BAB IV PEMBAHASAN MASALAH. suatu cara untuk mengemas koleksi bahan pustaka secara digital di perpustakaan

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A. Analisis Masalah Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola karya tulis ilmiah di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, telah melahirkan suatu cara untuk mengemas koleksi bahan pustaka secara digital di perpustakaan tersebut, hadirnya layanan ini juga menjadi salah satu usaha yang dilakukan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk mengangkat citra perpustakaannya, dengan membangun perpustakaan yang berlandaskan teknologi informasi. Dengan layanan digital ini, akan menambah jenis layanan di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk selanjutnya ditujukan kepada seluruh civitas akademika. Pada umumnya, digital library di suatu universitas memberikan atau menyajikan koleksi digital tentang karya tulis ilmiah seperti thesis, disertasi, tugas akhir, dan lain-lain. Dalam kaitannya dengan konsep digital library yang dihasilkan oleh Perguruan Tinggi tersebut, perpustakaan di bagian digitalisasi harus men-scan atau mengimpor file-file analog digital yang nantinya dapat mendukung proses temu kembali koleksi bahan pustaka di database tersebut, saat para pengguna akan memakai informasi digital. Begitu pula dengan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang juga mendigitalkan karya tulis ilmiah diantaranya, skripsi, thesis, disertasi, lapotan 46

2 penelitian, proceeding, dan makalah seminar. Maka pada pembahasan kali ini, akan menjadikan koleksi skripsi sebagai pokok pembahasan. Pada saat pengolahan digitalisasi skripsi terdapat prosedur-prosedur utama yang harus dilakukan, seperti scanning, editing, dan uploading, akan tetapi, tidak seluruh file-file digital dari sebuah skripsi akan disajikan secara full text, setiap universitas mempunyai kebijakan tersendiri dalam penerapan layanan ini. Ada universitas yang memberlakukan aturan upload full text, ini berarti seluruh file digital skripsi akan disebarluaskan secara bebas tanpa memperhatikan resiko seperti plagiasi dan semacamnya. Sedangkan pihak Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam menyikapi hal ini akan membatasi file digital skripsi yang akan disebarluaskan kepada para pengguna, untuk menekan angka plagiasi terhadap suatu karya tulis ilmiah. Lewat program E-Library, seluruh metadata koleksi skripsi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta akan di input, lalu diubah dalam versi digital. E- Library merupakan program yang digunakan di seluruh perpustakaan di lingkungan universitas, untuk mengelola seluruh koleksi bahan pustakanya. E- Library adalah aplikasi berbasis desktop yang dalam pembuatan aplikasi tersebut menggunakan aplikasi Lazarus Free Pascal, sedangkan aplikasi berbasis desktop merupakan aplikasi yang dapat berjalan sendiri, tanpa menggunakan browser atau terhubung dengan koneksi internet di suatu komputer. Lazarus Free Pascal adalah aplikasi untuk membuat program, software ataupun aplikasi dengan mempergunakan bahasa pemrograman. 47

3 1. Proses digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Untuk mendukung proses temu kembali koleksi karya tulis ilmiah berupa skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terdapat di satu ruangan dengan jumlah karya tulis ilmiah yang besar, termasuk koleksi skripsi yang baru maupun yang lama, penerapan komputerisasi untuk mengolah koleksi tersebut sangat membantu. Majunya teknologi informasi saat ini telah menciptakan cara mengolah skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan terstruktur dalam penyimpanannya. Dengan banyaknya jumlah koleksi skripsi yang ada di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta saat ini, maka pihak perpustakaan dituntut menggunakan cara baru untuk mengolahnya, agar dapat mengatasi permasalahan kurangnya tempat penyimpanan koleksi skripsi. Dalam mengatasi permasalahan tersebut, maka Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta melaksanakan digitalisasi seluruh koleksi skripsi. Skripsi yang sudah diserahkan oleh mahasiswa kepada pihak perpustakaan menjadi koleksi perpustakaan, semua koleksi skripsi akan menjalani tahap-tahap dalam proses digitalisasi koleksi. Tahap atau prosedur digitalisasi koleksi skripsi yang siap didigitalkan, diantaranya adalah : a) Input ke program E-Library 48

4 Pada tahap ini, berlangsung proses pengisian data ke database dengan mengisi form-form berupa deskripsi bibliografi dari koleksi skripsi, dan berhubungan dengan pembuatan katalog yang dapat dilihat di perpustakaan serta di website Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Gambar 1 Contoh gambar koleksi skripsi Perpustakaan Pusat UMY 49

5 Gambar 2 Tampilan awal memulai input data program E-Library login Pada gambar diatas, menampilkan tampilan awal dari Program E- Library. Untuk petugas yang akan menambahkan data bibliografi suatu koleksi, langsung pilih menu login, dan selanjutnya mengisi username serta password. 50

6 Gambar 3 Tampilan ketika login dengan mengisikan username dan password Klik login setelah isi username dan password Pustakawan yang akan melaksanakan proses input data skripsi login ke program E-Library sesuai dengan password yang dimiliki tiap pustakawan. Gambar 4 Tampilan sesudah pustakawan melakukan login Menu untuk input data Ketika pustakawan akan memasukkan data bibliografis skripsi, maka pilih menu Bibliografi. 51

7 Gambar 5 Tampilan pada menu Bibliografi Klik Baru, untuk menambah bibliografi Setelah masuk ke menu Bibliografi, pilih menu + baru yang nantinya akan memunculkan form metadata skripsi. 52

8 Gambar 6 Form metadata skripsi yang telah lengkap Form deskripsi bibliografi Lengkap? Klik save Form sudah lengkap, maka selanjutnya adalah menyimpannya dengan klik save, lalu akan muncul jendela seperti dibawah ini. Gambar 7 Tampilan proses penyimpanan selesai 53

9 Setelah muncul laporan bahwa data bibliografi skripsi sudah tersimpan, maka secara otomatis data tersebut langsung bisa dilihat dari website Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. b) Tahap Scanning Proses ini dilakukan untuk merubah format koleksi karya tulis ilmiah yang belum disertai CD dalam pengumpulannya. Akan tetapi dari pihak Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah mewajibkan kepada seluruh mahasiswa, agar dalam pengumpulan skripsi berkaitan dengan surat bebas perpustakaan harus melampirkan CD yang didalamnya terdapat softcopy skripsi yang telah di burning. Langkah tersebut juga untuk mambantu mempercepat proses digitalisasi koleksi skripsi. Sehingga pustakawan yang bertugas dibagian scanning tersebut langsung menuju ke tahap selanjutnya. c) Tahap Editing Dalam proses editing, menggunakan dua aplikasi pengolah file dengan format PDF. Pertama adalah aplikasi OX PDF Creator. Aplikasi ini digunakan untuk menyisipkan watermark. 54

10 Gambar 8 Tampilan awal aplikasi OX PDF Creator Dalam proses penyisipan watermark, langkah pertama ialah menentukan folder penyimpanan output proses watermark. Lalu selanjutnya pilih menu add file untuk menentukan file yang akan menjalani proses pemberian watermark. 55

11 Gambar 9 Tampilan OX PDF Creator setelah penentuan output dan add file File dari hasil menu add file Folder untuk penyimpanan output dari watermark Setelah langkah diatas, lalu bagian untuk menyisipkan watermark ke setiap file digital skripsi tiap halamannya satu per satu, dengan klik menu option pada tampilan awal. 56

12 Gambar 10 Tampilan penyisipan watermark Menu untuk mengubah warna tulisan watermark Menu add file Watermark dengan tulisan UMY Terakhir, Klik save Watermark yang digunakan adalah tulisan UMY. Tulisan tersebut nantinya aka nada dibelakang teks skripsi, tapi dengan desain transparan. Salah satu fungsi watermark ialah sebagai tanda identitas tentang suatu karya tulis ilmiah dari suatu instansi. 57

13 Aplikasi yang kedua setelah OX PDF Creator adalah 7-PDF Split & Merger Aplikasi ini berfungsi untuk memotong file dengan format PDF per halaman sesuai dengan yang diinginkan, lalu dibagi tiap-tiap bab, yaitu antara lain file judul, abstrak, bab I-IV, dan lampiran. Aplikasi ini juga berfungsi untuk menggabungkan file PDF satu dengan file PDF lain. Gambar 11 Tampilan awal aplikasi 7-PDF Split & Merger Dalam memotong file PDF, langkah awal yaitu mengimport file ` PDF dari CD skripsi lewat menu Add. 58

14 Gambar 12 Tampilan import dan browse file PDF File import yang akan di split, hasil dari menu Add Menentukan file-prefix PDF yang akan disimpan Tempat penyimpanan output, dari hasil menu Browse Klik menu Split this PDF jika sudah selesai Menentukan halaman berapa yang akan dipotong Lalu menentukan dimana file PDF yang akan dipotong nanti disimpan, lewat menu Browse. 59

15 Gambar 13 Tampilan menu Browse Setelah menu Add dan Browse file selesai, selanjutnya page-range yang berguna sebagai perintah menentukan halaman-halaman berapa saja yang akan dipotong, contoh : 1-3; 5; 7-8 dst. Berarti jika petugas ingin memotong halaman satu sampai tiga, maka tinggal ketik angka 1-3. Jika ingin memotong halaman lima saja, maka ketik 5. Untuk file-prefix, petugas harus menentukan halaman yang dipotong ke dalam commit penggolongan to user tiap bab, seperti dibawah ini 60

16 Gambar 14 Halaman judul skripsi Tampilan alur File-Prefix Nama file yang akan tersimpan Output dari File-Prefix Maka tinggal klik menu Split this PDF, akan muncul pemberitahuan seperti ini Gambar 15 Tampilan proses pemotongan (splitting) sukses 61

17 Dan hasil dari proses pemotongan adalah seperti ini Gambar 16 Tampilan PDF yang sudah dipotong per bab-nya Setelah file judul dan abstrak selesai, lanjutkan proses tersebut hingga file PDF sudah terpotong tiap halaman, juga tiap bab dari file judul hingga lampiran, seperti gambar berikut ini 62

18 Gambar 17 Tampilan seluruh pemotongan yang sudah selesai d) Tahap Uploading Tahap uploading adalah tahap terakhir dalam proses pendigitalisasian koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Pada tahap ini, berlangsung proses upload file-file digital dengan format PDF dari hasil tahap-tahap sebelumnya, agar file tersebut dapat di download para pengguna digital library. Seperti yang dijelaskan pada tahap sebelumnya, bahwa file digital yang di upload diantaranya adalah judul, abstrak, bab I-V, dan lampiran. Akan tetapi untuk menekan commit angka to user plagiasi terhadap suatu karya tulis 63

19 ilmiah, maka Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta membuat kebijakan, file digital yang bisa di download hanya bagian judul, abstrak, dan bab I-II. Gambar 18 Tampilan awal Website Perpustakaan UMY Gambar diatas adalah tampilan dari website perpustakaan, seluruh koleksi perpustakaan dari masing-masing fakultas juga bisa dilihat lewat katalog di website tersebut. dan di website ini pula, file digital skripsi akan di upload. Untuk pustakawan yang bertugas upload digital skripsi, maka pustakawan harusakses web ini terlebih dahulu, lalu pilih menu Digital Repository yang terdapat disebelah kanan bawah dari website. Maka secara otomatis akan tersinkron dengan halaman thesis.umy.ac.id, yaitu halaman khusus untuk melihat dan 64

20 download koleksi digital Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Gambar 19 Tampilan halaman Digital Repository Sinkronasi dari website perpustakaan dengan halaman digital repository Klik menu skripsi S1, jika ingin melihat koleksi skripsinya Jika pustakawan ingin langsung untuk upload file digital skripsi, maka tambahkan tulisan /loginlibrarian.php pada toolbar alamat website (URL), seperti dibawah ini Penambahan /loginlibrarian.php, untuk login pustakawan 65

21 Hasil dari penambahan tulisan pada alamat website (URL) adalah sebagai berikut Gambar 20 Tampilan login pustakawan untuk upload skripsi Setelah form diatas terisi, hasil login akan menunjukkan Control Panel seperti berikut Pustakawan mengisi user ID, password, dan captcha-code Klik Cari, untuk pengecekkan data bibliografi 66

22 Gambar 21 Tampilan untuk mencari dan pengecekkan data bibliografi Pencarian data lewat Nama Mahasiswa Setelah mencari data dengan memasukkan nama mahasiswa, maka pencarian akan memunculkan data bibliografi dari skripsi mahasiswa tersebut. Gambar 22 Contoh data bibliografi skripsi Klik menu ini untuk konfirmasi lewat NIM 67

23 Selanjutnya pilih menu Konfirmasi NIM dan Edit Bibliografi, dan memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), dengan tampilan seperti berikut Masukkan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan Jika konfirmasi data bibliografi skripsi dan NIM sesuai, lansung klik save. Tampilannya seperti berikut Gambar 23 Tampilan data bibliografi yang sesuai Sudah sesuai? Klik save 68

24 Ketika langkah diatas sudah terlewati, maka tiba untuk mengupload data digital skripsi lewat menu Upload File. Gambar 24 Tampilan Upload File Pilih menu Upload File Setelah memilih menu tersebut, maka akan tampil form untuk Browse file digital skripsi, yaitu untuk mengimport file digital skripsi yang sudah diolah sedemikian rupa, sesuai dengan prosedur pendigitalisasian di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. 69

25 Gambar 25 Tampilan Browse file digital skripsi Selanjutnya pengelompokkan file digital tiap bagiannya. Misal jika yang di browse adalah file bab tiga, maka pada form Bab harus dipilih Bab III. Gambar 26 Tampilan pengelompkkan file digital skripsi File browse dengan form Bab harus sesuai! 70

26 Jika seluruh file digital skripsi sudah di upload, tinggal mengecek di katalog website. Gambar 27 Tampilan Control Panel data bibliografi skripsi Menampilkan seluruh file yang telah di upload Tugas setelah upload adalah mengecek data bibliografinya benarbenar sudah terlampir file digital skripsi yang sudah diolah atau belum. Dengan cara, logout terlebih dahulu dari admin pustakawan, lalu klik menu pencarian, langsung saja ketik nama mahasiswa yang skripsinya telah didigitalkan. Jika benar sudah terlampir, maka tampilannya seperti berikut ini 71

27 Gambar 28 Tampilan Digital Skripsi yang sudah lengkap Digital skripsi yang sudah ter-upload, dengan keterangan warna hijau saja yang dapat di download 2. Pemanfaatan digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Peran perpustakaan sebagai media penyedia layanan informasi, maka perpustakaan hendaknya mampu meningkatkan kwalitas layanan. Salah satunya dengan pengembangan koleksi elektronik. Melihat hal tersebut, pastinya akan mendorong perpustakaan untuk melahirkan ide-ide baru dalam memberikan layanan, seperti proses digitalisasi koleksi skripsi. Apalagi koleksi skripsi merupakan koleksi yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan koleksi bahan pustaka lain di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah commit Yogyakarta. to user 72

28 Berikut adalah adalah beberapa manfaat dari digitalisasi skripsi untuk pemustaka maupun pustakawan disuatu instansi, Bagi pengguna atau pemustaka : Mendapatkan informasi dengan cepat Menurut Prantono, seorang mahasiswa jurusan peternakan berpendapat bahwa, lebih mudah mencari informasi lewat internet, karena semua orang bisa mendapatkan informasi yang diinginkan dengan lebih cepat jika dibandingkan membaca buku secara langsung. Memberikan layanan dengan memperhatikan situasi dan kondisi para penggunanya Ernawati seorang mahasiswa ekonomi berkata, lebih mudah mencari informasi dengan internet, karena segala macam informasinya dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Mempermudah dalam proses pengolahan informasi Salah satu mahasiswa jurusan teknik geodesi, Ita Margasari berpendapat bahwa, lebih mudah mengolah informasi dari internet dengan menggunakan komputer, karena lebih simple dan lebih cepat prosesnya. Jika tersedia pilihan yang lebih simple dan efisien, mengapa tidak dimanfaatkan. Data yang diambil dari beberapa narasumber diatas menjelaskan bahwa lahirnya digitalisasi sangat bermanfaat untuk para pengguna, dalam menemukan informasi yang mereka inginkan. 73

29 Bagi pustakawan atau institusi terkait : Efisien tempat Menurut Ibu Novi Diana Fauzie, mengingat ruang Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang tidak terlalu besar untuk menyimpan semua koleksi yang ada, maka peran digitalisasi sangatlah penting. Menurut Ibu Novi Diana Fauzie, untuk kedepannya, pemanfaatan koleksi digital di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta ini untuk meningkatkan peringkat universitas di Webometric dan untuk lebih mengenalkan perpustakaan. Dapat ditarik kesimpulan bahwa, terdapat manfaat yang beragam untuk sisi pustakawan dan juga untuk institusi terkait. Walaupun disamping beragam manfaat tersebut masih ada hal yang dianggap negatif. 74

30 3. Kelebihan Software E-Library Universitas Muhammadiyah Yogyakarta memiliki SDM di bidang Teknologi Informasi yang sangat baik. Terbukti dengan mampunya membuat program pengolah koleksi bahan pustaka secara mandiri, bernama E-Library. Dengan pembuatan program ini, pihak universitas tidak perlu mengeluarkan anggaran yang besar dalam mendatangkan program pengolah koleksi bahan pustaka. Mengingat program tersebut adalah produk mandiri, maka sudah pasti pihak universitas menginginkan program tersebut mempunyai, kelebihan, perbedaan dan ciri khas jika dibandingkan program pengolah koleksi bahan pustaka lain. Bukan hal yang tidak mungkin untuk mewujudkan hal tersebut. Kelebihan dari software E-Library antara lain : a) E-Library merupakan software yang mampu berdiri sendiri tanpa melewati web browser, atau dalam istilah modernnya ialah aplikasi berbasis desktop. b) E-Library yang merupakan aplikasi berbasis desktop lebih cepat dalam mengaksesnya, karena tidak memerlukan web browser. c) E-Library merupakan aplikasi ciptaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, maka otoritas terletak di pihak UMY secara penuh. 75

31 d) E-Library mempunyai tingkat keamanan yang lebih tinggi dalam resiko munculnya para hacker yang akan mengambil alih kendali sistemnya, dikarenakan software ini berbasis desktop. Jika dibandingkan dengan program pengolah koleksi bahan pustaka yang lain seperti SENAYAN, maka berikut adalah ulasan tentang perbedaannya : a) Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa E-Library merupakan software berbasis desktop, sedangkan SENAYAN merupakan aplikasi berbasis web. Maka akses aplikasi SENAYAN sangat tergantung dengan keadaan koneksi internet, berbeda dengan E-Library. b) Untuk tingkat keamanan dari para hacker, SENAYAN lebih rentan terhadap resiko tersebut. Dikarenakan SENAYAN yang berbasis web maka harus tersambung dengan koneksi internet. c) SENAYAN memerlukan pihak ketiga sebagai perantara dalam pengoperasiannya. Seperti halnya jika dalam menggunakan SENAYAN harus menggunakan program Mozilla Firefox. Berbeda dengan aplikasi berbasis desktop seperti E-Library yang langsung bisa dioperasikan tanpa pihak ketiga sebagai perantara. 76

32 4. Hambatan-hambatan Dalam setiap proses pengolahan bahan pustaka utamanya pedigitalisasian koleksi berupa skripsi maupun CD-nya di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, tentunya tidak lepas dari permasalahan atau kendala sehingga memerlukan solusi dari permasalahan tersebut. Beberapa permasalahan yang ditemui saat proses pengolahan bahan pustaka utamnya pendigitalisasian koleksi skripsi, yaitu antara lain : 1. Koneksi Internet Koneksi internet yang lambat sering kali membuat pengolahan bahan pustaka berjalan tidak sesuai dengan yang ditargetkan, seharusnya dalam sehari seorang petugas mampu mengolah sejumlah tiga puluh skripsi, dikarenakan koneksi internet yang lambat target dalam sehari tersebut tidak dapat tercapai. 2. Gangguan Sistem Terjadi gangguan sistem disaat pengolahan koleksi skripsi berlangsung, salah satunya adalah tiba-tiba sistem error, dan harus log-out dari program tersebut, akan tetapi program tersebut belum bisa menyimpan secara otomatis tentang data apa yang sebelumnya sedang diolah, sehingga membuat data tersebut hilang dan harus mengulang pengolahan dari awal lagi. 77

33 Masalah lain yaitu diantaranya, ketika petugas sudah mengisi form-form input data bibliografi dan akan menambahkan acuan (menu penggolongan bidang ilmu koleksi skripsi) untuk selanjutnya di save, maka data tersebut tidak akan bisa langsung tersimpan dalam jendela yang sama, petugas harus kembali ke tampilan awal terlebih dahulu, baru kemudian mengedit data yang baru saja di input. Serta, belum bisa melakukan upload data digital skripsi kedalam website perpustakaan seperti digital library pada umumnya. 3. Bentuk atau format softcopy skripsi Masih kurang kuat dan kurang tegasnya peraturan tentang pengumpulan CD skripsi, sehingga membuat para mahasiswa tidak sepenuhnya melengkapi persyaratan yang seharusnya ada. Contohnya, ada mahasiswa yang hanya mengumpulkan CD (Compact Disc) kosong, didalamnya tidak terdapat softcopy skripsinya. Ada pula mahasiswa yang tidak merubah format file skripsinya seperti yang seharusnya dalam bentuk PDF, ternyata setelah diteliti file-nya masih berbentuk Word. Terkadang ada yang sudah betul formatnya, tetapi belum terdapat tandatangan dihalaman pengesahan, dan salah satu penyebab kesalahankesalahan tersebut muncul karena tidak adanya petugas yang 78

34 langsung mengecek CD ditempat setelah mahasiswa menyerahkan ke petugas. 4. Masalah SDM (Pustakawan) Masih kurangnya SDM yang baik akan memperlambat kemajuan suatu perpustakaan, begitu pula yang terjadi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Para petugas perpustakaan yang kebanyakan sudah tidak muda lagi akan kesulitan jika dituntut untuk mengikuti kemajuan di bidang ilmu terkait. B. Pemecahan Masalah Dalam setiap masalah maupun hambatan, pasti ada solusi untuk memecahkan masalah tersebut, begitu pula dengan masalah dan hambatan yang timbul saat proses digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Solusi tersebut antara lain : 1. Untuk masalah koneksi internet, pihak perpustakaan meminta kepada bagian TI atau Puskom UMY untuk memperhatikan bagian router, khususnya untuk pengolahan koleksi skripsi, agar dalam proses pengolahan berjalan lancar dan efisien waktu. 2. Dengan memperbaiki sistem yang awalnya sering error, maka kemungkinan sistem commit mengalami to user error sangat kecil. Seperti sudah 79

35 teratasinya kendala dalam menambahkan acuan ke bibliografi skripsi, juga memperbarui sistem atau mengubah versi dari sistem, lewat penambahan beberapa sub menu dalam program E-Library. Upaya lain untuk mengatasi masalah ini adalah dengan ditambahkannya menu Browse, untuk menampilkan file digital dari koleksi skripsi tiap bab. 3. Pustakawan dan petugas perpustakaan yang mengurusi bagian digitalisasi koleksi harus memulai pengolahan file yang ada di dalam CD (Compact Disc) dari setiap skripsi dengan merubah seluruh file-nya ke bentuk PDF (untuk file skripsi yang masih dalam bentuk Word). Selain itu pustakawan juga mulai menggencarkan pendidikan pemakai. Di dalam kegiatan tersebut, para pustakawan juga menyisipkan sosialisasi tentang peraturan dan ketentuan dalam penyerahan CD koleksi skripsi. 4. Untuk meningkatkan sumber daya pustakawan, maka pihak Perpustakaan Pusat UMY menyelenggarakan pelatihan/pendidikan kepada para pustakawan maupun petugas perpustakaan, khusunya di lingkungan UMY. Dengan menghadirkan pakar TI dan juga pustakawan ahli, untuk selanjutnya mengumpulkan para pustakawan dan petugas perpustakaan yang masih belum mahir dalam proses digitalisasi. Kegiatan ini dilaksanakan secara berkala (jangka waktu dua bulan), agar para petugas tadi mampu untuk 80

36 menerapkan ilmu yang didapat lewat pelatihan/pendidikan pustakawan. Selain itu, untuk mengatasi sumber daya pustakawan yang masih kurang di lingkungan UMY, maka pihak universitas mulai mengadakan ujian untuk merekrut pegawai baru untuk ditempatkan ke perpustakaan-perpustakaan fakultas di lingkungan UMY. Hal tersebut bertujuan untuk semakin memperkuat nama universitas sekaligus nama perpustakaan. Berhubungan dengan upaya peningkatan kwalitas pustakawan dan petugas perpustakaan, dari pihak universitas memberikan kesempatan kepada para pustakawan dan petugas perpustakaan untuk menuntut ilmu di dunia perpustakaan lebih tinggi lagi. Semisal, untuk pustakawan lulusan D3 akan dibiayai untuk menempuh pendidikan S1. Dan untuk petugas perpustakaan yang berada di bagian pelayanan dan belum pernah mendapat ilmu perpustakaan sama sekali, akan dibiayai menempuh pendidikan D2 program perpustakaan. hal ini bertujuan untuk menciptakan perpustakaan dengan SDM berpondasikan ilmu perpustakaan yang nyata. Keinginan kedepannya, pihak perpustakaan universitas akan memberlakukan peraturan baru, yaitu sistem Upload Mandiri. Sistem ini berfungsi untuk melayani mahasiswa yang akan 81

37 mengumpulkan CD skripsi, dengan terlebih dahulu meng-upload file-file digital mereka ke website perpustakaan. Nantinya masing-masing mahasiswa UMY akan mempunyai passwpord khusus untuk sistem Upload Mandiri tersebut. sistem ini juga bermanfaat untuk lebih efisien waktu dalam pengolahan data digital. 82