanja Rekap perhitungan jasa perbankan dan surat penetapan Surat Pengajuan Hutang Surat Pengajuan Hutang 3 jam Rekap penerima an dan realisasi belanja 3 jam Rekap penerima an dan realisasi belanja 3 jam Rekap penerima an dan realisasi belanja 30 menit Rekap penerima an dan realisasi belanja 1 hari Rekap penerima an dan realisasi belanja 1 hari Surat penetapa n piutang 2 hari Surat Pengajuan Hutang 10 menit Hutang Terpenuhi 149

150 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Piutang UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

151 Prosedur Pengelolaan Piutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

152 Prosedur Pengelolaan Piutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN SOP Pengelolaan Piutang ini bertujuan untuk : 1.1. Memberikan panduan tentang pengelolaan piutang 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur pengelolaan piutang 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur pengelolaan piutang 2.2. Pihak yang terkait dengan pengelolaan piutang 3. DEFINISI Pengelolaan Piutang adalah kegiatan keuangan rutin yang meliputi Proses Penngelolaan Piutang, Menerima Rekap data mahasiswa, aset dan jasa perbankan, Membuat rekap piutang serta Rekap Pembayaran piutang. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Database Mahasiswa 5.2 Data Penyewa 6. PROSEDUR 6.1 Bendahara Penerima membuat Rekap piutang atas kewajiban yang belum dibayarkan 6.2 Bendahara Penerima menyerahkan rekap kepihak terkait (Bag. Akademik, Bagian Umum dan lainnya) 6.3 Pihak terkait memberikan konfirmasi atas rekap yang dikirim oleh Bendahara Penerima 6.4 Bendahara Penerima menerima hasil konfirmasi dari pihak terkait dan membukukan atas piutang 6.5 Bendahara Penerima menyerahkan rekap Perhitungan Piutang ke Petugas Penyusun Laporan setiap triwulan untuk dilaporkan dalam Laporan Keuangan BLU 6.6 Pembuat Laporan mengevaluasi batas waktu piutang kepada pihak terkait, jika dilakukan pembayaran maka piutang dihapus dari Laporan Keuangan, apabila belum dilakukan pembayaran sampai batas akhir piutang maka akan proses 152

153 Prosedur Pengelolaan Piutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 Penghapusannya. 6.7 Pihak terkait (Bag. Akademik, Bagian Umum dan lainnya) memproses atau menerbitkan Surat Keputusan atas penghapusan Piutang 6.8 Rekap data penghapusan dan pembayaran piutang diterima petugas penyusun laporan untuk dicatat dan dilaporkan dalam Laporan Keuangan Berikutnya. 7 Flow Chart : 153

154 Prosedur Pengelolaan Piutang No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 Pelaksanaan Dokumen NO Aktivitas Bend. Penerima BAU Bag. Akademik Penyusun Laporan Syarat/ perlengkapan waktu Output Membuat Rekap piutang atas kewajiban yang belum dibayarkan Menyerahkan rekap kepihak terkait Pihak terkait memberikan konfirmasi atas rekap yang dikirim oleh Bendahara Penerima Menerima hasil konfirmasi dari pihak terkait dan membukukan atas piutang. Menerima rekap perhitungan piutang setiap triwulan untuk dilaporkan dalam Laporan Keuangan BLU Mengevaluasi batas waktu piutang kepada pihak terkait, jika dilakukan pembayaran maka piutang dihapus dari Laporan Keuangan, apabila belum dilakukan pembayaran sampai batas akhir piutang maka akan proses penghapusannya. Pihak terkait memproses atau menerbitkan Surat Keputusan atas penghapusan Piutang. Mnerima rekap data penghapusan dan pembayaran piutang untuk dicatat dan dilaporkan dalam Laporan Keuangan Berikutnya. Rekap data mahasiswa Rekap data mahasiswa, Surat penetapan Rekap penyewa aset Rekap penyewa aset dan surat penetapan perhitungan jasa perbankan yang tertunda dan surat penetapan Rekap perhitungan jasa perbankan dan surat penetapan slip pembayaran, surat penghapusan piutang Rekap pelunasan Piutang 10 menit 10 menit 10 menit 10 menit Rekap penerima an dan realisasi belanja Rekap penerima an dan realisasi belanja Rekap penerima an dan realisasi belanja Rekap penerima an dan realisasi belanja 1 jam Rekap penerima an dan realisasi belanja sesuai pelaksa naan Surat penetapa n piutang 1 hari Surat Pengajuan Hutang 10 menit Hutang Terpenuhi 154

155 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

156 Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

157 Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN SOP Surat Perintah Pencairan Dana Internal ini bertujuan untuk: 1.1. Memberikan panduan tentang mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana Internal 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana Internal 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana Internal 3. DEFINISI SP2D-I adalah singkatan dari Surat Perintah Pencairan Dana Internal 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Rekening 5.2 Slip Pembayaran 6. PROSEDUR 6.1 Bendahara Pengeluaran Pembantu menyerahkan berkas SPM-I kepada Verifikatur 6.2 Verifikatur memeriksa berkas SPM-i dan diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya untuk diproses lebih lanjut 6.3 Kasubag VSIP, Kasubag PAP dan Kabag Keuangan dan Akuntansi memeriksa berkas pengajuan SPM-i untuk diverifikasi dan divalidasi, jika dokumen betul untuk diproses lebih lanjut 6.4 Bendahara Penerima mebuat dan mencetak SP2D-i 6.5 Pejabat Penerbit SP2D-I Memverifikasi dan menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana Internal (SP2D-i) 6.6 Bendahara Penerima menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana Internal (SP2D-i) dan memproses pencairan 6.7 Bendahara penerima memproses pencairan untuk pemindahbukuan ke bendahara pengeluaran Pembantu, RTGS untuk rekanan dan membayar pajak 157

158 Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7 Flow Chart : Pelaksanaan Dokumen NO Aktivitas BPP Verif ikatu r Kas uba g Ka. bag Pejabat Penerbi t SP2D Bend. Peneri ma Syarat/ perlengka pan waktu Output Menyerahkan berkas SPM-i Memeriksa dan memverifikasi berkas SPM-i Memeriksa berkas pengajuan SPM-i untuk diverifikasi dan divalidasi Membuat dan mencetak Surat Perintah Pencairan Dana Internal (SP2D-i) Memverifikasi dan menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana Internal (SP2D-i) Menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana Internal (SP2D-i) dan memproses pencairan memproses pencairan untuk pemindahbukuan ke bendahara pengeluaran Pembantu, RTGS/LLG untuk rekanan dan membayar pajak SPM-i dan Kelengkap an dokumen nya SPM-i dan Kelengkap an dokumen nya SPM-i dan Kelengkap an dokumen nya Dokumen SPM-i dan ADK SPM-i Dokumen pengajuan SP2D-i Dokumen SP2D-i Dokumen SP2D-i 3 jam Berkas SPM 3 jam Berkas SPM 3 jam rekap penerimaa n per AKUN 1 jam Dokumen pengajuan SP2D-i 10 menit Dokumen SP2D-i terbit 2 jam Dokumen SP2D-i 1 jam Dokumen terbayar 8. DISTRIBUSI 8.1 BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) 8.2 Verifikatur 8.3 Kasubag 8.4 Kabag 8.5 Pejabat Penerbit SP2D 8.6 Bendahara Penerima 158

159 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

160 Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

161 Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara kegiatan perekrutan Dosen/Pegawai Universitas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini menjelaskan cara-cara : 2.1. Perencanaan Perekrutan Dosen/Pegawai Unida 2.2. Persyaratan menjadi Dosen/Pegawai Unida 2.3. Proses Perekrutan Dosen Unida 2.4. Proses Penempatan Dosen Unida 2.5. Pihak-pihak yang terkait dalam proses perekrutan dosen Unida 3. DEFINISI 3.1 Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserah tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang undangan yang berlaku. 3.2 Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, dan wewenang. 3.3 Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1. Surat Lamaran Dosen 5.2. Surat Keputusan Penerimaan Dosen 5.3. Surat Keputusan Penempatan Dosen 5.4. Curriculum Vitae Calon Dosen 5.5. Dokumen Dosen 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Perencanaan Kepegawaian di Unida dilakukan atas formasi ketenagaan yang ada dan didasarkan pada kebutuhan tiap tiap unit dengan analisa kebutuhan yang 161

162 Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 didasarkan atas pada sifat pekerjaan, beban kerja dan peralatan yang tersedia. 6.2 Pegawai di Unida dipenuhi melalui Penerimaan Dosen/Pegawai 6.3 Setiap Dosen/Pegawai baik berhak mendapatkan penilaian dari Pejabat Penilai Atasannya di Sub Bagiannya masing-masing. 6.4 Data-data karyawan terdiri dari : Surat Lamaran Daftar Riwayat Hidup Foto Kopi Warna Kartu Tanda Penduduk Copy Ijazah Surat Keterangan Sehat Jasmani Surat Keterangan Sehat Rohani Surat Keterangan Bebas Narkoba Foto Warna 3x4 cm 7. DEFINISI 7.1 Berdasarkan identifikasi kebutuhan pegawai di Unida yang berdasar pada kebutuhan unit, Kabag Kepegawaian mengajukan pengadaan tenaga kontrak ke Kepala Biro AUPKK Unida. 7.2 Setelah Kepala Biro AUPKK Unida menyetujui, Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan permohonan pengisian tenaga kontrak kepada Rektor Unida. 7.3 Setelah Rektor Unida menyetujui, tim rekruitmen Unida mengadakan seleksi tenaga kontrak 7.4 Tim rekruitmen membaca dan meneliti surat lamaran yang masuk dan memberi rekomendasi sesuai kebutuhan 7.5 Tim rekruitmen memanggil pelamar yang sesuai persyaratan sebelum pelaksanaan tes melalui surat panggilan dan mengadakan tes masuk yang antara lain terdiri dari : - Tulis. - Wawancara. - Praktek (baca tulis Al-quran) 7.6 Penentu lolos seleksi calon tenaga kontrak adalah tim rekruitmen 7.7 Apabila diterima pelamar / calon tenaga kontrak mendapat surat panggilan dan hasil tes 8. DISTRIBUSI 8.1 Kepala Biro AUPKK 8.2 Dekan 8.3 Kabag Umum 8.4 Calon Dosen/Pegawai 162

163 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 6 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

164 Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 6 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

165 Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 6 1. TUJUAN SOP Evaluasi kinerja dosen bertujuan untuk dijadikan sebagai pedoman evaluasi kinerja dosen tetap di Lingkungan Universitas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP SOP evaluasi kinerja dosen ini meliputi: 2.1. Waktu evaluasi kinerja dosen Unida 2.2. Materi evaluasi kinerja dosen Unida 2.3. Proses evaluasi kinerja dosen Unida 2.4. Pihak-Pihak terkait dengan proses evaluasi kinerja dosen Unida 3. DEFINISI 3.1 SKP : Sasaran Kinerja Pegawai 3.2 Angket : Daftar Materi Pertanyaan tertentu kepada responden 3.3 BPMU : Badan Penjaminan Mutu Universitas 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Buku Pedoman Pendidikan Universitas Iskandarmuda 5.2 Kebijakan Akademik Universitas Iskandarmuda 5.3 Manual Mutu Akademik Universitas Iskandarmuda 5.4 Standar Mutu Akademik Universitas Iskandarmuda 5.5 Peraturan Perundang-undangan tentang Dosen yang masih berlaku 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Dalam menilai kinerja pegawai, ada tiga perangkat yang digunakan, yakni SKP (Sasaran Kinerja Pegawai), Laporan Beban Kerja Dosen dan Angket Pembelajaran Dosen. 6.2 Dekan sebelum menandatangani SKP melakukan audiensi kepada dosen terkait untuk mencegah terjadinya miss-komunikasi. 6.3 Evaluasi kinerja dosen juga dilakukan dengan pembuatan laporan beban kerja dosen (BKD). Form ini dibuat oleh Unida. Pada laporan ini, dosen melaporkan semua kewajibannya baik di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat maupun kegiatan penunjang lainnya. 165

166 Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari Perangkat untuk mengevaluasi kinerja dosen berikutnya adalah angket pembelajaran dosen. Angket Evaluasi Pembelajaran Dosen disusun oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda. Angket ini disebarkan kepada mahasiswa untuk mengevaluasi pembelajaran dosen. Penyusunan angket dimaksudkan untuk mengetahui pembelajaran yang dilakukan dosen ketika mengajar di kelas atau pun penugasan di luar kelas serta untuk mengetahui sejauh mana kepuasan mahasiswa terhadap seluruh sistem pembelajaran yang telah dilaksanakan dosen Universitas Iskandarmuda. Hasil dari angket Survey Evaluasi Pembelajaran Dosen merupakan acuan bagi Dekan di lingkungan Universitas Iskandarmuda dalam mengadakan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan dan memperbaiki kinerja dosen. 7. DEFINISI Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan menggunakan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 7.1 Dosen Fakultas di lingkungan Universitas Iskandarmuda mengisi form SKP. 7.2 Dosen menyerahkan Isian SKP ke Dekan untuk diverifikasi. 7.3 Dekan menyerahkan SKP yang sudah ditandatangani ke Bagian Kepegawaian Fakultas untuk diarsipkan Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan mengunakan Angket Pembelajaran Dosen 7.1 Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda memberikan angket Survey Evaluasi Pembelajaran kepada mahasiswa. 7.2 Mahasiswa menilai kinerja dosen dengan mengisi angket Survey Evaluasi Pembelajaran yang telah diberikan oleh BPM Universitas Iskandarmuda 7.3 Ketua Jurusan menarik angket yang telah diisi oleh mahasiswa. 7.4 Ketua jurusan memberikan angket yang telah diisi oleh mahasiswa kepada BPM Universitas Iskandarmuda 7.5 BPM Universitas Iskandarmuda mengolah hasil angket dan membahas data yang diperoleh dalam rapat evaluasi BPM yang dihadiri seluruh Sistem yang terkait dengan proses akademik di Universitas Iskandarmuda. 7.6 Hasil olah data yang telah dilakukan BPM Universitas Iskandarmuda diberikan kepada Dekan di lingkungan Universitas Iskandarmuda. Data tersebut dijadikan acuan utama dalam proses pembenahan internal dosen di lingkungan Universitas Iskandarmuda dalam meningkatkan kinerja dosen Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan mengunakan Laporan Beban Kerja Dosen (BKD) 7.1 Dosen mengunduh File Form Beban Kerja Dosen dari Dosen mengisi form beban kerja dosen 7.3 Form yang telah diisi disetorkan pada kasubbag kepegawaian fakultas. 7.4 Kasubbag kepegawaian fakultas mengirimkan form beban kerja dosen yang telah 166

167 Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 6 diisi (file dan print out) ke Badan Penjamin Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda. 8. FLOW CHART Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Dosen Dekan Kabag Kepegawaian Syarat/ perlengka pan waktu Output Mengisi dan 1 menyerahkan form SKP 2 Verifikasi SKP Dosen 3 Menandatangai SKP 4 Mengarsip SKP Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas BPM Mahasiswa Ketua Jurusan Dekan Syarat/ perlengka pan waktu Output Memberikan angket Survey Evaluasi Pembelajaran Mahasiswa menilai kinerja dosen dengan mengisi angket Menarik angket yang telah diisi oleh mahasiswa Mengolah hasil angket dan membahas data yang diperoleh dalam rapat evaluasi BPM Memberikan Hasil olahan kepada Dekan Fakultas 167

168 Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 6 Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Dosen Kasubbag Kepegawaian Fak BPM Syarat/ perlengka pan waktu Output Mengunduh File Form 1 Beban Kerja Dosen dari mengisi form beban kerja 2 dosen Mengumpulkan Beban 3 Kerja Dosen 4 Menyerahk an ke BPM 8. DISTRIBUSI 8.1 Dekan 8.2 Dosen Unida 168

169 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Kenaikan Gaji Berkala UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

170 Prosedur Kenaikan Gaji Berkala No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

171 Prosedur Kenaikan Gaji Berkala No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk memastikan proses penerbitan kenaikan gaji berkala bagi di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan dengan baik, sehingga tidak terjadi keterlambatan kenaikan gaji. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Persaratan Kenaikan Gaji Berkala 2.2. Prosedur Kenaikan Gaji Berkala 2.3. Pihak-pihak yang terkait dengan Kenaikan Gaji Berkala 4. DEFINISI Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji dosen dan pegawai yang diberikan apabila telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala. 5. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 6. PENGGUNA 5.1. Kepala Biro AUPKK Universitas Iskandarmuda 5.2. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.3. Kasubbag Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.4. Pengadministrasi Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 7. KETENTUAN UMUM 7.1 Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada pegawai yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 7.2 Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang Pegawai yang diangkat diberikan setelah mempunyai masa kerja 2 (dua) tahun sejak diangkat menjadi pegawai dan selanjutnya 2 (dua) tahun sekali. 8. PROSEDUR KEGIATAN 8.1 Pengadministrasi Kepegawaian mengumpulkan data pendukung untuk 171

172 Prosedur Kenaikan Gaji Berkala No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 mengkonsep Kenaikan Gaji Berkala dalam waktu satu (1) bulan. 8.2 Pengadministrasi Kepegawaian mengkonsep dan mengetik konsep Kenaikan Gaji Berkala paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu. 8.3 Kasubbag Kepegawaian meneliti dan memeriksa serta memvalidasi konsep Kenaikan Gaji Berkala paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu. 8.4 Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum meneliti dan memeriksa serta memvalidasi kembali konsep Kenaikan Gaji Berkala untuk diproses lebih lanjut dan disampaikan kepada kepala Biro AUPKK paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu. 8.5 Kepala Biro AUPKK menandatangani SK Kenaikan Gaji Berkala. SK Kenaikan Gaji Berkala disampaikan ke bagian Keuangan untuk bisa ditindaklanjuti dalam perubahan gaji PNS yang bersangkutan dengan kurun waktu kurang dari satu (1) bulan. 9. FLOW CHART Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas mengumpulkan data pendukung untuk mengkonsep Kenaikan Gaji Berkala mengkonsep dan mengetik konsep Kenaikan Gaji Berkala meneliti dan memeriksa serta memvalidasi konsep Kenaikan Gaji Berkala meneliti dan memeriksa serta memvalidasi kembali konsep Kenaikan Gaji Berkala menandatangani SK Kenaikan Gaji Berkala Pembuat Daftar Gaji memproses perubahan gaji Pengad m inistrasi Kepega w aian Kasubag Kepeg Kabag Org, Kepeg dan Huku m Biro AUPK K Pemb uat Daftar Gaji Syarat/ perlengka pan waktu Output 1 bulan Berkas kenaikan gaji 1 minggu Konsep kenaikan gaji berkala 1 minggu Surat Keputusan kenaikan gaji berkala 1 minggu Surat Keputusan kenaikan gaji berkala SK kenaikan Gaji 172

173 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Jabatan Fungsional Dosen UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 4 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

174 Prosedur Jabatan Fungsional Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 4 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

175 Prosedur Jabatan Fungsional Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 4 1. TUJUAN SOP Kenaikan Jabatan fungsional ini bertujuan untuk: 1.1. Menjelaskan persyaratan atau ketentuan kenaikan pangkat/jabatan fungsional 1.2. Menjelaskan proses kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen 2. RUANG LINGKUP 2.1. Persyaratan kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen 2.2. Prosedur kenaikan pangkat/jabatan fungsional dosen 3. DEFINISI 3.1 Kenaikan Pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian terhadap negara. 3.2 Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang dosen dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. PENGGUNA 5.1. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.2. Kasubbag Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.3. Dekan 5.4. Dosen 5.5. Pegawai 6. KETENTUAN UMUM Bagi CPNS dengan formasi dosen harus memenuhi angka kredit untuk melampaui tahapan jabatan sebagai berikut: 6.1. Asisten Ahli; 6.2. Lektor; 6.3. Lektor Kepala; 6.4. Guru Besar. 175

176 Prosedur Jabatan Fungsional Dosen No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 4 7. PROSEDUR KEGIATAN 7.1 Pengadministrasi Kepegawaian menerima dan memeriksa kelengkapan berkas kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen untuk dibuatkan checklist kelengkapan berkas kepada Biro AUPKK selama kurang lebih satu bulan. 7.2 Kasubbag Kepegawaian bertanggung jawab meneliti dan memeriksa kembali berkas kelengkapan kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen untuk diproses lebih lanjut dalam waktu paling lambat dua (2) minggu. 7.3 Setelah memenuhi angka kredit yang diperlukan dan memenuhi persyaratan administrasi maka diajukan pada sidang penilaian angka kredit 7.4 Untuk jabatan Lektor Kepala sampai Guru Besar dilengkapi dengan rekomendasi Senat Institusi. 7.5 Kepala Bagian Organisasi Kepegawaian dan Hukum bertanggung jawab kepada Kepala Biro AUPKK dalam memproses DUPAK /PAK jabatan fungsional dosen dan pengajuan kenaikan pangkat. 7.6 Untuk jabatan fungsional diusulkan ke Biro Kepegawaian Kopertis XIII wil Aceh. 8 FLOW CHART Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Pengadm inistrasi Kepegaw aian Kasubag Kepeg Kabag Org, Kepeg dan Hukum Biro AUPKK Syarat/ perlengka pan waktu Output menerima dan memeriksa kelengkapan berkas kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen meneliti dan memeriksa kembali berkas kelengkapan kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen memproses DUPAK /PAK jabatan fungsional dosen dan pengajuan kenaikan pangkat SK diusulkan diusulkan ke Biro Kepegawaian Kopertis XIII 1 bulan Berkas kenaikan pangkat 2 minggu Berkas kenaikan pangkat DUPAK /PAK DUPAK /PAK 176

177 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Peminjaman File UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

178 Prosedur Peminjaman File No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

179 Prosedur Peminjaman File No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN SOP Peminjaman File inibertujuanuntukmenjelaskan: 1.1. Persyaratan peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda Prosedur peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda Prosedur pengembalian file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Syarat yang harus dipenuhi untuk melakukan proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda Proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda Proses pengembalian file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda Pihak-pihak yang terlibat dalam proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda. 3. DEFINISI 4.1. ID Card adalah Kartu Identitas berupa KTP, SIM, atau tanda pengenal lainnya 4.2. Buku Kendali adalah Buku catatan peminjaman file yang terdiri kolom nomor, tanggal, file yang dipinjam, tandatangan, keterangan 4.5. File adalah Surat/dokumen/berkas 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. PENGGUNA 5.1. Pengadministrasi file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.2. Peminjam file (dosen, pegawai, mahasiswa atau pihak lain yang akan meminjam file) 6. KETENTUAN UMUM Peminjaman file kepegawaian dilakukan oleh pihak yang membutuhkan berkaitan dengan data file kepegawaian Universitas Iskandarmuda. 179

180 Prosedur Peminjaman File No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 7. PROSEDUR KEGIATAN 7.1 Peminjam file mengajukan surat permohonan peminjaman file kepada Kabag Kepegawaian/Kasubbag yang menangani file yang dibutuhkan 7.2 Pegawai yang menangani file memeriksa file yang akandipinjam paling lama dalam satu minggu setelah surat permohonan peminjaman file masuk 7.3 Jika surat permohonan peminjaman file dari peminjam disetujui, maka Peminjam mengisi buku kendali peminjaman file; 7.4 Peminjam menyerahkan ID Card yang masih berlaku. ID Card bisa berupa KTP, SIM, STNK, Kartu perpus, dll. 7.5 Petugas bagian pinjam meminjam file di Bagian Organisasi, Kepegawain dan Hukum mencarikan file yang dipinjam serta memeriksa keutuhan file kepeminjam 7.6 Petugas bagian pinjam meminjam file sebelum memberikan file di Bagian Organisasi, Kepegawain dan Hukum memberikan file kepada peminjam file dengan memberikan batas waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan. 7.7 Peminjam mengembalikan file pada waktu yang telah ditentukan. 7.8 Pengadministrasi Bagian Organisasi, Kepegawain dan Hukum mengisi kolom pengembalian pada buku kendali peminjaman file serta mengecek deadline tanggal kembali file; 7.9 Petugas mengembalikan ID Card peminjam file dalam waktu yang sama ketika peminjam mengembalikan file. 180

181 Prosedur Peminjaman File No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8 FLOW CHART Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Peminjam File Kabag/kasubag Org, Kepeg dan Hukum Peg bag peminjam an file Syarat/ perlengkapan waktu Output Mengajukansur atpermohonanp eminjaman file Menerima atau menolak surat permohonan peminjaman file Mencarikan dan menyerahkan file dan menyerahkan file jika sudah selesai Mengisi kolom pengembalian pada buku kendali peminjaman file & menyerahkan ID Card Surat Permohonan peminjaman file Apabila ditolak, surat balasan permohonan ditolak ID Card, buku kendali peminjaman file Buku kendali peminjaman file 9 DOKUMEN 8.1. Buku pedoman tentang peminjaman file 8.2. Peraturan-peraturan tentang penyimpanan file 181

182 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Pengelolaan Pegawai UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 11 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

183 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 11 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

184 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara pengelolaan pegawai yang meliputi dari perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi pegawai di lingkungan Universitas Iskandarmuda. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini menjelaskan cara-cara: 2.1 Proses Pemenuhan Pegawai di Unida (Tahap perencanaan) 2.2 Proses Pemenuhan Hak Pegawai di Unida (tahap pelaksanaan) 2.3 Diklat Struktural (tahap pelaksanaan/pengembangan) 2.4 Diklat Fungsional (tahap pelaksanaan/pengembangan) 2.5 Mutasi Pegawai (tahap evaluasi) 2.6 Proses Pensiun Pegawai di Unida. 2.7 Pemberhentian Pegawai di Unida (tahap evaluasi) 2.8 Dokumentasi File Pegawai 3. DEFINISI 3.1. Pegawai adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang undangan yang berlaku Penilaian Pegawai adalah suatu metode untuk memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai di Unida berupa penilaian positif dan negatif Pangkat adalah kedudukan yang menunjukan tingkat seorang Pegawai berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang Pegawai dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang Pegawai dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi Kenaikan Pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Kenaikan Gaji adalah yang diberikan atas kerja dan pengabdian Pegawai Pegawai Tidak Tetap Pemerintah adalah merupakan pegawai yang diangkat dengan perjanjian kerja dalam jangka waktu paling singkat 12 (dua belas) bulan pada Instansi dan Perwakilan. 184

185 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. PENGGUNA 5.1 Kepala Biro AUPKK melalui Kepala Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Unida. 5.2 Kasubbag Kepegawaian Fakultas di lingkungan Unida 5.3 Pegawai baik yang Tetap maupun Non Tetap di lingkungan Universitas Iskandarmuda 6. KETENTUAN UMUM 6.1 Perencanaan Kepegawaian di Universitas Iskandarmuda dilakukan atas formasi ketenagaan yang ada dan didasarkan pada kebutuhan tiap tiap unit dengan analisa kebutuhan yang didasarkan atas : - Sifat Pekerjaan. - Beban Kerja. - Peralatan yang tersedia. 6.2 Pegawai di Unida dipenuhi dari Kopertis XIII dan Pegawai Tetap 6.3 Data-data karyawan terdiri dari : - Daftar Riwayat Hidup - Kartu Pegawai Negeri Sipil - Copy Ijazah - Copy Sertifikat Pelatihan - Copy SK Kenaikan Pangkat - Copy SK Jabatan - KGB - SK CPNS - SPMT / SPMJ - TASPEN/KARIS/KARSU 6.4 Perpanjangan masa kontrak pegawai tidak tetap yang telah habis masa kontraknya tergantung dari hasil evaluasi selama 12 bulanan 6.5 Perpanjangan kontrak diajukan dari Dekan Fakultas ke Rektor Unida atas dasar kebutuhan dan hasil evaluasi. 6.6 Persyaratan Pengajuan Kartu Pegawai : - Fotokopi SK CPNS (Legalisir) - Fotokopi SK Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil. 185

186 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 11 - Fotokopi Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan ( STTP ) / latihan prajabatan. LEGALISIR - Pas Foto hitam putih ukuran 3x4 sebanyak 3 Lembar. - Surat untuk diterbitkan KARPEG dari pimpinan 6.7 Persyaratan Pengajuan Kartu Istri / Suami. - Blanko isian dari BKN - Fotokopi Surat Nikah / Akta Perkawinan. Legalisir KUA setempat - Pas Foto Hitam Putih dari Istri atau Suami Pegawai Negeri Sipil 3x4 cm sebanyak 5 Lembar. 6.8 Jenis Kenaikan Pangkat : - Kenaikan Pangkat Reguler. - Kenaikan Pangkat Pilihan - Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional 6.9 Persyaratan Usulan Kenaikan Pangkat Reguler : - Fotokopi Ijazah terakhir. - Fotokopi Karpeg. - DP3 ( Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai ) 2 tahun terakhir - DRH ( Daftar Riwayat Hidup) bagi gol IIId ke atas. - FC SK Pangkat Terakhir. Untuk pejabat struktural perlu tambahan : - Surat pernyataan pelantikan - Surat pernyataan melaksanakan tugas - Surat pernyataan mendududuki jabatan 6.10 Persyaratan Usulan Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional : - Fotokopi Ijazah terakhir. - DP3 ( Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai ) 2 tahun terakhir - DRH ( Daftar Riwayat Hidup) bagi golongan III keatas - SK Pangkat Terakhir. - PAK yang lama - Mengumpulkan kum sesuai usulan jabatan - Dilengkapi dengan Surat Pernyataan Keabsahan Karya Ilmiah, bebas Plagiat dan telah di nilai oleh 2 orang teman sejawat (Tim Peer Riview) 6.11 Persyaratan Penetapan Angka Kredit ( PAK ) di dasarkan pada hasil siding TIM Penilai Angka Kredit untuk jabatan Lektor kebawah dan untuk jabatan Lektor Kepala harus melalui sidang yang disetujui/direkomendasi oleh rapat senat Persyaratan Kenaikan Gaji Berkala : - Kenaikan Gaji Berkala Terakhir 6.13 Persyaratan Pindah / Mutasi Jabatan : 186

187 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 6 dari 11 - Surat Permohonan Pindah Keluar dari Rektor yang ditujukan ke Kopertis XIII - Surat Pernyataan Persetujuan Penerimaan - CPNS / PNS - Karpeg - Kenaikan Pangkat Terakhir - Daftar Riwayat Hidup/Pekerjaan - Ijazah - DP3 - Surat permohonan dari ybs - Surat rekomendasi dari instansi ybs (lolos butuh) 6.14 Persyaratan Lamaran Kerja tenaga kontrak: - Permohonan - Daftar Riwayat Hidup / Pekerjaan - Ijazah - Pengalaman - Pas Foto 4x6 sebanyak 2 lembar 6.15 Persyaratan Pensiun Mencapai Batas Usia Pensiun. - Batas usia 70 tahun bagi dosen yang mempunyai gelar professor - Batas usia 60 tahun bagi pejabat struktural eselon I dan II - Usia 56 tahun bagi pejabat eselon III dan pegawai Lainnya - Data Perorangan Calon Penerima Pensiun ( DPCD ) - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ) / SK PNS (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir (dilegalisir). - Fotokopi Kartu Pegawai ( Karpeg ) (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan (dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ) - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih sekolah / kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah (dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Pernyataan dari satuan kerja tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin klasifikasi ringan maupun berat sesuai PP yang berlaku - Surat pernyataan tidak pinjam/telah mengembalikan barang milik negara (BMN) - Daftar susunan Keluarga - Copy akte kelahiran anak yang masih masuk daftar gaji - Pas foto 4x6 hitam putih 8 lembar - Setiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto Persyaratan Pensiun Atas Permintaan Sendiri. 187

188 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 7 dari 11 - Telah berusia minimal 50 ( limapuluh ) tahun. - Telah memiliki masa kerja minimal 20 ( duapuluh ) tahun. - Permohonan dari yang bersangkutan. - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ). (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kartu Pegawai ( Karpeg ). (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan(dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ). - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih sekolah / kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah ( dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Daftar Susunan Keluarga.. - Pas foto 4x6 hitam putih 8 lembar ( tanpa tutup kepala) - Tiap-tiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto Persyaratan Pensiun Janda/Duda. - Surat kematian PNS dari PNS yang telah dilegalisir - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ) (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan. (dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ) - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih - sekolah / kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah ( dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Daftar Susunan Keluarga. - Surat Kematian Desa / Kelurahan ( dilegalisir ) - Pas foto 4x6 (janda/duda) hitam putih 8 lembar ( tanpa tutup kepala) - Tiap-tiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto Mutasi Pegawai adalah kegiatan yang dilakukan oleh lembaga untuk memindahkan / mengalihkan pegawai dari satu tempat ke tempat lain dengan tujuan penyegaran, motivasi kerja dan mutasi yang bisa dilakukan antar Fakultas atau bagian di tingkat Rektorat Pelaksana Harian ( PLH ) diangkat apabila terdapat pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas segera menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai PLH. Pejabat Pelaksana Harian tidak mempunyai kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan. 188

189 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 8 dari Pejabat Sementara (Pgs) diangkat apabila ada kekosongan pejabat definitive atau pejabat definitif berhalangan melaksanakan tugas selama 7 hari keatas, karena melaksanakan pendidikan, haji, cuti, tugas dinas keluar daerah 7. PROSEDUR KEGIATAN 7.1 Perencanaan Pegawai. a. Wakil Rektor II Unida menerima pengajuan perencanaan pemenuhan pegawai di Unida berdasarkan atas : - Kebutuhan. - Analisa Jabatan dan beban kerja Fakultas dan Kantor Pusat. b. Apabila Unida kekurangan pegawai, berdasar telaah dari Fakultas, unit atau bagian di tingkat Rektorat, yang ada pada nomor (a) bab ini, Bagian Kepegawaian Unida mengidentifikasi kebutuhan pegawai. c. Setelah dilakukan identifikasi, selanjutnya Bagian Kepegawaian mengajukan draft usulan pemenuhan pegawai ke Rektor Unida. 7.2 Pengadaan Tenaga Tidak Tetap a. Berdasarkan identifikasi kebutuhan pegawai di Unida yang berdasar pada kebutuhan unit, Kabag Kepegawaian mengajukan pengadaan tenaga kontrak ke Kepala Biro AUPK Unida. b. Setelah Kepala Biro AUPK Unida menyetujui, Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan permohonan pengisian tenaga kontrak kepada Rektor Unida. c. Setelah Rektor Unida menyetujui, tim rekruitmen Unida mengadakan seleksi tenaga kontrak d. Tim rekruitmen membaca dan meneliti surat lamaran yang masuk dan memberi rekomendasi sesuai kebutuhan e. Tim rekruitmen meneliti kembali lamaran kerja yang memenuhi syarat. Dari lamaran yang masuk tim rekruitmen memanggil pelamar yang sesuai persyaratan sebelum pelaksanaan tes melalui surat panggilan dan mengadakan tes masuk yang antara lain terdiri dari : - Tulis. - Wawancara. - Praktek (baca tulis Al-quran) - Kesehatan f. Penentu lolos seleksi calon tenaga kontrak adalah tim rekruitmen g. Apabila diterima pelamar / calon tenaga kontrak mendapat surat panggilan dan hasil tes 189

190 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 9 dari 11 h. Peserta yang diterima sebagai tenaga kontrak menjalani orientasi kerja dan masa uji coba selama 3 ( tiga ) bulan. Apabila selama masa uji coba oleh pihak Unida dinilai memenuhi syarat, maka akan dilakukan perjanjian kontrak kerja, dan akan ditempatkan secara definitif dengan surat keputusan dan surat tugas Rektor sesuai dengan perjanjian kontrak. i. Perjanjian Kontrak di tandatangani tenaga kontrak dan Kepala Biro AUPK dan diketahui Rektor. 7.3 Penempatan Tenaga a. Unit membuat telaah kebutuhan tenaga dan diajukan ke Rektor Unida b. Penempatan tenaga berasal dari Tenaga Baru atau Mutasi Intern. c. Proses penempatan Tenaga Baru : - Pegawai yang bersangkutan menghadap ke kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum untuk menerima surat tugas penempatan - Selanjutnya berdasarkan surat tugas tersebut tenaga baru menuju ke tempat atau unit kerja. d. Proses Mutasi Intern : Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan penempatan tenaga kontrak ke Rektor.melalui Kepala Biro AUPK. e. Setelah Rektor menyetujui, SK penempatan diterbitkan f. Proses Mutasi Ekstern Pegawai yang dimutasi membawa surat penghadapan dari Kementerian Agama RI ke Rektor melalui Kepala Biro AUPK 7.4 Mutasi Pegawai Keluar a. Pegawai bersangkutan membuat permohonan pindah keluar yang ditujukan kepada Rektor Unida yang kemudian dilanjutkan ke Kopertis XIII sesuai dengan surat permohonan dari pemohon b. Bersama persyaratan berkas, pegawai bersangkutan mengajukan kepada Kepala Biro AUPK. c. Kepala Biro AUPK mengajukan ke Rektor untuk dimintakan persetujuan. d. Apabila Rektor setuju, selanjutnya Kepala Biro AUPK mengajukan permohonan pindah keluar kepada Kopertis XIII. 7.5 Proses Pemenuhan Hak Pegawai. a. Dalam rangka proses penilaian pegawai, diharuskan membuat kontrak kerja antara atasan langsung dan staf untuk digunakan sebagai alat bantu untuk menilai pegawai secara periodik setahun sekali b. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung setelah kesepakatan kontrak kerja selama 1 (satu) tahun c. Dasar penilaian kinerja dan prilaku pegawai, 190

191 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 10 dari 11 d. Dasar penilaian lain adalah daftar kehadiran pegawai. e. Pelanggaran terhadap PP No.53 Th diberikan sanksi dengan urutan berupa : - Peringatan Lisan oleh atasan. - Teguran tertulis I. - Teguran tertulis II. - Teguran III tidak diindahkan maka akan diteruskan pimpinan yang lebih tinggi. f. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum melalui kasubbag Organisasi menghimpun sasaran kinerja Pegawai yang telah dibuat. 7.6 Diklat Struktural. a. Pelaksanaan Diklat Struktural / Kepemimpinan diatur dalam PP No.101 Th tentang Diklat. b. Jenis jenis Diklat Struktural : - Diklatpim IV untuk Pejabat eselon IV - Diklatpim III untuk Pejabat eselon III. - Diklatpim II untuk Pejabat eselon II - Diklatpim I untuk Pejabat eselon I. c. Persyaratan Diklat Struktural : - Menduduki jabatan struktural. - Atau dipromosikan ke jabatan struktural yang lebih tinggi. - Diusulkan oleh instansi terkait 7.7 Diklat Fungsional a. Diklat fungsional dilakukan berdasarkan pengajuan dari tiap-tiap unit b. Jenis diklat yang diajukan berdasarkan persyaratan jabatan untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan c. Tata cara pelaksanaan diklat fungsional dijelaskan dalam Prosedur Mutu Peningkatan Kompetensi 7.8 Proses Pensiun atau Pemberhentian Pegawai a. Macam-macam pemberhentian dengan hormat : - Mencapai Batas Usia Pensiun. - Atas Permintaan Sendiri. - Meninggal Dunia. b. Pengajuan Pensiun / Pemberhentian dengan Hormat diusulkan oleh Kepala Biro AUPK ke Kopertis XIII dengan persyaratan sesuai jenis pensiun pegawai c. Kopertis XIII memproses Pemberhentian dengan Hormat dan selanjutnya Surat Keputusan tentang Pensiun / Pemberhentian dengan Hormat 191

192 Prosedur Pengelolaan Pegawai No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 11 dari 11 diturunkan melalui Kepala Biro AUPK. 7.9 Pengajuan cuti dan ijin bagi pegawai a. Cuti terdiri dari : - Cuti Tahunan - Cuti Besar - Cuti Sakit - Cuti Bersalin - Cuti Karena Alasan Penting - Cuti Diluar Tanggungan Negara. b. Pegawai yang akan mengambil cuti, membuat surat permohonan ke atasan langsung untuk meminta persetujuan c. Setelah atasan pegawai yang akan mengambil cuti menyetujui maka surat permohonan tersebut diserahkan ke Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum untuk diteruskan ke tingkat yang lebih tinggi sesuai dengan hirarki, untuk mendapatkan persetujuan. d. Pejabat berwenang menerbitkan persetujuan cuti kepada pegawai yang bersangkutan 8. DOKUMEN 8.1. Daftar pegawai Universitas Iskandarmuda 8.2. Daftar Pegawai Mutasi 8.3. Daftar Pegawai Cuti dan Ijin 8.4. Daftar Pegawai Pensiun 8.5. Daftar Peserta Diklat Struktural dan Diklat Fungsional 8.6. Dokumen file pegawai 192

193 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA Prosedur Peningkatan Kompetensi UNIDA/BAUPKK/SOP/ Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 1 dari 5 PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) / Fax. (0651) Banda Aceh Indonesia SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

194 Prosedur Peningkatan Kompetensi No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 2 dari 5 PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si Ir. Abdullah Abbas, M.Si Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN NIDN NIDN

195 Prosedur Peningkatan Kompetensi No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 3 dari 5 1. TUJUAN SOP Peningkatan Kompetensi ini bertujuan untuk menetapkan tata cara meningkatkan kompetensi Pegawai di lingkungan Universitas Iskandarmuda melalui Diklat (pendidikan kilat), kursus dan workshop. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) 2.2. Prosedur Kursus 2.3. Prosedur Workshop 3. DEFINISI 3.1 Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang undangan yang berlaku. 3.2 Diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai. 3.3 Kursus adalah bentuk pendidikan berkelanjutan untuk mengembangkan kemampuan peserta kursus dengan penekanan pada penguasaan keterampilan, standar kompetensi, pengembangan sikap kewirausahaan serta pengembangan kepribadian profesional. 3.4 Workshop adalah sebuah pelatihan yang bertujuan untuk mengembangkan pengetahuan, pemahaman dan keterampilan Pegawai Unida. 3.5 Kompetensi adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas, kemampuan mengintegrasikan pengetahuan, kerampilan-ketrampilan, sikap-sikap dan nilainilai pribadi serta kemampuan untuk membangun pengetahuan dan ketrampilan yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran yang dilakukan 4. INDIKATOR KEBERHASILAN Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. PENGGUNA 5.1. Pimpinan di Universitas Iskandarmuda 5.2. Kepala Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.3. Kepala Sub Bagian Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.4. Dosen Universitas Iskandarmuda 5.5. Pegawai Universitas Iskandarmuda 195

196 Prosedur Peningkatan Kompetensi No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 4 dari 5 6. KETENTUAN UMUM 6.1. Macam-macam diklat, terdiri daridiklat Prajabatan dan Diklat dalam Jabatan 6.2. Diklat dalam jabatan, terdiri dari: - Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) - Diklat Fungsional - Diklat Teknis 6.3. Peserta Diklat, kursus dan workshop semua Pegawai Universitas Iskandarmuda, baik yang masih menjadi Capeg (CPNS) maupun yang sudah menjadi PNS baik berada di tingkat / golongan rendah maupun di tingkat / golongan tinggi Peserta Diklatpim adalah PNS yang akan atau telah menduduki jabatan struktural 6.5. Peserta Diklat Fungsional adalah PNS yang akan atau telah menduduki jabatan fungsional tertentu 6.6. Peserta Diklat Teknis adalah PNS yang membutuhkan peningkatan kompetensi teknis dalam pelaksanaan tugasnyarsedia menerima sanksi akademik apabila melanggarnya. 7. PROSEDUR KEGIATAN 7.1 Diklat, kursus dan Workshop a. Lembaga pemerintah / swasta di luar Universitas Iskandarmuda meminta pengiriman peserta untuk mengikuti Diklat paling lambat satu (1) bulan sebelum pelaksanaan Diklat. b. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum merekomendasi nama yang ditunjuk setelah ada disposisi dari Wakil Rektor II dan Biro AUPK paling lambat satu (1) minggu setelah menerima disposisi. c. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum melakukan koordinasi dengan Kabag Umum agar dibuatkan Surat Tugas dalam kurun waktu selambatlambatnya satu (1) minggu d. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum memberikan Surat Tugas kepada peserta Diklat paling lambat satu (1) minggu sebelum acara Diklat. e. Setelah melaksanakan tugas peserta diklat menyerahkan surat keterangan telah mengikuti diklat kepada Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum paling lambat satu (1) minggu. 7.2 Persyaratan administrasi mengikuti Diklat, kursus dan workshop a. Surat Tugas dari Unida. b. Copy SK terakhir c. Biodata 196

197 Prosedur Peningkatan Kompetensi No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/ Halaman : 5 dari 5 8. FLOW CHART d. Pasphoto ukuran 3x4 Pelaksanaan Mutu Baku NO Aktivitas Menunjuk pegawai yang akan mengikuti diklat, kursus dan workshop berdasarkan surat dari Lembaga Pemerintah/Swasta Mendisposisi sesuai arahan Warek II Memproses surat tugas untuk pegawai yang ditunjuk WR II Biro AUPKK Kabag Org, Kepeg dan Hukum Peseta diklat, kursus dan workshop Syarat/ perlengkap an Surat dari Lembaga Pemerintah / Swasta Disposisi dari Warek II Disposisi Warek II dan Biro AUPK waktu 1 minggu Output Disposisi Pegawai yang mengikuti diklat, kursus dan workshop 1 hari Disposisi 1 minggu Surat Tugas 4 Melaksanakan tugas dan menyerahkan surat keterangan telah mengikuti diklat, kursus dan workshop Surat tugas Sesuai surat dari Lemba ga Pemer intah / Swasta Surat Keterangan telah mengikuti diklat, kursus dan workshop 9. DOKUMEN 9.1. Peraturan-peraturan tentang Diklat, kursus dan workshop 9.2. Informasi tertulis tentang Diklat, kursus dan workshop 9.3. Lembar disposisi dari Wakil Rektor II dan Biro AUPK 9.4. Daftar peserta Diklat, kursus dan workshop 9.5. Surat Tugas untuk mengikuti Diklat, kursus dan workshop 9.6. Surat Keterangan telah mengikuti Diklat, kursus dan worksop 197